Bijlage 4 Simulatietechnieken

1
Bijlage 4 Simulatietechnieken
Simulatie is een toetstechniek waarmee door middel van het nabootsen van een bepaalde situatie (bijvoorbeeld een herontworpen bedrijfsproces) in een afgeschermde
omgeving kan worden gemeten of deze situatie aan de gestelde wensen en eisen
voldoet. Simulatie is een geschikte techniek voor organisatieoptimalisatie. Zowel bij
de analysefase als bij de ontwerpfase kunnen we met behulp van simulatie inzicht
verkrijgen in de prestatie van de organisatieprocessen. Met behulp van simulatie kan
worden getoetst of de ontworpen situatie aan de gestelde productnormen voldoet en
kunnen op basis van de metingen aanpassingen worden verricht.
Zonder simulatie zou de toets in de praktijk moeten plaatsvinden en dit zou veel
langer duren en een grote impact hebben op het dagelijkse functioneren van de organisatie. Wel moet rekening worden gehouden met het feit dat simulatie slechts een
(beperkte) nabootsing is van de werkelijkheid en niet alle knelpunten en problemen
zullen worden gesignaleerd.
Er bestaan pakketten die behalve simulatie ook workflowmanagement ondersteunen.
Zeker indien besloten wordt om met workflowmanagement te gaan werken, kan men
door middel van het toepassen van simulatie in de ontwerpfase veel tijd besparen.
Na de simulatie ligt er een elektronische blauwdruk van de nieuwe situatie die direct
gebruikt kan worden bij de ontwikkeling van het workflowmanagementsysteem.
4.1 Simulatie in de analysefase
Ondersteuning van de analyse van de huidige situatie door simulatie kan op twee wijzen
plaatsvinden: procesgericht en organisatiegericht. Bij procesgerichte simulatie meet
men kwantiteiten als doorlooptijden, wachttijden, capaciteiten, hoogte wachtrijen,
kosten activiteiten en dergelijke. Bij organisatiegerichte simulatie moeten we denken
aan simulatie van omzet, debiteurentermijn, gemiddelde voorraad, cash flow, et cetera.
De analyse wordt ondersteund door:
Verzameling van kwantitatieve gegevens. Met behulp van een simulatietool kan
gestructureerd worden gezocht naar kwantiteiten zoals beschikbare capaciteit voor
een processtap of doorlooptijd van een (sub)proces.
•
2
Bijlage 4 Simulatietechnieken
huidige situatie. In de simulatietool wordt eveneens de huidige simulatie
•Vastleggen
in kaart gebracht en deze is daarom uitermate geschikt voor de eerste vastleggingen
van de (huidige) processen inclusief kwantificering van de proces(stappen).
Analyse van de huidige situatie. Het inzichtelijk en meetbaar maken van de huidige
processen geeft broninformatie om de processen te analyseren. Door gebruik te
maken van simulatie zijn we in staat bottlenecks te simuleren en zelfs te animeren.
Bijvoorbeeld de postkamer die het proces met twee dagen doorlooptijd verhoogt,
een tekort aan capaciteit bij een kennisintensieve processtap of een gemiddelde
wachtrij van een week.
•
Simulatie als hulpmiddel ter ondersteuning van de analyse van de huidige situatie is
met name bedoeld om kwantitatieve en statistische gegevens naar voren te krijgen.
Deze statistische resultaten worden vervolgens gebruikt als communicatiemiddel
naar de proceseigenaren. In sommige gevallen kan gaming ook in de analyse van de
huidige situatie worden gebruikt, vooral wanneer politiek een belangrijke rol speelt
in een organisatie kan gaming voor opvallende resultaten zorgen.
4.2 Simulatie in de ontwerpfase
Simulatie als hulpmiddel bij het (her)ontwerpen van de gewenste situatie kent een
veelal meer creatief gebruik van het hulpmiddel of simulatiespel. Hier wordt de gewenste situatie van de inrichtingselementen zover mogelijk gemodelleerd waarna deze
situatie kan worden getoetst aan de verwachtingen. Dit eist veel van een hulpmiddel,
immers de meeste hulpmiddelen zullen niet de modellering van de inrichtingselementen (structuur, mensen, processen en informatiesystemen) in onderlinge samenhang
laten modelleren en simuleren. Bij het modelleren van de gewenste situatie kan de
volgende ondersteuning worden verwacht:
Modelleren van een of meerdere inrichtingselementen. De hulpmiddelen ondersteunen in elk geval het modelleren van het verbeterde proces. Echter voor het
integraal kunnen ontwikkelen van deze processen en de daarbij behorende informatiesystemen, organisatiestructuren en mensen wordt meer van een hulpmiddel
verwacht.
Simuleren en animeren van de gewenste situatie. Vervolgens kan de gemodelleerde
situatie worden gesimuleerd om door te rekenen of de verwachtingen verwezenlijkt
kunnen worden. Ook kunnen diverse scenario’s worden bestudeerd.
•
•
Veelal zullen een of meerdere creatieve workshops worden belegd waarin het herontworpen proces wordt gemodelleerd en gesimuleerd. De resultaten zullen leiden tot
een uiteindelijke keuze uit de diverse scenario’s.
Samenvattend, gebruik van simulatie kan bijdragen aan het verkrijgen van diverse
producten. Wanneer we deze faseren naar de modellen, dan krijgen we het volgende
overzicht.
4.3 Wanneer te gebruiken
analyse huidige situatie
• model huidige situatie
• kwantitatieve gegevens huidige
situatie
• overzicht bottlenecks huidige situatie
• waardering huidige situatie
3
ontwerpen gewenste situatie
• model(len) gewenste situatie
• kwantitatieve onderbouwing
gewenste situatie
• overzicht verbeteringen
• waardering gewenste situatie
4.3 Wanneer te gebruiken
Simulatie zal met name gebruikt worden bij het toetsen van de ontworpen gewenste
situatie, maar kan ook een rol spelen bij de analyse- en ontwerpfase. Met behulp van
simulatie kunnen we snel en duidelijk inzicht krijgen in de prestaties van de ontworpen organisatie.
Een belangrijke uitspraak is: ‘A fool with a tool seems pretty cool, but is still a fool’,
en verdient juist in de context van simulatie een luisterend oor. Met simulatie moet
voorzichtig worden omgegaan, het is relatief eenvoudig om als alleswetende over te
komen gebruik makend van de indrukwekkende functionaliteiten van een simulatiehulpmiddelen. Maar simulatiehulpmiddelen en -technieken blijven een hulpmiddel
om de bedrijfsprocessen te analyseren en op basis van bevindingen adviezen uit te
brengen. De vertaalslag van de simulatie naar de werkelijkheid blijft een proces waar
met uiterste bedachtzaamheid mee moet worden omgegaan.
4.4 Enkele veelgebruikte technieken
Hieronder wordt een aantal veelgebruikte simulatietechnieken verder uitgewerkt.
Simulatie met behulp van ICT
Simulatie kan worden uitgevoerd met behulp van een simulatiepakket. Er zijn inmiddels al veel verschillende soorten simulatiepakketten verkrijgbaar met verschillende
soorten simulatiefunctionaliteit. Met behulp van een simulatiepakket wordt het mogelijk om op basis van een model van de werkelijkheid deze werkelijkheid versneld
na te bootsen en metingen te verrichten. Informatie over deze nabootsing is dus snel
beschikbaar, wat niet het geval is bij een handmatige simulatie.
Met behulp van een simulatiepakket is het ook mogelijk om meerdere soorten metingen
tegelijk te verrichten, zodat we snel over veel relevante informatie (onder andere
doorlooptijd, bewerkingstijd, verwerkingscapaciteit) kunnen beschikken over de
prestaties van een bedrijfsproces. Een simulatiepakket is daarom een uitermate
geschikt hulpmiddel bij procesoptimalisatie en kan in verschillende fases van de aanpak worden toegepast. Het kost een computer immers relatief weinig tijd om uit te
rekenen wat het inzetten van een X aantal extra medewerkers voor invloed heeft op
de doorlooptijd van een proces.
4
Bijlage 4 Simulatietechnieken
Bij de eerste twee stappen van de methode, analyse van de huidige situatie en het
bepalen van de verbetermogelijkheden, kan simulatie gebruikt worden bij het in kaart
brengen van de processen en de knelpunten. Door een model op te stellen van de
huidige situatie van een bedrijfsproces van een organisatie, kan met behulp van de
simulatie inzichtelijk worden gemaakt waar de grootste knelpunten zitten en waar
mogelijke verbeteringen plaats kunnen vinden. De beslissingen kunnen visueel en met
behulp van meetgegevens worden onderbouwd.
Zoals in hoofdstuk zeven is aangegeven, is het ontwerpen van de gewenste situatie
een iteratief proces om tot een optimale situatie te komen. Simulatie kan hierbij een
grote rol spelen, omdat het toetsen van de nieuw ontworpen situatie eenvoudiger
wordt. Indien er meerdere alternatieven ontwikkeld zijn voor de gewenste situatie,
kunnen deze snel worden vergeleken en kan bepaald worden wat het beste alternatief
is. Indien geen van de herontworpen bedrijfsprocessen aan de gestelde eisen en wensen voldoet, is het vrij eenvoudig om enkele variabelen aan te passen (bijvoorbeeld
het aantal medewerkers of het toevoegen/weghalen van een processtap) en opnieuw
een test uit te voeren totdat het proces wel aan de eisen voldoet. Zonder simulatie
zou deze ervaring pas worden opgedaan bij de implementatie van het herontworpen
proces, wat dan voor grote problemen zou hebben gezorgd.
Simulatie in de praktijk
Behalve met de computer is het ook mogelijk om situaties na te bootsen met ‘echte’
mensen. Deze vorm van simulatie wordt bij procesoptimalisatie alleen gebruikt om de
herontworpen processen te toetsen. Een voorbeeld hiervan is het simulatiespel. Hierbij
wordt de nieuwe werkwijze aan verschillende medewerkers uitgelegd, waarna zij het
proces kunnen naspelen. Hierbij moeten natuurlijk wel de benodigde hulpmiddelen
(archieven, formulieren, et cetera) beschikbaar zijn. Dit is wel een beperkte nabootsing van de werkelijkheid, maar door de beperkte omvang en beperkte complexiteit
is het proces zeer inzichtelijk. Uit ervaring is gebleken dat er knelpunten naar boven
komen die bij een daadwerkelijke invoering voor grote problemen hadden kunnen
zorgen (bijvoorbeeld het ontbreken van een archief op een afdeling). Deze knelpunten kunnen nu direct worden opgelost en aangepast in het herontworpen proces.
De bij de simulatie opgedane ervaring kan gebruikt worden om de daadwerkelijke
implemen­tatie soepeler te laten verlopen. Daarnaast heeft ook het betrekken van meer
medewerkers bij het proces van optimalisatie een positieve invloed op de acceptatie
van de nieuwe werkwijze.
Een ander, vrij bekend voorbeeld van simulatie is het lanceren van een pilot. In dit
geval gaat een deel van de organisatie volgens de nieuwe situatie werken, terwijl de
overige onderdelen de oude werkwijze blijven volgen. Het bedrijfsonderdeel waar
de pilot wordt uitgevoerd, moet wel redelijk onafhankelijk zijn van de rest van de
organisatie. Bijvoorbeeld een districtskantoor bij een gedecentraliseerde organisatie.
Ook nu kan weer worden getest of de gewenste situatie de beoogde besparingen en/
of voordelen oplevert en kunnen er op basis van de ervaringen tijdens deze simulatie nog aanpassingen worden uitgevoerd voordat de hele organisatie op de nieuwe
werkwijze overgaat.
4.4 Enkele veelgebruikte technieken
5
Bij deze vorm van simulatie wordt er niets nagespeeld, maar wordt de nieuwe situa­
tie tijdelijk en op beperkte schaal ingevoerd. De resultaten zijn dan ook accurater
dan bij de andere vormen van simulatie. De toetsing neemt echter wel een langere
periode in beslag. Dit heeft als nadeel dat er verschillende werkwijzen naast elkaar
plaatsvinden (oude en nieuwe) wat problemen kan opleveren en waardoor men ook
de oude situatie moet onderhouden.