Wendbaar Organiseren - Hiemstra en De Vries

Wendbaar Organiseren
Waar de samenleving voorheen relatief stabiel, eenvoudig en voorspelbaar was, is deze in de laatste
decennia steeds wispelturiger, complexer en turbulenter geworden. Er is een andere samenleving en
andere economie aan het ontstaan. Een nieuwe orde die bestaat uit horizontale verbanden, zoals
lokale gemeenschappen, coöperaties, en gemengde sociale, digitale en fysieke netwerken. De
economische crisis 2007-2009 heeft voor een versnelling in deze beweging gezorgd. Niet alleen de
markt, maar de samenleving als geheel pakt en claimt steeds vaker een belangrijke rol in de aanpak
van maatschappelijke vraagstukken op bijvoorbeeld het vlak van zorg en ondersteuning, leefbaarheid
in de buurt, et cetera. Dit dwingt de overheid om vanuit een netwerkende en participerende rol
toegevoegde waarde te leveren aan maatschappelijke opgaven. Wendbaar organiseren is daarin
volgens ons de sleutel!
Wendbaar organiseren
Wat is wendbaar organiseren?
Opgave voor de hele organisatie?
Wendbaar organiseren is zo organiseren dat je als
organisatie makkelijk kan inspelen op
veranderingen en je snel kan aanpassen aan een
nieuwe situatie.
De noodzaak tot een andere manier van werken
is evident, maar dit betekent niet dat de hele
organisatie wendbaar hoeft te zijn. De grootte
van de opgave verschilt. Verschillende processen
in de organisatie vragen meer om beheersing en
niet om flexibiliteit. Bepaal je opgave door scherp
te maken met welke processen je te maken hebt
en welke processen gebaat zijn bij het vergroten
van de flexibiliteit.
‘Een wendbare organisatie omarmt
de onvoorspelbaarheid van de
toekomst’
Een wendbare organisatie gaat flexibel om met
prioriteiten en doelstellingen en is daardoor in
permanente staat van verandering. Professionals
in de organisatie zijn in staat om ‘permanent
flexibel te werken’.
flexibiliteit
Wat is het resultaat?
•
•
•
Sneller: flexibele organisatie om in te
kunnen spelen op komende uitdagingen.
Slimmer: kennispositie en innovatie om in
complex gebied slimme dingen te doen,
nieuwe oplossingen te vinden.
Samen: opgavengerichte organisatie om
integraal te werken aan opgaven in
wisselende samenstellingen/coalities.
Groei/ innovatie/
middelen
Control/
processen/
efficiency
Resultaten/
productiviteit/
missie
intern
Dat vraagt van publieke organisaties:
• Een meer netwerkende en participerende
overheid te (leren) zijn en aan te sluiten bij de
opgaven buiten.
• Je organisatie zo organiseren dat die kan
inspelen op veranderende opgaven, zich snel
aanpast aan een nieuwe situatie en dus flexibel
omgaat met prioriteiten en doelstellingen.
• Je zo te organiseren dat professionals in staat
zijn om ‘permanent flexibel te werken’.
Moreel/ openheid/
participatie
extern
beheersing
Figuur: naar model van Quinn
Waar en hoe beginnen?
Om publieke organisaties te helpen hun
wendbaarheid te vergroten hebben wij een
aanpak ontwikkeld waarmee we snel tot de kern
en de mogelijkheden voor wendbaar organiseren
in de betreffende organisatie komen. Deze
aanpak bestaat uit drie stappen:
1.
2.
3.
Scherpte in de opdracht van de organisatie.
Toepassing van het Wendbaarheidsmodel.
Kiezen van interventies om wendbaarheid
te vergroten.
Wendbaarheidsmodel
Drie mogelijkheden van het model
De mate waarin een organisatie nu wendbaar is en
in de toekomst wil zijn, zal per organisatie
verschillen. Het wendbaarheidsmodel helpt om
een concreter beeld te krijgen en bewust te
kiezen. Het is op verschillende manieren toe te
passen:
Sturing vanuit inhoud
Autonome besluitvorming
•
Naar
Mensgedreven sturing
Participatieve besluitvorming
Belonen op initiatief
Gericht op zelf uitvoeren
Gericht op allianties
Functiegericht of taakgericht werken
Voor medewerkers
•
Inzicht krijgen in de huidige mate van
wendbaarheid van de organisatie.
Prioriteren in welke onderdelen van de
organisatie met wendbaarheid aan de slag
gegaan wordt.
Volgen van de wendbaarheid van de
organisatie.
Belonen op basis van prestatie
Sturen op de waan van de dag
Organisatie verantwoordelijk voor mobiliteit
Vaste werkpakketten
Professional werkt vanuit vaste structuur
Vaste teams
Continue promotie
Voor bedrijfsvoering
De kern van de wendbaar organiseren
Voor management
Van
•
Lijn-staf indeling
Communicatie op afstand
Sturen op de gewenste ontwikkeling
Opgavegericht werken
Medewerker verantwoordelijk voor mobiliteit
Werkpakket flexibel vanuit opgave
Professional werkt permanent flexibel
Flexibele teams
Combinatie van promotie en demotie
Opgavegericht werken
Communicatie continue in het proces
Begroting op jaarcyclus
Flexibel naar opgaven en resultaten
Klassieke P&C cyclus
Kort cyclisch monitoren en bijsturen
Vast P&O instrumentarium
Van monitoren met data
Maatwerkinstrumenten
Sturen met data
Wendbaar organiseren; een mogelijke aanpak
Wendbaar organiseren betekent ruimte maken
voor een nieuwe manier van werken en hier als
directie of MT sturing aan geven. Maar betekent
ook zorgen voor bedrijfsvoeringsprocessen die de
beweging faciliteren en het ontwikkelen van de rol
en kracht van medewerkers. Maar hoe doe je dat
dan? Daar is geen eenduidig recept voor. Een
mogelijke aanpak is:
1.
2.
Scherpte in opdracht
Toepassen
wendbaarheidsmodel
• Korte analyse: wat is de
wendbaarheid van onze
organisatie?
• Inventariseren en kiezen:
waar ligt onze grootste
uitdaging als we meer
wendbaar willen
worden?
• Wat is de opdracht
van onze organisatie?
Wat betekent wendbaar
organiseren voor ons?
• Wat willen we bereiken?
• Wat betekent dit voor
processen in de
organisatie?
Waar is de opgave
het grootst?
In een sessie van twee dagen doorlopen wij met
een team of het MT bovenstaande 3 fasen om te
bepalen welke stappen gezet gaan worden in het
wendbaar organiseren. Dit kunnen verschillende
Voorbeelden
3.
Kiezen interventies
vergroten wendbaarheid
• Uitwerken mogelijke
aanpak: opstellen
ontwikkelplan
wendbaar organiseren.
• Interventies bepalen en
uitvoeren.
interventies zijn, zoals het ontwikkelen van Sterke
teams, Leergang professionals, MT-coaching en
Vlootschouw.
Meer weten?
Onderstaand enkele voorbeelden van organisaties waar wij al met wendbaar organiseren
aan de slag zijn:
Ralph Hanekamp
Organisatieadviseur
06-512 34 236
Rudy Slegers
Organisatieadviseur
06-319 43 696
[email protected]
[email protected]
Of neem contact op met: Bertram, Dominique, Evert,
Hanneke, Ilse, Janneke, Marian of Rienk.
Samen werken aan maatschappelijke prestaties
Ramstraat 27
3581 HD Utrecht
E: [email protected]
T: 030 252 37 77