Raadsvoorstel - Delft R.I.S.

Raadsvoorstel
Aan de gemeenteraad
Van
Datum
Pfh.
Steller
tel.nr.
e-mail
Programma
Registratie nr.
Stuk
:College van B&W
:30 augustus 2009
:R. Vuijk
:R. Seebregts
:2602902
:[email protected]
:Bestuur en organisatie
:1014055
:GR09-644 I
Onderwerp
:Optimalisatie gemeentelijke huisvesting
Gevraagde beslissing:
1.
2.
3.
4.
5.
Een krediet ter beschikking te stellen van € 2.036.700 voor de verbouwing en van €
446.000 voor het meubilair. De kapitaallasten hieruit voortvloeiend worden gedekt uit
regulier huisvestingsbudget incl. een deel van de huuropbrengsten van de
Barbarasteeg. Dit besluit impliceert tevens dat vrijval van het kapitaallastenbudget te
zijner tijd behouden blijft voor huisvesting kantoorlocaties en daarmee voor Het
Nieuwe Kantoor (HNK).
Daarbij in afwijking van de financiële verordening uit te gaan van afschrijving van de
verbouwingskosten in 6 jaar volgens de annuïteitenmethode.
In 2009 eenmalig € 245.000 te onttrekken aan de reserve gemeentelijke huisvesting
bij wijze van voorfinanciering. Dit wordt in 2010 gecompenseerd door storting.
De meeropbrengst van de verhuur van de Barbarasteeg, per saldo een totaalbedrag
van € 1.913.000, over een periode van 7 jaar (2009 t/m 2015), toe te voegen aan de
reserve gemeentelijke huisvesting om de onvoorziene uitgaven ten aanzien van Het
Nieuwe Kantoor af te dekken.
Daartoe de 46e begrotingswijziging van 2009 vast te stellen
Samenvatting
Naar verwachting zal eind 2015 Het Nieuwe Kantoor (HNK) opgeleverd worden. Op dat moment
zal de huisvesting van gemeenteambtenaren gecentraliseerd worden en zullen de huidige
locaties worden afgestoten. Vooruitlopend hierop worden medewerkers van de gemeentelijke
organisatie geconcentreerd op minder locaties. Een aantal locaties wordt afgestoten, de
bezettingsgraad van de overblijvende locaties gaat omhoog. Dat maakt het mogelijk om het
pand Barbarasteeg onder te verhuren aan de externe partijen in het Spoorzonetraject, en de
meeropbrengst van de huur in te zetten voor het project Het Nieuwe Kantoor. Een hogere
bezettingsgraad in de kantoren is alleen te realiseren met een ander huisvestingsconcept, het
activiteit gerelateerd werken. Om dit concept te kunnen realiseren is een verbouwing van enkele
locaties nodig, en aanschaf van meer instelbaar meubilair. Dat kan volledig bekostigd worden uit
de bestaande budgetten voor huisvesting en meubilair (inclusief de huuropbrengsten
Stuk GR09-644 I
pag. 2.
Barbarasteeg). Omdat BBV en financiële verordening voor dit type uitgaven verplichten tot
investeren en afschrijven, en het besluiten over investeringen een bevoegdheid van de raad is,
wordt hierbij aan de raad gevraagd om een (rendabel) krediet beschikbaar te stellen. Ook met
de reservering van de meeropbrengst van de onderverhuur Barbarasteeg dient de raad volgens
de BBV-voorschriften in te stemmen.
1.
Aanleiding
Zie samenvatting
2.
Bevoegdheid
Gemeenteraad , op grond van gemeentewet, BBV en financiële verordening
3.
Historie / relatie met eerdere besluiten/ proces
Zie samenvatting
4.
Wat willen we bereiken? (Beoogd effect)
Begrotingsrechtmatigheid, dekking van enkele onvoorziene uitgaven (klimaatinstallatie,
sprinkler) in het project HNK en flexibele en toereikende huisvesting van het gemeentelijk
apparaat tot de verhuizing naar Het Nieuwe Kantoor.
5.
Wat gaan we daarvoor doen? (Oplossingsrichtingen / kanttekeningen)
De begrotingsrechtmatigheid wordt afgedekt door het vaststellen van bijgaande
begrotingswijziging en het voorgestelde raadsbesluit.
De netto meeropbrengst van de onderverhuur van het pand Barbarasteeg wordt ingezet om
onvoorziene uitgaven in het project HNK te dekken, via de reserve gemeentelijke huisvesting.
Medewerkers van de gemeentelijke organisatie worden geconcentreerd op minder locaties. De
bezettingsgraad van de locaties gaat omhoog. In enkele hoofdlocaties zal worden verbouwd en
zal meubilair worden aangepast om een ander huisvestingsconcept mogelijk te maken
(voorwaarde voor een hogere bezettingsgraad). De panden Barbarasteeg 2, Westvest 41 en
Antonia Veerstraat 1 worden afgestoten als locaties voor huisvesting van het gemeentelijk
apparaat. Het pand Barbarasteeg 2 wordt tot medio 2015 onderverhuurd aan CCL, ProRail en
OBS.
6.
Wat mag het kosten? (Financiële paragraaf )
De investering in de verbouwing bedraagt € 2.037.000. Voorgesteld wordt om, in afwijking van
de financiële verordening, het krediet af te schrijven in 6 jaar en volgens de annuïteitenmethode.
Reden hiervoor is dat bij het in gebruik nemen van Het Nieuwe Kantoor in 2016 het
kapitaallastenbudget weer beschikbaar moet zijn om de lasten van Het Nieuwe Kantoor te
dekken. Bovendien is het niet wenselijk om dan nog kapitaallasten van niet meer in gebruik
zijnde gebouwen op de begroting te hebben. Gebruik van de annuïteitenmethode sluit aan bij de
rekenmethodes die bij Vastgoed gebruikelijk zijn en leidt tot een betere spreiding van de
Stuk GR09-644 I
pag. 3.
exploitatielasten. De kapitaallasten die voortvloeien uit deze investering, bedragen volgens de
annuïteitenmethode € 393.600 jaarlijks voor de duur van 6 jaar (2010 t/m 2015).
De investering in het meubilair bedraagt € 446.000 en wordt afgeschreven in 10 jaar zoals
gebruikelijk bij investering in meubilair. De kapitaallasten bestaan slechts uit afschrijvingslasten,
in deze € 44.600 per jaar.
Dekking voor de gehele investering kan gevonden worden binnen de bestaande
huisvestingsbudgetten, onder meer als gevolg van het afstoten van panden, en het bestaande
meubilairbudget, en in de te ontvangen huurbaten voor het pand aan de Barbarasteeg.
Over een periode van 7 jaar (2009 t/m 2015) levert de verhuur van de Barbarasteeg per saldo
een meeropbrengst van in totaal € 1.913.000 op.
Voorgesteld wordt om deze meeropbrengst te storten in de reserve gemeentelijke huisvesting,
om onvoorziene uitgaven aan klimaatinstallatie en sprinkler in het project Het Nieuwe Kantoor af
te dekken.
In 2009 is een éénmalige onttrekking van € 245.000 uit de reserve Gemeentelijke Huisvesting
nodig bij wijze van voorfinanciering om eenmalige kosten te kunnen dekken in 2009. De
onttrekking wordt gecompenseerd door storting in 2010.
7.
nvt
Communicatie
8.
Verdere procedure
Begrotingswijziging in tweevoud, tezamen met het raadsvoorstel en raadsbesluit zenden aan de
provincie.
Bijlagen:
De 46e begrotingswijziging
Hoogachtend,
Het college van burgemeester en wethouders van Delft,
mr. drs. G.A.A. Verkerk
,burgemeester.
mr. drs. H.G.L.M. Camps
,secretaris.
Raadsbesluit
Datum
Registratie nr.
Stuk
: 26 november 2009
: 1014055
: GR09-644 II
Onderwerp
: Optimalisatie gemeentelijke huisvesting
De raad van de gemeente Delft;
Gelezen het voorstel van het college van 30 augustus 2009.
BESLUIT:
1. Een krediet ter beschikking te stellen van € 2.036.700 voor de verbouwing en van €
446.000 voor het meubilair. De kapitaallasten hieruit voortvloeiend worden gedekt uit
regulier huisvestingsbudget incl. een deel van de huuropbrengsten van de Barbarasteeg.
Dit besluit impliceert tevens dat vrijval van het kapitaallastenbudget te zijner tijd
behouden blijft voor huisvesting kantoorlocaties en daarmee voor Het Nieuwe Kantoor
(HNK).
2. Daarbij in afwijking van de financiële verordening uit te gaan van afschrijving van de
verbouwingskosten in 6 jaar volgens de annuïteitenmethode.
3. In 2009 eenmalig € 245.000 te onttrekken aan de reserve gemeentelijke huisvesting bij
wijze van voorfinanciering. Dit wordt in 2010 gecompenseerd door storting.
4. De meeropbrengst van de verhuur van de Barbarasteeg, per saldo een totaalbedrag van
€ 1.913.000, over een periode van 7 jaar (2009 t/m 2015), toe te voegen aan de reserve
gemeentelijke huisvesting om de onvoorziene uitgaven ten aanzien van Het Nieuwe
Kantoor af te dekken.
5. Daartoe de 46e begrotingswijziging van 2009 vast te stellen
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 november 2009.
,burgemeester.
,griffier.