Bestuursopdracht SSC - gemeente Leiderdorp

DE COLLEGES VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS
VAN DE GEMEENTE
LEIDEN EN LEIDERDORP
In vergadering bijeen op .. / .. / ….
Overwegende:

dat de genoemde gemeenten voornemens zijn om te gaan samenwerken door hun
ondersteunende diensten op het gebied van bedrijfsvoering, waaronder informatie- en
communicatietechnologie (ICT), onder te brengen in een intergemeentelijk shared services
centre, hierna te noemen SSC;

dat vooruitlopend op de vorming van het SSC het van belang is om de ICT-infrastructuur
en de werkprocessen van de deelnemende gemeenten te synchroniseren en op elkaar aan
te sluiten;

dat de partijen een aantal kaders wensen vast te stellen waarbinnen het SSC wordt
gerealiseerd.
BESLUIT:
Instemmen met de hierna geformuleerde bestuursopdracht voor de realisatie van het SSC, en
specifiek de synchronisatie en koppeling van de ICT-infrastructuur, om de voorgenomen
samenwerking te realiseren.
1.
Definities
1.1
Definitie voor shared services
Onder shared services wordt in dit besluit verstaan de bij uitstek dienstverlenende
organisatie-eenheden met resultaatverantwoordelijkheid, die opereren op basis van
opdrachtgever-opdrachtnemer relatie en tegen een verrekenprijs.
1.2
Definitie voor een shared service centre (SSC)
Onder een shared service centre wordt in dit besluit verstaan een resultaatverantwoordelijk
samenwerkingsverband op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen dat tot taak
heeft het leveren van diensten, met een specifieke specialisatie aan de afzonderlijke
deelnemers in de gemeenschappelijke regeling, op basis van een overeenkomst tegen een
verrekenprijs.
1.3
Definitie voor informatie- en communicatietechnologie (ICT)
Onder informatie- en communicatietechnologie (ICT) wordt in dit besluit verstaan alles dat
te maken heeft met computers, software, databases, websites, netwerken, randapparatuur
en telecommunicatie.
Bestuursopdracht shared services Leiden en Leiderdorp versie 2.4.
Blad 1 van 8
2.
Doelstellingen van shared services
2.1
De invoering van shared services dient de volgende doelstellingen te realiseren:
 Verbetering van de dienstverlening aan de burgers, bedrijven, instellingen, en
deelnemende gemeenten
 Beperken van de huidige organisatorische kwetsbaarheid
 Kostenreductie door schaalvoordelen
 Verhogen van de kwaliteit van processen
 Verhogen van de professionaliteit en deskundigheid van medewerkers
 Verhogen van de arbeidsproductiviteit
2.2
De voorlopige scope van het SSC betreft de volgende bedrijfsvoeringstaken:








Informatie- en communicatietechnologie (ICT)
Financiële administratie
Personeel en organisatie
Salarisadministratie
Juridische dienstverlening
Inkoop
Facilitaire diensten
Communicatie
Overige onderwerpen
 Belastingen
 Bouwen en wonen (omgevingsvergunning)
 WMO-backoffice
De Stuurgroep kan onderwerpen uit de scope verwijderen, of daaraan toevoegen.
3.
Realisatie en financiering van het SSC
3.1
Keuze voor shared service centre als organisatievorm
Bij een shared services centre worden de diensten en ambtenaren van de betreffende
uitvoeringsterreinen ondergebracht in één gemeenschappelijke organisatie. Hierbij komen
de medewerkers rechtstreeks in dienst bij het shared services centre. De voordelen
bevinden zich hier vooral in het behalen van schaalgrootte, efficiencyvoordelen,
kwaliteitsverbetering, het scheiden van beleid en uitvoering evenals een eenduidige relatie
tussen de participerende gemeenten. De medewerkers worden in het SSC geplaatst op
basis van een nader te bepalen procedure, gebaseerd op de benodigde capaciteiten en
competenties.
3.2
Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr)
Voor een samenwerking tussen gemeentelijke organisaties bestaat aparte wetgeving om
dit te regelen namelijk de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Het uitgangspunt van
een gemeenschappelijke regeling is dat bepaalde taken die de gemeenten zelfstandig
uitvoeren, efficiënter door één organisatie uitgevoerd kunnen worden. Dit is de gewenste
juridische vorm voor de samenwerking tussen de gemeenten die participeren in het shared
service centre. Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling bestaat uit de
portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten.
Bestuursopdracht shared services Leiden en Leiderdorp versie 2.4.
Blad 2 van 8
3.3
Projectorganisatie
De projectorganisatie kent de volgende organen:
Stuurgroep
Ambtelijke opdrachtgevers en de projectleider.
Projectgroep
Projectleider met deelprojectleiders uit deelnemende
gemeenten.
Deelprojectgroep
Bestaat uit deelprojectleider met projectmedewerkers uit de
deelnemende gemeente. Werkt in opdracht van de
projectgroep een specifiek onderwerp uit.
De projectorganisatie kent de volgende functionarissen:
Bestuurlijk opdrachtgever
Portefeuillehouders deelnemende gemeenten
Ambtelijk opdrachtgever
Secretarissen deelnemende gemeenten
Projectleider
Th. Heijsteeg (gemeente Leiderdorp)
Deelprojectleider
Voor een specifiek onderwerp verantwoordelijke ambtenaar
die door de projectleider is aangewezen.
Projectmedewerker
Deelnemer in de projectgroep of één van de
deelprojectgroepen.
Organogram projectorganisatie
Stuurgroep


Ambtelijke opdrachtgever
Projectleider
Projectgroep


Projectleider
Deelprojectleiders
Deelprojectgroep


Deelprojectleider
Projectmedewerkers
Bestuursopdracht shared services Leiden en Leiderdorp versie 2.4.
Blad 3 van 8
3.3.1 Stuurgroep
De Stuurgroep bestaat uit de ambtelijke opdrachtgevers van de deelnemende gemeenten.
De stuurgroepleden worden bijgestaan door de projectleider.
De stuurgroepleden zijn bij het nemen van besluiten gemandateerd door de betreffende
colleges van burgemeester en wethouders.
De Stuurgroep is bevoegd alle besluiten te nemen die de realisatie van het SSC
bevorderen, mits deze besluiten passen binnen de door de gemeenteraden en/of colleges
van B&W vastgestelde kaders.
De gemeenteraden nemen een besluit over het aangaan van de gemeenschappelijke
regeling, en de financiële bijdrage aan het SSC, één en ander voor zover dit niet is
gemandateerd aan het betreffende college van burgemeester en wethouders.
3.3.2 Bestuurlijk opdrachtgever
De bestuurlijk opdrachtgever is de portefeuillehouder van de deelnemende gemeente die
belast is met het SSC.
3.3.3 Ambtelijk opdrachtgever
De ambtelijk opdrachtgever is de gemeentesecretaris van de deelnemende gemeente, of
de door hem/haar aangewezen ambtenaar.
3.3.4 Projectleider
De projectleider voert de besluiten van de Stuurgroep uit binnen de door de Stuurgroep
gestelde kaders. De projectleider krijgt mandaat om al hetgeen te doen dat de uitvoering
van de opdrachten van de Stuurgroep ten goede komt. Het mandaat wordt in een separaat
besluit door de Stuurgroep vastgesteld.
De projectleider rapporteert aan de Stuurgroep, en informeert de ambtelijk opdrachtgevers
per kwartaal over de voortgang.
3.3.5 Deelprojectleider
De deelprojectleider wordt voor een specifiek onderwerp, met een concreet geformuleerde
opdracht, aangewezen door de projectleider. De deelprojectleider is rapporteert aan de
projectleider. De deelprojectleider kan een externe zijn.
3.6
Financiering van het SSC
De kosten voor de oprichting van een shared service centre zijn onder andere afhankelijk
van de gekozen centrale locatie en kunnen derhalve pas goed worden geraamd als
hierover meer duidelijkheid is ontstaan.
De financiering van het shared service centre maakt deel uit van de voor het SSC op te
stellen gemeenschappelijke regeling.
De bijdrage van de deelnemende gemeenten voor de benodigde kosten en investeringen
wordt vastgesteld op basis van een nader overeen te komen verdeelsleutel; bij ontstentenis
van overeenstemming hieromtrent naar rato van het inwoneraantal per 1 januari 2007.
Bestuursopdracht shared services Leiden en Leiderdorp versie 2.4.
Blad 4 van 8
Gemeenten die in een later stadium tot het samenwerkingsverband toetreden dragen in
nader overeen te komen mate bij aan de gemaakte en te maken kosten en investeringen.
3.6.1 Financiering ICT
In een projectplan wordt een gedetailleerde specificatie van de investeringen en kosten
geleverd. Vooralsnog zal iedere gemeente in lijn met de praktijk tot op heden voor de
noodzakelijke (ICT-)investeringen zelf de nodige budgetten reserveren. Een op te stellen
business case1 binnen het project zal voorstellen voor de wijze van kostenallocatie c.q.
verdeling van de investeringslast onderbouwen.
De interne verrekenprijs voor shared services zal worden vastgelegd in zogenaamde
service level agreement (SLA’s)2.
4. Opdrachtformulering SSC
4.1
Uiterlijk 1 december 2007 is er duidelijkheid over welke gemeenten, op dezelfde basis als
de initiatiefnemers, en met dezelfde inzet van mensen en middelen vanaf de start in de
ontwikkeling van het SSC participeren.
4.2
Uiterlijk 1 december 2007 wordt de initiële scope van het SSC door de Stuurgroep
vastgesteld. De in de scope opgenomen aandachtsgebieden worden in de eerste fase van
realisering van het SSC betrokken.
4.3
Uiterlijk 1 maart 2008 wordt het projectplan ter realisatie van het SSC aan de Stuurgroep
voorgelegd, waarin in ieder geval is opgenomen:





Globale uitwerking per onderdeel van de scope
Uitwerking van de benodigde investeringen per onderdeel
Uitwerking van de implementatiekosten per onderdeel
Kostenallocatie naar de deelnemende gemeenten
Planning van realisatie en implementatie van het SSC
4.4
Voor de interne organisatie van het SSC wordt uiterlijk 1 oktober 2008 een gedetailleerd
implementatieplan opgesteld.
4.5
Uiterlijk 1 december 2008 worden de plaatsingsprocedure en –criteria aan de Stuurgroep
en de Ondernemingsraden van de deelnemende gemeenten voorgelegd, uitgaande van
een gefaseerde opbouw in 2009 en 2010.
4.6
Voor het SSC wordt een overeenkomst opgesteld op grond van de Wet
gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Deze overeenkomst wordt uiterlijk 1 mei 2008
vastgesteld door de Stuurgroep en ter besluitvorming aan de gemeenteraden voorgelegd.
Besluitvorming door de gemeenteraden zal geschieden voor 1 juli 2008.
1
In een business case wordt nagegaan wat de kosten van het gebruik van een bepaald product zijn, en
welke opbrengsten daar tegenover staan over een gedefinieerde levensduur periode van dat product.
2 Een service level agreement (SLA) is een contract tussen klant en leverancier over het type en niveau van
de te leveren diensten.
Bestuursopdracht shared services Leiden en Leiderdorp versie 2.4.
Blad 5 van 8
5.
Opdrachtformulering ICT
5.1
Om een goed fundament voor de invoering van shared services neer te leggen, heeft
uiterlijk 1 december 2007 een verdere afstemming plaatsgevonden van de
informatiebeleidsplannen van de participerende gemeenten. Hieruit komt een gezamenlijke
visie naar voren met betrekking tot de keuze voor bepaalde technologieën en uiteindelijk
één informatiebeleidsplan.
5.2
Om de ICT-dienstverlening van meerdere gemeenten op technisch gebied onder één dak
te kunnen beheren, wordt zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 1 december 2007, gewerkt
aan een afstemming tussen de ICT-infrastructuren. Bij aanschaf van nieuwe hardware en
software moet altijd worden bekeken of dit voldoet aan de criteria voor het SSC. Specifiek
betekent dit één databaseplatform, centraal databasemanagement, back-ups, beveiliging
en test en uitwijkvoorzieningen.
5.3
Er wordt uiterlijk 1 december 2007 een projectplan ICT opgesteld. In dit projectplan worden
afspraken vastgelegd over de uitvoering van het samenwerkingsproject en worden ook de
benodigde middelen becijferd.
Het projectplan ICT wordt vastgesteld door de Stuurgroep en geeft inzicht in de volgende
onderwerpen:










Gedetailleerde uitwerking van het inhoudelijke bereik SSC m.b.t. ICT
Personeelsformatie
Gekwantificeerde financiële resultaten
Implementatiekosten
Frictiekosten
Gedetailleerde planning
Één informatiebeleid
Één infrastructuurbeleid
Standaard SLA’s voor ICT
Voorstel voor pakketselectie en een inschatting van de kosten voor migratie,
functioneel en technisch beheer
5.4
Voor de uitvoering van het projectplan ICT wordt door de externe projectleider in overleg
met de gemeentelijke projectleiders een deelprojectleider aangewezen. Er wordt
vervolgens een deelprojectgroep geformeerd. De gemeenten stellen hiervoor ieder 1 fte
beschikbaar. De deelprojectgroep wordt aangevuld met externe expertise.
5.5
De realisatie van een snelle verbinding tussen de verschillende locaties van de
participerende gemeenten en het glasvezelnet van Leiden is een belangrijke voorwaarde
voor een succesvolle in voering van shared services.
5.6
Volgend op de aansluiting van de participerende gemeenten op het glasvezelnet van
Leiden vindt een consolidatie plaats van het technisch netwerkbeheer en het
databasemanagement, waarbij de te verlenen diensten zowel kwantitatief als kwalitatief
worden gespecificeerd in service level agreements (SLA’s).
5.7
Welke ICT-diensten exact binnen de shared services worden opgenomen, wordt in de
service level agreements opgenomen zoals vastgesteld door de Stuurgroep. Hetzelfde
geldt voor de toe te passen standaarden.
Bestuursopdracht shared services Leiden en Leiderdorp versie 2.4.
Blad 6 van 8
6.
Realisatie van de opdrachtformulering
6.1
Kosten voor realisatie van de opdrachtformulering
Om het proces van de realisatie van de bestuursopdracht niet onnodig te belasten met
allerlei bureaucratische verrekeningen wordt het volgende uitgangspunt gehanteerd:
6.2

Kosten voor inzet van eigen personeel, het gebruik van gemeentelijke
vergaderlocaties en drukwerk door de eigen organisatie worden over en weer niet
in rekening gebracht.

De externe kosten zoals inhuur, advies en investeringen worden verrekend conform
het bepaalde in artikel 3.6.

Voor het laten opstellen van het projectplan, de externe inhuur van de projectleider
ICT, en de externe advisering ten behoeve van de realisatie van het SSC wordt
door de deelnemende gemeenten gezamenlijk 300.000 euro beschikbaar gesteld,
te verdelen op basis van het inwoneraantal per 1 januari 2007.
Specifieke kosten voor realisatie van glasvezelverbinding
Om de voorgenomen samenwerking mogelijk te maken is de belangrijkste voorwaarde op
technisch vlak dat de netwerken van de Leidse regiogemeenten via redundante
glasvezelverbindingen aan elkaar worden gekoppeld. Er wordt een afweging gemaakt of er
opdracht moet worden gegeven voor het aanleggen van een dergelijke verbinding of dat
gebruik gemaakt wordt van een reeds beschikbare huurlijn. Er wordt bij meerdere
leveranciers een offerte gevraagd.
Bestuursopdracht shared services Leiden en Leiderdorp versie 2.4.
Blad 7 van 8
7
Overgangs- en slotbepalingen
7.1
Alle in het shared service project participerende gemeenten zijn er verantwoordelijk voor
om hun ondernemingsraad tijdig te informeren over dit besluit en de consequenties ervan
voor hun organisatie. Procedures zoals voorgeschreven door de Wet op de
ondernemingsraden (WOR) worden hierbij gevolgd.
7.2
In die gevallen waarin dit besluit niet voorziet, beslist de Stuurgroep.
7.3
Dit besluit treedt in werking op 1 november 2007
7.4
Dit besluit kan worden aangehaald als:
“Bestuursopdracht invoering shared services centre binnen de Leidse regio”.
HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTEN:
LEIDERDORP
……………………………
……………………………
Secretaris
Wethouder
A.H. Schouten
P. Glasbeek
LEIDEN
……………………………
……………………………
Secretaris
Wethouder
P.I.M. van den Wijngaart
F.M van As
Bestuursopdracht shared services Leiden en Leiderdorp versie 2.4.
Blad 8 van 8