Sabbatical Leave - TU Delft Medewerkers

WETENSCHAPPELIJK SABBATICAL LEAVE,
Informatie voor de wetenschappelijk medewerker/docent van LR
Dit document beoogt een informatief karakter voor de wetenschapper/docent die (overweegt) gebruik
te maken van een sabbatical. Het geeft informatie over de uitgangspunten voor een sabbatical, de
procedure die binnen de faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek wordt gevolgd en
aandachtspunten die belangrijk zijn te weten. Het is een dynamisch document, dus graag horen wij
eventuele aanvullingen die hierin nog niet zijn opgenomen en van belang zijn voor anderen.
Uitgangspunten voor sabbaticals voor wetenschappelijk personeel/docent:
Sabbatical leaves stellen wetenschappelijke medewerkers en docenten vrij van hun normale
universitaire plichten, om hen op die manier in staat te stellen zich (tijdelijk) fulltime bezig te houden
met hun (onderzoeks/onderwijs)interesses en om hun professionele status te handhaven opdat ze
zullen terugkeren met hernieuwde vitaliteit, perspectief en inzicht.
De sabbatical leave komt ten goede aan de kwaliteit alsmede de employability van de
wetenschappelijk medewerkers/docenten. Bovendien dragen sabbaticals bij aan het versterken van
het internationale netwerk van de medewerkers en via hun relaties het institutionele netwerk van de
TU Delft.
Het uitgangspunt is dat wetenschappers/docenten eens in de zeven jaar op sabbatical kunnen gaan.
Sabbaticals geschieden in beginsel met gesloten beurzen. De TU Delft werknemer krijgt het TU Delft
loon doorbetaald. Aanvullende kosten worden door het ontvangende instituut opgevangen of door een
aanvullende beurs of subsidie.
Aanvullende afspraken zijn mogelijk, maar altijd in het licht van doelmatigheid en zorgvuldigheid. De
sectie is verantwoordelijk voor de financiële en organisatorische kant van de sabbaticals. De decaan
beslist uiteindelijk wie op sabbatical kan en onder welke voorwaarden. De Afdelingsvoorzitter
adviseert de decaan hierin.
Het uitgangspunt is dat de sabbatical niet bedoeld is voor persoonlijke financiële verrijking.
De gemaakte afspraken worden voorafgaand aan de sabbatical schriftelijk vastgelegd en opgenomen
in het personeelsdossier. Het digitale formulier voor de aanvraag is verkrijgbaar bij de HR adviseur
van LR.
Het managementteam heeft in haar vergadering op 8 november 2011 een regeling sabbatical leave
voor LR vastgesteld, hetgeen heeft geresulteerd in het aanvraagformulier Sabbatical LR waarin de
motivatie voor het sabbatical wordt weergegeven (zie bijlage 1). Nadat dit formulier door de
medewerker is ingevuld en ondertekend, moet het voor akkoord ondertekend worden door de
leidinggevende, de afdelingsvoorzitter en de decaan.
29-7-2014, versie 1
Jeannette de Jong
1
BELANGRIJKE AANDACHTSPUNTEN / Q&A
Wat is de maximale duur voor een Sabbatical Leave:
Hiervoor staat geen minimum en geen maximum. Het varieert in de regel tussen 6 weken en 6
maanden en soms nog langer.
Wat gebeurt er met mijn salaris:
In principe wordt bij een sabbatical leave het salaris doorbetaald. Afhankelijk van de duur van het
sabbatical en de afspraken bij de ontvangende universiteit kunnen maatwerkafspraken worden
gemaakt die kunnen variëren tot het doorbetalen van het volledige salaris of al dan niet doorbetalen
van de pensioenopbouw voor het werkgevers en/of werknemersdeel.
Moet ik hiervoor verlofdagen inleveren:
In principe wordt er geen verlof ingeleverd voor het sabbatical leave. Als je gedurende het sabbatical
leave met vakantie (verlof) gaat, moeten hiervoor natuurlijk wel verlofdagen worden opgenomen.
Ben ik verzekerd in het buitenland:
De TU Delft heeft een reisverzekering inclusief annuleringsverzekering voor dienstreizen buitenland,
waar ook tijdens het sabbatical een beroep op gedaan kan worden.
Hoe zit het met mijn WA-verzekering, etc.
De WA-verzekering loopt via je eigen verzekeringspolis. Check deze goed of de buitenlanddekking in
orde is en hoe lang je maximaal naar het buitenland kan op deze verzekering. Hier is altijd een
maximum qua tijd voor (meestal 1 jaar). Als je gezin meegaat, check dan ook of je verzekering
hiervoor toereikend is. Brand- en inboedelverzekeringen lopen over het algemeen gewoon door, maar
check ook hiervoor wat het maximum qua tijd is dat je huis onbewoond mag zijn.
Hoe zit het mijn pensioenopbouw:
Het pensioenreglement van het ABP kent geen specifieke bepalingen met betrekking tot sabbatical
leave. Dit wordt gezien als een vorm van verlof. Bij betaald verlof worden de premies zoals normaal
afgedragen.
Bij onbetaald verlof kunnen er maatwerkafspraken gemaakt worden over de afdracht van de
pensioenpremies. Het belang en de duur van het sabbatical leave zal bepalend zijn welk deel van de
pensioenpremie door de werknemer en de werkgever wordt betaald. Indien u dan tijdens het verlof in
het buitenland (verplicht) pensioen heeft opgebouwd, kunt u bij terugkomst in Nederland een verzoek
doen tot (internationale) waardeoverdracht bij het ABP. Meer informatie hierover is bij het ABP te
verkrijgen.
Hoe zit het met mijn sociale verzekeringen:
WW, WIA, Ziektewet:
Als er sprake is van maximaal 18 maanden “betaald” Sabbatical Leave, blijft u verzekerd voor de
sociale werknemersverzekeringen (WW, WIA, Ziektewet) alsof er geen sprake is van verlof. Als het
Sabbatical Leave langer dan 18 maanden duurt, dan bent u niet meer verzekerd voor de Nederlandse
werknemersverzekeringen, tenzij er sprake is van een detacheringsovereenkomst. Vrijwillige deelname
blijft altijd een optie.
Bij onbetaald verlof is er een beperking in de ziekte- en arbeidsongeschiktheidsuitkeringen. Indien u
tijdens uw onbetaalde periode van Sabbatical Leave langdurig ziek wordt, schort de datum van ziekte
op totdat u weer terug bent in Nederland. U blijft wel verzekerd voor de WW-uitkering. Als er sprake
is van onbetaald verlof, bespreek dan uw specifieke situatie met uw HR Adviseur of kijk op de website
van LR HR – Sabbatical Leave. Hier vindt u het document Sociale Verzekeringen en belastingen tijdens
sabbatical in het buitenland.
29-7-2014, versie 1
Jeannette de Jong
2
Wanneer is er sprake van detachering/uitzending:
Als men normaal gesproken in Nederland werkt en tijdelijk door de werkgever naar een ander land
wordt uitgezonden (gedetacheerd) kan in bepaalde gevallen de Nederlandse sociale wetgeving van
toepassing blijven. In dit geval moet de premiebetaling in Nederland worden voortgezet.
Een sabbatical in het buitenland waarbij afspraken over de voortgang van de werkzaamheden worden
gemaakt en het loon (gedeeltelijk) doorbetaald wordt heeft het karakter van een
detachering/uitzending. In deze gevallen biedt de detacheringsverklaring (E101/A1) van het SVB
(Sociale Verzekeringsbank) uitkomst om ondanks het feit dan men in een ander land werkt in
Nederland sociaal verzekerd te blijven.
Niet voor alle landen kan een detacheringsverklaring worden afgegeven. Dit is alleen mogelijk bij
uitzending naar een land dat tot de EU of EER/Zwitserland behoort en naar landen waarmee
Nederland een verdrag over de sociale zekerheid heeft gesloten. Zie bijlage 2 voor een overzicht van
de landen waarmee detachering mogelijk is. Deze verklaring is te verkrijgen bij HR Services van de TU
Delft ([email protected] ).
De verklaring A1 geldt voor de Nederlandse volksverzekeringen: AOW, Anw, AKW, AWBZ en voor de
werknemersverzekeringen: WW, ZW, WIA en ZVW.
Voor gezinsleden zijn speciale afspraken. Vraag hiernaar bij uw HR Adviseur.
Kan ik mijn gemaakte kosten vergoed krijgen?
De TU Delft heeft er voor gekozen om de medewerker die naar het buitenland gaat voor een
sabbatical geen gebruik te laten maken van de 30% regeling om reden, dat de TU Delft bij toepassing
van de 30% regeling de pensioenpremie verlaagt en dat is in het geval bij een (betaald) sabbatical
leave niet de bedoeling.
Wel is het mogelijk om de extraterritoriale kosten belastingvrij te vergoeden. Dit in goed overleg
afstemmen met uw leidinggevende welke kosten wel en welke niet door uw sectie zullen worden
vergoed. Het indienen van deze kosten doet u d.m.v. een declaratie-aanvraag (met de betreffende
facturen) en deze wordt door Finance afgehandeld.
De extraterritoriale kosten kunnen onder meer bestaan uit:
- De extra kosten voor levensonderhoud door een hoger prijspeil in het betreffende land, zoals
uitgaven voor maaltijden, gas, water en licht (costs of living allowance).
- De kosten voor een kennismakingsreis naar het buitenland, eventueel met het gezin, om
bijvoorbeeld te zoeken naar een woning of een school.
- De kosten voor het aanvragen of omzetten van officiële persoonlijke papieren, zoals
verblijfsvergunningen, visa en rijbewijzen.
- De kosten voor medische keuringen en vaccinaties voor het verblijf in het betreffende land.
- De dubbele huisvestingskosten, omdat de werknemer in Nederland blijft wonen.
- De (1e) huisvestingskosten. Voor extraterritoriale kosten betreft dit alleen de (1e)
huisvestingskosten die boven 18% van het huidige loon uitkomen. De rest van de kosten is
loon en kan dus niet onbelast vergoed worden.
- De kosten van opslag van het deel van de boedel dat niet wordt verhuisd.
- De reiskosten naar het land, bijvoorbeeld voor familiebezoek of gezinshereniging
- De extra kosten voor het laten invullen van de aangifte inkomstenbelasting als dat duurder is
dan het laten invullen van de aangifte door een vergelijkbare belastingadviseur in het land
van herkomst. Hierbij geldt een maximum van € 1.000,00 per werknemer.
- De cursuskosten om de taal van het land te leren en voor de gezinsleden die bij hem
verblijven.
- De extra (niet-zakelijke) gesprekskosten voor telefoneren met het thuisland.
- De kosten van een aanvraag vrijstelling sociale zekerheid, zoals een A1/E101 verklaring.
- Schoolgelden voor een internationale school of voor een internationale afdeling van een
gewone school.
29-7-2014, versie 1
Jeannette de Jong
3
APPENDIX 1
Sabbatical Leave <NAME>
DURATION AND LOCATION
The requested duration of Dr. <NAME> sabbatical leave is of <PERIOD> calendar months (<.... UNTIL
….>, to be spent as <POSITION DURING SABBATICAL LEAVE> at the <UNIVERSITY/INSTITUTE> in
<PLACE AND COUNTRY>
RESEARCH/TEACH ACTIVITIES TO BE PERFORMED DURING THE SABBATICAL
The main activities to be performed at <UNIVERSITY/INSTITUTE> are the following:
1. ……………..
2. ...............
3. ……………..
…………………
GIVE AN EXPLANATION HOW YOUR SCIENTIFIC/TEACHING CAREER WILL BE IMPROVED AND YOUR
EMPLOYABILITY WILL BE INCREASED
……………
WHAT IS IN IT FOR AEROSPACE ENGINEERING / TU DELFT
……………
COSTS OVERVIEW (PLEASE SEPARATE TU DELFT AND OTHER PARTIES COSTS)
……………
AGREEMENTS ABOUT CONTINUE PAYING SALARY
……………….
Name:
Date:
signature:
Approval manager,
Name:
Date:
signature:
Approval Head of the Department,
Name:
Date:
Signature:
Approval Dean,
Prof.dr.ir. H. Bijl.
Date:
Signature:
29-7-2014, versie 1
Jeannette de Jong
4
APPENDIX 2
Landenoverzicht Verdragslanden / duur detacheringverklaring
Land
EU/EER
Australië
Bosnië
Herzegovina
Canada
Chili
Cyprus
Egypte
Israël
Japan
Kaapverdië
Kosovo
Kroatië
Macedonië
Marokko
Montenegro
NieuwZeeland
Servië
Tunesië
Turkije
Verenigde
Staten
Uruguay
Zuid Korea
29-7-2014, versie 1
Jeannette de Jong
aantal
maanden
eenvoudige
procedure
24
60
duur werk
aantal
maanden
maximaal
gezinsleden
meeverzekerd
mogelijk
voor
werknemers
mogelijk
voor
zelfstandigen
60
60
60
nee
ja
nee
ja
ja
ja
ja
nee
nee
60
24
24
24
24
60
12
duur werk
24
duur werk
12
duur werk
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
ja
nee
nee
nee
ja
nee
nee
nee
nee
nee
nee
Nee
nee
ja
ja
ja
ja
ja
ja
ja
ja
ja
ja
ja
Ja
ja
ja
ja
nee
nee
ja
ja
nee
nee
nee
nee
nee
nee
nee
duur werk
12
12
60
60
60
60
60
nee
nee
nee
ja
ja
ja
ja
ja
nee
nee
nee
ja
24
60
60
60
nee
ja
ja
ja
nee
ja
5