Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013

Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
Nota
waardering en afschrijving vaste activa
2013
Pagina 1
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
1. Inleiding
In artikel 6 van de Financiële verordening gemeente Gouda 2009 is onder andere bepaald dat het college op
verzoek van de raad en tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota waardering en afschrijving vaste
activa aanbiedt. In die nota wordt ingegaan op:
de waardering en afschrijving van materiële vaste activa met economisch nut;
geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling;
geactiveerde kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio.
De Regeling waardering en afschrijving vaste activa is voor het laatst door de gemeenteraad vastgesteld op
14 november 2007. De uitgangspunten, kaders en regels zijn geëvalueerd. De regeling is in 2012 ook besproken in
de gemeentelijke Taskforce Versterking Weerstandsvermogen. Dit heeft niet geleid tot adviezen en/of
aanbevelingen over aan te brengen wijzigingen in het waarderings- en afschrijvingsbeleid.
In algemene zin kan worden gesteld dat de uitgangspunten en bepalingen uit de Regeling waardering en
afschrijving vaste activa nog steeds goed toepasbaar zijn. De naam wordt echter gewijzigd: voortaan wordt
gesproken van “Nota” in plaats van “Regeling”. Dat komt de duidelijkheid ten goede.
De belangrijkste wijziging in de voorliggende Nota betreft de toevoeging van een bepaling over restwaarde in
hoofdstuk 4.5. De uitgangspunten over dit onderwerp waren niet eerder expliciet vastgelegd. Voor het overige is
de regeling uit 2007 op de volgende punten aangepast:
Verwijzingen naar wetten, verordeningen etc. zijn geactualiseerd. Als voorbeeld kan worden genoemd de
Financiële verordening gemeente Gouda (op grond van artikel 212 Gemeentewet) die in 2010 is
geactualiseerd.
Ter bevordering van de leesbaarheid zijn teksten herschreven zonder aantasting van de inhoud.
Hoofdstuk 1 (inleiding) is gesplitst in twee hoofdstukken (inleiding en algemeen); de regeling is verder
vernummerd.
In het nieuwe hoofdstuk 2 (algemeen) zijn bepalingen omtrent de inwerkingtreding opgenomen.
Hoofdstuk 3.5 (uit de oude regeling) over de naleving van de inkoopregels is verwijderd. De bepaling dat
de Goudse inkoopregels nageleefd dienen te worden, heeft geen toegevoegde waarde in de voorliggende
nota.
Bijlage 3 met de bestaande regelgeving is geactualiseerd. De meest in het oog springende toevoeging
betreft een opsomming van voor dit onderwerp geldende stellige uitspraken en aanbevelingen van de
landelijke commissie BBV (www.commissiebbv.nl).
Pagina 2
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
2. Algemeen
2.1 Wettelijke bepalingen
Artikel 212 van de Gemeentewet en diverse artikelen van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en
Gemeenten (BBV) bevatten voorschriften voor de waardering en afschrijving van activa. Op basis van deze
voorschriften is de financiële verordening gemeente Gouda 2009 vastgesteld. Daarmee wordt de basis gevormd
voor de voorliggende nota. Uitgangspunt daarbij is geweest om alleen die onderwerpen op te nemen waarvoor
een aanscherping of uitwerking van de wettelijke regelgeving gewenst of noodzakelijk was.
2.2 Doelstellingen
De Nota waardering en afschrijving vaste activa is primair bedoeld als kaderstellend instrument van de
gemeenteraad omtrent de wijze waarop het college en de ambtelijke organisatie dienen om te gaan met
investeringen en daarmee samenhangende afschrijvingen.
2.3 Inwerkingtreding
Deze nota is op 26 juni 2013 door de gemeenteraad vastgesteld en direct in werking getreden onder gelijktijdige
intrekking van de op 14 november 2007 door de raad vastgestelde Regeling waardering en afschrijving vaste
activa. De nieuwe nota en de wettelijke bepalingen zorgen ervoor dat de huidige werkwijze kan worden
gecontinueerd. Vaststelling van de nota lopende het begrotingsjaar kan derhalve probleemloos geschieden.
Eveneens in lijn met de oude regeling zullen voorstellen tot afwijking van de bepalingen in deze nota en overige
niet beschreven of onvoorziene situaties vooraf ter goedkeuring aan de raad worden voorgelegd.
2.4 Leeswijzer
Deze nota omvat de volgende elementen. In hoofdstuk 3 wordt het begrip investeringen uitgelegd. In hoofdstuk 4
zijn de aanvullende Goudse regels opgenomen. In hoofdstuk 5 worden de instrumenten die bij investeringen
worden gebruikt nader toegelicht. In hoofdstuk 6 wordt in het kort de relatie tussen de planning en control cyclus
en de omgang met investeringen aangegeven.
Pagina 3
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
3. Investeringen
Investeringen zijn uitgaven voor een (productie)middel, kapitaalgoed of gebruiksgoed waarvan het nut zich over
meerdere jaren uitstrekt. Op het moment dat een investering plaatsvindt (aanschaf c.q. bouw van een object),
worden de uitgaven gedaan. Deze uitgaven leiden echter niet direct tot lasten in de exploitatierekening.
Investeringen worden op de balans geactiveerd. Vervolgens worden jaarlijks kapitaallasten (afschrijving en
rentekosten) ten laste van de exploitatierekening gebracht. De geactiveerde investering op de balans wordt dan
met het bedrag van de afschrijving verminderd.
Voorbeeld:
Bij de aanschaf van een auto vindt de betaling in één keer plaats (dus bv. € 30.000). Stel dat de auto 10 jaar
meegaat. Dan bedragen de jaarlijkse lasten € 3.000 (€ 30.000 gedeeld door 10 jaar) plus de rentekosten. De auto
wordt elk jaar € 3.000 minder waard. Het eerste jaar staat de auto voor een bedrag van € 30.000 op de balans, in
jaar 2 voor een bedrag van € 27.000, in jaar 3 voor een bedrag van € 24.000 etc.
Bij een investering is in principe sprake van gebruiksgoederen (meerjarig economisch nut of meerjarig
maatschappelijk nut in de openbare ruimte). Een uitzondering op deze regel vormen de kleine gebruiksgoederen.
Deze kleine gebruiksgoederen worden niet geactiveerd. In bijlage 2 is een lijst opgenomen met onderwerpen die
als voorbeeld dienen.
Tegenhanger van investeringen zijn de zogenaamde verbruiksgoederen. Deze goederen worden direct verbruikt en
gaan niet meerdere jaren mee. Deze uitgaven worden direct als kosten ten laste van het jaar van aanschaf
gebracht.
Voorbeeld:
De benzine die voor de auto wordt getankt, betreft geen investering. De benzine wordt direct verbruikt en gaat niet
meerdere jaren mee. Dit betekent dat de aangeschafte benzine (stel € 50) direct als kosten ten laste van het
lopende jaar wordt gebracht.
Naast bovengenoemd verschil tussen investeringen en verbruiksgoederen is de handelswijze met betrekking tot
aan het eind van het jaar niet opgemaakte budgetten ook verschillend. Het investeringsbudget wordt verstrekt
voor een concrete investering. Indien het investeringsbudget in een jaar niet helemaal is uitgeput, kan het restant
van het investeringsbudget het jaar daarop nog beschikbaar zijn. Voor verbruiksgoederen wordt jaarlijks een
budget beschikbaar gesteld. Dit betekent dat een restant budget niet wordt overgeheveld naar het volgend jaar.
Het restant budget komt in dat geval ten gunste van het jaarresultaat.
Pagina 4
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
4. Aanvullende Goudse regels
De regelgeving met betrekking tot investeringen is verwoord in het BBV, de richtlijnen van de commissie BBV, in de
Goudse financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) en in de bestaande Goudse regels (zie bijlage 3). Op
enkele punten is een nadere aanwijzing noodzakelijk. In de voorliggende nota zijn deze aanvullende punten
uitgewerkt. Dat betreft allereerst het onderscheid tussen onderhoud en investeringen. Daarna wordt een nadere
aanwijzing met betrekking tot de omgang met investeringen met een maatschappelijk nut in het openbaar gebied
beschreven. Ten slotte wordt nader ingegaan op de waardering van de activa met betrekking tot de vervaardigingsprijs.
4.1 Onderhoud versus renovatie
Om het onderscheid tussen onderhoud en renovatie scherp af te bakenen hanteren we de volgende uitgangspunten:
Onderhoud
Onderhoud is het uitvoeren van preventieve of correctieve maatregelen om een object gedurende de levensduur
op een bepaald kwaliteitsniveau te houden of te brengen. De kosten van klein onderhoud, klachtenonderhoud,
achterstallig en groot onderhoud zijn conform een stellige uitspraak van de commissie BBV niet levensduurverlengend en mogen dus niet worden geactiveerd.
De uitgaven met betrekking tot onderhoud worden in enig jaar direct als kosten ten laste van dat jaar gebracht,
dan wel ten laste van een voorziening gebracht indien er sprake is van groot onderhoud. Voor de wijze van
omgaan met voorzieningen wordt verwezen naar de ‘Regeling reserves en voorzieningen’.
Renovatie
Bij renovatie is meestal sprake van functieaanpassingen, het verlengen van de levensduur of het vergroten van het
gebruiksnut, zodat na voltooiing een nieuwe situatie ontstaat. Deze uitgaven worden ongeacht de omvang altijd
tot de investeringen gerekend. Dit betekent dat de uitgaven (met uitzondering van de investeringen in de
openbare ruimte betreffende de aanleg van groen, zie paragraaf 4.2) worden geactiveerd en dat hier vervolgens
op wordt afgeschreven.
Voorbeelden:
Het vervangen van een VRI door een rotonde, de aanleg van een fietspad naast de weg, het vervangen van een
pomp door een pomp met een grotere capaciteit etc. Bij wegen geldt dat herbestrating altijd wordt gezien als
onderhoud, aangezien er feitelijk geen sprake is van een echt nieuwe situatie.
In de praktijk kunnen uitzonderingssituaties voorkomen waarin het niet volledig duidelijk is of bepaalde uitgaven
gezien moeten worden als onderhoudskosten of als investering. Het is in dit geval niet mogelijk om een eenduidige
regel te bedenken die in de praktijk nooit tot onduidelijkheid zal leiden. Om toch een handvat te hebben voor het
maken van dit onderscheid wordt de volgende regel gehanteerd: “Volledige vervanging van een actief wordt
gezien als investering en gedeeltelijke vervanging van een actief wordt gezien als onderhoud.”
Voorbeeld:
De volledige vervanging van een brug wordt gezien als investering en de vervanging van bepaalde onderdelen van
de brug als onderhoud.
Combinatie van werkzaamheden
Indien onderhoud en renovatie gecombineerd worden uitgevoerd, dient vooraf te worden bepaald welk deel als
onderhoud (de uitgaven worden direct als kosten geboekt) en welk deel als renovatie (de uitgaven worden
geactiveerd en vervolgens wordt erop afgeschreven) moet worden gezien. In het geval het onderscheid niet goed
te maken is, worden alle uitgaven ofwel geheel als onderhoud gezien (bij hoofdzakelijk onderhoudswerkzaamheden) ofwel geheel als investering (bij hoofdzakelijk investeringswerkzaamheden).
Pagina 5
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
4.2 Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut
Investeringen zijn uitgaven voor activa met een meerjarig nut. We onderscheiden:
a. investeringen met een economisch nut (conform BBV moeten deze investeringen worden geactiveerd) en
b. investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut (conform BBV mogen deze
investeringen worden geactiveerd).
Categorie b (investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut) kunnen als volgt worden
uitgesplitst:
1. aanleg (inrichting) van wegen;
2. aanleg van waterwegen;
3. aanleg van civiele kunstwerken;
4. aanleg van kunstwerken;
5. aanleg van groen.
De eerste vier soorten investeringen worden geactiveerd. Artikel 6 van de Goudse financiële verordening geeft de
mogelijkheid om dergelijke investeringen te activeren na raadsbesluit. Gezien het feit dat de gebruiksduur
meerdere jaren beslaat, is het te rechtvaardigen dat deze investeringen altijd worden geactiveerd. Deze generieke
maatregel gaat daarmee verder dan de bepaling in de financiële verordening. Voor de te hanteren afschrijvingsduur wordt verwezen naar bijlage 1.
De vijfde soort investering (aanleg van groen) wordt behandeld als investering indien sprake is van de aanleg van
een omvangrijk groengebied zoals bijvoorbeeld een park. Zie in dit verband ook bijlage 1 waarin de standaard
afschrijvingstermijnen zijn vermeld. Indien sprake is van de aanleg van kleinschalig groen geldt dat als onderhoud
en worden deze uitgaven derhalve niet geactiveerd.
4.3 Waardering
4.3.1 Waardering vaste activa
Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
Er is sprake van het waarderen tegen verkrijgingsprijs als het actief op één moment (bij het moment van aanschaf)
wordt verkregen. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten en is eenvoudig te bepalen
door de uitgaven die aan externe partijen zijn betaald en de uitgaven voor het verwerven van het actief bij elkaar
op te tellen.
Er is sprake van het waarderen tegen vervaardigingsprijs als het actief wordt vervaardigd/gebouwd. Het
vervaardigen/bouwen van het actief heeft een bepaalde doorlooptijd. Er is dus – in tegenstelling tot de situatie
waarbij gewaardeerd wordt tegen verkrijgingsprijs – geen sprake van één concreet moment waarop het actief
wordt aangeschaft. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen
en de overige kosten (zoals bijvoorbeeld de kosten van ingehuurde specialisten), welke rechtstreeks aan de
vervaardiging kunnen worden toegerekend. Onder de overige kosten valt o.a. de post ‘rente tijdens de bouw’.
rente tijdens de bouw
Indien en voor zover sprake is van vervaardiging wordt rente aan een actief toegerekend. Het hierbij te hanteren
rentepercentage is gelijk aan de rekenrente, welke wordt gehanteerd voor de berekening van de rentecomponent
van de kapitaallasten.
Bij de voorcalculatorische bepaling van de omvang van het toe te rekenen rentebedrag wordt aangenomen dat het
beschikbare investeringsbedrag gemiddeld over het jaar wordt uitgegeven, zodat op voorhand een half jaar rente
wordt toegerekend.
Op basis van het werkelijk in enig jaar uitgegeven investeringsbedrag wordt het rentebedrag nagecalculeerd,
uitgaande van een gemiddelde besteding in het afgelopen jaar. Indien en voor zover een in uitvoering zijnde
investering een boekwaarde per 1 januari heeft, zal over het bedrag van de boekwaarde een vol jaar rente worden
toegerekend.
Pagina 6
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
eigen organisatiekosten
Doordat de meeste eigen (interne) organisatiekosten zich via de kostenplaats afwikkelen op een algemene
(beleids)kostendrager en daarmee reeds dekking hebben, worden deze niet in de vervaardigingsprijs opgenomen,
tenzij bij de kredietaanvraag duidelijk is gemaakt dat aanvullende eigen kosten worden gemaakt en dat deze niet
op een andere wijze budgettair worden gedekt.
4.3.2 Kapitaallasten vaste activa
Op basis van de regels zoals beschreven in de vorige subparagraaf (4.3.1) wordt de ‘historische aanschafwaarde’
van de investering (activa) bepaald. Het eerste jaar nadat een investering gereed is en in gebruik wordt genomen,
worden de kapitaallasten (afschrijving en rentekosten) ten laste van de exploitatierekening gebracht. Voor het
bepalen van de afschrijvingskosten wordt de in bijlage 1 opgenomen tabel gebruikt. De waarde van de investering
zoals opgenomen in de balans wordt verminderd met het afschrijvingsbedrag. Voor het bepalen van de rentekosten wordt op basis van de boekwaarde die een investering op 1 januari heeft de rentekosten bepaald (er wordt
een vol jaar rente toegerekend).
4.4 Grensbedrag investeringen
Binnen de gemeente Gouda wordt een ondergrens gehanteerd voor het activeren van (kapitaal)uitgaven. Dit sluit
aan bij de aanbevelingen van de commissie BBV. De grens ligt bij € 25.000. Onder de € 25.000 worden de uitgaven
behandeld als exploitatiekosten.
4.5 Restwaarde
De commissie BBV heeft de aanbeveling gedaan om in de financiële verordening of de uitwerking daarvan de
uitgangspunten over de handelswijze betreffende de restwaarde aan te geven.
De restwaarde is de geschatte waarde van een activum aan het eind van de gebruikstermijn. Deze omvat de
verwachte opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de
verwachte te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van het activum.
De gemeente Gouda stelt de restwaarde van activa in principe op 0 (nul). Aangezien activa worden gebruikt en
gedurende de afschrijfperiode technisch en economisch slijten en verouderen, zal in de praktijk veelal naar een
boekwaarde 0 worden afgeschreven indien het voornemen bestaat om de activa tot het einde van de mogelijke
gebruiksduur te benutten. Dit uitgangspunt wordt eveneens gehanteerd vanwege de grote mate van onzekerheid
rond het bepalen van de verwachte restwaarde.
De bovenstaande kaders passen overigens binnen de opvattingen van de gemeentelijke Taskforce Versterking
Weerstandsvermogen. De eindrapportage van de taskforce is betrokken in de raadsbehandeling van het
e
zogenaamde 1 ijkmoment 2012. De taskforce vindt het legitiem om, afhankelijk van de staat van het onroerend
goed, een restwaarde toe te kennen aan courant onroerend goed, maar acht deze constructie risicovol en
adviseert daarom vanuit het voorzichtigheidsprincipe te blijven werken en in principe uit te gaan van een
restwaarde van 0.
Overigens heeft de gemeenteraad in 2012 ten aanzien van de bouw van de parkeergarage Spoorzone besloten uit
te gaan van een restwaarde van 25% vanwege het commercieel courante karakter van het pand.
Pagina 7
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
5. Instrumenten
5.1 Algemeen
In het Concerninvesteringsplan (CIP) worden de investeringen opgenomen die de gemeente de komende jaren
gaat uitvoeren. Dit betreft de geplande uitgaven.
1
Op de Staat van vaste activa staan de geactiveerde uitgaven. Het gaat dan om de daadwerkelijk gerealiseerde
uitgaven.
In dit hoofdstuk worden doel en werkwijze rondom het CIP en de Staat van vaste activa nader uitgewerkt.
5.2 Concerninvesteringsplan
5.2.1 Doel
Het doel van het Concerninvesteringsplan (CIP) is:
onderbouwing van een deel van de meerjarenbegroting (de kapitaallasten van de op het CIP opgenomen
investeringen zijn verwerkt in de meerjarenbegroting);
een besluitvormingsdocument voor de raad ten behoeve van de autorisatie van de investeringsaanvragen.
5.2.2 Rubricering
Ten behoeve van de besluitvorming worden de investeringen als volgt gerubriceerd:
nieuwe investeringen;
vervangingsinvesteringen;
zelfdekkende investeringen (leges/heffingen etc.).
5.2.3 Werkwijze
a.
Kaderstelling
Zoals aangegeven is het CIP de onderbouwing van de kapitaallasten die in de meerjarenbegroting zijn
2
opgenomen . De werkwijze met betrekking tot het CIP sluit dan ook aan bij de werkwijze die voor de rest van
de begroting wordt gehanteerd. In de voorjaarnota worden de kaders aangegeven (inhoudelijk en financieel)
voor de meerjarenbegroting. Daaruit komt naar voren hoeveel financiële ruimte er is (voor kapitaallasten of
andere budgetten) en aan welke onderwerpen deze ruimte besteed moet worden.
b.
Aanpassen van het CIP
Voorstellen voor aanpassing van het CIP (aanpassen van bestaande investeringen, opvoeren nieuwe
investeringen of verwijderen investeringen) worden afgewogen bij de behandeling van de programmabegroting of een begrotingswijziging. Deze worden daarbij samen met andere voorstellen voor aanpassing van
de begroting afgezet tegen de inhoudelijke en financiële kaders.
Voorstellen voor aanpassing van het CIP bevatten in ieder geval het verwachte beginjaar en eindjaar van de
investering en de hoogte van het krediet. Als één van deze onderdelen verandert, is in principe een
aanpassing van het CIP nodig.
Met de vaststelling van de begroting of begrotingswijziging wordt ook het aangepaste CIP vastgesteld als
onderbouwing bij de begroting. De kredieten uit de eerste jaarschijf van het aangepaste CIP zijn daarmee dan
door de raad geautoriseerd.
1
Zowel investeringen die gereed zijn als investeringen die nog niet geheel gereed zijn.
De begrote kapitaallasten omvatten ook de nog in het jaar voorafgaande aan het begrotingsjaar af te ronden kredieten. Doordat de feitelijke
bepaling van de kapitaallasten plaatsvindt op basis van de jaarrekening (eindbalans voorgaand jaar) zal er altijd een verschil zitten tussen de
begrote en werkelijke kapitaallasten. Dit verschil wordt na vaststelling van de jaarrekening gecorrigeerd door middel van een
begrotingswijziging.
2
Pagina 8
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
c.
Openen krediet
Van iedere investering wordt een apart investeringsvoorstel gemaakt die door de bevoegde autoriteit wordt
geautoriseerd (kredietopening). Daarbij is de werkwijze als volgt:
indien het gevraagde investeringsbedrag gelijk is aan hetgeen in het CIP is opgenomen:
3
o nieuwe investeringen: autorisatie door college
o vervangingsinvesteringen, waarvan de kapitaallasten op een kostenplaats van een afdeling
worden verantwoord: autorisatie door diensthoofd
o vervangingsinvesteringen, waarvan de kapitaallasten niet op een kostenplaats van een afdeling
worden verantwoord, maar direct op een product: autorisatie door directie
4
o zelfdekkende investeringen: autorisatie door college
indien het investeringsbedrag hoger is dan hetgeen in het CIP is opgenomen is er sprake van een
gewenste tussentijdse wijziging van het CIP. Daarvoor geldt hetgeen onder d) staat.
In het CIP is per investering opgenomen in welk jaar besluitvorming (autorisatie) heeft plaatsgevonden dan
wel kan plaatsvinden (voor nog niet geautoriseerde kredieten), dit is het zogenaamde CIP-jaar. Dit is in feite
het jaar waarop begonnen kan worden met de investering.
d.
Tussentijdse aanpassing CIP
Alle gewenste aanpassingen van het CIP worden afgewogen bij de eerstvolgende begrotingswijziging. Na de
besluitvorming over die begrotingswijziging kan worden gestart met de investering.
e.
Afsluiten krediet
Aan het eind van een jaar worden alle kredieten afgesloten, die volgens het CIP dat jaar als eindjaar hebben.
Stel bijvoorbeeld dat een investering loopt vanaf 2012 met als verwachte einddatum 2015. Deze investering
wordt op het concerninvesteringsplan dan vermeld met 2015 als eindjaar. Het bijbehorende krediet zal dan in
principe in 2015 worden afgesloten. Indien het krediet nog niet afgesloten kan worden dient een goede
toelichting te worden gegeven waarom is afgeweken van de planning. Indien op basis hiervan blijkt dat het
eindjaar aangepast moet worden, wordt dit als voorstel voor aanpassing van het CIP afgewogen in de
begrotingswijziging naar aanleiding van de jaarrekening. Vanzelfsprekend is het van belang dat de planning in
het CIP steeds actueel is. Ook voor dit aspect geldt dat aanpassingen in het CIP kunnen worden afgewogen bij
de eerstvolgende begrotingswijziging.
Indien bij afsluiting een over- of onderschrijding van het krediet heeft plaatsgevonden wordt hierover
verantwoording afgelegd. Bij een onderschrijding van het krediet vloeit het restant terug naar de algemene
middelen.
f.
Vervangingsinvesteringen
Vervangingsinvesteringen (na gehele afschrijving van de eerdere investering) worden geraamd in het CIP. Ook
hierbij wordt aangegeven in welk jaar gestart gaat worden met de vervanging. Dit is minimaal het jaar waarin
de laatste afschrijving van de eerdere investering plaatsvindt, maar kan ook later plaatsvinden.
Om de vervangingsinvesteringen zo goed mogelijk te ramen wordt jaarlijks voorafgaand aan de begroting een
overzicht gemaakt van de investeringen die in de eerstvolgende vier jaren de laatste afschrijving hebben. Op
basis daarvan kunnen dan voorstellen voor aanpassing van het CIP (opvoeren van vervangingsinvesteringen)
worden gedaan voor de begroting.
g.
3
4
Autorisatie grondexploitaties.
Investeringen in grondexploitaties kennen een eigen dynamiek en vallen qua besluitvorming buiten de
hiervoor genoemde werkwijze. Deze uitgaven worden opgenomen onder de post “voorraden” op de balans.
Daarmee worden ze niet tot de vaste activa gerekend en leiden niet tot kapitaallasten.
De autorisatie is op grond van de Regeling budgethouderschap gemandateerd aan de portefeuillehouder tenzij hierover anders is besloten.
De autorisatie is op grond van de Regeling budgethouderschap gemandateerd aan de portefeuillehouder tenzij hierover anders is besloten.
Pagina 9
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
5.3 Staat van vaste activa
5.3.1 Doel
Het doel van de Staat van vaste activa is:
het registreren van de vaste activa waarmee de balanspost kan worden gespecificeerd en inzicht ontstaat
in de actuele boekwaarde;
de basis voor de berekening van de kapitaallasten en de verdeling van deze kapitaallasten aan de kostendragers en/of kostenplaatsen.
5.3.2 Werkwijze
Bij de jaarrekening worden de gerealiseerde investeringsuitgaven overgebracht vanuit het CIP naar de Staat van
vaste activa. In de Staat van vaste activa wordt jaarlijks de nieuwe boekwaarde berekend. De nieuw berekende
boekwaarde is de basis voor de balansspecificatie en de berekening van de kapitaallasten van het volgend
begrotingsjaar (voor die investeringsprojecten die gereed zijn).
Doordat er sprake is van lineaire afschrijving zal de bijbehorende rentelast van het individuele actief steeds verder
afnemen. Daarmee zullen de kapitaallasten van dit actief eveneens van jaar tot jaar afnemen.
Pagina 10
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
6. Planning en Control cyclus
Zoals aangegeven bij de werkwijze met betrekking tot het CIP is het aanpassen en het vaststellen van het CIP
integraal onderdeel van de planning en control cyclus. Samenvattend:
De aanpassingen van het CIP en de daarmee samenhangende kapitaallasten worden hetzelfde behandeld als
aanpassingen van exploitatiebudgetten. De kapitaallasten lopen net als de exploitatiebudgetten mee in het
geactualiseerde meerjarenperspectief. Het CIP is een onderbouwing van de kapitaallasten.
In het CIP is per investering opgenomen in welk jaar besluitvorming (autorisatie van kredieten) heeft plaatsgevonden dan wel kan plaatsvinden (voor nog niet geautoriseerde kredieten), dit is het zogenaamde CIP-jaar. Dit is
in feite het jaar waarop begonnen kan worden met de investering. Tevens is per investering aangegeven in welk
jaar de investering gereed is. Dit jaar is van belang in verband met de toerekening van de kapitaallasten. Immers
het jaar na gereed komen van de investering worden kapitaallasten toegerekend. Op het moment dat een
investering later gereed is, betekent dit dat in de meerjarenbegroting een aanpassing moet plaatsvinden (de
kapitaallasten komen dan een jaar later in de exploitatiebegroting).Het is dus van belang om te zorgen dat de
investering op tijd gereed is en indien dit niet het geval is dit tijdig aan te geven zodat verwerking in de
begrotingswijziging kan plaatsvinden.
Pagina 11
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
Bijlage 1
standaard-afschrijvingstermijnen
behorende bij de richtlijn wijze van afschrijven
aantal jaren
automatisering (hardware en software)
inclusief de eenmalige kosten voor een gebruiksrecht van onbepaalde duur
5
begraafplaatsen
aanleg
overige voorzieningen
40
20
bruggen, viaducten, duikers, tunnels, enz.
nieuwbouw
overige voorzieningen
40
10
gebouwen
nieuwbouw
renovatie (nieuwe situatie)
overige voorzieningen
40
20
15
gronden
op gronden vindt geen afschrijving plaats
haven-, sluis en kadewerken
nieuwbouw
renovatie (nieuwe situatie)
40
20
installaties, machines
10
molens
25
onderwijs
1e inrichting OLP, meubilair en noodlokalen
15
openbare verlichting
20
(landschaps)park, aanleg
40
parkeren
aanleg terreinen
parkeermeters, automaten etc.
25
10
riolering
aanleg/vervanging riolering
mechanische installaties
elektrotechnische installaties
gemalen
40
15
10
25
speelterreinen
10
Pagina 12
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
sportterreinen
gronden
eerste aanleg
renovaties:
- complexen met kunstgrasvelden
- complexen met grasvelden
geen afschrijving
15
15
8
straten/pleinen/wegen
aanleg
renovatie (nieuwe situatie)
40
20
voertuigen
8
Pagina 13
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
Bijlage 2
Overzicht algemene benodigdheden/gebruiksgoederen
Ter verduidelijking van het onderscheid tussen gebruiksgoederen en verbruiksgoederen is hierna een overzicht
opgenomen van goederen die een langere gebruiksduur hebben maar niet tot investeringen worden gerekend. De
tot deze rubriek behorende goederen kunnen worden ingedeeld in algemene benodigdheden en specifieke
gebruiksgoederen.
a. Algemene benodigdheden
Kernwoorden zijn:
– bureau-, schrijf- en tekenbehoeften, materialen voor post- en archiefzaken, druk- en bindwerk, lichtdrukken en
fotokopieën geleverd door derden;
– boeken, staatsbladen, traktatenbladen en kamerstukken, periodieken, tijdschriften en kranten, losbladige
uitgaven, kaarten, statistieken, bloemen en planten, schilderijen en andere zaken ter verfraaiing van
dienstvertrekken.
b. Specifieke kleine gebruiksgoederen
Tot de specifieke gebruiksgoederen worden gerekend de goederen die aangewend worden voor de uitvoering van
specifieke taken. Hieronder vallen onder meer de navolgende voor meermalig gebruik bestemde goederen:
– kleine gereedschappen;
– dienst- en werkkleding, en uitrusting;
– servies- en glaswerk en andere gebruiksgoederen behorende tot de inventaris van kantines en laboratoria,
linnengoed en andere benodigdheden voor nachtverblijf, verplegingsartikelen, leermiddelen;
– boeken, mediadragers en kunstwerken voor uitleen, objecten voor verzamelingen van musea;
– noodvoorraden, brandkluis- en reddingsmiddelen;
– meubilair voor wegen, straten en pleinen, zoals: gemeente-, verkeers- en straatnaamborden, wegwijzers,
openbare publicatieborden;
– onderdelen, hulpstukken en andere benodigdheden voor vervoermiddelen, rollend en varend materieel,
installaties, machines, werktuigen, apparatuur, instrumenten, gereedschappen, zoals films, dia's, geluidsbanden en overige mediadragers voor audiovisuele apparatuur;
– de aankoop van geschenken, prijzen en medailles.
Pagina 14
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
Bijlage 3
Bestaande regelgeving
In deze bijlage is een overzicht opgenomen van de relevante bepalingen uit de Financiële verordening gemeente
Gouda 2009 en uit het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Tevens worden de
richtlijnen van de commissie BBV met betrekking tot dit onderwerp weergegeven. Ten slotte worden de bestaande
Goudse regels met invloed op investeringen vermeld.
1. Financiële verordening gemeente Gouda 2009
De financiële verordening is opgesteld op basis van artikel 212 van de Gemeentewet. Artikel 6 gaat over de
waardering en afschrijving van vaste activa en luidt als volgt:
1. Op verzoek van de raad, en tenminste eenmaal in de vier jaar, biedt het college een (bijgestelde) nota
waardering en afschrijving vaste activa aan. In deze nota wordt ingegaan op de waardering en afschrijving
van materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en
verantwoording provincies en gemeenten, geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een
bepaald actief alsmede geactiveerde kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en
disagio. De raad stelt deze nota vast binnen drie maanden nadat deze is aangeboden.
2. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting
en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van:
(inrichting) wegen, waterwegen, civiele kunstwerken, groen en kunstwerken.
3. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van
bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij
raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het
actief of een kortere, door de raad aan te geven tijdsduur.
2. Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV)
2.1 De wetsartikelen van het BBV
De volgende artikelen uit het BBV zijn van belang.
De uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting
Artikel 20
1. De uiteenzetting van de financiële positie bevat een raming voor het begrotingsjaar van de financiële
gevolgen van het bestaande en het nieuwe beleid dat in de programma’s is opgenomen.
2. Afzonderlijke aandacht wordt tenminste besteed aan:
a. de jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume;
b. de investeringen; onderscheiden in investeringen met een economisch nut en investeringen in de
openbare ruimte met een maatschappelijk nut;
c. de financiering;
d. de stand en het verloop van reserves;
e. de stand en het verloop van de voorzieningen.
Hoofdindeling van de balans
Artikel 33
Onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële, de materiële en de financiële vaste
activa.
Pagina 15
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
Artikel 34
In de balans worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
a. kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio;
b. kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief.
Artikel 35
1. In de balans worden onder materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen
a. Investeringen met een economisch nut;
b. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.
2. Van de materiële vaste activa wordt aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven.
Artikel 36
In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
a. kapitaalverstrekkingen aan:
1. deelnemingen;
2. gemeenschappelijke regelingen;
3. overige verbonden partijen;
b. leningen aan:
1. woningbouwcorporaties;
2. deelnemingen;
3. overige verbonden partijen;
c. overige langlopende leningen;
d. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;
e. bijdragen aan activa in eigendom van derden.
Toelichting op de balans
Artikel 51
In de toelichting op de balans wordt aangegeven volgens welke methoden de afschrijvingen worden berekend.
Ook wordt aangegeven welke investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden
geactiveerd, welke afschrijvingstermijn hiervoor wordt voorzien en welke reserves hiervoor naar verwachting
beschikbaar zullen zijn.
Artikel 52
1. In de toelichting op de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
a. gronden en terreinen;
b. woonruimten;
c. bedrijfsgebouwen;
d. grond-, weg- en waterbouwkundige werken;
e. vervoermiddelen;
f. machines,apparaten en installaties;
g. overige materiële vaste activa.
2. In de toelichting op de balans wordt het verloop van de activa, als bedoeld in het eerste lid, gedurende het
begrotingsjaar, in een sluitend overzicht weergegeven. Daaruit blijken, voor zover van toepassing:
a. de boekwaarde aan het begin van het begrotingsjaar;
b. de investeringen of desinvesteringen;
c. de afschrijvingen;
d. bijdragen van derden direct gerelateerd aan een actief;
e. afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen;
f. de boekwaarde aan het einde van het begrotingsjaar.
Pagina 16
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
Waarderen, activeren en afschrijven
Artikel 59
1. Alle investeringen met een economisch nut worden geactiveerd.
2. Investeringen hebben een economisch nut als ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan
het genereren van middelen.
3. In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde niet
geactiveerd.
4. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut kunnen worden geactiveerd.
Artikel 60
Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien:
a. het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;
b. de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;
c. het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren;
d. de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.
Artikel 61
Bijdragen aan activa van derden kunnen worden geactiveerd indien:
a. er sprake is van een investering door een derde;
b. de investering bijdraagt aan de publieke taak;
c. de derde zich heeft verplicht tot daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen;
d. de bijdrage kan worden teruggevorderd indien de derde in gebreke blijft of de onderscheidenlijke
gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.
Artikel 62
1. Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd.
2. In afwijking van het eerste lid mogen bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief op de
waardering daarvan in mindering worden gebracht.
3. In afwijking van het eerste lid mogen reserves in mindering worden gebracht op investeringen als bedoeld
in artikel 59 vierde lid.
Artikel 63
1. Activa worden gewaardeerd op basis van verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
2. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.
3. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de
overige kosten, welke rechtstreeks aan vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de
vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en rente
over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de
toelichting dat deze rente is geactiveerd.
4. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden
in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen de registratiewaarde.
5. Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de
toelichting op de balans opgenomen.
6. In afwijking van het eerste lid is de waardering tegen de actuele waarde toegestaan voor de activa van de
Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 Wet milieubeheer.
7. Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen
contante waarde zijn gewaardeerd.
8. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de nominale waarde van leningen en
vorderingen verrekend.
Pagina 17
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
Artikel 64
1. De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.
2. Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in
het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op
de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor
de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het
voorafgaande begrotingsjaar.
3. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is
afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur.
4. In afwijking van het eerste en het derde lid kan er op de activa, bedoeld in artikel 59,vierde lid, extra
worden afgeschreven.
5. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34
onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening.
6. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34
onder b, ten hoogste vijf jaar.
Artikel 65
1. Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het
resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.
2. Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is
dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
3. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van
buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.
Informatie voor derden
Artikel 74
1. Ieder kwartaal wordt de volgende informatie voor derden verstrekt:
a. de baten en lasten, kostenplaatsen en balansmutaties volgens de verdelingsmatrix, als bedoeld in
artikel 72, tweede lid;
b. de stand van zaken betreffende de volgende activa:
1. de financiële vaste activa, als bedoeld in artikel 36,onder a tot en met d;
2. de uitzettingen, als bedoeld in artikel 39;
3. de liquide middelen, als bedoeld in artikel 40;
4. de overlopende activa;
c. de stand van zaken betreffende de volgende passiva:
1. de vaste schulden, als bedoeld en onderverdeeld in artikel 46;
2. de netto-vlottende schulden, als bedoeld en onderverdeeld in artikel 48;
3. de overlopende passiva.
2. De informatie genoemd in het eerste lid wordt, ondertekend door gedeputeerde staten onderscheidenlijk
het college, binnen één maand na afloop van het kwartaal gezonden aan het CBS.
3. Het CBS toetst de informatie bedoeld in het eerste lid op plausibiliteit en stuurt de resultaten daarvan op
naar gedeputeerde staten onderscheidenlijk het college.
2.2 Stellige uitspraken en aanbevelingen van de commissie BBV
De afgelopen jaren heeft de commissie BBV richtlijnen opgesteld die de eenduidige uitvoering en toepassing van
het BBV door gemeenten en provincies moeten bevorderen. Binnen de richtlijnen zijn stellige uitspraken en
aanbevelingen te onderscheiden. Aan stellige uitspraken is extra gewicht toe te kennen en verwacht mag worden
dat van stellige uitspraken slechts zal worden afgeweken, indien daarvoor goede gronden zijn. De afwijkingen en
de gronden daarvoor moeten in de begroting en/of jaarstukken worden vermeld. Aanbevelingen kennen dat extra
gewicht niet maar dienen wel om steun en richting aan de praktijk te geven.
Binnen het kader van de voorliggende nota zijn de volgende stellige uitspraken en aanbevelingen relevant.
Stellige uitspraken:
1. Software (als afzonderlijk actief) valt onder de materiële vaste activa als bedoeld in artikel 35 lid 1a
(investeringen met een economisch nut).
Pagina 18
Nota waardering en afschrijving vaste activa 2013
2. De boekwinst die wordt gerealiseerd bij het afstoten van een kapitaalgoed moet als incidentele bate in de
jaarrekening worden verwerkt. Verrekening met de boekwaarde van een actief dat ter vervanging wordt
aangeschaft is niet toegestaan.
3. De kosten van (klein en groot) onderhoud zijn niet levensduurverlengend en mogen dus niet worden
geactiveerd.
Aanbevelingen:
1. De commissie doet de aanbeveling om in de financiële verordening (of een nadere uitwerking daarvan) op
grond van artikel 212 van de Gemeentewet op te nemen dat voor het activeren van investeringen aan ten
minste één van deze, of aan beide, criteria moet worden voldaan:
• Een minimumbedrag;
• Een minimale gebruiksduur.
2. Als de gemeente ervoor kiest om de componentenbenadering toe te passen, doet de commissie de
aanbeveling om dit alleen te doen bij investeringen met een economisch nut.
3. Indien voor de dekking van de kapitaallasten van een investering met een economisch nut een reserve is
opgebouwd, doet de commissie de aanbeveling om die bestemmingsreserve conform de (afschrijving)
parameters van het bijbehorend actief via resultaatbestemming periodiek vrij te laten vallen ter
(gedeeltelijke) dekking van de kapitaallasten.
4. De commissie BBV doet de aanbeveling om – als een gemeente een riooltarief hanteert – de gerealiseerde
resultaten riolering te muteren op een bestemmingsreserve ‘riolering’, het geeft inzicht in de mate waarin
de planning wordt gerealiseerd, en doet de aanbeveling de kaders ervoor vast te leggen in de verordening
ex artikel 212 van de Gemeentewet.
5. De commissie doet de aanbeveling om in de financiële verordening (of een nadere uitwerking daarvan) op
grond van art. 212 van de Gemeentewet op te nemen wanneer met het afschrijven van een nieuw
kapitaalgoed wordt begonnen. Mogelijke keuzes hierbij:
• Of in het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt en vanaf het moment dat het
door de gemeente in gebruik kan worden genomen,
• Of medio het begrotingsjaar waarin het gereed komt/verworven wordt,
• Of in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het gereed komt/verworven wordt.
6. De commissie doet de aanbeveling om in de financiële verordening op grond van artikel 212 van de
Gemeentewet (of een nadere uitwerking daarvan) de uitgangspunten over de handelswijze betreffende de
restwaarde aan te geven.
3 Bestaande Goudse regels met invloed op investeringen
Op 17 december 2001 heeft de gemeenteraad besloten tot een nieuwe rentesystematiek en een vereenvoudigde
methode om kapitaallasten te berekenen Ingaande 2002 is deze methodiek doorgevoerd. Daarnaast heeft de raad
op 20 oktober 2003 de regeling reserves en voorzieningen vastgesteld. Op basis van deze twee regelingen gelden
de volgende uitgangspunten:
1. Afschrijving van activa vindt alleen nog plaats op basis van de lineaire methode. In bijlage 1 bij deze nota is
een afschrijvingstabel opgenomen.
2. Rente waarmee het geïnvesteerd vermogen moet worden belast wordt jaarlijks voorcalculatorisch bepaald
voor de boekwaarde van de gehele activa. Dit wordt berekend aan de hand van de kapitaalmarktrente,
rekeninghoudend met de gemiddelde looptijd van de activa. Het voorcalculatorische percentage wordt
niet nagecalculeerd.
3. De rente en afschrijving op de nieuwe investeringen vinden pas plaats in het eerste jaar na de afronding
van de investering en de ingebruikname van het goed.
4. Reserves en voorzieningen worden niet meer ingezet ter dekking van de kapitaallasten van de
investeringen.
Pagina 19