Wat moet ik als werkgever doen om te voldoen aan

Wat moet ik als werkgever doen om te voldoen aan de identificatieplicht?
Iedereen moet zich kunnen identificeren met een geldig identiteitsbewijs, ook op de werkplek. Als
werkgev er bent u verplicht de identiteit van uw werknemers te controleren. U controleert voor
aanvang v an het dienstverband het originele identiteitsbewijs en bewaart een kopie erv an in uw
administratie. Als het identiteitsbewijs van een werknemer v erloopt tijdens zijn dienstv erband,
hoeft u geen nieuwe kopie te maken.
Identificatieplicht werkgever
Voor u als werkgever bestaat de identificatieplicht uit 3 onderdelen:
Verificatieplicht
Dit betekent dat u het identiteitsbewijs van werknemers bij indiensttreding moet controleren op
echtheidskenmerken[http://w w w .rijksdienstvooridentiteitsgegevens.nl/Reisdocumenten/Echtheidskenmerken] en
geldigheid.
Bewaarplicht
Dit houdt in dat u zelf een kopie maakt van het identiteitsbewijs van alle werknemers die u in dienst neemt
en deze bewaart.
Zorgplicht
Dit betekent dat u uw werknemers bij controle in de gelegenheid moet stellen aan hun identificatieplicht te
voldoen. U moet uw werknemers erop wijzen dat zij ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich
moeten dragen. Dit geldt voor mensen die rechtstreeks bij u in dienst zijn, maar ook voor ingehuurde
arbeidskrachten.
Verificatieplicht geldig identiteitsbewijs
Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer bent u verplicht naar een geldig identiteitsbewijs te vragen. De
werknemer is verplicht het originele document te tonen. Dit kan bijvoorbeeld een paspoort zijn, een
identiteitskaart of vreemdelingendocument.
Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet u letten op:
de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor u staat?
kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten;
nationaliteit: is de nationaliteit vermeld? De identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers;
geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?
Op een rijbewijs en op een verklaring van de Belastingdienst met sofinummer /burgerservicenummer staat geen
nationaliteit vermeld. Daarom zijn dit geen geldige identiteitsbewijzen voor de verificatieplicht.
Bewaarplicht identiteitsbewijs
U moet een duidelijke kopie maken van het identiteitsbewijs, zodat duidelijk is om welk document het gaat. Ook
moetenhet documentnummer, de pasfoto en het burgerservicenummer (BSN) goed zichtbaar zijn. U bewaart
deze kopie in uw administratie zodat u bij eventuele controles, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW, de
gevraagde inlichtingen kunt geven. U bent verplicht de kopie te bewaren tot minstens 5 jaar na het einde van het
kalenderjaar waarin de werkzaamheden van de betreffende werknemer zijn beëindigd. Bijvoorbeeld: als de
dienstbetrekking op 1 juli 2011 is geëindigd, moet u de kopieën van het identiteitsbewijs in ieder geval bewaren
tot en met 31 december 2016.
Verlopen identiteitsbewijs v an werknemer
U heeft een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt toen deze geldig was. Als het identiteitsbewijs van een
werknemer tijdens zijn dienstverband verloopt, hoeft u deze niet te vervangen.
Identificatieplicht voor uitzendkrachten
Als u een uitzendkracht inhuurt via een uitzendbureau (ook iemand die niet de Nederlandse nationaliteit heeft),
moet u ook als inlenende werkgever zelf het originele identiteitsbewijs van de uitzendkracht controleren. U doet
dit voor het begin van de werkzaamheden. U hoeft geen kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie op te
slaan. Meer informatie leest u in het informatieblad Matiging keten­ en inlenersaansprakelijkheid bij toepassing
anoniementarief [http://w w w .belastingdienst.nl/w ps/w cm/connect/bldcontentnl/themaoverstijgend/brochures_en_publicaties/matiging_keten_en_inlener
saansprakelijkheid_bij_toepassing_anoniementarief]
van de Belastingdienst.