Titel 1. Aanwervingsvoorwaarden.

Openstaande functie : Vervangingscontract voor een
voltijds administratief medewerker personeelsdienst
Titel 1. Aanwervingsvoorwaarden.
A. Algemene aanwervingsvoorwaarden :
Om toegelaten te kunnen worden tot de betrekking van personeelsdeskundige
moet u:
1. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie
waarvoor ze solliciteren; Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand
van een uittreksel uit het strafregister van hoogstens 3 maanden. Als daarop
een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een
schriftelijke toelichting voorleggen.
2. de burgerlijke en politieke rechten genieten;
3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie.
4. Voldoende kennis van het Nederlands conform de wetten op het gebruik der
talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966;
5. slagen in de selectieprocedure bestaande uit een schriftelijk en mondeling
examen.
B. Diplomavereisten:
Houder zijn van een diploma secundair onderwijs of van een diploma dat ermee is
gelijkgesteld.
Ervaring in personeelsaangelegenheden strekt tot uw voordeel.
C. Slagen in een Selectiegesprek:
Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat, met de
specifieke vereisten van de functie, evenals van de motivatie en van zijn interesse
voor het werkterrein.
De kandidaten, die 60% behaalden, slagen voor dit selectiegesprek.
Het selectiegesprek gaat door op vrijdag 10 februari 2017.
1
Titel 2. Plaats in de Organisatie.
De administratief medewerker staat onder leiding van de coördinator personeel en
organisatie stad en werkt samen met de personeelsdeskundige en de coördinator
personeel en organisatie OCMW.
Titel 3. Taak van de dienst.
In 2015 integreren de personeelsdiensten van het stad en het OCMW, zodat de
personeelsdienst vanaf dan zowel voor het stads- als het OCMW-personeel werkt.
De hoofdtaak van de personeelsdienst is het beheren van de personeelsdossiers van
alle medewerkers en het berekenen van hun loon, evenals voor de mandatarissen.
De personeelsdienst behandelt voor de diensten alle personeelsaangelegenheden,
gaande van het binnenkomen in de organisatie (selectie, aanwervingsexamens,
onthaal), het functioneren en het doorgroeien in de organisatie (functionele
loopbaan, functioneringsgesprekken, evaluaties, uitreiking eretekens,
contractaanpassingen, vorming) tot het verlaten van de organisatie (pensionering,
einde contract, ontslag).
Verder verstrekt de personeelsdienst informatie aan de personeelsleden over
loopbaanmogelijkheden, verlofmogelijkheden, opleidingsmogelijkheden,… Maar
ook aan de diensthoofden wordt de nodige informatie verstrekt over te volgen
procedures inzake personeelsaangelegenheden. Alle formaliteiten te vervullen voor
de sociale wetgevingen wordt ook binnen de personeelsdienst uitgevoerd.
Voor de interne werking worden kostenramingen opgemaakt en worden de
personeelskosten geraamd voor de komende jaren. Ook het integreren van de
wetgeving in het arbeidsreglement, rechtspositieregeling, en de werking van de
personeelsdienst zelf, maakt deel uit van de interne werking.
Naast integreren van de personeelsdiensten stad en OCMW, wordt er een
gezondheidsbeleid, een leeftijdsbewust personeelsbeleid en een competentiebeleid
opgestart. Het onthaalbeleid en het vormingsbeleid wordt verder uitgebouwd.
Titel 4. Functieomschrijving.
A. Functiewaardering :



Aanvangsweddeschaal : C1
Eindweddeschaal : C3
Brutomaandwedde :
Beginwedde = 1.901,72 euro per maand
Eindwedde = 3.390,57 euro per maand
2




Hospitalisatieverzekering.
Maaltijdcheques: 5 €/gewerkte dag.
Fietsvergoeding van 0,15€/km.
Collectieve pensioenverzekering
B. Taakomschrijving :
- Sollicitaties, selecties en onthaal nieuwe werknemers :
 Bijhouden sollicitantenbestand.
 Organiseren van een selectieprocedure.
 Checken met de VDAB aan welke subsidievoorwaarden de kandidaat
voldoet.
 Toelichting geven bij hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques,
tijdsregistratie, sociale dienst,…
 Samenstellen van een specifiek onthaalpakket voor elke nieuwe
werknemer.
 Meehelpen uitbouwen van een onthaalbeleid.
-
De personeelsadministratie :
 Registratie van verloven, dienstvrijstellingen, ziektes, en
arbeidsongevallen.
 Controleren van afwezigheidsaanvragen en tikkingen in het
tijdsregistratiesysteem.
 Opmaken van contracten, diverse attesten en lijsten allerhande.
 Opmaken en beheren van personeelsdossiers.
 Verantwoordelijk voor alle administratie rond lonen, aanwervingen,
mutatie, ontslag, verlof, arbeidsongeschiktheid, arbeidsongevallen,
kinderbijslag, geneeskundige dienst, administratieve gezondheidsdienst,
mutualiteiten, vakbonden.
 Aanmaken nieuwe dossiers en afsluiten van bestaande dossiers in het
personeelsbeheerprogramma Cevips, dimona en tijdsregistratiesysteem.
 Opvolgen van de ontwikkelingen van de informaticatoepassingen op
het gebied van loonberekeningen, personeelsbeheer en office-pakket.
 Verantwoordelijk voor de registratie van verloven, ziektes en
arbeidsongevallen.
 Verantwoordelijk voor de aanvragen van de eretekens
 Verantwoordelijk voor het digitaal personeelsbeheer.
 Coördinatie van de vorming.
 Verantwoordelijk voor het administratief beheer van de functionele
loopbanen.
 Opmaken en opvolgen van de pensioendossiers.
-
Instaan voor de praktische organisatie van projecten:
 Organiseren van vergaderingen met alle interne en externe betrokkenen
3
Administratieve voorbereiding en uitwerken dossiers
Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling.
Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten.
Opmaken van college-, (gemeente)raadsbeslissingen en beslissingen
vast bureau.
 Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen (mondeling
of schriftelijk, bvb. collegedossiers).




- Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van
communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en
betrokken zijn:
 Organiseren van een overleg naar aanleiding van een specifiek project
of specifieke opdracht.
 Constructief deelnemen aan het dienstoverleg.
 Actief rapporteren in verband met de voortgang van projecten,
activiteiten.
 Informatie geven over personeelsmateries.
 Verzorgt de briefwisseling van de dienst.
- Polyvalent meewerken aan opdrachten in de dienst, organisatie of sector vanuit
eigen functie, werkdomein en competenties:
 Actieve participatie aan projecten of implementatie van nieuwe
regelgeving of processen op een organisatiebreed niveau.
C. Profielomschrijving :
Kennisvereisten :
 Kennis van doelstellingen en structuur van de stad en het OCMW.
 Administratieve know-how.
 Goede praktische kennis van informatica (Word, Outlook en Excel).
 Kennis van sociale wetgeving of deze snel kunnen opnemen en
toepassen in concrete gevallen.
Vaardigheidsvereisten :
 In team kunnen werken.
 Is pragmatisch, kiest voor praktische en snelle oplossingen.
 Gevoel hebben voor bestuurlijke en politieke verhoudingen en
processen.
 Over voldoende materiekennis beschikken m.b.t. het vakgebied of in
staat zijn die binnen een korte termijn te verwerven.
 Eigen werkzaamheden kunnen organiseren, plannen en systematisch
aanpakken.
 Taken zelfstandig, correct en snel kunnen afwerken (ook routinetaken).
 In staat zijn de personeelsmateries te beheersen.
 Beschikken over goede redactionele en organisatorische vaardigheden.
4
 Beschikken over goede communicatieve uitdrukkingsvaardigheid.
 Op een diplomatische en tactvolle wijze kunnen onderhandelen.
 Prioriteiten kunnen leggen.
Attitudevereisten :
 Zin hebben voor orde, organisatie, tact en discretie.
 Objectieve toepassing van de wetgeving, statuten, reglementen en
andere richtlijnen.
 Zich kunnen inzetten voor zowel het routineus werk als voor hele nieuwe
projecten.
 Flexibel zijn.
 Dienstverlenend en klantvriendelijk ingesteld zijn.
 Enthousiaste houding t.a.v. de job, de opdracht van de gemeente.
 Bereid zijn om functiegerichte cursussen te volgen.
 Kunnen omgaan met verschillende opvattingen, waarden te wijten aan
verschillende ideologische overtuigingen en/of aan verschillen in leeftijd
en sociale achtergrond.
Titel 5. Hoe solliciteren?
U kunt solliciteren door het sollicitatieformulier op de website www.diksmuide.be in te
vullen. Daarbij vragen wij u om samen met het sollicitatieformulier ook uw
motivatiebrief, cv, een kopie van uw diploma en uittreksel strafregister te willen
opladen. Deze sollicitatie kan ten laatste op 31 januari 2017. Voor meer info kunt u
steeds de personeelsdienst bereiken op 051/79.32.10 of via het email-adres
[email protected].
Titel 6. Periode van vervanging.
Het vervangingscontract start zo vlug mogelijk en eindigt wanneer de collega terug
uit zwangerschapsverlof komt (vermoedelijk 13 augustus 2017).
5