Aanleiding Op 1 augustus 2017 loopt de pilotfase af van het RBL

Memo
Datum
: woensdag 15 februari 2017
Aan
: DB GRO
Van
: Nina Fowkes
Betreft
: Van GRO naar MGR
Aanleiding
Op 1 augustus 2017 loopt de pilotfase af van het RBL. Het AB GRO heeft in december 2015
het intentiebesluit uitgesproken om het RBL te continueren. De huidige Gemeenschappelijke
Regeling voor Onderwijszaken (GRO) beschikt niet over de juiste rechtspersoonlijkheid om het
werkgeverschap van het RBL onder te brengen. In 2016 zijn de mogelijkheden voor het
beleggen van het werkgeverschap onderzocht. Op 15 december 2016 heeft het AB GRO
aangegeven in te stemmen met de voorkeursvariant: het onderbrengen van de GRO bij de
Modulaire Gemeenschappelijke Regeling sociaal domein (MGR) via het toevoegen van een
module Onderwijszaken aan de MGR. Hierover dienen de deelnemende gemeenten van de
GRO en de MGR een besluit te nemen.
Voorstel:
1. Instemmen met het oprichten van een projectstructuur;
2. Het DB GRO aanwijzen als bestuurlijke stuurgroep;
3. Betty Mostard (directeur Stadsbedrijven, gemeente Arnhem) aanwijzen als gedelegeerd
opdrachtgever;
4. Henri van Eck benoemen tot projectleider voor het project 'Van GRO naar MGR';
5. De geschatte kosten van de projectleider, € 56.000, financieren vanuit het positief saldo
van het RBL in 2016;
6. Op basis van het voorstel jaarrekening en begroting RBL (in maart) een besluit nemen
over de bekostiging van eventuele onvoorziene kosten;
7. De gedelegeerd opdrachtgever mandateren voor het inzetten van de beschikbaar gestelde
financiële middelen.
Procesgang
Oprichten projectstructuur
Naast het juridische deel, het onderbrengen van de percelen van de GRO bij de MGR, dienen
er ook praktisch veel zaken geregeld te worden. Hierbij valt op hoofdlijnen te denken aan het
regelen van het werkgeverschap, het regelen van huisvesting, het overzetten van lopende
contracten naar de nieuwe organisatie. Ook dient er een continue afstemming te zijn met de
MGR over deze zaken. Er ligt een harde deadline van 1 januari 2018. Het is derhalve
noodzakelijk om dit traject als een project te benaderen.
Opdracht gedelegeerd opdrachtgever
Arnhem voert het uitvoerend werkgeverschap uit gedurende de pilotfase van het RBL. Daarbij
is het RBL ondergebracht bij het cluster Stadsbedrijven waarvan Betty Mostard directeur is.
Betty heeft veel ervaring met verzelfstandigingsprojecten, waarbij ook het invullen van de
Beleid en Regie - Samenlevingszaken sport en opvoeding
1
werkgeversrol een belangrijk onderwerp is. De rol van de gedelegeerd opdrachtgever is het
aansturen van de projectleider namens het DB GRO.
Opdracht Projectleider
De projectleider bewaakt het proces en draagt zorg voor de afstemming tussen de
verschillende deelprojectleiders met als resultaat dat de module Onderwijszaken per 1 januari
2018 is toegevoegd aan de MGR en de GRO is opgeheven. Voor de uitvoering stelt de
projectleider een detailplanning op. De globale planning is als volgt:
Wat
Projectopdracht/Projectorganisatie
GRO
Continuering RBL, pilot continueren van
1-8 t/m 31-12-2017 (zodat GRO
inclusief RBL per 1-1-2018 bij MGR
kan worden ondergebracht)
Module Onderwijszaken toevoegen aan
MGR en opheffen GRO
Besluit DB GRO
Informeren AB GRO
Besluit Colleges
Implementeren
Wanneer
23 februari
Week 9
14 maart
Week 12-30
Wie
PT GRO
Besluit Raden
Implementatie wk 28-52
Uiterlijk 14-7
Week 28- 52
PT MGR &
GRO
PT GRO
Projectteam
Het projectteam GRO bestaat uit de projectleider, een jurist, een personeelsadviseur, een
inhoudelijk medewerker, het hoofd RBL en de kwartiermaker MGR. Onder het projectteam
hangen diverse werkgroepen zoals een juridische werkgroep, een inhoudelijke werkgroep die
vorm geeft aan de module onderwijszaken en een werkgroep die zich bezig houdt met het
personeelsvraagstuk. Het heeft de voorkeur dat (een afvaardiging van) de deelnemende
gemeenten deelnemen aan de werkgroepen. Via het SBO-RBL en het ambtelijk overleg
Volwasseneneducatie zijn de beleidsmedewerkers gevraagd om inhoudelijk mee te denken
aan de invulling van de module Onderwijszaken. Tevens is daar de vraag uitgezet om hun
collega's P&O en collega's juridische zaken te vragen om plaats te nemen in de werkgroepen.
Tot op heden heeft één medewerker zich aangemeld. Een andere optie is dat de gemeente
Arnhem de stukken voorbereid. Daarbij dient dan gerealiseerd te worden dat gezien het
tijdspad de mogelijkheden voor input en inspraak van andere deelnemende gemeenten (zeer)
beperkt zijn. Het is vooraf niet mogelijk om een tijdsinschatting te geven voor de deelname.
Medewerkers die mee willen werken in één van de werkgroepen kunnen zich uiterlijk 28
februari opgeven bij Nina Fowkes. Voor de gemeenten die medewerkers van het RBL in dienst
hebben is het noodzakelijk dat hun P&O adviseurs aangesloten zijn op dit project. Zij hebben
een directe rol in de uitvoering.
Afbakening van de opdracht

Deelnemende gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor tijdige besluitvorming door
college en raad. De voorstellen kunnen door Arnhem ter beschikking worden gesteld;
Beleid en Regie - Samenlevingszaken sport en opvoeding
2



Deelnemende gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor het OR traject en de
ontslagprocedure voor hun eigen medewerkers. Hierin heeft het projectteam een
faciliterende rol.
Besluitvorming en implementatie t.a.v. de MGR vallen onder verantwoordelijkheid van
de kwartiermaker MGR, benodigde input vanuit PT GRO;
Implementatie van het werkgeverschap binnen het MGR valt onder
verantwoordelijkheid van de kwartiermaker MGR.
Risico's
 Randvoorwaarde is tijdige besluitvorming door de deelnemende gemeenten.
 Randvoorwaarde is het tijdig ingericht zijn van het werkgeverschap binnen het MGR,
zodat de medewerkers RBL per 1 januari 2018 in dienst kunnen treden van de MGR
(zoals bij de afbakening aangegeven is dit de verantwoordelijkheid van de
kwartiermaker MGR);
Communicatie
Naast de risico's is het van belang dat er een helder communicatietraject is.
1. De projectleider Henri van Eck stemt de dagelijkse voortgang af met de gedelegeerd
opdrachtgever Betty Mostard. Dit geldt ook voor de inzet van het beschikbare budget;
2. De gedelegeerd opdrachtgever stemt in ieder geval maandelijks, maar indien nodig
vaker af met de stuurgroep (DB GRO). In principe per mail, maar afhankelijk van de
noodzaak en behoefte kan dit ook door overleg;
3. Ambtenaren van de deelnemende gemeenten worden per mail en via het SBO-RBL of
het ambtelijk overleg volwasseneneducatie geïnformeerd door Nina Fowkes;
4. Medewerkers van het RBL worden van de voortgang op de hoogte gehouden via hun
werkoverleggen.
Financiën
De jaarrekening 2016 van het RBL is nog niet gereed. Uit een eerste analyse blijkt dat er een
overschot is dat in ieder geval voldoende is om de kosten van de projectleider te dekken.
Mogelijk leidt de inrichting van het werkgeverschap tot frictiekosten, deze zullen in een zo
vroeg mogelijk stadium aan de stuurgroep worden gemeld. Een voorstel over de dekking van
mogelijke frictiekosten en andere onvoorziene kosten wordt aan u voorgelegd in de volgende
DB GRO vergadering in maart, wanneer ook de jaarrekening 2016 en de begroting 2018 op de
agenda staan.
Beleid en Regie - Samenlevingszaken sport en opvoeding
3