Informatiesessie presentatie (nulmeting)

Informatiesessie Nulmeting
[Naam instelling]
[Datum]
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Over een anderhalf uur weet je..
• Waarom de nulmeting wordt gedaan
• Wat we samen met jullie willen bereiken
• Hoe de nulmeting wordt aangepakt
• Welke hulpmiddelen en tips je krijgt
• Hoe je de registratieformulieren invult
2
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Wat is de nulmeting?
7 x 24 uur tijdschrijven om het volgende te meten:
• De geleverde zorg in minuten per cliënt per week
• De aard van de geleverde zorg per cliënt per week
• De tijdsverdeling per medewerkersgroep
En waarom is dit nodig?
3
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Omdat binnen de zorg veel verandert
Modernisering Algemene Wet
Bijzondere Ziektekosten (AWBZ)
Indicaties met urenpakketten
Nieuw
bekostigingssysteem
Zorgverantwoording
aan cliënt en
zorgkantoor
Cliënten staan centraler
(vraagsturing)
Door de meting kunnen we samen bereiken dat we de
kwantiteit van de zorg aan de cliënt in beeld krijgen
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
4
Welke metingen doen we en hoe?
1.
Cliëntgebonden meting = voor de bewoner/cliënt
Handelingen zichtbaar voor de cliënt (op de kamer, bij transfers, in de huiskamer)
•
Direct cliëntgebonden tijd per cliënt
•
Cliëntformulier op de kamer van de cliënt én in de huiskamer (zonodig)
•
Activiteitenformulieren
•
Elke 24-uur nieuwe formulieren
2.
Deskundigheidsgebonden meting = voor de medewerker
Alle handelingen uitgevoerd door een medewerker per dienst, uitgedrukt in minuten
•
Direct, indirect en niet cliëntgebonden tijd per medewerker
•
Formulier per medewerker => Deskundigheidsformulier
•
Elke dienst een nieuw formulier
Meetweek => 7 dagen: [dag] 7.00 uur t/m [dag] 7.00 uur
5
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
De cliëntgebonden meting
6
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Cliëntformulier op kamer cliënt
7
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Cliëntformulier in huiskamer
8
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Activiteitenformulier
Invulformulier voor activiteiten
INSTRUCTIE
1. Vul start- en eindtijd van activiteit in, de soort activiteit en de datum
2. Vul de nummers in van de medewerkers die de activiteit begeleiden (geen vrijwilligers invullen)
3. Zet een kruisje achter de naam van de aanwezige cliënten
Starttijd:
Activiteit:
Eindtijd:
Datum:
Nummer medewerker 1:
Nummer medewerker 2:
Cliënt
Cliëntnaam
nummer
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Aanwezig bij
activiteit
Cliënt
Cliëntnaam
nummer
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Aanwezig bij
activiteit
9
Oefening 1
Vul voor een cliënt hetvolgende in:
•
Bed opmaken en prullebak legen van 7.00 tot 7.05 door V21
•
Client helpen bij wassen en aankleden van 7.05 tot 7.45 door V21
•
Helpen met eten en drinken van 8.30 tot 8.45 door V30
•
Praatje met cliënt van 10.30 tot 11.00 door H14
•
Kamer schoonmaken van 13.15 tot 14.00 door H35
•
Client adviseren over de dagindeling van 14.00 tot 14.20 door V6
•
Klaarmaken fruit van 15.00 tot 15.10 door H16
•
Stoma verwisselen van 16.40 tot 16.50 V28
Gebruik de ABC-kaart om de handelingsgroep te bepalen
10
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Ingevuld cliëntformulier
11
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
De deskundigheidsgebonden
meting
12
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Deskundigheidsformulier voor de medewerkers
Naam medewerker:
Dienstcode/-tijd:
Datum:
Mdw. nummer:
Nummer
handelingsgroep
Tijd besteed
(in minuten)
Beschrijving handelingsgroep
1
Direct cliëntgebonden tijd (handelingen zichtbaar voor cliënt!)
Dit is het totaal van de minuten die je op de gezamenlijke formulieren van de clienten hebt
geschreven!
2
Indirect cliëntgebonden tijd (handelingen niet zichtbaar voor cliënt)
- overleg omtrent cliënten (o.a. bewonersbespreking, overleg familie/dokter)
- cliëntgebonden administratie (o.a. dagrapportage schrijven, zorgdossier bijwerken)
- medicijnen bestellen, controleren of uitzetten (buiten zicht van cliënt!)
- schoonmaken algemene ruimten
- bereiden maaltijden
3
4
Niet cliëntgebonden tijd
- Medewerkersgebonden tijd (o.a. opleiding/cursus, persoonlijke overleggen)
- Organisatiegebonden tijd (o.a. niet cliëntgebonden administratie, roosteren,
teamoverleg)
- Wachttijd nachtdienst
- Betaalde pauzes
Extramurale zorg
De totale tijd van handelingen uitgevoerd voor clienten in extramurale zorg
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Kladblok
13
Oefening 2a
Bepaal de tijdsverdeling van de dienst van Sofie
15
40
7.00 Overdracht
11.50 Praatje met collega
7.15 Medicijnen ronddelen
12.00 Lunchpauze Sofie
7.55 Wassen/aankleden bewoners
12.30 Medicijnen ronddelen
9.40 Zorgdossiers bijwerken
13.15 Afspraken maken voor cliënten
13.35 Toiletgang Sofie
10.00 Koffiepauze Sofie
13.40 Langsgaan bij bellende cliënten
10.15 Overleg met dokter
14.30 Theepauze Sofie
10.35 Toiletgang Sofie
14.45 Dagrapportages maken
10.40 Praatje met bewoner
10.50 Stoma’s verwisselen
11.20 Bijwerken rooster
15.05 Bewoner naar toilet helpen
15.15 Overdracht aan middagdienst
15.30 Einde dagdienst
Hoeveel uur heeft Sofie gewerkt?
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
14
Ingevuld deskundigheidsformulier van Sofie
Naam medewerker:
Dienstcode/-tijd:
Datum:
Mdw. nummer:
Nummer
handelingsgroep
Sofie
A3
16-mei
V15
Beschrijving handelingsgroep
Tijd besteed
(in minuten)
Kladblok
1
Direct cliëntgebonden tijd (handelingen zichtbaar voor cliënt!)
Dit is het totaal van de minuten die je op de gezamenlijke formulieren van de clienten hebt
geschreven!
290
40 / 105 / 10 / 45 / 50 / 10 / 30
2
Indirect cliëntgebonden tijd (handelingen niet zichtbaar voor cliënt)
- overleg omtrent cliënten (o.a. bewonersbespreking, overleg familie/dokter)
- cliëntgebonden administratie (o.a. dagrapportage schrijven, zorgdossier bijwerken)
- medicijnen bestellen, controleren of uitzetten (buiten zicht van cliënt!)
- schoonmaken algemene ruimten
- bereiden maaltijden
110
15 / 20 / 20 / 20 / 20 / 15
80
5 / 5 / 10 / 30 / 15 / 15
3
4
Niet cliëntgebonden tijd
- Medewerkersgebonden tijd (o.a. opleiding/cursus, persoonlijke overleggen)
- Organisatiegebonden tijd (o.a. niet cliëntgebonden administratie, roosteren,
teamoverleg)
- Wachttijd nachtdienst
- Betaalde pauzes
Extramurale zorg
De totale tijd van handelingen uitgevoerd voor clienten in extramurale zorg
15
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Oefening 2
Bepaal de tijdsverdeling van de dienst van Marian
8.00 Teamoverleg
30
8.30 Kamers schoonmaken van clienten
90
10.00 Koffiepauze Marian (betaald)
10.15 Was ophalen bij clienten
11.00 Schoonmaken algemene ruimte
12.00 Was sorteren en wassen in wasruimte
12.30 Eind dienst
Hoeveel uur heeft Marian gewerkt?
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
16
Ingevuld deskundigheidsformulier van Marian
Naam medewerker:
Marian
Dienstcode/-tijd:
H2
Datum:
17-mei
Mdw. nummer:
H5
Nummer
handelingsgroep
Beschrijving handelingsgroep
1
Direct cliëntgebonden tijd (handelingen zichtbaar voor cliënt!)
Dit is het totaal van de minuten die je op de gezamenlijke formulieren van de clienten hebt
geschreven!
2
Indirect cliëntgebonden tijd (handelingen niet zichtbaar voor cliënt)
- overleg omtrent cliënten (o.a. bewonersbespreking, overleg familie/dokter)
- cliëntgebonden administratie (o.a. dagrapportage schrijven, zorgdossier bijwerken)
- medicijnen bestellen, controleren of uitzetten (buiten zicht van cliënt!)
- schoonmaken algemene ruimten
- bereiden maaltijden
3
4
Niet cliëntgebonden tijd
- Medewerkersgebonden tijd (o.a. opleiding/cursus, persoonlijke overleggen)
- Organisatiegebonden tijd (o.a. niet cliëntgebonden administratie, roosteren,
teamoverleg)
- Wachttijd nachtdienst
- Betaalde pauzes
Extramurale zorg
De totale tijd van handelingen uitgevoerd voor clienten in extramurale zorg
Tijd besteed
(in minuten)
Kladblok
135
90 / 45
90
60 / 30
45
30 / 15
17
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Tot slot…
18
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Hulpmiddelen & tips
Hulpmiddelen
•
Pen
•
ABC-kaarten
Tips
•
Gebruik een digitaal horloge
•
Maak al notities op kladblok
tijdens je dienst
•
Bedenk voor jezelf hoe een
standaard dienst eruit ziet
19
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Wat doe je vanaf [datum]?
•
Begin dienst: deskundigheidsformulier ophalen op je afdeling
•
Tijdens je dienst:
– Alle zorgverlening aan cliënt(en) noteren (kamer, huiskamer, gang, etc.)
– Altijd je medewerkernummer noteren!!
– ABC-kaart raadplegen voor handelingen
•
Einde dienst: ingevuld deskundigheidsformulier inleveren op je afdeling
•
Bij twijfel altijd vragen aan begeleiders, teamleider of collega’s
Onthoud: de meting is in het belang van de cliënten!
20
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Afspraken rondom meting [aanpassen waar nodig]
 Iedere client krijgt een formulier op de kamer én in de huiskamer
 In iedere huiskamer zijn activiteitenformulieren
 De volgende medewerkers registreren:

Activiteitenbegeleiding

Behandelaars

Medewerkers van een dagverzorging of -behandeling voor externe cliënten

Facilitaire dienst, technische dienst, receptie

Gastvrouwen

Huishoudelijke dienst

Overhead (zorgmanager, niet meewerkende teamleiders, afdelingshoofden)

Zorgmedewerkers

Stagiairs

Vakantiekrachten

Vrijwilligers en mantelzorg
21
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Veelgestelde vragen
•
Als ik mijn DGM formulier invul, waar valt deze tijd dan onder?
Dit valt onder Niet cliëntgebonden tijd;
•
Als we de handeling met z’n tweeën uitvoeren, hoeven we dit dan maar één keer op te
schrijven?
Nee, schrijf allebei begin- en eindtijd op met je eigen medewerkernummer.
•
Als ik iets voor de cliënt doe buiten de kamer, hoe registreer ik deze tijd dan?
Onthoud de tijd en registreer het vervolgens op het dichtstbijzijnde formulier van de
bewuste cliënt
•
Hoe registreer ik transfertijd van kamer naar huiskamer of andersom?
Hou de tijd in de gaten en schrijf dit vervolgens op het formulier in de huiskamer of op de
kamer.
•
Waar registreer ik een intercom- of telefoongesprek met een bewoner?
Als je de bewoner op de kamer gaat helpen, schrijf het dan alsnog op als het gesprek
lang heeft geduurd. Voor een gesprek van 10 seconden om aan te geven dat je eraan
komt, hoeft dit niet.
•
Hoe en waar registreer ik een gesprek met een bewoner op de gang?
Probeer zoveel mogelijk vast te leggen op het formulier van de cliënt!
22
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Belangrijke weetjes
• Kopie presentatie
Voorhanden op de afdeling
• 1e twee dagen nulmeting
Hele dag begeleiding bij meting
• Contactgegevens
[gegevens projectteam begeleiders]
Bedankt voor je aanwezigheid & veel succes!!
23
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Voorbeeldresultaten
nulmeting
24
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Meting versus huidige bekostigingsindicatie en IZA (nu
ZZP)
Huidige Bekostiging vs Meting en IZA
45000
40000
Tijd in minuten
35000
30000
25000
20000
15000
10000
5000
0
Benodigde Zorg Huidige Ind
Benodigde Zorg Iza
Geleverde Zorg Tot
Geleverde Zorg Excl Hv
Tijdens meetweek is 78% geleverd van benodigde zorg volgens
huidige bekostiging
25
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Op cliëntniveau is veel verschil zichtbaar tussen
meting, en huidige indicatie en IZA (nu ZZP)
Huidige bekostiging vs. meting en IZA op clientniveau
3.500
3.000
Minuten
2.500
2.000
1.500
1.000
500
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13 14
15
16
17
18 19
20
21
22 23
24
25
26
27 28
29
30
31
Clientnummer
Benodigde Zorg Iza
Benodigde Zorg Huidige Ind
Geleverde Zorg Excl Hv
Geleverde Zorg Tot
26
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Tijdsverdeling alle medewerkers en verzorgenden
Tijdsverdeling Alle medewerkers
20%
3%
Tijdsverdeling Verzorgenden
17%
3%
40%
52%
28%
37%
Direct cliëntgebonden tijd
Indirecte tijd voor clienten
Tijdsverdeling Activiteitenbegeleiding
Niet cliëntgebonden tijd
Extramurale zorglevering
Direct cliëntgebonden tijd
Indirecte tijd voor clienten
Niet cliëntgebonden tijd
Extramurale zorglevering
Tijdsverdeling Huishoudelijke medewerkers
1%
24%
0%
14%
3%
51%
25%
82%
Direct cliëntgebonden tijd
Niet cliëntgebonden tijd
Indirecte tijd voor clienten
Extramurale zorglevering
Direct cliëntgebonden tijd
Niet cliëntgebonden tijd
Indirecte tijd voor clienten
Zorglevering andere locaties
Percentage cliëntgebonden tijd van zowel verzorgenden als alle medewerkers
is hoog (norm 75,1%); relatief zeer veel indirecte tijd bij huishoudelijke
medewerkers en weinig directe tijd bij activiteitenbegeleiding
27
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.
Verdeling direct cliëntgebonden tijd van de
verzorgenden over de AWBZ-functies
Tijdsverdeling per AWBZ-functie verzorgenden
0%
9%
19%
11%
61%
HV
PV
VP
OB
AB
Verzorgenden zijn hier bijna een vijfde van hun direct cliëntgebonden
tijd bezig met huishoudelijke verzorging; het is aan te raden om dit te
verminderen i.v.m. de kostprijs van HV
28
© Copyright 2006 by Advisaris. All rights reserved.