De gemeente is de

Slimmer organiseren
door samenwerken
Larissa Zegveld
Almar Wimer Siebenga
Workshop ISZF en KING 30 september
ISZF en KING
•
•
•
•
Wie is wie?
Wat brengt deze workshop?
Wat willen wij ophalen?
Wie doet mee?
Workshop ISZF en KING 30 september
Waarnemingen
Gemeenten hebben fundamentele problemen
Op delen biedt de markt gemeenten niets extra’s
Het kan beter en goedkoper
Gemeenten moeten het heft in eigen handen nemen
•Gemeenten met rond de 25.000 inwoners betalen voor gebruik van ondersteunende applicaties tussen 110k en 150k per jaar. Voor systeembeheer betalen ze daar bovenop 200k per jaar.
•Een gemeente met 40.000 inwoners betaalt al gauw het dubbele.
•De infrastructuur bestaat nu uit een palet van ICT platformen, een woud aan koppelingen en gemiddeld 200 verschillende applicaties per gemeente
Workshop ISZF en KING 30 september
Uitdagingen
•
•
•
•
•
•
Taakverzwaring
Vernieuwingsimpulsen aankunnen (waaronder NUP)
Kwaliteit aan de balie is mogelijk als daar voldoende
informatie, capaciteit, deskundigheid en focus is
Herindeling
Economische druk betekent heroverwegingen; dus het maken
van strategische keuzes
ICT-beheer moet op orde zijn want een goede betrouwbare
informatiehuishouding is randvoorwaarde om taken uit te
voeren.
Workshop ISZF en KING 30 september
De ISZF-deelnemers
7
5 gemeenten
135.000
85.000 inwoners
24
34 fte medewerkers
Organisatie
Strategie
Samenwerking
Organisatieontwikkeling
DIRECTIE
ONDERSTEUNING
BELEIDSONTWIKKELING
Controlling
Architectuur
P&O
Projectontwikkeling
Communicatie
Standaards
Financiën
Ontwikkeling producten &
diensten
Software compliance
OPERATIES
Incident beheer
Wijzigingsbeheer
Probleembeheer
Inkoop
Vendor management
Ondersteuning Informatiemanagement
Projectmanagement
7 jaar samenwerken
•
•
•
•
•
•
•
Meer ICT in dienstverlening en bedrijfsvoering
Voorop met de realisatie van het NUP
Meer ICT-ondersteuning tegen minder meerkosten
Grotere continuïteit en kwaliteit ICT-ondersteuning
Meer expertise in SSO en gemeenten
Ontmoeten, samen ontwikkelen en veranderen op 1 basis
Geleidelijke uitbouw
• Balans van krachten
– Opdrachtgeverschap
– Opdrachtnemerschap
– Bestuur
Bestuur
Samenwerken
• Bundelen van kracht, kennis en kunde
• Ontwikkelen van alle drie krachten
Shared services: 3 assen
Prof Hans Strikwerda:
1. Operationele volwassenheid van het SSC
2. Volwassenheid van de afnemers
als opdrachtgevers van het SSC
3. Conceptuele volwassenheid van de
totale organisatie
Samenwerken is dus werken aan
de volwassenheid op alle drie assen!
Organisatie
•
•
Innovatie & planning
– Innovatie
– Lange termijnplanning
– ICT-architectuur
– Ontwikkeling producten en diensten
Uitvoering
– Netwerkbeheer en reken- en datacentra
– Gebruikersondersteuning
– Ondersteuning functioneel beheer
– Ondersteuning – gezamenlijk- informatiebeleid
– ICT-opleidingen en training
– ICT-inkoop en leveranciersmanagement
– Ondersteuning informatiemanagement
– Voeren van project- en programmamanagement
Succesfactoren
•
•
•
•
•
•
•
•
Dienstverlening en bedrijfsvoering centraal
Opdrachtgeverschap bij gemeenten
Mensen met drive - de ISZF-cultuur:
– “wij, warm, enthousiast, open, transparant
– 1 gezamenlijk doel, betrokkenheid en samen leren
Samenwerken als doel op zich
Vertrouwen in elkaar
Gunnen van successen (vb BAG)
Loslaten van o.a. traditioneel denken
Samenwerken op beheerste wijze
Toekomst
Aandachtspunten
•
•
•
•
•
•
•
•
Universele bodemplaat (streven naar)
Opdrachtgeverschap (eenduidig en integraal)
Organisatie vraag en aanbod (gemeente/ sso)
Transparantie (dienstverlening, prijs, governance)
Communicatie (op alle niveaus, frequentie)
“Samenwerkende gemeenten –
ISZF is geen leverancier” (focus op synergie)
De gemeente is de “baas” (raak niet in verleiding!)
Model sso
OPDRACHTGEVENDE
ORGANISATIE
SHARED SERVICE
ORGANISATIE
BELEID
Opdracht/ vraag
UITVOERING
Aanbod
ISZF
Gemeente
Beleid en uitvoering
BELEID
ICT-uitvoering
Werken op niveau
ORGANISATIE & PROCESSEN
INFORMATISERING
AUTOMATISERING
Besturingsmodel
Werken op niveau
Bedrijfsarchitectuur
Programma van Eisen
ORGANISATIE & PROCESSEN
NUP
DIENSTVERLENING
O&I
Informatieplan
SAMENW ERKING
BEDRIJFSVOERING
Informatie architectuur
INFORMATISERING
Grootste gemene deler
Standaards
I&A
AUTOMATISERING
Technische architectuur
Continuïteit
Kwaliteit
Besturingsmodel
Gezamenlijke basis
Eén bodemplaat voor meer gemeenten in Fryslân
Synergie door samen werken
Steeds interessanter
•
•
•
Als gemeente willen we
– De inzet van meerdere communicatiekanalen
– Meer procesmatig werken bij gemeenten
– Vermindering administratieve lasten
– Toenemende ketensamenwerking van de overheid
Daarom
– Behoefte aan meer ICT bij de overheid
– Geleidelijke standaardisatie van overheidsprocessen
– Professionele en kwalitatief sterkere ICT-ondersteuning
Bovendien
– Wet- en regelgeving
– Het gebruik van basisregistraties en landelijke voorzieningen
– Technologische ontwikkelingen
– Krapte arbeidsmarkt, behoefte aan andere competenties
– Herindelingen van gemeenten.
– Toenemende coördinatieproblematiek
informatiseringvraagstukken en organisatieontwikkeling.
KING; van en voor gemeenten
•
•
•
•
•
•
ICT levert meer frustratie op dan ondersteuning
Innovaties en aanpassingen (NUP) blijven uit of duren te lang
Gemeenten lopen beveiligingsrisico’s vooral bij berichtgeving in de keten
Gemeenten zitten vast in heterogene applicatielandschap en
Gemeenten zitten daarmee vast aan leveranciers
Besturen van gemeenten zijn grip kwijt geraakt op de informatievoorziening
KING is opgericht om de bestuurskracht van de gemeenten te ondersteunen
in het licht van de verbetering van de gemeentelijke dienstverlening en
van de relatie tussen burger en overheid.
Deze bestuurskracht dient ook op het vlak van automatisering ondersteund
te worden. De overtuiging van KING is dat de e-overheid geen kans van slagen
heeft indien aandacht voor implementatie en beheer ontbreekt.
KING wil deze aandacht organiseren.
Workshop ISZF en KING 30 september
Aandacht organiseren door:
1. Informatiekundige uitvoeringstoets verbeteren en strikter toepassen
•
Doel: back-office op orde werkt alleen als er door de voordeur niet steeds weer
(te?) complexe opdrachten naar de gemeenten komen
2. Standaardisering en certificering
•
Doel: minder kosten, beter afstemming en grip op eigen informatievoorziening
3. Inzicht creëren in contractuele verplichtingen en bundelen inkoop
•
Doel: professionele georganiseerde opdrachtgever naar leveranciers
4. Ondersteunen ICT-samenwerkingsverbanden met een plan (blauwdruk) voor SSC
•
Doel: ontzorgen van niet-primaire uitvoering en grip op eigen informatievoorziening
5. Stimuleren regionale rekencentra en ondersteunen bij beheer & verdere groei
•
Doel: versnelling aanbrengen in de initiatieven
6. Ism conglomeraat van regionale service centra het aantal applicaties consolideren
naar een beter beheersbaar en onderhoudbaar geheel waarop nieuwe diensten
aangeboden worden.
•
Doel: standaardisatie van de infastructuur en applicaties en daarmee grip en kostenbesparing
A
Professionaliseren beheer
Informatiekundige toets
Certificering
Meer standaarden beheren
Workshop ISZF en KING 30 september
Gemeente en samenwerking
Uitvoeren
Bestuur & Management
Richten
Management & I en O
Inrichten
Medewerkers & I en A
Verrichten
Procesinrichting
Informatiehuishouding
Ondersteunen
Beleid gemeente
Sturen
Gemeente
beleid
Gemeentelijke
dienstverlening
Samenwerkingsverband
Technisch (applicatie)
landschap
Kantoorautomatisering
Workshop ISZF en KING 30
september
Informeren
Beveiliging
Beheer
Strategie
Beleidsontwikkeling
Collegeprogramma
Aanpak stap A en B
Stap A: Doen; inrichten afdeling Beheer
Stap B: Project: onderzoek en ontwikkelen instrumenten
•
•
Fase 0: verkenning nieuwe en bestaande ontwikkelingen
Fase 1 +:
Opdracht: “Onderzoek hoe optimalisering van de dienstverlening van gemeenten
wordt ondersteund:
– door duurzaam samen te werken aan de informatievoorziening en deze te
standaardiseren, te integreren en delen er van te elimineren,
– zodat gemeenten structureel en substantieel minder tijd en geld kwijt zijn
voor onderhoud en beheer van hun informatievoorziening
– en desondanks of juist daardoor sneller,efficienter en beter de
bouwstenen van de e-overheid en andere innovaties kunnen adopteren.”
Project leidt tot bruikbare handvatten, meer standaarden en besluitvorming over
doorgang en een gedragen implementatiestrategie
Workshop ISZF en KING 30 september
Actielijnen project: slimmer
organiseren door samenwerken
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Draagvlak
Besturing/governance
Convenanten
Contractmanagement
Kosten/Baten
Personeelsbeleid
Architectuur en technische inrichting
Stavaza samenwerkingsverbanden gemeenten
Risico-analyse
voorbeelden
Workshop ISZF en KING 30 september
KING samen met…
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ISZF
Drechtsteden
G4
VGS
VNG
Equalit
D!mpact
Dataland
mGBA
……..
Ambitieus, maar:
• We doen het samen
• We faseren
• We doordenken goed
• We stellen bij
• We leren van elkaar
• En…
• Het kan niet anders!
Workshop ISZF en KING 30 september
De boodschappenlijst
KING heeft nodig…
U, gemeente, heeft nodig…
Vooral vanuit SSC constructies:
• Bestaande informatieplannen
• Bestaande besturingsmodellen
• Huidige financieringsmethodiek
• Huidig personeelsbeleid
• Overzicht afspraken/contracten
• Blauwdruk IA en TA
•
•
•
•
•
•
•
Workshop ISZF en KING 30 september
Samenwerkingsmodel
Besturingsmodel
Template contractmngt
Financieringsmethodiek
Functieprofielen
Blauwdruk IA en TA
…
Bestuur & Management
Management & I en O
Medewerkers & I en A
Inrichten
Verrichten
Richten
Voorbeelden
Voorbeelden
Personeelsbeleid
Contractmanagement
Versnelling
Risicoanalyse
Stavaza
Kosten Baten
Beleid gemeente
Sturen
Gemeente
beleid
Convenanten
Voorbeelden
Gemeentelijke Risicoanalyse
dienstverlening
Procesinrichting
Informatiehuishouding
Versnelling
Architectuur
Architectuur
Samenwerkingsverband
Kosten Baten
Personeelsbeleid
Technisch (applicatie)
landschap
Kantoorautomatisering
Technische inrichting
Risicoanalyse
Contractmanagement
Kosten Baten
Informeren
Workshop ISZF en KING 30 september
Beveiliging
Besturing
Beheer
Personeelsbeleid
Strategie
Beleidsontwikkeling
Collegeprogramma
Ondersteunen
Uitvoeren