De zeven succesfactoren voor een veilige auditcultuur

 De zeven succesfactoren voor een veilige auditcultuur
De kracht van interne audits inzetten voor continue verbetering
Bij het uitvoeren van interne audits ligt de nadruk nog vaak op de planning en techniek van de
audit zelf. Interne audits worden dan vooral benaderd als controle-instrument t.b.v. compliance.
Er wordt voorbij gegaan aan de verbeterpotentie die in de audit verscholen ligt. Audits hebben
daardoor een negatief imago: ze worden gezien als 'tijdrovend' en 'zonde van de tijd'.
Dat is jammer want op die manier schieten interne audits hun doel flink voorbij.
Door interne audits anders te benaderen en in dienst te stellen van de organisatiedoelen kunnen
ze juist een belangrijke bijdrage leveren aan het succes van de organisatie. Dit gaat niet vanzelf.
Het vraagt in veel organisaties om een behoorlijke 'mindshift': je moet interne audits namelijk gaan
benaderen als verbeterinstrument.
De vraag is: hoe doe je dat? Hoe zorg je ervoor dat mensen zich veilig en gesteund genoeg voelen
om alles wat beter kan in de openbaarheid te brengen?
In dit artikel vind je 7 succesfactoren voor een veilige auditcultuur.
1: ZORG VOOR EEN BETROKKEN PROCES EIGENAAR
Een auditsysteem moet voor iedereen nuttig zijn. Een helder inzicht in de voordelen die interne
audits de organisatie bieden, zoals bijvoorbeeld 'inzicht krijgen in wat er al goed gaat en nog beter
kan en dit inzicht gebruiken voor verdere structurele verbeteringen', is daarom van groot belang.
1
Zorg dus voor een duidelijk visie op interne audits. Installeer tevens een betrokken proces
eigenaar die het mandaat heeft van het MT en er als 'motivator' voor zorgt dat iedereen in de
organisatie de doelen van interne audits kent en de meerwaarde van interne audits inziet.
2: VERANKER AUDITS IN DE DAGELIJKSE PRAKTIJK
Audits vinden vaak periodiek plaats. Het hele jaar denken we er niet over na en dan ineens in de
paar dagen voor en na de audit moet er van alles gebeuren. Dit zorgt voor veel druk en onder druk
worden niet de beste prestaties geleverd.
Veranker interne audits daarom via self-assessments en verbeterlijsten in de dagelijkse
werkzaamheden van de operatie. Op die manier wordt niet alleen 'periodieke paniek' voorkomen
maar zijn ook de verbeterresultaten vele malen hoger.
3: GEBRUIK SLIMME TOOLS
Interne audits vragen om een behoorlijke hoeveelheid planning, organisatie en administratie.
Hierbij wordt vaak gebruik gemaakt van Excel, Word en E-mail, met veel handmatig werk en
weinig overzicht tot gevolg. Gelukkig kan het ook anders.
Met slimme tools zoals Smile voor Audits & Controles kun je audits niet alleen integraal en met
minder handmatige handelingen verwerken en analyseren (wat tot 50% tijdsbesparing kan
opleveren), maar wordt ook de stap naar self-assessments en verbetering gefaciliteerd.
4: CREËER EEN POSITIEVE INFORMELE SFEER
Bij het inzichtelijk maken van de voordelen
van interne audits is het belangrijk om te
benadrukken dat het geen
‘afrekensysteem’ is: de auditcultuur
moet vertrouwen uitstralen. Als een
auditée aangeeft dat er iets is dat beter
kan, is hij daarover naar zichzelf meestal al
kritisch genoeg. Hij moet zich dusdanig
veilig voelen dat hij kan leren van
eventuele fouten.
Creëer daarom rondom audits een aandachtige, positieve, open en informele sfeer van 'samen
werken aan verbetering' en geef vooral ook complimenten voor alles dat al goed gaat.
2
5: STEL JE OP ALS COACH EN HOUD VOORAL EEN SPIEGEL VOOR
De interne auditor die als een politieagent met een checklist door de organisatie gaat, heeft zijn
langste tijd gehad. Toch is dit nog altijd het schrikbeeld dat rondom interne audits waart. Laat
daarom duidelijk zien dat jij er niet bent om te controleren, maar om te helpen verbeteren.
Stel je daarbij als auditor op als coach en houd vooral een spiegel voor. Als je al advies geeft is dit
vooral richtinggevend. Durf daarbij ook af te wijken van de strakke kaders die veldnormen en weten regelgeving kunnen vormen: kijk vooral naar wat de auditée nodig heeft om te verbeteren.
6: SCHENK VERTROUWEN VIA DUIDELIJKE AFSPRAKEN
De audit vindt plaats ten dienste van de auditée (het gaat om zijn behoeften!). Samen met de
auditée kom je tot een lijst van zaken die beter kunnen en misschien wordt er ook al wel verkend
hoe deze verbeteringen kunnen worden opgepakt. Dat is een prima aanpak. Trap echter niet in de
valkuil je als auditor ook met de verbetering zelf te bemoeien.
Maak daarom heldere afspraken over wat er beter kan en spreek deadlines af. Laat daarna los en
geef de auditée de volledige verantwoordelijkheid voor de uitvoering. Schenk daarbij vertrouwen
door zekerheid uit te stralen over de kans van slagen: dat is vaak net dat steuntje in de rug dat de
ander nodig heeft om over de verbeterdrempel te stappen.
7: DEEL RESULTATEN EN BELOON VERBETERSTAPJES
Wil je de veilige auditcultuur verder aanjagen tot een echte verbetercultuur? Maak de resultaten
van interne audits dan transparant/zichtbaar en 'benchmarkable'. Bijvoorbeeld via een fysieke
nieuwsbrief of via een startpagina binnen het auditsysteem waar iedereen de successen rondom
interne audits kan terugvinden. Vergeet daarbij niet elk verbeterstapje - hoe klein ook - te
belonen.
Wil je nog een stapje verder gaan? Nodig medewerkers dan actief uit mee te denken over de
manier waarop interne audits nog beter kunnen worden ingezet om de organisatie aan te zetten
tot verbetering, bijvoorbeeld door het auditsysteem uit te breiden met een online
verbetercommunity die de dialoog faciliteert over de grenzen van afdelingen heen.
Heel veel succes!
3