Het Nieuwe Werken: Transitie van Controle naar Vertrouwen

 Het Nieuwe Werken: Transitie van Controle naar Vertrouwen
Het Nieuwe Werken (HNW) is een van de meest populaire trends op het
gebied van organisatieontwikkeling van de laatste jaren; meer dan een
kwart van de organisaties geeft aan HNW reeds toe te passen in de
organisatie. Veel organisaties zien HNW als dé manier om een goede
werkgever te zijn, om hun medewerkers efficiënter en effectiever, maar
ook met meer plezier te laten werken. Niet alle organisaties zijn echter
even succesvol in de implementatie van HNW. Deze whitepaper is
geschreven om u als organisatie enkele handvatten te bieden voor een
succesvolle implementatie en uitrol van HNW.
Wat houdt HNW eigenlijk precies in? Praktisch gezien houdt HNW in dat
medewerkers in staat worden gesteld om tijd- en plaats onafhankelijk te
kunnen werken. De opkomst van HNW wordt onder meer gestimuleerd door
technologische ontwikkelingen, digitalisering en sociale media die het werken
en communiceren op afstand mogelijk maken. Een andere aanleiding voor de
populariteit van HNW is dat (zeker de jongste generatie) medewerkers
aangeven behoefte te hebben aan ruimte om hun werk en tijd naar eigen
inzicht in te delen.
HNW brengt verschillende voordelen met zich mee, enkele voordelen die wij en
andere onderzoekers bij organisaties zien, zijn: een verhoogde concentratie en
productiviteit, betere werk-privé balans, hogere autonomie en tevredenheid,
minder reistijd en –kosten, lagere huisvestings- en energiekosten en hogere
flexibiliteit. HNW heeft echter ook een aantal potentiële nadelen, waaronder:
een gevoel van sociaal isolement, verminderd gevoel van betrokkenheid en
www.greatplacetowork.nl
Herengracht 124-128
1015 BT Amsterdam
teamverband, maar bijvoorbeeld ook hogere kans op stress en burn-out door
onduidelijke afspraken en ontbreken van grenzen aan de werkdag.
Om als organisatie te kunnen profiteren van de voordelen van HNW, maar geen
last te hebben van de nadelen, verdienen een aantal cruciale aspecten speciale
aandacht. De invoering van HNW vraagt om verandering in de organisatie, die
samenvattend neerkomt op de volgende drie aspecten: werkomgeving,
technologie en mens. In de onderstaande alinea’s staan wij per aspect stil bij
de veranderingen die nodig zijn.
Werkomgeving
Zoals eerder aangegeven, houdt HNW in dat medewerkers in staat worden
gesteld om tijd- en plaats onafhankelijk te werken. Zij kunnen werken op de
locatie en het tijdstip waarop zij het meest productief zijn en welke aansluit bij
de werkzaamheden van dat moment. De ene medewerker zal er alsnog voor
kiezen om van negen tot vijf uur op kantoor te werken, een andere medewerker
kan ervoor kiezen om zoveel mogelijk thuis en op flexibele tijden te werken.
Het aantal mensen dat tussen negen en vijf op kantoor aanwezig zal zijn, is
binnen een dergelijke werksituatie lager dan bij het traditionele werkmodel.
Helaas maakt dit dat een aantal organisaties HNW als een manier zien om
huisvestingskosten te besparen, met als resultaat dat onvoldoende aandacht
wordt besteed aan de veranderingen die nodig zijn om HNW succesvol te
implementeren. Uiteraard is het mogelijk om door HNW kosten te besparen,
omdat er minder fysieke werkplekken en aansluitingen nodig zijn. Een
succesvolle
verandering
naar
HNW
stelt
echter
ook
eisen
aan
de
werkomgeving, welke juist een investering van uw organisatie vragen.
www.greatplacetowork.nl
Herengracht 124-128
1015 BT Amsterdam
Het kantoor wordt niet alleen een werkplek, maar een plek waar de
medewerkers elkaar kunnen ontmoeten om met elkaar van gedachten te
wisselen of samen te werken. Deze nieuwe werkplekken moeten vooral
inspirerend zijn, een ontmoetingsplaats waar mensen graag komen en
gestimuleerd worden. Daarnaast is er behoefte aan vergaderruimtes die
dusdanig ingericht zijn dat zij voldoende privacy bieden en het groepsproces
van vergaderingen ondersteunen. Veel organisaties die over zijn gegaan op
HNW hebben minder beschikbare werkplekken, maar hebben speciale ruimtes
ingericht waar medewerkers elkaar kunnen ontmoeten in een ruimte die
ondersteunend is aan de doelstelling van de bijeenkomst. Zo worden op
sommige kantoren speciale concentratieruimtes ingericht waar medewerkers
ongestoord kunnen werken, naast ruimtes waar men informeler een gesprek
kan voeren of waar men juist met een projectteam - uitgebreid en mogelijk
voor meerdere dagen - aan de slag gaat, Kortom, een ruimte die is afgestemd
op de aard van het samen zijn.
Technologie
Om medewerkers de mogelijkheid te geven tijd- en plaats onafhankelijk te
werken, is de juiste technologische ondersteuning nodig. Systemen die het
medewerkers mogelijk maken om op afstand te werken en toegang te hebben
tot dezelfde systemen en documenten, zonder hinder te ervaren en zonder de
beveiliging van uw systemen en documenten in gevaar te brengen. Daarnaast
is het belangrijk om communicatiemiddelen te installeren die bijeenkomsten in
groepsverband en visualisatie ondersteunen. Zoals eerder genoemd, kan de
implementatie van HNW leiden tot een gevoel van sociaal isolement en een
verminderd gevoel van teamverband. Het is mede daarom erg belangrijk om de
technologische ondersteuning te hebben die het mogelijk maakt om op afstand
www.greatplacetowork.nl
Herengracht 124-128
1015 BT Amsterdam
makkelijk contact met elkaar te leggen. Denk hierbij aan laagdrempelige
chatprogramma’s,
internetbellen
of
programma’s
die
teleconferenties
ondersteunen waarin medewerkers elkaar kunnen spreken en in de ogen
kunnen kijken.
Mensen
Voor een succesvolle implementatie van HNW is het cruciaal dat er een
gedragsverandering
plaats
vindt
bij
zowel
de
medewerkers
als
de
leidinggevenden. Een van de meest voorkomende valkuilen die we zien in
organisaties bij de implementatie van HNW, is dat de organisatie zich
voornamelijk richt op de fysieke werkplek en technologische ondersteuning en
zich niet voldoende beseft welke cultuurverandering HNW van de betrokkenen
vraagt. De realisatie van deze gedrags- en cultuurverandering is niet voor niets
de moeilijkste en meest onderschatte stap in het transitieproces.
De invoering van HNW vraagt om een transitie van controle naar vertrouwen;
het vertrouwen van de leidinggevende in de medewerkers, maar ook van
collega’s in elkaar. Dat vertrouwen cruciaal is in het succesvol implementeren
van HNW, komt ook naar voren in het Nationaal onderzoek Over Het Nieuwe
Werken 2012; 67% van de respondenten geeft aan dat vertrouwen de
voornaamste voorwaarde is voor het slagen van HNW, gevolgd door een
geschikte bedrijfscultuur (53%). De beschikbaarheid van de juiste technologie
en een geschikte kantooromgeving worden als minder belangrijk gezien (zij
scoren respectievelijk 46% en 7%). Hetzelfde onderzoek wijst echter ook uit
www.greatplacetowork.nl
Herengracht 124-128
1015 BT Amsterdam
dat dit vertrouwen volgens één op de drie medewerkers ontbreekt binnen hun
organisatie.1
Zowel medewerkers als leidinggevenden moeten eraan wennen dat er geen
vaste werktijden en werkplekken meer zijn. Voor leidinggevenden betekent dit
dat zij hun medewerkers minder vaak zien en minder toezicht en controle
hebben op de activiteiten van de medewerkers. Dit vraagt om een grote
transitie in leiderschap. In het traditionele organisatiemodel was leiderschap
vooral gericht op input, waarbij bijvoorbeeld werd gestuurd op productieve
uren of op competenties, bij HNW moet leiderschap zich vooral richten op
output. Er moet een transitie plaatsvinden naar resultaatgericht leiderschap.
Bij HNW staat de medewerker centraal, medewerkers zijn zelf verantwoordelijk
voor het behalen van de gestelde doelstellingen en hebben de vrijheid om hier
op hun eigen wijze, locatie en tijdstip mee aan de slag te gaan. Het is hierbij
cruciaal
dat
verwachtingen
de
en
leidinggevende
te
behalen
duidelijk
communiceert
doelstellingen.
over
Vervolgens
moet
visie,
de
leidinggevende erop vertrouwen dat de medewerkers het beoogde resultaat op
tijd behalen en medewerkers op hun verantwoordelijkheid aanspreken wanneer
zij het beoogde resultaat niet behalen.
Leidinggevenden hebben daarnaast een belangrijke rol in de coaching en
ondersteuning van de medewerkers, zowel in hun ontwikkeling als in de zorg
voor de medewerker. HNW brengt nieuwe verantwoordelijkheden met zich
mee, het is belangrijk dat medewerkers de middelen en mogelijkheden hebben
om met deze verantwoordelijkheden om te gaan. Daarnaast is het belangrijk
1
Redactie Overhetnieuwewerken.nl (2012). Nationaal Onderzoek Over Het Nieuwe Werken 2012. Verkregen via
http://overhetnieuwewerken.nl/whitepapers/nationaal-onderzoek-over-het-nieuwe-werken-2012.
www.greatplacetowork.nl
Herengracht 124-128
1015 BT Amsterdam
dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over te behalen resultaten en de
wijze waarop men met elkaar omgaat, alsmede dat medewerkers grenzen leren
stellen aan hun werkdagen en prioriteiten leren stellen, om burn-out en
stressklachten te voorkomen. Die veranderde manier van leidinggeven vraagt
andere vaardigheden en in beginsel eerder meer dan minder tijd. Het
overstijgen van die paradox vergt visie en vastberadenheid van leiders en niet
te vergeten het creëren van een veilige omgeving waarin de medewerker (en
ook de leidinggevende) in die nieuwe rol kan groeien.
De werknemer zal eraan moeten wennen dat er geen vaste werkplekken en
werktijden meer zijn. Dat houdt in dat ze veel vrijheid krijgen om hun werk,
werkplek en werktijden zelf in te richten, maar ook dat ze een grote
verantwoordelijkheid zullen ervaren. Het vraagt om een hoge mate van proactiviteit en zelfstandigheid. Zowel in het aanspreken van benodigde middelen,
het stellen van prioriteiten en het behalen van de gestelde doelen,
maar
bijvoorbeeld ook in het benaderen van collega’s of leidinggevenden in geval
van een hulpvraag of behoefte aan samenwerking. Bij de medewerkers zelf
dient een gedragsverandering plaats te vinden, waarin ook zij een transitie
maken van een focus op (productieve) uren, naar een focus op resultaat. Een
transitie waarin medewerkers de vrijheid voelen om hun werkdag zelf in te
vullen, zonder daarvoor verantwoording af te hoeven leggen en zonder hun
verantwoordelijkheid daarbij los te laten. Deze vrijheid en het vertrouwen dat
daar bij komt kijken, moeten zij echter ook zelf actief toepassen in relatie met
hun collega’s. Volgens het Nationaal onderzoek over Het Nieuwe Werken 2012
www.greatplacetowork.nl
Herengracht 124-128
1015 BT Amsterdam
geeft 31% van de respondenten aan er aan te twijfelen of collega’s wel werken
als men ze niet ziet zitten.2
Vertrouwen is cruciaal
We hebben het eerder al gezegd, praktisch gezien gaat HNW over tijds- en
plaats
onafhankelijk
werken.
In
essentie
gaat
HNW
over
vrijheid,
verantwoordelijkheid en vertrouwen3. Dit wordt onderschreven door ervaringen
van onze klanten en door het Nationaal Onderzoek Over Het Nieuwe Werken
2012.
Deze bevindingen sluiten naadloos aan op het gedachtegoed van Great Place
to
Work®,
partner
voor
organisaties
bij
de
ontwikkeling
van
goed
werkgeverschap. Wij ondersteunen organisaties bij hun transitie naar een
(meer) mensgerichte bedrijfsvoering. Onze focus is vooral gericht op het
beoordelen en zo nodig versterken van de organisatiecultuur en de mate
waarin deze de ambitie van de organisatie ondersteunt.
Ons werk baseert zich op 25 jaar wereldwijd empirisch onderzoek en
samenwerking met de beste werkgevers, die uitwijzen dat vertrouwen tussen
managers en medewerkers het primaire en meest kenmerkende element is van
goed werkgeverschap. Een Great Workplace is een organisatie waar mensen
vertrouwen hebben in de mensen voor wie ze werken (hun leidinggevenden),
trots zijn op het werk dat zij doen en plezier hebben met de mensen met wie zij
samenwerken (hun collega’s).
2
Redactie Overhetnieuwewerken.nl (2012). Nationaal Onderzoek Over Het Nieuwe Werken 2012. Verkregen via
http://overhetnieuwewerken.nl/whitepapers/nationaal-onderzoek-over-het-nieuwe-werken-2012.
3
Kim Castenmiller (2011). Het Nieuwe Werken; weg met het idyllische plaatje. Verkregen op
http://hetnieuwewerkenblog.nl/het-nieuwe-werken-weg-met-het-idyllische-plaatje/
www.greatplacetowork.nl
Herengracht 124-128
1015 BT Amsterdam
De producten en diensten die wij aanbieden zijn gebaseerd op het Great Place
to Work® Model©.
In dit Model© staan drie relaties centraal:
1. De relatie tussen de medewerker en het management
. Hier is de vraag
in
welke
mate
er
sprake
is
van
wederzijds
vertrouwen.
De
geloofwaardigheid van het management, het respect voor het individu
achter de medewerker en rechtvaardigheid op de werkplek zijn kritische
succesfactoren
voor
het
vertrouwen
tussen
medewerkers
en
management.
2. De relatie tussen de medewerker en zijn/haar baan
. Met andere
woorden de trots en toewijding die men ervaart t.a.v. zijn eigen baan, de
prestaties van het eigen team/afdeling en de resultaten van de
organisatie.
www.greatplacetowork.nl
Herengracht 124-128
1015 BT Amsterdam
3. De relaties tussen de medewerkers onderling. Een open, opbouwende
en
zelfs
kameraadschappelijke
atmosfeer,
teamgerichtheid
en
samenwerking hebben een positieve impact op de betrokkenheid van
de medewerkers. Wilt u meer weten over HNW of over Great Place to Work®? Neem dan contact
op met Caroline Mullers ([email protected]).
www.greatplacetowork.nl
Herengracht 124-128
1015 BT Amsterdam