Een betrokken stakeholder: een factor van belang

Een betrokken stakeholder: een factor van belang
Voor een goed werkende governance is het belangrijk om de
stakeholders bij uw zorgorganisatie te kennen en om ze te betrekken
bij het beleid van uw zorgorganisatie. De Zorgbrede
Governancecode 2010 (de “ZbGc”) verplicht u ook om een beleid
voor de dialoog met de belanghebbenden op te stellen. In dit artikel
krijgt u een handreiking hoe u dit doet én hoe u invulling aan het
beleid kan geven.
Elke zorginstelling die ooit een fusie aanmeldde bij de NZa weet hoe
belangrijk het is de stakeholders of belanghebbenden bij de zorginstelling
in beeld te hebben. U moet immers bij de fusiemelding aangeven wie die
belanghebbenden zijn én hoe u ze heeft betrokken bij het fusietraject.
Maar ook buiten het speelveld van fusies zijn de stakeholders bij de
zorginstelling een factor van belang. Bijvoorbeeld voor het goed
functioneren van governance.
Een aanbieder van zorg is immers een maatschappelijke onderneming.
En wel een onderneming met een bijzondere hoofddoelstelling: het
bieden van verantwoorde zorg. Om die reden is in de ZbGc de positie van
belanghebbenden bij een zorginstelling expliciet benoemd. Met de
toegenomen aandacht voor governance, is het verstandig ook weer eens
te kijken naar de manier waarop uw zorgorganisatie omgaat met haar
belanghebbenden.
Wie zijn de belanghebbenden bij een zorgorganisatie?
Allereerst is het goed onderscheid te maken tussen interne en externe
belanghebbenden. Bij de interne belanghebbenden denk je
vanzelfsprekend aan een cliëntenraad als vertegenwoordiger van de
cliënten of patiënten. Maar denk daarnaast ook aan:
 De ondernemingsraad;
 Of als die er niet is: de personeelsvereniging;
 Ouder- verwantenraad;
 Verpleegkundige adviesraad;
 Verzorgende adviesraad;
 Medische staf; etc.
Voorbeelden van externe belanghebbenden zijn:
 Gemeentes binnen het verzorgingsgebied van de zorgorganisatie;
 Toezichthouders (bijv. IGZ, NZa, ACM);
 College Sanering Zorginstellingen of het Waarborgfonds voor de
Zorgsector;
 Ministerie van VWS;
 Patiënten- of cliëntenvertegenwoordigingen, of
patiëntenverenigingen;



Andere zorgorganisaties of zorgaanbieders;
Zorgverzekeraars;
Banken of andere financiers.
Op grond van artikel 2.2. lid 1 van de ZbGc stelt het bestuur vast wie de
interne en externe belanghebbenden zijn. Maar hoe doet u dat?
Vaststellen wie de belanghebbenden zijn: hoe doe je dat?
Het vaststellen wie de interne belanghebbenden zijn, is meestal niet het
probleem. Alleen al door de wettelijke regels van medezeggenschap,
zoals die bijvoorbeeld gelden voor de cliëntenraden en
ondernemingsraden zal de zorgorganisatie deze interne
belanghebbenden duidelijk in het vizier hebben.
Lastiger is het om de externe belanghebbenden in kaart te brengen. De
zorgorganisatie bekijkt hiervoor van welke partij, werkzaam in het
verzorgingsgebied van de zorgorganisatie, de belangen/of doelstellingen
rechtstreeks betrokken zijn bij haar beleid. Ook betrekt de zorgorganisatie
haar maatschappelijke doelstelling bij deze analyse. De maatschappelijke
doelstelling van een verslavingskliniek zal een andere zijn dan die van
een verzorgingstehuis. Dit betekent dat ook de kring van externe
belanghebbenden, die door het beleid van de zorgorganisatie geraakt
worden, een andere kan zijn.
De inventarisatie wie die externe belanghebbenden zijn, gebeurt
gedeeltelijk op het niveau van samenwerkingsverbanden of organisaties.
De reden hiervoor is dat het niet in alle gevallen mogelijk is om op
individueel niveau met de externe belanghebbenden te overleggen.
Daarom adviseert de toelichting bij de ZbGc, te bekijken welke partij kan
gelden als belangenvertegenwoordiger: welke organisatie is
representatief voor een groep belanghebbenden bij de zorgorganisatie?
Een dialysekliniek zou dan bijvoorbeeld uit kunnen komen bij de
Nierpatiënten Vereniging Nederland die zelf weer diverse leden kent.
Mogelijk is één daarvan in de regio van de dialysekliniek actief en kan die
worden aangemerkt als representatief voor diens patiënten. De
vormgeving van de belangenvertegenwoordiging is overigens vrij. Het zou
ook een internetpanel kunnen zijn, bijvoorbeeld bij gebrek aan een
actieve patiëntenvereniging.
Het beleid voor de dialoog met belanghebbenden: wat staat er in?
Op grond van artikel 2.2 lid 1 van de ZbGc stelt het bestuur een beleid
vast voor de dialoog met de belanghebbenden van de zorgorganisatie.
Vanwege het belang dat de ZbGc hecht aan een goede relatie met
belanghebbenden, is in de code bepaald dat de raad van toezicht van de
zorgorganisatie dit beleid goedkeurt.
In het beleidsplan staat in ieder geval:
 Wie de belanghebbenden bij de zorgorganisatie zijn;
 Hoe vorm wordt gegeven aan het overleg met de
belanghebbenden over het voorgenomen beleid en de uitvoering
daarvan door de zorgorganisatie;
 Op welke manier informatie wordt verstrekt aan de
belanghebbenden over de gang van zaken en het gevoerde
beleid van de zorgorganisatie;
 Welke informatie beschikbaar wordt gemaakt;


Op welke wijze de belanghebbenden worden betrokken bij de
vorming van het beleid; en
Hoe de belanghebbenden worden betrokken bij de uitvoering van
het beleid door de zorgorganisatie.
Met alle recente transities in de zorg, is het belangrijk de kring van
externe belanghebbenden nog eens onder de loep te nemen. Het kan
bijvoorbeeld zo zijn dat de gemeenten in het verzorgingsgebied van uw
zorgorganisatie door de transities een belangrijker rol zijn gaan spelen, en
daarom moeten worden aangemerkt als externe belanghebbenden. Wij
adviseren regelmatig te onderzoeken of de gemaakte inventarisatie van
externe belanghebbenden nog actueel is én dit met uw raad van toezicht
te bespreken.
Het beleid voor de dialoog is vastgelegd, en dan…?
Voor een goed werkende governance binnen uw zorgorganisatie is het
van belang dat het beleid ook daadwerkelijk leidt tot een dialoog met de
belanghebbenden, zoals beoogd door de ZbGc. Hoe kan de
zorgorganisatie immers een beleid vormgeven dat het belang van de
cliënt en diens gerechtvaardigde wensen en behoeften bij de
zorgverlening centraal stelt, als het geen gesprek voert met organisaties
die de belangen van de cliënten behartigen? De maatschappelijke
inbedding en het vertrouwen in de zorgorganisatie zijn gebaat bij een
regelmatige en open dialoog met uw belanghebbenden. Om over het
draagvlak voor de besluitvorming nog maar te zwijgen. Een belangrijke
taak dus voor het bestuur om de belanghebbenden te zien als een factor
om rekening mee te houden.
De ZbGc geeft in ieder geval een lijstje met onderwerpen waarover met
de belanghebbenden moet worden gesproken:
 De vaststelling of wijziging van de missie, doelstelling of
grondslag van de zorgorganisatie;
 De hoofdlijnen van het strategisch beleid van de zorgorganisatie
als maatschappelijke onderneming;
 Het overdragen van de zeggenschap over de zorgorganisatie of
over een belangrijk onderdeel daarvan en over besluiten tot fusie
of tot het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking
met een (zorg-)organisatie;
 De opheffing of een belangrijke inkrimping, dan wel belangrijke
uitbreiding van de werkzaamheden van de zorgorganisatie;
 De besluiten tot concentratie of deconcentratie van de
zorgorganisatie respectievelijk structurele sluiting van afdelingen,
dependances of locaties;
 De systematische bewaking, beheersing of verbetering van de
kwaliteit van de te verlenen zorg.
De ZbGc voorziet dat het per belanghebbende kan verschillen wie
waarover wordt geraadpleegd. Het beleid kan dus onderscheid maken per
(groep) belanghebbenden.
Voor zover het de cliëntenraad betreft, sluit deze lijst aan bij de
onderwerpen waarover advies moet worden gevraagd en die zijn
opgenomen in de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen. Wij
raden aan om die wettelijke eisen mee te nemen in uw beleid voor de
dialoog met de cliëntenraad. Lees hier meer over in dit artikel. Het is
vanzelfsprekend dat in het beleid voor de dialoog met de interne
belanghebbenden de wettelijke spelregels zoals die zijn opgenomen in de
Wet op de Ondernemingsraden worden meegenomen, als er bij uw
zorgorganisatie een ondernemingsraad is geïnstalleerd.
Informeren en raadplegen
De ZbGc spreekt over het “informeren” en “raadplegen” van
belanghebbenden. Dit laatste impliceert niet dat er tot overeenstemming
moet worden gekomen. Het verantwoordelijke orgaan binnen de
zorgorganisatie, vaak het bestuur, beslist immers. Raadplegen houdt wel
in dat het bevoegde orgaan kennis kan nemen van de wensen en
behoeften van de belanghebbenden. Dat bevordert een
belangenafweging en daarmee een zorgvuldige besluitvorming.
De verplichting om te informeren en te raadplegen doet geen afbreuk aan
de wettelijke of soms contractuele rechten die aan die bepaalde groepen
belanghebbenden zijn toegekend, zoals de ondernemingsraad,
cliëntenraad of medische staf (in een convenant). Dit betekent dat als u
de ondernemingsraad in een overlegvergadering heeft geïnformeerd over
het strategisch beleid, u ook heeft voldaan aan uw verplichting onder de
ZbGc. Denk bij het informeren en raadplegen overigens ook aan de
contracten die u heeft gesloten met zorgverzekeraars of financiers. Vaak
wordt in die contracten toestemming van die stakeholders vereist voordat
u bepaalde besluiten kan uitvoeren.
Het bestuur legt verantwoording af over het gevoerde beleid
Als sluitstuk van de verplichtingen wat betreft het informeren en
raadplegen van belanghebbenden, verplicht de ZbGc het bestuur van de
zorgorganisatie om jaarlijks verantwoording af te leggen over het door de
zorgorganisatie gevoerde beleid. Dit gebeurt in het Jaardocument
Maatschappelijke Verantwoording. Het is wenselijk om niet alleen de
overheid en de relevante toezichthouders te informeren door deponering
van dit jaardocument. Artikel 2.3 ZbGc geeft daarom aan dat ook aan alle
belanghebbenden en overige belangstellenden verantwoording moet
worden afgelegd. Dit kan gebeuren door het Jaardocument op de website
van de zorgorganisatie beschikbaar te stellen, maar bijvoorbeeld ook door
het houden van een jaarlijkse bijeenkomst met belanghebbenden.
Betrokkenheid van belanghebbenden is belangrijk maar soms niet
altijd wenselijk of mogelijk
Het kan natuurlijk voorkomen dat het bestuur, met goedkeuring van de
raad van toezicht, beslissingen moet nemen die concurrentiegevoelig zijn.
In zulke gevallen is het niet denkbaar om andere concurrerende
zorgaanbieders, die eerder wél als externe belanghebbenden zijn
aangemerkt, hierover te informeren, laat staan te raadplegen. Ook is
denkbaar dat het bestuur beslissingen moet nemen die dermate acuut zijn
dat een zorgvuldige consultatie van de externe belanghebbenden niet kan
worden afgewacht. In zulke gevallen biedt de ZbGc uitkomst door middel
van het “pas toe of leg uit” principe.
Belangrijk is dat het bestuur zich rekenschap heeft gegeven van het feit
dat informeren en/of raadplegen hier niet wenselijk of mogelijk was en dat
dit wordt vastgelegd in notulen of andere documenten. Bovendien raden
wij aan dit te bespreken met de raad van toezicht. En vanzelfsprekend zal
het afwijken van de ZbGc in de jaarlijkse verantwoording aan de orde
moeten komen. Voor wat betreft de interne belanghebbenden, zoals de
cliëntenraad en de ondernemingsraad, raden wij aan altijd de wettelijke
spelregels van medezeggenschap te volgen.
Meer informatie:
Betrokkenheid van belanghebbenden is onderdeel van de governance in
uw zorgorganisatie. Wilt u weten hoe het met de governance in uw
zorgorganisatie gesteld is? Doe de Governance in Control Scan.
Auteur:
Fenna van Dijk
020 5506 680
[email protected]