Titel II Facultaire bestuursorganen

Huishoudelijk reglement Faculteit Letteren en Wijsbegeerte (LW)
Preambule: De bepalingen over functies en personen gelden zonder genderonderscheid.
Onderstaand huishoudelijk reglement LW verwijst naast elk artikel naar de nummering
van de artikelen zoals in het centraal reglement (CR) voorkomend.
Titel I
Inleidende bepalingen
Artikel 1
Vakgroepen (CR Artikel 03)
Vakgroep
History, Archaeology, Arts, Philosophy and Ethics
Linguistics and Literary Studies
Titel II




Acroniem
HARP
LIST
Facultaire bestuursorganen
Faculteitsraad (FR)
Faculteitsbestuur (FBE)
Faculteitsbureau (FBU)
De decaan en de vicedecaan
Afdeling 1
De Faculteitsraad (code = FR)
Artikel 2
Samenstelling (CR Artikel 05)
§1.
De Faculteitsraad is samengesteld uit de volgende stemgerechtigde leden:
a) de leden van het Faculteitsbureau;
b) per vakgroep twaalf leden van het zelfstandig academisch personeel1, in hoofdorde
verbonden aan de faculteit;
c) per vakgroep drie leden van het overig academisch personeel2, in hoofdorde verbonden
aan de faculteit;
d) per opleidingsraadcluster één student;
e) drie leden van het administratief en technisch personeel3, in hoofdorde verbonden aan
de faculteit.
De leden uit litterae b, c en e hebben elk een plaatsvervanger, in hoofdorde verbonden aan de
faculteit.
De leden uit littera d hebben elk een plaatsvervanger per opleidingsraadcluster.
§2.
Volgende leden zetelen met raadgevende stem:
a) de Administratief Secretaris;
b) de facultaire ZAP en OAP afgevaardigde in de universiteitsraad;
1
2
3
Voor de leesbaarheid van de tekst wordt hierna gesproken van het « ZAP ».
Voor de leesbaarheid van de tekst wordt hierna gesproken van het « OAP ».
Voor de leesbaarheid van de tekst wordt hierna gesproken van het « ATP ».
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
1 / 18
c) de facultaire Studietrajectbegeleider(s).
De leden uit littera b hebben elk een plaatsvervanger, in hoofdorde verbonden aan de faculteit.
§3.
De decaan kan specifieke deskundigen met raadgevende stem uitnodigen op de Faculteitsraad.
Aanduiding van stemgerechtigde leden
De leden van het Faculteitsbureau zetelen ambtshalve.
De leden uit §1 litterae b en c en hun plaatsvervangers worden gekozen door en onder de
vakgroepleden. Elke vakgroep bepaalt in haar reglement de wijze waarop deze leden en hun
plaatsvervangers aangeduid worden.
De leden uit §1 littera d en hun plaatsvervangers worden verkozen overeenkomstig het
participatiereglement.
De leden uit §1 littera e en hun plaatsvervangers worden in consensus verkozen door en onder hen.
Artikel 3
Exclusieve bevoegdheden (CR Artikel 06)
Onverminderd de exclusieve bevoegdheden die in het Centraal reglement betreffende de bestuurlijke
inrichting en de werking van de faculteiten van de Vrije Universiteit Brussel4 bepaald zijn, is ook de
goedkeuring van volgende reglementen, procedure en informatiebrochure een exclusieve
bevoegdheid van de Faculteitsraad:
a) De masterproefreglementen van de opleidingsraden;
b) De bachelorpaperreglementen van de opleidingsraden;
c) De stagereglementen van de opleidingsraden;
d) De procedure internationalisering;
e) De informatiebrochure voor studenten betreffende de uitwisseling van opleidingsonderdelen
in het kader van samenwerkingsovereenkomsten.
Artikel 4
Gedelegeerde bevoegdheden (CR Artikel 07)
De Faculteitsraad delegeert volgende bevoegdheden naar het Faculteitsbestuur:
a) Beslissingsbevoegdheid:
1. de afvaardiging van facultaire vertegenwoordigers in centrale organen;
2. de samenstelling van de examencommissies, inclusief de aanduiding van een voorzitter en
secretaris per examencommissie;
3. de samenstelling van de commissie voor de doctoraatsopvolging.
b) Voorstel- en adviesbevoegdheid:
1. de bewaking van de onderwijskwaliteit op basis van de actieplannen van de
opleidingsraden;
2. onderwijs- en opleidingsgerelateerde voorstellen, behoudens de inrichting van nieuwe
opleidingen of het stopzetten van bestaande opleidingen.
De Faculteitsraad subdelegeert volgende bevoegdheden naar het Faculteitsbureau:
c) Beslissingsbevoegdheid:
1. het opstellen van een organogram van de faculteit, inclusief het faculteitssecretariaat.
d) Voorstel- en adviesbevoegdheid:
1. de aanstelling van de facultaire ombudspersoon.
4
Voor de leesbaarheid van de tekst wordt hierna gesproken van het « Centraal facultair reglement ».
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
2 / 18
Geconsolideerd overzicht aan bevoegdheden van de Faculteitsraad
Bepalen van het algemeen beleid van de faculteit.
Toezicht houden op:
a) De door hem gedelegeerde bevoegdheden naar het Faculteitsbestuur en -bureau;
b) De aanwending van de centraal aan de faculteit toegekende financiële middelen.
Beslissen over:
a) De bekrachtiging van de verkiezingsuitslag en de proclamatie van de verkozen decaan;
b) De aanduiding van de vicedecaan op eensluidend voorstel van de decaan, in voorkomend
geval op voorstel van de decaan-elect;
c) De aanduiding van de academisch secretaris op eensluidend voorstel van de decaan, in
voorkomend geval op voorstel van de decaan-elect;
d) Het bepalen van het aantal opleidingsraden voor opleidingen of clusters van opleidingen;
e) De oprichting van facultaire adviesorganen andere dan vermeld in onderhavig reglement
(Titel III), in voorkomend geval het bepalen van de samenstelling en de bevoegdheden van
deze bijkomende adviesorganen;
f) De toelating voor een doctoraat in de interdisciplinaire studies;
g) De bekrachtiging van de keuze van de Doctoral School van de facultaire kandidaat
doctorandus;
h) De samenstelling van de begeleidingscommissies voor de facultaire doctorandi;
i) De aanstelling van de voorzitter onder de leden van de doctoraatsjury;
j) De aanstelling van de juryleden verbonden aan de VUB in het kader van een gezamenlijk
doctoraat.
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
3 / 18
Geconsolideerd overzicht aan bevoegdheden van de Faculteitsraad
Voorstellen en adviseren t.a.v. het bevoegde universitaire orgaan over:
a) De eerste aanstelling van het ZAP verbonden aan de faculteit.
Voorstellen t.a.v. het bevoegde universitaire orgaan over:
a) Het facultaire beleidsplan;
b) Het formuleren van een motie van wantrouwen ten aanzien van de zittende decaan,
desgevallend het formuleren van een voorstel tot ontslag van de decaan;
c) Het aanvullend facultair reglement in toepassing van het Centraal facultair reglement,
Titel V, artikel 35;
d) De facultaire aanvullingen op de centrale reglementen voor de organisatie en coördinatie
van het academisch onderwijs;
e) De samenstelling nominatim van de facultaire Evaluatie- en Bevorderingscommissie voor ZAP;
f) De bevordering van het ZAP in hoofdorde verbonden aan de faculteit, rekening houdend
met het advies van de facultaire EBC;
g) De oprichting, de benaming en de samenstelling van vakgroepen;
h) De inrichting van nieuwe opleidingen of het stopzetten van bestaande opleidingen.
Adviesbevoegdheid inzake:
a) De bevordering van het ZAP, niet in hoofdorde verbonden aan de faculteit.
Goedkeuren van:
a) Het huishoudelijk reglement van de faculteit;
b) De masterproefreglementen van de opleidingsraden;
c) De bachelorpaperreglementen van de opleidingsraden;
d) De stagereglementen van de opleidingsraden;
e) De procedure internationalisering;
f) De informatiebrochure voor studenten betreffende de uitwisseling van
opleidingsonderdelen in het kader van samenwerkingsovereenkomsten;
g) Het stellen en verdedigen van het doctoraatsproefschrift in een andere taal dan het
Nederlands of het Engels, na en op aanvraag van de doctorandus
h) Het plaatsvinden van de openbare verdediging van een doctoraatsproefschrift buiten de
lokalen van de VUB.
Residuaire bevoegdheid voor alle bevoegdheden die de faculteit zijn toegewezen bij het
Organiek Statuut of door de reglementen die zijn aangenomen in uitvoering van het
Organiek Statuut.
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
4 / 18
Artikel 5
Werking (CR Artikel 08)
Taken en verantwoordelijkheden van de decaan als voorzitter van de Faculteitsraad
De decaan deelt de jaarlijkse vergaderkalender op de eerste vergadering van het academiejaar mee
aan de leden van de faculteit. Bij hoogdringendheid en/of in uitzonderlijke omstandigheden kan de
decaan om beslissingen via elektronische weg laten nemen. Zij/hij rapporteert aan de leden bij de
eerstvolgende zitting.
Zijn de decaan en haar/zijn plaatsvervanger verhinderd, dan wordt een nieuw vergadermoment
belegd en zo snel mogelijk meegedeeld aan de leden.
Bijeenroeping van de vergaderingen
De Faculteitsraad vergadert minstens tweemaal per semester.
Uitnodiging tot vergadering
Behoudens dringende en onvoorziene omstandigheden, gebeurt de bijeenroeping vijf werkdagen voor
de vergadering. De uitnodiging vermeldt het uur en de plaats van de vergadering, alsook de agenda.
De uitnodiging, agenda en bijlagen worden elektronisch aan de leden van de Faculteitsraad en van het
ZAP bezorgd.
Samenstelling & wijziging van agenda
De decaan stelt de agenda op en beslist over het behandelen van laattijdige dossiers per Addendum.
Dossiers worden ten laatste acht werkdagen voor de datum van de vergadering aan de decaan
bezorgd.
Het indienen van een agendapunt gebeurt via [email protected].
Indien er dossierstukken bij het agendapunt horen dan wordt het punt enkel geagendeerd indien alle
definitieve stukken elektronisch overgemaakt worden via [email protected].
Beraadslaging
De opleidingsraadvoorzitter of haar/zijn plaatsvervanger lichten opleidingsgebonden agendapunten
toe.
De vakgroepvoorzitter of haar/zijn plaatsvervanger lichten vakgroepgebonden agendapunten toe.
De decaan leidt overige agendapunten in en/of licht ze toe.
De decaan leidt het aansluitend debat.
Besluitvorming (CR Artikel 29)
De besluitvorming kan pas plaatsvinden wanneer ten minste de helft van de stemgerechtigde leden
aan de vergadering deelneemt.
De beslissing wordt genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Voor de berekening van de
uitgebrachte stemmen, worden de onthoudingen, blanco of ongeldige stemmen geacht niet te zijn
uitgebracht.
Wanneer de besluitvorming gebeurt via elektronische weg, dan geldt dat in geval een stemgerechtigd
lid niet reageert binnen de gestelde termijn zij/hij geacht wordt kennis genomen te hebben van en
akkoord te gaan met het voorliggend voorstel van beslissing.
Wijze van stemmen
De geheime stemming gebeurt met behulp van een elektronisch stemsysteem. Is dit systeem niet
operationeel, dan gebeurt de geheime stemming met individuele stembriefjes.
Onmiddellijk na de stemming deelt de decaan het resultaat ervan mee aan de aanwezig zijnde leden.
Notulen
De academisch secretaris stelt de notulen – een schriftelijke besluitenlijst – op. Inleidende
toelichtingen, individuele tussenkomsten van de leden en beraadslagingen worden slechts
genotuleerd voor zover zij bijdragen aan de voorbereiding van de beslissing.
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
5 / 18
Rechten & plichten
Elk lid heeft het recht om deel te nemen aan de debatten.
Elk lid gaat het engagement aan om aanwezig te zijn op de vergaderingen, voldoende tijd vrij te maken
die voor een goede uitoefening van haar/zijn lidmaatschap vereist is en om zich voldoende op de
hoogte te houden van de werking en rol van de faculteit en de universiteit om de functie naar behoren
te kunnen uitvoeren.
Elk lid is ertoe gebonden het vertrouwelijk karakter van de besprekingen en dossierstukken te allen
tijde te bewaren zodat niet-gemachtigde personen van deze informatie geen kennis kunnen nemen.
Elk lid waarvoor een punt geagendeerd is dat het persoonlijk belang van een lid raakt, neemt uit eigen
initiatief niet deel aan de beraadslaging, besluitvorming en stemming ervan.
Elk lid met een bloed- of aanverwantschap tot en met de vierde graad met de persoon waarvoor een
punt geagendeerd is, neemt uit eigen initiatief niet deel aan de beraadslaging, besluitvorming en
stemming ervan.
Zijn de opleidingsraadvoorzitter of haar/zijn plaatsvervanger niet aanwezig om
opleidingsraadgerelateerde agendapunten toe te lichten dan wordt dat punt verdaagd naar een
volgende zitting.
Zijn de vakgroepraadvoorzitter of haar/zijn plaatsvervanger niet aanwezig om
vakgroepraadgerelateerde agendapunten toe te lichten dan wordt dat punt verdaagd naar een
volgende zitting.
Afdeling 2
Het Faculteitsbestuur (code = FBE)
Artikel 6
Samenstelling (CR Artikel 09)
§1.
Het Faculteitsbestuur is samengesteld uit de volgende stemgerechtigde leden:
a) de leden van het Faculteitsbureau;
b) de vakgroepvoorzitters;
c) de opleidingsraadvoorzitters;
d) één afgevaardigde van het OAP;
e) één afgevaardigde van de studenten;
f) één afgevaardigde van het ATP.
De leden uit litterae b tot en met d en uit littera f hebben elk een plaatsvervanger, in hoofdorde
verbonden aan de faculteit. Het lid uit littera e heeft een plaatsvervanger.
§2.
Volgende leden zetelen met raadgevende stem:
a) de Administratief Secretaris;
b) de facultaire ZAP en OAP afgevaardigde in de universiteitsraad;
c) de voorzitters van de facultaire onderzoeks- en doctoraatscommissie, de facultaire
onderwijscommissie, en de facultaire commissie international relations, en de facultaire
commissie marketing en communicatie;
d) de facultaire Studietrajectbegeleider(s).
De leden uit litterae b en c hebben elk een plaatsvervanger, in hoofdorde verbonden aan de faculteit.
§3.
De decaan kan specifieke deskundigen met raadgevende stem uitnodigen op het Faculteitsbestuur.
Aanduiding van stemgerechtigde leden
De leden van het Faculteitsbureau zetelen ambtshalve.
De leden uit §1 littera b en hun plaatsvervangers worden gekozen door en onder de vakgroepleden.
Elke vakgroep bepaalt in haar reglement de wijze waarop haar voorzitter en plaatsvervangend
voorzitter worden aangeduid.
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
6 / 18
De leden uit §1 littera c en hun plaatsvervangers worden gekozen door en onder de
opleidingsraadleden. Elke opleidingsraad bepaalt in zijn reglement de wijze waarop zijn voorzitter en
plaatsvervangend voorzitter worden aangeduid.
Het lid uit §1 littera e en haar/zijn plaatsvervanger wordt verkozen overeenkomstig het
participatiereglement.
Het lid uit §1 littera f en haar/zijn plaatsvervanger wordt in consensus verkozen door en onder hen.
Artikel 7
Bevoegdheden (CR Artikel 10)
Onverminderd de bevoegdheden die in het Centraal facultair reglement bepaald zijn, kan het
Faculteitsbestuur inzake volgende aangelegenheden voorstellen formuleren ten aanzien van het
bevoegde universitaire orgaan:
a) voor het ZAP verbonden aan de faculteit: de herleiding van de omvang van de aanstelling;
b) voor het OAP verbonden aan de faculteit: de herleiding van de omvang van de aanstelling;
c) voor het ATP verbonden aan de faculteit: de herleiding van de omvang van de aanstelling.
Artikel 8
Gedelegeerde bevoegdheden (CR Artikel 11)
Het Faculteitsbestuur delegeert volgende bevoegdheid naar het Faculteitsbureau:
a) Beslissingsbevoegdheid:
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
7 / 18
1.
De aanstelling voor het OAP verbonden aan de faculteit na vacature waarvoor slechts
één kandidaatstelling werd ontvangen.
Geconsolideerd overzicht aan bevoegdheden van het Faculteitsbestuur
Toezicht houden op:
a) De door hem gedelegeerde bevoegdheden naar het Faculteitsbureau;
b) Het deugdelijk functioneren van de facultaire adviesorganen, en van de vakgroep- en
opleidingsraden.
Beslissen over:
a) De samenstelling van de vakgroepraden;
b) De samenstelling van de opleidingsraden, inclusief hun voorzitter;
c) De afvaardiging van facultaire vertegenwoordigers in centrale organen;
d) De samenstelling van de examencommissies, inclusief de aanduiding van een voorzitter en
secretaris per examencommissie;
e) De samenstelling van de commissie voor de doctoraatsopvolging;
f) De samenstelling van de doctoraatsjury op voorstel van de promotor(en).
Voorstellen en adviseren t.a.v. het bevoegde universitaire orgaan over:
b) De vacatures, de opdracht, de periodieke evaluatie, de verdere aanstelling, de herleiding van
de omvang van de aanstelling, en het onvrijwillig ontslag voor het ZAP verbonden aan de
faculteit;
c) De vacatures, de aanstelling, de periodieke evaluatie, de herleiding van de omvang van de
aanstelling, en het onvrijwillig ontslag voor het OAP verbonden aan de faculteit, behoudens
de aanstelling na vacature waarvoor slechts één kandidaatstelling werd ontvangen;
d) De vacatures, de aanstelling, de bevordering, de herleiding van de omvang van de
aanstelling, en het gebeurlijk ontslag voor het ATP verbonden aan de faculteit;
e) De bewaking van de onderwijskwaliteit op basis van de actieplannen van de opleidingsraden;
f) Onderwijs- en opleidingsgerelateerde voorstellen, behoudens de inrichting van nieuwe
opleidingen of het stopzetten van bestaande opleidingen;
g) Samenwerkingsovereenkomsten met andere instellingen;
h) Het verlenen van de titel van Doctor Honoris Causa;
i) Het verlenen van de titel van facultaire Fellow.
Akte nemen van:
a) het vrijwillig ontslag van het ZAP en OAP verbonden aan de faculteit;
b) De pensionering van het ZAP verbonden aan de faculteit.
Artikel 9
Werking (CR Artikel 11)
Taken en verantwoordelijkheden van de decaan als voorzitter van de Faculteitsraad
De decaan deelt de jaarlijkse vergaderkalender op de eerste vergadering van het academiejaar mee
aan de leden van de faculteit. Bij hoogdringendheid en/of in uitzonderlijke omstandigheden kan de
decaan beslissen om beslissingen via elektronische weg te laten nemen. Zij/hij rapporteert aan de
leden bij de eerstvolgende zitting.
Zijn de decaan en haar/zijn plaatsvervanger verhinderd, dan wordt een nieuw vergadermoment
belegd en zo snel mogelijk meegedeeld aan de leden.
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
8 / 18
Uitnodiging tot vergadering
Behoudens dringende en onvoorziene omstandigheden, gebeurt de bijeenroeping vijf werkdagen voor
de vergadering. De uitnodiging vermeldt het uur en de plaats van de vergadering, alsook de agenda.
De uitnodiging, agenda en bijlagen worden elektronisch aan de leden bezorgd.
Samenstelling & wijziging van agenda
De decaan stelt de agenda op en beslist over het behandelen van laattijdige dossiers per Addendum.
Dossiers worden ten laatste acht werkdagen voor de datum van de vergadering aan de decaan
bezorgd.
Het indienen van een agendapunt gebeurt via [email protected].
Indien er dossierstukken bij het agendapunt horen dan wordt het punt enkel geagendeerd indien alle
definitieve stukken elektronisch overgemaakt worden via [email protected].
Beraadslaging
De opleidingsraadvoorzitter of haar/zijn plaatsvervanger lichten opleidingsgebonden agendapunten
toe.
De vakgroepvoorzitter of haar/zijn plaatsvervanger lichten vakgroepgebonden agendapunten toe.
De decaan leidt overige agendapunten in en/of licht ze toe.
De decaan leidt het aansluitend debat.
Besluitvorming (CR Artikel 29)
De besluitvorming kan pas plaatsvinden wanneer ten minste de helft van de stemgerechtigde leden
aan de vergadering deelneemt.
De beslissing wordt genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Voor de berekening van de
uitgebrachte stemmen, worden de onthoudingen, blanco of ongeldige stemmen geacht niet te zijn
uitgebracht.
Wanneer de besluitvorming gebeurt via elektronische weg, dan geldt dat in geval een stemgerechtigd
lid niet reageert binnen de gestelde termijn, zij/hij geacht wordt kennis genomen te hebben van en
akkoord te gaan met het voorliggend voorstel van beslissing.
Wijze van stemmen
Voorafgaand aan de behandeling ervan en op aanvraag van de betrokken opleidingsraadvoorzitter
kunnen agendapunten in consensus unaniem goedgekeurd worden.
De geheime stemming gebeurt met behulp van een elektronisch stemsysteem. Is dit systeem niet
operationeel, dan gebeurt de geheime stemming met individuele stembriefjes.
Onmiddellijk na de stemming deelt de decaan het resultaat ervan mee aan de aanwezig zijnde leden.
Notulen
De academisch secretaris stelt de notulen – een schriftelijke besluitenlijst – op. Inleidende
toelichtingen, individuele tussenkomsten van de leden en beraadslagingen worden slechts
genotuleerd voor zover zij bijdragen aan de voorbereiding van de beslissing.
Rechten & plichten
Elk lid heeft het recht om deel te nemen aan de debatten.
Elk lid gaat het engagement aan om aanwezig te zijn op de vergaderingen, voldoende tijd vrij te maken
die voor een goede uitoefening van haar/zijn lidmaatschap vereist is en om zich voldoende op de
hoogte te houden van de werking en rol van de faculteit en de universiteit om de functie naar behoren
te kunnen uitvoeren.
Elk lid is ertoe gebonden het vertrouwelijk karakter van de besprekingen en dossierstukken te allen
tijde te bewaren zodat niet-gemachtigde personen van deze informatie geen kennis kunnen nemen.
Elk lid waarvoor een punt geagendeerd is dat het persoonlijk belang van een lid raakt, neemt uit eigen
initiatief niet deel aan de beraadslaging, besluitvorming en stemming ervan.
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
9 / 18
Elk lid met een bloed- of aanverwantschap tot en met de vierde dergelijk met de persoon waarvoor
een dossier geagendeerd is, neemt uit eigen initiatief niet deel aan de beraadslaging, besluitvorming
en stemming ervan.
Zijn de opleidingsraadvoorzitter of haar/zijn plaatsvervanger niet aanwezig om
opleidingsraadgerelateerde agendapunten toe te lichten dan wordt dat punt verdaagd naar een
volgende zitting.
Zijn de vakgroepraadvoorzitter of haar/zijn plaatsvervanger niet aanwezig om
vakgroepraadgerelateerde agendapunten toe te lichten dan wordt dat punt verdaagd naar een
volgende zitting.
Afdeling 3
Het Faculteitsbureau (code = FBU)
Artikel 10
Samenstelling (CR Artikel 12)
§1.
Het Faculteitsbureau is samengesteld uit de volgende stemgerechtigde leden:
a) de decaan;
b) de vicedecaan;
c) de academisch secretaris.
§2.
De Administratief Secretaris zetelt met raadgevende stem.
§3.
De decaan kan specifieke deskundigen met raadgevende stem uitnodigen op het Faculteitsbureau.
Artikel 11
Bevoegdheden (CR Artikel 13)
Geconsolideerd overzicht aan bevoegdheden van het Faculteitsbureau
Toezicht houden op het functioneren van het faculteitssecretariaat.
Opmaken van:
a) Een voorstel van huishoudelijk reglement van de faculteit;
b) De agenda voor de Faculteitsraad en voor het Faculteitsbestuur;
c) Het opstellen van een organogram van de faculteit, inclusief het faculteitssecretariaat.
Beslissen over:
a) De aanduiding van de facultaire ombudspersoon en haar/zijn plaatsvervanger, van de
facultair Fellowship Coördinator, en van de ZAP en OAP afgevaardigden in de Onderwijsraad,
de Onderzoeksraad, de Raad voor Internationale Betrekkingen, de ICT-Raad, de Innovatie- en
Valorisatieraad, de Gebouwencommissie Etterbeek, de Commissie Middelen, het
Beheerscomité Bibliotheek, de Kunstadviescommissie, en diversie ad hoc
faculteitsoverschrijdende stuur- en werkgroepen en projecten;
b) De aanstelling voor het OAP verbonden aan de faculteit na vacature waarvoor slechts één
kandidaatstelling werd ontvangen;
a) De verdeling van de facultaire onderwijsmiddelen.
Artikel 12
Werking (CR Artikel 14)
Taken en verantwoordelijkheden van de decaan als voorzitter van het Faculteitsbureau
Bij hoogdringendheid en/of in uitzonderlijke omstandigheden kan de decaan beslissingen via
elektronische weg laten nemen.
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
10 / 18
Samenstelling & wijziging van agenda
De decaan stelt de agenda op en beslist over het behandelen van laattijdige dossiers per Addendum.
Dossiers worden ten laatste acht werkdagen voor de datum van de vergadering aan de decaan
bezorgd.
Het indienen van een agendapunt gebeurt via [email protected].
Indien er dossierstukken bij het agendapunt horen dan wordt het punt enkel geagendeerd indien alle
definitieve stukken ten laatste acht werkdagen voor de datum van de vergadering elektronisch
overgemaakt worden via [email protected].
Beraadslaging
De decaan leidt de agendapunten in en/of licht ze toe en leidt het aansluitend debat.
Besluitvorming (CR Artikel 29)
De besluitvorming kan pas plaatsvinden wanneer ten minste de helft van de stemgerechtigde leden
aan de vergadering deelneemt.
Wijze van stemmen
De beslissing wordt genomen bij consensus.
Notulen
De academisch secretaris stelt de notulen – een schriftelijke besluitenlijst – op. Inleidende
toelichtingen, individuele tussenkomsten van de leden en beraadslagingen worden slechts
genotuleerd voor zover zij bijdragen aan de voorbereiding van de beslissing.
Rechten & plichten
Elk lid heeft het recht om deel te nemen aan de debatten.
Elk lid gaat het engagement aan om aanwezig te zijn op de vergaderingen, voldoende tijd vrij te maken
die voor een goede uitoefening van haar/zijn lidmaatschap vereist is en om zich voldoende op de
hoogte te houden van de werking en rol van de faculteit en de universiteit om de functie naar behoren
te kunnen uitvoeren.
Elk lid is ertoe gebonden het vertrouwelijk karakter van de besprekingen en dossierstukken te allen
tijde te bewaren zodat niet-gemachtigde personen van deze informatie geen kennis kunnen nemen.
Elk lid waarvoor een punt geagendeerd is dat het persoonlijk belang van een lid raakt, neemt uit eigen
initiatief niet deel aan de beraadslaging, besluitvorming en stemming ervan.
Elk lid met een bloed- of aanverwantschap tot en met de vierde dergelijk met de persoon waarvoor
een dossier geagendeerd is, neemt uit eigen initiatief niet deel aan de beraadslaging, besluitvorming
en stemming ervan.
Afdeling 4
De decaan en de vicedecaan
Artikel 13
De decaan (CR Artikel 15)
De decaan is tevens verantwoordelijk voor het volgende:
a) het beheer van de financiële middelen van het decanaat als een goede huisvader,
b) de delegaties op decanale werkingsrekeningen5 waarvoor zij/hij budgethouder is.
Artikel 14
Gedelegeerde verantwoordelijkheden
De decaan delegeert de bevoegdheid van het ondertekenen van stageovereenkomsten naar de
respectieve titularis van het studiedeel met betrekking tot de stage. De titularis neemt daarbij de volle
5
Voor de leesbaarheid van de tekst wordt hierna gesproken van « PKC ».
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
11 / 18
verantwoordelijkheid op zich voor het tijdig ondertekenen van een (juridisch) correcte overeenkomst,
evenals voor de opvolging en afhandeling van de overeenkomsten en dit onder het toezicht van de
respectieve opleidingsraad. De titularis past alle relevante bepalingen uit het Onderwijs- en
Examenreglement toe en leeft ze na.
Artikel 15
De vicedecaan (CR Artikel 16)
De vicedecaan is tevens Voorzitter van één van de facultaire adviesorganen.
Artikel 16
Voordracht van kandidaten en verkiezingsmodaliteiten (CR Artikels 18, 32 en 33)
Na oproep tot kandidaatstelling wordt de decaan verkozen overeenkomstig artikels 70 en 71 van het
Organiek Statuut van de VUB tijdens het laatste academiejaar van de zittend decaan.
Organisatie (CR Artikel 32 §3)
De Administratief Secretaris en de ad hoc verkiezingscommissie organiseren de verkiezing voor het
mandaat van decaan en houden er toezicht op.
Alle communicaties en oproepen gebeuren per e-mail naar het VUB e-mailadres van de betrokkenen.
Stemgerechtigden
Stemgerechtigde leden van het ZAP zijn in dienst per 1 oktober van het academiejaar waarin de
verkiezing wordt georganiseerd. De verantwoordelijkheid voor het tijdig aanleveren van de correcte
en volledige personeelslijst van de leden van het ZAP ligt bij de Dienst Personeel. Vervangend
personeel kan niet aan de stemming deelnemen tenzij ze hun tijdelijk mandaat cumuleren met een
andere, actieve aanstelling.
De overige stemgerechtigden zijn de effectieve vertegenwoordigers van de overige facultaire
geledingen en de leden met waarnemende stem. De overige facultaire geledingen worden vastgelegd
in de eerste Faculteitsraad van het academiejaar waarin de verkiezing plaatsvindt. Een effectief overig
facultair lid kan enkel vervangen worden door haar/zijn plaatsvervangend lid bij wettige afwezigheid
(goedgekeurde ESBV, medische attest, bewijs van overlijden van een bloed- of aanverwant in de
eerste graad).
Procedure en indicatieve tijdslijn
Eerste trimester: De Faculteitsraad stelt een ad hoc verkiezingscommissie samen, conform de
bepalingen uit artikel 32 § 3 van het CR.
De oproep tot kandidaatstelling wordt gelanceerd onder de gewoon hoogleraren. Bij ontstentenis
ervan of wanneer alle gewoon hoogleraren wegens uitzonderlijke motieven afzien van hun
kandidaatstelling en dit schriftelijk en grondig gemotiveerd meedelen, gebeurt de oproep vervolgens
onder de hoogleraren. Indien geen kandidaatstelling ingewacht werd voor de aangegeven deadline,
overleggen de leden van de verkiezingscommissie en stelt de commissie een nieuwe
kandidaatstellingsronde in met een aangepaste tijdslijn.
Tweede trimester: de uitnodiging vertrekt dat de verkiezing plaatsvindt in een verkiezingszitting,
voorafgaand aan de Faculteitsraad uit het derde trimester.
Derde trimester: de verkiezingszitting vindt plaats. Ter zitting stelt de kandidaat of stellen de
kandidaten de leden van haar/zijn of hun Bureau voor en zijn een voorstelling en een vragenronde
voorzien.
Vierde trimester: buffer ingeval het resultaat van de stemming negatief is en de procedure van
trimester een, twee en drie herhaald dient te worden en/of ingeval de uitslag van de verkiezing van
een hoogleraar tot het mandaat van Decaan aan de Raad van Bestuur dient voorgelegd te worden.
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
12 / 18
Wijze van stemmen en bekrachtiging van uitslag
De geheime stemming gebeurt met behulp van een elektronisch stemsysteem. Is dit systeem niet
operationeel, dan gebeurt de geheime stemming, ter zitting, met individuele stembriefjes.
Enkel wie ter zitting aanwezig is, kan stemmen. Er worden zoveel stemopties voorzien als er
kandidaten zijn plus een stemoptie “niet akkoord”.
Onmiddellijk na de stemming deelt de Administratief Secretaris het resultaat ervan mee aan de
aanwezig zijnde leden en vraagt de decaan de aansluitende Faculteitsraad om het resultaat van de
stemming in Addendum vast te stellen en de mandaten van de leden van het Bureau te bekrachtigen.
Titel III
De andere facultaire organen
Afdeling 1 Algemeen
Artikel 17
Adviesorganen van de faculteit
De Faculteitsraad, het Faculteitsbestuur en het Faculteitsbureau worden geadviseerd door vakgroepen opleidingsraden. Deze laatste stemmen overeen met de vakgroepen volgens onderstaand schema:
opleidingsraad
FILO: cluster Bachelor en Masteropleiding Wijsbegeerte en
Moraalwetenschappen
HIST: cluster Bachelor en Masteropleiding Geschiedenis
OAHD: Master na master Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags
Documentbeheer (interuniversitaire opleiding6)
SKAR: cluster Bachelor en Masteropleiding Kunstwetenschapen en Archeologie
TALK: cluster Bachelor en Masteropleiding Taal- en Letterkunde; Master of Arts
in Linguistics and Literary Studies
TTKA: cluster Bachelor Toegepaste Taalkunde, Master in de Journalistiek, Master
Tolken en Master Vertalen
vakgroepraad
HARP
HARP
HARP
HARP
LIST
LIST
De Faculteitsraad, het Faculteitsbestuur en het Faculteitsbureau worden geadviseerd door:





6
De facultaire Evaluatie- en Bevorderingscommissie (code = EBC)
De facultaire onderwijscommissie (code = COW)
De facultaire onderzoeks- en doctoraatscommissie (code = COZ)
De facultaire commissie international relations (code = FACIR)
De facultaire commissie marketing en communicatie (code = CMC)
De samenstelling van de opleidingsraad wordt opgelegd door de interuniversitaire overeenkomst tussen
de VUB, UGent, KU Leuven, VU Brussel en U Antwerpen van 27 september 2005 (art 3).
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
13 / 18
Afdeling 2 De vakgroepraden
Artikel 18
Samenstelling en werking (CR Artikels 20 en 22)
Elke vakgroepraad bepaalt zelf zijn samenstelling en werking volgens de bepalingen in het Centraal
facultair reglement Titel III, Afdeling 2. De samenstelling en werkingsbepalingen zijn raadpleegbaar
door de leden van de vakgroepraad en door de leden van het Faculteitsbureau.
Bij de aanduiding van de leden wordt gewaakt over een billijke spreiding over de betrokken
opleidingsraden heen.
Artikel 19
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden (CR Artikel 21)
De voorzitter beheert de financiële middelen van de vakgroep als een goede huisvader. Zij/hij is
verantwoordelijk voor delegaties op de vakgroepgerelateerde PKCs waarvoor zij/hij budgethouder is.
Onder geen beding kunnen onkosten van vakgroepsleden verhaald worden op de decanale financiële
middelen of op de faculteit.
De vakgroepraad is op het niveau van de vakgroep bevoegd voor de verdeling naar opleidingsraden
van de, middels het facultair allocatiemodel, aan de vakgroep toegekende financiële middelen.
Afdeling 3
Artikel 20
De opleidingsraden
Samenstelling en werking (CR Artikels 23 en 25)
Elke opleidingsraad bepaalt zelf zijn samenstelling en werking volgens de bepalingen in het Centraal
facultair reglement Titel III, Afdeling 3; c.q. bepaalt zijn samenstelling volgens de modaliteiten van de
interuniversitaire overeenkomsten.
Artikel 21
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden (CR Artikel 24)
De voorzitter beheert de financiële middelen van de opleiding als een goede huisvader. Zij/hij is
verantwoordelijk voor delegaties op de opleidingsraadgerelateerde PKCs waarvoor zij/hij
budgethouder is. Onder geen beding kunnen onkosten van opleidingsraadleden verhaald worden op
de decanale financiële middelen, op de vakgroep of op de faculteit.
Afdeling 4
De facultaire Evaluatie- en Bevorderingscommissie
Artikel 22 Aanvullende bepalingen betreffende de facultaire evaluatie- en bevorderingscommissie
(EBC) (CR Artikel 26)
Onverminderd de bepalingen in het ZAP-reglement is de facultaire Evaluatie- en
Bevorderingscommissie (EBC) samengesteld uit de Decaan en één vertegenwoordiger per vakgroep.
Periodieke evaluaties conform het ZAP reglement, hoofdstuk III, Afdeling 1 worden beoordeeld volgens
de facultaire procedure zoals goedgekeurd door de Faculteitsraad.
Bevorderingsaanvragen van het ZAP worden beoordeeld volgens de facultaire procedure zoals
goedgekeurd door de Faculteitsraad.
Afdeling 5




Overige adviesorganen (CR Artikel 27)
De facultaire onderwijscommissie (code = COW)
De facultaire onderzoeks- en doctoraatscommissie (code = COZ)
De facultaire commissie international relations (code = FACIR)
de facultaire commissie marketing en communicatie (code = CMC)
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
14 / 18
Bij de aanduiding van de voorzitters wordt gewaakt over een billijke spreiding over vakgroepen heen.
Artikel 23
De facultaire onderwijscommissie (code = COW)
§1. Samenstelling
De COW is samengesteld uit de volgende stemgerechtigde leden die allen verbonden zijn aan de
faculteit:
a) de voorzitter die de facultaire ZAP-afgevaardigde is in de Onderwijsraad en die voor minstens
de helft van haar/zijn VUB aanstelling verbonden is aan de Faculteit;
b) de ondervoorzitter die de plaatsvervangend facultaire ZAP-afgevaardigde is in de
Onderwijsraad;
c) de voorzitters van de opleidingsraden;
d) de facultaire OAP-afgevaardigde in de OWR;
e) de coördinator van het faculteitssecretariaat.
De leden uit litera c hebben elk een plaatsvervanger, gekozen door en onder de leden van de
opleidingsraad.
Het lid uit litera d heeft een plaatsvervanger aangeduid door het Faculteitsbureau.
De leden uit literae a, b en d worden aangeduid door het Faculteitsbureau.
Volgende leden zetelen met raadgevende stem:
a) de studietrajectbegeleider(s) van de faculteit;
b) de stafmedewerker(s) externe kwaliteitszorg DOZ.
§2. Bevoegdheden
De COW geeft in het algemeen advies aan de Faculteitsraad, het Faculteitsbestuur en het
Faculteitsbureau betreffende facultaire onderwijsaangelegenheden zoals organisatie, curriculum,
examenreglement, onthaalactiviteiten voor (potentieel) nieuwe studenten, inrichting van
brugcursussen…
De COW:
a) bereidt de facultaire standpunten voor de Onderwijsraad, de Interfacultaire Werkgroep en
andere centrale organen voor;
b) bewerkstelligt het horizontaal overleg tussen de opleidingsraden;
c) behandelt de aandachtspunten aangebracht door de facultaire ombudspersoon en stelt, waar
mogelijk, een remediëringsplan of –traject voor;
d) bereidt wijzigingen voor aan het (facultair aanvullend) onderwijs- en examenreglement (OER);
e) bereidt wijzigingen voor aan de masterproefreglementen, de bachelorpaperreglementen en de
stagereglementen van de opleidingsraden;
f) bereidt wijzigingen voor aan de informatiebrochure voor studenten betreffende de uitwisseling
van opleidingsonderdelen in het kader van samenwerkingsovereenkomsten;
g) formuleert voorstellen die afstemming vragen over de opleidingen heen;
h) stimuleert uniformisering van procedures en documenten over de opleidingsraden heen;
i) neemt initiatieven in samenspraak met het studiebegeleidingscentrum (SBC);
j) buigt zich over elk ander onderwijsvraagstuk dat haar door de faculteit wordt voorgelegd.
§3. Werking
Van elke vergadering en van elektronische consultaties worden notulen opgesteld die raadpleegbaar
zijn door de leden van de COW en door de leden van het Faculteitsbureau.
Artikel 24
§1.
De facultaire onderzoeks- en doctoraatscommissie (code = COZ)
Samenstelling
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
15 / 18
De COZ is samengesteld uit de volgende stemgerechtigde leden die allen verbonden zijn aan de
faculteit:
a) de voorzitters van de vakgroepen LW;
b) de directeurs van de onderzoekscentra LW;
c) de coördinator van het faculteitssecretariaat;
d) de facultaire ZAP-afgevaardigden in de OZR;
e) één OAP-lid van de faculteit.
De leden uit literae a en b hebben elk een plaatsvervanger, gekozen uit de vakgroepen en de
respectievelijke onderzoekscentra.
De leden uit litera d hebben elk een plaatsvervanger, die overeenstemt met de plaatsvervanger in de
OZR.
Het lid uit litera e heeft een plaatsvervanger, door het OAP aan te duiden.
De voorzitter van de COZ is één van de facultair ZAP-afgevaardigden in de Onderzoeksraad en is voor
minstens de helft van haar/zijn VUB aanstelling verbonden aan de Faculteit.
§2. Bevoegdheden
De COZ geeft in het algemeen advies aan de Faculteitsraad, het Faculteitsbestuur en het
Faculteitsbureau betreffende alle aspecten van facultaire onderzoeksaangelegenheden.
De COZ:
a) buigt zich over onderzoeksvraagstukken die haar door de faculteit worden voorgelegd;
b) rapporteert aan de faculteit over de vergaderingen van de Onderzoeksraad;
c) bewerkstelligt het horizontaal overleg tussen de onderzoekscentra en vakgroepsraden en
formuleert voorstellen dienaangaande;
d) overlegt met de Doctoral School of Human Sciences voor alle activiteiten die doctorandi
aanbelangen;
e) bereidt facultaire aanvullingen voor bij het Centraal reglement voor de toekenning van de
academische graad van doctor;
f) stimuleert uniformisering van procedures en documenten over de vakgroepsgraden en
onderzoekscentra heen en ontwikkelt onderzoeksindicatoren;
g) stimuleert het geheel van het onderzoek in de faculteit door gepaste initiatieven te
ontwikkelen.
§3. Werking
Van elke vergadering en van elektronische consultaties worden notulen opgesteld die raadpleegbaar
zijn door de leden van de COZ en door de leden van het Faculteitsbureau. De notulant wordt op basis
van een beurtrol aangesteld.
Artikel 25 De facultaire commissie international relations (code = FACIR)
§1.
Samenstelling
De FACIR is samengesteld uit de volgende stemgerechtigde leden die allen verbonden zijn aan de
faculteit:
a) de voorzitter die één van de facultaire ZAP-afgevaardigden is in de Raad Internationaal Beleid en
die voor minstens de helft van haar/zijn VUB aanstelling verbonden is aan de Faculteit;
b) de ondervoorzitter;
c) een afgevaardigde per opleiding;
d) een lid van het OAP.
De leden uit litera c hebben elk een plaatsvervanger, gekozen uit de respectieve opleidingen.
Het lid uit litera d heeft een heeft een plaatsvervanger, door het OAP aan te duiden.
§2.
Bevoegdheden
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
16 / 18
De FACIR verschaft advies aan de Faculteitsraad, het Faculteitsbestuur en het Faculteitsbureau
betreffende:
a) facultaire internationale aangelegenheden zoals studenten en docentenmobiliteit;
b) internationale samenwerkingsverbanden;
c) projectaanvragen internationalisering;
d) KPI’s internationalisering;
e) internationale missies;
f) anderstalige opleidingen binnen de Faculteit;
g) de verwevenheid van internationale competenties in de curricula.
De FACIR:
a) bereidt de facultaire standpunten voor de RiB voor;
b) is vertegenwoordigd in de Interfacultaire Werkgroep Internationalisering @home;
c) bewerkstelligt het horizontaal overleg rond internationalisering tussen de opleidingen van de
Faculteit;
d) bereidt wijzigingen voor betreffende de facultaire procedures internationalisering;
e) bereidt wijzigingen voor aan de informatiebrochure voor studenten betreffende de inkomende
en uitgaande mobiliteit en anderstalige opleidingen;
f) formuleert voorstellen die afstemming vragen over de opleidingen heen;
g) stimuleert uniformering van procedures en documenten over de opleidingsraden heen;
h) bereidt aanvraagdossiers voor nieuwe Memoranda of Understanding (MoUs) en bilaterale
samenwerkingsakkoorden voor;
i) reikt parameters en mobiliteitscijfers aan voor de berekening van de KPIs.
§3.
Werking
Van elke vergadering en van elektronische consultaties worden notulen opgesteld die raadpleegbaar
zijn door de leden van de FACIR, de Faculteitsraad, het Faculteitsbestuur en het Faculteitsbureau.
Artikel 26
De facultaire commissie marketing en communicatie (code = CMC)
§1. Samenstelling
De CMC is samengesteld uit de volgende stemgerechtigde leden die allen verbonden zijn aan de
faculteit:
a) een voorzitter die voor minstens de helft van haar/zijn VUB aanstelling verbonden is aan de
Faculteit;
b) een vertegenwoordiger van elke LW vakgroep;
c) één OAP-lid van de faculteit;
d) de coördinator van het vakgroepensecretariaat, verantwoordelijk voor logistieke en praktische
voorbereidingen.
Het lid uit litera a heeft een plaatsvervanger, door de voorzitter aangeduid.
De leden uit litera b hebben elk een plaatsvervanger, aangeduid door de vakgroepvoorzitter.
Het lid uit litera c heeft een plaatsvervanger, door het OAP aan te duiden.
§2. Bevoegdheden
De CMC coördineert de PR initiatieven en activiteiten van de vakgroepen (infodagen, infobeurzen,
contact met alumniverenigingen, bezoek aan scholen, SID-in’s) en neemt initiatieven om de instroom
van nieuwe studenten te vergroten. Ook het voorbereiden en organiseren van de jaarlijkse diplomauitreiking behoort tot zijn bevoegdheden.
§3. Werking
De CMC komt een viertal keer per academiejaar samen. Van elke vergadering en van elektronische
consultaties worden notulen opgesteld die raadpleegbaar zijn door de leden van de CMC, de
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
17 / 18
Faculteitsraad, het Faculteitsbestuur en het Faculteitsbureau. De notulant wordt op basis van een
beurtrol aangesteld.
Titel IV Algemene werkings- en slotbepalingen
Artikel 27
Het huishoudelijk reglement van de faculteit (CR Artikel 28)
Het huishoudelijk reglement werd op voorstel van het Faculteitsbureau goedgekeurd door de
Faculteitsraad op 29 juni 2016.
Artikel 28
Beraadslaging, rechten en plichten van de leden van de facultaire organen en
commissies (CR Artikel 29)
De leden van een facultair orgaan of facultaire commissie hebben de morele plicht om aan de
beraadslaging deel te nemen.
De leden van een facultair orgaan of facultaire commissie worden verondersteld om in alle
omstandigheden steeds het hoger belang van de VUB, en de faculteit in haar totaliteit in aanmerking
te nemen.
Verontschuldigingen worden voor aanvang van de vergadering aan de voorzitter gemeld. Het lid dat
zich laat verontschuldigen heeft de morele plicht om haar/zijn plaatsvervanger tijdig in te lichten en
alle nodige stukken ter beschikking te stellen.
Een mandaat in een facultair orgaan of in een facultaire commissie wordt niet vergoed, noch
financieel, noch op andere wijze.
Artikel 29
Inwerkingtreding (CR Artikel 38)
Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 1 januari 2017.
Huishoudelijk reglement Faculteit LW
18 / 18