richtlijn beloningen uit hoofde van de functie aan de tu delft

RICHTLIJN BELONINGEN UIT HOOFDE VAN DE FUNCTIE AAN DE TU DELFT
College van Bestuur 1-6-2013
Achtergrond
Op 18 februari 2013 heeft het College van Bestuur ingestemd met de Regeling Nevenwerkzaamheden TU
Delft 2013. In deze regeling wordt onder andere aangegeven hoe om te gaan met eventuele inkomsten
die aan nevenwerkzaamheden verbonden zijn.
Nu ontvangen werknemers van de TU Delft ook geregeld beloningen voor reguliere werkzaamheden
(werkzaamheden die ze uit hoofde van hun functie verrichten). Dit kunnen geldelijke beloningen zijn
(denk aan financiële beloningen voor het geven van een lezing of aan de vacatiegelden voor het
deelnemen aan NWO-commissies) of materiële beloningen (denk aan flessen wijn of boeken). Omdat het
ontvangen van beloningen (de schijn van) belangenverstrengeling kan veroorzaken, stelt het College van
Bestuur hiervoor een aantal richtlijnen vast.
Het College van Bestuur kiest hierbij niet voor de meest strenge lijn waarbij werknemers helemaal niets
mogen aannemen. Dit om de gever niet de kans te ontnemen om waardering uit te spreken voor de door
de werknemer verrichte activiteit en om werknemers te belonen voor de door hen verrichte activiteit. De
aanname hierbij is dat medewerkers voor het verrichten van de activiteit waarvoor ze een beloning
ontvingen extra tijd hebben geïnvesteerd.
Richtlijnen
De volgende richtlijnen zijn door het College van Bestuur vastgesteld:
 Werknemers mogen geldelijke en materiële beloningen tot en met een waarde van €70 per
activiteit zelf houden.
 Beloningen boven een waarde van €70 per activiteit gaan in het geheel terug naar het eigen
organisatieonderdeel. Bij materiële beloningen dienen werknemers zelf de waarde in te schatten
naar objectieve en redelijke maatstaven. Zo nodig of bij twijfel in overleg met de leidinggevende.
 De eventueel gemaakte reis- en verblijfkosten worden verrekend met de geldelijke beloningen.
 Werknemers kunnen te allen tijde besluiten om geldelijke of materiele beloningen niet aan te
nemen (of deze nu een waarde hebben van onder of boven de €70 per activiteit).
 In speciale situaties kunnen faculteiten of directies besluiten om een strengere richtlijn te
hanteren, waarbij überhaupt af wordt gezien van het ontvangen van geldelijke of materiële
beloningen voor reguliere werkzaamheden.
Uitvoeringsvoorbeelden
Waarde van de
beloning
> 70 euro per
activiteit
Type beloning
Hoe mee omgaan
Uitvoering
Een geldelijke
beloning
In het geheel terug naar het eigen
organisatieonderdeel of niet
aannemen
Gemaakte reis- en verblijfkosten
kunnen afzonderlijk worden
gedeclareerd
In het geheel terug naar het eigen
organisatieonderdeel of niet
aannemen
Gemaakte reis- en verblijfkosten
kunnen afzonderlijk worden
gedeclareerd
Zelf houden of niet aannemen
Indien aannemen: Gemaakte reisen verblijfkosten kunnen NIET
afzonderlijk worden gedeclareerd
als de beloning hoger is dan de
gemaakte kosten
Indien aannemen: Gemaakte reisen verblijfkosten kunnen WEL
(gedeeltelijk) afzonderlijk worden
gedeclareerd als de beloning lager
is dan de gemaakte kosten.
Zie het financiële proces zoals
1
beschreven in de notitie
Een materiële
beloning
<=70 euro per
activiteit
Een geldelijke
beloning
Een materiële
beloning
1
Zelf houden of niet aannemen
Gemaakte reis- en verblijfkosten
kunnen afzonderlijk worden
gedeclareerd
Conform het reguliere
declaratieproces van de TU
Delft
Bijvoorbeeld verdelen of
verloten onder de leden van
het eigen organisatieonderdeel
Conform het reguliere
declaratieproces van de TU
Delft
Stel de beloning is 50 euro en
de reiskosten waren 30 euro:
de werknemer dient geen
afzonderlijke reiskosten in
Stel de beloning is 20 euro en
de reiskosten waren 30 euro:
de werknemer dient 30 euro
reiskosten in en geeft aan
reeds 20 euro ontvangen te
hebben (waardoor hij/zij nog
10 euro krijgt)
Conform het reguliere
declaratieproces van de TU
Delft
Uitvoeringsnotitie financiële aspecten regeling nevenwerkzaamheden TU Delft en richtlijnen beloningen uit hoofde van de functie
aan de TU Delft. Directie Finance en HR (1-6-2013).