Succesgericht verwachtingsmanagement binnen projecten

Succesgericht verwachtingsmanagement binnen projecten
Een tweedaagse masterclass van Basile Lemaire en Coen van Boxel
Doelgroep: adviseurs, programmamanagers, projectleiders
Vorm: incompany, interactief en praktijkgericht gebaseerd op eigen casuïstiek
Deelnemers: minimaal 8 en maximaal 12
Duur: twee dagen
Introductie
Een project is meer dan een samenstel van rationele overwegingen en beslissingen. Er zijn veel verschillende
belangen en verwachtingen van stakeholders die voor een groot deel uw projectsucces bepalen. In de loop
van uw project kunnen deze belangen en verwachtingen ook wijzigen.
Het beïnvloeden en managen van de verwachtingen vanuit de omgeving is daarom essentieel als u een
succesvol project wilt neerzetten. Daarvoor kunt u naast de ‘harde’ kant van projectmanagement ‘zachte’
vaardigheden inzetten. Trainers Basile Lemaire en Coen van Boxel zijn afzonderlijk experts op deze twee
gebieden.
Resultaat
In deze inspirerende en op uw praktijk gerichte masterclass krijgt u de instrumenten, het inzicht en de
vaardigheden om de belangen en verwachtingen in de projectomgeving te sturen en beïnvloeden om
zodoende projectsucces te behalen.
Inhoud
Organisaties zijn continu in verandering. Van uitvoerend werk verschuift de focus naar regievoering.
Daarnaast worden beschikbare budgetten kleiner en moet men met minder mensen meer prestatie leveren.
Deze aspecten brengen veranderingen met zich mee: van beleid, mensen, organisatie-inrichting, processen,
systemen.
Dit raakt mensen in de projectomgeving in hun belang. Door de dagdagelijkse hectiek kan men de
verwachtingen en belangen vanuit de omgeving uit het oog verliezen, terwijl juist daar de weerstand – en
soms: de sabotage – op de loer ligt. Als men succesvol wil zijn, zal men dus juist daar projecten op moeten
(bij)sturen.
Na deze training heeft u inzicht in, en kunt u:
-
stakeholders in kaart brengen en hun belangen te identificeren
draagvlak te creëren en anderen de projectdoelen breed laten uitdragen
effectief communiceren
de kunst van het vragen stellen beheersen en confronteren
omgaan met weerstand (bij uzelf en de ander)
verwachtingen expliciet maken en managen
In deze masterclass werken we met uw eigen casuïstiek.
Intake
Voorafgaand aan de masterclass is er voor u als deelnemer een opdracht. U neemt een project of
programma waar u zelf direct bij betrokken bent (of was). Het kan daarbij gaan om:
-
aanpassing van de dienstverlening aan klanten (of voor overheden: aan burgers en bedrijven)
het doorvoeren van bezuinigingen en herstructureringen
het uitbesteden van activiteiten
het onderbrengen van activiteiten in shared service centra
het aanpassen van processen en informatiesystemen
Wat is (was) volgens u het grootste risico voor dat project als het gaat om het slagen ervan? Waar dreigt
het project eventueel vast te lopen, of waarom is het vastgelopen? In hoeverre kunt u dat risico relateren
aan verwachtingen en belangen vanuit de omgeving: bestuur, directie, medewerkers, andere organisaties,
klanten, burgers, leveranciers, belangengroepen? In hoeverre speelt communicatie een rol? Hoe gaat u om
met dominante personen met macht? Hoe achterhaalt u de daadwerkelijke, achterliggende belangen?
Confrontaties dienen effectief te zijn, hoe effectief communiceert u?
U schrijft dit kort uit (richtlijn: half A4) en voegt daar uw persoonlijke leerdoel aan toe. Denk daarbij aan
doelen gerelateerd aan het managen van verwachtingen en belangen maar ook aan communicatieve
vaardigheden. Dit mailt u ons uiterlijk een week voorafgaand aan de training, bij voorkeur voorzien van een
relevante (geanonimiseerde) bijlage zoals een plan van aanpak, business case of visiedocument.
Ter voorbereiding van dag 2 bestudeert u verschillende modellen om in de eigen praktijk toe te passen.
Zodat we op dag 2 ons primair bezig kunnen houden met het vergroten van uw inzicht in verandering en de
toepassing ervan in uw praktijk.
De training wordt n.a.v. de intakes op maat gemaakt. We gaan graag dieper in op uw persoonlijke
leerdoelen. We denken graag met u mee.
Programma
Dag 1
09:00
09:30
09:45
11.00
12.30
13.15
14.30
16.00
16.30
17.00
Ontvangst
Opening en inleiding
Persoonlijke leerdoelen
Over succes, verwachtingen en stakeholders: doorvragen: verwachtingen en criteria SMARTER
maken
Lunch
Stakeholder- en verwachtingsanalyse (eigen casus): doorvragen en omgaan met weerstanden
Sturen, bijsturen en beïnvloeden
Voorbereiding praktijkopdracht dag 2
Evaluatie dag 1
Einde
Dag 2
09.00
09.30
09.45
11.00
12.30
13.15
16.00
16.30
17.00
Ontvangst
Samenvatting dag 1
Sturen, bijsturen en beïnvloeden (eigen casus, terugkoppeling eigen ervaringen)
Veranderen buiten je eigen comfortzone (o.a. cirkel van invloed & betrokkenheid, roos van Leary,
managing drives, kernkwaliteiten)
Lunch
In subgroepen van 3 deelnemers: wat kun je nu, met je huidige ervaring, de ervaring van anderen,
de aangereikte kennis, inzichten en modellen als vervolgstap doen? Wat wordt jouw persoonlijk
succesprogramma?
Plenaire terugkoppeling
Evaluatie
Afsluiting
Trainers
Drs. Basile Lemaire is bestuurskundige en legt zich inmiddels 12 jaar toe op het succesgericht managen van
organisatieverandering binnen bedrijfsleven en overheid. Hij heeft een visie over een volgende, praktische
evolutiestap in veranderen binnen het publieke domein en heeft daar een boek over geschreven: Ballen
(m/v) op het blok. U voegt expliciet het sturen op verwachtingen toe aan traditionele sturingscriteria als tijd,
geld en scope. Naast zijn werk als onafhankelijk overheidsadviseur en trainer is hij spreker en columnist voor
Binnenlands Bestuur.
Ing. Coen van Boxel is technisch bedrijfskundige en beroepsvlieger. Hij is CRKBO geregistreerd en is als
coach volgens de normen van het NOBCO (Nederlandse orde van beroepscoaches) geaccrediteerd opgeleid.
Coen richt zich op individuele, team- en managementcoaching en -training m.b.t. inter- en
intracommunicatieve vaardigheden. Zijn missie is het vergroten van coachculturen binnen organisaties. Hij
schrijft o.a. artikelen voor ICM. Hij helpt u veilig over te steken naar nieuw gedrag dat bij u past.