Ook voor andere schouwburgen en theaters!

HorecaManager
HorecaManager bevordert efficiënte bedrijfsvoering.
Meer inzicht. Meer rendement.
HorecaManager
In het hart van Lelystad domineert sinds de
opening in mei 2007 een opvallend geel
oranje gebouw de omgeving. Het spraakmakende gebouw is een ontwerp van
architect Ben van Berkel van UN Studio, die
onder meer het ontwerp van de Erasmusbrug in Rotterdam en van het MercedesBenz museum in Stuttgart op zijn naam
heeft staan. Van binnen is het gebouw al
net zo opvallend. Wie zou denken dat het
geel en oranje van de buitenkant binnen
zijn doorgetrokken, komt bedrogen uit:
binnen overheerst de kleur roze die, als je
naar boven kijkt, gefaseerd naar bijna wit
verschiet. In de grote theater zaal, de Stipte
Zaal, overheerst de kleur rood. In deze
kleurrijke en dynamische omgeving, er
gebeurt op theater- en filmgebied namelijk
van alles in Lelystad, vertelt Hoofd Horeca
& Congressen, Jennifer van Dijk, over de
ervaringen van het Agora Theater met
HorecaManager.
De rode Stipte Zaal.
HorecaManager geeft
overzicht.
“Voordat we met HorecaManager in aanraking kwamen, hadden wij vooral op het
gebied van de urenregistratie ontzettend veel
verschillende Excelbestanden, losse bestanden en dat soort zaken” begint Jennifer.
“Apart daarvan ging nog een keer de kassa
en de omzet in een apart bestand, ook
berekenden we dan wat de omzet per
bezoeker was en daarnaast (schiet in de
lach) berekenden we dan of er een doel
gehaald was. Dus we deden wel heel erg
veel met Excel en losse velletjes. We hadden
daardoor geen overzicht: je moest dus steeds
nadenken waar je bepaalde informatie ook al
weer had opgeslagen”. Ook het samenstellen
van rapportages leverde nogal wat tijdverlies
Roze domineert het interieur van het Agora Theater.
op vertelt ze: “Het is vooral de cumulatie
geweest als we een rapport of iets dergelijks
moesten aanleveren. Je had dan bijvoorbeeld
de uren van de oproepkrachten nodig, die
moesten eerst allemaal geprint worden, vervolgens moest dat naast het rooster gelegd
worden om te controleren of de dagen die
gewerkt waren ook op de urenregistratie
voorkwamen. Daar was ik toch wel een
ochtend in de week mee bezig en dat was
zonde van mijn tijd”.
Het Agora Theater kwam een kleine twee
jaar geleden met HorecaManager in contact.
Jennifer herinnert zich dat nog goed: “Na de
eerste kennismaking werd een afspraak
gemaakt om de interne organisatie te bekijken, waarbij ook bepaalde hiaten in onze
processen en ook weer die vele Excel
bestanden aan het licht kwamen. Toen
HorecaManager met al zijn functies daar
tegen af werd gezet en ons duidelijk werd
gemaakt, wat we met de software konden
bereiken, was het besluit snel genomen.”
Andere dienstverlening,
andere behoeften.
concurrerend softwarepakket maar dat was,
zoals ik het toen gebruikte, niet zo compleet
als HorecaManager destijds was. Onze
dienstverlening is natuurlijk ook breder dan
alleen maar horeca exploitatie. We hebben
zoveel verschillende activiteitengebieden” legt
Jennifer uit: “Als er hier een evenement
plaatsvindt, schrijft mijn technische
medewerker op hoeveel materiaal hij gebruikt
en hoeveel uur hij heeft gewerkt. Voordat we
HorecaManager hadden, dan ging in een
apart Excel bestand, dat ging weer in een
apart mapje en Bert (Bert van de Oever,
Implementatiemedewerker & Trainer van Staff
Support, red.) heeft toen voor ons een kassa
aangemaakt waar die technische jongens
zelf kunnen aanvinken wat ze gebruikt
hebben. Dus dat is nu ook gecentreerd en
dat is iets wat volgens mij binnen andere
softwarepakketten niet mogelijk is”.
Brede inzet, intensief
gebruik
Jennifer is een intensieve gebruiker van
Horecamanager: “Ik bekijk eigenlijk dagelijks
de planning, dus wie er komen werken.
Daarnaast rapporteren wij dagelijks de omzet
in HorecaManager en registreren we de uren.
We gaan nu ook beginnen met het onderwerp
Arbeidsproductiviteit. HorecaManager is in de
afgelopen twee jaar doorgesijpeld naar kaartverkoop, naar facilitair en naar techniek. Het
gaat echt het hele bedrijf door.
Facilitair en techniek maken bijvoorbeeld weer
gebruik van een kloksysteem binnen HorecaManager dus we zijn ook nog lang niet klaar
met alle ontwikkelingen”.
“We hebben ook geen andere opties bekeken.
Vanuit een vorige werkgever kende ik een
>>
Meer inzicht. Meer rendement.
HorecaManager
De 21 medewerkers van het Agora Theater
die Jennifer onder haar hoede heeft, maken
dagelijks ook veel gebruik van HorecaManager: “Mijn medewerkers geven hun
beschikbaarheid er in aan, mijn restaurantbedienden maken de kassa op en berekenen
de bestedingen per persoon. De technische
medewerkers zetten daarin alle zaken klaar
die gefactureerd kunnen worden voor de
zakelijke events die we doen” aldus Jennifer.
werken. Als dat klaar is, is dat voor ons erg
handig. Je wilt namelijk kunnen zien wie er in
huis is, ook calamiteit technisch; we zijn
geen 9 tot 5 bedrijf waarbij iedereen tegelijk
komt en gaat. We werken in shifts en dan is
het erg handig om precies te weten wie er
allemaal in huis is”.
Veel fijne opties
Met de software aan de slag gaan was niet
eens zo heel moeilijk geeft Jennifer aan: “Het
wennen viel wel mee, behalve, in het begin,
de navigatie. Maar dat was een kwestie van
ermee aan het werk gaan. Het was natuurlijk
enorm ouderwets om mails te moeten sturen
over de beschikbaarheid, dus het is niet zo
gek dat je een systeem hebt waarin je
gevraagd wordt of je beschikbaar bent en
dat er op enig moment het rooster instaat.
Het systeem is zeer gebruiksvriendelijk, er
zitten zoveel fijne opties in waarvan ik er ook
een aantal niet helemaal ken of nodig heb.
Wij maken gebruik van standaard diensten,
en dat is één keer klikken in plaats van heel
veel. En als je dat allemaal bij elkaar optelt,
scheelt het een hele hoop tijd”.
“De medewerkers zagen het gemak er ook
van in. Het is voor hen heel inzichtelijk: zij
zien ook dat er al veel mensen vrij hebben
genomen in een bepaalde periode of bepaalde dagen en besluiten dan om geen vrij te
“HorecaManager gaat het hele bedrijf door.”
nemen, want anders komt het rooster niet
rond. Het systeem bevordert dus ook de
zelfwerkzaamheid van de medewerkers; je
legt een deel van de verantwoordelijkheid bij
hen neer, en dat werkt goed”.
“Het grootste voordeel? “ Jennifer lacht weer.
“Dat is dat je alles in een systeem kunt onder
brengen, waar ik normaal 30 Excel lijsten
voor nodig had. Wij hebben sowieso nu veel
minder inefficiënte werkuren van de medewerkers. Ik kijk er ook heel erg naar uit als
we met de Arbeidsproductiviteit aan de slag
gaan, ben erg benieuwd wat dat gaat opleveren. Daarnaast is bij ons de aanwezigheidsregistratie actueel, daar gaan we ook aan
Dus iets missen in de zin van het woord:
nee”, zo besluit zij haar betoog: “Ik zou
HorecaManager dan ook zeker aanbevelen
aan een andere schouwburg of theater,
omdat zij met vergelijkbare onderwerpen
als wij geconfronteerd worden”.
Ook voor andere
schouwburgen en theaters!
Jennifer moet toch even nadenken over de
vraag, of ze iets mist in het dagelijkse gebruik
van HorecaManager. “Iets missen…… het is
in het begin even lastig om een nieuwe
medewerker aan te melden, maar dat komt
natuurlijk ook omdat je dat in principe maar
een paar keer per jaar doet. Zou je dat dagelijks doen dan heb je het zo onder de knie.
Agorabaan 12, 8224 JS Lelystad, T 0320 - 239 239
[email protected], www.agora-lelystad.nl
HorecaManager
Meer inzicht. Meer rendement.
Spoorhaven 74-80
2651 AV Berkel en Rodenrijs
Postbus 34160, 3005 GD Rotterdam
T 010 -218 98 66, [email protected], www.horecamanager.nl