basisdocument verantwoordelijke werving en opleiding Bestand

Opleidingsplan verantwoordelijke werving & opleiding
Cursist(e):
Bedrijf:
Contractnummer:
Contactpersoon:
Beroep: Verantwoordelijke werving & opleiding
Indicatieve duurtijd: weken
Als “verantwoordelijke werving en opleiding” ben jij verantwoordelijk voor de aanwerving en opleiding van personeel. In een organisatie heeft
werving en opleiding veel deelfacetten: employer branding, recruitment, selection, talentmanagement, enz…
Het is allereerst belangrijk om de juiste talenten aan te trekken. Hiervoor ga je op zoek naar antwoorden op volgende vragen: Wat zoekt een
gemotiveerde kandidaat vooral in een job en vindt hij/zij dat terug in de organisatie? Welke nieuwe technieken bieden zich aan en hoe gebruik
je het aanwervingsbudget optimaal?
Daarnaast beoordeel je de talenten die zich aanbieden ook juist, in functie van wat de organisatie vandaag en in de verdere toekomst nodig
heeft. De kost van werving en opleiding is gigantisch, zeker als je de verkeerde keuze maakt.
Werving en opleiding stopt niet bij de aanwerving. Je staat ook in voor de introductie en de verdere ontwikkeling van het nieuwe talent in de
organisatie.
Je bent verantwoordelijk voor het competentie- en loopbaanmanagement van de medewerkers.
Werken met mensen is investeren in mensen. Het menselijk potentieel zo effectief mogelijk inzetten en er het beste uit halen. Zorgen dat de juiste
man/vrouw de geschikte job uitoefent, optimaal rendeert, mee is met de moderne manier van werken en dat alles in overeenstemming is met de
bedrijfsstrategie.
Voor dit beroep vraagt men meestal een diploma hoger onderwijs in het studiegebied sociaal-agogisch werk, psychologie, (toegepaste) economische,
sociale of handelswetenschappen, … of een gelijkwaardige ervaring.
1. De competenties opleidingsacties
De noden van de organisatie inzake opleiding, aanwerving en beroepsmobiliteit analyseren ....................................................................................................... 3
Het budget voor competentiemanagement en -ontwikkeling binnen de organisatie bepalen en opvolgen................................................................................... 3
Plannen voor competentieontwikkeling, tewerkstellingsbeleid en beroepsmobiliteit uitwerken en uitvoeren ............................................................................. 4
De administratie van opleidingen of aanwervingen organiseren ..................................................................................................................................................... 4
Personen, diensten en ondernemingen adviseren en begeleiden bij de analyse van behoeften aan personeelsontwikkeling ...................................................... 5
1
Opleidingsplan verantwoordelijke werving & opleiding
Communiceren over het tewerkstellings- en competentiebeleid met de werknemers, de personeelsafgevaardigden, ... ............................................................ 5
HR-documenten opstellen ................................................................................................................................................................................................................ 6
Kandidaten zoeken, selecteren en in contact brengen met rekruteerders ...................................................................................................................................... 6
Diensten voor opleiding, aanwerving en coaching selecteren en de voorwaarden voor tussenkomst opstellen ........................................................................... 7
Het diversiteitsbeleid uitbouwen en promoten (discriminatiepreventie, ondersteunen van kansengroepen, ...) .......................................................................... 7
Procedures, methodes en middelen voor het personeelsbeleid opstellen en uitwerken ................................................................................................................ 8
Kandidaten werven (via CV-theek, vacaturesites, sociale netwerken, bedrijvengidsen,…).............................................................................................................. 8
Een klanten- of prospectenbestand uitwerken ................................................................................................................................................................................. 8
Opleidingsmodules samenstellen en opleidingsacties leiden ........................................................................................................................................................... 8
Een partnerschap ontwikkelen met scholen, universiteiten, professionelen. Promotieacties organiseren .................................................................................... 9
Loon- en bevorderingsmaatregelen aanbevelen (loonsverhoging, overplaatsing, premie, ...) ........................................................................................................ 9
De oprichting van een intern informatiesysteem voor het personeelsbeleid of van een HR-ruimte op het intranet aanbevelen of sturen ................................ 10
Variaties van de loonmassa opvolgen. Boekhoudkundige en financiële resultaten controleren. Verschillen analyseren en bijsturen ........................................ 10
De activiteiten van een team coördineren. Een dienst of een organisatie leiden .......................................................................................................................... 10
2
Opleidingsplan verantwoordelijke werving & opleiding
2. Geplande opleidingsacties
A. Jobgerelateerde competenties: basis
De noden van de organisatie inzake opleiding, aanwerving en beroepsmobiliteit analyseren
Onderliggende kennis en vaardigheden
- Linkt het aanwezige potentieel aan de benodigde
competenties
- Raadpleegt competentieprofielen, past ze aan of
stelt ze op in functie van de noden van de
organisatie
- Onderzoekt hoe de doelstellingen van het
competentiebeleid bereikt kunnen worden
(opleidingen, aanwervingen, mogelijkheden voor
beroepsmobiliteit,…)
- Hanteert assessment centers om competenties te
meten
Opleidingsacties
Voorziene
einddatum
Afgewerkt op
- Uitleg geven over de bedrijfsprocessen en de link met
het personeelsplan en -beleid.
- Bespreken van de competentieprofielen voor de
verschillende functies (opbouw, aanpassen, gebruik,..)
- Wachtwoorden en toegang geven voor de gebruikte ITtoepassingen, tonen waar de informatie te vinden is
- Leren werken met de beschikbare HR-tools voor het
opzoeken en ingeven van personeelsdata
- Bijkomende interne- of extern opleiding bespreken en
plannen
- Uitleg geven over het competentiebeleid en de
mogelijke doorstroming in de onderneming en de
assessmenttools
- Informeren over samenwerking met
opleidingsverstrekkers en selectiekantoren (wie,
samenwerkingsafspraken,..) de cursist bij hen
introduceren
- Het opleidingsaanbod leren screenen en aftoetsen in
functie van de noden van de onderneming
Het budget voor competentiemanagement en -ontwikkeling binnen de organisatie bepalen en opvolgen
Onderliggende kennis en vaardigheden
Opleidingsacties
Voorziene
einddatum
Afgewerkt
op
3
Opleidingsplan verantwoordelijke werving & opleiding
- Gaat na wat de financiële ruimte is voor uitgaven of
besparingen
- Neemt maatregelen bij budgetoverschrijding
- Maakt een raming over de uitgaven en de
opbrengsten van de geplande ontwikkelingen
- Identificeert en bestudeert de oorzaken van
afwijkingen van het geraamde budget
- Uitleg geven over het financieel beleid van de onderneming
en de budgetten voor competentiemanagement en ontwikkeling
- Opleiding budgetbeheer
- Afwijkingen tov budgetten leren analyseren en beoordelen.
Aanvragen voor extra budget leren opstellen en
argumenteren
Plannen voor competentieontwikkeling, tewerkstellingsbeleid en beroepsmobiliteit uitwerken en uitvoeren
Onderliggende kennis en vaardigheden
Opleidingsacties
- Stelt een actieplan op om de doelstellingen te
bereiken (acties, gewenste resultaat, communicatie,
timing, betrokkenen,…)
- Stuurt het proces bij
- Legt prioriteiten en verantwoordelijkheden vast
- Overlegt met verantwoordelijken
- Legt succescriteria en evaluatiemomenten vast
- Bespreken van de strategische keuzes en organisatorische
gevolgen ervan op het personeelsbeleid (werving,
competentiebeleid, opleiding en beroepsmobiliteit)
- Informeren over het bedrijf (afdelingen, organigram, taken,
bedrijfsprocessen, verantwoordelijkheden,…) via
bespreking, deelnemen aan overleg, website, zelfstudie)
- De strategische workforce planning leren toepassen
- Leren HR-processen opzetten, documenteren en bijsturen:
verduidelijken van taken en verantwoordelijkheden
- De gepaste communicatiekanalen leren gebruiken
- Alle leermogelijkheden verkennen (traditionele opleiding,
onderlinge kennisdeling, e-leren, training on the job,..)
- Onderzoeken / analyseren van de mogelijkheden voor
beroepsmobiliteit (promoties, mutaties, aanwervingen…)
- De competenties van medewerkers optimaal leren inzetten
- De arbeidswetgeving ivm voortgezette opleiding doornemen
- Het evaluatiesysteem leren kennen en verder op punt stellen
Voorziene
einddatum
Afgewerkt
op
De administratie van opleidingen of aanwervingen organiseren
Onderliggende kennis en vaardigheden
Opleidingsacties
Voorziene
Afgewerkt
4
Opleidingsplan verantwoordelijke werving & opleiding
einddatum
- Stelt draaiboek en tijdsschema’s op
- Controleert de voorraden en de staat van de
uitrusting en het materiaal
- Plant opleidingen en selectieproeven in (reserveren
lokaal, materiaal,…)
op
- De bedrijfsprocessen en procedures bij opleiding en
aanwerving leren kennen
- De software voor HR-planning en opvolging leren gebruiken
- De HR-processen leren documenteren (software,
documenten, mappen,…)
- De aanwezige didactische hulpmiddelen leren kennen en
gebruiken
- Planningen voor selectie of opleiding leren opstellen
- Vacatures, contracten, rapporten en verslagen leren
opstellen
- De relevante wetgeving leren toepassen
Personen, diensten en ondernemingen adviseren en begeleiden bij de analyse van behoeften aan personeelsontwikkeling
Onderliggende kennis en vaardigheden
Opleidingsacties
- Ondersteunt en begeleidt teams en medewerkers op
de werkvloer
- Onderzoekt vereiste veranderingen nodig zijn voor
meer efficiëntie en de impact ervan op mensen en
processen
- Faciliteert en coacht het management bij het
vormgeven aan veranderingen
- Geeft richtlijnen voor het opstellen van vacatures,
testen, assessment, contracten,…
- Evalueert de effectiviteit van bestaande processen
in het licht van de organisatiedoelstellingen
- De rol en taken bij teamondersteuning bespreken en het
overleg op de werkvloer laten mee volgen of begeleiden
- Bedrijfsprocessen leren analyseren en aanpassen in functie
van optimalisatie op personeelsvlak
- Leren gericht communiceren met interne/externe
onderzoekers of analisten
- De impact van verandering op de organisatie en de
medewerkers leren inschatten en gepaste acties uitwerken
- Ondersteunende acties (communicatie, opleiding, coaching
en begeleiding) leren plannen en organiseren om
veranderingen door te voeren op de werkvloer
- Leren coachen
Voorziene
einddatum
Afgewerkt
op
Communiceren over het tewerkstellings- en competentiebeleid met de werknemers, de personeelsafgevaardigden, ...
Onderliggende kennis en vaardigheden
Opleidingsacties
Voorziene
Afgewerkt
5
Opleidingsplan verantwoordelijke werving & opleiding
- Agendeert het competentiebeleid als vast punt op de
ondernemingsraad of het Comité voor Preventie en
Bescherming op het Werk
- Past taalgebruik aan de doelgroep aan
- Stelt een werkgroep samen om acties uit het beleid
te volgen en eventueel bij te sturen
- Betrekt alle geledingen binnen de organisatie van bij
het begin
- Geeft vorming over het werken met competenties
einddatum
op
Voorziene
einddatum
Afgewerkt
op
Voorziene
einddatum
Afgewerkt
op
- Bespreken hoe het sociaal overleg in het bedrijf geregeld is
- Uitleggen hoe de communicatie binnen het bedrijf verloopt
en waar de gevoeligheden liggen
- De interne en externe communicatie leren voeren
- Leren moeilijke gesprekken te voeren (stramien, aanpak)
- Leren hoe medewerkers actief kunnen betrokken worden bij
het competentiemanagement (via opleiding of begeleiding)
- De sterktes en zwaktes van werknemers leren bundelen of
om te buigen om zo de bedrijfsprocessen te optimaliseren
B. Jobgerelateerde competenties: specifiek
HR-documenten opstellen
Onderliggende kennis en vaardigheden
-
Prognoses van tewerkstelling en human resources
Functieprofielen
Opleidingsplan
Lijst van functies en competenties
Statistieken van functies, beroepen, competenties,
...
- Informatie- en communicatiedragers
Opleidingsacties
- Alle mogelijke kanalen leren gebruiken om nuttige
informatie in het kader van HRM op te zoeken
- HR-documenten leren gebruiken en opstellen
- De relevante sociale wetgeving leren kennen
- De (regionale) arbeidsmarkt verkennen (websites,
netwerking)
Kandidaten zoeken, selecteren en in contact brengen met rekruteerders
Onderliggende kennis en vaardigheden
- Stelt een vacature op
- Verifieert gegevens van de kandidaten
- Beoordeelt en selecteert kandidaten aan de hand
van een cv, testen en een gesprek
- Zoekt naar de juiste match tussen vraag en aanbod
Opleidingsacties
- Leren samenwerken met externe rekruteerders
(communicatie, contracting, opvolging resultaten)
- Het recruterings- en selectieproces leren kennen
- Een wervende vacature leren opstellen en verspreiden via
verschillende communicatiekanalen (pers, netwerken,
6
Opleidingsplan verantwoordelijke werving & opleiding
- Rapporteert aan de opdrachtgever
professionele sociale media zoals Linkedin)
- Gegevens van kandidaten (CV, referenties, diploma’s) leren
controleren
- Kandidaten objectief leren beoordelen tijdens de
verschillende selectiestappen (CV-screening, interview,
assessment) volgens de richtlijnen van het bedrijf
- Leren rapporteren na selectie, zowel intern als naar de
kandidaten
Diensten voor opleiding, aanwerving en coaching selecteren en de voorwaarden voor tussenkomst opstellen
Onderliggende kennis en vaardigheden
-
Onderhandelt over contracten
Vraagt offertes op
Selecteert een aanbieder
Onderzoekt het aanbod aan selectiebureaus,
uitzendkantoren, opleidingsverstrekkers,
consultancy, ...
- Analyseert offertes op basis van criteria
Opleidingsacties
Voorziene
einddatum
Afgewerkt
op
Voorziene
einddatum
Afgewerkt
op
- De samenwerking met externe consulenten en organisaties
voor opleiding en selectie bespreken. (Principes, richtlijnen)
- Het aanbod en samenwerkingsvoorwaarden van potentiële
partners leren analyseren en vergelijken.
- Leren offertes aanvragen, interpreteren en vergelijken
- Deelnemen aan contractbesprekingen
- De wetgeving ivm contracting en aanbestedingsprocedures
leren kennen en toepassen
- De bedrijfscriteria bij contracting bespreken
Het diversiteitsbeleid uitbouwen en promoten (discriminatiepreventie, ondersteunen van kansengroepen, ...)
Onderliggende kennis en vaardigheden
- Past principes van gelijkheid, diversiteit en ethisch
handelen toe in het personeelsbeleid
- Creëert een draagvlak voor het diversiteitsbeleid
door communicatie en sensibilisering
- Stelt streefcijfers voorop voor in- en doorstroom en
opleiding van kansengroepen
Opleidingsacties
- De anti-discriminatiewetgeving leren kennen en toepassen
- De richtlijnen en strategische keuzes het bedrijf omtrent
diversiteit leren kennen en toepassen
- Informatie over werken met “kansengroepen” verzamelen,
streefcijfers leren opstellen en opvolgen in de praktijk
- Infosessies ivm diversiteit leren organiseren
7
Opleidingsplan verantwoordelijke werving & opleiding
- Gebruikt een non-discriminatieclausule met
afspraken en een gepaste aanpak bij discriminatie
- Bespreken hoe anti-discriminatieclausules worden
opgesteld, de toepassing ervan leren opvolgen en
corrigerende maatregelen leren nemen
Procedures, methodes en middelen voor het personeelsbeleid opstellen en uitwerken
Onderliggende kennis en vaardigheden
Opleidingsacties
- Past nieuwe elementen toe in bestaande procedures
- Onderzoekt de impact van nieuwe procedures op de
organisatie en op de werknemers
- Overlegt met syndicale vertegenwoordigers
- Bestudeert nieuwe managementmethoden en technieken
- Onderzoekt de effectiviteit van bestaande
procedures
- Bespreken hoe het sociaal overleg in het bedrijf geregeld is
- Uitleggen hoe de communicatie binnen het bedrijf verloopt
en waar de gevoeligheden liggen
- De interne en externe communicatie leren voeren
- De HR-bedrijfsprocessen leren analyseren en optimaliseren
- Theoretische achtergronden van managementmethoden en
-technieken leren kennen en ze toepassen
Voorziene
einddatum
Afgewerkt
op
Voorziene
einddatum
Afgewerkt
op
Voorziene
einddatum
Afgewerkt
op
Kandidaten werven (via CV-theek, vacaturesites, sociale netwerken, bedrijvengidsen,…)
Onderliggende kennis en vaardigheden
- Kandidaten werven
Opleidingsacties
- Alle mogelijke kanalen voor werving (pers, websites, sociale
media, netwerkevents,…) leren gebruiken
Een klanten- of prospectenbestand uitwerken
Onderliggende kennis en vaardigheden
- Een klanten- of prospectenbestand uitwerken
Opleidingsacties
Een netwerk leren uitbouwen en onderhouden (principes
bespreken, methodiek aanleren, introduceren in netwerken)
Opleidingsmodules samenstellen en opleidingsacties leiden
8
Opleidingsplan verantwoordelijke werving & opleiding
Onderliggende kennis en vaardigheden
Opleidingsacties
- Evalueert de effectiviteit van opleidingsprogramma’s
en doet aanbevelingen ter verbetering
- Ontwikkelt handleidingen en educatief materiaal
- Organiseert trainingen voor lesgevers,
assessoren,…
- Ontwikkelt opleidingsprogramma’s (demonstraties,
on-the-job-training, conferenties, workshops,…)
- De effectiviteit van opleidingen leren bevragen, analyseren
en evalueren
- Een didactische opleiding volgen
- Bespreken hoe opleidingen intern worden georganiseerd en
taken laten opnemen in de concrete uitwerking ervan
- De ontwikkelingen op het vlak van learning & development
(L&D) opvolgen en leren vertalen naar het bedrijf
- Een ontwikkelpad voor werknemers leren optellen
Voorziene
einddatum
Afgewerkt
op
Voorziene
einddatum
Afgewerkt
op
Voorziene
einddatum
Afgewerkt
op
Een partnerschap ontwikkelen met scholen, universiteiten, professionelen. Promotieacties organiseren
Onderliggende kennis en vaardigheden
- Brengt verslag uit over het succes of het falen van
de acties binnen het partnerschap
- Overlegt over uitwisselingsprojecten
- Legt contacten met instanties met het oog op
samenwerking
- Bepaalt de uitvoeringsvoorwaarden (termijn, budget,
personeel, uitbesteding, investeringen,…)
- Selecteert de meest efficiënte acties (voor
profilering, werving,…)
- Stemt de actie af op de kenmerken en behoeften
van de doelgroep
Opleidingsacties
- De bedrijfsgebonden principes en richtlijnen bespreken bij
het opzetten van partnerschappen
- Actief een rol / een aantal taken opnemen bij het
ontwikkelen of uitbouwen van partnerschappen:
o Dossiers opmaken
o Afstemmen met partners
o Streefdoelen bepalen
o Financiële forecast en opvolging
o Rapportering
Loon- en bevorderingsmaatregelen aanbevelen (loonsverhoging, overplaatsing, premie, ...)
Onderliggende kennis en vaardigheden
- Overlegt met de verantwoordelijke
- Onderzoekt de mogelijkheden voor loon- en
Opleidingsacties
- De bedrijfsbeleid voor verloning en bevordering uitleggen
- De voorwaarden en criteria voor verloning en bevordering
9
Opleidingsplan verantwoordelijke werving & opleiding
bevorderingsmaatregelen
- Gaat na wie in aanmerking komt
leren kennen en aftoetsen
- Leren intern communiceren over verloning en bevordering
De oprichting van een intern informatiesysteem voor het personeelsbeleid of van een HR-ruimte op het intranet aanbevelen of sturen
Onderliggende kennis en vaardigheden
- Overlegt met de dienst informatica
- Argumenteert de voordelen van een HR
informatiesysteem
- Onderzoekt de mogelijkheden en opportuniteiten
van een intern informatiesysteem
Opleidingsacties
Voorziene
einddatum
Afgewerkt
op
- Het interne platform voor kennisdeling leren kennen,
raadplegen en aanpassen.
- Leren communiceren met de beheerders van het ITsysteem voor HR om verbeterprojecten uit te voeren
- De privacywetgeving op vlak van HR leren kennen
- De verschillende HR systemen op de markt leren kennen
- Een draagvlak leren creëren in de hiërarchische structuur
om veranderingen efficiënt door te voeren
Variaties van de loonmassa opvolgen. Boekhoudkundige en financiële resultaten controleren. Verschillen analyseren en bijsturen
Onderliggende kennis en vaardigheden
- Maakt financiële rapporten op basis van een
loonbeheerssysteem
Opleidingsacties
Voorziene
einddatum
Afgewerkt
op
Voorziene
einddatum
Afgewerkt
op
- De financiële bedrijfsprocessen leren kennen
- Financiële rapporteren leren maken vanuit het
loonbeheerssysteem
- Leren intern/extern communiceren over financiële inhouden
- Rapporteringen leren presenteren
De activiteiten van een team coördineren. Een dienst of een organisatie leiden
Onderliggende kennis en vaardigheden
- Organiseert en leidt teamvergaderingen
- Voert een personeelsbeleid
- Informeert, begeleidt, stuurt en motiveert (nieuwe)
Opleidingsacties
- Technieken leren voor het leiden van teamvergaderingen
- Alle elementen die invloed hebben op het HR-domein van
het bedrijf leren kennen en hanteren om een consequent
10
Opleidingsplan verantwoordelijke werving & opleiding
medewerkers
- Stelt planning op en past ze aan wijzigende
omstandigheden aan
- Verdeelt taken en verantwoordelijkheden
- Volgt competenties van medewerkers op en
bespreekt opleidingsmogelijkheden met de
betrokkenen
- Voert plannings-, functionerings- en
evaluatiegesprekken
- Voert een commercieel beleid
- Controleert de uitvoering van de opdrachten en het
naleven van procedures
- Voert een financieel beleid
- Volgt de administratie op (boekhouding,…)
- Beheert de infrastructuur
- Komt wettelijke en fiscale verplichtingen na
personeelsbeleid te voeren
- Nieuwe medewerkers op een efficiënte en klantvriendelijke
manier leren informeren, introduceren en opvolgen in hun
nieuwe werkomgeving.
- Leren op een systematische en constructieve manier HRgerelateerde gesprekken voeren: plannings-,
functionerings- en evaluatiegesprekken
- De bedrijfsprocessen voor commercieel beleid leren kennen
- Leren commerciële opdrachten plannen, uitvoeren en
controleren volgens de voorgeschreven procedures
- De bedrijfsprocessen voor financieel beleid leren kennen
- De administratieve opvolging, controle en bijsturing leren
uitvoeren
- De infrastructuur leren beheren, opvolgen en aanpassen
aan de noden van het bedrijf
- De wettelijke en fiscale wetgeving leren kennen en
toepassen
C. Persoonsgebonden competenties
Persoonsgebonden competentie
Omschrijvingen - Opleidingsactie
Diplomatisch zijn
Opvattingen, waarden en normen van anderen niet in die mate te beïnvloeden dat er conflicten
ontstaan
Discreet zijn
Vertrouwelijke informatie ook op die manier behandelen
Luisterbereid zijn
Aandacht schenken aan de boodschappen van andere mensen
Zelfvertrouwen bezitten
Realistisch steunen op eigen kunnen om de juiste acties te nemen; ook al is er weerstand of
tegenkanting. In staat zijn een taak aan te pakken vanuit geloof in eigen kennen en kunnen.
Conflictenbehandeling hanteren
Met tegenstrijdige belangen tussen mensen kunnen omgaan.
11
Opleidingsplan verantwoordelijke werving & opleiding
Klantgericht zijn
Wensen en behoeften van klanten inschatten en er naar handelen.
Onderhandelingsvaardig zijn
Een aanvaardbare oplossing vinden, rekening houdend met belangen van verschillende
mensen.
Samenwerken
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat.
Sociale ingesteldheid
Spontane interesse vertonen voor mensen.
Flexibel zijn
Zich aanpassen aan wijzigende omstandigheden.
Innoveren
Inventieve ideeën aanbrengen, zoeken naar verbeteringen, experimenteren met nieuwe
concepten en procedures, problemen oplossen op een creatieve en heldere wijze.
Organiseren
De leiding kunnen nemen in het planmatig inzetten van mensen en middelen.
Structuur bieden
Zorgen voor een overzichtelijk, ordelijk en taakgericht werkklimaat.
D. Bedrijfsspecifieke competenties
Competenties
Opleidingsactie
Voorziene
einddatum
Afgewerkt
op
12