Belangrijk Belangrijke informatie voor werkgevers die

Belangrijke
Belangrijke informatie voor werkgevers die personeel inhuren of uitlenen
Inleiding
Sinds 1 juli 2012 is de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (hierna Waadi) gewijzigd.
Deze wetswijziging is van belang voor iedere werkgever die wel eens gebruikmaakt van personeel
van een andere werkgever (het zogenaamde inlenen). Op overtreding van de wet staan zeer hoge
boetes. Hierna leest u alles over de nieuwe regeling, voor wie en in welke situaties de
registratieplicht geldt en welke maatregelen u moet nemen. Ook treft u de nieuwe
vrijwaringsregels aan voor gecertificeerde uitzendondernemingen.
Inhoud van de nieuwe regeling
In de Waadi is een verbod opgenomen voor het ter beschikking stellen van personeel, zonder een
registratie bij de Kamer van Koophandel ‘als uitzendbureau’. Het maakt niet uit of de
onderneming zich presenteert als uitzendbureau, m.a.w. de naamgeving van de dienstverlening
doet niet ter zake. Ook ondernemingen die werknemers elders detacheren, zich presenteren als
payrollbedrijf of incidenteel een werknemer aan een cliënt ter beschikking stellen, vallen in
beginsel onder de registratieplicht.
Al deze bedrijven moeten zich dus inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van
Koophandel, waarbij zij verplicht zijn aan te geven dat zij zich bezighouden met het uitlenen (lees:
ter beschikking stellen) van arbeidskrachten.
Let op: De registratieplicht geldt ook
• voor buitenlandse uitleners (met of zonder Nederlands vestigingsadres)
• voor doorleners van arbeidskrachten (zij die arbeidskrachten inlenen en deze vervolgens
zelf weer uitlenen aan een ander).
Wanneer is sprake van ter beschikking stellen van arbeidskrachten?
De registratieplicht geldt voor alle ondernemingen die tegen vergoeding arbeidskrachten ter
beschikking stellen aan een ander voor het onder diens toezicht of leiding verrichten van arbeid.
Een werknemer werkt onder leiding of toezicht van de inlener als deze gezag kan uitoefenen over
de werknemer oftewel een instructiebevoegdheid heeft.
Wanneer geldt de registratieplicht niet?
De registratieplicht geldt niet in de situatie:
•
•
•
dat er ten behoeve van een geleverde zaak of tot stand gebracht werk arbeidskrachten
ter beschikking worden gesteld (overeenkomst van opdracht);
van collegiale uitlening (zonder winstoogmerk). Met collegiale uitlening wordt de situatie
bedoeld waarbij met gesloten beurzen personeel ter beschikking wordt gesteld. Wordt er
een opslag via het uurtarief gevraagd, dan is er niet langer sprake van collegiale uitlening,
tenzij het gaat om een opslag in verband met administratiekosten. Bij re-integratiegratie
via detachering bij een andere werkgever (spoor 2) zal doorgaans geen sprake zijn van
een winstoogmerk en is er dus geen sprake van registratieplicht.
dat binnen het concern/onderneming arbeidskrachten ter beschikking worden gesteld.
Hoge boete bij overtreding voor uitlener en inlener
De inspectie SZW (voorheen Arbeidsinspectie) gaat de registratie controleren. Als de inspectie
SZW personeel aantreft dat wordt uitgeleend zonder de vereiste registratie als
uitzendonderneming bij de Kamer van Koophandel, kunnen er hoge boetes worden opgelegd.
Onder “aantreffen” wordt hier verstaan de werknemers die:
• bij de werkplekcontrole fysiek worden aangetroffen;
• voorafgaande aan de werkplekcontrole door de uitzendonderneming bij dezelfde inlener
ter beschikking zijn gesteld;
• door de uitzendonderneming bij een andere inlener ter beschikking zijn gesteld;
• in de administratie van de uitzendonderneming of inlener worden aangetroffen en die ter
beschikking zijn gesteld.
Bij de vaststelling van de hoogte van de boete wordt het aantal aangetroffen ingeleende
werknemers als uitgangspunt genomen. De boete kan worden opgelegd aan zowel de
onderneming die (zonder registratie) werknemers uitleent én aan de inlener van die werknemers.
De boete die kan worden opgelegd bedraagt per aangetroffen werknemer maximaal € 12.000
(met een maximum van € 76.000). Bij herhaling binnen vijf jaar na de eerste overtreding wordt
de boete verdubbeld en daarna verdrievoudigd.
Bij doorlening worden alle bedrijven in de keten beboet. Aan de doorlener kunnen zelfs (in de
situatie dat de doorlener zelf niet juist staat geregistreerd) 2 boetes worden opgelegd, namelijk in
de rol als uitlener en in de rol als inlener.
Als er sprake is van een inlener die een natuurlijk persoon is wordt de boete de eerste keer
gehalveerd. Hetzelfde geldt voor bedrijven die in het Handelsregister staan ingeschreven voor
andere bedrijfsactiviteiten dan als uitzendonderneming en die deze activiteiten ook daadwerkelijk
in hoofdzaak uitoefenen.
Te ondernemen stappen voor uitlener
Als een onderneming al is geregistreerd onder een van de volgende SBI-codes, wordt zij geacht
geregistreerd te staan als onderneming die arbeidskrachten ter beschikking stelt.
78201 Uitzendbureaus, 78202 Uitleenbureaus, 78203 Banenpools (werkgelegenheidsprojecten)
7830 Payrolling (personeelsbeheer) of 0161 Dienstverlening voor de akker- en/of tuinbouw.
Bedrijven die onder deze codes in het Handelsregister staan ingeschreven behoeven geen actie
te ondernemen.
Bedrijven die nog niet onder deze SBI-codes staan ingeschreven en wel (incidenteel dan wel
geregeld) arbeidskrachten ter beschikking stellen, moeten zich met ingang van 1 juli 2012 onder
een van de in dit artikel genoemde SBI-codes in te schrijven dan wel hun bestaande inschrijving
uitbreiden.
Voor de registratie moet een onderscheid worden gemaakt tussen bedrijven die:
- bedrijfsmatig (ook als nevenactiviteit) arbeidskrachten ter beschikking stellen
-
bedrijven die dit niet-bedrijfsmatig (incidenteel of tijdelijk waarbij het uitlenen geen
onderdeel is van de reguliere bedrijfsactiviteiten) doen.
Werkgevers die bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stellen, zoals uitzendbureaus,
kunnen dit via een wijzigingsformulier doorgeven aan de Kamer van Koophandel.
Uitleners die niet-bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stellen kunnen dit telefonisch of
per mail doorgeven aan de Kamer van Koophandel in hun regio. Deze bedrijven hoeven zich dus
niet onder de hiervoor genoemde SBI-codes te laten registreren.
Het door de KvK gehanteerde onderscheid bedrijfsmatig/niet-bedrijfsmatig is wat ons betreft
nogal onduidelijk, met name ingeval er sprake is van een nevenactiviteit. Zo levert het voorbeeld
van een accountantskantoor dat een aantal medewerkers tijdelijk enkele maanden uitleent aan
cliënten ter ondersteuning van het voeren van de administratie bij de ene KvK een nietbedrijfsmatige, en bij de andere een bedrijfsmatige registratie op. Wij adviseren u bij twijfel
contact op te nemen met de desbetreffende KvK en de reactie van de KvK vast te leggen.
Waar en wanneer controle door inlener
De inlener van arbeidskrachten moet de registratie van de uitlener als ‘uitzendonderneming’ bij
de Kamer van Koophandel controleren. Die controle kan via de site van de Kamer van
Koophandel (www.kvk/waadi). Let op: deze check is nog geen bewijs (zie hierna)!
De inlener moet, om een eventuele boete te voorkomen, op het moment van het sluiten van de
overeenkomst met de uitlener, nagaan of deze (uitlener) is geregistreerd als
‘uitzendonderneming’.
Hiermee wordt voorkomen dat een inlener elke keer als de uitlener een werknemer stuurt moet
controleren of de registratie van de uitlener nog correct is.
Maar dit betekent wel
•
•
dat deze controle telkens als er een nieuwe overeenkomst wordt gesloten met de uitlener
moet worden uitgevoerd
en
de inlener moet kunnen aantonen op welk moment hij de registratie heeft gecontroleerd
(bijvoorbeeld door overlegging van een uittreksel uit het Handelsregister).
NB. Bij de Waadi-check op de site van de Kamer van Koophandel worden de registratie en het
KvK-nummer niet tegelijk in beeld gebracht. Bovendien wordt geen datum zichtbaar. Een
uittreksel uit het Handelsregister is daarom aan te bevelen.
Certificering bij de Stichting normering Arbeid
Uitleners die bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stellen moeten zich ook laten
certificeren door de Stichting Normering Arbeid (hierna SNA). Met ingang van 1 juli jl. is het
belang van een dergelijk certificaat verder toegenomen.
Per 1 juli 2012 is namelijk een nieuwe vrijwaringsregeling ingevoerd voor de
inlenersaansprakelijkheid. Een inlener die zaken doet met een uitlener die beschikt over een
SNA-certificaat kan, indien aan de hierna genoemde voorwaarden is voldaan, in het geheel niet
meer aansprakelijk worden gesteld voor de niet betaalde loon- en omzetbelasting die de uitlener
verschuldigd is, ook niet als achteraf blijkt dat de uitlener te weinig loonheffingen of
omzetbelasting heeft afgedragen.
NB. In de praktijk heerst de opvatting dat een certificaat van de SNA automatisch betekent dat de
uitlener ook “als uitzendonderneming” staat geregistreerd bij de Kamer van Koophandel
(certificering kan in beginsel namelijk niet plaatsvinden zonder registratie bij de Kamer van
Koophandel). Toch adviseren wij u hier niet op voorhand van uit te gaan. De SNA certificeert
namelijk ook aannemers. Als zo’n gecertificeerde aannemer zich vervolgens gaat bezighouden
met het uitlenen van arbeidskrachten, zal toch nog een registratie bij de Kamer van Koophandel
‘als uitzendonderneming’ moeten plaatsvinden. Controleer daarom ook van gecertificeerde
ondernemingen de registratie bij de Kamer van Koophandel.
Deze voorwaarden voor de nieuwe vrijwaringsregeling zijn:
• De uitzendonderneming voldoet aan de NEN-4400-1- of 4400-2-norm en is opgenomen in
het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA).
• De inlener stort 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) op de g-rekening van de in
het SNA-register opgenomen uitzendonderneming. Bij verlegging van de omzetbelasting is
dit 20%.
• De betaling op de g-rekening voldoet aan de voorwaarden voor vrijwarende betalingen op
een g-rekening .
Dit houdt onder andere het volgende in:
• De factuur van de uitlener voldoet aan de eisen die de Wet op de omzetbelasting daaraan
stelt en moet daarnaast vermelden:
o het nummer of het kenmerk - voor zover aanwezig - van de overeenkomst waarop
de factuur ziet;
o het tijdvak of de tijdvakken waarin de gefactureerde prestatie is verricht en de
benaming of kenmerk van het werk waarop de betaling betrekking heeft;
• De inlener vermeldt bij de betaling het factuurnummer en ook andere
identificatiegegevens van de factuur, voor zover van toepassing;
• De administratie van de inlener is zodanig ingericht dat daaruit direct kunnen worden
teruggevonden: de gegevens over de overeenkomst, de omvang van de aansprakelijkheid
(manurenadministratie) en de betalingen.
Naast deze voorwaarden moet de inlener
• de identiteit van de ingeleende werknemer kunnen aantonen,
en
• kunnen aantonen dat de werknemer over een geldige verblijfs- of
tewerkstellingsvergunning beschikt, voor zover van toepassing.
Overgangsregeling
Vóór 1 juli 2012 geldt dat inleners vrijwaring kunnen krijgen tot het bedrag van de stortingen op
de g-rekening. Als de periode van inlening zowel onder de oude als de nieuwe regeling valt, geldt
de volgende overgangsregeling:
• Stortingen op de g-rekening die na 1 juli worden gedaan en die zien op inlening vóór 1 juli
2012 (en dus gerelateerd moeten worden aan termijnen verschuldigde loonheffingen
•
en/of omzetbelasting vóór 1 juli 2012) volgen de oude regeling (vrijwaring tot het bedrag
van de storting).
Voor de stortingen gedaan na 1 juli 2012 die betrekking hebben op inlening van na die
datum geldt het nieuwe regime.
Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact op met een van onze adviseurs of maak een afspraak voor
ons gratis spreekuur op donderdagmorgen. Eventuele korte vragen kunt u ook stellen aan onze online
helpdesk te vinden op onze website, www.iqount.nl.