HOME - The Customer Connection

the
15 tips voor klantgerichte
correspondentie
customer
connection
1. Stel je voor het schrijven van de brief eerst de volgende vragen:
-
Welke boodschap wil ik overbrengen?
Wie is de lezer?
Welk doel wil ik bereiken bij de klant?
2. Ga bij de opbouw van de brief uit van de ruitstructuur (zie afbeelding)
Opening:
Vormt de verklaring waarom u een brief schrijft. De opening moet
boeiend, maar kort en krachtig zijn.
Centrale thema: Beschrijft de boodschap die u wilt overbrengen. Het centrale thema
geeft antwoord op de vragen: wie, wat, waar, wanneer, waarom?
Samenvatting:
Geeft nog eens kort en helder aan waar de brief over gaat.
Afsluiting:
Geeft aan wat de volgende stappen zijn en welke bijdrage u hierin
verwacht van de lezer.
Ruitstructuur
in schriftelijke correspondentie
Opening
Centraal thema
Samenvatting &
conclusies
Afsluiting
3.
4.
5.
6.
Vermijd lange zinnen: hoe langer de zin, hoe moeilijker te begrijpen.
Als in een langere zin een opsomming zit, maak deze dan duidelijk zichtbaar.
Schrap overbodige woorden
Vermijd tangconstructies. Hiervan is sprake als tussen twee woorden die bij elkaar horen,
een aantal andere woorden wordt gezet.
7. Vermijd het gebruik van werkwoorden als zelfstandig naamwoorden (“het corrigeren van
dit rapport kost veel tijd”)
8. Gebruik korte woorden, deze zijn beter leesbaar dan lange woorden.
9. Gebruik woorden waarmee uw lezer bekend is
10. Gebruik zo min mogelijk afkortingen
11. Geef in de tekst de getallen 1 tot 10 in letters weer
12. Gebruik geen ouderwetse woorden (bijv. aangaande, alvorens, blijkens of bij deze)
13. Vermijd pleonasmen. Een pleonasme is een stijlfout waarbij een begrip dubbel wordt
gebruikt (bijv. rood bloed of groen gras).
14. Vermijd contaminaties. Een contaminatie is een spelfout waarbij twee woorden of
uitdrukkingen met (bijna) gelijke betekenis door elkaar worden gebruikt (bijv. opnoteren,
bijsluiten of nachecken)
15. Vermijd het gebruik van de lijdende vorm. Deze herkent u door de werkwoorden
“worden” of “zijn” en door een bepaling met “door”.
2