Jaarverslag 2015

Stichting Mensen in de Minima
Jaarverslag 2015
Inleiding
Het jaar 2015 kenmerkte zich door een toename van het aantal cliënten met name in
Oosterheem. Ook de intensiteit van de vraag om hulp werd steeds groter. Als
vrijwilligersorganisatie zijn we een echte praktische vraagbaak en dit vraagt doorlopend om
structuur en duidelijkheid, zowel voor de cliënt, de vrijwilliger maar ook voor de organisaties
waar we mee samenwerken. We constateren o.m. een grotere rol in de samenwerking met de
andere professionele organisaties die onmisbaar is ook vanwege de signaleringsfunctie die het
MIM heeft.
Vanuit het WMO veld werd de stichting door de gemeente enkele keren betrokken in
projecten die buiten haar dienstverlening vallen, zoals deze is vermeld in haar beleidsplan.
Kernactiviteit is immers het goed bedienen van cliënten tijdens de dagelijkse spreekuren.
Mogelijke nieuwe projecten die aandacht behoeven vragen vooraf een goed overleg met als
gevolg mogelijk een extra investering in mens materiaal en tijd.
In 2015 heeft er een verhuizing plaatsgevonden van de locatie Oosterheem. In de wijkpost van
de Gemeente was het mogelijk om het aantal spreekuren van 2 naar 3 te verhogen. De grote
wens blijft wel overeind staan om daar een permanente huisvesting te krijgen, zodat niet bij
elk spreekuur alles moet worden opgebouwd en na het spreekuur alles weer op te bergen in de
daarvoor bestemde lockers. Ook blijft de telefonische bereikbaarheid daar een probleem. Het
gebruik van de mobiele telefoon in de spreekkamer is zeer slecht en er moet naar de receptie
of naar buiten gegaan worden om een goed bereik te hebben.
Bestuur
Aan het begin van 2015 was de bestuurssamenstelling als volgt.





Voorzitter: dhr. E.M.C.T. (Eddy) Molle
Secretaris: mw. C.H.H.M. (Karin) Beek-Meeuwisse
Penningmeester: dhr. H.H. (Harrie) Kruif
Algemeen lid: dhr. J.H.M. (Jan) van der Burg
Algemeen lid: dhr. S. (Sjarel) van Biene
In de loop van 2015 heeft de heer Molle het MIM (en dus ook het bestuur) verlaten. Het
algemeen bestuurslid dhr van der Burg heeft de rest van 2015 het voorzitterschap
waargenomen. De zoektocht heeft geleid tot een nieuwe bestuurslid dhr G.J. (Bert) Blanken
die in september toetrad als algemeen bestuurslid, met de intentie om vanaf 1 januari 2016 op
te treden als voorzitter. Dit is thans geëffectueerd. Het gehele jaar bleef het bestuur verder
onveranderd qua samenstelling. .





Voorzitter: dhr. G.J. (Bert) Blanken (vanaf 1-1-2016)
Secretaris: mw. C.H.H.M. (Karin) Beek-Meeuwisse
Penningmeester: dhr. H.H. (Harrie) Kruif
Algemeen lid: dhr. J.H.M. (Jan) van der Burg
Algemeen lid: dhr. S. (Sjarel) van Biene
Als zodanig staat het bestuur nu ook bij de Kamer van Koophandel geregistreerd.
De bestuursleden werken tevens als coördinatoren tijdens de spreekuren. De hulpvraag – ook
vanuit andere organisaties – vraagt soms om meer beschikbaar te zijn voor bestuurszaken.
Momenteel wordt er individueel veel vanuit eigen huis gedaan.
Om de steeds drukker wordende spreekuren beter te kunnen opvangen en gelijk bepaalde
actuele bestuurszaken goed te kunnen doorgronden (intern overleg, sollicitanten, notulen,
voorbereiding vergaderingen, in en externe communicatie) is er op termijn een extra kamer in
Meerzicht noodzakelijk.
Vrijwilligers
Inclusief de bestuursleden, die ook als vrijwilliger actief zijn, is de stichting in 2015 begonnen
met een aantal van 18 inhoudelijke vrijwilligers, 3 koffiedames en 1 schoonmaakster.
Het verloop onder de vrijwilligers bleek in dit jaar erg groot. We haalden aan de ene kant
kwalitatief goede vrijwilligers binnen, maar dat had als nadeel dat deze snel weer moesten
vertrekken wegens het aanvaarden van een betaalde werkkring. Het in het jaar daarvoor
ingeschatte voordeel van een hoger niveau van dienstverlening bleek hierdoor in ons nadeel te
werken. Teneinde dit in de toekomst te voorkomen is er een duidelijk profiel opgesteld
waaraan de aspirant vrijwilliger dient te voldoen.
Inhoudelijke activiteiten
De vrijwilligers adviseerden cliënten in hun problemen gedurende de spreekuren. De spreekuren werden gehouden in de panden aan de Uiterwaard 27 in Meerzicht en aan het Zanzibarplein 10 in Oosterheem. In april 2015 is de locatie Oosterheem verhuisd naar
Oosterheemplein 198 en is het aantal spreekuren verhoogd naar 3. De openingstijden waren
als volgt:
Meerzicht:
 Maandag van 9:00 uur tot 11:00 uur
 Dinsdag van 13:30 uur tot 15:30 uur
 Woensdag van 9:00 uur tot 11:00 uur
 Donderdag van 9:00 uur tot 11:00 uur
 Vrijdag van 9:00 uur tot 11:00 uur
Oosterheem:
 Dinsdag van 9:00 uur tot 11:00 uur
 Vrijdag van 9:00 uur tot 11:00 uur
Vanaf medio april 2015
 Maandag van 10:00 uur tot 12:00 uur
 Woensdag van 10:00 uur tot 12:00 uur
 Vrijdag van 10:00 uur tot 12:00 uur
In 2015 zijn 4.423 individuele activiteiten verricht voor 2.624 bezoekers en bellers. Zeker
qua individuele activiteiten is er sprake van een forse aanwas ten opzichte van 2014
Ook zijn er drie workshops “Omgaan met geld” gegeven.
De problematiek waarmee is omgegaan, staat uitgesplitst in de bijlage met de spreekurenverantwoording. De aanwas blijkt te zijn geweest op alle aandachtsvelden; belastingaangiftes zijn
echter minder geworden.
Het MIM heeft een duidelijke structuur over de wijze van klantbediening. Er zijn duidelijke
werkinstructies. Omdat de problematiek zich verdiept vervult de signaleringsfunctie naar
andere professionele organisaties echter een steeds grotere rol.
Voor het verkrijgen van vertrouwen van de cliënt en het goed kunnen doorgronden van de
praktische hulpvraag waar de klant mee komt ligt hierin voor de vrijwilliger een steeds groter
wordende taak. Ook wordt steeds meer gewerkt aan de zelfredzaamheid van de klanten.
Overlegvormen
Er is sprake geweest van een aantal interne en externe overlegvormen.
Intern:





Bestuursvergaderingen
Er zijn zeven bestuursvergaderingen geweest op de volgende data: 6 januari, 31 maart, 16
juni, 28 juli, 1 september, 6 oktober en 1 december.
Werkoverleg
Werkoverleg met de vrijwilligers heeft zes keer plaatsgevonden, en wel op de volgende
data: 14 januari, 4 maart, 6 mei, 1 juli ,9 september en 4 november.
Thema-ochtenden vrijwilligers
Op 4 maart is een klantmanager Mevr. Ooms geweest voor informatie
Op 6 mei hebben informatie gekregen van Moniek v.d. Ploeg over Schuldhulpverlening
en preventie armoede.
Extern:



Begeleidingscommissie Werk, Zorg en Inkomen
Er zijn acht bijeenkomsten geweest, te weten op 3 februari,31 maart, 12 mei, 23 juni, 1
september, 13 oktober, 17 november en op 1 december
Bij alle bijeenkomsten was de stichting vertegenwoordigd. Dit jaar waren er extra veel
vergaderingen met het oog op de invoering van de Participatiewet en de gevolgen daarvan
voor het gemeentelijke beleid.
Overleg Materiële Dienstverlening
Vergaderingen hiervan hebben plaatsgevonden op 9 februari, 12 april, 8 juni, 7 september
en 14 december. Op alle vergaderingen is er een vertegenwoordiger van de stichting
aanwezig geweest. Ook heeft een tweede MIM-vertegenwoordiger (met name belast met
het Sociaal Fonds MiRo) de vergaderingen bijgewoond. Vanuit het OMD is de werkgroep
Samen Doen ontstaan met als doel om de samenwerking tussen de deelnemende
instellingen te intensiveren. Deelnemers zijn Humanitas Thuisadministratie,
Schuldhulpmaatje, Kwadraad, Palet Welzijn en de Stichting MIM. Van uit deze
werkgroep is het initiatief geboren om het project EMMA (Eerder Melden Minder
Achterstanden) te starten. Dit project is vroegsignalering van schulden, zodat inwoners
van Zoetermeer in een vroeg stadium kunnen worden geholpen.

Workshops “Omgaan met geld”
In het afgelopen jaar hebben twee vrijwilligers een aantal workshops gegeven in ouderkamers van onderstaande basisscholen:
- Prinses Amalia school 22 april.
- De Regenboog 9 april
- Jacobsvlinder op 25 maart
De workshops voorzagen duidelijk in behoeftes. De eerder bestaande ideeën om deze
workshops uit te breiden naar feitelijke cursussen of iets dergelijks op de locatie
Meerzicht hebben echter geen vervolg gekregen. Dat had te maken met de mate van
belangstelling van cliënten, naast het feit dat deze - ondanks hun financiële problematiek niet “het achterste van hun tong” willen laten zien.
 Opleidingen, georganiseerd door de gemeente
Vanuit de gemeente is een tweetal trainingen gekozen om die door vrijwilligers van
diverse hulporganisaties te laten bijwonen. De meeste van onze vrijwilligers hebben
hieraan deelgenomen. het betreft de volgende trainingen:
o Training “Inkomensondersteunende maatregelen”.
o Training “Armoede onder de loep”.
De eerste training ging met name in op het instrumentarium van hulpverlening, terwijl de
tweede training zich toespitste op het onderkennen wat armoede, dan wel het hebben van
een krappe kas, met mensen doet.
Informatievoorziening
Overeenkomstig de doelstelling van dit jaar lag het accent op meer efficiency. Het gebruik
van de digitale dossiers heeft hier goed aan bijgedragen.
Slechts accorderingen van cliënten op het bewaren van gegevens worden nog fysiek op papier
bewaard. Ook uiteraard alle papieren documenten die het MIM ontvangt als organisatie,
worden fysiek bewaard.
De verwerking van belastingaangiften en aanverwante zaken is in de loop van het jaar eveneens gestroomlijnd.
Vier keer is er een “Minimaatje” uitgegeven en verspreid. Het laatste Minimaatje betrof een
special over de acties rond de Kerstperiode.
Ook wordt de Internetsite bijgehouden, voor zover er informatie is te melden. Deze is
trouwens wel geheel vernieuwd in het afgelopen jaar.
Financiën
Dankzij een extra subsidie voor de verhuizing naar de wijkpost in Oosterheem en een
eenmalige subsidie voor de aanschaf van een printer is het jaar 2015 afgesloten met een kleine
overschrijding. In bijlage 2 is de jaarrekening en de balans over 2015 opgenomen.
Huisvesting
Het nut van een goede bereikbare en laagdrempelige huisvesting in de wijk Oosterheem wordt
door iedereen onderkend. Voldoende privacy voor de cliënt – zoals in de wijk Meerzicht – is
een essentiële voorwaarde hierin. Wel is er voorzien in een extra dagdeel in de wijkpost
Oosterheem, maar het streven blijft om daar een goede permanente huisvesting te vinden.
Chronologisch overzicht 2015
Niet alles wat er in en rond het MIM gebeurde staat hierboven beschreven. Hieronder een
korte chronologische weergave van wat er door het jaar heen is gebeurd.
Januari 2015
 Op 26 januari verschijnt het eerste Minimaatje.
Februari 2015
 Op 3 februari WZI vergadering
 Op 9 februari OMD Overleg
Maart 2015
 .Op 25 maart Workshop omgaan met geld
 Op 31 maart WZI vergadering
April 2015
 Op 9 en 22 april Workshop omgaan met geld
 Op 13 april OMD Overleg
 Op 16 april verschijn het Minimaatje nummer 2.
 Bijeenkomst inkomens ondersteunende maatregelen
 Op 22 april Samen Doen.
 Verhuizing locatie Oosterheem
Mei 2015
 Op 20 mei Samen Doen
 Op 12 mei WZI vergadering
Juni 2015
 Op 17 juni Samen Doen
 Op 8 juni OMD Overleg
 Op 23 juni WZI vergadering
September 2015
 Op 1 september WZI vergadering



Op 7 september OMD Overleg
Op 9 september Samen Doen overleg
Op 10 september 2014 verschijnt het derde Minimaatje van dit jaar.
Oktober 2015
 Op 2 oktober bijeenkomst Piezo over klantbeleving.
 Op 13 oktober WZI vergadering
November 2015
 Op 11 november Samen Doen overleg
 Op 17 november Bijeenkomst Zorgverzekeringen bij de Sniep.
 Op 17 november WZI vergadering
 Op 20 november hebben we met zijn alleen een etentje gehad in het kader van
teambuilding. ook is daar afscheid genomen van een tweetal - reeds vertrokken vrijwilligers.
December 2015
 Op 1 december WZI vergadering
 Op 14 december OMD Overleg
 Op 3 december Kick off Computervaardigheden. Bibliotheek
 Op 12 december zijn we - samen met de Rotary Zoetermeer-Zegwaart - weer druk met
onze jaarlijkse Kerstpakkettenactie.
Tot slot
Het is wederom een dynamisch jaar geweest. Meer klanten en de hulpvraag van andere
instellingen en klanten werd steeds groter. Uitdaging is en blijft om de eigen identiteit te
bewaken en daarin soms helaas ook grenzen te moeten stellen.
Dit vraagt om de juiste maatschappelijke instelling en een transparante opstelling naar de
andere spelers in het WMO veld. Met een goede samenwerking en duidelijkheid over ieders
rol en mogelijke nieuwe bijdrage kunnen we ook straks veel betekenen.
Als bijlagen bij dit jaarverslag treft u aan een overzicht van de cliëntcontacten, alsmede de
jaarrekening en balans.
Zoetermeer, 11 april 2016
Bert Blanken, voorzitter
BIJLAGEN
1. Spreekurenoverzicht 2015
2. Jaarrekening en balans 2015