Onderzoeksinstructie 2015 - Nederlandse Beroepsorganisatie van

Copro 16069G
Aan: aanbieders Ambulante ondersteuning en/of Dagbesteding
Onderwerp: controleprotocol Ambulante ondersteuning en Dagbesteding
Datum: 19 april 2016
Geachte heer, mevrouw,
In de brief “Eindafrekening 2015, nadere instructie” van 18 februari 2016 hebben wij u
geïnformeerd over de wijze waarop wij willen afrekenen over 2015. Met dit schrijven reageren wij
op vragen van accountants over de interpretatie van het controleprotocol en de uitvoerbaarheid.
Na overleg met COPRO (de werkgroep controleprotocollen van de NBA, de beroepsorganisatie
van accountants) hebben wij geconcludeerd dat het controleprotocol van de gemeente
Amsterdam in de huidige situatie onvoldoende houvast biedt voor een correcte en goed werkbare
eindcontrole.
De gemeente Amsterdam heeft daarom besloten het huidige controleprotocol “Ambulante
Ondersteuning en Dagbesteding d.d. 18-2-2016” in te trekken. Daarvoor in de plaats komt een
eenvoudige en beperkte onderzoeksinstructie voor de accountant inzake het door de aanbieder
verantwoorde aantal cliënten dat in 2015 zorg heeft ontvangen. Deze instructie is in afstemming
met de COPRO opgesteld.
De onderzoeksinstructie vindt u in het vervolg van deze brief. Bijgevoegd bij de instructie zijn het
model rapport feitelijke bevindingen van de accountant en een door u als aanbieder in te vullen
overzicht van de aantallen cliënten in zorg.
Vanwege deze nieuwe onderzoeksinstructie geven wij aanbieders langer de tijd om de gevraagde
documenten aan te leveren. Wij verzoeken alle aanbieders voor 1 juni 2016 alle documenten te
sturen naar emailadres [email protected].
Controle is reeds afgerond
Aanbieders die hun controle al hebben afgerond met het controleprotocol d.d. 18-2-2016 hoeven
geen nieuw rapport van bevindingen of overzicht in te dienen.
Aanvragen van een aanvullende vergoeding boven het maximale budget
Met de aanbieders die hebben aangegeven in aanmerking te willen komen voor een aanvullende
vergoeding boven het maximum budget nemen wij contact op voor de extra onderbouwing die zal
worden gevraagd.
Wij hopen u met deze brief geïnformeerd te hebben. Mocht u nog vragen hebben dan kunt u deze
mailen naar [email protected] .
Met vriendelijke groet,
Copro 16069G
Onderzoeksinstructie Opgave WMO cliënten 2015
1. Doelstelling onderzoek
Wij willen met het onderzoek van de accountant nadere informatie krijgen over het aantal unieke
cliënten dat Ambulante ondersteuning, Dagbesteding en Vervoer heeft ontvangen in 2015. Aan
de hand hiervan wordt door de gemeente in de eindafrekening bepaald in hoeverre is voldaan aan
de minimum cliënten eis in de contractafspraak.
2. Definitie van aantal unieke cliënten
Voor het onderzoek is de definitie van unieke cliënten van belang, de definitie die moet worden
gehanteerd voor de aantallen unieke cliënten is in overeenstemming met eis 60 van het
Inkoopdocument WMO 2015 Ambulante Ondersteuning en Dagbesteding:
Unieke cliënten zijn cliënten met een uniek BSN nummer of cliëntcode die maximaal éénmaal
voorkomen bij het perceel ambulante ondersteuning of het perceel dagbesteding (dus ook één
keer voorkomen in de doelgroepen SOM/PSY/LG/VB bij elkaar).
3. Procedure voor verantwoorden
In de brief d.d. 18 februari 2016 zijn aanbieders gevraagd voorlopige management informatie aan
te leveren. Hiervoor dienden zij uiterlijk 10 maart het bestand “20160218 MI en Verantwoording
Wmo 2015.xlsx” aan de gemeente op te sturen. In dit document zijn de unieke cliënten in het
perceel Ambulante Ondersteuning opgegeven in werkblad M.I. Ambulant 2015 en de unieke
cliënten in het perceel Dagbesteding in werkblad M.I. Dagbesteding 2015.
De aanbieder dient op basis van de reeds aangeleverde managementinformatie de bijlage
“Opgave WMO cliënten 2015” in te vullen. Dit document dient te worden ondertekend door de
bestuurder van de aanbieder en voor identificatiedoeleinden te worden gewaarmerkt door de
accountant. Let op: dit nieuwe document wijkt af van het exemplaar in de voorlopige
management informatie d.d. 18-02-2016. Deze hoeft de aanbieder dus niet meer in te vullen
4. Werkzaamheden accountant
Wij vragen de accountant het door de aanbieder opgestelde overzicht “Opgave WMO cliënten
2015” te onderzoeken en de bevindingen daarvan op te nemen in het rapport van feitelijke
bevindingen.
De accountant voert het onderzoek uit volgens NBA Standaard 4400'Opdrachten tot het
verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële
informatie’. Dit betekent dat hij geen zekerheid verschaft, maar alleen onderzoeksbevindingen
rapporteert. De gebruiker van het rapport moet zich zelf een oordeel vormen en zijn eigen
conclusies trekken. Zie bijlage 1 voor het te hanteren model voor het rapport van feitelijke
bevindingen.
De accountant dient de aard, tijdsfasering en omvang van de overeengekomen specifieke
werkzaamheden goed met de opdrachtgever af te stemmen en in het rapport tot uitdrukking te
brengen (zie Standaard 4400 paragraaf 11 en 17). Helder moet zijn, welke werkzaamheden de
accountant heeft uitgevoerd en wat de reikwijdte van zijn werkzaamheden is geweest. In zijn
Copro 16069G
rapport geeft hij immers geen oordeel of conclusie, dat is voorbehouden aan de gemeente. Van de
accountant wordt niet verwacht dat hij een uitspraak doet over de toereikendheid en geschiktheid
van de verrichte werkzaamheden in relatie tot het doel waarvoor deze worden verricht, noch voor
elk ander doel.
De accountant voert de volgende overeengekomen specifieke werkzaamheden uit:


Per perceel vaststellen van de aansluiting van de aantallen cliënten volgens de “Opgave
WMO cliënten 2015” op de aantallen volgens de onderliggende zorgadministratie. Indien
verschillen tussen deze aantallen bestaan, meldt de accountant dit in het rapport van
bevindingen.
Via een deelwaarneming op een geselecteerd aantal cliënten per perceel, vaststellen dat
deze cliënten in 2015 zorg hebben ontvangen volgens de zorgadministratie en
onderliggende brondocumenten1. De aard, inhoud en omvang van de geleverde zorg
hoeft niet te worden vastgesteld, noch hoeft de accountant te toetsen of de zorg feitelijk
is geleverd. Indien voor een of meer cliënten geen documentatie voor de geleverde zorg
bestaat, meldt de accountant dit in het rapport van bevindingen
Het aantal cliënten voor de deelwaarneming bepaalt de accountant als volgt: 5% van de totale
cliënten per perceel met een minimum van 10 (of zo veel minder als er minder cliënten zijn) en een
maximum van 50 cliënten voor alle percelen tezamen. De accountant meldt in het rapport van
bevindingen hoe hij het aantal cliënten heeft berekend.
1
Indien sprake is van onderaanneming kan het aantal beschikbare brondocumenten bij de aanbieder beperkt zijn. In dat geval zal
de accountant gebruik maken de contracten, facturen en andere documentatie van de betreffende onderaannemers om vast te
stellen of de geselecteerde cliënten in 2015 zorg hebben ontvangen.