Persoonlijke vaardigheden

Schriftelijk communiceren voor
teamleiders
Blok 1
april 2008
Frits Gubbels
1
Agenda
•
•
•
•
13:00 – 13:15 Voorstellen en introductie
13:15 – 13:45 Communicatie
13:45 – 14:00 Criteria voor een goede nieuwsbrief
14:00 – 14:30 Terugkoppeling groepsopdracht
•
•
•
•
14:45 – 15:15 Theorie nieuwsbrief
15:15 – 15:30 Inventarisatie onderwerpen
15:30 – 15:45 Voorbereiding blok 2
15:45 – 16:00 Evaluatie blok 1
•
Pauze
2
Communicatie
(13:15 – 13:45)
• Van Dale (2000) beschrijft communicatie als het
uitwisselen van informatie.
• Het proces waarin een zender, via een medium, met
een bewuste intentie een boodschap doorgeeft aan
een ontvanger, die deze op de één of andere manier
verwerkt.
• De functie van communicatie, zowel op verbaal (de
taal) als op non-verbaal (alles buiten de taal) niveau, is
invloed uitoefenen op onze omgeving, stellen Oyen en
Lievers (1987).
3
(Efficiënt en effectief) Communiceren
Communiceer vanuit ontvanger
Efficiënt: de juiste dingen doen
Effectief: de dingen op de juiste manier doen.
Zenden en ontvangen kan niet tegelijkertijd
Er is regelmatig ruis
Goed voorbereiden
Helder uitvoeren
Zenden is doelbewust
Zender
Ontvangen is luisteren
Luisteren is iets anders als
‘niet praten’
Ontvanger
4
Aspecten van communicatie
•
•
•
•
•
•
•
•
•
De inhoud (het bericht)
Het doel
Verbaal en non-verbaal
De vorm / het medium
Het medium
De zender en ontvanger
Juist en tijdig
Ruis, verstoring
Het referentiekader
Voorbeelden
?
5
Verbale en non verbale communicatie
Transparant communiceren
Jij
De ander(en)
Binnenkant
Denken, willen, voelen,
weten, ervaren enz.
Buitenkant
Verbale en non-verbale
communicatie
Overkant
De ander reageert op
jouw buitenkant
6
Welke knelpunten komen jullie tegen in de
(dagelijkse) communicatie ?
Resultaten op flip over
7
Aanpak
1. Doelgroep zijn team-leden
2. Per groep van 3 personen aan de slag
3. Resultaten op flip-over en presenteren
4. Maximaal 15 minuten voorbereidingstijd
Daarna 30 minuten voor plenaire bespreking
8
Pauze
14:30 – 14:45
Verstandige mensen spreken uit ervaring.
Nog verstandigere mensen spreken uit ervaring niet
9
Theorie Nieuwsbrief
(14:45 – 15:15)
•
•
•
•
•
Schrijf en denk vanuit de lezer
Zorg dat de lezer wordt geboeid
Schrijf beknopt
Denk na over volgorde en prioriteit van items
Leesbaarheid: leesgemak, bondigheid, levendigheid,
nauwkeurigheid, stijl
• Herkenbare structuur/format
• Stijl (gebiedend/dominant/aarzelend)
10
Voorbeelden
1. Fijne vakantie allemaal, ook voor het gezin en kom
gezond weer terug !
2. T.a.v. het ZZP gebeuren is xxx aanspreekpunt in de
regio.
3. Nieuwe beleidsnota TOS lezen in KompaZ, we starten
hiermee in 2008.
4. Alle voorbehouden handelingen vind je in KompaZ:
BIG.
5. Al gehoord/gelezen over de functiereductie ??
6. Hopelijk kunnen we in de toekomst veel gebruik
maken van elkaars kwaliteiten.
7. Een compliment voor iedereen die zo hard aan de
zorgdossiers werkt.
11
Aanpak opzetten nieuwsbrief
•
•
•
•
•
•
Verken de schrijfopdracht
Analyseer het onderwerp
Baken het onderwerp af
Stel een bouwplan op
Plan de werkzaamheden
Controleer het bouwplan
Zie cursusmateriaal
12
Opdracht 2
(15:15 – 15:30)
Welke onderwerpen moeten aan de orde
komen ?
(huiswerk vraag 1)
Resultaten op flip-over
(vast, periodiek, incidenteel)
13
Opdracht 3
(15:30 – 15:45)
Wat zijn de voorwaarden om een
succesvolle nieuwsbrief te introduceren ?
(huiswerk vraag 2)
Resultaten op flip-over
14
Voorbereiding blok 2
• Opdracht: Nieuwsbrief samenstellen
• Groepjes van 3 personen
• Volgende keer presenteren: resultaat en ervaringen
(10 min. per groep)
• Vooraf aan docent toezenden (uiterlijk 12 april)
• Gebruik behandelde theorie
• Formaat is MS-Word
• Denk en redeneer vanuit ontvanger
• Vergeet lay-out, vormgeving e.d. niet
15
Veel vergaderingen worden afgesloten
met het plannen van de volgende vergadering.
16
Evaluatie blok 1
Rondgang:
• Voldoet de inhoud en werkwijze aan de
verwachtingen?
• Welke ondersteuning denk je nog nodig te
hebben?
• Wordt het resultaat gerealiseerd?
17