Subsidieerbaarheid van uitgaven

PROJECTOPROEP – BIJLAGE 4
SUBSIDIEERBAARHEID VAN UITGAVEN
Onderstaande tabel geeft een overzicht van de subsidieerbaarheid van uitgaven en de bewijsstukken nodig om de uitgaven te
verantwoorden. Deze lijst is indicatief en niet exhaustief.
Indien een kost als niet-subsidieerbaar wordt beschouwd, betekent dit niet dat de organisatie deze kost niet mag maken, maar
dat DGD beslist een dergelijke uitgave niet te financieren. In uitzonderlijke gevallen kan van deze lijst afgeweken worden indien
DGD hiervoor expliciet de toestemming geeft.
Een uitgave komt enkel in aanmerking ter financiering indien deze:
-
bijdraagt tot het bereiken van de doelstellingen van het project;
werd voorzien in het ingediende subsidiedossier;
werkelijk werd gemaakt door de organisatie tijdens de periode vastgelegd in het koninklijk besluit;
identificeerbaar en controleerbaar is;
is opgenomen in de boekhouding van de organisatie;
tijdens een controle op de zetel van de organisatie kan gestaafd worden met een originele factuur, die gedurende zeven
jaar ter beschikking van DGD wordt gehouden;
niet ten laste is van andere donoren;
conform is met de wet van 15 juni 2006 op de overheidsopdrachten respecteert, waarin vermeld wordt dat deze wet
toepasselijk is voor de rechtspersonen die rechtspersoonlijkheid hebben en waarvan de werkzaamheden voor meer dan
50% gefinancierd worden door de overheden of openbare instellingen (deze wet vermeldt o.a. dat voor aankopen en
bestellingen minimum 3 offertes moeten worden aangevraagd).
1
AARD UITGAVE
SUBSIDIEERBAARHEID
BEWIJSSTUKKEN
1. Investeringen
1.1 Aankoop
(on)roerende
uitrustingsgoederen
Niet-subsidieerbaar

Aankoop gebouw, auto, camera, e.d.
2. Functioneringskosten
2.1 Auteursrechten
Subsidieerbaar

Auteursrechten voor kunstwerken, foto’s, muziek, e.d. die niet reeds
werden gefinancierd door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse
Handel en Ontwikkelingssamenwerking
2.2 Financiële kosten
Niet-subsidieerbaar

Terugvorderbare BTW
2.3 Huurkosten

Taksen en belastingen (federaal, regionaal, provinciaal, gemeentelijk,
e.d.)

Debetintresten wegens het aangaan van leningen (ook deze ingevolge
het laattijdig storten van subsidies)

Hypothecaire intresten, kapitaalaflossingen van hypothecaire leningen,
onroerende voorheffing op het kadastrale inkomen

Verzekeringen
Subsidieerbaar

Huur technisch materiaal, zaal, tent, bus, films, e.d.

Kopieën van voldoende gedetailleerde
en gedateerde facturen gericht aan de
organisatie, met vermelding van de
titel van het project

Kopieën van voldoende gedetailleerde
en gedateerde facturen gericht aan de
organisatie, met vermelding van de
titel van het project en de
huurperiode
2
Niet-subsidieerbaar

Onderverhuring van allerlei aard aan zichzelf


Indien van toepassing, bewijs dat de
marktconcurrentie werd aangesproken
Waarborgen en borgtochten
2.4 Kleine materialen
Subsidieerbaar

Aankoop kleine materialen nodig voor specifieke activiteiten van het
project (workshops e.d.) wordt enkel gefinancierd in uitzonderlijke en
terdege gemotiveerde gevallen.

Kopieën van voldoende gedetailleerde
en gedateerde facturen gericht aan de
organisatie, met vermelding van de
titel van het project of kopieën van
voldoende gedetailleerde en
gedateerde kassatickets
2.5 Prijzen en
geschenken
Subsidieerbaar

Prijzen uitgereikt in naam van DGD

Kopieën van voldoende gedetailleerde
en gedateerde facturen gericht aan de
organisatie, met vermelding van de
titel van het project

Indien van toepassing, bewijs dat de
marktconcurrentie werd aangesproken

Vervoerkosten: overzicht van wie
welke verplaatsingen maakte, de
redenen, data en trajecten, evenals
het aantal afgelegde kilometers indien
er gebruik werd gemaakt van een
privé- of dienstvoertuig

2.6 Vervoer- en
verblijfkosten
Geschenken voor deelnemers en/of medewerkers aan het project (Tshirts, balpennen, e.d.) worden slechts in uitzonderlijke gevallen
gefinancierd onder bepaalde voorwaarden (bvb. duidelijke
zichtbaarheid logo Belgische Ontwikkelingssamenwerking).
Subsidieerbaar

Internationale reizen/verplaatsingen in België: vervoer-, hotel- en
visumkosten worden slechts in uitzonderlijke en terdege gemotiveerde
gevallen (gedeeltelijk) gefinancierd.
De maximale toelage voor hotelkosten wordt jaarlijks per land
vastgelegd (hiervoor DGD contacteren).
Verplaatsingen gebeuren in principe met het openbaar vervoer in
tweede klasse.
Verplaatsingen met een privé- of dienstvoertuig worden terugbetaald
op basis van het goedkoopste openbaarvervoertarief.
Indien het gebruik van het openbaar vervoer niet mogelijk blijkt of
indien het gebruik van een privé- of dienstvoertuig voordeliger is, kan
de transportkost van een privé- of dienstvoertuig worden
gesubsidieerd.
De vastgelegde vergoeding hiervoor bedraagt 0,3456 EUR/km.
Openbaar vervoer: kopieën
vervoerbiljetten
Privé- of dienstvoertuig: kopieën van
schuldvorderingen of verklaringen op
eer waaruit blijkt dat de betrokkene
door de organisatie vergoed werd
voor de gemaakte vervoerkosten in
het kader van het project
3
Niet-subsidieerbaar

Reizen in eerste klasse of business class

Uitgaven gemaakt tijdens internationale reizen of per diems voor het
dekken van uitgaven gemaakt tijdens internationale reizen (excl. hotel
en internationaal transport)

Inentingen of andere medische kosten

Paspoorten
2.7 Voedings- en
genotsmiddelen
Niet-subsidieerbaar

Alcohol, tabakswaren, e.d.

Dranken, maaltijden, behalve indien gegrond door type voorgestelde
activiteiten.
2.8 Vormingen
Niet-subsidieerbaar

Allerlei vormingen

hotelkosten: kopieën van voldoende
gedetailleerde en gedateerde
hotelfacturen

Visumkosten: kopieën van voldoende
gedetailleerde en gedateerde
betalingsbewijzen en kopieën van de
visums
4
3. Menselijke middelen
3.1 Personeelskosten
Subsidieerbaar

Brutolonen met inbegrip van alle wettelijk verplichte werknemers- en
werkgeversbijdragen, die de loonbarema’s toegekend door de federale
overheid of een Collectieve Arbeidsovereenkomst niet overschrijden

Een overzicht van het ingezette
personeel, hun specifieke taken en
hun werkelijk gepresteerde uren in
het kader van het project


Kopieën van loonstrookjes of
loonjournalen

Kopieën van voldoende gedetailleerde
en gedateerde facturen gericht aan de
organisatie, met vermelding van de
titel van het project, de geleverde
diensten en de periode waarin de
diensten werden geleverd

Voor prestaties geleverd door
natuurlijke personen kan aanvaard
worden: kopieën van de contracten

Voor vrijwilligers: ondertekende en
gedateerde organisatienota’s) +
kopieën van schuldvorderingen of
verklaringen op eer waaruit blijkt dat
de betrokkenen vergoedingen hebben
ontvangen van de organisatie voor de
geleverde prestaties in het kader van
het project.
De door DGD gefinancierde personeelskosten bedragen maximum
50% van het toegekende en verantwoorde subsidiebedrag.
Niet-subsidieerbaar

Extralegale voordelen die niet voortspruiten uit een Collectieve
Arbeidsovereenkomst

3.2 Prestaties door
derden
Zitpenningen
Subsidieerbaar

Dienstverlening door derden, bijvoorbeeld honoraria van externe
deskundigen indien deze niet meer dan 500 euro (excl. BTW) per
effectief gepresteerde werkdag bedragen

Gages muzikanten, vergoedingen sprekers, presentatoren, e.d.
Niet-subsidieerbaar

Uitbesteding via diensten- of consultancycontracten aan eigen
personeelsleden, leden van de Beheerraad of de Algemene Vergadering
van de organisatie
Vergoedingen voor vrijwilligers indien de organisatie en de vrijwilliger
voldoen aan alle bepalingen van de wet van 3 juli 2005 betreffende de
rechten van vrijwilligers en haar uitvoerbesluiten. Zo dient de
organisatie aan de vrijwilliger een organisatienota te bezorgen die
onder andere preciseert dat de organisatie een verzekering heeft
gesloten voor vrijwilligerswerk en hoeveel de vrijwilligersvergoeding
5
bedraagt: reële kosten of forfaitaire vergoeding overhandigd aan
vrijwilligers.

Indien van toepassing, bewijs dat de
marktconcurrentie werd aangesproken

Het budget mag valorisaties bevatten
maar moeten door andere
financieringsbronnen worden gedekt
en mogen niet de 5% van het
goedgekeurde budget overschrijden
Voor maximum dag- en jaarvergoeding voor vrijwilligers zie website
FOD Sociale Zekerheid
http://www.socialsecurity.fgov.be/fr/specifiekeinfo/vrijwilligers/vrijwilligerswerk.htm

Uitbesteding van essentiële taken die tot de “core business” van de
organisatie behoren

Juridische diensten met het oog op het aanspannen van een geding of
de verdediging in geval van een rechtszaak

Boekhoudkundige diensten

Zitpenningen
4. Andere kosten
4.1 Administratieve
kosten
Niet-subsidieerbaar

Telefoon- en internetkosten, bureaubenodigdheden, e.d.
4.2 Valorisaties
(zie bijlage 6:
toegestane valorisaties)
Niet-subsidieerbaar

De uitdrukking in geld van de waarde van voor het project ter
beschikking gestelde middelen (vb. zaal, materiaal)

Personen met contract vrijwilligers
4.3. Kosten niet direct
Niet-subsidieerbaar

Structuurkosten (verwarming en elektriciteit van het gebouw van de
organisatie, e.d.)
verbonden aan de
inhoudelijke uitvoering
van het project

Uitgaven om de institutionele continuïteit te verzekeren van de
organisatie
6

Tekorten van andere projecten van de organisatie

Boetes

Franchises

Representatiekosten

Provisies

Bijdragen en giften aan andere organisaties

Fondsenwervende activiteiten
7