Tot op dit moment is dit document niet digitaal aangeleverd

B&W-Aanbiedingsformulier
Onderwerp
In te vullen door afdeling
Ontwikkelingskader voor het succesvol werken met Shared Service
Centers
Ontwerper
Parafanten
Bestuursondersteuning
Directeuren
:
SWMG
Concernstaf
B&W Nr: 05.0809
Dienst
Agenda
Sector /afd.
Openbaar: ja
Naam
: Peter van Deventer
Raadsvoorstel: / nee
Tst.nr
: 5800
Datum B&W vergadering:
Datum
: 21 juni 2005
:
Portefeuilleh.
CC
Gem. Secr.
01-07-2005
Behoudens advies van de commi ssie S WM G
BESLUITEN
Het “Ontwikkelingskader voor het succesvol werken met Shared Service Centers” (zie bijlage)
vast te stellen en daarmee in te stemmen met de volgende uitgangspunten:
a) dat een Shared Service Center (SSC) wordt gedefinieerd als een resultaatverantwoordelijk
organisatieonderdeel binnen de rechtspersoon van de gemeente Leiden welke specifiek
opgedragen services verleent aan andere onderdelen van de gemeente Leiden op basis
van een dienstverleningsovereenkomst (DVO), ter ondersteuning van de dienstverlening
aan burgers en bedrijfsleven.
b) dat het SSC voorlopig wordt geplaatst onder de directeur ID als ambtelijk opdrachtgever.
De vorming van het SSC gebeurt door een extern veranderdeskundige die tijdelijke
wordt aangesteld als projectleider.
c) dat definitieve besluitvorming over plaats en positie van het SSC plaatsvindt in het kader
van vervolgbesluitvorming over Anders werken.
d) dat als er meer SSC’s worden opgericht deze onder één leidinggevende zullen
ressorteren.
e) dat beleid en uitvoering van de ondersteunende taken zullen worden gesplitst, ook voor
de lopende en bestaande centralisaties (beleidsneutrale taken): beleid blijft bij de
operationele eenheden en uitvoering gaat naar één of meerdere SSC’s.
f)
dat de volgende taken in ieder geval in één of meerdere SSC’s zullen worden gebracht:
financiële administratie; ICT; concernbrede inkoop, exclusief dienstspecifieke werken;
inkoop van schoonmaak; personeelsadministratie (o.a. reiskosten, personeelskosten) en
beheersmatige P&O taken; communicatie; juridische ondersteuning. In een Businessplan
zal voor inkoop, P&O en juridische ondersteuning de taak nader worden gespecificeerd.
In overleg met de gemeente Leiderdorp zal worden bezien voor welke taken de
gemeente Leiderdorp kan aansluiten bij het SSC Leiden.
Dit besluit ter kennis te brengen aan de raadscommissie BV;
Kennis te nemen van de “Uitgangspunten” (zie bijlage) van het GMT welke richtinggevend
zullen zijn voor het opstellen van Businessplan(nen) en Implementatieplan(nen) voor
SSC’s.
Korte overwegingen/Bestuurlijke samenvatting (aanleiding, probleemstelling,
scenario’s)
Probleemstelling
De concrete probleemstelling voor het opstellen van een ontwikkelingskader ten behoeve
van de invoering Shared Service Centers (SSC’s) voor de ondersteunende functies houdt
verband met de bestuurlijke wens tot kwaliteitsverbetering, de noodzaak tot het verminderen
van de kwetsbaarheid en een door het GMT besloten structurele kostenbesparing van €
225.000 (zie o.a. Eindrapport Efficiencyoperatie – januari 2004) naast een taakstelling van €
341.500 voor de Financiële Administratie. De totale taakstelling komt daarmee op € 566.500
per jaar.
Voordelen SSC
Het grote voordeel van SSC’s is dat er schaalvoordelen worden gecreëerd zonder dat dit ten
koste gaat van de integrale verantwoordelijkheid van de lijnchef. Deze schaalvoordelen
resulteren onder ander in meer resultaatgerichtheid, een bundeling van kennis en expertise
op het gebied van de taken van een SSC, een betere interne en externe dienstverlening en
een verlaging van de kosten. Bovendien, door schaalvergroting kunnen investeringen beter
worden gebundeld en wordt de kwetsbaarheid van (kleine) afdelingen verminderd. Tevens
bieden SSC’s door de grotere schaal meer ruimte voor noodzakelijke specialisaties, nieuwe
uitdagingen aan medewerkers en een inspirerende werkomgeving. Verder kunnen SSC’s
resulteren in een betere en professionelere sturing van de organisatie op de verschillende
SSC-taakvelden.
Omdat samenwerking tussen de shared services en de operationele eenheden rust op
contracten waarin prijs, volume en kwaliteit van de te leveren diensten worden vastgelegd,
worden de werkelijke behoeften en kosten inzichtelijk. Dit inzicht biedt de mogelijkheid tot
benchmarking met andere organisaties.
Daarnaast vergemakkelijken SSC’s de afstemming en kennisuitwisseling tussen gemeenten
op regionaal niveau via zogenaamde intergemeentelijke SSC’s. Binnen een
intergemeentelijke SSC komen kennis en ervaring van buurgemeenten op een bepaald
taakveld op een natuurlijke manier bij elkaar, hetgeen de regionale samenwerking ten goede
kan komen.
Nadelen SSC
Het opzetten van een SSC is complex en niet zonder risico’s. De invoering van shared
services is een proces van organisatie verandering met consequenties voor de operationele
eenheden en de medewerkers. Dit kan tijdelijk ten koste gaan van de dienstverlening door
de ondersteunende functies binnen de organisatie als gevolg van het proces van
organisatieverandering.
Taken welke in een SSC zouden kunnen worden opgenomen maken nu onderdeel uit van de
huidige Diensten hetgeen consequenties met zich mee brengt. Deze consequenties voor de
diensten zullen in de concernbrede organisatie ontwikkeling (‘Anders Werken’)concreet in
beeld worden gebracht.
De kern van een SSC is dat de medewerkers voor meerdere opdrachtgevers werken.
Contracten worden afgesloten om afspraken te maken over kwaliteit, kwantiteit en kosten,
maar de contracten zorgen er ook voor dat er voldoende mate van voorspelbaarheid is,
zodat de SSC-manager het kwaliteitsniveau en tijdige levering kan garanderen. Tegelijkertijd
kan een zekere flexibiliteit worden ingebouwd en biedt de grotere schaal meer
mogelijkheden om pieken in de werkdruk op te vangen.
Tegenover besparingen staan ook extra kosten. Het gemiddelde loonniveau ligt soms hoger
dan bij de afzonderlijke afdelingen en er zijn coördinatiekosten. Toenemende loonkosten
houden verband met het feit dat de functies moeten worden opgewaardeerd. Toenemende
coördinatiekosten zitten in het feit dat er afstemming moet plaats vinden over de omvang
van de opdrachten, de kwaliteit en het prijsniveau.
Conclusie
Het GMT is van mening dat het opzetten van SSC’s de bovengenoemde probleemstelling kan
oplossen indien de voordelen en nadelen op juiste wijze worden behandeld. Belangrijke
randvoorwaarden en kenmerken daarbij zijn: rechtsvorm, ophanging, aansturing van de SSCmanager, een goed gedefinieerde opdrachtgever-opdrachtnemer relatie, een duidelijke
omschrijving van de gedelegeerde en niet gedelegeerde bevoegdheden van de SSCmanager, grondslag voor verrekenprijzen (incl. overhead), procedure DVO’s en een goede
ICT-infrastructuuur.
Voor het welslagen van het SSC concept is het tevens van belang dat er vertrouwen ontstaat
in een SSC, zowel bij de organisatie als bij het bestuur. Vertrouwen in de SSC-organisatie
ontstaat door het nakomen van afspraken door het SSC, door veiligheid te creëren voor het
SSC, door duidelijke verantwoordelijkheden te definiëren en door noodzakelijke
competenties te ontwikkelen.
Verder is het van belang dat er voor het welslagen van het SSC-concept een cultuuromslag
plaatsvindt. Bij een dergelijke cultuur horen o.a. heldere rapportages per SSC aan de
Gemeentesecretaris en tijdig bijsturen of ingrijpen indien de geleverde prestaties niet
voldoende zijn.
Voor het welslagen van het SSC-concept dient bovendien voldoende tijd en financiële ruimte
te worden gereserveerd voor een goede opzet en implementatie van het SSC-concept. In
eerdere planningen is aangegeven dat per 1 januari 2006 gestart zal worden met SSC; dit is
niet realistisch.
Het SSC wordt voorlopig geplaatst onder de directeur ID als ambtelijk opdrachtgever. De
vorming van het SSC gebeurt door een extern veranderdeskundige die tijdelijke wordt
aangesteld als projectleider. Oprichting van het SSC vindt plaats in het kader van Anders
werken. Daarmee valt deze onder de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de
gemeentesecretaris en onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de wethouder P&O.
Als er meerdere SSC’s worden opgericht zullen deze onder één leidinggevende ressorteren.
Het voordeel van meerdere SSC’s is dat ze gefaseerd kunnen worden opgezet.
Al met al is het GMT tot de conclusie gekomen dat voor realisatie van SSC’s het noodzakelijk
is om regels op te stellen en specifieke opdrachten vast te stellen in een zogenaamd
Ontwikkelingskader.
Voorgeschiedenis en bestaand kader










23 januari 2004: In het voorlopig eindrapport van de efficiencyoperatie is opgenomen dat
het GMT de ontwikkeling richting een shared service center wenselijk acht en daarbij kiest
voor de realisatie via een groeimodel rekening houdend met bepaalde randvoorwaarden.
16 juni 2004: Het GMT bepaalt dat er een SSC zal worden ontwikkeld dat per 1 januari
2005 van start dient te gaan. Daarin zijn opgenomen de functies inkoop, ICT,
schoonmaak, salarisadministratie, drukkerij. Overige taken (administraties) worden per 1
januari 2006 toegevoegd. Budgetten worden (nog) niet overgeheveld. Er is gedwongen
winkelnering.
6 oktober 2004: Het GMT bepaalt dat er een (interne) projectleider dient te worden
aangesteld en een externe adviseur met SSC-ervaring ingehuurd. Middels gesprekken en
onderzoek dient besluitvorming plaats te vinden over hoofdlijnen en uitgangspunten.
Vervolgens dient de projectleider een businessplan en een implementatieplan op te
stellen. In 2005 wordt gestart met de functies inkoop, salarisadministratie, ICT,
schoonmaak en drukkerij.
Najaar 2004: Directeur Grote Projecten voert gesprekken met omliggende gemeenten.
Gemeente Leiderdorp geeft aan concreet belangstelling te hebben voor het deelnemen
aan een SSC.
December 2004: Het College bevestigt dat het de ondersteunende functies wil bundelen,
waarbij meer kwaliteit en tempo wordt verwacht.
Januari 2005: De OR is in principe akkoord met het GMT voorstel
“Organisatieontwikkeling Gemeente Leiden: Anders Werken”.
9 februari 2005: Het GMT stelt de ROTIK “Organisatieontwikkeling Gemeente Leiden:
Anders Werken” vast met daarin o.a. de opdracht aan opdrachtnemer en projectleider om
een ROTIK op te stellen voor het opzetten van SSC’s.
10/11 februari 2005: Communicatie besluitvorming door het GMT met betrekking tot de
opdrachtgever/opdrachtnemer en projectleider voor het opzetten van shared service
centers.
15 februari 2005: Eerste overleg opdrachtgever/opdrachtnemer en projectleider.
17 februari 2005: Opdrachtverlening aan prof. Strikwerda voor het organiseren van twee
workshops voor het GMT in maart en april 2005.








3 maart 2005: Vaststelling door GMT van het voorstel “Workshops Werken met shared
service centers” met toezegging dat de ROTIK z.s.m. aan het GMT zal worden
aangeboden.
16 maart en 27 april 2005: GMT-Workshop “Werken met shared service centers” door
professor Strikwerda.
Eind maart 2005: Opstellen ROTIK “Opzetten van shared service centers voor de
Gemeente Leiden”.
6 april 2005: Vaststelling door GMT van het verslag van de eerste Workshop “Werken met
shared service centers”.
6 april 2005: Vaststelling door GMT van de ROTIK “Opzetten van shared service centers
voor de Gemeente Leiden” met daarin bovenstaande en onderstaande processtappen.
27 april 2005: Tweede workshop onder leiding van prof. Strikwerda;
Week17-20: Opstellen van een B&W-besluit met uitgangspunten voor vorm en inhoud
van het SSC: hoofdlijnen, met voor- en nadelen
25/26 mei 2005: GMT conferentie “Anders Werken”;
Gepland staan nog:


B&W/GMT bijeenkomst (21 en/of 24 juni 2005)
Vaststellen van het besluit door B&W (week 26)
Verder staan in de ROTIK de volgende stappen:
1. Werven en inhuren een externe ondersteuning (augustus 2005)
2. Opstellen van één of meerdere Businessplannen, o.a. middels het organiseren van
“Ateliers” om visie en expertise vanuit de organisatie optimaal in te zetten
(september/oktober 2005)
3. Verzorgen van input voor de “Klankbordgroep”, waarbinnen regelmatig de stand van
zaken en stand van denken door de Gemeentesecretaris met de OR wordt besproken
(juli 2005-mei 2006)
4. Vaststellen van Businessplan(nen) door het GMT (november 2005)
5. Opstellen van één of meerdere Implementatieplannen rekening houdend met het
Sociaal Statuut (december 2005-maart 2006)
6. Vaststellen van Implementatieplan(nen) door het GMT (april/mei 2006)
7. Uitvoeren van de implementatie(s) (2006/2007)
8. Uitvoeren van een evaluatie van het totale bovenstaande proces en rapportage
daarover aan het GMT en B&W (na afronding project)
Nota bene:
De uitvoering van deze stappen is afhankelijk van nog nader te bepalen keuzes met betrekking
tot een kwartiermaker dan wel beoogd SSC-leidinggevende.
Zijn er consequenties voor (het werk van) andere diensten/met welke diensten is er
samengewerkt?
Het opzetten van SSC’s heeft consequenties voor het werk van alle gemeentelijke onderdelen
en hun onderlinge samenwerking (zie “Ontwikkelingskader voor het succesvol werken met
Shared Service Centers”).
De belangrijkste consequentie is dat de bovengenoemde decentrale taken in één of
meerdere SSC’s zullen worden ondergebracht.
Wie is bevoegd om het besluit te nemen: college of raad?
College van B&W
Juridische consequenties
Zolang het SSC onderdeel is van de rechtspersoon van de gemeente Leiden en zolang het
SSC uitsluitend werkt voor onderdelen die eveneens tot de rechtspersoon van de gemeente
behoren en voor zover er geen verschillen zijn in rechtsposities van ambtenaren tussen de
onderdelen van de gemeenten en voor zover er geen sprake is van gedwongen ontslagen,
worden er geen juridische consequenties voorzien.
Financiële, personele en organisatieconsequenties
Het opzetten van SSC’s heeft financiële, personele en organisatieconsequenties. Deze
consequenties worden concreet benoemd in nog op te stellen Businessplan(nen) en
Implementatieplan(nen). De belangrijkste consequenties zijn:



Het realiseren van een structurele kostenbesparing van €225.000 per jaar; het realiseren
van de taakstelling bij de Financiële Administratie van €341.500 per jaar; totaal €566.500
per jaar.
Het investeren in opzetten, invoeren en ontwikkelen van één of meerdere SSC’s (PM);
Het opzetten en inrichten volgens het SSC’s concept heeft direct betrekking op de
medewerkers werkzaam vanuit de bovengenoemde taken uit alle bestaande diensten.
Medezeggenschap
De OR zal nauw betrokken zijn bij nog op te stellen Businessplan(nen) en
Implementatieplan(nen) en zal gevraagd worden om advies uit te brengen.
Communicatie
Openbaarheid:
Uitgesteld openbaar. Wordt openbaar gemaakt op 4 juli, tezamen met B&W-besluit Anders
werken. D.w.z. na de informatieronde t.b.v. de medewerkers van de gemeente Leiden.
Samenvatting (verschijnt in persbriefing)
De Gemeente Leiden heeft in het kader van bezuinigingen, gewenste kwaliteitsverbetering en
noodzakelijke vermindering van kwetsbaarheid besloten om voor verschillende
ondersteunende taken binnen de organisatie zogenaamde Shared Service Centers (SSC’s) op
te zetten. Naast het realiseren van bezuinigingen dragen de SSC’s bij aan: (1) het verbeteren
van de dienstverlening aan de burger/ondernemingen/organisaties, (2) het verhogen van de
efficiency van uitgevoerde processen, (3) het delen van kennis en data, (4) het beter
benutten van de medewerkers en middelen van de gemeente Leiden, (5) het verhogen van
de kwaliteit van de interne dienstverlening in het gemeentelijke apparaat en (6) het
verbeteren van de kwaliteit van de arbeid voor de medewerkers van de gemeente Leiden.
Eén buurgemeente heeft reeds aangegeven nader met de gemeente Leiden te willen
onderzoeken of uitbreiding naar een intergemeentelijke shared service center
gemeenschappelijke voordelen kan opleveren.
Aanpak verder communicatie (inclusief eventuele speciale acties naar externe (direct)
betrokkenen)
Samen met de afdeling Communicatie wordt de verdere communicatie rond SSC ingepast in
het totale programma Anders Werken. Ná communicatie rond het programma Anders
Werken (incl. het SSC-project) zal er regelmatig naar medewerkers, management en bestuur
worden gecommuniceerd o.a. via de Leidse Link en Klapstuk.
Bijlagen bij dit aanbiedingsformulier:
 Ontwikkelingskader voor het succesvol werken met Shared Service Centers;
 Uitgangspunten GMT voor het opstellen van Businessplan(nen) en
Implementatieplan(nen) voor SSC’s;
Ontwikkelingskader voor het succesvol werken met
Shared Service Centers
1
Definitie
Onder een SSC (Shared Service Center) wordt in dit besluit verstaan een
resultaatverantwoordelijk organisatieonderdeel binnen de rechtspersoon van de gemeente
Leiden welke specifiek opgedragen services verleent aan andere operationele eenheden van
de gemeente Leiden op basis van een dienstverleningsovereenkomst (DVO) en tegen een
verrekenprijs voor die dienstverlening en in opdracht van en tegen betaling door de andere
operationele eenheden ter ondersteuning van de dienstverlening aan burgers en
bedrijfsleven.
2
Doelstelling
2.1
De invoering van SSC’s dient de volgende doelen te realiseren:
2.1.a
2.1.b
2.1.c
2.1.d
3
Verbetering van de prestatie van de gemeente Leiden middels efficiënt en kwalitatief
goede uitvoerende dienstverlening;
Verhoging van de efficiency van de uitgevoerde processen, het delen van kennis en
data en een betere benutting van mensen en middelen;
Verhoging van de kwaliteit van de interne dienstverlening in het gemeentelijke
apparaat;
Verbetering van de kwaliteit en professionaliteit van de medewerkers van de
gemeente Leiden.
Opdracht
3.1
De invoering van SSC’s dient, naast de hierna vermelde opdrachten, tevens om
condities te creëren voor nieuwe vormen van dienstverlening aan burgers en bedrijven
en daarmee verbonden niveaus van dienstverlening. De vormen van dienstverlening en
het kwaliteitsniveau daarvan worden bij nader besluit door de Gemeentesecretaris
vastgesteld. De met de invoering van SSC’s beoogde kostenbesparing zal moeten
bijdragen aan de kwaliteit van de dienstverlening van de gemeente aan burgers en
bedrijven zoals die op het moment van ingang van dit besluit bestaat.
3.2
Per … neemt het GMT een besluit over Businessplan(nen) en vervolgens over
Implementatieplan(nen); de hieronder genoemde termijnen zijn afhankelijk van het nog
op te stellen Businessplan(nen) en Implementatieplan(nen), en externe advisering.
3.3
Per … zullen alle operationele eenheden de in Businessplan(nen) genoemde processen
betrekken van daarvoor binnen de gemeente opgerichte SSC’s, waarbij te verlenen
diensten kwantitatief en kwalitatief zijn gespecificeerd in DVO’s. Het opstellen van
DVO’s valt onder de verantwoordelijkheid van de Concerndirectie.
4
Bepalingen met betrekking tot de interne besturing
4.1
De integrale verantwoordelijkheid van de leiders van operationele eenheden blijft
gehandhaafd.
4.2
De beslissingsbevoegdheid en de bevoegdheid over de beschikking van middelen van
de leiders van operationele eenheden worden in die zin gewijzigd dat zij verplicht zijn
gebruik te maken van de dienstverlening van de opgerichte SSC’s en dat een
omgekeerde bewijslast geldt als een operationele eenheid geen gebruik maakt van een
taak uit het SSC, bijvoorbeeld als gevolg van regionalisering. Bij beschikking van de
Gemeentesecretaris kan op deze bepaling een ontheffing worden verleend.
4.3
Shared service centers worden bekostigd vanuit de budgetten die voor dienstverlening
nodig zijn (zie programmabegroting en productenraming).
4.4
Shared service centers opereren beleidsneutraal.
4.5
Welke diensten een SSC verleent, respectievelijk de ontwikkeling daarvan, en wat de
standaard dienstverlening is, wordt besloten door de Concerndirectie of aan een per
SSC door de Concerndirectie in te stellen Gebruikersraad die wordt samengesteld uit
afnemers van de diensten van het SSC.
4.6
De SSC’s en wat daarmee samenhangt worden zo georganiseerd dat de
buurgemeenten daar volledig gebruik van kunnen maken met respect voor het eigen
beleid van die buurgemeenten. Buurgemeenten kunnen aansluiten vanaf het moment
dat voldoende ervaring met SSC is opgebouwd (globaal ná 1 jaar en evaluatie). De
bevoegdheid te besluiten of een SSC ook voor een buurgemeente mag werken berust
bij het college van B&W. Per SSC zal nader worden bepaald op welk moment exact
deze aansluiting kan plaatsvinden.
4.7
De bevoegdheid te besluiten of een SSC ook voor derden mag werken berust bij het
college van B&W.
4.8
De bevoegdheid te besluiten met betrekking tot de rechtsvorm waarin een SSC
georganiseerd zal worden berust bij het college van B&W. SSC’s worden in beginsel
binnen de rechtspersoon van de gemeente Leiden georganiseerd.
5
5.1
Sociale aspecten
Voor medewerkers van de Gemeente die betrokken zijn bij of geraakt worden door
overheveling van processen naar SSC’s, geldt het Sociaal Statuut.
Uitgangspunten GMT voor het opstellen van
Businessplan(nen) en Implementatieplan(nen) voor SSC’s
1. ICT-infrastructuur
ICT-infrastructuur (hardware/software) en semantische standaardisatie zijn cruciale
randvoorwaarden en zullen worden gedefinieerd in het implementatieplan. Nota bene: de
vraag of er extra infrastructuur nodig is om te komen tot een SSC (bijv. het scannen van
foto’s) wordt beantwoord in het Implementatieplan.
2. Standaardisatie
Per … maken alle diensten gebruik van de richtlijnen met betrekking tot standaardisatie van
ICT, de standaardisatie van administratie en verslaglegging en standaardisatie van dataelementen.
3. Operationaliteit ICT bij de start van de SSC(’s)
De voor het functioneren van de nieuwe organisatie benodigde minimale ICT-infrastructuur
en gegevensstructuur dient operationeel te zijn vóórdat SSC(‘s) worden ingevuld. De
realisatie van deze opdracht is de verantwoordelijkheid van de Directeur ID.
4. Integrale verantwoordelijkheid
De integrale verantwoordelijkheid van de leiders van operationele eenheden blijft
gehandhaafd.
5. Bekostiging
Shared service centers worden bekostigd vanuit de budgetten die je voor je dienstverlening
nodig hebt (zie programmabegroting en productenraming).
6. Beleidsneutraliteit
Shared service centers opereren beleidsneutraal.
7. Interne verrekenpijs
De Concerncontroller zal er voor zorgen dat het GMT op 1 juli 2005 beschikt over een
voorstel t.a.v. verrekenprijzen.
8. Communicatie
De Gemeentesecretaris zal ná de GMT-conferentie op 25 mei 2005 het programma Anders
Werken (incl. het SSC-project) communiceren naar medewerkers en OR.
9. Draagvlak
De Dienstdirecteuren zullen ná de GMT-conferentie op 25 mei 2005 het programma Anders
Werken (incl. het SSC-project) toelichten aan hun medewerkers en draagvlak creëren binnen
hun dienst.
10. Projectvoorstel SSC-FA
De Concerncontroller en Coördinator Financiën zullen vóór 29 juni 2005 een projectvoorstel
opleveren voor de onderdelen I, II en III en dit voorstel voorzien van een EDP-audit door een
onafhankelijk bureau. In dit plan neemt de Concerncontroller de realiteit van de taakstelling
mee.
De taakstelling voor SSC (exclusief de Financiële Administratie) bedraagt voor 2006 en
volgende jaren € 225.000 per jaar; de taakstelling voor de Financiële Administratie bedraagt
voor 2006 en volgende jaren € 341.500 per jaar. De totale taakstelling voor het SSC-project
voor 2006 en volgende jaren komt hiermee op: € 566.500 per jaar.
11. Wat in het SSC komt
 Financiële Administratie;
 ICT;
 Concernbrede inkoop, exclusief dienstspecifieke werken (wordt in het Businessplan
precies aangegeven);
 Inkoop van schoonmaak;
 Administratie (o.a. reiskosten, personeelskosten) en beheersmatige P&O taken; nota
bene: in het Businessplan worden deze taken precies gedefinieerd;
 Communicatie;
 Juridische ondersteuning (in het Businessplan specificeren wat precies en daarbij
betrekken de uitkomsten van de “Legal Audit” t.a.v. juridische zaken);
Nota bene: Ten aanzien van wat in een SSC komt geldt een omgekeerde bewijslast als een
operationele eenheid geen gebruik maakt van een taak uit het SSC, bijv. als gevolg van
regionalisering.
RAADSAANBIEDINGSFORMULIER
Commissie BV
REG.NR: 05.0809
Voorstel
van
Telefoon
: Peter van Deventer
B&W
: 5800
Email
: [email protected]
Portefeuillehouder : Wim de Boer
(s)
Datum B&W
: 1 juli 2005
Titel: Ontwikkelingskader voor het succesvol werken met Shared Service Centers
Voorstel:
1. Kennis te nemen van het besluit van B&W om een ontwikkelingskader vast te stellen
voor het opzetten van Shared Service Centers
Korte inhoud document:
Met het vast stellen van het “Ontwikkelingskader voor het succesvol werken met Shared Service
Centers” (zie bijlage) stemt B&W in met de volgende uitgangspunten:
g) dat een Shared Service Center (SSC) wordt gedefinieerd als een resultaatverantwoordelijk
organisatieonderdeel binnen de rechtspersoon van de gemeente Leiden welke specifiek
opgedragen services verleent aan andere onderdelen van de gemeente Leiden op basis van een
dienstverleningsovereenkomst (DVO), ter ondersteuning van de dienstverlening aan burgers en
bedrijfsleven.
h) dat het SSC voorlopig wordt geplaatst onder de Gemeentesecretaris en in de toekomst onder de
Concerndirectie. Als er meerdere SSC’s worden opgericht komen deze onder één leidinggevende
die rechtstreeks onder de Concerndirectie ressorteert.
i)
dat beleid en -uitvoering van de ondersteunende taken zullen worden gesplitst, ook voor de
lopende en bestaande centralisaties (beleidsneutrale taken): beleid blijft bij de operationele
eenheden en uitvoering gaat naar één of meerdere SSC’s.
j)
dat de volgende taken in ieder geval in één of meerdere SSC’s zullen worden gebracht: financiële
administratie; ICT; concernbrede inkoop, exclusief dienstspecifieke werken; inkoop van
schoonmaak; personeelsadministratie (o.a. reiskosten, personeelskosten) en beheersmatige P&O
taken; communicatie; juridische ondersteuning. In een Businessplan zal voor inkoop, P&O en
juridische ondersteuning de taak nader worden gespecificeerd. In overleg met de gemeente
Leiderdorp zal worden bezien voor welke taken de gemeente Leiderdorp kan aansluiten bij het
SSC Leiden.
Soort onderwerp:
(I/M/B)
Ter kennisname
Deadline behandeling
raad
Financiële
consequenties
Het opzetten van SSC’s heeft financiële, personele en
organisatieconsequenties. Deze consequenties worden concreet benoemd in
nog op te stellen Businessplan(nen) en Implementatieplan(nen). De
belangrijkste consequenties zijn:



Het realiseren van een structurele kostenbesparing van €225.000 per jaar;
het realiseren van de taakstelling bij de Financiële Administratie van
€341.500 per jaar; totaal €566.500 per jaar.
Het investeren in opzetten, invoeren en ontwikkelen van één of meerdere
SSC’s (PM);
Het opzetten en inrichten volgens het SSC concept heeft direct
betrekking op de medewerkers werkzaam vanuit de bovengenoemde
taken uit alle bestaande diensten.
Commissie: (naam commissie) d.d. (datum
commissie)
Griffie: par.
d.d.
Naam:
Gemeenteraad
Tst 516
d.d. (datum raad)
Emailadres: