Huishoudelijk Reglement KKT

Huishoudelijk Reglement Kwaliteitskring Twente
1. Algemeen
Dit huishoudelijk reglement is bedoeld om de praktische gang van zaken rond het
bestuur, de commissies en het secretariaat vast te leggen en wordt jaarlijks bij de
voorbereiding van de algemene ledenvergadering getoetst op noodzakelijke
bijstellingen. Het huishoudelijk reglement, of wijziging(en) daarvan wordt vastgesteld in
de algemene ledenvergadering (ALV) met gewone meerderheid van stemmen.
2. Bestuur
Het bestuur wordt vertegenwoordigd door het dagelijks bestuur, bestaande uit
voorzitter, secretaris en penningmeester. De taakverdeling binnen het bestuur is als
volgt:
Voorzitter
Vertegenwoordigen van de kwaliteitskring in de regio en daarbuiten. Leiden van de
bestuursvergaderingen, ledenvergaderingen en kringbijeenkomsten. Opstellen en
verspreiden van de agenda voor de bestuursvergadering.
Vicevoorzitter
Vervangen van de voorzitter bij diens afwezigheid.
Secretaris
Beheer van de ledenlijst. Beheer van het (elektronisch) archief. Opstellen en verspreiden
van een schriftelijk verslag van elke bestuursvergadering. Het (doen) verspreiden van
de uitnodigingen voor ledenvergaderingen en kringbijeenkomsten. Voorbereiden van de
ALV.
Opstellen en verspreiden het jaarverslag ter bespreking in de Algemene
Ledenvergadering in september en de notulen van de ledenvergaderingen. Voeren van
briefwisseling namens de vereniging. Beheren van de voor de vereniging bestemde en
van de vereniging uitgaande stukken. Onderhouden van het rooster voor aftredende
bestuursleden.
Penningmeester
Voeren van de financiële huishouding van de vereniging. Daartoe wordt elk jaar een
financieel verslag en een begroting opgesteld en hierover verantwoording afgelegd in de
ALV. Beheer van het financieel archief.(Doen) verspreiden van de jaarlijkse
contributienota’s
3. Vergaderingen
De algemene ledenvergadering
De algemene ledenvergadering (ALV) wordt jaarlijks georganiseerd en luidt het nieuwe
verenigingsjaar in. De ALV wordt gewoonlijk in de derde week van september gehouden.
Ten minste 4 weken voor de ALV worden alle leden op de hoogte gesteld van de datum,
tijdstip en locatie van de ALV. Conform het gestelde in de Statuten dient de Agenda voor
de ALV met bijbehorende stukken tenminste 7 dagen voor de vastgestelde datum in het
bezit te zijn van de leden.
Versie 2011-12-13
1
Bestuursvergadering
Resultaten, besluiten en verslagen van de bestuursvergaderingen worden in
samengevatte vorm ter kennis gebracht aan de leden. Hierbij kan worden gebruik
gemaakt
van
electronische
verzending
(e-mail
en/of
nieuwsbrieven).
Commissievergaderingen
Resultaten, besluiten en verslagen van commissievergaderingen
samengevatte vorm behandeld in de bestuursvergadering.
worden
in
LOK vergadering
Resultaten, besluiten en verslagen van de vergaderingen van het landelijk overleg
kwaliteitskringen (LOK) worden afhankelijk van de relevantie ter kennis gebracht aan de
leden.
4. Commissies
De taakverdeling binnen de commissies is als volgt:
Opleidingencommissie
Organiseren van cursussen
> Uitvoeren cursusprogramma
> Ondersteunen opleiding gerelateerde activiteiten, zoals seminars en masterclass
> Bevorderen van kennisontwikkeling in het Kwaliteitsvak.
> Het ontwikkelen en (doen) uitvoeren van nieuwe en alternatieve opleidingen.
> Het (doen) actualiseren van informatie over de activiteiten van de commissie op de
website
> De commissie opleidingen beschikt over een jaarlijks door het bestuur vast te stellen
werkkapitaal.
> De cursusadministratie legt hierover 2x per jaar verantwoording af aan de
penningmeester van de vereniging.
Programmacommissie
> Opstellen van en na goedkeuring door het bestuur uitvoering geven aan het jaarplan
van Kringbijeenkomsten.
> Organiseren Netwerkdag.
> Organiseren Thema activiteiten.
> Organiseren thematisch deel van Algemene Leden Vergadering.
> Organiseren Activisten activiteiten.
> Het (doen) actualiseren van de agenda van kringbijeenkomsten op de
website alsmede het (doen) actualiseren van informatie over de overige activiteiten
van de commissie op de website
Promotiecommissie
> Opstellen van en na goedkeuring van het bestuur uitvoering geven aan een
promotieplan
> Benaderen potentiële leden
> Verstevigen band met bestaande leden
> Introductie nieuwe leden
> Beheer promotiemateriaal.
Versie 2011-12-13
2
Redactiecommissie
> Uitgave Kwaliteitskrullen (minimaal 1x per jaar een themanummer)
> Werven advertenties in Krullen
> Uitgave digitale Nieuwsbrief
> Verslaglegging kringbijeenkomsten
> Contact met de media
> Het (doen) actualiseren van informatie over de activiteiten van de commissie op de
website
> Voeren van de redactie van de Kwaliteitskrullen en de digitale Nieuwsbrief
> Verantwoordelijk voor het technisch beheer van en het regelmatig (doen)
actualiseren van de inhoud van de website van de vereniging.
Kascommissie
De kascontrole is primair gericht op het in de ALV te bespreken financieel verslag. Dit
financieel verslag moet een correct beeld geven van het gevoerde financiële beleid in het
betreffende boekjaar.
> Controleren van het financieel verslag, bestaande uit de balans, het bankboek,
de resultatenrekening en de toelichting
> Beoordelen van het financieel beleid op juistheid en volledigheid
> Verslag doen van haar bevindingen en deze bespreken met de penningmeester
> Communiceren van de bevindingen naar de leden tijdens de Algemene Leden
Vergadering
> De commissie oefent haar taak uit conform de statuten Kwaliteitskring Twente
artikel 11, lid 3. Zij ontvangt voorafgaand aan de uitvoering van haar taak de
benodigde informatie.
5. Aanmeldingsprocedure voor bijeenkomsten
Begrippen
Definities van de gebruikte begrippen:
Aankondiging: mededeling van een geplande bijeenkomst georganiseerd door de KKT
Inschrijving: verzoek tot deelname aan een geplande bijeenkomst georganiseerd door
de KKT
Toewijzing: bevestiging van deelname aan geplande bijeenkomst georganiseerd door
de KKT
Afwijzing: mededeling dat niet kan worden deelgenomen aan een geplande
bijeenkomst georganiseerd door de KKT.
Kringbijeenkomst: bijeenkomst die georganiseerd wordt door de KKT voor alle leden
en eventueel belangstellenden (o.a. kringmiddag, workshop, thema avond en seminar)
Belangstellende: persoon die niet lid is van de KKT
Versie 2011-12-13
3
Deelname aan kringbijeenkomsten
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
Met regelmaat worden kringbijeenkomsten georganiseerd. In de aankondiging worden
alle leden (inclusief ereleden) uitgenodigd in te schrijven voor het deelnemen aan een
bijeenkomst. Alle leden, maar ook belangstellenden mogen inschrijven. Het aantal leden
en belangstellenden is bij de inschrijving onbeperkt.
Bij overinschrijving gelden, in volgorde, navolgende
> Leden hebben prioriteit ten opzichte van belangstellenden
> De tijdsvolgorde van de inschrijvingen is bepalend
regels
voor
toewijzing:
Ten aanzien van een eventuele bijdrage van deelnemers in de aan een bijeenkomst
verbonden kosten kan differentiatie worden toegepast tussen de bijdragen van leden en
belangstellenden. Indien van toepassing zal dat in de uitnodiging worden vermeld.
Deelname aan andere bijeenkomsten
Naast kringbijeenkomsten zijn er bijeenkomsten voor een bepaalde doelgroep van de
KKT:
Algemene-Ledenvergadering
Alle leden (inclusief ereleden) worden uitgenodigd. Ook belangstellenden zijn welkom.
Het aantal belangstellenden is onbeperkt, maar indien noodzakelijk in verband met de
beschikbare zaalruimte kan het bestuur aanmeldingen van belangstellenden afwijzen.
Alleen leden hebben spreek- en stemrecht.
Activistenbijeenkomst
Alle activisten (zoals aangeduid in punt 6) worden uitgenodigd. Partners van activisten
zijn welkom indien het bestuur dit heeft bepaald. Deelname van belangstellenden is niet
mogelijk. Zij worden niet uitgenodigd.
Communicatie over bijeenkomsten
> Het bestuur kan in afwijking van bovenstaande regels beslissen
> Het maximum aantal deelnemers en eventueel de afwijkende regels worden expliciet
in de aankondiging vermeld
> Na de inschrijving krijgt het betreffende lid of belangstellende per omgaande een
bevestiging van de inschrijving. Zo mogelijk wordt ook de toewijzing of de afwijzing
voor deelname meegedeeld
> Anders wordt een voorbehoud gemaakt in verband met overinschrijving
> Na sluiting van de inschrijvingstermijn wordt de definitieve deelnemerslijst aan
ingeschreven
> Leden en belangstellenden gestuurd en worden leden en belangstellenden van wie de
aanmelding niet is gehonoreerd op de hoogte gesteld.
6. Activisten
Onder activisten worden verstaan bestuursleden, commissieleden, de administrateur
/penningmeester van de commissie opleidingen, trekkers van expertiseen themagroepen en het secretariaat.
Voor de activisten wordt 2 x per jaar een bijeenkomst georganiseerd, te weten na afloop
van de nieuwjaarsbijeenkomst en aan het einde van het verenigingsseizoen.
Versie 2011-12-13
4
7. Secretariaat
De taken van het secretariaat zijn samengevat:
> Beheer van het ledenbestand (namens de secretaris)
> Regelen van vergaderruimte voor kringbijeenkomsten, bestuurs- en
commissievergaderingen en overige activiteiten.
> Ondersteuning Commissies
> Ondersteuning Secretaris
> Ondersteuning Penningmeester
8. Ereleden
Ereleden worden benoemd op voordracht van het bestuur. Criteria voor benoeming tot
erelid zijn onder meer: geen bestuurslid (meer), significant aantal jaren van verdienste
voor de vereniging bijvoorbeeld als vooraanstaand bestuurslid. Ereleden betalen geen
contributie. Ereleden ontvangen geen vergoeding voor activiteiten.
9. Leden en contributie
> De vereniging kent drie lidmaatschapsvormen: bedrijfsleden, individuele leden en
student-leden/gepensioneerden.
Een bedrijfslid is de vertegenwoordiger van een bedrijf. Het bedrijf is Lid. Het
bedrijfslid kan zich laten vervangen door een collega bij verhindering Een
tweede of volgend bedrijfslid wordt aangemerkt als bedrijfslid, maar betaalt een
contributie die gelijk is aan de contributie van een individueel lid.
Een individueel lid is namens zichzelf lid van de KKT en vertegenwoordigt geen
anderen, collegae of organisatie. Hij kan zich niet laten vervangen bij
verhindering d.m.v. zgn. “introductie”. Onder het individueel lidmaatschap valt
ook de zgn. ZZP-er (Zelfstandige Zonder Personeel)
Studentleden en gepensioneerden worden beschouwd als individuele leden,
echter betalen zij een geringere jaarbijdrage
> Het lidmaatschap kan elk moment ingaan en geldt tenminste voor een jaar.
> Leden welke gedurende het jaar lid worden betalen naar rato het aantal kwartalen
dat ze lid zijn.
> Beëindiging van het lidmaatschap kan geschieden aan het einde van het
verenigingsjaar. Wanneer een lidmaatschap in de loop van het verenigingsjaar wordt
opgezegd, is de jaarlijkse bijdrage over het lopende jaar in zijn geheel verschuldigd.
> Het bedrag van de contributie voor de verschillende lidmaatschapsvormen wordt
jaarlijks in de ALV vastgesteld bij meerderheid van stemmen.
> Facturen m.b.t. de jaarbijdrage voor bedrijfsleden worden gericht aan het bedrijf,
facturen voor individuele leden en studentleden aan het privé-adres, tenzij door
betrokkene anders is aangegeven.
10. Vergoedingen
Bestuursleden en Commissieleden ontvangen reis- en verblijfskostenvergoeding voor
reizen die gemaakt worden voor het vervullen van hun functie binnen de vereniging,
met uitzondering voor normale kringactiviteiten zoals kringmiddagen, activisten
bijeenkomsten en de netwerkdag. De hoogte van de reiskostenvergoeding wordt
jaarlijks voor aanvang van het nieuwe verenigingsjaar vastgesteld door het bestuur.
Versie 2011-12-13
5
11. Attenties bij bijzondere gebeurtenissen
Bij jubilea, ziekte of overlijden van leden wordt geen attentie in stoffelijke zin gegeven.
Bij aftredende of vertrekkende bestuurs- en/of commissieleden, welke ten minste 2 jaar
in functie zijn geweest, wordt op passende wijze afscheid genomen.
12. Website
Ten behoeve van het goed functioneren van de website kan het bestuur afwijken van de
in de taakverdeling vastgelegde rolverdeling m.b.t. beheer en redactionele
verantwoordelijkheid voor de website. Daartoe wordt in het begin van elk
verenigingsjaar nader vastgesteld welk bestuurslid of bestuursleden verantwoordelijk
zijn voor de inhoud van de website, het technisch beheer, de actualiteit en het goed
functioneren daarvan. Navolgende uitgangspunten zijn mede van toepassing op de
website:
Backoffices
> Het backoffice bestuur is bedoeld voor bestuursleden om informatie uit te wisselen en
digitale bestanden(verslagen en rapporten) terugvindbaar op te slaan.
> Alle commissies hebben in principe de beschikking over een eigen backoffice.
> Leden kunnen met elkaar, (bijv. t.b.v. een Themagroep), een backoffice bij het
bestuur aanvragen; bij goedkeuring van het bestuur zal ook tenminste één van de
bestuursleden als lid in de backoffice participeren om oneigenlijk gebruik van het
backoffice te voorkomen.
Links
Er worden geen links geplaatst naar commerciële organisaties.
Advertenties
Er kunnen vacatures bekend gesteld worden of links naar vacaturestellingen worden
geplaatst, mits die relateren aan de missie van de KKT. Hiervoor wordt een redelijke
vergoeding gevraagd.
13. Gebruik van logo
Het gebruik van het logo van de vereniging is exclusief voor de vereniging.
14. Slotbepalingen
Indien dit huishoudelijk reglement in tegenspraak is met de statuten van de
Kwaliteitskring Twente dan prevaleren de statuten. Daar waar de statuten of dit
huishoudelijk reglement niet in voorzien, beslist het bestuur.
Vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van 21 september 2011, met enkele
tekstuele aanpassingen nav de ALV de definitieve versie vastgesteld in de
Bestuursvergadering KKT dd. 13 december 2011.
Versie 2011-12-13
6