Modelcontract voor de erfgoeddatabank Donnet Type DOCX Grootte

Overeenkomst inzake het gebruik
van het provinciaal collectiebeheersysteem Donnet
TUSSEN
de Provincie Antwerpen, met ondernemingsnummer 0207.725.597 en maatschappelijke
zetel te Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen, vertegenwoordigd door de heer Danny
Toelen, provinciegriffier, voor wie optreedt de heer Wim Lux, departementshoofd van het
departement Ruimte, Erfgoed en Mobiliteit, en de heer Luk Lemmens, bevoegde
gedeputeerde, handelend in uitvoering van het deputatiebesluit van 24 maart 2016, hierna
‘de provincie Antwerpen’ genoemd,
en ………………………………………..…………………………………………………………….…………….……, gevestigd te
…………………………………………………………….…………………………………………………………………………. (adres)
vertegenwoordigd door ……………………………………………………………….…………….., voor wie optreedt
…….………………………………………………………………………………………….. hierna ‘de gebruiker’ genoemd,
En samen ‘de partijen’ genoemd,
Gelet op het deputatiebesluit van 26 februari 2015 voor het opmaken en ter beschikking
stellen van plannen, kaarten, atlassen en databanken;
wordt overeengekomen wat volgt :
Overeenkomst Donnet provincie - gebruiker – p.1
Artikel 1 – Voorwerp van de overeenkomst
1.1. Deze overeenkomst heeft tot doel de rechten en verplichtingen van de partijen vast te
leggen met betrekking tot het gebruik van het provinciaal collectiebeheersysteem Donnet.
1.2. Het provinciaal collectiebeheersysteem Donnet is een bovenlokale oplossing voor de
beschrijving van erfgoedcollecties waarbij meerdere gebruikers via een netwerk
tegelijkertijd gebruik maken van server(s) en toepassingen die centraal geplaatst zijn en
centraal beheerd worden.
Artikel 2 – Doel van Donnet
De provincie Antwerpen stelt Donnet, onder de hieronder beschreven voorwaarden, als
dienst ter beschikking aan zowel professionele als niet-professionele actoren met een
erfgoedwerking in de provincie Antwerpen met als doel:
- ondersteuning bij het behoud, beheer en ontsluiten van erfgoed
- kennisdeling over erfgoed en erfgoedwerking stimuleren
- bevorderen van de kwaliteitsverhoging van beheers- en ontsluitingsprocessen
- ondersteunen van administratieve processen en wettelijke verplichtingen
Artikel 3 – Beoogde gebruikers
De provincie Antwerpen behoudt zich het recht voor personen en organisaties die buiten de
werkingsomschrijving van artikel 2 vallen, uit te sluiten van deelname.
Artikel 4 – Onderhoud van Donnet
De provincie Antwerpen staat in voor de technische realisatie, het onderhoud en de uitbouw
van Donnet, via de dienst Erfgoed.
Artikel 5 – Inspraak van de gebruikers
De aangesloten gebruikers krijgen inspraak in de praktische organisatie, de functionele
ontwikkeling en de uitbouw van Donnet via vertegenwoordiging in project- en werkgroepen
en overlegmomenten.
Artikel 6 – Rechten voor de gebruiker
Door aan te sluiten bij Donnet krijgt de gebruiker voor de duur van de overeenkomst het
gebruiksrecht voor:
1) navolgende standaard aangeboden modules:
a) collectiebeschrijving
b) objectbeschrijving
c) multimediabeheer
d) ondersteunende thesauri en lijsten
2) Op aanvraag, de Spectrum procedures inkomend object, inkomende bruikleen,
verwerving, standplaats en verplaatsing, transport, conditiecontrole en -onderzoek,
actieve en preventieve conservering, uitgaand object, uitgaande bruikleen en afstoting
3) extra functionaliteiten onder de vorm van een selfservice webinterface voor de import
van gegevens met een vooraf gedefinieerde structuur
4) nieuwe releases/upgrades van software en gebruikersdiensten, zoals deze volgens een
overeengekomen frequentie door de leverancier worden aangeboden.
Overeenkomst Donnet provincie - gebruiker – p.2
5) nieuwe modules, functionaliteiten en aanpassingen die na gezamenlijk overleg en in
functie van de mogelijkheden al dan niet onder voorwaarden zullen geïntegreerd worden
in Donnet
6) toegang tot de helpdesk van Donnet, voor vragen gerelateerd aan de toepassing
Artikel 7 – Verbintenissen van de provincie
7.1. De provincie Antwerpen is verantwoordelijk en draagt tevens alle kosten voor:
1) het ter beschikking stellen van de diensten aangeboden door Donnet, zoals beschreven
in artikel 6
2) het verlenen van toegangsrechten tot de verschillende modules voor individuele
gebruikers
3) het ter beschikking stellen van de handleiding voor het gebruik van de toepassing
4) de initiële aansluiting, exclusief het eventueel migreren van bestaande gegevens
5) het beschrijven en ter beschikking stellen van de benodigde bestandsstructuren en
validatieregels voor de eventuele eenmalige import van gegevens uit een bestaand
systeem
6) het beschrijven van de bestandsstructuur en validatieregels voor de selfservice webinterface
7) de benodigde licenties voor het gebruik van Donnet, inbegrepen het noodsysteem
8) het bewaren en beveiligen van alle gegevensbestanden van de aangesloten gebruikers
op de centrale server
9) alle contacten met de leverancier van hard- en software van Donnet
10) de organisatie van de vereiste opleiding en bijscholing
11) de organisatie van de helpdesk voor het melden en opvolgen van problemen met de
software
7.2. De provincie Antwerpen zal op geregelde tijdstippen en in overleg met de
vertegenwoordiging van de gebruikers opschoningsacties uitvoeren op de thesauri en
lijsten. De gebruiker verbindt zich ertoe om hiervoor de nodige informatie te verstrekken.
7.3. De provincie Antwerpen verbindt zich ertoe de gegevens van de gebruiker voor eigen
erfgoedwerking pas na toestemming van de gebruiker te gebruiken.
7.4. De provincie Antwerpen is als enige bevoegd voor:
1) het geven van toegang van de aangesloten gebruikers tot de beschikbare modules
2) het opschonen van de thesauri en lijsten
7.5. De provincie Antwerpen verbindt zich ertoe de aansluiting van de gebruiker te
realiseren binnen de 6 maanden na de goedkeuring en ondertekening van de voorliggende
overeenkomst door de provincie Antwerpen en de gebruiker.
7.6. De provincie Antwerpen kan op geen enkele manier verantwoordelijk gesteld worden
voor de inhoud van de informatie die de gebruiker in het systeem inbrengt, noch voor het
gebruik ervan door de gebruiker of derden.
Artikel 8 – Verbintenissen van de gebruiker
8.1. De gebruiker is verantwoordelijk en draagt tevens de kosten voor de initiële aanschaf
en het onderhoud van:
1) de verbinding en de beveiliging van de communicatie tussen de infrastructuur van de
gebruiker en Donnet
2) de eigen infrastructuur en alle burotica- en andere toepassingen die geen deel uitmaken
van Donnet
Overeenkomst Donnet provincie - gebruiker – p.3
8.2. De gebruiker verbindt zich er eveneens toe om:
1) de thesauri en lijsten slechts aan te vullen indien het om duidelijk identificeerbare en
nog niet opgenomen items gaat en de regels in de handleiding hiervoor te volgen
2) zijn gegevens te onderhouden en actueel te houden
3) voor alle objecten die de gebruiker registreert alle voorwaarden rond auteursrechten en
intellectuele eigendomsrechten te controleren en desgevallend de nodige stappen te
nemen om de rechten te klaren
8.3. De gebruiker draagt aan de provincie Antwerpen het recht over om alle gegevens met
betrekking tot zijn collectie te gebruiken om de goede werking van Donnet te garanderen.
Artikel 9 – Soorten gebruikers
Dit artikel beschrijft de drie afzonderlijke opties waaronder de gebruikers kunnen vallen.
Optie 1:
De Provincie Antwerpen stelt Donnet kosteloos ter beschikking aan kerkbesturen in zoverre
Donnet ingeschakeld wordt ter uitvoering van het Decreet betreffende de materiële
organisatie en werking van de erkende erediensten van 7 mei 2004.
Optie 2:
Indien de gebruiker een ondersteunende of koepelrol opneemt voor erfgoedbeheerders of
erfgoedhouders met een collectie gelegen op het grondgebied van de provincie Antwerpen,
kan de gebruiker optreden als contractant met de provincie.
De gebruiker betaalt in dit geval voor het gebruik van Donnet een jaarlijkse bijdrage op
basis van de opgenomen schijfcapaciteit. De minimumbijdrage bedraagt 1.600,00 EUR,
waarvoor de gebruiker maximaal 2 Terrabyte (TB) aan schijfcapaciteit kan opnemen. Per
bijkomende gestarte TB is een bijkomend bedrag van 1.000,00 EUR verschuldigd.
Optie 3:
De gebruiker betaalt voor het gebruik van Donnet een jaarlijkse bijdrage op basis van de
opgenomen schijfcapaciteit. De minimumbijdrage bedraagt 400,00 EUR, waarvoor de
gebruiker maximaal 250 Gigabyte (GB) aan schijfcapaciteit kan opnemen.
Per bijkomende gestarte 250 GB is een bedrag van 400,00 EUR verschuldigd, en dit tot de
grens van 1 Terrabyte (TB). Vanaf de 3de TB is een bijkomend bedrag van 1.000,00 EUR
verschuldigd per gestarte TB.
De gebruiker van deze overeenkomst valt onder optie 1, 2 of 3 (schrappen wat niet past).
Artikel 10 - Gebruiksvergoeding
De bijdrage is verschuldigd vanaf 1 januari van het kalenderjaar volgend op het jaar waarin
de aansluiting plaatsvond en wordt gefactureerd in het begin (uiterlijk 30 april) van dat
jaar.
De bijdrage voor schijfcapaciteit wordt steeds berekend op basis van de toestand op 31
december van het voorgaande jaar.
Overeenkomst Donnet provincie - gebruiker – p.4
Artikel 11 – Aanpassing gezondheidsindex
11.1. Alle vermelde bedragen zijn inclusief BTW en worden jaarlijks aangepast aan de
0,17×𝑔𝐼
gezondheidsindex volgens de formule: 𝑛𝑃 =
𝑎𝑎𝑛𝑣𝑎𝑛𝑔𝑠𝑖𝑛𝑑𝑒𝑥
Waarbij:
nP= nieuwe prijs
gI= gezondheidsindex
aanvangsindex= indexcijfer gezondheidsindex op 1 januari 2016
11.2. De jaarlijkse aanpassing geschiedt telkens op 1 januari op basis van het indexcijfer
van de maand december voorafgaand aan de indexaanpassing.
Artikel 12 – Verlenen van leestoegang aan derden
De provincie Antwerpen heeft het recht om bij vragen van derden voor toegang te krijgen
tot het collectiebeheersysteem voor wetenschappelijk onderzoek, na evaluatie van deze
aanvraag, de onderzoeker leestoegang te geven tot de collectie van de gebruiker. De
gebruiker wordt hiervan voorafgaand schriftelijk op de hoogte gesteld. Elke toegang in dit
kader is van tijdelijke duur en wordt geregistreerd in een logboek.
Artikel 13 – Duur en beëindiging van de overeenkomst
De bepalingen van de voorliggende overeenkomst treden in werking vanaf de ondertekening
door de partijen, en gelden voor onbepaalde duur.
De overeenkomst kan op elk ogenblik door ieder van beide partijen worden opgezegd via
een aangetekend schrijven te richten aan de andere partij. De opzeg dient te gebeuren
minimaal 3 maanden vóór het verstrijken van het lopende kalenderjaar. De vergoeding voor
het kalenderjaar waarin de overeenkomst wordt beëindigd is steeds verschuldigd.
Artikel 14 – Gevolgen van opzeg
14.1. In geval van opzeg door de provincie Antwerpen krijgt de gebruiker de beschikking
over alle gegevensbestanden, aangeleverd in een algemeen gebruikelijk formaat, die
moeten toelaten de werking van de gebruiker verder te zetten.
Artikel 15 – Aanpassingen aan Donnet
15.1. De toegetreden gebruiker kan voor eigen rekening een bestelling plaatsen bij de
leverancier van Donnet voor een aanpassing op maat aan dit systeem.
15.2. De gebruiker verbindt zich ertoe, alvorens een eigen bestelling te doen bij de
leverancier van Donnet, om zijn voorstel tot aanpassing te presenteren aan de Donnetadviesgroep. De adviesgroep oordeelt of dit wijzigingsverzoek nuttig kan zijn voor alle
Donnet-gebruikers en kan aan de provincie verzoeken om dit wijzigingsverzoek op te
nemen in de algemene ontwikkelingen van de toepassing. Pas indien op deze wijze besloten
is dat het verzoek zo specifiek is dat het niet weerhouden kan worden als nuttig voor het
hele Donnet, kan de gebruiker zijn bestelling bij de leverancier plaatsen.
Artikel 16 – Enkel van toepassing voor gebruikers die onder optie 2 vallen:
Gebruik door subcontractant
De Provincie Antwerpen geeft de gebruiker het recht om binnen het werkingsgebied van de
gebruiker de toepassing ter beschikking te stellen van derden-organisaties in zover deze
voldoen aan de bepalingen van artikel 2, verder de subcontractant genoemd.
Overeenkomst Donnet provincie - gebruiker – p.5
Artikel 17 - Enkel van toepassing voor gebruikers die onder optie 2 vallen:
Verantwoordelijkheden van gebruiker en provincie
17.1. De gebruiker verbindt zich ertoe alle bepalingen uit dit contract onverminderd over te
nemen van de provincie Antwerpen ten overstaan van de subcontractant uitgezonderd
bepalingen 11 (de organisatie van de vereiste opleiding en bijscholing) en 12 (de
organisatie van de helpdesk voor het melden en opvolgen van problemen met de software)
van artikel 7.1, en artikels 9 en 10.
17.2. De gebruiker verbindt zich ertoe de bepalingen 11 (de organisatie van de vereiste
opleiding en bijscholing) en 12 (de organisatie van de helpdesk voor het melden en
opvolgen van problemen met de software) van artikel 7.1. ten overstaan van de
subcontractant zelf op te volgen.
17.3. Uitgezonderd de bepalingen vermeld in de artikelen 17.1. en 17.2. verbindt de
Provincie Antwerpen zich ertoe alle bepalingen uit deze overeenkomst uit te voeren voor de
subcontractant.
Artikel 18 – Enkel van toepassing voor gebruikers die onder optie 2 vallen:
Vergoeding van de subcontractant
Indien gebruikers de toepassing ter beschikking stellen van subcontractanten, mogen zij
hier enkel een vergoeding van de subcontractant voor vragen mits voorafgaande
schriftelijke toestemming van provincie Antwerpen.
Artikel 19 – Communicatie
De gebruiker en subcontractant verbinden zich ertoe de provincie Antwerpen als
initiatiefnemer te vermelden bij elke communicatie over Donnet.
Artikel 20 – Algemeen
20.1. Deze overeenkomst vervangt iedere vroegere overeenkomst, verklaring of ieder
vroeger akkoord, hetzij mondeling, hetzij schriftelijk, met betrekking tot het voorwerp van
deze overeenkomst.
20.2 Partijen bevestigen ter goeder trouw te hebben gehandeld bij het onderhandelen en
opstellen van deze overeenkomst en bevestigen hetzelfde principe te willen respecteren bij
de uitvoering ervan. De geldigheid van de huidige overeenkomst wordt niet aangetast door
de nietigheid van één van de clausules. De nietig verklaarde clausule zal voor zover
mogelijk in onderling akkoord vervangen worden door een clausule die de economische
intentie van de nietig verklaarde clausule zo sterk mogelijk benadert.
20.3. De wijzigingen die worden aangebracht in de bepalingen van het contract, na het
sluiten ervan, worden opgenomen in een addendum dat in twee exemplaren wordt
opgemaakt, gedateerd wordt en voor akkoord ondertekend wordt door beide partijen.
Artikel 21 - Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken
Het Belgisch recht is van toepassing op deze overeenkomst.
De partijen zullen alles in het werk stellen om eventuele geschillen in der minne te regelen.
Als er geen oplossing wordt gevonden zijn enkel de rechtbanken van Antwerpen bevoegd
om in het geschil uitspraak te doen.
Overeenkomst Donnet provincie - gebruiker – p.6
Aldus overeengekomen te ……………………………… op ……………………………….., en opgesteld in
twee exemplaren waarvan elke partij erkent een ondertekend exemplaar te hebben
ontvangen.
Voor de provincie Antwerpen,
Namens de deputatie
Namens de provinciegriffier
In opdracht
De gedeputeerde
Wim Lux
Departementshoofd
Departement Ruimte, Erfgoed en Mobiliteit
Luk Lemmens
Voor de gebruiker,
Overeenkomst Donnet provincie - gebruiker – p.7
Bijlage – Verklarende woordenlijst
Donnet
Collectiebeheersysteem van de provincie Antwerpen. Dit is de
omvattende term voor het geheel van diensten en producten die de
provincie levert in het kader van deze overeenkomst.
Gebruiker
Erfgoedhouder, erfgoedbeheerder of erfgoedactor die (on)rechtstreeks
ondersteuning biedt aan erfgoedbeheerders en erfgoedhouders met
een collectie gelegen op het grondgebied van de provincie Antwerpen.
Subcontractant
Een derde-organisatie die binnen het werkingsgebied van de gebruiker
werkzaam is en waaraan deze de Donnet toepassing ter beschikking
stelt.
Erfgoedcollectie
Alle objecten, verzamelingen of andere samenhangende gehelen
behorend tot het cultureel erfgoed.
Overeenkomst Donnet provincie - gebruiker – p.8