B en W nummer 11 - Gemeente Leiden

Burgemeester en Wethouders
B en W nr. 13.0074 d.d. 29-1-2013
Onderwerp
Brief aan de raad inzake Exploitatie en Beheer Brede School Leiden Noord (Het
Gebouw)
Besluiten:
1. Bijgaande brief aan de raad inzake Exploitatie en Beheer Brede School Leiden Noord
(het Gebouw) aan de raad te sturen.
Behoudens advies van de c ommissie
Perssamenvatting:
De raad van de gemeente Leiden wordt schriftelijk geïnformeerd over de te verwachten
effecten van de beheersexploitatie Brede School Leiden Noord (Het Gebouw).
Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden
Gemeente Leiden
Bezoekadres Stadhuis
Stadhuisplein 1
Aan de Raad
Postadres Postbus 9100
2300 PC Leiden
Telefoon 071-5165165
E-mail [email protected]
Website www.leiden.nl/gemeente
29 januari 2013
DIV-2012-17948
Onderwerp Exploitatie en beheer Brede School Leiden Noord (Het
Gebouw)
Datum
Contactpersoon
Ons kenmerk
Doorkiesnummer
L.G. Bergijk
071-516 7118
Geachte leden van de Raad,
Aanleiding
Inmiddels is het alweer vier jaar gelden dat de gemeenteraad het Uitvoeringsbesluit Brede
School Leiden Noord (Het Gebouw) (RV 08.0047) heeft vastgesteld. De oplevering van Het
Gebouw heeft plaatsgevonden op 7 januari 2013 en de ingebruikname zal naar verwachting
rond Pasen of in de meivakantie afgerond kunnen worden.
In het Uitvoeringsbesluit Brede School Leiden Noord (Het Gebouw) zijn de financiële
randvoorwaarden rond bouw en exploitatie opgenomen. De gemeentelijke exploitatielasten
van Het Gebouw (incl. lasten van de investeringen) zijn in de meerjarenbegroting verwerkt.
Over de te verwachten effecten van de beheersexploitatie Het Gebouw willen wij u hierbij
informeren.
In de Programmabegroting 2013, programma 7, paragraaf Programmakosten, is het volgende
opgenomen;
Financieel voordeel in het projectbudget Brede school Leiden Noord
<…> Tevens wordt nu reeds een financieel voordeel verwacht in het investeringskrediet voor
de bouw (Uitvoeringsbesluit). Dit is een eenmalig voordeel in de investeringen, met een
langjarig effect op de kapitaalslasten. Hierdoor ontstaat ruimte in de jaarlasten van het project
'Bouw Brede School Leiden Noord'. Deze financiële ruimte kan worden ingezet voor het
geprognosticeerde financiële tekort op de langjarige exploitatie van de Brede School Leiden
Noord. <..>
Het afgelopen jaar is door gemeente en betrokken partners met grote inzet en commitment
gewerkt aan het vormgeven van een duidelijke organisatiestructuur en inhoudelijke afspraken
op het gebied van (facilitair) beheer en exploitatie en het inhoudelijke programma voor Brede
School Het Gebouw.
Datum
Kenmerk
Pagina
29 januari 2013
Gemeente Leiden
DIV-2012-17948Error! Reference source not found.
3/5
Beheersafspraken en organisatie
In het organisatiemodel is ervoor gekozen niet bij de gemeente, maar bij de Vereniging
Van Gebruikers (VVG BSHG) de primaire verantwoordelijkheid voor de exploitatie van de
horeca en additionele verhuur van Het Gebouw neer te leggen. De gemeente heeft
daarmee een faciliterende rol (subsidie) en sturende rol (uitvoeringsovereenkomst).
Op 28 september 2012 heeft de portefeuillehouder Onderwijs uw raadscommissie
Onderwijs en Samenleving uitgenodigd kennis te maken met de VVG BSHG i.o. en de
beoogd wijkondernemer. Aldaar hebben VVG BSHG en beoogd Wijkondernemer zich
gepresenteerd en een korte presentatie gegeven van de beoogde organisatiestructuur en
plannen met betrekking tot programma, beheer en exploitatie. Daarnaast zijn de
aanwezige raadsleden rondgeleid in de Brede School Het Gebouw. Naar aanleiding van
dit bezoek zijn door mevrouw Karsch-Spiro van de raadsfractie PvdA vragen gesteld
terzake van de situatie rond de exploitatie van de horeca. In aansluiting op de
beantwoording van die vragen willen wij het volgende opmerken.
De VVG BSHG is medio december formeel opgericht als rechtspersoon en is op dit
moment actief. Deze rechtspersoon heeft op 19 december 2012 de
Uitvoeringsovereenkomst met de gemeente afgesloten, waarin is vastgelegd welke
coördinerende taken de VVG BSHG uitvoert op het gebied van beheer en exploitatie en
het inhoudelijke programma binnen de Brede School. De VVG BSHG stelt een
Wijkondernemer aan voor de coördinatie van exploitatie horeca en additionele verhuur
ruimtes. De VVG BSHG draagt er zorg voor dat de (door haar voor verhuur en horeca
ingestelde en te coördineren) Wijkondernemer zich jegens haar committeert aan een
jaarlijks op neutraal dan wel positief sluitende beheersexploitatie.
Financieel risico
Ten behoeve van het reduceren, vermijden, overdragen en beheersen van de
onvoorzienbare risico’s en tekorten in de exploitatie van Het Gebouw is maximale inzet
gepleegd. In het verlengde van het Uitvoeringsbesluit moet echter geconstateerd worden
dat de gemeente eigenaar van Het Gebouw is en hiermee ook eindverantwoordelijk is
voor c.q. drager blijft van een financieel risico op de beheersexploitatie.
Door de kwartiermakers VVG BSHG i.o. is als gevolg van diverse factoren een financieel
risico op de langjarige beheersexploitatie (horeca en additionele verhuur)
geprognosticeerd. Het jaarlijkse risico bedraagt maximaal € 210.000. Dit risico is reëel te
achten in de aanloopperiode (de eerste drie jaar), gezien de bouwontwikkelingen rond en
herontwikkeling van het Kooiplein en de effecten van afspraken met de Vereniging van
Gebruikers die pas na verloop van tijd zichtbaar zullen worden. De verwachting is dat na
drie jaar de beheersexploitatie budgettair neutraal kan zijn.
Het geprognosticeerde maximale risico is aangemeld en opgenomen in de begroting
2013. Omdat de kans dat dit exploitatietekort in zekere mate zal gaan optreden tamelijk
Datum
Kenmerk
Pagina
29 januari 2013
Gemeente Leiden
DIV-2012-17948Error! Reference source not found.
4/5
groot is, willen wij u informeren over de mogelijkheden die er zijn om dit tekort af te
dekken. Deze mogelijkheden zijn opgenomen in onderstaand schema.
Risico Brede school Leiden Noord
beheersexploitatie (horeca en additionele verhuur)
2013
2014
2015
-210.000
-210.000
-210.000
49.000
49.000
161.000
0
161.000
0
Beoogde dekking:
1. voordeel 2012 budget BSLN
120.000
2. vrijvallende afschrijvingskosten op het krediet
grondverwerving BSLN
3. voordeel kapitaallasten tgv voordeel in het
investeringskrediet voor de bouw van de BS Het Gebouw
Saldo van het risico
-90.000
Voordeel 2012 budget BSLN.
Voor het te verwachten exploitatierisico in 2013 is incidenteel dekking voorhanden door
een onderbesteding op het budget van de Brede School Noord in 2012 à € 120.000. Bij de
jaarrekening zal worden voorgesteld dit budget te bestemmen voor het exploitatierisico in
2013. Dit betekent dat het resterende risico € 90.000 bedraagt. Vooralsnog wordt er vanuit
gegaan dat de voor te stellen dekking bij de jaarrekening voldoende is, mede gelet op het
feit dat de exploitatie 2013 pas medio mei, na feitelijke ingebruikname door de partners,
een aanvang zal nemen. Indien nodig zal alsnog een aanvullend dekkingsvoorstel vanuit
programma 7 (Onderwijs) worden gedaan bij de 2 e bestuursrapportage.
Vrijval afschrijvingen.
Vanaf 2014 kan ter dekking een (structureel) bedrag van € 49.000 worden gevonden in
vrijvallende afschrijvingskosten op het krediet grondverwerving BSLN. Deze vrijval zal
binnen de geldende begrotingsregels incidenteel voor 2 jaar worden overgeheveld naar de
(werk)begroting subsidie BSLN. Daarna valt deze post vrij ten gunste van de stelpost
onderuitputting kapitaallasten.
Voordeel kapitaallasten.
Het te verwachten financieel voordeel op het investeringskrediet voor de bouw van de BS
Het Gebouw vertaalt zich in een besparing op de langjarige kapitaalslasten van BS Het
Gebouw. Dat voordeel kan worden ingezet ter gedeeltelijke dekking van het
geprognosticeerde financiële risico op de beheersexploitatie. In de Programmabegroting
2013 is dat reeds aangegeven.
Wij zijn voornemens om medio 2013 het investeringskrediet voor de bouw van de BS Het
Gebouw af te sluiten. Dan hebben wij beter inzicht in de hoogte van het mogelijke
exploitatietekort. Op dat moment zullen wij voorstellen doen om (een deel van) deze
financiële ruimte in te zetten ter dekking van het risico in 2014 en 2015, hetgeen kan
plaatsvinden bij de 2e bestuursrapportage 2013.
Rapportage
Tenslotte willen wij nog opmerken dat de VVG BSHG jaarlijks een plan van aanpak
opstelt, waarin wordt aangegeven op welke wijze invulling wordt gegeven aan de
toebedeelde coördinerende taken met betrekking tot beheer en exploitatie, verhuur en
horeca.
Datum
Kenmerk
Pagina
29 januari 2013
Gemeente Leiden
DIV-2012-17948Error! Reference source not found.
5/5
De VVG BSHG rapporteert daarnaast twee maal per jaar schriftelijk aan de gemeente; te
weten een tussentijdse halfjaarrapportage (inhoudelijk en financieel) voor 1 september van
elk jaar en een eindrapportage (inhoudelijk en financieel) voor het gehele kalenderjaar
voor 1 mei van elk jaar. Op basis van bovenstaande rapportages zal de VVG BSHG
jaarlijks een beschikking tot subsidieverlening, respectievelijk een beschikking tot
subsidievaststelling ontvangen. Ook zal dan de daadwerkelijke bijdrage in de exploitatie
vastgelegd dienen te worden.
Op basis van deze tussentijdse rapportage zullen wij de lopende afspraken alsook het
committeren aan een jaarlijks op neutraal sluitende beheersexploitatie, zoals zijn
neergelegd in de Uitvoeringsovereenkomst Gemeente – VVG BSHG monitoren en waar
nodig bijsturen in goed overleg met de VVG BSHG. Ook zullen wij de eerste drie jaar van
de looptijd ervan evalueren. Uiteraard zullen wij uw raad terzake van het monitoren,
evalueren en eventueel bijsturen tijdig informeren.
Wij gaan er vanuit u hiermee op dit moment voldoende te hebben geïnformeerd.
Hoogachtend,
Burgemeester en Wethouders van Leiden,
de Secretaris,
de Burgemeester,