Handreiking Mexicaanse griep 300709

Handreiking voor instellingen in de
gehandicaptenzorg ter voorbereiding op een
grieppandemie
Versie 30 juli 2009
1. Inleiding
Wat is een grieppandemie?
Bij een grieppandemie krijgen veel mensen over de hele wereld dezelfde ernstige griep.
Een grieppandemie verspreidt zich snel. Hoe komt dit?
Gewone griep ontstaat door een bekend virus. Veel mensen hebben al weerstand tegen
zo’n virus. Daardoor worden minder mensen ziek en verspreidt het virus zich minder
snel. Bij de gewone griep is er ook genoeg tijd om een griepprik te maken die mensen
tegen dit virus beschermt.
Een grieppandemie ontstaat door en nieuw griepvirus in dit geval de Nieuwe Influenza
A (H1N1), ook bekend als Mexicaanse griep. Omdat het een nieuw virus is, heeft
niemand weerstand kunnen opbouwen. Hierdoor worden meer mensen ernstiger ziek en
overlijden ook meer mensen dan tijdens een gewone griep.
De verwachting is, dat vanaf begin oktober 2009 (de start van 'griepseizoen') het aantal
besmettingen met dit griepvirus in Nederland fors zal oplopen.
Grote gevolgen
Een grieppandemie heeft grote gevolgen voor de samenleving en raakt iedere organisatie
in het hart. Men schat dat op het hoogtepunt van de pandemie 30 tot 50% van de
werknemers in de zorg niet op het werk verschijnt vanwege ziekte, zorg voor naasten of
uit voorzorg. Zorgorganisaties zullen daardoor een langere periode te kampen hebben
met een aanzienlijke onderbezetting. Het is uiteraard van belang dat u zich hierop goed
voorbereid.
Hoe voor te bereiden?
Wij adviseren u een bedrijfscontinuïteitsplan op te stellen gericht op de grieppandemie.
Daarvoor kunt u gebruik maken van de ‘handleiding bedrijfscontinuïteit bij
grieppandemie’, inclusief een checklist (zie www.minvws.nl/grieppandemie). Hieronder
volgt een verkorte en meer op de gehandicaptenzorg gerichte versie van het stappenplan
uit deze handleiding.
In opdracht van minister Klink doet de Inspectie voor de Gezondheidszorg in augustus
2009 onderzoek naar de continuïteitsvoorbereiding van de zorginstellingen. De
vragenlijst die u in dit kader ontvangt / ontvangen heeft, kunt u tevens betrekken bij het
opstellen van uw bedrijfscontinuïteitsplan.
VGN (juli 2009)
2
2. Het bedrijfscontinuïteitsplan
Tijdens een grieppandemie kan de continuïteit van zowel de zorg aan cliënten als andere
bedrijfsprocessen onder druk komen te staan door een hoge uitval van personeel. Het is
van groot belang dat zorgorganisaties hierop goed zijn voorbereid. Wij adviseren u
daarom dringend een continuïteitsplan voor uw organisatie op te stellen. Dit plan bevat
een beschrijving van uw prioriteiten (vitale processen) en een analyse van de
kwetsbaarheden en knelpunten van de organisatie bij een aanzienlijke uitval van
personeel. U kunt daarbij uitgaan van één scenario, bijvoorbeeld voor een absentie van
30% of van meerdere scenario's. Wij raden u aan tevens in kaart te brengen voor welke
zaken uw organisatie afhankelijk is van derden en welke gevolgen het heeft als andere
organisaties door de grieppandemie in gebreke blijven.
Onderstaande zes stappen helpen u bij uw voorbereiding.
Stap 1. Opstarten van het voorbereidingsproces
1. Wijs een persoon in uw instelling aan die verantwoordelijk is voor de voorbereiding op
een grieppandemie en die verantwoordelijk is voor de voorbereiding van een
continuïteitsplan: (een plan met) preventieve en reactieve maatregelen. Zorg ook
voor een of meer vervangers van deze persoon.
2. Zoek informatie over de grieppandemie op via officiële, geactualiseerde en
betrouwbare informatiekanalen (bijvoorbeeld www.minvws.nl/grieppandemie of
www.rivm.nl). Zorg dat u steeds over de actuele informatie beschikt.
3. Zorg dat u op de hoogte bent van maatregelen in uw regio. U kunt hiervoor terecht
bij de Gemeentelijke Geneeskundige Dienst (GGD) (www.ggd.nl) en de
Geneeskundige Hulp bij Ongelukken en Rampen (GHOR) in uw regio (www.ghor.nl).
Stap 2. Maatregelen om uw personeel te beschermen tegen het griepvirus
1. Inventariseer welk personeel tijdens het werk verhoogd risico op besmetting loopt.
2. Ga na wat u kunt doen om ervoor te zorgen dat het personeel tijdens het werk zo min
mogelijk wordt blootgesteld aan een griepvirus.
3. Communiceer met medewerkers over het belang van persoonlijke hygiëne. Tips
hierover vindt u onder andere op de website www.postbus51.nl.
4. Adviseer medewerkers zo min mogelijk contact te hebben met mensen die griep
hebben.
5. Leg vast welke procedure gevolgd wordt ten aanzien van besmette medewerkers.
6. Leg vast welke procedure gevolgd wordt ten aanzien van besmette cliënten.
7. Koop voor minimaal acht weken hygiënische hulpmiddelen in en ontwikkel een plan
voor het gebruik hiervan in geval van een grieppandemie.
8. Zorg er voor dat gebouwen en werkplekken bij de uitbraak van een grieppandemie
voldoende schoongemaakt worden.
Stap 3. Prioritering van werkzaamheden
1. Tijdens een grieppandemie kunnen niet alle activiteiten doorgaan. Er zijn keuzes
nodig over de inzet van mensen. Inventariseer welke activiteiten essentieel zijn voor
de zorgverlening en ondersteuning van cliënten en voor het blijven functioneren van
uw organisatie tijdens een grieppandemie. Kijk bijvoorbeeld naar zorggerelateerde
en niet-zorggerelateerde activiteiten. Denk daarbij aan medicijnvoorziening,
voedselvoorziening, schoonmaak, beveiliging, ICT, technische dienst, financiën,
communicatie. Maak onderscheid in:
activiteiten die niet mogen worden onderbroken;
activiteiten die twee weken mogen worden onderbroken;
VGN (juli 2009)
3
activiteiten die gedurende negen tot twaalf weken (de duur van een griepgolf)
mogen worden onderbroken.
Beschrijf welke zorg, ondersteuning en toezicht uw cliënten echt nodig hebben
tijdens een grieppandemie. Geef zo mogelijk een prioritering aan. Besteed daarbij
tevens aandacht aan het risico dat ook veel cliënten ziek worden.
Breng in kaart welke mensen en middelen u voor de beschreven activiteiten nodig
hebt.
Beschrijf de maatregelen die u treft om de minimaal noodzakelijke personele inzet te
borgen. Kijk daarbij bijvoorbeeld naar interne en externe oplossingsmogelijkheden. U
kunt daarbij denken aan vervangend personeel, uitbreiding uren, medewerkers op
andere taken, groepen of locaties inzetten, een groter beroep doen op vrijwilligers,
samenwerking met andere zorgorganisaties enz. Zorg er voor dat u deze
maatregelen tijdig treft.
Zorg dat medewerkers die vanwege de griep tijdelijk worden ingezet op andere,
essentiële, activiteiten en taken beschikken over goede werkinstructies.
Breng in kaart welke functies en/of medewerkers aanvullende coördinerende taken
krijgen.
Ontwikkel een procedure waarmee u een actueel inzicht verkrijgt in de beschikbare
capaciteit binnen de instelling. Zo kan het beschikbare personeel daar worden
ingezet waar deze het hardste nodig is. Eventueel kan deze procedure worden
uitgebreid naar de beschikbare capaciteit van collega instellingen.
Ontwikkel tevens een procedure die u een actueel inzicht geeft in het aantal
besmette cliënten.
-
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Stap 4. Vaststellen kwetsbaarheden en knelpunten
Om prioriteiten te stellen, is het nodig dat u weet waar uw kwetsbaarheden en
knelpunten liggen.
1. Inventariseer welke activiteiten uw organisatie bij een grieppandemie met een
personeelsuitval van 30% kan voortzetten.
2. Inventariseer wat uw kwetsbaarheden en knelpunten zijn. Denk daarbij aan:
a. aansturing;
b. specialisten, sleutelfiguren en eenmansfuncties;
c. automatisering;
d. beveiliging;
e. bereikbaarheid;
f. voeding / catering;
g. verschoning linnengoed;
h. ziek- en betermeldingen;
i. uitbestede taken.
3. Ga bij uw leveranciers na of zij de producten en diensten die u echt nodig hebt,
kunnen blijven leveren tijdens een grieppandemie. Denk bijvoorbeeld aan
voedingsmiddelen, medicijnen en hulpmiddelen.
4. Inventariseer de knelpunten bij crisistaken.
5. Controleer uw calamiteiten-/rampenplannen en ziekteverzuimbeleid op bestendigheid
tegen een grieppandemie.
Stap 5. Inzicht in financiële consequenties
Inventariseer uw financiële risico’s in geval van een grieppandemie. Mogelijk kunt u een
beroep doen op een of meer verzekeringen die u hebt afgesloten, bijvoorbeeld voor de
loondoorbetaling bij ziekte.
Op landelijk niveau heeft dit onderwerp vanzelfsprekend de volle aandacht van de VGN.
VGN (juli 2009)
4
Stap 6. Geven van voorlichting en communicatie
Medewerkers en cliënten zullen vragen hebben over de grieppandemie en maatregelen
die getroffen zijn door de organisatie. Het is verstandig om vooraf te bedenken welke
functionarissen worden betrokken bij de (voorbereiding op) voorlichting en
communicatie. En verder:
1. betrek medewerkers bij de ontwikkeling van richtlijnen en maatregelen;
2. informeer medewerkers, ondernemingsraad en cliënten(raad) over maatregelen die u
neemt;
3. zorg dat voor het personeel op een centrale plaats informatie beschikbaar is over de
maatregelen die uw organisatie in geval van een grieppandemie neemt;
4. informeer medewerkers en eventueel ook cliënten over maatregelen die zij zelf
kunnen nemen en over preventief gedrag;
5. voor zover het zinvol is, kunt u ook voor cliënten en/of leveranciers een centraal
communicatiepunt realiseren.
VGN (juli 2009)
5
3. Draaiboek
Hieronder volgen enkele praktische tips die u tevens kunt gebruiken voor het opstellen
van een draaiboek.
a. Werkgroep bedrijfscontinuïteitsplan
- Stel een werkgroep samen die een bedrijfscontinuïteitsplan opstelt dan wel het
huidige bedrijfscontinuïtsplan controleert op de bruikbaarheid in het kader van de
grieppandemie en actualiseer het eventueel.
- Stel de werkgroep breed samen (onder andere vanuit de lijn, stafafdeling ICT, HRM
en communicatie). Benoem een lid van de werkgroep tevens tot lid van het
crisisteam.
- Evalueer het bedrijfscontinuïteitsplan na inzet op de maatregelen en stel eventueel
het plan bij.
- Een praktijkvoorbeeld is de leidraad Cobra (continuïteit van zorg bij rampen in
organisaties voor verpleging en verzorging vanuit de GHOR Groningen). U vindt deze
leidraad hier.
b. Crisisteam
- Stel een team (inclusief reserveleden) samen met onder andere medewerkers vanuit
de lijn (bv. lid van Raad van Bestuur), stafafdeling HRM, communicatie, ICT en
bedrijfsarts.
- Maak afspraken over de rol-, taak- en verantwoordelijkhedenverdeling. Bepaal onder
andere volgens welke procedures en op welk moment de maatregelen van kracht
worden en stopgezet worden en aan wie deze verantwoordelijkheid en bevoegdheid is
gedelegeerd.
- Stel criteria en procedures op waarmee de organisatie bepaalt wanneer en hoe de
organisatie terugkeert naar de normale bedrijfsvoering.
- Leg alle afspraken vast in een draaiboek.
- Volg de situatie en ontwikkelingen rondom de grieppandemie.
- Organiseer een simulatieoefening/workshop met het crisisteam en evalueer daarna de
oefening/workshop.
- Evalueer het draaiboek na afloop van de griepgolf en stel het eventueel bij.
c. Communicatie
Stel een communicatiedraaiboek samen gericht op het informeren van de belangrijkste
betrokkenen, zoals medewerkers, cliënten, cliëntenraden, ondernemingsraden,
leveranciers e.d. Bekijk de wijze, volgorde en toonzetting van de communicatie. Bereid
een aantal mededelingen en wijze van communicatie alvast voor. Zorg dat informatie
voor iedereen gemakkelijk te raadplegen is.
d. Procedures en richtlijnen infectieziekten
- Volg de officiële overheidsrichtlijnen en de adviezen wat betreft omgaan met
gezondheidsklachten en hygiëne (bijvoorbeeld www.minvws.nl/grieppandemie,
- www.rivm.nl, www.postbus51.nl) en reizen (www.lcr.nl en www.minbuza.nl).
- Win advies in bij de (lokale) GGD (www.ggd.nl).
VGN (juli 2009)
6
e. Arbeidsomstandighedenwet en goed werkgeverschap
- Vanuit de Arbo-wet en vanuit goed werkgeverschap moet de werkgever ervoor
zorgen dat de werknemer zo min mogelijk schade ondervindt tijdens het verrichten
van zijn werkzaamheden. Een van de maatregelen om besmetting te voorkomen is
het zoveel mogelijk vermijden van contacten met mensen die griep hebben. De
werkgever kan daarbij gebruik maken van de acties die beschreven zijn op de website
van het ministerie van VWS: Handleiding bedrijfscontinuïteit bij grieppandemie en
Beschermen van uw personeel. Voorbeelden van acties zijn: werknemers naar huis
sturen zodra ze acute griepverschijnselen vertonen en zieke werknemers thuis laten
blijven.
- Het is de werkgever niet toegestaan werknemers te verplichten zich te laten
vaccineren tegen de griep.
- Informeer bij de arbodienst naar aanvullende diensten, bijvoorbeeld spreekuren in
het kader van de grieppandemie.
VGN (juli 2009)
7
4. Meer informatie
Meer informatie vindt u op de websites van
- Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
- Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties
- Het Centrum Infectieziektebestrijding van het Rijks Instituut voor Volksgezondheid en
Milieu (RIVM)
- De Gemeenstelijke Geneeskundige Dienst
- KIZA (Kennissyteem Infectieziekten en Arbeid)
- Postbus 51
- Nederlands Huisartsen Genootschap
- Tijdens een grieppandemie actuele informatie via www.crisis.nl
- World Health Organization (WHO)
- European Centre for Disease Prevention and Control
- De Geneeskundige hulp bij Ongelukken en Rampen (www.ghor.nl)
- De ledensite van de VGN
- Arbodiensten, bijvoorbeeld ArboNed
VGN (juli 2009)
8