Ketenplan RaboShop 2013-2016

P2P binnen Rabobank: RaboShop
Inzicht in, en controle over al je leveranciersuitgaven
Nevi, 24 maart 2014
Peter Millenaar
Agenda
1. Visie ontwikkeling Inkooplandschap 2016
2. Waar staan we met Purchase-to-Pay?
3. Strategie Ketenplan 2016: RaboShop®; “What’s in it
for me?”
2
Rabobank Concern Inkoop levert haar bijdrage aan Visie
2016 door haar opdrachtgevers te laten excelleren met
het integreren van excellente leveranciers t.b.v. de
klanten
Leveranciers vervullen een cruciale rol in het behalen van de bedrijfsdoelstellingen van
Rabobank en in het bijzonder het concurrentievoordeel. Van de totale uitgaven van Rabobank
wordt structureel ongeveer twee derde uitgegeven aan leveranciers en dit aandeel zal naar
verwachting in de toekomst minimaal gelijk blijven.
Concern Inkoop draagt bij aan Visie Rabobank 2016 door middel van:
Vernieuwen en Verbinden
• Samen waarde toevoegen in de keten
met leveranciersoplossingen (Waarde)
Kostenverlaging
• Samen verzilveren van harde besparingen
uit nieuwe contracten (prijs)
• Samen op zoek naar kostenverlagingen
(kosten)
• Samen kosten wegnemen (TCO)
3
In de inkoopketen werkt RCI samen in interactie
met betreffende businesspartijen
Business
“defining the value”
Business
planning
Inkoop
planning
RCI
Business
Finance, RCI,
Business
“finding the value”
“getting what is agreed”
“Improving the value”
“order & pay the
value”
Inkopen
Intelligence
“visualising the value”
4
Contract- en
leveranciers
management
Bestellen en
betalen (P2P)
P2p proces Rabobank verzilvert de activiteiten in
strategisch en tactisch Inkoopproces
Maximalisatie
gebruik
RaboShop
Business
planning
Inkoop
planning
Inkopen
Intelligence
5
Contract- en
leveranciers
management
Bestellen en
betalen (P2P)
Rabobank heeft relatieve voorsprong op P2P (en Einvoicing) en achterstand op sourcing suites en
procurement networks
6
Inkoop & Finance zijn in het P2P proces onlosmakelijk
met elkaar verbonden.
“P2P implemented in Finance alone will have an emphasis on the finance aspects.
Implemented in Procurement, it will focus on procurement and purchasing.”
Bron: Purchasing Insight
7
Inhoudsopgave
1. Visie ontwikkeling Inkooplandschap 2016
2. Waar staan we met Purchase-to-Pay?
3. Strategie Ketenplan 2016: RaboShop®; “What’s in it
for me?”
8
Missie van de RaboShop®
“Inzicht in, en controle over al je leveranciersuitgaven1)
• Een professionele virtuele marktplaats voor bestellers,
producteigenaren en leveranciers…
• … die borgt dat producten en diensten worden ingekocht op basis
van afgesloten contracten
• …die inzicht in- en controle op leveranciersuitgaven biedt
• ….op een marktconforme kostenniveau, middels focus op operational
excellence
• Een belangrijke peiler onder de professionalisering van de
inkoopfunctie binnen de Rabobank
9
1) Voor visuele uitwerking businessmodel RaboShop zie bijlage 1
Raboshop®, een volwassen webshop met meer dan
een half miljard spend per jaar
– Met 523 miljoen omzet in 2013 (180 mln in
2009)
– Gemiddeld 4000 unieke gebruikers per maand
– 600 leveranciers die via RaboShop leveren
– meer dan 2.500 actieve contracten
– meer dan 230.000 orderregels per jaar worden
volledig elektronisch gefactureerd en betaald
– financiële verplichtingen van RaboShop inkopen
zijn automatisch opgenomen in de financiële
rapportages van RN en LB
10
RaboShop draagt bij aan Cost, Value en Risk doelstellingen
• 1 bestelportaal
• Gemakkelijk bestellen
en factureren
• Eenduidige standaard
procesgang
Zakelijk
bestelgemak
Inzicht &
Controle
Value
user benefits
management benefits
company benefits
• Lagere proceskosten
bestellen t/m betalen
door efficiënt proces
en juiste
boekingsgang.
• Lagere tarieven door
volumebundeling
• Reductie bestellingen
zonder contract
11
• Inzicht in
verplichtingen, kosten
en uitgaven
• Inzicht en controle
uitnutting contracten
company benefits
Cost
Risk
• Inkoopvolume in
control door maximale
contract compliance
• Contract risico
management
• Borging MVO
condities
• Voldoen aan interne
en externe
regelgeving (w.o.
Procuratie etc.)
RaboShop® heeft sterke ROI door gegarandeerde
compliance
Gartner, 2013
The average enterprise books 38% of the identified
or negotiated savings that procurement identifies.
Aberdeen, 2009, The CFO’s view on procurement
1. Contractcompliance:
•
•
•
inperking imagoschade
MVO borging
beste prijs/prestatie verhouding
The Average additional cost for every
dollar spent that is not compliant to a
supplier contract of agreement is 22%
Aberdeen, 2009, The CFO’s view on procurement
Best in class enterprises display a requisition
to order cycle time which is less than one-fourth
the cycle time displayed by all other firms
Aberdeen, 2008, eprocurement benchmark
2. Procescompliance interne- en externe regelgeving
3. Actueel inzicht in verplichtingen en gemaakte kosten
4. Jaarlijks 3-4% besparing op de spend
Besparing (*1000 euro)
•
•
•
12
Verzilvering contractbesparing
Lage proceskosten (STP)
Minder eigen subadministraties
Besparing bestel & factuurproces
Opheffen subadmin
Totaal
4460
500
Besparing inkoopkosten
18680
Exploitatie- en programmakosten
-4800
Totale besparing per jaar (*1000)
18.340
Uitrol RaboShop in organisatie: De Enable fase met
accent op orde brengen randvoorwaarden gebruik is in
2013 afgerond
ENABLE (Randvoorwaarden op orde)
ENCOURAGE (Stimuleren gebruik)
ENFORCE (Verankering in inkoopbeleid)
Gebruiksgemak | Verhogen
gebruikers tevredenheid naar 7,0
Betrouwbaarheid| Verhogen
gebruikerstevredenheid naar 7,0

Inhoudsopgave
1. Visie ontwikkeling Inkooplandschap 2016
2. Waar staan we met Purchase-to-Pay?
3. Strategie Ketenplan 2016: RaboShop®; “What’s in it
for me?”
14
Encourage fase | Optimalisatie gebruik bij gelijkblijvende gebruikerstevredenheid en continue verlaging
proceskosten
ENABLE
Gebruik | Verlagen (inkoop)kosten
door verhoging gebruik
ENCOURAGE
Efficiency | Verlagen Proceskosten
door continu verbeteren
Usability | Gelijkhouden tevredenheid door continu verbeteren
ENFORCE
15
Encourage fase | De executie verloopt via twee
parallelle cycli
Efficiency | Verlagen Proceskosten
door continu verbeteren
Gebruik | Verlagen (inkoop)kosten
door verhoging gebruik
16
Usability | Gelijkhouden tevredenheid door continu verbeteren
Gebruik | Keuze voor een P2P kanaal1) is afhankelijk
van de gewenste balans van contracteigenaar tussen
risico-beheersing & procesefficiency
Inzicht
Compliance
Efficiency
Controle
Declaraties en financiële verplichting
Betaling
Analyse behoefte
risico en controle
& procesefficiency
Maverick
*
Commodity
groepering
Strategie
bepaling
Factuur
Betaling
Factuur
Betaling
Factuur
Betaling
Factuur
Betaling
Terugkerende facturen
Contract
Veronderstelde ontvangst (2-way-match)
Contract
Spend analyse
Commodity
bepaling
Bestelling
Leverbevestiging (3-way-match)
Contract
Bestelling
Bevestiging
1) Hackettgroup, 2013, Insights in P2P Channelstrategy, aangepast naar Rabobank
2) Bij maverick buying is er geen relatie tussen contract en facturen. De spend informatie wordt verrijkt om de supplier compliance inzichtelijk te maken
17
Gebruik| Deskresearch wordt d.m.v. ophalen en analyse
risico controle en behoefte business partner omgezet
naar strategie en uitrol gebruik RaboShop proces
Stap 2: Check deskresearch bij business partijen
en bepalen strategie
Stap 3: opgestelde strategie
implementeren en uitvoeren
Stap 4: Continu
verbeteren
Stap 1:
Deskresearch (“bollenpaat”)
Efficiency | Goede werking van P2P kanalen vraagt om
optimalisatie processen met juiste mix Procurement &
Finance belangen
Uitgangspunt P2P kanaalstrategie: Bij alle kanalen (met uitzondering van
Maverick) hoeft CRG FS de factuur niet meer ter accordering aan de
budgethouder aan te bieden
19
Usability | Vasthouden gebruikerstevredenheid door
meebewegen met aangepaste gebruikerswensen
Uitgangspunten gebruikerswensen, geadresseerd in programma Procurius:
• Usability
• Proces Efficiency
• Rapportage
• Gebruik P2P proces
20
Sturing op procesbrede key performance indicatoren
randvoorwaarde voor succes
KPI
Omschrijving
STP
% bestellingen dat in één keer goed door het hele
P2P proces loopt
Factuuruitval
% facturen dat niet in één keer door FS verwerkt kan
worden
% tijdige betaling
% van de leveranciersuitgaven dat binnen 30 dagen
is betaald
% Tijdige
goederenontvangst
% van de goederenontvangsten dat binnen 5
werkdagen is uitgevoerd
Gebruik RaboShop RN
% leveranciersuitgaven RN dat door RaboShop
loopt
Gebruik RaboShop LB
% leveranciersuitgaven LB dat door RaboShop loopt
Tevredenheid
gebruiksgemak
Oordeel gebruikers over gebruiksgemak RaboShop
(via Mitch monitor)
21
Doelwaarde
2014