Protocol Wmo 2015 Regio Groningen

Verantwoordingsprotocol
ten behoeve van
Continuïteit AWBZ - Wmo 2015 en Continuïteit Beschermd Wonen, ZIN 18+,
2015
Versie: 24-8-15
1
Inhoudsopgave
1.
Inleiding ............................................................................................................................................................................. 3
Doel van dit document ........................................................................................................................................................ 3
2.
Begrippenlijst.................................................................................................................................................................... 5
3.
Wet- en regelgeving ........................................................................................................................................................ 8
4.
Door opdrachtnemers aan te leveren rapportages ................................................................................................... 9
4.1 Accountantscontroles / Assurancerapport ............................................................................................................... 9
4.2 Klachtenprocedure en/of klachtencommissie........................................................................................................11
4.3 Zorgweigeringsprotocol ..............................................................................................................................................12
4.4 Transformatie ...............................................................................................................................................................14
4.5 Rapportage daadwerkelijke geleverde ondersteuning en cliëntmutaties.........................................................15
4.6 Jaardocument ...............................................................................................................................................................18
4.7 Early Warning System .................................................................................................................................................19
Bijlage 1: Gehanteerde afkortingen .....................................................................................................................................20
Bijlage 2: Accountantsprotocol .............................................................................................................................................21
Bijlage 3: Model goedkeurend assurance-rapport ............................................................................................................24
Bijlage 4: Format rapportage klachten ................................................................................................................................26
Bijlage 5: Uitgewerkt voorbeeld verrekensystematiek .....................................................................................................28
Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties ...................................................................................................................................31
Bijlage 7: Format rapportage EWS .......................................................................................................................................36
Bijlage 8: Zorgweigeringsprotocol ........................................................................................................................................38
Bijlage 9: Lijst gemeenten ......................................................................................................................................................41
2
1. Inleiding
Per 1 januari 2015 decentraliseert het Rijk taken uit de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (hierna: AWBZ)
naar gemeenten. Alle gemeenten (met uitzondering van de gemeente Bellingwedde) in de provincie Groningen
zijn in 2014 overeengekomen voor de inkoop van deze taken een gezamenlijke inkoopprocedure te starten. Het
resultaat van deze inkoopprocedure is de contractering van 72 zorgaanbieders geweest. Door de colleges van de
Groninger gemeenten is besloten de centrale uitvoering van de ‘Continuïtei t AWBZ-Wmo 2015’ onder te
brengen bij de gemeente Groningen. De gemeente Groningen voert wat betreft de AWBZ – Wmo 2015 het
contractmanagement uit voor alle 22 Groninger gemeenten die mee hebben gedaan aan de inkoopprocedure.
Vanwege deze rol van de gemeente Groningen wordt in dit document op verschillende plaatsen gesproken over
de ‘penvoerder gemeente Groningen’, dit in tegenstelling tot de opdrachtgever. De opdrachtgever zijn namelijk
de 22 Groninger gemeenten gezamenlijk.
Daarnaast is de gemeente Groni ngen centrumgemeente voor de taken die in het kader van beschermd wonen
vanuit de AWBZ overkomen naar de Wmo 2015. Deze zorgaanbieders (hierna: opdrachtnemers) zullen, op basis
van de gesloten contracten, in 2015 aan bepaalde verantwoordingsvereisten richting de 22 Groninger
gemeenten (AWBZ 18+) en de gemeente Groningen (beschermd wonen) (hierna: opdrachtgever) moeten
voldoen. In dit document zijn deze verantwoordingsvereisten nader uitgewerkt. De verantwoordingsvereisten in
dit verantwoordingsprotocol zijn alleen van toepassing op zorgaanbieders van zorg in natura (ZIN), aangezien in
de vermelde inkoopprocedure alleen ZIN zorgaanbieders zijn gecontracteerd.
Door het Rijk is een korting opgelegd op de budgetten die vanuit de AWBZ overgaan naar de Wmo 2015. Deze
korting is door de opdrachtgever doorberekend aan de opdrachtnemer. De gecontracteerde zorgaanbieders
hebben aangegeven de korting alleen op te kunnen ontvangen indien er door de opdrachtgever een beperkte
regeldruk wordt opgelegd en de opdrachtnemer de vrijheid krijgt om naar eigen inzicht de korting op te vangen.
Middels dit verantwoordingsprotocol is getracht zoveel mogelijk aan deze wens tegemoet te komen. Ook is
uniformiteit in de afspraken als voorwaarde aangegeven. Aan deze laatste voorwaarde is door de opdrachtgever
voldaan
door
één
verantwoordingsprotocol
op
te
stellen,
in
plaats
van
verschillende
verantwoordingsprotocollen opgesteld door de individuele Groninger gemeenten. Daarnaast hebben de
Groninger gemeenten er naar gestreefd zoveel als mogelijk is, gebruik te maken van rapportages die de
opdrachtnemer al voor andere doeleinden dient op te stellen en / of van reeds bestaande informatiestromen.
Doel van dit document
Omdat de gemeente publieke middelen besteedt, moet zij over haar uitgaven kunnen aantonen dat deze
rechtmatig zijn besteed en deze uitgaven kunnen verantwoorden aan haar stakeholders. In dit
verantwoordingsprotocol zijn de verantwoordingsvereisten die zijn opgenomen in het Inkoopdocument AWBZ
18+ en BW en de overeenkomst uitgewerkt. Daarnaast is dit verantwoordingsprotocol gebruikt om enkele
algemene bepalingen en onderwerpen waarvan in de overeenkomst, het Inkoopdocument AWBZ 18+ en BW en
3
de daarbij horende nota van inlichtingen, is aangegeven dat deze nog nader worden uitgewerkt, ook
daadwerkelijk nader uit te werken.
Dit protocol heeft een tweeledig doel. Het geeft enerzijds voorschriften voor de verantwoording door de
opdrachtnemer en anderzijds aanwijzingen voor het onderzoek door de accountant van de opdrachtnemer. De
voorschriften voor de verantwoording door de opdrachtnemer zijn beschreven in het verantwoordingsprotocol
zelf. Het accountantsprotocol (‘Bijlage 2: Accountantsprotocol ’) bevat de aanwijzingen voor het onderzoek van
de accountant. Om zekerheid te krijgen over de getrouwe weergave van de cliëntmutaties (‘Bijlage 6:
Rapportage cliëntmutaties’) stelt de opdrachtgever een assurance-rapport verplicht voor opdrachtnemers die
voldoen aan de kenmerken opgenomen in para graaf ‘4.1 Accountantscontroles / Assurancerapport’.
Verantwoording
Met dit verantwoordingsprotocol wil de opdrachtgever onder andere voldoende zekerheid krijgen over:

De rechtmatigheid van de naleving van de aan het budget en inkoop verbonden verplichtingen.

De tijdigheid en getrouwheid van de overige rapportagevoorschriften opgenomen in de overeenkomst.
Onder verantwoording verstaan we in dit protocol uitsluitend de verantwoording die de opdrachtnemer aan de
opdrachtgever aflegt over de uitgevoerde dienstverlening. Het gaat hierbij om:

informatie aan de hand waarvan de gemeente kan bepalen of de aanbieder voldoet aan inhoudelijke
eisen en/of de resultaatafspraken die binnen de overeenkomst zijn gemaakt. Hiermee kan de
opdrachtgever de opdrachtnemer (aan)sturen en daarmee haar rol als opdrachtgever professioneel
invullen;

Informatie bedoeld om aan te tonen dat de dienst of de daadwerkelijk geleverde ondersteuning in het
kader van de overeenkomst van voldoende kwaliteit is geweest.
Benodigde rapportages
In het hoofdstuk ‘4. Door opdrachtnemers aan te leveren rapportages ‘ zijn de rapportages opgenomen die de
opdrachtgever periodiek van de opdrachtnemer wil ontvangen:

Een assurancerapport opgesteld door de accountant van de opdrachtnemer (‘4.1 Accountantscontroles
/ Assurancerapport’).

Klachtenrapportages (‘4.2 Klachtenprocedure en/of klachtencommissie‘)

Meldingen van zorgweigering (‘4.3 Zorgweigeringsprotocol‘)

Rapportages inzake cliëntmutaties (‘Rapportage cliëntmutaties‘)

Jaardocument (‘4.6 Jaardocument‘)

Met betrekking tot een deel van de opdrachtnemers: rapportages inzake de financiële situatie in het
kader van het Early Warning System (‘4.7 Early Warning System‘).
Tussen haakjes is de van toepassing zijnde paragraaf opgenomen.
4
2. Begrippenlijst
Accountant
De door opdrachtnemer aangestelde openbare accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van
het Burgerlijk Wetboek.
Assurance-rapport
Bij de cliëntmutaties (Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties ) betreft dit een assurance-rapport met een redelijke
mate van zekerheid volgens NBA Standaard 3000 ‘Assurance-opdrachten’.
Client, instroom, uitstroom, mantelzorg
Deze begrippen zijn van belang voor de verrekensystematiek en zijn daarom nader gedefinieerd in ‘Bijlage 6:
Rapportage cliëntmutaties‘.
Controle
Voor zover dit verantwoordingsprotocol de term ‘controle’ gebruikt, wordt hiermee bedoeld de uitvoering van
Assurance werkzaamheden volgens NBA Standaard 3000.
Financiële rechtmatigheid
Het voldoen aan de voorwaarden van de overeenkomst, voor zover deze een financieel effect hebben op de
betreffende rapportage opgesteld door de opdrachtnemer. In het geval van de rapportage cliëntmutaties
betekent dit dat de aantallen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de relevante artikelen van de
overeenkomst en dit verantwoordingsprotocol. Anders gezegd: de verantwoorde aantallen voldoen aan de
eisen van recht (volgens de afgesproken voorwaarden) en duur (binnen de afgesproken termijnen). Door te
voldoen aan voorwaarden in de overeenkomst en dit verantwoordingsprotocol zijn ze financieel rechtmatig.
Getrouwheid
Een getrouw beeld in het kader van dit verantwoordingsprotocol houdt in dat de uitkomsten van activiteiten
van de opdrachtnemer volledig, juist en tijdig in de betreffende rapportage worden weergegeven, waarbij
rekening is gehouden met het doel waarvoor de rapportage is opgesteld. Een getrouw beeld impliceert dat de
rapportage niet zodanige fouten en/of onzekerheden bevat dat het oordeel van de gebruiker (de
opdrachtgever) beïnvloed wordt. Een getrouw beeld houdt in dat de weergegeven informatie in alle materiële
opzichten juist, tijdig en volledig is. Deze aspecten zijn nader toegelicht onder criterium 1, paragraaf ‘C.
Toetsingscriteria’ in ‘Bijlage 2: Accountantsprotocol ’.
GGZ-C
Het bieden van begeleid wonen of een beschermende woonomgeving met ondersteuning aan mensen met een
psychiatrische aandoening, waarbij niet de behandeling, maar de op zelfredzaamheid en/of par ticipatie
gerichte ondersteuning centraal staat.
5
Inkoopdocument AWBZ 18+
Onder het Inkoopdocument AWBZ 18+ wordt in dit verantwoordingsprotocol verstaan het ‘Inkoopdocument
AWBZ 18+ ten behoeve van Continuïteit AWBZ - Wmo 2015 22 Groninger gemeenten’.
Inkoopdocument BW
Onder het Inkoopdocument BW wordt in dit verantwoordingsprotocol verstaan het ‘Inkoopdocument AWBZ
18+ ten behoeve van Continuïteit Beschermd Wonen, ZIN 18+, 2015 Gemeente Groningen, als zijnde
centrumgemeente’.
Jaardocument
Het jaardocument zoals bedoeld in de Regeling verslaggeving WTZi .
Penvoerder gemeente Groningen
Daar waar in dit document wordt gesproken over de ‘penvoerder gemeente Groningen’, wordt daarmee de
gemeente Groningen in de rol als aangewezen aanspreekpunt 22 Groninger gemeenten bedoeld en haar rol , als
1
contractmanager, in de centrale uitvoering van de ‘Continuïteit AWBZ-Wmo 2015 ’.
Ondersteuning
Hulp, Zorg en Ondersteuning in het kader van de Wmo 2015, gebaseerd op de resultaatgebieden in de
overeenkomst aan ingezetenen van één of meerdere van de 22 Groninger gemeenten die tezamen de
opdrachtgever zijn in het kader van ‘Continuïteit AWBZ-Wmo 2015’ of aan ingezetenen van één of meerdere
van de 23 Groninger gemeenten in het kader van ‘Continuïteit Beschermd Wonen, ZIN 18+, 2015’.
Ondersteuningsplan
Een concrete invulling van de door de opdrachtnemer te verlenen ondersteuning aan cliënt gebaseerd op de
toegekende ondersteuning. Het ondersteuningsplan wordt overeengekomen tussen cliënt en opdrachtnemer. In
geval van cliënten vallend overgangsrecht wordt het huidige (2014) zorgleefplan gecontinueerd.
Opdrachtgever
De 22 Groninger gemeenten waarmee de opdrachtnemer een overeenkomst heeft gesloten in het kader van
‘Continuïteit AWBZ-Wmo 2015’ en de centrumgemeente Groningen waarmee de opdrachtnemer een
overeenkomst heeft gesloten in het kader van ‘Continuïteit Beschermd Wonen, ZIN 18+, 2015’.
Opdrachtnemer
De zorgaanbieder die een overeenkomst met de opdrachtgever heeft gesloten.
Overeenkomst
Onder de overeenkomst wordt in dit verantwoordingsprotocol verstaan de ‘Overeenkomst ten behoeve van
Continuïteit AWBZ-Wmo (ZIN 18+), 2015’ en de Overeenkomst ten behoeve van ‘Continuïteit Beschermd
Wonen (ZIN 18+), 2015’.
1
Deze formulering sluit aan op hetgeen is opgenomen in de collegebesluiten.
6
Portal
Dit betreft het ‘Berichtenportaal Zorgorganisaties Groningen (BZG)’. BZG verzorgt het berichtenverkeer van
zorgvragen, tussen gemeenten en zorgaanbieders, die (nog) niet ondervangen zijn in het Gemeentelijk
Gegevens Knooppunt (GGK).
Toekenningsbesluit
Het besluit van de opdrachtgever waarin de aanspraak op ondersteuning, binnen de kaders van de Wmo 2015,
van een cliënt is vastgesteld
Uitvraag
Hiermee wordt de uitvraag bedoeld zoals omschreven in het Inkoopdocument AWBZ 18+ in paragraaf 2.4.
Woonplaatsbeginsel
De plaats waar de cliënt ingezetene is. De cliënt is ingezetene in de plaats waar hij feitelijk zijn hoofdverblijf
houdt en ingeschreven staat bij BRP (Basis Registratie Personen).
7
3. Wet- en regelgeving
In dit onderdeel van het verantwoordingsprotocol is een opsomming gegeven van de belangrijkste van
toepassing zijnde wet- en regelgeving waar de opdrachtgever aan dient te voldoen bij de uitvoering van de
overeenkomst:
1.
Wmo (Wet maatschappelijke ondersteuning) 2015;
2.
WBP (Wet Bescherming Persoonsgegevens);
3.
Verordeningen maatschappelijke ondersteuning van de 22 Groninger gemeenten waarin de
opdrachtnemer ondersteuning in het kader van de overeenkomst aanbiedt;
4.
Nadere regels maatschappelijke ondersteuning van de 22 Groninger gemeenten waarin de
opdrachtnemer ondersteuning in het kader van de overeenkomst aanbiedt;
5.
WNT (Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector);
6.
RVW (Regeling verslaggeving WTZi);
7.
Verantwoordingsprotocol ten behoeve van Continuïteit AWBZ - Wmo 2015 en Continuïteit Beschermd
Wonen, ZIN 18+, 2015.
Op basis van de wet- en regelgeving met betrekking tot de Wmo 2015, is hetgeen vermeld onder de punten 1
tot en met 5 verplicht. Dit geldt niet voor de RVW, maar deze wordt desondanks verplicht gesteld door de
opdrachtnemer in het kader van de overeenkomst. De RVW is voor de gemeenten van groot belang voor de
informatiewaarde van het jaardocument en als normenkader voor de inrichting van het jaardocument. De RVW
is tot op heden in zijn algemeenheid van toepassing op instellingen met een toelating voor medisch
specialistische zorg, persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, ADL, assistentie en/of behandeling. De
RVW bepaalt dat op de jaarverslaggeving van zorginstellingen van toepassing zijn Titel 9 Boek 2 BW (met
uitzondering van de afdelingen 1, 11 en 12, een en ander voor zover in de RVW niet anders is bepaald) en de
Richtlijnen voor de jaarverslaggeving (i n afwijking van of in aanvulling op Titel 9 Boek 2 BW). Op basis van deze
bepaling is RJ 655 ‘Zorginstellingen’ van toepassing. RJ 655 behandelt specifieke verslaggevingsaspecten die
voortvloeien uit de kenmerken van zorginstellingen. Voor de overige aspecten zijn de algemene bepalingen van
Titel 9 Boek 2 BW en de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving van toepassing. Voor de jaarrekening kan gebruik
gemaakt worden van het jaardocument zorg, te vinden op www.jaarverslagenzorg.nl .
8
4. Door opdrachtnemers aan te leveren rapportages
4.1 Accountantscontroles / Assurancerapport
De accountant controleert de rapportage inzake de cliëntmutaties over 2015 van de opdrachtnemer (Bijlage 6:
Rapportage cliëntmutaties, Format jaarrapportage 2015 ‘Rapportage cliëntmutaties 2015’) en geeft de uitkomst
van zijn onderzoek weer in een assurance-rapport. Indien de accountant ook een rapportage over
geconstateerde afwijkingen heeft opgesteld, verstuurd de opdrachtnemer deze ook aan de opdrachtgever. De
aan de opdrachtnemer te verstrekken rapportages die zijn gecontroleerd door de accountant, dienen te zijn
voorzien van een stempel ter identificatie van de accountant. In afwijking van artikel 17 van de overeenkomst,
betrekt de accountant in zijn controle alleen de:

rapportage cliëntmutaties (zoals opgenomen in het hoofdstuk ‘4.5 Rapportage daadwerkelijke
geleverde ondersteuning en cliëntmutaties ‘) en

het jaardocument.
Voor meer informatie omtrent het jaardocument, wordt verwezen naar ‘4.6 Jaardocument’.
Om geen onevenredig zware administratieve en financiële belasting bij kleinere opdrachtnemers neer te
leggen, hoeven alleen de opdrachtnemers die voldoen aan de drie hieronder genoemde cumulatieve criteria,
de hierboven genoemde controles te laten uitvoeren. De verplichting tot accountantscontrole van de
rapportage cliëntmutaties geldt alleen voor opdrachtnemers bij wie:

in de overeenkomst een budget van meer dan € 50.000 staat vermeld; en

in de jaarrekening van 2013 (of de jaarrekening van 2013 van een entiteit waarin de jaarrekening van
de opdrachtnemer is meegeconsolideerd en / of de jaarrekening 2013 van een dochteronderneming)
bij de grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening is vermeld dat de jaarrekening is opgesteld in
overeenstemming met de Regeling verslaggeving WTZi ; en

de jaarrekening 2013 is voorzien van een controleverklaring van een onafh ankelijke accountant.
Daarnaast is in hoofdstuk ‘3. Wet- en regelgeving’ is aangegeven dat opdrachtnemers dienen te voldoen aan de
RVW. In de RVW is aangegeven dat Titel 9 Boek 2 BW van toepassing is en wordt dus aangegeven wanneer de
jaarrekening door een accountant gecontroleerd dient te worden.
Bij de controle van de rapportage cliëntmutaties controleert de accountant ook of de levering van de
ondersteuning aan de cliënten conform de overeenkomst, het toekenningsbesluit en het ondersteuningsplan is
geweest. De accountant voert zijn controles uit in overeenstemming met het accountantsprotocol opgenomen
in dit document (‘Bijlage 2: Accountantsprotocol ‘).
9
Recapitulatie
Bovenstaande is als volgt samengevat:
Op te stellen door:
Accountant
Op te stellen rapportage(s):
Assurance-rapport
Verzendwijze:
Digitaal via de Portal door de opdrachtnemer
Te verzenden aan:
Penvoerder gemeente Groningen (AWBZ 18+) / gemeente Groningen (BW)
Deadline(s) ontvangst:
1 april 2016
10
4.2 Klachtenprocedure en/of klachtencommissie
Conform hetgeen is gesteld in het ‘Inkoopdocument AWBZ 18+ en BW,’ beschikt de opdrachtnemer over een
klachtenprocedure en/of klachtencommissie waar cliënten van de opdrachtnemer terecht kunnen met hun
klachten. In ‘Bijlage 4: Format rapportage klachten‘ is het format opgenomen dat de opdrachtnemer dient te
hanteren bij het indienen van de periodieke rapportage. Deze rapportage wordt door de opdrachtnemer op de
volgende momenten ingediend:
1.
Uiterlijk 28 april 2015 met betrekking tot de periode 1 januari 2015 tot en 31 maart 2015.
2.
Uiterlijk 28 juli 2015 met betrekking tot de periode 1 april 2015 tot en 30 juni 2015.
3.
Uiterlijk 28 oktober 2015 met betrekking tot de periode 1 juli 2015 tot en 30 september 2015.
4.
Uiterlijk 28 januari 2016 met betrekking tot de periode 1 oktober 2015 tot en met 31 december 2015.
Daarnaast meldt de opdrachtnemer iedere calamiteit en ieder geweldsincident dat zich heeft voorgedaan bij
het verlenen van de ondersteuning aan de toezichthouder. Calamiteiten en incidenten dienen onverwijld
gemeld te worden aan de gemeentelijk toezichthouder. Aangezien voor deze meldingen een afzonderlijk
protocol van toepassing is, worden deze meldingen verder niet behandeld in dit verantwoordingsprotocol. In dit
afzonderlijke protocol is onder andere aangegeven dat de opdrachtnemer zelf onderzoek uitvoert naar
aanleiding van gemelde calamiteiten en incidenten. Ook is in dit protocol aangegeven welke gegevens de
opdrachtnemer aan de opdrachtgever dient aan te leveren.
Recapitulatie
Bovenstaande is als volgt samengevat:
Op te stellen door:
Opdrachtnemer
Op te stellen rapportage(s):
Zie ‘Bijlage 4: Format rapportage klachten‘
Verzendwijze:
Digitaal via de Portal
Te verzenden aan:
Opdrachtgever
Deadline(s) verzending:
Zie vermelde data
11
4.3 Zorgweigeringsprotocol
De gronden voor zorgweigering en –beëindiging zijn in de overeenkomst beschreven in artikel 7:
‘Ondersteuningsweigering en –beëindiging’. In paragraaf 5.3 van het Inkoopdocument AWBZ 18+ is daarnaast
aangegeven dat weigering van ondersteuning alleen kan na akkoord van de opdrachtgever. Tussentijdse
beëindiging van de ondersteuning is in het Inkoopdocument AWBZ 18+ behandeld in paragraaf 5.6 en paragraaf
5.7 van het Inkoopdocument BW. Wat betreft beschermd wonen, zijn de voorwaarden voor zorgweigering
opgenomen in het Inkoopdocument BW, paragraaf 5.3. In het geval van beschermd wonen, kan weigering van
de opdracht door opdrachtnemer alleen na akkoord van opdrachtgever en alleen in geval er sprake is van een
onveilige situatie of niet veranderende situatie
In beginsel accepteert de opdrachtnemer iedere cliënt met een geldige beschikking die ondersteuning wil
ontvangen van de opdrachtnemer. In een aantal situaties wil de opdrachtnemer de mogelijkheid hebben om
(tijdelijk) tot weigering over te gaan waarbij vaak pas achteraf overleg kan plaats vinden met de opdrachtgever
over toestemming en hervatting. Een cliënt kan alleen worden geweigerd indien er zwaarwegende redenen
bestaan op grond waarvan zorgverlening in redelijkheid niet van de zorgaanbieder kan worden verlangd. In dit
protocol wordt beschreven wanneer en op welke wijze de opdrachtnemer tot (tijdelijke) weigering van het
leveren van ondersteuning besluit en welke stappen gezet zullen worden om zo snel mogelijk tot een, voor de
cliënt, passend ondersteuningsaanbod te komen.
Onder weigering wordt verstaan; het weigeren van ondersteuning aan de cliënt voordat deze is begonnen.
Indien er al ondersteuning geboden wordt en de zorgaanbieder wil de zorg in verband met zwaarwegende
redenen beëindigen spreken we van eenzijdige beëindiging. Het protocol is opgenomen in ‘Bijlage 8:
Zorgweigeringsprotocol‘.
De melding van weigering / beëindiging van ondersteuning gebeur t middels het format opgenomen in het
protocol. Dit format wordt toegevoegd aan het meldingsbericht ‘Einde zorg’ dat wordt verzonden via de Portal.
De opdrachtgever toetst vervol gens of de opdrachtnemer heeft voldaan aan de grondslagen die staan vermeld
in ‘Bijlage 8: Zorgweigeringsprotocol ‘. Indien de opdrachtgever van mening is dat niet is voldaan aan deze
grondslagen, is artikel 22 van de overeenkomst van toepassing.
12
Recapitulatie
Bovenstaande is als volgt samengevat:
Op te stellen door:
Opdrachtnemer
Op te stellen rapportage(s):
Een melding wordt gedaan middels het format voor melding van
zorgweigering (‘Bijlage 8: Zorgweigeringsprotocol ‘).
Verzendwijze:
Portal
Te verzenden aan:
Penvoerder gemeente Groningen (AWBZ 18+) / gemeente Groningen (BW)
Deadline(s) verzending:
Melding binnen twee werkdagen bij weigering van ondersteuning en binnen
vijf werkdagen bij beëindiging van ondersteuning.
13
4.4 Transformatie
De opdrachtnemer dient in 2015 de transformatie in te zetten. Dit betekent cliëntgericht, maatwerk, gericht op
het bevorderen van de zelfredzaamheid van de inwoner met ondersteuningsvra ag en aansluiten bij sociale
mogelijkheden van de cliënt. De opdrachtnemer is bereid binnen de budgetafspraak deel te nemen aan de
infrastructuur van de gemeenten, bijvoorbeeld door deelname aan een sociaal team en/of expertpool. Voor
meer informatie omtrent de ruimte om te transformeren wordt verwezen naar 5.14 en 5.16 in het
Inkoopdocument AWBZ 18+ en paragraaf 5.14 en 5.16 van het Inkoopdocument BW. In deze paragrafen is onder
andere het volgende vermeld: ‘De beweging kan ingezet worden door het ontstaan van algemene
voorzieningen, een afname van individuele indicaties / toekenningsbesluiten en door het benutten van de eigen
kracht van de (omgeving van de) cliënt. De opdrachtgever bepaalt de toegang tot algemene voorzieningen of
Maatwerkvoorzieningen Wmo.’ Voor (het beleid inzake) het ontstaan van algemene voorzieningen is de
opdrachtgever zelf verantwoordelijk.
Het (gemeentelijk) beleid met betrekking tot de transformatie zal in 2015 verder vorm worden gegeven. Dit zal
in samenwerking met de opdrachtnemers gebeuren. In de loop van 2015 zal de opdrachtgever dan ook in
overleg treden met de opdrachtnemer over onder andere de gegevens die de opdrachtgever wenst te
ontvangen inzake de in te zetten transformatie. Dit betreft overigens individueel gemeentelijk beleid. De
opdrachtnemer zal in het maatschappelijk verslag (onderdeel van het jaardocument) aandacht besteden aan de
resultaten van de ingezette transformatie. De te behandelen onderwerpen betreffen in elk geval de
onderwerpen die in het Inkoopdocument AWBZ 18+ en paragraaf 5.14 en 5.16 van het Inkoopdocument BW
zijn vermeld.
14
4.5 Rapportage daadwerkelijke geleverde ondersteuning en cliëntmutaties
In het Inkoopdocument AWBZ 18+ en BW is aangegeven dat de opdrachtgever een kopie wil ontvangen van de
gegevens die vierwekelijks worden doorgegeven aan het CAK. Daarnaast is vermeld dat de opdrachtgever
maandelijks een overzicht met informatie op cliëntniveau over de daadwerkelijke geleverde ondersteuning wil
ontvangen van de opdrachtnemer. In afwijking op de inkoopdocumenten, is besloten deze verplichtingen te
laten vervallen. Het daarbij om de hieronder vermelde ‘Vierwekelijkse rapportages’ en ‘Maandelijkse
rapportage geleverde ondersteuning’.
Vierwekelijkse rapportages
In het Inkoopdocument AWBZ 18+ (paragraaf 5.12) en het Inkoopdocument BW (paragraaf 5.13) is aangegeven
dat de benodigde gegevens voor de eigen bijdrage door de opdrachtnemers vierwekelijks doorgegeven worden
aan het CAK voor het heffen van de eigen bijdrages. De opdrachtgever ontvangt hiervan een kopie. De wijze van
digitale aanlevering gebeurt conform de wettelijke eisen en het voorschrift van het CAK. In geval van onder
aanneming dienen de inzet van onderaannemer door opdrachtnemer en voor rekening van opdrachtnemer te
worden ingediend.
Maandelijkse rapportage geleverde ondersteuning
In het Inkoopdocument AWBZ 18+ en BW is daarnaast opgenomen dat de opdrachtnemer per maand digitaal
een overzicht per deelnemende gemeente aanlevert op cliëntniveau van de daadwerkelijk geleverde
ondersteuning conform het met de aanbieders nader uit te werken verantwoordingsprotocol en/of –format. In
het overzicht is in ieder geval op cliëntniveau opgenomen:

BSN van de Cliënt;

omvang en type ondersteuning (aard van de Opdracht);

aanvangsdatum Ondersteuning;

einddatum Ondersteuning.
De verstrekking van informatie betreffende individuele Cliënten vindt plaats conform de regelgeving van de Wet
Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De Opdrachtgever en de Opdrachtnemer mogen de gegevens van de
Cliënt niet gebruiken voor andere doeleinden dan de uitvoering van de contractueel overeengekomen
dienstverlening.
Bovenstaande informatie is echter al dankzij diverse bronnen beschikbaar bij de opdrachtgever. Deze bronnen
2
3
betreffen de onder andere de toekenningsbesluiten, declaratieberichten , toewijzingsberichten , meldingen van
4
aanvang zorg en de meldingen dat cliënten uit zorg zijn . De opdrachtgever zal derhalve de opdrachtnemer niet
vragen
nader
te
rapporteren
over
de
geleverde
ondersteuning,
anders
dan
elders
in
dit
verantwoordingsprotocol is aangegeven. Kopieën van de gegevens verstrekt aan het CAK worden daarnaast niet
2
3
4
Dit betreft het bericht WMO303.
Dit betreft het bericht WMO301.
Hierbij wordt uitgegaan van de gewenste situatie, ongeacht de huidige status van onder andere het iWmo-berichtenverkeer.
15
opgevraagd omdat deze een onvolledig beeld zouden geven, aangezien dit alleen gegevens betreft die gebruikt
worden voor het bepalen van de eigen bijdrage en niet over alle vormen van geleverde ondersteuning een
eigen bijdrage verschuldigd is.
Rapportage cliëntmutaties
Voor de toepassing van de verrekensystematiek (‘ Bijlage 5: Uitgewerkt voorbeeld verrekensystematiek‘) heeft
de opdrachtgever inzicht nodig in de cliëntmutaties bij de opdrachtnemers in alle van toepassing zijnde
Groninger gemeenten. Een lijst van deze gemeenten is opgenomen in ‘Bijlage 9: Lijst gemeenten’. Om
voldoende zekerheid te krijgen over de rechtmatigheid van de bestedingen is daarnaast in de overeenkomst
opgenomen dat er onder bepaalde voorwaarden (zie ‘4.1 Accountantscontroles / Assurancerapport’) een
assurance-rapport verstrekt dient te worden bij de mutaties in cliëntenaantallen in 2015. Ook dit is een reden
waarom geen gebruik wordt gemaakt van de hiervoor beschreven gegevens.
In december 2014 heeft de opdrachtgever de cliënten die vallen onder het overgangsrecht afgestemd met de
opdrachtnemer. Dit is gebeurd aan de hand van de bestanden met AWBZ cliëntgegevens van zorgkantoren en
het CIZ beschikbaar gesteld aan gemeenten in het kader van de Wmo 2015 via het portaal van het CAK
(peildatum: 20-11-2014). Aan de hand van deze bestanden heeft de opdrachtgever per opdrachtnemer een
overzicht opgesteld van de cliënten die vallen onder het overgangsrecht. Indien de opdrachtnemer van mening
was dat het overzicht niet juist was, kon de opdrachtnemer hierover reclameren bij de opdrachtgever.
Verschillen dienden onderbouwd te worden met indicatiebesluiten en documentatie waaruit bleek dat de cliënt
in 2014 daadwerkelijk zorg heeft ontvangen. Daarnaast heeft de opdrachtnemer bij de opdrachtgever via de
Portal een overzicht aangeleverd van de in- en uitstroom in de periode 20-11-2014 tot en met 31-12-2014,
inclusief de hiervoor genoemde onderbouwende documentatie. Aan de hand van deze gegevens heeft de
opdrachtgever het aantal cliënten per opdrachtnemer bepaald die vallen onder de overeenkomst per 31-125
2014. De opdrachtgever had op basis van de uitvraag al inzicht in de cliëntenaantallen per 31 -12-2013 . Deze
cliëntenaantallen zijn daarnaast getoetst aan de AWBZ cliëntgegevens beschikbaar gesteld via het CAK.
Daarnaast dienen al le cliënten die per 31-12-2014 onder de overeenkomst vallen, door de opdrachtnemer
aangemeld te worden via de Portal.
Aan de hand van de hierboven vermelde gegevens bepaalt de opdrachtgever per opdrachtnemer de netto in- of
uitstroom over 2014, waarna de opdrachtgever de verrekensystematiek toepast (conform hetgeen is
opgenomen in ‘Bijlage 5: Uitgewerkt voorbeeld verrekensystematiek’. In tegenstelling tot hetgeen in het
Inkoopdocument AWBZ 18+ in bijlage 2 is opgenomen, zal er elk kwartaal worden verrekend. De peildata zijn
dan ook: 31-12-2014, 31-03-2015, 30-06-2015, 30-09-2015 en 31-12-2015. Door elk kwartaal te verrekenen, in
plaats van elk half jaar, is getracht de financiële risico’s als gevolg van mutaties in cliëntenaantallen bij
opdrachtnemers te verkleinen. De verrekening met als peildatum 31-12-2014 heeft inmiddels plaatsgevonden.
Daarnaast hebben ook de verrekeningen over het eerste en het tweede kwartaal van 2015 plaatsgevonden.
5
Deze cliëntenaantallen vormen ook de beginstand voor de verrekensystematiek zoals beschreven in ‘Bijlage 5: Uitgewerkt voorbeeld
verrekensystematiek’.
16
De opdrachtnemer levert op geaggregeerd niveau per kwartaal een overzicht aan met het aantal cliënten waar
ondersteuning aan is verleend, inclusief de in- en uitstroom over de periode waarover wordt gerapporteerd. In
‘Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties ’ is het format opgenomen dat opdrachtnemer hiervoor dient te gebruiken.
In deze bijlage is ook beschreven welke mutaties op welk moment opgenomen dienen te worden in de
rapportage.
De rapportage cliëntmutaties over 2015 wordt (conform paragraaf ‘4.1 Accountantscontroles /
Assurancerapport‘) voorzien van assurance-rapport van een onafhankelijk accountant.
De opdrachtgever heeft op basis van artikel 13 van de overeenkomst het recht om van de opdrachtnemer extra
informatie op te vragen over de door de opdrachtnemer gerapporteerde cliëntmutaties. Afhankeli jk van de aard
van de te ontvangen informatie, zal de opdrachtgever in overleg met de opdrachtnemer de verzendwijze en de
deadline voor de aan te leveren gegevens bepalen.
Recapitulatie
Bovenstaande is als volgt samengevat:
Op te stellen door:
Opdrachtnemer
Op te stellen rapportage(s):
Kwartaalrapportage cliëntmutaties
Verzendwijze:
Digitaal via de Portal
Te verzenden aan:
Penvoerder gemeente Groningen (AWBZ 18+) / gemeente Groningen (BW)
Deadline(s) verzending:
Rapportage cliëntmutaties: ‘Toelichting ‘
17
4.6 Jaardocument
In de Wmo 2015 is geen landelijke verplichting voor zorgaanbieders opgenomen om zich te verantwoorden
door middel van een jaardocument (dit in tegenstelling tot de verplichting in de Jeugdwet tot het aanleveren
van een jaardocument Jeugd). Daarom wordt in dit verantwoordingsprotocol aangegeven aan welke wet- en
regelgeving het jaardocument opgesteld door de opdrachtnemer dient te voldoen. Een nadere uiteenzetting
hieromtrent is opgenomen in het hoofdstuk ‘Wet- en regelgeving‘. In het jaardocument dienen de opbrengsten
zoals vermeld in de overeenkomst expliciet vermeld te worden. Deze opbrengsten hoeven niet te worden
uitgesplitst naar de 22 Groninger gemeenten. Naast een financiële vera ntwoording in de jaarrekening, worden
de opbrengsten ook inhoudelijk toegelicht in het jaarverslag. Indien het jaardocument is voorzien van een
controleverklaring, dient de opdrachtnemer niet alleen het jaardocument, maar ook de daarbij behorende
controleverklaring aan de opdrachtnemer te verstrekken.
Recapitulatie
Bovenstaande is als volgt samengevat:
Op te stellen door:
Opdrachtnemer
Op te stellen rapportage(s):
Jaardocument
Verzendwijze:
Digitaal via de Portal
Te verzenden aan:
Penvoerder gemeente Groningen (AWBZ 18+) / gemeente Groningen (BW)
Deadline(s) verzending:
1 juni 2015 (jaardocument over 2014) en 1 juni 2016 (jaardocument over
2015)
18
4.7 Early Warning System
De opdrachtnemers waarmee voor 2015 een overeenkomst is afgesloten, krijgen ten op zichte van 2013 met
een aanzienlijke korting te maken. Met dit lagere budget moeten de huidige en nieuwe cliënten optimaal
ondersteund worden, dit terwijl de meeste opdrachtnemers ook op andere gebieden te maken hebben met
dalende opbrengsten. Hierdoor kan de financiële positie van opdrachtnemers worden aangetast en kan wellicht
zelfs de continuïteit van de levering van ondersteuning aan cliënten in gevaar komen. De opdrachtgever heeft
daarom een financiële analyse op de jaarrekening 2013 van een aantal grotere opdrachtnemers uitgevoerd. Aan
de hand van deze financiële analyse is een aantal opdrachtnemers geselecteerd waarvan de opdrachtgever
gedurende 2015 nadere financiële gegevens wil ontvangen om de ontwikkeling van de financiële positie van de
opdrachtnemer te kunnen beoordelen. De (penvoerder) gemeente Groningen is aangewezen als aanspreekpunt
voor de opdrachtnemers en zal vanuit die hoedanigheid contact opnemen met de opdrachtnemers die zijn
geselecteerd om gedurende 2015 de ontwikkeling van de financi ële situatie te monitoren (EWS). In het kader
van dit EWS zullen diverse kengetallen worden beoordeeld. Deze kengetallen hebben onder andere betrekking
op de solvabiliteit, liquiditeit, rentabiliteit en de eigen vermogenspositie.
Recapitulatie
Bovenstaande is als volgt samengevat:
Op te stellen door:
Geselecteerde opdrachtnemers
Op te stellen rapportage(s):
Het door
de (penvoerder)
gemeente Groningen
verstrekte format
opgenomen in ‘Bijlage 7: Format rapportage EWS‘
Verzendwijze:
Digitaal via de Portal
Te verzenden aan:
Penvoerder gemeente Groningen (AWBZ 18+) / gemeente Groningen (BW)
Deadline(s) verzending:
De deadlines variëren per opdrachtnemer en worden daarom rechtstreeks
aan de opdrachtnemer gecommuniceerd.
19
Bijlage 1: Gehanteerde afkortingen
AWBZ:
Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten
BRP:
Basis Registratie Personen
BZG:
Berichtenportaal Zorgorganisaties Groningen
CAK:
Centraal Administratie Kantoor
CMS:
Contracten Monitoring en Subsidies
EWS:
Early Warning System
GGK:
Gemeentelijk Gegevens Knooppunt
PGB:
Persoonsgebonden Budget
RAK:
Reserve Aanvaardbare Kosten
RVW:
Regeling verslaggeving WTZi
WBP:
Wet Bescherming Persoonsgegevens
Wmo 2015:
Wet maatschappelijke ondersteuning 2015
WNT:
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector
ZIN:
Zorg in Natura
20
Bijlage 2: Accountantsprotocol
A. Relevante regelgeving
Het onderzoek van de accountant richt zich op de juistheid en financiële rechtmatigheid van de aantallen die
zijn opgenomen in rapportage cliëntmutaties van de opdrachtnemer (‘Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties ’). De
overeenkomst en dit verantwoordingsprotocol vormen hierbij de basis. De opdrachtnemer is verplicht om vóór
1 april 2016 een assurance-rapport van de accountant te overleggen aan de opdrachtgever. Hierin worden de
bevindingen van de accountant opgenomen over de volgende toetsingscriteria:
1.
de getrouwheid (juistheid, tijdigheid en volledigheid) van de door de opdrachtnemer aangegeven
cliëntmutaties over 2015;
2.
de levering van de ondersteuning conform de overeenkomst, het toekenningsbesluit en het
ondersteuningsplan;
Deze criteria zijn uitgewerkt in paragraaf ‘C. Toetsingscriteria‘ van dit protocol. De in hoofdstuk ‘3. Wet- en
regelgeving‘ van het verantwoordingsprotocol genoemde regelgeving voor de opdrachtnemer is voor het
onderzoek van de accountant uitsluitend relevant indien en voor zover deze regelgeving de grondslag vormt
voor de toetsingscriteria in paragraaf ‘C. Toetsingscriteria’ van dit accountantsprotocol . Van de accountant
wordt daarom niet verwacht dat hij de rapportage toetst aan alle in hoofdstuk ‘3. Wet- en regelgeving' van het
verantwoordingsprotocol genoemde regelgeving. Dat doet hij alleen indien en voor zover deze zijn verwoord in
de uitwerking van paragraaf ‘C. Toetsingscriteria‘.
B. Reikwijdte werkzaamheden en materialiteit
De accountant moet zijn onderzoek naar de aantallen in de rapportage cliëntmutaties zodanig plannen en
uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat deze aantallen geen afwijkingen (fouten en
onzekerheden) van materieel belang bevat. Indien het begrip redelijke mate van zekerheid voor het gebruik van
statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent.
Een oordeel met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven bovengenoemde betrouwbaarheid, in de
aantallen geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de
hieronder opgenomen materialiteitstabel.
Hierbij geldt als omvangsbasis het totaal aantal cliënten per 31 december 2015 vermeld in het format
‘Rapportage cliëntmutaties 2015’ (Bijlage 6).
Soort oordeel
Fouten
in
de
verantwoording
Onzekerheden in de
controle
/
Goedkeurend
Met
beperking
Oordeelonthouding
Afkeurend
≤ 1%
> 1% < 3%
n.v.t.
≥ 3%
≤ 3%
> 3% < 10%
≥ 10%
n.v.t.
21
verantwoording
Voor de uit te voeren werkzaamheden geldt een rapportagetolerantie. Deze geeft aan vanaf welke omvang de
door de opdrachtnemer niet-gecorrigeerde afwijkingen gemeld moeten worden. Het protocol hanteert hierbij
als uitgangspunt dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door de opdrachtnemer gecorrigeerd moeten
worden. De rapportage door de accountant heeft daarom het karakter van een uitzonderingsrapportag e. De
accountant hoeft de rapportage over geconstateerde afwijkingen alleen uit te brengen als sprake is van nietgecorrigeerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie. In dat geval verwijst hij hiernaar in zijn assurancerapport. De opdrachtnemer is dan verplicht om ook deze rapportage naar de opdrachtgever te sturen.
Er geldt een rapportagetolerantie van 0,5 procent van het totaal aantal cliënten per 31 december 2015. Nietgecorrigeerde afwijkingen beneden deze grens hoeven niet gerapporteerd te worden
De accountant van de opdrachtnemer dient medewerking te verlenen aan een mogelijke review uitgevoerd
door of namens de opdrachtgever. De review vindt plaats bij de accountant aan de hand van het door de
accountant opgebouwde dossier. De opdrachtgever stelt de opdrachtnemer en de accountant vooraf schriftelijk
op de hoogte.
C. Toetsingscriteria
Bij het onderzoek naar de rapportage cliëntenmutaties gelden de volgende toetsingscriteria voor de
accountant:
1.
De getrouwheid (juistheid, tijdigheid en volledigheid) van de door de opdrachtnemer aangegeven
cliëntmutaties. Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen ten aanzien van de cliëntmutaties :
1.1. Juistheid: De in de rapportage opgenomen tabel is rekenkundig juist en sluit aan met de
cliëntenadministratie van de opdrachtnemer.
1.2. Volledigheid: De in de rapportage opgenomen cliëntmutaties zijn in overeenstemming met de
vereisten opgenomen in paragraaf ‘4.5 Rapportage daadwerkelijke geleverde ondersteuning en
cliëntmutaties’, paragraaf ‘4.1 Accountantscontroles / Assurancerapport’, ‘Bijlage 5: Uitgewerkt
voorbeeld
verrekensystematiek’
en
‘Bijlage
6:
Rapportage
cliëntmutaties ’
van
dit
verantwoordingsprotocol en sluiten aan met de cliëntenadministratie van de opdrachtnemer .
1.3. Tijdigheid: De in de rapportage opgenomen cliëntmutaties zijn verantwoord in de periode waarop ze
betrekking hebben en in overeenstemming met de vereisten opgenomen in ‘Bijlage 6: Rapportage
cliëntmutaties’ van het verantwoordingsprotocol en sluiten aan met de cliëntenadministratie van de
opdrachtnemer.
2.
De levering van de ondersteuning aan de cliënten conform de overeenkomst, het toekenningsbesluit en het
ondersteuningsplan. Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen ten aanzien van de
cliëntmutaties:
22
2.1. In de cliëntadministratie is een toekenningsbesluit aanwezig voor de cliënten waaraan de
opdrachtnemer ondersteuning verleent.
2.2. In de cliëntadministratie is een ondersteuningsplan aanwezig voor de cliënten waaraan de
opdrachtnemer ondersteuning verleent.
2.3. Het ondersteuningsplan is voorzien van een handtekening van de cliënt of diens vertegenwoordiger.
2.4. Het ondersteuningsplan is voorzien van een handtekening van de opdrachtnemer.
2.5. Hetgeen aan ondersteuning is verantwoord in de cliëntadministratie stemt overeen met het/de
soort(en) product(en) volgens het toekenningsbesluit en / of het ondersteuningsplan. Indien de
ondersteuning afwijkt van het toekenningsbesluit en / of het ondersteuningsplan, dient de accountant
vast te stellen dat er documentatie aanwezig is waaruit blijkt dat de cliënt of diens vertegenwoordiger
akkoord is met deze afwijking. Deze documentatie dient te zijn voorzien van een hand tekening van de
cliënt of diens vertegenwoordiger.
D. Werkzaamheden accountant
Object van de controle cliëntmutaties door de accountant is de kolom ‘Cliëntmutaties 2015’ in het format
’Rapportage cliëntmutaties 2015’ opgenomen in ‘Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties ‘. Om vast te stellen of de
opdrachtnemer aan hierboven genoemde toetsingscriteria heeft voldaan, zal de accountant de cliëntmutaties
toetsen aan de realiteit. Hiervoor zal hij zich in het algemeen primair richten op opzet, bestaan en werking van
de administratieve organisatie en de interne controle (AO/IC) rondom de planning, registratie van cliënten. De
accountant zal niet de inhoud van de ondersteuning toetsen omdat hij niet beschikt over de daarvoor
benodigde deskundigheid, dan wel dit niet kan controleren vanwege privacyaspecten. Van de accountant wordt
daarom geen oordeel over de kwaliteit van de AO/IC verwacht, noch een detailcontrole op dossier - of
cliëntniveau.
Het wordt aan de accountant overgelaten op welke wijze hij zijn verdere controleaanpak inricht, hoe hij zijn
controlewerkzaamheden uitvoert en hoe hij op grond daarvan voldoende controle-informatie verkrijgt. Het gaat
er in essentie om, dat de accountant voldoende controle-informatie verzamelt om met een redelijke mate van
zekerheid vast te kunnen stellen dat de rapportage cliëntmutaties de hierin opgenomen aantallen in alle van
materieel belang zijnde aspecten getrouw weergeeft in overeenstemming met de overeenkomst en de
uitwerking daarvan in het verantwoordingsprotocol waar dit accountantsprotocol onderdeel van uit maakt.
Hiermee wordt tevens voldaan aan de eisen van financiële rechtmatigheid.
E. Geconstateerde afwijkingen
Voor geconstateerde afwijkingen geldt een rapportagetolerantie. Zie hiervoor paragraaf ‘B. Reikwijdte
werkzaamheden en materialiteit’. Als bijzonderheid geldt hierbij dat de accountant geconstateerde afwijkingen
ten aanzien van toetspunt 2.3 niet hoeft mee te tellen bij zijn oordeelsvorming, ook al komen ze uit boven de
materialiteitsgrenzen. Rapportage erover volstaat.
23
Bijlage 3: Model goedkeurend assurance-rapport
ASSURANCE-RAPPORT
Afgegeven ten behoeve van de gemeente Groningen
Aan: Naam opdrachtnemer
Opdracht en verantwoordelijkheden.
Wij hebben onderzocht of de bijgevoegde en door ons gewaarmerkte ‘Rapportage cliëntmutaties 2015’ van ….
(naam instelling) te ... (vestigingsplaats) de hierin opgenomen aantallen getrouw weergeeft in
overeenstemming met de overeenkomst … (referentie en datum) en de uitwerking daarvan in het
‘Verantwoordingsprotocol ten behoeve van Continuïteit AWBZ - Wmo 2015 en Continuïteit Beschermd Wonen,
ZIN 18+, 2015’. De ‘Rapportage cliëntmutaties 2015’ is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur
van de instelling. Het is onze verantwoordelijkheid om een assurance-rapport inzake de ‘Rapportage
cliëntmutaties 2015’ te verstrekken.
Werkzaamheden
Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse
Standaard 3000, ‘Assurance-opdrachten’ en ‘Bijlage 2: Accountantsprotocol ‘ van het ‘Verantwoordinsprotocol
ten behoeve van Continuïteit AWBZ - Wmo 2015 en Continuïteit Beschermd Wonen, ZIN 18+, 2015 ’.
Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van
zekerheid wordt verkregen dat de ‘Rapportage cliëntmutaties 2015’ geen afwijkingen van materieel belang
bevat. Een assurance-opdracht omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van
relevante gegevens.
Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons
oordeel.
Oordeel
Naar ons oordeel geeft de ‘Rapportage cliëntmutaties 2015’, van... (naam instelling) te ... (vestigingsplaats) de
hierin opgenomen cliëntmutaties over 2015 getrouw weer in overeenstemming met de overeenkomst …
(referentie en datum) en het ‘Verantwoordingsprotocol ten behoeve van Continuïteit AWBZ - Wmo 2015 en
Continuïteit Beschermd Wonen, ZIN 18+, 2015’.
24
Overige aspecten – beperking in het gebruik en verspreidingskring
De rapportage cliëntmutaties 2015 is opgesteld voor de 22 Groninger gemeenten, in het kader van de
overeenkomst ten behoeve van Continuïteit AWBZ-Wmo (ZIN 18+), 2015 en de overeenkomst ten behoeve van
‘Continuïteit Beschermd Wonen (ZIN 18+), 2015’ met als doel ... (naam instelling) in staat te stellen te voldoen
aan de voorwaarden in de overeenkomst … (referentie en datum). Hierdoor is de verantwoordingsinformatie
mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor...
(naam instelling) en de 22 Groninger gemeenten en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt
door anderen.
Plaats, datum
Naam accountantspraktijk
Naam accountant
25
Bijlage 4: Format rapportage klachten
Volg-
Naam opdrachtnemer
Omschrijving klacht
nr.
Aantal
Wijze waarop de klachten zijn afgehandeld
klachten
1
2
3
Plaats
:
Datum
:
Handtekening bevoegd persoon
6
:
Door ondertekening van deze rapportage verklaart de opdrachtnemer dat de gegevens opgenomen in deze rapportage volledig en juist zijn weergegeven, dat de rapportage
naar waarheid en in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving is opgesteld.
7
Benaming rapportage bij indiening: AGB-code-dossiernummer CMS -periode-klachten (voorbeeld: 30598617- XXX-0101201531032015-klachten).
6
7
Deze persoon dient op basis van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel bevoegd te zijn.
Dit dossiernummer staat vermeld in de brief die door de opdrachtgever in december aan de opdrachtnemer is verstuurd. CMS staat voor Contracten Monitoring en Subsidies
26
Toelichting
De rapportage over klachten / calamiteiten vindt niet plaats op cliëntniveau, maar op geaggregeerd niveau. In
de kolom ‘Naam opdrachtnemer ’ wordt de naam van de opdrachtnemer vermeld. In de daarop volgende kolom
wordt per type klacht een korte omschrijving gegeven van het soort klacht. Vervolgens wordt vermeld hoeveel
klachten er van het betreffende type in de afgelopen periode zijn afgehandeld en hoe deze klachten zijn
afgehandeld. Indien bepaalde typen klachten op verschillende wijzen afgehandeld zijn, dienen deze klachten op
verschillende regels te worden vermeld.
27
Bijlage 5: Uitgewerkt voorbeeld verrekensystematiek
Onderstaand is een fictief voorbeeld
8
opgenomen, waarbij er vanuit is gegaan dat er in totaal vijf
zorgaanbieders zijn gecontracteerd (zorgaanbieders A tot en met E). De peildatum van de verrekening is in dit
geval 31-03-2015 en de verrekening heeft betrekking op de periode van 01-01-2015 tot en met 31-03-2015.
Zorgaanbieders A-C hebben in deze periode te maken gehad met een afname van het totale cliëntenaantal (de
uitstroom is in deze periode groter geweest dan de instroom). Bij zorgaanbieders D-E is het totale cliëntenaantal
toegenomen (de uitstroom is in deze periode groter geweest dan de instroom). In dit voorbeeld is aangenomen
dat het in januari uitgekeerde maandbedrag gelijk is aan de maandbedragen van februari en maart. In dit
voorbeeld is er ook rekening mee gehouden dat het nieuwe maanbedrag wordt uitgekeerd vanaf de tweede
maand na de maand waarin de peildatum valt. In dit geval is dat mei.
Bepa l i ng budget bes chi kba a r voor verrekeni ng
OpdrachtTotaal cliënten
Mutatie cliënten
Verrekening
Verrekening
nemer
Huidige budget
(voor mutatie) Mutatie cliënten
per instelling (%)
(100%)
(90%)
A
3.775
2
-1
-50,0%
-1.888
-1.699
B
1.867.012
177
-2
-1,1%
-21.096
-18.987
C
1.209.982
185
-16
-8,6%
-104.647
-94.182
Totale beschikbare verrekenbudget
114.868
De toena me bi j i ns tel l i ngen D en E (6) i s kl ei ner da n de a fna me bi j i ns tel l i ngen A, B en C (19).
Het verrekenbudget wordt derha l ve bepa a l d op 31,58% (6/19 deel ):
36.274
Verdel i ng budget over opdra chtnemers met toena me
OpdrachtTotaal cliënten
Mutatie cliënten
nemer
Huidige budget
(voor mutatie) Mutatie cliënten
op totaalniveau (%) Verrekening
D
2.516.193
203
2
33,3%
12.091
E
1.120.150
117
4
66,7%
24.183
36.274
Totale verdeling budget vanwege toename cliënten
8
Dit voorbeeld is gebaseerd op bijlage 2 van het Inkoopdocument AWBZ 18+ en betreft dus ook de fictieve verrekening van het budget dat
betrekking heeft op de ondersteuning aan cliënten die onder de overeenkomst ten behoeve van Continuïteit AWBZ-Wmo (ZIN 18+), 2015
vallen. Dit voorbeeld is alleen bedoeld ter illus tratie en aan dit voorbeeld kunnen geen rechten worden ontleend.
28
Verdel i ng res terende budget over a l l e opdra chtnemers
Na bovens ta a nde compens a ti e res teert a l s nog te verdel en budget 114.868 - 36.274 =
78.594
Di t bedra g wordt verdeel d over a l l e opdra chtnemers na a r ra to va n het a a ndeel va n het hui di ge budget per
opdra chtnemer i n het tota l e hui di ge budget
Na da t ook rekeni ng i s gehouden met a a npa s s i ng budget a l s gevol g va n cl i ëntmuta ti es (zoa l s hi erboven
vermel d), onts ta a t het ni euwe a a ngepa s te budget per opdra chtnemer.
OpdrachtVerdeling
Aanpassing budget
nemer
Huidige budget
restant:
obv mutatie cliënten Aangepast budget
A
3.775
44
-1.699
2.120
B
1.867.012
21.845
-18.987
1.869.870
C
1.209.982
14.157
-94.182
1.129.957
D
2.516.193
29.441
12.091
2.557.725
E
1.120.150
13.106
24.183
1.157.439
Totaal
6.717.112
78.594
-78.594
6.717.112
Effect op ma a ndel i jks voors chot budget door verrekeni ng:
Restant budget
OpdrachtAangepast
Huidig
Uitgekeerd t/m 30- 30-04-15 t/m
Aangepast
nemer
Huidige budget
budget
maandbedrag
04-15
31-12-15
maandbedrag
A
3.775
2.120
315
1.258
862
108
B
1.867.012
1.869.870
155.584
622.337
1.247.533
155.942
C
1.209.982
1.129.957
100.832
403.327
726.630
90.829
D
2.516.193
2.557.725
209.683
838.731
1.718.994
214.874
E
1.120.150
1.157.439
93.346
373.383
784.056
98.007
Totaal
6.717.112
6.717.112
559.759
2.239.037
4.478.075
559.759
Toelichting
Een aantal opdrachtnemers heeft op basis van de overeenkomst een voorlopig budget toegekend gekregen,
terwijl in de uitvraag is aangegeven dat er ultimo 2013 geen cliënten zijn. In die gevallen is op het eerste
verrekenmoment van
de betreffende opdrachtnemers
90% van het budget meegenomen in de
verrekensystematiek.
In de verrekensystematiek zijn alle opdrachtnemers opgenomen. Derhalve dient in de verrekensystematiek bij
alle opdrachtnemers de in- en uitstroom in de betreffende periode vermeld te worden om tot een juiste
herverdeling van de budgetten per opdrachtnemer te komen. Deze herverdeling wordt gedaan op basis van
gegevens die zijn aangeleverd door de opdrachtnemers (conform paragraaf Rapportage cliëntmutaties en
Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties ). Indien een opdrachtnemer niet tijdig de rapportage cliëntmutaties over
de betreffende periode aanlevert, heeft de opdrachtgever een sanctiemaatregel tot haar beschikking. De
opdrachtgever kan er in het kader van de verrekensystematiek van uit gaan dat de opdrachtnemer in de
betreffende periode een afname van het aantal cliënten van 30% heeft gehad. De opdrachtgever zal dit alleen
doen indien de opdrachtnemer niet vooraf van de opdrachtgever schriftelijk toestemming heeft gekregen om
de rapportage cliëntmutaties na de van toepassing zijnde deadline in te leveren. De gevolgen voor de aan te
geven cliëntmutaties zijn hieronder weergegeven in een fictief voorbeeld:
29
Voorbeeld
Stel: Opdrachtnemer A heeft in de periode 01-01-15 t/m 31-03-15 een instroom van 3 cliënten en een
uitstroom van 7 cliënten. Per 01-01-15 heeft de opdrachtnemer 123 cliënten. Omdat de opdrachtnemer over de
betreffende periode geen rapportage cliëntmutaties heeft ingediend, wordt in het kader van de
verrekensystematiek gerekend met een cliëntafname van 37.
In de periode van 01-04-15 t/m 30-06-15 is er vervolgens sprake van een instroom van 9 cliënten en een
uitstroom van 2 cliënten. Over het eerste half jaar is de cliëntmutatie derhalve (instroom: 12 cliënten,
uitstroom: 9 cliënten) +3. In de rapportage cliëntmutaties over de periode van 01 -04-15 t/m 30-06-15 dient
opdrachtnemer A in dat geval een instroom van 12 aan te geven en een uitstroom van 9. In de kolom ‘Correctie’
wordt vervolgens +37 aangegeven. Zodoende wordt in de verrekensystematiek uiteindelijk rekening gehouden
met een cliëntmutatie van 3 (-37 in het eerste kwartaal en +40 in het tweede kwartaal).
De peildata met betrekking tot de verrekensystematiek in het kader van de overeenkomsten ten behoeve van
‘Continuïteit AWBZ-Wmo (ZIN 18+), 2015 ‘ en ‘Continuïteit Beschermd Wonen (ZIN 18+), 2015’ zijn:
1.
31-12-2014
2.
31-03-2015
3.
30-06-2015
4.
30-09-2015
5.
31-12-2015
30
Bijlage 6: Rapportage cliëntmutaties
Format kwartaalrapportages
Aantal cliënten
begin periode
Instroom
Uitstroom
Aantal cliënten
einde periode
Correctie
Plaats
:
Datum
:
Handtekening bevoegd persoon
9
:
Door ondertekening van deze rapportage verklaart de opdrachtnemer dat de gegevens opgenomen in deze
rapportage volledig en juist zijn weergegeven, dat de rapportage naar waarheid en in overeenstemming met de
van toepassing zijnde wet- en regelgeving is opgesteld.
10
Benaming rapportage bij indiening: AGB-code- dossiernummer CMS -periode-cliëntmutaties (voorbeeld:
30598617-XXX-0101201530062015-clientmutaties).
Format jaarrapportage 2015 ‘Rapportage cliëntmutaties 2015’
Deze tabel betreft het object van de controle door de accountant, zoals vermeld in paragraaf ‘ D.
Werkzaamheden accountant’ van ‘Bijlage 2: Accountantsprotocol ’.
Aantal cliënten 01-01-2015
Cliëntmutaties 2015
Plaats
:
Datum
Handtekening bevoegd persoon
Aantal cliënten 31-12-2015
-
:
9
:
Door ondertekening van deze rapportage verklaart de opdrachtnemer dat de gegevens opgenomen in deze
rapportage volledig en juist zijn weergegeven, dat de rapportage naar waarheid en in overeenstemming met de
van toepassing zijnde wet- en regelgeving is opgesteld.
Stempel accountant, uitsluitend ter identificatie:
9
Deze persoon dient op basis van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel bevoegd te zijn.
Dit dossiernummer staat vermeld in de brief die door de opdrachtgever in december aan de opdra chtnemer is verstuurd.
10
31
Toelichting ’Format kwartaalrapportages’
In de tabel met in- en uitstroom dient alleen opgenomen te worden het aantal cliënten aan het begin van de
periode, de instroom, de uitstroom, het aantal cliënten aan het einde van de periode en eventuele correcties
die vallen onder het voorbeeld dat is opgenomen in ‘Bijlage 5: Uitgewerkt voorbeeld verrekensystematiek’. De
vermelde in- en uitstroom hebben alleen betrekking op de van toepassing zijnde periode.
Indien u een overeenkomst ten behoeve van ‘Continuïteit Beschermd Wonen (ZIN 18+), 2015’ en een
overeenkomst ten behoeve van Continuïteit AWBZ-Wmo (ZIN 18+), 2015’ heeft afgesloten, dient u voor beide
overeenkomsten twee afzonderlijke rapportages cliëntmutaties over elke periode in te dienen. U dient
daarnaast te vermelden op welke overeenkomst de rapportage betrekking heeft.
De budgetvoorschotten worden maandelijks aan het eind van de maand uitbetaald aan de opdrachtnemer. Het
laatste voorschot wordt uitbetaald eind december 2015. Het kan voorkomen dat de opdrachtnemer na de
laatste verrekening (over de periode 01-10-15 t/m 31-12-15) een deel van de tot dan toe uitgekeerde
voorschotten dient terug te betalen. De penvoerder gemeente Groningen
11
zal uiterlijk 18 januari 2016 aan alle
opdrachtnemers een voorlopige eindafrekening sturen met daarin het voorlopig vastgestelde budget. Indien de
opdrachtnemer op basis van deze eindafrekening een deel van het budgetvoorschot dient terug te betalen,
dient de opdrachtnemer dit voor 1 februari 2016 te doen. Indien de opdrachtnemer op basis van deze
eindafrekening nog een vordering heeft op de opdrachtgever, zal de penvoerder gemeente Groningen deze
vordering op 8 februari 2016 uitbetalen aan de betreffende opdrachtnemers.
Het besluit met de definitieve vaststelling van het budget zal door de penvoerder gemeente Groningen op 14
juli 2016 worden verzonden. Deze definitieve vaststelling wordt opgemaakt na ontvangst van de rapportage
met cliëntmutaties over geheel 2015 en het jaardocument 2015. Indien uit deze rapportage cliëntmutaties een
afwijkende in- en uitstroom blijkt ten opzichte van hetgeen in de eerdere rapportages cliëntmutaties is
aangegeven, zal de penvoerder gemeente Groningen de verrekensystematiek toepassen om tot de definitieve
vaststelling van het budget te komen. Indien deze definitieve vaststelling lager is dan de voorlopige vaststelling,
dient de opdrachtnemer het verschil uiterlijk 28 juli 2016 terug te hebben betaald. Indien de definitieve
vaststelling hoger is dan de voorlopige vaststelling, zal de penvoerder gemeente Groningen het verschil op 4 juli
augustus uitbetalen.
Omschrijving van toepassing zijnde begrippen
Onder een cliënt in het kader van AWBZ 18+ wordt verstaan: Een Inwoner in één van de gemeenten van de
opdrachtgever aan wie een maatwerkvoorziening is verstrekt, tevens de ontvanger van de ondersteuning, voor
zover deze valt onder hetgeen voor de ondersteuning in het kader van AWBZ 18+ is opgenomen in:

het ‘Inkoopdocument AWBZ 18+ ten behoeve van Continuïteit AWBZ - Wmo 2015 22 Groninger
gemeenten’,
11
Met betrekking tot de inkoop BW gebeurt dit ook door de gemeente Groningen, maar dan als gevolg van de rol als centrumgemeent e.
32

de ‘Overeenkomst ten behoeve van Continuïteit AWBZ-Wmo (ZIN 18+), 2015’

en / of de ‘Nota van inlichtingen n.a.v. Inkoopdocument AWBZ 18+ Continuïteit AWBZ – Wmo (ZIN
18+), 2015’.
Onder een cliënt in het kader van Beschermd Wonen wordt verstaan: Een Inwoner in één van de gemeenten
van de opdrachtgever aan wie een maatwerkvoorziening is verstrekt, tevens de ontvanger van de
ondersteuning, voor zover deze valt onder hetgeen voor de onder steuning in het kader van beschermd wonen
is opgenomen in:

het ‘Inkoopdocument AWBZ 18+ ten behoeve van ‘Continuïteit Beschermd Wonen, ZIN 18+, 2015’
Gemeente Groningen, als zijnde centrumgemeente,

de ‘Overeenkomst ten behoeve van ‘Continuïteit Beschermd Wonen (ZIN 18+), 2015’’

en / of de ‘Nota van Inlichtingen n.a.v. het Inkoopdocument en de Overeenkomst ‘Continuïteit
Beschermd Wonen, ZIN 18+, 2015’.
Het aantal cliënten aan het begin van de periode komt overeen met het aantal cliënten dat in de vorige
kwartaalrapportage is vermeld als aantal cliënten aan het einde van de periode. Het aantal cliënten aan het
begin van de periode in de eerste kwartaalrapportage met als peildatum 31 -03-15, sluit aan met het aantal
cliënten ZIN dat is bepaald per 31-12-2014, conform hetgeen is vermeld in paragraaf ‘Rapportage
cliëntmutaties‘.
Instroom: toename van het aantal unieke cliënten bij de opdrachtnemer door nieuwe toekenningsbesluiten.
Een cliënt wordt als instroom gezien zodra er een toekenningsbesluit is opgesteld en de cliënt ook
daadwerkelijk ondersteuning ontvangt conform het toekenningsbesluit, het ondersteun ingsplan en de
overeenkomst. De datering van het toekenningsbesluit is leidend voor de periode waarin de instroom wordt
verantwoord door de opdrachtnemer. Het toekenningsbesluit dient te zijn geautoriseerd door een daartoe
bevoegd persoon. Enkele opdrachtnemers hebben in 2013 een deel van de ondersteuning die valt onder de
overeenkomst ondergebracht bij andere zorgaanbieders, bijvoorbeeld naar aanleiding van afgesproken
productieplafonds. Indien opdrachtnemers in 2014 / 2015 deze ondersteuning niet meer ondergebracht
hebben bij andere opdrachtnemers en deze ondersteuning zelf hebben verleend aan cliënten, worden deze
cliënten verantwoord als instroom.
Indien door de opdrachtnemer, bij wijze van uitzondering, niet binnen 10 werkdagen ondersteun ing geleverd
kan worden, is de opdrachtnemer bij AWBZ 18+ verantwoordelijk voor de (organisatie en betaling van)
overbruggingsondersteuning voor deze cliënt, tenzij de cliënt zelf aangeeft geen overbruggingsondersteuning te
willen ontvangen. Indien dit het geval is, stuurt de opdrachtnemer hier een melding van aan de opdrachtgever.
De financiering van de overbruggingsondersteuning AWBZ 18+ valt binnen het aan de opdrachtnemer
33
12
toegekende budget.
Een cliënt wordt als instroom verantwoord vanaf het moment dat de cliënt
overbruggingsondersteuning ontvangt (indien de toegekende ondersteuning niet binnen 10 werkdagen kan
worden gegeven).
Uitstroom: afname van het aantal unieke cliënten bij de opdrachtnemer door het aflopen van de indicatie, het
niet meer voldoen aan de in deze bijlage vermelde omschrijving van een “cliënt”, het aflopen van het
toekenningsbesluit en / of beëindiging om andere redenen (zie 5.6 van het Inkoopdocument AWBZ 18+ en 5.7
in het Inkoopdocument BW). De datum waarop de indicatie / het toekenningsbesluit afloopt is hierbij leidend.
Met betrekking tot de redenen vermeld in 5.6 / 5.7 van het Inkoopdocument AWBZ 18+ / BW geldt dat
uitstroom wordt verantwoord in de periode waarin de gebeurtenis feitelijk heeft plaatsgevonden. Dit is
bijvoorbeeld: de overlijdensdatum van de cliënt of de datum waarop de cliënt voor het laatst ondersteuning
heeft genoten (in alle andere gevallen dan overl ijden). Het toekenningsbesluit en eventuele andere
documenten waar de uitstroom op is gebaseerd, dienen te zijn geautoriseerd door een daartoe bevoegd
persoon. Enkele opdrachtnemers hebben in 2013 een deel van de ondersteuning die valt onder de
overeenkomst ondergebracht bij andere zorgaanbieders, bijvoorbeeld naar aanleiding van afgesproken
productieplafonds. Indien opdrachtnemers in 2014 / 2015 deze ondersteuning niet meer ondergebracht
hebben bij andere opdrachtnemers en deze ondersteuning zelf hebben verleend aan cliënten, worden deze
cliënten verantwoord als uitstroom bij de zorgaanbieder indien deze aanbieder tevens een opdrachtnemer is.
Toelichting ‘Format jaarrapportage 2015 ‘Rapportage cliëntmutaties 2015’’
De toelichting die betrekking heeft op het ’Format kwartaalrapportages ’ is ook voor dit format van toepassing.
Het ‘Format jaarrapportage 2015 ‘Rapportage cliëntmutaties 2015’’ is een totaaltelling van de mutaties die zi jn
opgenomen in de kwartaalrapportages in de kolommen ‘instroom’, ‘uitstroom’ en ‘correctie’ De kolom
‘Clientmutaties 2015’ in het rapport vormt het object van de controle door de accountant, zoals vermeld in
paragraaf ‘D. Werkzaamheden accountant’ van ‘Bijlage 2: Accountantsprotocol ’.
12
Dit is conform paragraaf 5.3 van het Inkoopdocument AWBZ 18+
34
Deadlines
Voor de aanlevering van deze rapportages zijn de volgende deadlines van toepassing:

7 april 2015 (voor de kwartaalrapportage over de periode 01-01-15 t/m 31-03-15);

7 juli 2015 (voor de kwartaalrapportage over de periode 01-04-15 t/m 30-06-15);

7 oktober 2015 (voor de kwartaalrapportage over de periode 01-07-2015 t/m 30-09-2015)

7 januari 2016 (voor de kwartaalrapportage over de periode 01-10-15 t/m 31-12-15);

31 maart 2016 (voor de jaarrapportage over de periode 01-01-15 t/m 31-12-15) inclusief assurancerapport van een onafhankelijke accountant.
35
Bijlage 7: Format rapportage EWS
Voorgaande
periode
Balans
ACTIVA
Materiële vaste activa
Overige vaste activa
Voorraden / Onderhanden werk
Debiteuren
Overige vorderingen
Liquide middelen
Huidige periode
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
PASSIVA
Kapitaal
Overige reserves
Bestemmingsreseves
Onverdeeld expl. res.
Niet-coll. gefinancierd vrij vermogen
RAK
Bestemmingsfondsen / coll. gefinanc. geb. verm.
Voorzieningen
Langlopende leningen
Kortlopende schulden kredietinstellingen
Kortlopende aflossingsverplichting
Overige kortl. schulden
Exploitatierekening
BATEN
Wmo 2015 financiering
Niet-gebudgetteerde zorgprestaties
Financiële baten
Overige baten
LASTEN
Personeelskosten
Afschrijvingskosten
Overige directe kosten
Overige indirecte kosten
Financiële kosten
Saldo
Bijzondere baten en lasten
EXPLOITATIERESULTAAT
Plaats
:
Datum
:
Handtekening bevoegd persoon
13
13
:
Deze persoon dient op basis van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel bevoegd te zijn.
36
Door ondertekening van deze rapportage verklaart de opdrachtnemer dat de gegevens opgenomen in deze
rapportage volledig en juist zijn weergegeven, dat de rapportage naar waarheid en in overeenstemming met de
van toepassing zijnde wet- en regelgeving is opgesteld.
14
Benaming rapportage bij indiening: AGB-code- dossiernummer CMS -periode-klachten (voorbeeld: 30598617XXX-0101201531122015-EWS).
Toelichting ‘Bijlage 7: Format rapportage EWS’
Onverdeeld explo. res.: Dit betreft het nog niet verdeelde exploitatieresultaat. Vaak is dit het resultaat van het
lopende boekjaar.
15
Niet-coll. gefinancierd vrij vermogen : Onder het niet-collectief gefinancierd vrij vermogen worden vrij
besteedbare reserves opgenomen die voortkomen uit niet met collectieve middelen gefinancierde activiteiten.
Dit betreffen alle vrij besteedbare onderdelen van het eigen vermogen die niet elders op de balans zijn
opgenomen.
15
RAK : In de RAK worden de binnen de toelating van de instelling gerealiseerde gecumuleerde resultaten uit
zorg gebonden, subsidiabele dan wel collectief gefinancierde activiteiten opgenomen. De RAK is onderdeel van
de bestemmingsfondsen / collectief gefinancierd vermogen.
15
Bestemmingsfondsen / coll. gefinanc. geb. verm. : Onder het collectief gefinancierd gebonden vermogen
worden de reserves opgenomen die voortkomen uit collectief gefinancierde activiteiten. Deze reserve is
exclusief de RAK.
Voorgaande periode: de periode voorafgaand aan de periode waarover gerapporteerd wordt in dit format.
Huidige periode: de periode waar in dit format over gerapporteerd wordt.
14
15
Dit dossiernummer staat vermeld in de brief die door de opdrachtgever in december aan de opdrachtnemer is verstuurd.
Conform de definitie opgenomen in het Handboek Zorginstellingen 2013 van Deloitte.
37
Bijlage 8: Zorgweigeringsprotocol
Gronden tot weigering van ondersteuning
Voor opdrachtnemers kunnen in het kader van de ondersteuning AWBZ 18+ de volgende situaties reden zijn om
tot (tijdelijke) zorgweigering over te gaan:
1.
Het, aantoonbaar, tekortschieten van de expertise van betreffende opdrachtnemer om te komen tot
een voor de cliënt passend ondersteuningsaanbod, die leidt tot onveiligheid en/of onveilige situaties
voor cliënt, mede cliënten, medewerkers of derden.
2.
Het leveren van de gevraagde ondersteuning kan niet gerealiseerd worden zonder (direct) ernstig
gevaar op fysiek of psychis ch letsel voor medewerkers, mede cliënten en derden die voor betreffende
opdrachtnemer werken (gedacht kan worden aan ernstige bedreiging, gewelddadig gedrag, ernstige
vervuiling, agressieve huisdieren, etc.)
3.
Dat eerdere ervaringen met de cliënt aanleiding zijn om geen overeenkomst aan te gaan vanwege het
ontbreken van een (voldoende) vertrouwensbasis.
Gronden tot eenzijdige beëindiging van de ondersteuning AWBZ 18+:
1.
Een ernstige mate van bedreiging of intimidatie die de situatie onwerkbaar maakt omdat de
persoonlijke veiligheid of vrijheid van de zorgverlener in gevaar is. Dit kan ontstaan vanuit de cliënt,
maar ook vanuit de omgeving van de cliënt.
2.
Een onherstelbaar verstoorde vertrouwensrelatie.
3.
Het niet nakomen van essentiële verplichtingen of regels, ook niet na herhaaldelijk aandringen of
waarschuwen door de zorgaanbieder.
Weigering van de opdracht door opdrachtnemer in het kader van ondersteuning gerelateerd aan beschermd
wonen, kan alleen na akkoord van opdrachtgever en alleen in geval er sprake is van een onveilige situatie of niet
veranderende situatie. Een onveilige situatie is bijvoorbeeld:

onveilige omstandigheden voor Client zelf;

onveilige omstandigheden voor de omgeving, directe hulpverleners;

onveilige omstandigheden door het niet (meer) kunnen bieden van bij de (veranderende) situatie
passende en verantwoorde zorg door Opdrachtnemer

wanneer Client na herhaalde pogingen materiele medewerking weigert en niet van plan is zich aan te
passen.
Werkwijze
De opdrachtnemer doet onverwijld melding bij de opdrachtgever van het feit dat de ondersteuning niet wordt
opgestart of (tijdelijk) is gestaakt en maakt tevens een afspraak om de situatie te overleggen met
opdrachtgever.
38
Het overleg is gericht op het nemen van maatregelen om de ondersteuning aan de c liënt veilig op te pakken
door een geschikte zorgaanbieder (waarbij het ook mogelijk is dat de betreffende opdrachtnemer de
ondersteuning weer oppakt).
Zorgvuldigheidseisen
Gezien het belang van de cliënt bij de ondersteuning, zijn afhankelijke positie ten opzichte van de
zorgaanbieder, dient de weigering van
een
cliënt zeer
zorgvuldig te gebeuren. Onderstaande
zorgvuldigheidseisen dient dan ook te worden uitgevoerd.

Er vindt overleg met de cliënt en de gemeente plaats over de weigering.

De zorgaanbieder kan zichtbaar aantonen dat men zich tot het uiterste heeft ingespannen om de cliënt
van ondersteuning te voorzien bij de aanbieder of een van zijn onderaannemers.

Bij de eenzijdige zorg beëindiging bestaat de schriftelijke motivatie uit het volgende;
o
De reden.
o
Hoe en waar is gezocht naar passende ondersteuning.
o
Welke alternatieven zijn er zijn aangeboden.
o
Indien van toepassing; welke alternatieven er niet zijn geaccepteerd door de cliënt met reden
omkleed.
o
Communicatie naar cliënt.

Deze motivatie wordt aan zowel de cliënt als gemeente verstrekt.

De opdrachtnemer spant zich bij eenzijdige zorg beëindiging tot het uiterste in om in overleg met de
gemeente
geschikte
en
passende
ondersteuning te vinden
bij
een
andere aanbieder.
39
Format Zorgweigering / eenzijdige beëindiging ondersteuning
Volgnr.
Naam
Cliënt (BSN)
opdrachtnemer
Gemeente waar de cliënt
Reden weigering / eenzijdige beëindiging ondersteuning
woont
1
2
3
Plaats
:
Datum
:
Handtekening bevoegd persoon
16
:
Door ondertekening van deze rapportage verklaart de opdrachtnemer dat de gegevens opgenomen in deze rapportage volledig en juist zijn weergegeven, dat de rapportage
naar waarheid en in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving is opgesteld.
17
Benaming rapportage bij indiening: AGB-code- dossiernummer CMS -periode-weigering (voorbeeld: 30598617-XXX-0101201531032015-weigering).
16
17
Deze persoon dient op basis van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel bevoegd te zijn.
Dit dossiernummer staat vermeld in de brief die door de opdrachtgever in december aan de opdrachtnemer is verstuurd.
40
Bijlage 9: Lijst gemeenten
Voor de taken inzake Beschermd Wonen zijn er 43 centrumgemeenten, waaronder de gemeente Groningen. Elk
centrumgemeentegebied bestaat uit een centrumgemeente en meerdere regiogemeenten. Onder de
centrumgemeente Groningen vallen de volgende regiogemeenten:
1.
Appingedam
2.
Bedum
3.
Bellingwedde
4.
De Marne
5.
Delfzijl
6.
Eemsmond
7.
Groningen
8.
Grootegast
9.
Haren
10. Hoogezand-Sappemeer
11. Leek
12. Loppersum
13. Marum
14. Menterwolde
15. Oldambt
16. Pekela
17. Slochteren
18. Stadskanaal
19. Ten Boer
20. Veendam
21. Vlagtwedde
22. Winsum
23. Zuidhorn
Al deze gemeenten (met uitzondering van de gemeente Bellingwedde) in de provincie Groningen zijn in 2014
daarnaast overeengekomen voor de inkoop van ‘Continuïteit AWBZ-Wmo 2015’ een gezamenlijke
inkoopprocedure te starten. Het resultaat van deze inkoopprocedure is de contractering van 72 zorgaanbieders
geweest voor AWBZ 18+.
41