Veelgestelde vragen en werkafspraken voor Zorgaanbieders 18-7-16

Werkafspraken en informatie voor zorgaanbieders
1. Inkoop en contractering
Waarom moet ik gecontracteerd zijn?
Dat is nodig om zorg te kunnen leveren aan inwoners op Walcheren. De gemeenten kopen voor hun
inwoners zorg in bij de gecontracteerde zorgaanbieders. De zorgaanbieders krijgen hiervoor een
vergoeding om deze zorg te kunnen leveren (Zorg In Natura/ZIN).
Waarvoor kan ik gecontracteerd worden onder de Wmo?
Er zijn 2 contracten, voor Ambulante ondersteuning en Dagbesteding.
Onder ambulante ondersteuning valt Huishoudelijke Zorg, Individuele begeleiding (regulier of
specialistisch), Persoonlijke Verzorging en Kortdurend verblijf. Dagbesteding bestaat uit reguliere-, en
specialistische dagbesteding en dagbestedingsvervoer.
Zie voor meer informatie: http://www.walcherenvoorelkaar.nl/inkoop-wmo-ondersteuning.html
Wat is het verschil tussen de contracten voor ambulante ondersteuning en dagbesteding?
Ambulante ondersteuning is een openbare aanbesteding die periodiek wordt opengesteld (jaarlijks
op 1 juli en 1 januari).
Dagbesteding is een bestuurlijke aanbesteding. Contract en afspraken komen tot stand in een proces
van overleg tussen gemeenten en zorgaanbieders. Bij dagbesteding is er een basisovereenkomst
(procesafspraken/spelregels) én een deelovereenkomst (afspraken over inhoud).
Hoe verloopt het proces van contractering?
De volgende stappen zijn hiervoor van belang:
1. Lees alle documenten goed door en toets of u/uw organisatie aan de voorwaarden voldoet.
2. Stuur de benodigde documenten op naar de gemeente.
3. De gemeente controleert de documenten op volledigheid en besluit of uw organisatie
gecontracteerd wordt.
4. Mochten de documenten niet compleet zijn of zijn er vragen, dan neemt de gemeente
contact met u op.
5. Als de organisatie gecontracteerd is, wordt dit doorgegeven aan u en aan Porthos.
Zie voor meer uitgebreide informatie: http://www.walcherenvoorelkaar.nl/inkoop-wmoondersteuning.html > klik op ambulante ondersteuning of dagbesteding
Welke zaken zijn in ieder geval van belang om gecontracteerd te worden?
1. De uitsluitingscriteria uit de Eigen Verklaring zijn niet van toepassing
2. De zorgaanbieder voldoet aan alle voorwaarden uit de overeenkomst
3. De zorgaanbieder is aangesloten op Vecozo en maakt gebruik van het iWmo
berichtenverkeer.
4. Alle emailadressen van medewerkers uit uw organisatie die met Porthos mailen, zijn
aangesloten op Zorgmail om beveiligd te kunnen emailen.
5. De mogelijkheid om gegevens bij het CAK aan te leveren om de eigen bijdrage te bepalen.
Waarom is er iWmo nodig?
Met iWmo kunnen zorgaanbieders en gemeenten op een eenduidige manier informatie uitwisselen
over het toewijzen en declareren van zorg en ondersteuning. Voordeel is dat dit een landelijke
standaard is, zodat zorgaanbieders en gemeenten door het hele land ‘dezelfde taal kunnen spreken’
en de manier van declareren niet per gemeente verschilt. Zie voor meer informatie
https://www.istandaarden.nl/istandaarden/iwmo
Wat is Zorgmail?
Met Zorgmail kunnen zorgverleners en gemeenten op een veilige manier vertrouwelijke gegevens
per e-mail uitwisselen. Iedere zorgverlener is verplicht hiervan gebruik te maken. De kosten voor
Zorgmail liggen tussen € 300,- en € 3000,- per jaar. Dit is afhankelijk van de grootte van het bedrijf.
Van belang is dat alle medewerkers van de organisatie die met Porhtos mailen aangesloten zijn op
Zorgmail. Zie www.zorgmail.nl
Waarom is beveiligde e-mail via Zorgmail nodig?
Soms is het nodig om informatie per email uit te wisselen die niet in een standaardbericht via iWmo
past. Naast iWmo is dus ook beveiligde mail nodig. Bijvoorbeeld een verzoek om toelichting te geven
over een klant. Door gebruik te maken van Zorgmail kunnen dergelijke privacy gevoelige gegevens
veilig uitgewisseld worden i.p.v. via de ‘gewone’ onbeveiligde e-mail. Met deze gegevens moet
zorgvuldig omgegaan worden, onder andere ook vanuit de Wet bescherming persoonsgegevens
(Wbp).
Hoe kan ik gebruik maken van iWmo?
Daarvoor is in ieder geval nodig:
1. Correct ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel
2. Een AGB-code: Het AGB-register is hét identificerende register in de zorg, met de AGB-code
als unieke sleutel. In dit register staat alle noodzakelijke (zorg) informatie vermeld om het
declareren, de zorginkoop enhet contracteren van de zorg mogelijk te maken. Het
aanvragen van een AGB-code is gratis. Zie www.agbcode.nl
3. Aansluiting op VECOZO: zorgaanbieders moeten een aansluiting op VECOZO hebben om
berichten uit te kunnen wisselen met Porthos. VECOZO is een digitaal communicatiepunt
waar berichtenstromen via iWmo samenkomen. Om een overeenkomst aan te gaan voor de
aansluiting op VECOZO is een AGB code nodig én een inschrijving bij de KvK. Zie vecozo.nl
4. Geschikte software: voor het versturen en ontvangen van berichten en declaraties via iWmo
is er een softwarepakket nodig. Informeer bij collega’s of brancheverenigingen voor een
geschikt softwarepakket als u nog geen pakket heeft. Het is momenteel nog mogelijk voor
zorgaanbieders waarvan de software nog niet geschikt is om gebruik te maken van een
zogenaamde berichtenconverter. M.b.v. deze gratis applicatie kan informatie vanuit bijv.
excel naar een iWmo bericht omgezet worden.
Welke AGB code moet ik doorgeven bij de contractering?
Het gaat om de AGB code die gebruikt gaat worden voor iWmo.
Hoe werkt iWmo in de praktijk?
Zie onder toewijzing, declaratie en facturatie.
Waarom moet ik gegevens aanleveren bij het CAK?
Dit is nodig omdat de klanten die zorg of ondersteuning vanuit één van de Wmo-contracten
ontvangen, eigen bijdrage plichtig zijn. Het CAK berekent en int de eigen bijdrage bij de klant. Dat
doet CAK aan de hand van gegevens die de zorgaanbieder aanlevert.
2
Wat heb ik nodig om gegevens te kunnen aanleveren bij het CAK?
Welke applicatie nodig is, hangt ervan af hoe de gegevens aangeleverd worden. Dat kan op een meer
eenvoudige manier per individuele klant of in een bulkbestand als het gaat om een grote serie
klantgegevens. Voor meer informatie zie www.cak.nl
3
2. Klantproces: de toegang tot zorg
Als een zorgaanbieder gecontracteerd is, hoe gaat het dan verder?
Zodra een zorgaanbieder een contract heeft afgesloten met de Walcherse gemeenten, wordt dit
doorgegeven aan Porthos. Vanaf dat moment is de zorgaanbieder bekend bij Porthos.
Wat doet Porthos?
Porthos is toegang voor Walcherse inwoners voor zorg en ondersteuning. Porthos bekijkt met de
klant wat de best passende ondersteuning is.
Hoe wordt bepaald welke ondersteuning geleverd wordt?
Dat gaat volgens de principes van ‘de Pentekening’ (het klantproces op Walcheren in het sociaal
domein). Belangrijke principes zijn zelfredzaamheid en eigen regie van de inwoner(s) op Walcheren.
Er wordt uitgegaan van de eigen kracht. Professionele dienstverlening is aanvullend op wat inwoners
zelf kunnen. De omgeving/het netwerk biedt daarin ondersteuning. Zie voor meer informatie:
http://www.walcherenvoorelkaar.nl/toegang-tot-zorg.html
Hoe ziet het klantproces via Porthos er in de praktijk uit?
1. Klant meldt zich bij Porthos
2. Porthos en de klant formuleren doelstellingen en stellen een ondersteuningsplan op (het
‘Wat’). Dat is de aanvraag voor zorg en ondersteuning.
3. Er wordt samen met de klant een zorgaanbieder gekozen.
4. De zorgaanbieder geeft aan wat er nodig is om de doelstellingen uit het ondersteuningsplan
te behalen (het ‘Hoe’, bijvoorbeeld 3 dagdelen dagbesteding regulier).
5. Na akkoord van Porthos volgt de zorgtoewijzing via iWmo.
6. Periodiek vindt er een evaluatie plaats over de doelstellingen en de benodigde inzet. Indien
nodig kan er bijstelling plaatsvinden.
Wat als er met spoed zorg ingezet moet worden?
Bij spoed kan contact opgenomen worden met één van de leden van het Management Team van
Porthos.
Hoe wordt de keuze voor een zorgaanbieder gemaakt?
Dit gebeurd aan de hand van de volgende volgorde:’
1. Keuze klant
2. Kwaliteit
3. Kosten
Hoe bepaal ik als zorgaanbieder wat nodig is om de doelstellingen uit het ondersteuningsplan te
halen?
Hiervoor stuurt Porthos een format waarin de doelstellingen uit het ondersteuningsplan staan
beschreven. In dit format kan de zorgaanbieder aangeven hoeveel uren of dagdelen nodig zijn om die
doelen te behalen. Let op, voor Ambulante ondersteuning, bijvoorbeeld begeleiding en
huishoudelijke zorg, geldt een aparte afspraak (zie hieronder)
Wat moet ik vooraf doorgeven bij de inzet van ambulante ondersteuning?
Vooraf moet een inschatting gemaakt worden van het maximaal aantal uren per week wat nodig is
om de doelstellingen uit het ondersteuningsplan te halen. Het maximum is nodig, omdat anders de
declaratie via iWmo uitvalt als er meer uur wordt ingezet dan vooraf ingeschat is.
Let wel, het maximum is dus iets anders dan het gemiddelde of het werkelijk aantal uur per week! In
de praktijk zal er immers minder uur geleverd worden. Wanneer u bijvoorbeeld inschat dat
4
gemiddeld 8 uur ondersteuning per week nodig is, maar bij een uitschieter wellicht één keer 10 uur
per week, vult u 10 uur per week in. Dit is van belang om soepel te kunnen op- en afschalen met het
aantal uren.
Bij de declaratie achteraf via iWmo wordt wél het werkelijk ingezette aantal uur doorgegeven!
Porthos gaat hierbij uit van vertrouwen in de professional dat niet altijd het maximum gedeclareerd
wordt.
Wat als blijkt dat het maximale aantal uur ontoereikend is?
Het is erg belangrijk om dit vooraf goed in te schatten. Blijkt dat dit in de praktijk toch te weinig is,
neem dan contact met Porthos op. Als uit de onderbouwing blijkt dat het noodzakelijk is, kan het
aantal uur bijgesteld worden.
In de contracten staat dat er reguliere óf specialistische begeleiding en dagbesteding ingezet kan
worden. Hoe werkt dat?
Het reguliere tarief is het ‘standaard-tarief’ dat normaal gesproken wordt ingezet. Het specialistische
tarief kan alleen gedeclareerd worden na goedkeuring door Porthos. In het format dat door Porthos
wordt gestuurd, kan worden gemotiveerd wanneer er volgens de zorgaanbieder sprake moet zijn van
specialistische begeleiding dan wel dagbesteding. Porthos besluit aan de hand van deze motivatie of
er specialistische begeleiding/dagbesteding ingezet wordt. De motivatie voor dagbesteding gaat aan
de hand van een matrix in hetzelfde format die door zorgaanbieders en Porthos gezamenlijk is
opgesteld.
Wat als achteraf blijkt dat er specialistische begeleiding of dagbesteding ingezet had moeten
worden?
Dat zal bij de evaluatie van het ondersteuningsplan aan de orde moeten komen. Dan wordt bekeken
of er meer (of minder) ondersteuning nodig is. Indien nodig kan de evaluatie vervroegd worden.
Hoe worden de (te behalen) resultaten vastgelegd en bijgehouden?
Dit gebeurt aan de hand van Zelfredzaamheidsmatrix (ZRM). De ZRM bevat verschillende
leefgebieden waarop gemeten wordt in welke mate een klant zelfredzaam is/kan worden. De ZRM is
vast onderdeel van het ondersteuningsplan.
5
3. Administratief proces: iWmo, declaratie en facturatie
Hoe werkt iWmo?
Via het iWmo berichtenverkeer wisselen zorgaanbieders en Porthos informatie uit over producten en
diensten die worden geleverd. Zie bijlage 1 voor een schematische weergave.
Wanneer krijg ik met iWmo te maken?
Dit komt nadat het ondersteuningsplan is ondertekend door de klant, er een zorgaanbieder is
gekozen en de zorgaanbieder heeft aangegeven welke zorg en ondersteuning nodig is. Als Porthos
akkoord is met de inzet van de zorg, volgt er een zorgtoewijzing via iWmo. Daarmee start het iWmo
berichtenverkeer.
Welke iWmo berichten zijn van belang?
Er zijn 14 berichten. De belangrijkste zijn:
 301 Zorgtoewijzing: Dat is het bericht dat Porthos naar de aanbieder stuurt met de opdracht
voor ondersteuning. Haal deze tijdig op!
 302 Retourbericht van zorgaanbieder n.a.v. zorgtoewijzing
 303 Declaratie / factuur
 304 Retourbericht van gemeente n.a.v. declaratie / factuur
 305 Start zorgbericht: de aanvang: het bericht dat de aanbieder aan Porthos retour stuurt
over de start van de ondersteuning.
 306 Retourbericht gemeente n.a.v. start zorgbericht
 307 einde zorgbericht: het bericht van de aanbieder aan Porthos als de ondersteuning wijzigt
of beëindigd is.
 308 Retourbericht gemeente n.a.v. einde zorgbericht
Welke volgorde zit er in de berichten?
Globaal verloopt dit als volgt:
1. Porthos stuurt 301 bericht.
2. Zorgaanbieder haalt dit op en stuurt 302 bericht retour .
3. Als de zorg daadwerkelijk gestart is stuurt de zorgaanbieder een 305 bericht.
4. Porthos leest het 305 bericht in en stuurt een 306 bericht retour. Hierin staat of het 305
bericht goedgekeurd of afgekeurd is.
5. Per periode van 4 weken stuurt de zorgaanbieder een 303 bericht om te declareren.
6. Porthos haalt dit bericht op en stuurt de betaling door naar de financiële administratie van
de betreffende gemeente die zorgt voor uitbetaling.
7. Als de zorg gestopt is, stuurt de zorgaanbieder een 307 bericht.
8. Porthos haalt het 307 bericht op en stuurt een 308 bericht retour. Hierin staat of het 307
bericht goedgekeurd of afgekeurd is.
Welke productcodes en tarieven zijn van toepassing?
De productcodes en tarieven zijn opgenomen in de bijlages van de betreffende overeenkomsten. Zie
ook bijlage 2 van dit document. Voor ambulante ondersteuning gelden maximum tarieven.
Onder welke productcode vallen klanten die al voor 28 maart 2016 zorg ontvingen?
Daarvoor is de omzettabel van toepassing, zie bijlage 2.
Wanneer moet ik declareren?
Uiterlijk binnen 1 maand na afloop van de maand waarin de ondersteuning is ingezet.
Hoe vaak moet ik declareren?
6
Per periode van 4 weken. Als hulpmiddel kunt u de periodekalender van het CAK gebruiken. Deze is
te downloaden via www.cak.nl
Hoe werkt de declaratie bij ambulante ondersteuning?
Op basis van het werkelijk aantal uur per week wat aan zorg is geleverd. In iWmo zijn dit dan 4 regels
(1 regel per week) met het aantal uren per week. Let op, dit kan niet meer zijn dan het maximum
aantal uur per week wat bij de start is afgesproken. Anders valt de declaratie uit.
Hoe werkt de declaratie bij dagbesteding?
Voor dagbesteding en dagbestedingsvervoer geldt een vast tarief per klant per 4 weken. Het aantal
dagdelen ondersteuning dat werkelijk geleverd is, heeft dus geen invloed op de declaratie. Let op,
het is wel van belang om het werkelijk aantal dagdelen bij te houden.
Waarom moet ik nog wel het aantal dagdelen bijhouden bij dagbesteding?
Dit is van belang voor de aanlevering van gegevens bij het CAK. Op basis van het werkelijk aantal
dagdelen wordt de eigen bijdrage van de klant berekend. Het is voor Porthos ook belangrijk om het
aantal dagdelen te weten, bijvoorbeeld als bij de evaluatie van het ondersteuningsplan blijkt dat de
doelstellingen of de inzet bijgesteld moeten worden.
Wie betaalt de declaratie uit?
Dat doet de gemeente waar de klant woont (Veere, Middelburg of Vlissingen), na akkoord van
Porthos.
Hoe zit het met de eigen bijdrage van de klant via het CAK?
Voor een Wmo voorziening geldt een inkomensafhankelijke eigen bijdrage. Het Centraal
Administratie Kantoor (CAK) berekent de hoogte van de bijdrage. Het is aan de zorgaanbieder om
gegevens aan te leveren bij het CAK.
Hoe moet ik als zorgaanbieder gegevens aanleveren bij het CAK?
Dit kan op verschillende manieren, afhankelijk van de soort applicatie. Van belang is in ieder geval
om dit tijdig, juist en volledig te doen! Dit om ervoor te zorgen dat de klant in één keer en op tijd een
correcte factuur ontvangt. Als dit niet goed gaat, krijgt de klant meerdere facturen in één keer
waardoor het bedrag fors kan oplopen. Om dit te faciliteren heeft een CAK een aanleverkalender
beschikbaar via de website. Zie voor meer informatie www.cak.nl
7
4. Evaluatie
Wanneer wordt er geëvalueerd?
Dit verschilt per klant. Gebruikelijk is na een half jaar, maar dit kan ook eerder zijn.
Wat wordt er besproken tijdens de evaluatie?
De resultaten, dus in hoeverre de doelstellingen die vooraf in het ondersteuningsplan zijn
opgenomen ook gehaald zijn. Dit gebeurt aan de hand van de Zelfredzaamheidsmatrix (ZRM). Bij de
evaluatie wordt ook bekeken of er op- of afgeschaald moet worden. Op basis van de uitkomst van de
evaluatie wordt het ondersteuningsplan aangepast.
Wat verandert er na de evaluatie?
Zorgopdrachten vanuit Porthos kennen geen einddatum. Bij gelijkblijvende ondersteuning verandert
er dus niets en kan zorg en ondersteuning gewoon doorlopen. Als er wel iets wijzigt, wordt dit via het
iWmo berichtenverkeer doorgegeven.
8
Bijlage 1
9
Bijlage 2: Omzettabel
10