1 Voorraadadministratie

308 Voorraadadministratie
Les 1
1.1
Voorraad van een groothandelsbedrijf
Producenten produceren ineens te veel dat het teveel is voor 1 afnemer.
Een groothandel fungeert dus dan als tussenstation (groothandel
voorraadhoudend) Afnemers (detailhandel) kopen dan vervolgens in bij de
groothandel. De voorraad van een groothandel noemt men
handelsvoorraad of verkoopvoorraad, dit met het doel te verkopen.
Leveranciers leveren hun goederen op vast momenten aan de
groothandel. Dit in tegenstellingen tot de detaillisten die afnemen op de
momenten dat zij dit nodig hebben. Denk hierbij aan b.v. schaatsen.
Worden gefabriceerd gedurende het hele jaar en detaillisten vragen
hiernaar in de winter. Deze goederen moeten dus worden opgeslagen en
pas geleverd indien de detaillist ernaar vraagt.
Soorten voorraden.
Er worden verschillende voorraden herkend.
Technische voorraad: de voorraad die daadwerkelijk in het magazijn
aanwezig is, andere benamingen zijn fysieke voorraad of werkelijke
voorraad.
Deze voorraad schommelt voordurend dit komt door afname en nieuw
leveringen.
Administratieve voorraad: dit is de voorraad die volgens de
administratie aanwezig zou moeten zijn in het magazijn (computer). Deze
zou in principe gelijk moeten zijn aan de technische voorraad. Echter is dit
vaak niet het geval. Denk hierbij aan niet afgeschreven derving,
administratieve fouten of foutieve aanname bij ontvangst goederen.
Economische voorraad: is de voorraad die beschikbaar is voor de
verkoop. Deze heeft een andere omvang dan de technische. Dit komt
doordat de groothandel over economische voorraad risico. De groothandel
loopt dus ook risico over de ingekocht maar nog niet geleverd goederen,
maar niet de verkochte maar nog niet geleverde goederen. Hierover loopt
de organisatie immers geen risico meer. De goederen zijn nog wel
eigendom van van de organisatie
1
Veiligheidsvoorraad: Naast een gewone voorraad houden veel
groothandels bedrijven ook vaak een veiligheidsvoorraad. Dit is een extra
marge op de normale voorraad voor het geval dat:
 De werkelijke vraag groter is dan de verwachte vraag
 De werkelijke levertijd groter is dan de verwachte levertijd
Wanneer de werkelijke vraag groter is dan de verwachte zorgt de
groothandel er vaak voor dat hij door het aanhouden van een
veiligheidsvoorraad toch kan voldoen aan de vraag. Hij probeert hiermee
nee-verkoop te voorkomen. De veiligheidsvoorraad noemt men ook wel
een buffervoorraad (een buffer voor het onverwachte)
IJzerenvoorraad: Dit is de voorraad die minimaal aanwezig moet zijn in
het magazijn. Zodra de ijzerenvoorraad is besteld moet er besteld
worden.
Wensvoorraad: is de voorraad die bedrijfseconomisch het voordeligst is.
Strategische voorraad: Goederen komen niet altijd op tijd binnen. Dit
kan b.v. komen doordat de landen waaruit geleverd wordt niet stabiel zijn.
Denk hierbij aan stakingen e.d. Een groothandels bedrijf zal dan bovenop
zijn veiligheidsvoorraad ook nog extra reserve voorraad houden. Dit heet
strategische voorraad.
Seriegroottevoorraad: Goederen worden vaak in grote hoeveelheden
afgeleverd (in een keer) men heeft dan te maken met een periodieke
bestelling, deze bestelling heet seriegroottevoorraad. Bij de Bijenkorf
kwamen met regelmaat tapijten binnen uit Marokko, dit in grote getallen.
De bestelling werd dan geplaatst volgens seriegroottevoorraad.
Seizoensvoorraad: Sommige artikelen worden slechts in een bepaalde
periode gevangen, geoogst. Of er is maar in een kleine periode (b.v.
seizoen) vraag naar De voorraad zal dus maar eens in het seizoen
afnemen. De goederen kunnen relatief lang op voorraad liggen (zie
tekening op blz. 10)
Werkvoorraad: wordt ook wel eens pickvoorraad genoemd. Dit is de
voorraad die op de reguliere picklocaties zijn opgeslagen. De orderpickers
kunnen hier direct uit hun goederen verzamelen.
Bulkvoorraad: De werkvoorraad wordt (wanneer deze leeg dreigt te
raken) aangevuld vanuit de Bulkvoorraad. Deze voorraad wordt gehouden
omdat anders dit teveel ruimte zou benutten in het pickmagazijn. De
goederen zitten veelal nog in om dozen. De Bulkvoorraad kan liggen in
een bulkmagazijn, echter in veel gevallen zijn ze boven de pickvoorraad
gepositioneerd. De verpakkingen zoals de consument ze koopt noemt men
consumentverpakking (per stuk).
2
Transitovoorraad: komen niet in het magazijn terecht maar komen
direct op een locatie bij een bestaande bestelling. De nieuwe term
hiervoor is Crossdocking.
Speculatievoorraad: Wordt aangehouden met het oog op eventuele
schaarsheid en dus verhoogde marktwaarde. Een groothandel kan extra
winst maken. Echter blijft het speculeren (gokken) Speculeren is dus een
beetje gokken van de marktontwikkeling en is dus niet geheel zonder
risico.
Irrationelevoorraad: een zinloze hoeveelheid. Veroorzaakt veel kosten
en moet daarom zo veel mogelijk worden voorkomen. Vaak veroorzaakt
door foutieve bestellingen (zonder recht van retour) of uit onkunde van de
besteller.
Incourante- of ontsporingsvoorraad: Ontstaat als de vraag is
weggevallen. Bijvoorbeeld doordat de mode is veranderd. Trendgevoelige
artikelen. Denk maar aan bijv de Wuppie, niet aan te slepen bij het WK
maar daarna direct verdwenen in de prullenbak. In de detailhandel
spreekt men veelal over winkeldochters.
Voorraadbeheer: Het aanhouden van voorraad is één, het verantwoord
aanhouden van voorraad is een ander verhaal. Een groothandel moet dus
de voorraadbeheren. Voorraadbeheer is het geheel van activiteiten die
gericht is op het op peil te houden of te brengen van de hoeveelheid
goederen en het behouden van de kwaliteit van de goederen.
Je zorgt dat de vooraad de juiste kwaliteit heeft maar ook juiste kwantiteit
(grootte) heeft.
Kwaliteit = in welke staat verkeert de voorraad zich
Dit houdt in dat je juist met de goederen omgaat van begin tot het eind.
Staat van artikel, eigenschappen van artikel, houdbaarheid van artikel
Kwantiteit = zorgen voor de juiste grote van de voorraad. Indien de
kwantiteit niet goed is kan je bij te weinig nee verkoop creëren. En bij een
te grote voorraad onnodig kapitaal gebruiken.
Derving: verlies van geld en/of goederen. Denk bijv aan tht datum,
diefstal, breuk. Dit wordt allemaal veroorzaakt door fouten. Derving die te
veroorzaakt wordt door onbekende oorzaak noemt men vaak lekkage.
Het maakt niet uit of de derving wordt bekend is en is afgeschreven. Het
blijft ten alle tijden derving.
Bekende- en onbekende derving.
3
1.2
Inkopen & bestellen
De begrippen inkopen & bestellen worden veelal door elkaar gebruikt er
zit echter wel degelijk een verschil in deze twee begrippen
Inkopen: dit betekent dat er een nieuw artikel in het assortiment wordt
opgenomen. Inkopen doe je dus met onderhandelen en afspraken maken
over prijzen, leverings- betalings- & leveringsvoorwaarden.
Bestellen: is het opnieuw aankopen van een reeds gevoerd artikel. Dit
met het doel om de bestaande voorraad aan te vullen.
Minimum & maximum voorraad:
de minimum voorraad is de voorraad die minimaal in het magazijn
aanwezig moet zijn om de leveringen voor de afnemers te garanderen.
Zodra een minimum voorraad in het magazijn is bereikt zal er opnieuw
besteld worden. Handmatig of rechtstreeks via de computer (systeem
besteld automatisch). Bij het bestellen wordt er rekening gehouden met
de verwachte verkopen en de maximale voorraad.
De maximum voorraad is de voorraad die maximaal in het magazijn
aanwezig zal zijn. Deze maximum voorraad zal per keer verschillend
kunnen zijn. Dit onder invloed van o.a. het weer, jaargetijde of seizoen.
Bijv. in de herfst zal de maximum voorraad van paraplu’s hoger zijn dan
in de zomer. De maximum voorraad zal worden bijgesteld aan de hand
van leveringen van vorig jaar of verwachtingen die een inkoer heeft van
een artikel. Denk hierbij aan bijv. een geplande aktie. Je zal hiervoor dan
de maximum voorraad gaan aanpassen. Na deze aktie zal natuurlijk de
maximum voorraad naar beneden bijgesteld moeten worden.
Te veel goederen in het magazijn kan gevaarlijk zijn voor de organisatie.
Deze goederen zijn reeds betaal maar niet verkocht, hierover loopt de
organisatie dus risico. Een organisatie zal trachten om de risico’s tot het
minimum te beperken. Een te lage voorraad kan ook een risico vormen
voor de organisatie. Dit kan leiden tot nee verkoop waarbij de afnemer
zich kan wenden tot een andere groothandel die die goederen wel op
voorraad heeft.
Bestelgrootte is de hoeveelheid te bestellen artikelen. Je kunt de
bestelgrootte weergeven in stuks of in besteleenheden.
Besteleenheden zijn vaste aantallen waarin een artikel besteld kan
worden. Als je bijvoorbeeld 24 flessen shampoo wilt bestellen waarvan de
besteleenheid 12 is, dan bestel je dus twee besteleenheden. Dit staat dan
gelijk aan 24 stuks.
Bestelmoment De bestelgrootte geeft aan hoeveel er besteld moet
worden. De vraag wanneer de bestelling geplaatst moet worden, is
hiermee nog niet beantwoord. Bij de vraag ‘Wanneer moet ik bestellen?’
4
wil je weten wat het bestelmoment Het moment waarop de bestelling
moet worden geplaatst. Bestellen kun je periodiek of continu doen.
is.
Bij de keuze van het bestelmoment heb je twee mogelijkheden:


een vast bestelmoment (bijvoorbeeld elke
maand);
een variabel bestelmoment.
Als het bestelmoment variabel is, bestel je afhankelijk van het moment
waarop de voorraad onder het bestelniveau valt.
Bestelniveau of bestelpunt is het moment waarop de grootte van de
voorraad onder het vastgestelde minimum valt en het bedrijf een
bestelling gaat plaatsen. Wanneer de voorraad onder het bestelniveau
komt, ga je bestellen om je voorraad aan te vullen tot de vastgestelde
maximumvoorraad.
Levertijd
is de tijd die ligt tussen de bestelling en de levering van een artikel. De
levertijd van een artikel is een belangrijke factor. Als je bijvoorbeeld weet
dat dozen shampoo een levertijd hebben van één maand, dan houd je
daar rekening mee bij de grootte en het moment van je bestelling.
Bestelfrequentie
geeft aan hoe veel keer er in een periode een bestelling wordt gedaan.
5