Opportunistisch gedrag van leveranciers

Opportunistisch gedrag van leveranciers:
maatregelen en de persoonlijkheid van de inkoper
resultaten van een grootschalig onderzoek
onder Nederlandse inkoopprofessionals
Open Universiteit Nederland
Faculteit Managementwetenschappen
Ing. Léon Burger MSc
Prof. dr. Marjolein Caniëls
Dr. Kees Gelderman
Voorwoord
Een grootschalig onderzoek naar de Nederlandse inkooppraktijk is een zeldzaamheid. Het opzetten
en uitvoeren van een survey kost veel voorbereiding en brengt veel werk met zich mee. Daarom in de
eerste plaats een woord van dank aan de NEVI die het onderzoek daadwerkelijk heeft ondersteund en
mogelijk heeft gemaakt. In het bijzonder gaat onze dank uit naar drs. Jan Roddeman, kennismanager
van de NEVI.
De meeste dank gaat evenwel uit naar u, de inkoopprofessional die bereid was om tijd en energie te
besteden aan het onderzoek. Toch hebben bijna 700 Nederlandse inkoopprofessionals meegewerkt
aan het onderzoek. Dat is veel meer dan we vooraf hadden verwacht. Reden te meer om een ieder
nogmaals nadrukkelijk te bedanken voor alle verkregen informatie.
Dit rapport is een weergave van de belangrijkste bevindingen, waar de leesbaarheid en
praktijkrelevantie voorop staan. Heeft u vragen, wilt u reageren, aarzel niet: [email protected]
of [email protected].
Ing. Léon Burger MSc
Prof. dr. Marjolein Caniëls
Dr. Kees Gelderman
2
1
Aanleiding en probleemstelling
In de psychologie en in aanverwante disciplines is het niet ongewoon om persoonlijkheidskenmerken
te gebruiken voor het verklaren van menselijk gedrag in een brede verscheidenheid van situaties.
Persoonlijkheidsvariabelen worden vaak als ondersteuning in de werving en selectie van personeel
gebruikt. Opmerkelijk genoeg houdt men in wetenschappelijk inkooponderzoek echter zelden rekening
met de ‘persoonlijkheid van inkopers’.
Sinds mensenheugenis proberen psychologen en aanverwante wetenschappers individuele
persoonsverschillen te beschrijven en te verklaren. Op voorhand is duidelijk dat
persoonlijkheidskenmerken van inkopers belangrijk zijn voor hun functioneren in organisaties.
Iedereen weet dat er grote verschillen bestaan tussen inkopers, zowel naar gedrag, effectiviteit als
persoonlijkheid. Toch wordt daar vrijwel geen rekening mee gehouden in onderzoek en publicaties
over de performance van inkopers en de inkoopfunctie.
Het strategisch belang van leveranciersrelaties worden algemeen erkend en ingezien. Integratie en
samenwerking met leveranciers is noodzakelijk voor het kunnen gebruiken van expertise en
specialistische kennis en het verkorten van levertijden en ontwikkeltijden. Veel inkopers merken in de
praktijk dat het onderhouden van (waardevolle) leveranciersrelaties geen eenvoudige zaak is. Elke
inkoper kan verhalen vertellen van onbetrouwbare leveranciers, van leveranciers die bewust
informatie achterhouden. Leveranciers die op slinkse wijze gedrag vertonen dat ten koste van de
inkopende partij gaat. In de theorie staat dit verschijnsel bekend als ‘opportunistisch gedrag’. Het is
duidelijk dat opportunistisch gedrag schadelijk is voor klant-leveranciersrelaties. Bedrijven proberen dit
gedrag dan ook tegen te gaan door de implementatie van beschermingsmaatregelen (‘safeguards’).
Het bestrijden en voorkomen van opportunistisch gedrag van leveranciers kunnen we zien als één van
de belangrijke, doch ook onplezierige, taken van de kopende organisatie. Gangbare maatregelen ter
bescherming tegen opportunisme zijn:
- het sluiten van contracten (‘contractual governance’)
- het instellen en handhaven van relationele normen (‘relational governance’)
- het gebruiken van de eigen machtspositie (‘power and dependence’).
Nu is er al het nodige onderzoek gedaan naar de effectiviteit van deze maatregelen. Er is echter nog
maar heel weinig onderzoek gedaan naar de rol van individuen in het voorkomen en verminderen van
opportunisme. Je kunt je voorstellen dat de effectiviteit van een bepaalde maatregel mede wordt
bepaald door de persoonlijkheid van de inkoper. En dat is precies de centrale probleemstelling van
deze studie geweest. Bijzonder is ook dat we een uitgebreid conceptueel model hebben opgesteld,
waarin simultaan diverse relaties en effecten zijn onderzocht.
2
Het onderzoek
Op basis van een literatuurstudie zijn een aantal persoonlijke kenmerken gevonden die mogelijk
relevant zouden zijn voor dit onderzoek. Inkopers zijn in dit onderzoek gekarakteriseerd door
coöperativiteit: bereidheid en geneigdheid tot samenwerking. De beschrijving van inkopers is verder
uitgebreid door Big Five persoonlijkheidskenmerken toe te voegen. Bij inkopers is gekeken in
hoeverre ze extravert, consciëntieus en neurotisch zijn. In het onderzoek is ook betrokken de
relatieduur en het opportunistische gedrag van de inkopende partij zelf. De veronderstelde
samenhang tussen alle variabelen is in figuur 1 weergegeven.
Onderzoeksgegevens zijn verzameld door gebruik te maken van vragenlijsten die naar NEVI-leden
zijn verstuurd. In totaal zijn 677 bruikbare reacties ontvangen, hetgeen overeenkomt met een
effectieve response van 11%.
3
Fig. 1. Conceptueel model
3
De resultaten
Belangrijker dan de theoretische verwachtingen zijn natuurlijke de empirische resultaten. Binnen de
grote hoeveelheid (statistische) bevindingen, beperken we ons hier tot de belangrijkste resultaten. We
doen dit aan de hand van een aantal vragen.
3.1
Werken beschermingsmaatregelen tegen opportunistisch gedrag van leveranciers?
Het antwoord is ja en nee. Sommige wel, andere niet. Is er in een klant-leverancierrelatie duidelijk
sprake van relationele normen dan is er de minste kans op opportunistische leveranciers. Deze
relationele normen hebben betrekking op flexibiliteit, solidariteit en het uitwisselen van informatie.
Wederzijdse afhankelijkheid blijkt het gebruik van relationele normen te stimuleren. Dit is in lijn met de
literatuur waarin beschreven wordt dat wederzijdse afhankelijkheid leidt tot sterkere relaties en een
intensievere samenwerking, gekenmerkt door wederzijds vertrouwen en commitment. Daar waar
eerdere studies relationele normen niet expliciet betrokken, konden wij met dit onderzoek bevestigen
dat er een positieve relatie bestaat tussen wederzijdse afhankelijkheid en relationele normen.
De onderzoeksresultaten laten verder zien dat het beschermende effect van relationele normen
afneemt zodra een inkopende partij zelf opportunistisch gedrag vertoont! Dit (modererende) effect
maakt duidelijk dat slecht gedrag van de inkopende partij een direct, maar ook een indirect effect heeft
op het slechte gedrag van leveranciers. Kortom, wat u niet wilt dat u geschiedt ....
Opvallend was ook de positieve samenhang tussen het gebruik van contracten en opportunistisch
gedrag. De theorie veronderstelt nogal eens dat contracten bruikbaar zijn om het gedrag van de
andere partij te sturen. Voor de liefhebber, zie de transactiekosten theorie van Williamson. Echter, de
resultaten van ons onderzoek wijzen op het omgekeerde! Wij vonden een positieve samenhang
4
tussen contractual governance en opportunistisch gedrag. Blijkbaar wordt het gebruik van contracten
opgevat als een teken van wantrouwen en duidt het op partijen die elkaar niet echt vertrouwen.
Kortom, reden te meer om aan de remmende werking van contracten te twijfelen, in ieder geval als
het gaat om het opportunistische gedrag van leveranciers. Niet uit te sluiten valt overigens dat het
gebruik van contracten een gevolg is van opportunistisch gedrag en niet een oorzaak.
Als laatste is gekeken naar de mogelijke invloed van de relatieve machtspositie van inkopers. Wat
blijkt? Uit de resultaten blijkt dat er geen direct verband bestaat met het opportunistische gedrag van
de leverancier. Deze bevinding staat haaks op de bestaande literatuur die wel een grote invloed
toedicht aan de relatieve machtspositie. Het hebben van een machtspositie zegt blijkbaar nog niets
over feitelijk gedrag. De invloed van macht ligt echter anders, werkt meer indirect. Uit de resultaten
bleek namelijk een negatieve relatie tussen macht en contractual governance. Hoe sterker de
machtspositie van de inkoper, des te minder is deze geneigd om te werken met contractual
governance. Terwijl tegelijkertijd, weten we nu, dit op zijn beurt weer een remmende werking op het
opportunisme bij de andere partij kan hebben.
3.2
Wat is de rol van de persoonlijkheidskenmerken van inkopers?
Belangrijk doel van het onderzoek was het bestuderen van de interactie tussen de
persoonlijkheidskenmerken van inkopers en de effectiviteit van beschermingsmaatregelen
(‘safeguards’) tegen opportunistisch leveranciersgedrag. Op basis van de onderzoeksresultaten
konden we echter weinig tot geen bewijs vinden voor een dergelijke interactie. Extraversie had geen
invloed op de beschermende werking van contractual governance. Coöperativiteit had geen invloed
op de beschermende werking van relationele normen. Helaas kon de invloed van consciëntieusheid
niet vastgesteld worden door een gebrek aan interne consistentie van het construct. Onze
voorzichtige conclusie luidt dat de safeguards blijkbaar functioneren zonder directe invloed van de
persoonlijkheidskenmerken van de individuele inkoper.
We hebben echter wel een indirecte invloed gevonden van een persoonlijkheidskenmerk op
opportunistisch leveranciersgedrag. We vonden een gedeeltelijke mediatie van de relatie tussen
neuroticisme en leveranciers opportunisme via opportunisme van de inkopende partij. Neuroticisme
treffen we aan bij inkopers die zich (in het algemeen) veel zorgen maken, die snel nerveus zijn en hun
kalmte verliezen in stressvolle omstandigheden. Neurotische inkopers (zullen we voor het gemak
maar even zeggen) zijn eerder geneigd tot het vertonen van opportunistisch gedrag dan hun meer
rustige, kalme collega’s. Dit onderzoek lijkt erin geslaagd te zijn om de rol van neuroticisme, als
persoonlijkheidskenmerk, toe te voegen aan de bekende relatie tussen het opportunisme van de
inkopende partij en het opportunisme van de verkopende partij.
3.3
Wat heeft relatieduur te maken met relationele normen?
Ten slotte hebben we een interessante invloed gevonden van de relatieduur op de ontwikkeling van
relationele normen. De literatuur beschrijft twee verschillende ontwikkelingsvormen van relationele
normen; (continu) toenemend vanaf het begin van een relatie én afnemend na verloop van tijd. In dit
onderzoek hebben we deze twee ontwikkelingsvormen statistisch met elkaar in verband gebracht door
e
aan te tonen dat er een 2 orde relatie bestaat in de vorm van een omgekeerde curve. In
onderzoeksjargon: ‘an inverted curvilinear relationship’.
Vanaf het begin van de relatie nemen de relationele normen geleidelijk toe. Echter, op het moment dat
de relatie langer duurt en volwassener wordt, nemen de relationele normen geleidelijk weer af.
Blijkbaar is er bij de ontwikkeling van relationele normen sprake van een optimum. Door deze
ontwikkeling in de tijd nauwkeuriger te beschrijven hebben we een verfijning aangebracht in de kennis
met betrekking tot de relationele normen binnen relaties.
5
4
Conclusies en aanbevelingen
Wat kunnen we uit de resultaten van dit onderzoek concluderen? En nog belangrijker, wat zouden we
mensen in de praktijk kunnen aanraden dan wel afraden?
Dit onderzoek sluit aan bij de publicaties en studies over opportunistisch gedrag binnen klantleveranciersrelaties. Het onderzoek bevestigde het beschermende effect van relationele normen.
Opportunisme past niet bij relaties die hebben geïnvesteerd in gedeelde waarden en normen op het
gebied van flexibiliteit, solidariteit en het uitwisselen van informatie. Deze relationele normen komen
vervolgens eerder voor in relaties gekenmerkt door een wederzijdse afhankelijkheid dan in relaties die
worden gedomineerd door een van beide partijen.
Wie opportunistisch gedrag van leveranciers wil bestrijden zal eerst en vooral zelf geen
opportunistisch gedrag vertonen. We vonden een sterk verband tussen beide gedragingen. Blijkbaar
nemen partijen elkaars gedrag over. Een belangrijke aanbeveling voor de inkoper die geen slecht
gedrag van de ander apprecieert: geef zelf het goede voorbeeld.
Verder, een waarschuwing tegen het ge- en misbruik van contracten. Waar de theorie nogal eens
contractual governance aanbeveelt, hebben wij in dit onderzoek bewijzen gevonden van het
tegendeel. In relaties met weinig onderling vertrouwen en opportunistisch gedrag, probeert men
elkaars gedrag te reguleren met contracten. Wie opportunisme wil bestrijden, moet zijn energie en
verwachtingen verleggen naar relational governance.
Macht heeft een negatieve bijklank, maar in ons onderzoek vonden we juist een positief effect. Hoe
sterker de machtspositie van de inkoper, des te minder is deze geneigd zijn heil te zoeken in
contracten. En, contracten dragen nu eenmaal niet bij aan het afremmen van opportunistisch
leveranciersgedrag.
Waar inkopers zich ook bewust van moeten zijn, is de levenscyclus van leveranciersrelaties. Als
relaties zich ontwikkelen, stijgt het onderlinge vertrouwen en worden relationele normen ontwikkeld.
Dit wordt ook bevestigd door de resultaten van ons onderzoek. Echter, we vonden ook dat de
relationele normen na verloop van tijd een dalende lijn begonnen te volgen. Dus, ook al zijn relaties
goed, uiteindelijk kan er een punt komen dat er afbreuk wordt gedaan aan de relationele normen en
daarmee aan de bescherming tegen opportunistisch leveranciersgedrag.
Tot slot, de kenmerken van de inkoper. We vonden wisselende resultaten. Waar we sterke effecten
verwachten, bleven ze uit. De onderzochte kenmerken bleken in grote lijnen geen (modererende)
invloed te hebben op de effectiviteit van beschermingsmaatregelen tegen opportunisme van
leveranciers. Wel konden we een indirecte invloed vaststellen van een persoonlijkheidskenmerk die in
de Big Five theorie bekend staat als ‘neuroticism’. Ofwel, de meer nerveuze inkopers die zich snel
zorgen maken en makkelijk in paniek raken, zijn eerder geneigd om zelf opportunistisch gedrag te
vertonen. En dat gedrag hangt weer nauw samen met het (opportunistische) gedrag van de
leverancier.
6