Reglement Sport Sponsorfonds

Reglement Sport Sponsorfonds
Artikel 1:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Inschrijfgelden voor deelname aan open studenten sportevenementen, die niet voor eigen
kring zijn, komen in aanmerking. Inschrijfgelden voor o.a. GNSK’s, NSK’s en de Batavierenrace
komen in aanmerking voor sponsoring.
Competitie-, oefen- of bekerwedstrijden komen niet in aanmerking voor sponsoring. Dit geldt
ook voor toernooien die meetellen voor een ranglijst van een overkoepelende sportbond of organisatie.
De TU Delft moet zichtbaar vertegenwoordigd zijn op het evenement.
Studenten komen alleen in aanmerking als ze een geldige collegekaart van de TU Delft
bezitten.
Een student komt maximaal twee keer per sponsorjaar in aanmerking voor een subsidie.
Subsidieaanvragen kunnen door instanties of individuele studenten worden ingediend.
Artikel 2:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
2.
3.
Aanvraagprocedure
Een subsidieaanvraag van inschrijfgelden moet minimaal zes weken voor aanvang van het
evenement worden ingediend.
Het aanvraagformulier is te downloaden op de website van de Stichting Studentensport Delft
(ssd.tudelft.nl). Dit formulier moeten ingevuld en vergezeld van de in lid 3 omschreven
toelichtingen digitaal worden ingediend bij de secretaris, via [email protected], of
worden ingeleverd in het postvak van de SSD, te vinden achter de balie van de Unit Sport.
Bij elke aanvraag tot sponsoring moet worden toegevoegd:
een overzicht met namen en studienummers van de deelnemers voor wie sponsoring
wordt aangevraagd;
een overzicht hoe de TU Delft zichtbaar zal worden gemaakt;
opbouw van het inschrijfgeld.
De SSD behoud zich het recht om buiten de in lid 3 omschreven toelichtingen extra
toelichtingen op te vragen.
De SSD beslist binnen een maand na ontvangst of de aanvraag wordt goedgekeurd. De
aanvragende instantie of persoon wordt hierover uiterlijk twee weken na het besluit van op de
hoogte gesteld.
Resterende bewijsstukken om de aanvraag compleet te maken moeten uiterlijk binnen twee
weken na het plaatsvinden van het evenement ingeleverd worden bij de SSD. Hierbij valt te
denken aan:
betalingsbewijzen, dit zijn betalingsafschriften of kwitanties;
foto’s om zichtbaarheid van de TU Delft aan te tonen;
Artikel 3:
1.
Criteria subsidie aanvragen
Nadere bepalingen subsidie voor inschrijfgeld
Onder inschrijfgeld vallen de gelden die de organisatie vraagt aan deelnemers voor kosten die
gemaakt worden ten behoeve van organisatie, accommodatie en wedstrijdleiding. Dit houdt
niet in kosten voor overnachting, maaltijden en feesten.
Indien het inschrijfgeld een “all-in prijs” is, dan wordt het bedrag van overnachtingen,
maaltijden en feesten hieruit gedestilleerd (zie artikel 2.3).
De subsidie voor inschrijfgelden bedraagt maximaal 50% van het inschrijfgeld met een
maximaal van €10,- per persoon.
Artikel 4:
1.
2.
Uitkering subsidie
Uitkering van subsidies vindt plaats nadat de hoogte van het uit te keren bedrag is
vastgesteld. Dit betekent na het overleggen van afrekening of betalingsbewijzen.
De SSD zal na vaststelling van het bedrag de sponsoring binnen een maand uitkeren, mits alle
benodigde/gevraagde papieren zijn ingeleverd.
Artikel 5:
Slotbepalingen
1. Een sponsorjaar loopt gedurende een collegejaar volgens de academische jaarindeling van de TU
Delft.
2. Indien niet aan de termijnen of voorwaarden is voldaan en het sponsorjaar is verstreken, vervalt
het recht op sponsoring van het afgelopen sponsorjaar.
3. Indien de TU Delft op het te sponsoren evenement niet zichtbaar aanwezig is geweest, vervalt het
recht op sponsoring van dat evenement. De te sponsoren partij moet aantonen dat de TU Delft
zichtbaar aanwezig was.
4. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de SSD samen met de beheerder van
Sponsorregeling Studenten Activiteiten.
5. De TU Delft en de SSD behouden zich het recht om in een enkel geval een uitzondering te maken
op het reglement. Hiervan zal dan melding gemaakt worden.
6. De TU Delft en de SSD behouden zich het recht dit reglement tussentijds aan te passen.
7. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2015.
8. Dit reglement is na overleg met het bedrijfsbureau van Sport & Cultuur van de TU Delft aangepast
op 15 januari 2015.