Overeenkomst - Toerisme Vlaanderen

Overeenkomst hernieuwing erkenning gidsen/reisleiders
Ondergetekenden, hierna te noemen ‘partijen’
Toerisme Vlaanderen, intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid van de
Vlaamse Gemeenschap
Gevestigd te 1000 Brussel, Grasmarkt 61,
Vertegenwoordigd door Peter De Wilde, administrateur-generaal,
En
(naam organisatie)
Gevestigd te (adres organisatie)
Vertegenwoordigd door (naam juridisch verantwoordelijke organisatie)
Hierna te noemen ‘de organisatie’
komen het volgende overeen:
Artikel 1: situering
Gidsen en reisleiders kunnen hun erkenning door Toerisme Vlaanderen op twee manieren
hernieuwen: door een individuele aanvraag in te dienen bij Toerisme Vlaanderen of door een
aanvraag in te dienen via ‘een gemandateerde organisatie’. Een gemandateerde organisatie
streeft ernaar om in lijn met de doelstellingen van Toerisme Vlaanderen aan
kwaliteitsontwikkeling en –borging te doen. Ze waakt over de kwaliteit van en stimuleert de
competentieontwikkeling van de gidsen/reisleiders met wie zij werkt en/of die ze
vertegenwoordigt. Ze werkt vraaggericht en beoogt een optimale afstemming tussen vraag
van de klant en gids-/reisleideraanbod. De organisatie streeft ernaar om met erkende gidsen
en reisleiders te werken en vertaalt dit principe ook in haar selectie van gidsen en reisleiders.
Ze is zelf opdrachtgever van gidsen/reisleiders of werkt samen met opdrachtgever(s) van
gidsen en reisleiders.
Deze overeenkomst bepaalt de wijze waarop de hernieuwing van erkenning via een
gemandateerde organisatie gebeurt. De organisatie die deze overeenkomst onderschrijft,
gaat akkoord met de voorschriften voor hernieuwing van erkenning van gidsen en reisleiders
(zie bijlage 1). Zij integreert de hernieuwingscriteria voor erkenning van gidsen/reisleiders in
haar eigen werking en zorgt ervoor dat gidsen/reisleiders gestimuleerd worden om hun
competenties o.a. via bijscholing en het opdoen van ervaring verder te ontwikkelen. Zij
onderschrijft de deontologische code voor gidsen en reisleiders en past de principes van de
code toe in haar werking.
Artikel 2: relatie organisatie versus individuele gids/reisleider
De organisatie treedt op in naam van de individuele gids/reisleider. Daartoe heeft zij het
schriftelijk mandaat van de gids/reisleider gekregen. Er zijn twee mogelijkheden om dit
mandaat van de gids/reisleider te bekomen:
- via de ondertekening door de gids/reisleider van het aanvraagformulier;
- via een aparte overeenkomst tussen de organisatie en de gids/reisleider.
Artikel 3: akkoordverklaring voorschriften hernieuwing erkenning
De organisatie verklaart dat zij akkoord gaat met voorschriften voor de hernieuwing van de
erkenning van gidsen en reisleiders. Deze voorschriften omschrijven de criteria en de
procedure voor de hernieuwing van de erkenning.
Overeenkomst hernieuwing erkenning gidsen en reisleiders
1
Artikel 4: taak organisatie
4.1. De organisatie stuurt samen met het onderschrijven van deze overeenkomst, een
overzicht van de methodes waarop zij aan interne kwaliteitszorg doet (evaluatie
gidsen/reisleiders,
gebruik
deontologische
code,
manier
van
toekenning
gidsbeurten/reizen,…)
4.2. De organisatie verzamelt de gegevens van de gidsen/reisleiders die Toerisme
Vlaanderen nodig heeft voor de hernieuwing van de erkenning en vergewist zich van de
correctheid ervan.
4.3. De organisatie beoordeelt het al dan niet voldoen van de individuele gidsen/reisleiders
aan de criteria zoals bepaald in de voorschriften.
4.4. De organisatie bezorgt de aanvragen aan Toerisme Vlaanderen, dienst Toeristische
Vorming ten vroegste op 1 september van het jaar dat de erkenning van de gids of reisleider
vervalt en ten laatste op 15 januari van het daaropvolgende jaar.
4.5. De organisatie verbindt zich ertoe geen gidsen/reisleiders op te geven die niet voldoen
aan de hernieuwingscriteria zoals bepaald in de voorschriften.
4.6. De organisatie maakt een lijst op van de gidsen/reisleiders die een hernieuwing van
erkenning aanvragen maar voor wie de organisatie de aanvraag niet steunt. De organisatie
vermeldt de reden(en) hiervoor.
Artikel 5: positieve aanbeveling
Als de organisatie een rechtstreekse opdrachtgever is van de voorgedragen
gidsen/reisleiders, is een bijkomende positieve aanbeveling niet nodig. Het feit dat de
organisatie de gidsen/reisleiders voordraagt, geldt als positieve aanbeveling.
Als de organisatie geen rechtstreekse opdrachtgever is, dan is één van volgende opties
noodzakelijk:
- de organisatie voegt voor de gids/reisleider een positieve aanbeveling toe van minimum
één opdrachtgever die instaat voor de verdeling van gidsbeurten of reizen (dienst voor
toerisme, reisbureau, touroperator,…) Een positieve aanbeveling kan voor een groep van
gidsen/reisleiders opgemaakt worden.
Of
Voor de gids
- de organisatie voegt voor de gids minimum 3 positieve evaluaties van groepen toe en
een document waaruit blijkt dat de gids/reisleider aan zelfevaluatie doet en rekening
houdt met de feedback van klanten.
Voor de reisleider
- de organisatie voegt voor de reisleider minimum 1 recente positieve evaluatie van een
reisgroep toe en een document waaruit blijkt dat de reisleider aan zelfevaluatie doet en
rekening houdt met de feedback van klanten.
Artikel 6: deontologische code
6.1. De organisatie verbindt zich ertoe de gidsen/reisleiders voor wie zij een hernieuwing van
erkenning aanvraagt uit te nodigen de deontologische code voor gidsen en reisleiders te
onderschrijven. Dit kan op drie manieren:
Overeenkomst hernieuwing erkenning gidsen en reisleiders
2



via de ondertekende aanvraagformulieren van iedere individuele gids/reisleider
of
via een voor dit specifieke doel ontworpen modellijst die elke gids/reisleider
ondertekend heeft;
of
via de individueel ondertekende deontologische codes van iedere gids/reisleider.
Deze documenten worden bijgehouden op het secretariaat van de gemandateerde
organisatie.
6.2. De organisatie verbindt zich ertoe geen gidsen/reisleiders op te geven die de
deontologische code niet onderschreven hebben.
Artikel 7: gegevensbeheer
De organisatie kan op twee manieren de gegevens van de gidsen/reisleiders aan Toerisme
Vlaanderen bezorgen:
- ofwel bezorgt zij de individuele, ingevulde en ondertekende aanvraagformulieren aan
Toerisme Vlaanderen;
- ofwel bezorgt zij aan Toerisme Vlaanderen een geautomatiseerd bestand, bij
voorkeur een lijst in Excel aangeleverd door Toerisme Vlaanderen. Dit bestand bevat
per gids/reisleider de gegevens die in het aanvraagformulier gevraagd worden.
De individuele bewijsstukken per gids/reisleider m.b.t. de ondertekende deontologische code,
gevolgde bijscholing en aantal gidsbeurten/aantal dagen reisleiding hoeven niet toegevoegd
te worden. Ze zijn wel in bewaring en raadpleegbaar op het secretariaat van de organisatie.
Artikel 8: aanmaak gidsenkaart/reisleiderskaart
8.1. De organisatie vraagt aan de gidsen/reisleiders die al bij Toerisme Vlaanderen erkend
zijn, maar nog niet eerder een gidsenkaart/reisleiderskaart hebben aangevraagd, een
recente pasfoto, bij voorkeur in digitale vorm.
Gidsen/reisleiders die een nieuwe (recentere) pasfoto op hun gidsenkaart/reisleiderskaart
wensen, kunnen eveneens een bij voorkeur digitale pasfoto aan de organisatie bezorgen.
8.2. De organisatie bezorgt Toerisme Vlaanderen alle pasfoto’s samen met de dossiers voor
hernieuwing van erkenning van de gidsen/reisleiders.
Artikel 9: verificatie gegevens
9.1. Toerisme Vlaanderen kan de organisatie vragen de verstrekte gegevens te
verduidelijken of te staven en kan gidsen/reisleiders en opdrachtgevers rechtstreeks
contacteren om bepaalde gegevens te verifiëren. Bij gerede twijfel over de juistheid van
bepaalde gegevens die cruciaal zijn voor de hernieuwing kan Toerisme Vlaanderen de
behandeling van diegenen van wie de gegevens niet in orde zijn opschorten.
9.2. Toerisme Vlaanderen kan de organisatie bezoeken om de geschiktheid van de
werkwijzen te onderzoeken, die de organisatie gebruikt om de gegevens voor de
hernieuwingsaanvraag te verzamelen, te verwerken en te beheren.
9.3. Toerisme Vlaanderen kan in geval van ernstige wanprestatie door de organisatie en na
voorafgaande aangetekende ingebrekestelling de overeenkomst zonder vergoeding of
kosten te allen tijde en met onmiddellijke ingang buitengerechtelijk ontbinden. De
buitengerechtelijke ontbinding zal ter kennis worden gebracht bij aangetekend schrijven.
Overeenkomst hernieuwing erkenning gidsen en reisleiders
3
Artikel 10: taak Toerisme Vlaanderen
10.1. Toerisme Vlaanderen verbindt zich ertoe om aan de gidsen/reisleiders die door de
organisatie opgegeven werden, de beslissing tot hernieuwing van de erkenning samen met
de nieuwe gidskaart/reisleiderkaart rechtstreeks te bezorgen binnen 3 maanden na
ontvangst van de groepsaanvraag op voorwaarde dat de gegevens correct en volledig zijn.
10.2. Toerisme Vlaanderen brengt de organisatie binnen de 3 maanden na de
groepsaanvraag voor hernieuwing erkenning op de hoogte van de nieuwe erkenningen.
Artikel 11: mogelijkheid tot het opzeggen van de overeenkomst
Beide partijen kunnen deze overeenkomst jaarlijks opzeggen. Opzegging gebeurt per
aangetekende brief en kan ten vroegste op 31 maart en uiterlijk op 31 mei zodat Toerisme
Vlaanderen de gidsen/reisleiders tijdig kan informeren dat hun aanvraag niet via de
desbetreffende organisatie verloopt en hij/zij alternatieve maatregelen kan treffen.
In tweevoud opgemaakt en ondertekend te Brussel op (datum invullen)
Voor Toerisme Vlaanderen
Voor (naam organisatie)
Peter De Wilde
Administrateur-generaal
(naam)
(functie)
Bijlagen:
1. Voorschriften hernieuwing erkenning gids/reisleider
2. Aanvraagformulier hernieuwing erkenning gids/reisleider
3. Deontologische code voor gidsen en reisleiders
Overeenkomst hernieuwing erkenning gidsen en reisleiders
4