1 Uitgangspunten vrijwilligersbeleid Born

Kulturhus Warnsveld
VRIJWILLIGERSBELEID
Vastgesteld 03-02-2014
Versie 1.0
Bestuur SKW
Stichting Kulturhus Warnsveld
Inhoud
1.
1.2
1.3
2.
2.1
2.2
Voorwoord
3
Het Kulturhus en vrijwilligers
Uitgangspunten vrijwilligersbeleid Kulturhus
1.2.1 Werkwijze
1.2.2 Waarom vrijwilligers
1.2.3 Werken met vrijwilligers en beroepskrachten
Aard van het vrijwilligerswerk
1.3.1 Vrijwilligersactiviteiten
4
4
4
4
4
4
4
Vraag & aanbod
Wat vraagt het Kulturhus van haar vrijwilligers?
2.1.1 De “juiste” vrijwilliger
2.1.2 Werving en selectie
2.1.3 Uitgangspunten selectie
2.1.4 Vrijwilligersovereenkomst met werkafspraken
Wat biedt het Kulturhus haar vrijwilligers?
2.2.1 Begeleiding
2.2.2 Deskundigheidsbevordering
2.2.3 Waardering
2.2.4 Onkostenvergoeding
2.2.5 Verzekering
2.2.6 Vrijwilligersbegeleiding
5
5
5
5
5
6
6
6
7
7
7
7
7
Bijlagen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
2
Profiel vrijwilliger servicebalie
Werkafspraken servicebalie
Profiel vrijwilliger pantry/ontmoetingsruimte
Vrijwilligersovereenkomst
Procedure verzekeringen en aansprakelijkheid
Attentiebeleid “Lief en Leed”
Vrijwilligersbeleid Kulturhus Warnsveld 2014
8
9
10
11
13
15
Voorwoord
Stichting Kulturhus
De stichting Kulturhus Warnsveld is in 2009 opgericht om vorm te geven aan de samenwerking
tussen verschillende partijen die gehuisvest zijn in het Kulturhus Warnsveld, dat eind 2009 op de
Dreiumme in Warnsveld is geopend. De samenwerking moest vorm krijgen op de terreinen
programmering, informatie- en adviesbalie, beheer en exploitatie en het vrijwilligersbeleid. In deze
notitie worden de kaders weergegeven van waaruit het vrijwilligersbeleid zal worden georganiseerd
en aangestuurd.
De organisatie
In het Kulturhus zullen, naast de betaalde medewerkers van de huurder(s), vrijwilligers gaan
werken in de dienstverlening aan de bezoekers. Samen doen we het werk. Dat vereist aansturing
en heldere afspraken, maar ook een goed begrip voor de specifieke kenmerken van
vrijwilligerswerk.
Vrijwilligers zijn van zeer grote waarde voor het Kulturhus. Vanuit hun eigen kennis en
vaardigheden zijn zij ondersteunend aan de professionele organisatie. Zij verrijken de organisatie
en dragen bij aan de openheid en laagdrempeligheid die het Kulturhus toegankelijk maakt voor
iedereen. De vrijwilliger wordt de mogelijkheid geboden bij te dragen aan het instandhouden van
voorzieningen in Warnsveld (en Leesten) en dienstbaar te zijn voor de gemeenschap.
In dit vrijwilligersbeleid staan de uitgangspunten, wat we van vrijwilligers verwachten, waar ze recht
op hebben, en hoe inspraak en begeleiding geregeld is. Het is in de eerste plaats een handboek,
met handreikingen, modelcontracten, etc. waar iedereen in de organisatie direct mee aan de slag
kan.
Professionele ondersteuning van vrijwilligers is noodzakelijk; anderzijds verwelkomen onze
professionals ook de ondersteuning door deskundige vrijwilligers.
Bestuur Stichting Kulturhus Warnsveld
Warnsveld, Februari 2014
Vrijwilligersbeleid Kulturhus Warnsveld 2014
3
1. Het Kulturhus en vrijwilligers
1.2
Uitgangspunten vrijwilligersbeleid Stichting Kulturhus Warnsveld
1.2.1. Werkwijze
De meeste activiteiten binnen het Kulturhus worden georganiseerd door partners (huurders),
waarvan een aantal in een hechte samenwerking tussen professionele medewerkers en
vrijwilligers. Deze vrijwilligers worden ook van meet af aan bij een startende activiteit betrokken en
uitgenodigd de ontwikkeling van de activiteit kritisch te volgen.
1.2.2. Waarom vrijwilligers
Maatschappelijk participatie van inwoners (van jong tot oud) wordt steeds belangrijker. Het doel is
tweeledig: de vrijwilliger vindt er een doel, een invulling van de tijd en waardering voor het werk; de
organisatie vindt er een middel om doelstellingen te behalen binnen het bestaande budget en
nieuwe activiteiten te ontplooien.
Vrijwilligers herkennen en begrijpen de doelgroep waar zij deel van uitmaken of dichtbij staan.
Deze vrijwilligers kunnen doorgaans ook meer tijd en aandacht bieden dan professionele
medewerkers. En, eveneens van belang, zij kunnen een verfrissende en vernieuwende invloed in
de organisatie betekenen.
1.2.3. Werken met vrijwilligers en beroepskrachten
Bij het opstarten van activiteiten binnen het Kulturhus zal altijd worden gestimuleerd om voor het
werken met vrijwilligers te kiezen. Bij de uitoefening van hun werk staan de vrijwilligers er niet
alleen voor. De in het Kulturhus werkzame coördinator van de Stichting biedt ondersteuning en
begeleiding aan de vrijwilligers, zijnde de anderen dan die van de Bibliotheek.
De in het Kulturhus werkzame beroepskrachten van de Bibliotheek bieden ondersteuning bij de
uitoefening van werkzaamheden aan de vrijwilligers die voor de Bibliotheek werken.
1.3
Aard van het vrijwilligerswerk
1.3.1. Vrijwilligersactiviteiten
De activiteiten/diensten waarin vrijwilligers zullen worden ingezet vanuit de Stichting Kulturhus
Warnsveld:
1. Servicebalie
Aan de servicebalie, centraal gesitueerd in het Kulturhus, wordt informatie gegeven over
het Kulturhus, activiteiten, programmering, en voorzieningen en regelingen die er zijn voor
de inwoners. Medewerkers informeren hier over de diensten en projecten van de huurders
en men kan zich hier opgeven voor cursussen en activiteiten. Tevens worden
abonnementen verkocht voor de Beverbus en kaarten voor lezingen, etc. De servicebalie
fungeert eveneens als receptie en centrale waar de telefonie voor het Kulturhus
binnenkomt.
2. De pantry/ontmoetingsruimte
Vrijwilligers in de pantry verzorgen de voorziening van koffie, thee, drankjes voor de
gebruikers en bezoekers van het Kulturhus. De pantry is gelegen op een centrale plek in
de ontmoetingsruimte. De vrijwilligers verrichten geldhandelingen in de verkoop van
consumpties.
3. Ondersteunende vrijwilligers
Naast bovenstaande activiteiten werken er in het Kulturhus ook vrijwilligers die
ondersteunende (veelal administratieve) werkzaamheden verrichten ten behoeve van één
of meerdere van de huurders, waar zij ook organisatorisch zullen worden ondergebracht.
4. Vrijwilligers t.b.v. het hele gebouw.
Taken kunnen zijn:
4
Vrijwilligersbeleid Kulturhus Warnsveld 2014
-
ondersteuning t.b.v. de coördinator, bijv. bij afwijkende openings- en sluitingstijden,
schoonmaakwerkzaamheden;
kleine klusjes;
financiële administratie, etc.
2. Vraag en aanbod
2.1
Wat vraagt de stichting Kulturhus Warnsveld van haar vrijwilligers?
2.1.1. De “juiste” vrijwilliger
Vrijwilligers zijn voor het realiseren van de activiteiten in het Kulturhus van vitaal belang. Het is
daarom essentieel om voor alle vrijwilligerswerkzaamheden de “juiste” vrijwilligers aan te trekken.
Dit zijn diegenen die het best in staat zijn om op grond van hun ervaring, kennis en kunde
bepaalde werkzaamheden op zich te nemen en uit te voeren, of degenen die bereid zijn hun nog
beperkte ervaring, kennis en kunde te vergroten. Vanuit deze gedachtegang stelt het Kulturhus
kwaliteitseisen aan vrijwilligerswerk. Dit heeft direct gevolgen voor de werving en selectie van
vrijwilligers.
2.1.2. Werving en selectie
Het Kulturhus ziet werving en selectie van vrijwilligers als een zaak die belangrijk is en continu
aandacht vraagt. Dit betekent dat zorgvuldig te werk wordt gegaan.
Werving en selectie gaan hand in hand. Zowel de keuze van de vrijwilliger (zelfselectie) als de
keuze van de coördinator (selectie) van de Stichting spelen een rol. Een effectief en ook vriendelijk
(zelf)selectiemiddel is duidelijkheid in de wervingsactiviteiten van het Kulturhus. Niet in de laatste
plaats d.m.v. de eigen huisstijl (logo, eenvormigheid in foldermateriaal, missie e.d.). Alle media
kunnen daartoe worden ingezet. Adverteren op de juiste plek met als doel dat de juiste vrijwilligers
reageren, betekent niet dat selecteren daarna eenvoudig of overbodig is. Niet zelden willen
mensen graag aan “iets” meedoen en letten zij niet altijd scherp op wat er precies van hen wordt
gevraagd. En bereidheid om iets te doen, betekent niet altijd geschiktheid.
2.1.3. Uitgangspunten selectie
1.
De coördinator houdt rekening met een bepaalde inwerktijd van de vrijwilliger.
Onder het kopje ”werkbegeleiding“ bij de presentaties van de diverse activiteiten worden
specifieke afspraken genoteerd onder “inwerk programma”.
2.
Met de vrijwilliger wordt deze inwerktijd afgesproken.
3.
De inwerktijd wordt afgesloten met een mondeling contact tussen de coördinator en de
vrijwilliger.
4.
In dit mondelinge contact wordt duidelijk hoe vrijwilliger en coördinator deze inwerkperiode
ervaren hebben en /of zij al of niet samen verder werken.
5.
Tijdens de inwerkperiode wordt de vrijwilliger rondgeleid in het gebouw van het Kulturhus,
ontvangt hij/ zij een introductiemap, de vrijwilligersovereenkomst met werkafspraken, en
maakt hij/ zij tenminste één teamvergadering mee.
6.
Aan het vrijwilligerswerk is geen leeftijdsgrens verbonden; het is aan de coördinator om te
beoordelen of een persoon geschikt is voor het vrijwilligerswerk waarvoor wordt
gesolliciteerd.
Er worden afspraken gemaakt over een goede opvang en introductie van nieuwe vrijwilligers in de
organisatie van het Kulturhus. Een belangrijk afstemmingsmiddel tussen coördinator en vrijwilliger
is de vrijwilligersovereenkomst met de werkafspraken.
2.1.4 Vrijwilligersovereenkomst met werkafspraken
Vrijwilligers kunnen een overeenkomst soms ervaren als een aantasting van het vrijwillig karakter
van hun werk. Daar staat tegenover dat het gaat om verantwoordelijk werk dat niet zonder goede
afspraken kan worden verricht. De stichting Kulturhus is van mening dat ook bij vrijwilligerswerk
een zakelijke overeenkomst past. Afspraken over onkostenvergoeding, verzekering,
werkfaciliteiten en deskundigheidsontwikkeling voor vrijwilligers maken deel uit van de
overeenkomst. Door de ondertekening van het contract kunnen de vrijwilliger en de organisatie
refereren aan de gemaakte afspraken. De overeenkomst is een middel om noodzakelijke
Vrijwilligersbeleid Kulturhus Warnsveld 2014
5
afspraken wederzijds serieus te nemen. Wanneer het doel van de overeenkomst duidelijk
uiteengezet wordt, hebben maar weinig vrijwilligers er moeite mee. Meestal ervaren zij het als
positief dat alle afspraken nog eens duidelijk worden vastgelegd. Het Kulturhus laat daardoor
merken dat hun inzet uiterst serieus genomen wordt en dat er ook van de kant van het Kulturhus
verplichtingen zijn.
2.2
Wat biedt de stichting Kulturhus haar vrijwilligers?
De stichting Kulturhus wil zorg dragen voor goede begeleiding en deskundigheidsbevordering. De
kwaliteit van het vrijwilligerswerk hangt immers in belangrijke mate af van de vaardigheden en de
motivatie van de vrijwilligers. Vrijwilligers met goede kwaliteiten en een sterke motivatie dragen bij
tot goede eindresultaten, en hebben vaak ook meer invloed op veranderingen en vernieuwingen in
het werk van de organisatie. Vrijwilligers die hun werkzaamheden uitvoeren in en ten behoeve van
het Kulturhus vallen onder dit vrijwilligersbeleid.
2.2.1 Begeleiding
De vrijwilligersbegeleiding is gericht op twee vormen van begeleiding, namelijk taak- en
persoonsgerichte begeleiding. Bij taakgerichte begeleiding gaat het om hulp en ondersteuning van
vrijwilligers en hun werk. Voor zover nodig worden daarbij de voor de uitvoering van het werk
vereiste vaardigheden aangeleerd en onderhouden in het werk zelf, tijdens teamvergaderingen en
via scholing. Bij persoonsgerichte begeleiding ligt het accent op iemands persoonlijke capaciteiten
en behoeften. Deze begeleiding vindt plaats in de vorm van begeleidingsgesprekken.
Functioneringsgesprekken
Ook in het vrijwilligerswerk is niet uit te sluiten dat de medewerking van vrijwilligers niet verloopt
zoals bedoeld of dat vrijwilligers niet goed functioneren. Dit vraagt speciale begeleidingsaandacht.
Aandacht voor niet goed functioneren is iets dat vaak wordt uitgesteld omdat men het meestal
moeilijk vindt erover te beginnen. De coördinator is verantwoordelijk voor het signaleren van
eventuele functioneringsproblemen. In voorkomende gevallen zullen deze actief worden
aangepakt. Hierbij zal steeds worden gezocht naar voor vrijwilligers en het Kulturhus passende
oplossingen. Gedacht kan worden aan extra begeleiding of aan het zoeken van ander, beter
passend vrijwilligerswerk binnen één van de andere activiteiten of elders buiten het Warnshuus.
Afscheid vrijwilliger
Tenslotte vraagt aflopend vrijwilligerswerk speciale begeleidingsaandacht. Ook in dit verband
vinden gesprekken plaats tussen coördinator en vrijwilliger(s). Met name omdat de stichting
Kulturhus haar vrijwilligers graag betrokken houdt bij het werk van de stichting of één van de
huurders. Ook hier zal de coördinator altijd proberen betreffende vrijwilligers te interesseren voor
andere taken.
2.2.2 Deskundigheidsbevordering
De stichting Kulturhus wil zo optimaal mogelijk aansluiten op wat gebruikers van de hulp- en
dienstverlening nodig hebben. Maar kwalitatief goed werken is ook voor vrijwilligers van grote
betekenis. Zij kunnen met recht trots zijn op hetgeen zij tot stand brengen.
Deskundigheidsbevordering richt zich zoveel mogelijk op het bevorderen van kwalitatief goed
vrijwilligerswerk binnen alle activiteiten van de stichting Kulturhus.
Naast specifiek op bepaalde werkterreinen gerichte deskundigheidsbevordering organiseert de
coördinator incidenteel themagerichte bijeenkomsten (bijvoorbeeld op grond van veranderingen/
nieuwe ontwikkelingen in de samenleving en/ of de organisatie).
In ieder geval wordt door de coördinator beoordeeld of de thematiek van de
deskundigheidsbevordering ook interessant is voor andere vrijwilligers en medewerkers van de
huurders.
2.2.3 Waardering
De stichting Kulturhus laat graag haar waardering voor de inzet van vrijwilligers merken. Dit
gebeurt o.a. in de vorm van een eindejaarsbijeenkomst en een attentie met lief en leed.
Voor nadere uitleg hiervan, zie bijlage 6.
6
Vrijwilligersbeleid Kulturhus Warnsveld 2014
2.2.4 Onkosten/ reisvergoeding
Aan het vrijwilligerswerk is geen onkostenvergoeding verbonden. Gemaakte kosten worden
beoordeeld door de coördinator en waar nodig kunnen deze worden gedeclareerd.
Er wordt geen vergoeding gegeven voor woon-werk verkeer.
2.2.5 Verzekering
Vrijwilligerswerk brengt risico’s met zich mee. Zowel voor betrokken vrijwilligers als voor de
stichting Kulturhus. De stichting kan te maken krijgen met aansprakelijkheidsstelling door
bezoekers en/ of door vrijwilligers. Vrijwilligers kunnen verantwoordelijk worden gesteld voor
aangebrachte schade of andere zaken tijdens het uitvoeren van hun vrijwilligerswerk of kunnen te
maken krijgen met een ongeluk tijdens het uitvoeren van hun werk. Tegen deze risico’s heeft de
stichting Kulturhus verzekeringen afgesloten die de risico’s van de organisatie en die van de
vrijwilligers dekken (zie ook bijlage 5 Verzekeringen en Procedure schademelding).
Deze verzekeringen lopen via de gemeente Zutphen.
2.2.8 Vrijwilligersbegeleider
Het is raadzaam om de coördinator van het Warnshuus te belasten met de coördinatie en
begeleiding van het vrijwilligerswerk en uitvoering van dit vrijwilligersbeleid. De coördinator heeft in
deze de volgende taken:
-
Het formuleren van een format voor begeleidingsgesprekken;
Aanspreekpunt zijn voor de begeleiders vrijwilligers;
Toezien op kwaliteit en kwantiteit van de vrijwilligers;
Bewaken van de continuïteit van de werkzaamheden en het nakomen van afspraken;
Gevraagd en ongevraagd advies geven;
Verantwoordelijk zijn voor de toepassing van het vastgestelde vrijwilligersbeleid;
Contacten onderhouden met het bestuur van de stichting Kulturhus;
Afstemmen en vertalen van beleid naar uitvoering;
Organiseren van teamvergaderingen 4 x per jaar.
Vrijwilligersbeleid Kulturhus Warnsveld 2014
7
Bijlage 1
Profiel vrijwilliger servicebalie Kulturhus Warnsveld
Het Kulturhus Warnsveld is een centraal gelegen gebouw in Warnsveld waar verschillende
diensten en activiteiten worden aangeboden. Eén van de diensten die wordt aangeboden is de
servicebalie.
Doel
De medewerkers van de servicebalie informeren de klanten over de diensten en projecten van de
huurders in het Kulturhus. Daarnaast wordt informatie gegeven over voorzieningen en regelingen
die er zijn voor inwoners.
De servicebalie dient tevens als receptie voor het Kulturhus en de centrale waar de telefonie op
het nummer van het Kulturhus binnenkomt.
Werkwijze
De medewerkers van de servicebalie beantwoorden vragen van bezoekers die aan de balie
komen, maar ook staan zij klanten telefonisch te woord. Indien de medewerker een vraag niet kan
beantwoorden, verwijst hij door naar de desbetreffende persoon of organisatie. De servicebalie is
op werkdagen van 09.00 uur tot 17.30 uur voor bezoek geopend.
Functie-eisen vrijwilliger servicebalie.
Van de vrijwilliger servicebalie wordt verwacht dat hij/zij:
◊ minimaal 1 vast dagdeel in de week beschikbaar is;
◊ affiniteit heeft met en bekendheid in het dorp Warnsveld en directe omgeving;
◊ klantvriendelijk en representatief is;
◊ kennis heeft (of tot zich wil nemen) van de sociale kaart;
◊ kennis heeft (of tot zich wil nemen) van de diensten van het Warnshuus;
◊ zelfstandig kan en wil werken;
◊ aanspreekbaar is op gedrag.
Werkbegeleiding
Inwerkprogramma
Nieuwe vrijwilligers worden ingewerkt en geschoold door meer ervaren medewerkers onder
supervisie van hun coördinator.
Individueel
De coördinator voert met individuele vrijwilligers voortgangsgesprekken met een samen te bepalen
frequentie, maar minimaal 1 maal per jaar.
Team
Het team houdt 1 maal per kwartaal een teambijeenkomst onder voorzitterschap van de
coördinator.
8
Vrijwilligersbeleid Kulturhus Warnsveld 2014
Bijlage 2
Werkafspraken servicebalie Kulturhus
Als bijlage bij het contract worden de volgende werkafspraken gevoegd. Door ondertekening van
het contract laten beide partijen weten deze werkafspraken te hebben gelezen en te zullen
naleven.
1. Bij verhindering op tijd zelf voor vervanging zorgen zodat de servicebalie bemenst wordt/
blijft. Dit ook doorgeven aan de coördinator, zodat deze op de hoogte blijft van de gang
van zaken.
2. Bij ziekte zo spoedig mogelijk bellen zodat er tijd genoeg is om een vervanger te regelen.
3. Bij vakantieplanning wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de vakantieplanning
van de medevrijwilligers van de informatiebalie
4. Nooit privé adressen en telefoonnummers van medewerkers, en/of andere vrijwilligers
doorgeven aan derden.
5. Onvrede, klachten of op- en/ of aanmerkingen over medevrijwilligers van de servicebalie
bespreken zij eerst met elkaar, wanneer dit geen bevredigend resultaat oplevert, gaan zij
naar de coördinator.
6. Onvrede, klachten, op -en/ of aanmerkingen over de begeleider bespreken vrijwilliger en
coördinator eerst met elkaar; wanneer dit geen bevredigend resultaat oplevert, gaan zij
naar de leidinggevende van de coördinator.
Vrijwilligersbeleid Kulturhus Warnsveld 2014
9
Bijlage 3:
Profiel vrijwilliger pantry/ ontmoetingsruimte Kulturhus
Het Kulturhus Warnsveld is een centraal gelegen gebouw in Warnsveld waar verschillende
diensten en activiteiten worden aangeboden door verschillende organisaties die er zijn gehuisvest.
Een van de activiteiten die het Kulturhus aanbiedt, is de pantry/ ontmoetingsruimte
Doel
De ontmoetingsruimte in het Kulturhus is een laagdrempelige warme ontmoetingsplek voor de
inwoners van Warnsveld en omgeving.
Werkwijze
De ontmoetingsruimte met pantry is van maandag t/m vrijdag ’s ochtends, ’s middags en ’s avonds
geopend. De ontmoetingsruimte biedt ook voor cursisten en bezoekers van de activiteiten de
gelegenheid om even te pauzeren.
Functie-eisen vrijwilliger pantry/ontmoetingsruimte
Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij/ zij
◊ affiniteit heeft met de doelgroep bezoekers van het Kulturhus; in hen geïnteresseerd is;
◊ klantvriendelijk en representatief is;
◊ een positieve basishouding heeft;
◊ op een verantwoorde en hygiënische wijze de werkzaamheden kan verrichten;
◊ bereid is tot het bijwonen van de teamvergaderingen;
◊ affiniteit heeft met en bekend is in het dorp Warnsveld en de directe omgeving.
Werkbegeleiding
Inwerkprogramma
Nieuwe vrijwilligers worden ingewerkt door de coördinator volgens de richtlijnen van de stichting.
Nieuwe vrijwilligers worden onder verantwoordelijkheid van de coördinator ingewerkt door meer
ervaren vrijwilligers. Dit houdt onder meer in het (een of meermalen) meelopen in de
ontmoetingsruimte.
Individueel
De coördinator voert met individuele vrijwilligers voortgangsgesprekken met een samen te bepalen
frequentie, maar minimaal één maal per jaar.
Team
Het team houdt één maal per kwartaal een teambijeenkomst onder voorzitterschap van de
coördinator.
10
Vrijwilligersbeleid Kulturhus Warnsveld 2014
Bijlage 4
Vrijwilligersovereenkomst
De Stichting Kulturhus Warnsveld,
vertegenwoordigd door:
Mw. Janneke Weits,
functie: coördinator van ‘t Warnshuus
hierna te noemen ‘de organisatie’
en:
…………………………………..
functie: vrijwilliger nader in te vullen activiteit/ werkzaamheid
hierna te noemen ‘de vrijwilliger’
verklaren het volgende te zijn overeengekomen:
1.
De vrijwilliger zal als medewerker van de nader in te vullen activiteit/ werkzaamheid werken
ten behoeve van de stichting Kulturhus Warnsveld.
2.
De vrijwilliger is bereid de afgesproken werkzaamheden te verrichten. Het tijdstip en
de frequentie van de werkzaamheden worden in overleg met de coördinator
vastgesteld. Bij de werkzaamheden behoort het bijwonen van de teambijeenkomsten.
3.
De vrijwilliger is verantwoordelijk voor de taken die hij/ zij op zich heeft genomen.
4.
De organisatie zal de vrijwilliger begeleiden door middel van teambijeenkomsten en
individuele gesprekken rond werkzaamheden, tenzij nadrukkelijk andere afspraken zijn
gemaakt.
5.
a.
b.
Het is de vrijwilliger niet toegestaan beloning in geld of natura van bezoekers aan te
nemen.
Voor zover van toepassing is het evenmin toegestaan om, zonder toestemming van
de organisatie, sleutels van het huis van een bezoeker te accepteren.
6.
In geval van verhindering en/ of vakantie laat de vrijwilliger de organisatie dat tijdig
weten.
7.
a.
8.
Eventuele schade bij derden veroorzaakt door de vrijwilliger waarvoor de organisatie
aansprakelijk wordt gesteld, zal door de organisatie worden verhaald op de vrijwilliger
indien sprake is van opzet of grove nalatigheid.
Voor de vrijwilligers zijn de volgende verzekeringen afgesloten:
i. W.A. verzekering
ii. Ongevallenverzekering
iii. Aanvullende verzekering
iv. De verzekeringen vermeld in 1,2 en 3 lopen via de gemeente Zutphen.
b.
De vrijwilliger wordt geacht zelf zorg te dragen voor minimaal een W.A.
verzekering.
c.
Indien de vrijwilliger in het bezit is van een auto dient hij/ zij ook in het bezit te
zijn van tenminste een W.A.verzekering voor de auto.
Vrijwilligersbeleid Kulturhus Warnsveld 2014
11
9.
Partijen geven één maand van tevoren aan dat zij de werkzaamheden wensen te beëindigen.
De organisatie draagt de verantwoordelijkheid voor de taakoverdracht bij vertrek van een
vrijwilliger.
10.
De vrijwilliger is bekend en gaat akkoord met het feit dat zijn naam, adres en
woonplaatsgegevens inclusief geboortedatum, door de organisatie in een database worden
geregistreerd.
11.
De vrijwilliger verplicht zich tot geheimhouding van alles wat hij/ zij van de bezoeker en zijn
gezins- en familieleden hoort, ziet of van hen weet.
12.
Door ondertekening van dit contract verklaren beide partijen akkoord te gaan met de in het
contract genoemde afspraken en de werkafspraken die hiervan een onafscheidelijk
onderdeel vormen.
13.
Een kopie van deze overeenkomst is overhandigd aan de vrijwilliger.
12
Plaats en datum:
Warnsveld,
Namens de organisatie (naam)
De vrijwilliger (naam)
(Handtekening)
(Handtekening)
Vrijwilligersbeleid Kulturhus Warnsveld 2014
Bijlage 5:
Procedure verzekeringen en aansprakelijkheid
Alle aanspraak op een verzekering loopt via het bestuur naar de gemeente, alwaar een collectieve
landelijke verzekering is afgesloten t.b.v. vrijwilligers bij Centraal Beheer Achmea
N.b. alle polisvoorwaarden liggen ter inzage bij de informatiebalie.
1) Bedrijfsaansprakelijkheid, avb bedrijf
Wat ?
Betreft schade toegebracht aan derden door vrijwilligers.
Wanneer ?
Vrijwillige medewerkers wanneer zij activiteiten verrichten ten behoeve van de verzekeringnemer,
indien en voor zover hun aansprakelijkheid niet elders is verzekerd.
Belangrijke uitsluitingen
1) Aansprakelijkheid voor schade aan eigendommen van verzekeringnemer (+ stichting
Kulturhus)
2) Aansprakelijkheid voor schade in verband met diefstal, verduistering, verlies,
vermissing of verwisseling van kledingstukken, sieraden, kleinoden, geld of
geldenswaardige papieren.
Verzekerd bedrag
Maximaal € 1.250.000 per gebeurtenis.
2)
Collectieve ongevallenverzekering
Wat ?
Een uitkering bij overlijden of algehele blijvende invaliditeit ten gevolge van een ongeval.
Wanneer ?
Indien ongeval plaats heeft gevonden tijdens uitoefening activiteit voor stichting Kulturhus.
Belangrijke uitsluitingen
1) Leeftijd : niet ouder dan 69 jaar (is inmiddels verhoogd! Vvz, 03/01/05)
2) Tijdstip : dekking alleen tijdens activiteiten voor de stichting.
Verzekerd bedrag
Bij blijvende invaliditeit : maximaal € 45.000,Bij overlijden : maximaal € 10.000,3)
Autoverzekering
Wat ?
1) Schadevergoeding bij no-claim of eigen risicoschade, er moet sprake zijn van geldelijk
verlies.
2) Plotselinge en onvoorziene schade aan of verlies van het motorrijtuig
3) Schade aan privé eigendommen ten gevolge van een ongeval
Wanneer ?
Voor alle soorten schade geldt dat het gaat om een subsidiaire dekking, dat wil zeggen dat altijd
eerst de eigen verzekering moet worden aangesproken; er moet altijd minimaal een WAverzekering voor motorrijtuigen door de vrijwilliger zijn afgesloten.
Er is alleen dekking als het gaat om het gebruik van een auto ten behoeve van én in opdracht van
stichting Kulturhus.
Vrijwilligersbeleid Kulturhus Warnsveld 2014
13
Verder geldt :
Bij no-claim en eigen risicoschade : maximaal € 200,- per gebeurtenis indien de vrijwilliger een
WA-verzekering heeft; maximaal € 250,- per gebeurtenis indien de vrijwilliger een WA/ beperkt
casco verzekering heeft; maximaal € 400,- per gebeurtenis indien de vrijwilliger een WA/ Cascoverzekering heeft.
Bij plotselinge schade aan of verlies van het motorrijtuig geldt het volgende : dit geldt alleen
als de schade is veroorzaakt door bijvoorbeeld botsen, omslaan, slippen, van de weg of te water
raken.
De maximale vergoeding bedraagt € 15.000,- per gebeurtenis.
Bij schade aan privé eigendommen geldt : het moet gaan om tot de privé-sfeer behorende
persoonlijke eigendommen, niet zijnde accessoires van de auto, rijwielen, levende dieren, geld en
waardepapieren, antiquiteiten, curiosa, verzamelingen onverschillig van welke aard, sieraden,
edelmetalen, edelstenen, kunstvoorwerpen e.d.
De vergoeding is maximaal € 2.500,- inclusief BTW.
Procedure schademelding
1a)
Alle vormen van schade, ontstaan door/ tijdens werkzaamheden voor de stichting, dienen
onverwijld bij de coördinator te worden gemeld.
1b)
Bij afwezigheid van de coördinator kan de schade worden gemeld bij de administratief
medewerker.
1c)
De coördinator overlegt met de penningmeester over de wijze van schadeafhandeling.
2)
De schade, evenals het ontstaan ervan, dient zoveel als mogelijk te worden ondersteund door
- getuigenverslagen
- schadeformulieren (of een copie daarvan)
- beschrijving ontstaan schade en omstandigheden
- alle documentatie welke redelijkerwijs noodzakelijk kan worden geacht om de schade te
kunnen beoordelen.
3)
In alle gevallen dient zo veel als mogelijk eerst de eigen verzekering te worden aangesproken. Het
op de hoogte stellen van de eigen verzekering dient door de vrijwilliger zelf te gebeuren.
4)
In alle gevallen is de schadehebber verplicht al het mogelijke te doen verdere schade te
voorkomen.
14
Vrijwilligersbeleid Kulturhus Warnsveld 2014
Bijlage 6:
Namens Stichting Kulturhus Warnsveld wordt aan medewerkers en vrijwilligers ter gelegenheid
van onderstaand omschreven gelegenheden een attentie aangeboden.
Primair verantwoordelijk voor de uitvoering van dit beleid is de coördinator van het Warnshuus.
In bijzondere omstandigheden vindt overleg plaats met de P&O functionaris van het
stichtingsbestuur.
Bij:
-
-
Ziekenhuisopname:
(excl.bezorgkosten)
Einde dienstverband / vrijwilligerswerk:
o Minder dan 5 jaar:
o Meer dan 5 jaar:
Jubileum (12,5 of 25 jaar) dienstverband / vrijwilligerswerk:
Huwelijk of jubileum (indien wij geïnformeerd zijn):
Geboorte (indien wij geïnformeerd zijn):
Eindejaarbijeenkomst
Verjaardag
€ 10,00
€ 10,€ 15,€ 15,€ 10,€ 10,Buffet
Kaart
Vrijwilligersbeleid Kulturhus Warnsveld 2014
15