Management assistant

Opleidingsplan management assistant
Cursist(e):
Bedrijf:
Contractnummer:
Contactpersoon:
Beroep: Management assistant
Indicatieve duurtijd: 16 weken
De management assistant is verbonden aan één of meerdere personen voor wie hij/zij een pakket taken vervult afhankelijk van een concrete
situatie. Voor deze hiërarchische meerderen werkt hij/zij inhoudelijk, voorbereidend en ondersteunend bij de uitvoering van hun
werkzaamheden. Vooral administratief en organisatorisch rekent de manager op zijn assistent: hij/zij staat in voor het organiseren van
activiteiten, beheren van informatie en correspondentie en voor het tijds- en prioriteitenbeheer van de manager. De management assistant heeft
inzicht in de kernactiviteiten en strategieën van het bedrijf en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie. “
De management assistant is de rechterhand van één directeur, ondersteunt een groep van managers of een volledige afdeling. Een assistent
kan een team vormen met andere assistenten, al dan niet leidinggeven of tijdelijk projecten coördineren. De mogelijkheden zijn even divers als
het bedrijfsleven zelf. Initiatief en verantwoordelijkheid zijn facetten van het beroep waaruit management assistants vaak het grootste
werkplezier halen.
Dat tekent ook de evolutie van klassieke secretaresse tot co-manager die het beroep ondergaan heeft. De management assistant beheerst
minimum één, bij voorkeur meerdere vreemde talen.
1. De competenties: Inhoudstafel
Afspraken en planning van een verantwoordelijke, een medewerker organiseren en de telefonische oproepen en bezoekers filteren ...................................... 2
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren .............................................................................................................................. 3
Brieven, verslagen, nota's opstellen en redigeren, ... ....................................................................................................................................................................... 4
Beslissingen, dienstnota's, interne en externe contracten behandelen en doorgeven ................................................................................................................... 5
1
Opleidingsplan management assistant
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...) .............................................................. 6
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren ....................................................................................................................................... 6
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...) ..................................................................................................... 7
Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken ...................................................................................................... 8
Professionele informatie en reglementering bijwerken, documenten archiveren en klasseren ..................................................................................................... 8
Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren ...................................................................................................................................................... 9
Personeelsdossiers administratief opvolgen en aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren .......................................................................................... 10
Bestellingen van materiaal, toebehoren en verbruiksproducten opstellen en de leveringen controleren ................................................................................... 10
Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen .................... 11
Activiteiten van een team coördineren........................................................................................................................................................................................... 11
2. Geplande opleidingsacties
A. Jobgerelateerde competenties: basis
Afspraken en planning van een verantwoordelijke, een medewerker organiseren en de telefonische oproepen en bezoekers filteren
Onderliggende kennis en vaardigheden
Opleidingsacties
Beheert de agenda (maakt afspraken,
reservaties, plant opdrachten,…)
Leren werken met het gebruikte programma voor het beheer van agenda
van personen en planning van lokalen en vergaderzalen .
Bewaakt deadlines
Via een medewerker vernemen welke agenda’s hij/zij moet beheren.
Voorziene
einddatum
Afgewerkt op
2
Opleidingsplan management assistant
Herinnert
de
leidinggevende
specifieke elementen.
aan Leren welke prioriteiten moeten nageleefd worden bij het inplannen van
afspraken in de agenda’s.
Telefoon aannemen, doorverbinden en
zelf afhandelen
Noteert boodschappen en brengt deze
effectief en bondig over
Geeft en vraagt informatie
De organisatiestructuur van de onderneming leren kennen.
Leren hanteren van de regels die binnen het bedrijf gelden voor een
professioneel onthaal zowel fysiek als aan de telefoon (begroeting,
aanspreektitels, taal, omgaan met verschillende klantentypologieën en
klachtenbehandeling)
Ontvangt bezoekers, klanten, leveranciers
Uitleg krijgen over de werking van het telefoontoestel of de
telefooncentrale.
Kennis van Engels, Duits, Nederlands,
Frans
Leren wanneer een telefoon door te verbinden of zelf af te handelen
Nederlands, Duits, Engels, Frans mondeling en/of schriftelijk gebruiken in
bedrijfscontext. Specifieke uitdrukkingen/woordenschat aanleren aan de
hand van voorbeelden, coaching van een collega, observatie.
Een externe opleiding taal volgen, geënt op de functie en op de
gewenste competentie.
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
Onderliggende kennis en vaardigheden
Opleidingsacties
Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking,
rekenblad,...)
De huisstijl voor het opstellen van documenten, brieven en emails …. a.d.h.v. bestaande brieven en e-mails leren kennen
Hanteert de huisstijl bij het opmaken van een
document.
Leren werken met het gebruikte e-mailprogramma, maar ook
met andere kantoorsoftware en -toepassingen.
Verzamelt, registreert, klasseert en beheert
briefwisseling en e-mailberichten.
Voorziene
einddatum
Afgewerkt op
Leren welke prioriteiten te leggen bij de behandeling van emails en briefwisseling.
Ontvangt en filtert mails.
Leren welke e-mails/ brieven zelfstandig af te handelen, welke
3
Opleidingsplan management assistant
Bewaakt afhandeling en follow-up.
door te sturen en naar wie
Leren hoe het documentensysteem georganiseerd is door het
opzoeken van documenten.
Brieven, verslagen, nota's opstellen en redigeren, ...
Onderliggende kennis en vaardigheden
Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking,
rekenblad,…)
Hanteert de huisstijl bij het opmaken van een
document
Vertaalt teksten
Onderscheidt hoofd- en bijzaken.
Controleert documenten inhoudelijk en taalkundig.
Gaat vertrouwelijk om met informatie.
Neemt notities
Opleidingsacties
Voorziene
einddatum
Afgewerkt op
De huisstijl voor het opstellen van brieven, verslagen,
nota’s,…. a.d.h.v. voorbeeldbrieven, bestaande nota’s en
verslagen leren kennen
De toepassingen in MS-Office pakketten en bedrijfseigen
software die nodig zijn voor het opstellen van brieven,
verslagen en nota’s leren kennen en gebruiken
Leren waar documenten , verslagen, nota’s, … worden opgeslagen,
gearchiveerd , naar wie de documenten moeten verstuurd worden.
Uitleg krijgen over de normen die taalkundig en inhoudelijk
gehanteerd worden bij de opmaak van documenten
Leren hanteren van vertaalwoordenboeken (online) in functie
van opzoeken vakspecifieke woordenschat
Een externe opleiding taal volgen, geënt op de functie en
op de gewenste competentie.
4
Opleidingsplan management assistant
Beslissingen, dienstnota's, interne en externe contracten behandelen en doorgeven
Onderliggende kennis en vaardigheden
Legt dossiers aan en volgt ze op
Houdt afspraken, stand van zaken m.b.t. de
voortgang van de werkzaamheden bij .
Analyseert de informatie en beslist over de juiste
terugkoppeling.
Opleidingsacties
Voorziene
einddatum
Afgewerkt op
De procedures voor de aanmaak van een dossier/contract
aanleren
Uitleg krijgen over de routing van de dienstnota’s, verslagen,…
Leren welke rol/ verantwoordelijkheid hij/zij heeft bij de
opvolging van een dossier/contract.
Leren welke IT-toepassingen er gebruikt worden voor het
monitoren van informatie.
Vernemen aan wie te rapporteren
5
Opleidingsplan management assistant
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
Onderliggende kennis en vaardigheden
Inventariseert in overleg het doel, aard en de
voorwaarden voor de te organiseren bijeenkomst
Maakt een overzicht van uit te voeren voorbereidende
taken
Stelt een deelnemerslijst op
Nodigt deelnemers uit
Stelt een agenda op
Stuurt agenda en bijhorende stukken op
Noteert verontschuldigingen
Opleidingsacties
Voorziene
einddatum
Afgewerkt op
Voorziene
einddatum
Afgewerkt op
Leren hoe in het bedrijf een vergadering wordt voorbereid.
Welke vergaderstukken opmaken en naar wie verspreiden?
Welke deelnemers uitnodigen?
Indicatie krijgen rond duurtijd, bestellen van broodjes, dranken,
…
Leren werken met de elektronische agenda om uitnodigingen
te versturen naar deelnemers, vergaderzalen te reserveren,…
Leren welke audiovisuele middelen nodig zijn voor een
vergadering en hoe deze te reserveren.
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
Onderliggende kennis en vaardigheden
Regelt vervoer (chauffeur, taxi,…)
Contacteert een reisorganisatie voor het organiseren
van buitenlandse reizen
Opleidingsacties
Leren via welke kanalen (internet/ reisorganisaties) hij /zij
informatie kan opzoeken over de organisatie van
verplaatsingen.
Leren met welke bedrijven al werd gewerkt voor de organisatie
van verplaatsingen.
(online) leren boeken van vliegtuig, hotel, enz.
6
Opleidingsplan management assistant
Zich informeren over de te hanteren criteria bij de zoektocht
naar een hotel (parking, wifi, maaltijden, afstanden tot het
centrum, …), boeken van een vlucht (businessclass?)
Leren de nodige reisdocumenten in orde te brengen.
B. Jobgerelateerde competenties: specifiek
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
Onderliggende kennis en vaardigheden
Opleidingsacties
Verzamelt en verwerkt gegevens (identificeren,
coderen, registreren, …) volgens richtlijnen
Vult ontbrekende gegevens of documenten aan
houdt
daarbij
Afgewerkt op
Leren :
Controleert de volledigheid van gegevens en dossiers
Actualiseert dossiers en
bewaartermijnen in het oog
Voorziene
einddatum
de
een nieuw dossier samenstellen: verschillende stappen,
nodige documenten, vereiste gegevens, plaats van bewaring,
…
een dossier volledig en actueel te houden (wanneer updaten,
wie inlichten, …?)
de bewaartermijnen voor dossiers
Leren waar ontbrekende informatie/documenten op te zoeken
voor de aanmaak van een dossier, voor het up- to- date
houden van dossiers .
Leren waar dossiers worden opgeslagen
7
Opleidingsplan management assistant
Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
Onderliggende kennis en vaardigheden
Maakt een stand van zaken op
Stemt de planning af op de duur en volgorde van de
opdrachten
Opleidingsacties
Voorziene
einddatum
Afgewerkt op
Voorziene
einddatum
Afgewerkt op
Uitleg krijgen en leren werken met de IT-toepassing die de
organisatie gebruikt voor de opvolging van activiteiten van de
organisatie.
Past de planning aan veranderende eisen en Leren welke stuurbordgegevens moeten opgesteld worden .
omstandigheden aan
Leren gegevens verzamelen uit verschillende
Houdt de (elektronische) agenda actueel.
databanken/systemen.
Zich informeren over gegevens analyseren, interpreteren en
om te vormen naar informatie die bruikbaar is voor het
management.
Zich informeren over in welke vorm de stuurbordgegevens
moeten gepresenteerd worden.
Professionele informatie en reglementering bijwerken, documenten archiveren en klasseren
Onderliggende kennis en vaardigheden
Opleidingsacties
Houdt documentatie bij
Leren werken met het documentensysteem.
Codeert archiefstukken per categorie of rubriek
De procedures van het bedrijf voor de organisatie en het
beheer van het documentensysteem leren kennen.
Bergt stukken op in het archiefsysteem
Slaat digitale stukken elektronisch op
8
Opleidingsplan management assistant
Registreert uitgeleende documenten
Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
Onderliggende kennis en vaardigheden
Opleidingsacties
Voert overleg met de verantwoordelijke
Leren aan de hand van voorbeelden uit het verleden
Omschrijft de voorbereidende stappen
Wat komt er allemaal kijken bij een communicatieactie en/of
evenement?
Bepaalt per stap de uitvoeringsvoorwaarden (termijn,
budget, personen, uitbesteding,…)
Stelt een planning en een taakverdeling op
Vraagt offertes op en vergelijkt offertes (prijs,
kwaliteit,
voorwaarden, termijnen,…)
Overlegt met alle betrokkenen over de volledigheid en
haalbaarheid van de uit te voeren activiteiten
Voorziene
einddatum
Afgewerkt op
Wie zijn de betrokken partijen?
Leren opmaken van een stappenplan met to do’s en
verantwoordelijken
Inzicht verwerven in het organigram (wie kan waarvoor
instaan?)
Past de draaiboeken en checklists aan en stelt ze ter
beschikking van de betrokkenen
Informatie krijgen over welke criteria te vergelijken bij het
screenen van offertes en welke criteria voor het bedrijf de
meest relevante zijn
Reserveert ruimte en faciliteiten
Informatie over reservatiemogelijkheden en –tools krijgen
Maakt evenementen bekend via de voor het
evenement meest geschikte sociale media
Kennis van de sociale media die voor het bedrijf aan de orde
zijn en inzicht in hoe ermee wordt omgegaan
9
Opleidingsplan management assistant
Personeelsdossiers administratief opvolgen en aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
Onderliggende kennis en vaardigheden
Opleidingsacties
Houdt aan- en afwezigheden van medewerkers bij
Leren:
Helpt bij de voorbereiding van de loonberekening
afwezigheden (verlof, ziekte,… )te beheren.
Reserveert lokalen en toebehoren voor opleidingen
en aanwervingen .
de loonadministratie voor te bereiden.
Maakt afspraken met de opleider over praktische
regelingen en benodigdheden.
Stelt vacatures op volgens richtlijnen en laat ze
verspreiden.
Voorziene
einddatum
Afgewerkt op
Voorziene
einddatum
Afgewerkt op
de verschillende opleidingsleveranciers kennen
opleidingen aanvragen, deelnemers inschrijven, de praktische
organisatie van een opleiding op zich nemen.
richtlijnen voor het opstellen van een vacature en verspreiden
via verschillende kanalen
Basiskennis Sociale wetgeving en arbeidsrecht
Bestellingen van materiaal, toebehoren en verbruiksproducten opstellen en de leveringen controleren
Onderliggende kennis en vaardigheden
Opleidingsacties
Beheert een budget
Inzicht in het budget dat mag besteed worden.
Berekent de hoeveelheid producten voor de bestelling
Leren voor welke aankopen men verantwoordelijk is,
leren met welke leveranciers er gewerkt wordt voor
deze aankopen.
Vult een bestelbon in
Contacteert leveranciers
Voert ontvangstcontrole uit op hoeveelheid en
(technische) kwaliteit
Stelt de productkwaliteit vast
Leren welke prioriteiten er zijn bij de van materiaal.
Leren hoe bestellingen worden doorgegeven.
Leren controleren en accorderen van facturen voor budgetten
waarvoor men verantwoordelijk is .
Registreert afwijkingen of onregelmatigheden
10
Opleidingsplan management assistant
Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren
en opvolgen
Onderliggende kennis en vaardigheden
Regelt en volgt onderhoud van kantoormateriaal,
wagenpark …. op
Opleidingsacties
Voorziene
einddatum
Afgewerkt op
Voorziene
einddatum
Afgewerkt op
Leren:
welke rol zij/hij heeft in het opstellen en opvolgen van
onderhoudscontacten.
Werken met de IT- toepassing waarmee het beheer van het
wagenpark wordt opgevolgd.
de procedures die moeten gevolgd worden bij het leasen van
een wagen voor een werknemer.
hoe kantoormateriaal te bestellen.
Activiteiten van een team coördineren
Onderliggende kennis en vaardigheden
Verleent hulp en advies bij problemen
Stemt de planning af op de vaardigheden van de
medewerkers
Opleidingsacties
de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende
teamleden leren kennen.
Stemt de planning af op de duur en volgorde van de
opdrachten
Ziet toe op de uitvoering van de opdrachten
11
Opleidingsplan management assistant
Grijpt in bij verkeerd werk of gedrag van medewerkers
Bespreekt de uitvoering van de opdrachten met de
medewerkers.
C. Sleutelvaardigheden
Sleutelvaardigheid
Opleidingsactie
Communicatief sterk
Je drukt je duidelijk, volledig en begrijpelijk uit zodat de boodschap goed begrepen wordt. Hiervoor
verzamel je voldoende informatie, structureert, vat samen en vereenvoudigt zelfs als dit nodig is. Je
kiest op welke manier je communiceert om dat doel te bereiken.
Communicatie verloopt assertief als het moet, duidelijkheid en correctheid zijn prioritair.
Zelfstandig
Kan omgaan met stress
Flexibel
Een management assistant heeft voldoende zelfvertrouwen om zelfstandig te handelen en
beslissingen te nemen.
Tijdsdruk, tegenslagen beïnvloeden jouw werk niet. Je blijft efficiënt functioneren, zelfs als meerdere
mensen tegelijk beroep op jou doen, zelfs als meerdere opdrachten tegelijkertijd lopen. Spanningen
en emoties heb je onder controle, kalm en efficiënt werk is je doel, zelfs als er deadlines moeten
worden gehaald. Doen zich toch crisissituaties voor, dan blijf je beheerst of herstel je je spoedig van
een teleurstelling.
Je past je aan veranderende eisen en omstandigheden aan. Je bent bereid om extra en onvoorziene
inspanningen te leveren, eventueel buiten de kantooruren, en gaat vlot om met onverwachte situaties
en vragen. Je bent in staat om verschillende taken tegelijkertijd uit te voeren (= multitasking), zelfs
deze die niet voorkomen in het takenpakket.
Je past je vlot aan nieuwe situaties en werkmethoden aan. Daarbij integreer je voorstellen en
informatie van anderen in jouw aanpak.
Plannen en organiseren
Je bepaalt en ordent doelen volgens tijd, prioriteit, ruimte, mensen en middelen zodanig dat de
beoogde resultaten efficiënt en tijdig worden bereikt. Je plant tijdig afspraken, taken en
12
Opleidingsplan management assistant
vergaderingen. Volgens het belang en de dringendheid weet je dus prioriteiten te bepalen. Bij
vergaderingen denk je aan de tools: alle nodige werkmiddelen (zalen, beamer, documenten, …) zijn
in orde. Je werkt systematisch en gestructureerd. Zelfs bij onverwachte omstandigheden houd je het
hoofd koel. In alle omstandigheden werk je oplossingsgericht.
Discreet
Klantgericht
Nauwkeurig werken
Je hecht veel belang aan discretie. Je gaat gepast om met vertrouwelijke, persoonlijke en gevoelige
informatie, documenten en kennis, maar ook met collega’s. Er is alertheid voor zowel de geschreven
als de ongeschreven huisregels. Bij conflicten neem je een neutrale positie in. Informatie verspreid je
op het juiste moment aan de juiste personen.
Je bent klantvriendelijk voor zowel de interne als de externe klant. Jouw klantgerichtheid uit zich
zowel aan de telefoon, via e-mail als in rechtstreekse contacten. Je stelt de klant centraal en
communiceert in een stijl die aangepast is aan de situatie en de gesprekspartner. Je telefoneert
efficiënt en zakelijk en draagt zo bij tot een positief imago van het bedrijf.
Je werkt precies, zorgvuldig en garandeert dus kwaliteit. Dit uit zich in aandacht voor lay-out en de
netheid van documenten en presentaties. Ook onder tijdsdruk is er blijvende aandacht voor details.
Je voert de opdrachten geordend, zorgvuldig en foutloos uit. De procedures, normen van het bedrijf
én de verwachtingen van de manager worden gerespecteerd.
D. Bedrijfsspecifieke competenties
competenties
Opleidingsactie
Voorziene einddatum
13
Opleidingsplan management assistant
14