Wendbaar en flexibel met SPP

Wendbaar en flexibel
met SPP
•  De wendbare organisatie heeft geen angst voor flex
•  Bertrand Prinsen, 17 november 2015
1
LaborRedimo
Labor Redimo. Advies over de organisatie van arbeid.
Integraal en altijd onafhankelijk.
17-11-15
Onderwerpen
•  Introductie
•  Flexibilisering
•  Strategische Functie Analyse
•  Organisatiecultuur
•  Flexibiliseringsmaatregelen
•  Van vast of flex naar integrale benadering
van arbeid
2
LaborRedimo
17-11-15
Bertrand Prinsen
Partner
Labor Redimo
Stork, VNU, Randstad, HR
LaborRedimo
Labor Redimo
Organiseren
van arbeid
Organiseren
van inleen
Inleen
advies
Inkoop
inleen
Organiseren van arbeid
Advies over de
organisatie van
arbeid.
Inleenbeheer
Partner FME
InleenStrategie,InleenVolwassenheidsmodel
Opleidingen
TarievenTools
Integraal en altijd
onafhankelijk
Inleensysteemadvies
Inleenprocesinrichting en -optimalisatie
Sourcing trajecten (uitzenden, deta, buitenland, zzp, etc)
2006
4
LaborRedimo
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
16-11-15
Angst voor
flex??
Organisaties en managers worstelen met vraag:
Hoe zorg ik voor een wendbare en lenige organisatie?
•  Organisaties die wendbaar willen zijn, hebben
flexibiliteit nodig.
•  En dus moet ook HR iets met flex.
•  Juist nu, omdat vast en flex steeds dichter naar elkaar
groeien.
•  Maar flex is voor HR vaak onbekend, en onbekend
maakt onbemind…......
5
LaborRedimo
17-11-15
Flexibilisering
•  Hoe zorg ik ervoor dat ik schaarse expertise in huis
krijg en houd?
•  Hoe ga ik slim om met extra behoefte, of juist:
•  Hoe ga ik om met een grote bulk uitstroom van
personeel over een x-aantal jaar?
Twee hulpmiddelen om als organisatie wendbaarder
en weerbaarder te worden zijn:
•  Strategische Personeelsplanning (SPP)
•  Flexibiliseren van arbeid.
6
LaborRedimo
17-11-15
SPP & Flexibilisering
Omgevings-/toekomstverkenning;
Missie / visie
Interne krachten
Ondernemingsaard
(familiebedrijf, mkb, multinational)
Organisatiecultuur
Arbeidsrelaties
(Leiderschap, Arbeidsprofessionals
Medezeggenschap)
Organisatorische flexibiliteit
-  flexibele processen
-  Voorraden
-  aanpassen werkaanbod
Personele flexibiliteit
Numeriek
-  Regionale arbeidspool
-  Flexibele contractvormen
-  Inleen (uitzenden/deta/
zzp)
-  Urenbanken / roosteren
Kwalitatief
-  Multifunctionele
inzetbaarheid
-  Jobcarving
Organisatiestrategie,
marktpositionering
Impact op producten en diensten;
Organisatie inrichting
Make
or
Buy
Strategische FunctieAnalyse
Gap-Fit
gewenst en huidig personeelsbestand
Kwantitatief
Kwalitatief
Implementatie & borging in
HR Oplossingen, wervingstrategie en
instroom – doorstroom – uitstroom
Arbeidsmarkt;
Aanbod van expertise en capaciteit
EXTERNE KRACHTEN
Sociaal Demografisch
Economisch
Technologisch
Politiek
Markt
Etc.
Netwerk flexibiliteit
-  uitbesteden werk
-  inbesteden werk
Uit artikel:
Succes in turbulente tijden;
wendbaarheid creëren met
strategische
personeelsplanning en
flexibilisering van arbeid
Auteur(s): Hanneke Moonen &
Bertrand Prinsen
http://www.tijdschriftvoorhrm.n
l/newhrm/downloaddocument.
php?document=516
Functie
Analyse
Model
Strategische Functie Analyse
Geïnspireerd op Kraljic matrix, vertaald naar arbeid
Twee voor arbeid essentiële componenten:
•  Hoe bedrijfskritisch is een functie? Welke impact
heeft de functie op de organisatie?
•  Welke mate van expertise is nodig voor de
betreffende functie?
8
LaborRedimo
17-11-15
MATE VAN EXPERTISE
Functie
Analyse
Model
SPECIALISTISCHE
NIET-KERN
FUNCTIES
STRATEGISCHE
KERN
FUNCTIES
GENERIEKE
NIET-KERN
FUNCTIES
KERN
FUNCTIES
©LaborRedimo
IMPACT OP ORGANISATIE
9
LaborRedimo
17-11-15
Functie Analyse
Model
FunctieAnalyseModel op twee niveaus
1. Strategisch niveau
•  Welke functies zijn kernfuncties in de organisatie?
•  Niet intentie om functies heel zwart/wit in te delen.
•  Belangrijkste doelstelling: in gesprek gaan om
gezamenlijk tot gedeelde analyse te komen.
Strategische kernfuncties zijn kritieke sleutelposities
in organisatie waarvoor bezetting gewaarborgd moet
zijn, nu en in toekomst.
10
LaborRedimo
Vaak richt ‘succession planning’ zich op deze
functiegroepen.
17-11-15
Functie Analyse
Model
FunctieAnalyseModel op twee niveaus
2. Tactisch niveau
•  Voor werving strategie (recruitment & inleen)
•  Andere HR-oplossingen, bijv. ontwikkelplannen voor
opleiden medewerkers.
Hiervoor twee aanvullende criteria toegevoegd:
•  Hoeveel FTE van betreffende functie is nodig?
•  Hoe goed is functie (vast & flex) beschikbaar op
arbeidsmarkt?
11
LaborRedimo
17-11-15
Functie Analyse Model
Specialistische niet-kern functies
Strategische kernfuncties
Deze functies vereisen een grote mate van expertise, maar hebben
slechts indirect invloed op de betreffende producten/dienstverlening
en als gevolg daarvan ook op het resultaat van de organisatie.
Deze functies hebben door hun impact en mate van expertise grote
invloed op betreffende producten/dienstverlening en als gevolg
daarvan ook op het resultaat. Indien deze functies niet goed ingevuld
zijn, merkt de klant van de onderneming dit vaak ook. Het risico van
niet-beschikbaarheid is dan ook hoog.
De meeste organisaties streven er naar om deze functionarissen zelf
op de eigen loonlijst te hebben, alhoewel deze doelgroep daar in
steeds mindere mate toe bereid is. Deze werkzaamheden zullen niet
snel uitbesteed gaan worden. Bijvoorbeeld accountants of juristen bij
een fiscaal adviesbureau.
Aangezien het specifieke expertise betreft die niet direct organisatie
specifiek is, kunnen deze functies ook op basis van uitbesteding of
inhuur ingevuld worden, bijvoorbeeld marketing- en communicatie
expertise voor het MKB.
Generieke niet-kern functies
Kernfuncties
Deze functies vergen vaak meer generiek verkrijgbare competenties.
De impact op de organisatie is klein.
De impact van deze functies is hoog. De mate van expertise is kleiner.
Toch hebben ook deze functies een directe invloed op de betreffende
producten/ dienstverlening en als gevolg daarvan ook op het
resultaat.
Deze doelgroep wil graag in loondienst, echter organisaties zijn juist
steeds minder geneigd om deze doelgroep een vast dienstverband
aan te bieden.
Vaak zijn dit functies die uitbesteed of ingeleend worden
(schoonmaak, catering, etc.)
12
LaborRedimo
Indien deze functies niet goed ingevuld zijn, merkt de klant van de
onderneming dit vaak ook. Het risico van niet-beschikbaarheid is dan
ook hoog. Bijvoorbeeld medewerkers van een klantenservice. Maar
bijvoorbeeld ook een toezichthouder bij een zwembad.
17-11-15
Case 1
Strategische doelgroep bepaling Recruitment
•  Financiële instelling in een regio heeft substantiële
wijziging ingevoerd op vlak van recruitment.
•  Vroeger pakte men recruitment per vestiging op.
•  Veelal werd er gekozen om dit dan bij werving- en
selectiebureaus onder te brengen.
•  Er werd geen onderscheid gemaakt naar type functies.
•  Om dit effectiever in te richten bracht men de
recruitmentactiviteiten onder bij een gezamenlijke
regionale recruitmentafdeling.
13
LaborRedimo
17-11-15
Case 1
14
LaborRedimo
•  Los van vele synergie-effecten, is wijze van doelgroep
benadering eigenlijk het meest interessant.
•  De nieuwe recruitmentafdeling ging zich namelijk
expliciet richten op strategische kernfuncties.
•  Men wilde zelf grip en regie wilde houden op instroom
van die functies, die het meeste impact hebben op de
eigen organisatie.
•  Het beperkte aantal functies dat in dit kwadrant was
ingedeeld, werd verdeeld onder de recruiters.
•  Hun belangrijkste taak was om database op te bouwen
met geschikte kandidaten.
•  Een “headhunter”-achtige benadering.
17-11-15
Case 1
15
LaborRedimo
•  Focus op deze strategische kernfuncties zorgde er voor
dat zij specifiek een database konden opbouwen voor
alle kernfuncties.
•  Indien een vacature of aanvraag geplaatst werd voor
strategische functie reageerden er ook kandidaten die
(nog) niet op dat niveau waren, maar wel interessant
voor de organisatie.
•  Hierdoor kon instroom zowel kwalitatief als
kwantitatief op een beter niveau komen.
•  Tegen ook nog eens tegen lagere kosten.
•  Werving- en selectiebureaus werden wel gebruikt,
maar voor specialistische niet-kernfuncties.
17-11-15
Case 1
Conclusie
•  Door focus op belangrijkste doelgroep voor de
organisatie, de strategische kernfuncties, wist
recruitment betere mensen te werven, tegen lagere
kosten.
•  Door de samenwerking op te zoeken met specialisten
op andere doelgroepen, was men ook in staat om
goede medewerkers te werven voor niet-kernfuncties.
16
LaborRedimo
17-11-15
Flexibiliseren
van arbeid
17
LaborRedimo
Balans kernbezetting en flexibiliteit
•  Flexibiliseren van arbeid: Optimaal gebruik maken van
flexibiliteit in organisatie en personeel (vast én flex).
•  Om succesvol te zijn en blijven, moeten personeelsbestanden op- en afgeschakeld kunnen worden én
kwalitatief wendbaar zijn.
•  Belangrijk is balans tussen enerzijds (kern)bezetting die
optimaal wordt benut en ontwikkeld en anderzijds flexibele
vormen van arbeid.
•  Balans verschilt per organisatie; hangt af van:
•  bedrijfscultuur
•  sector en
•  dynamiek in vraag naar goederen of diensten.
17-11-15
Organiseren
van flexibiliteit
Balans flexibiliteitsbehoefte en flexibiliteitsvermogen
•  Hoe krijgt organisatie zicht op optimale inrichting arbeid?
•  Strategische functieanalyse helpt daarbij, door te bepalen in
hoeverre bepaalde functie(groepen) bedrijfskritisch zijn.
•  Deze functieanalyse maakt helder wat het hart van een
organisatie is en waar flexibiliteitsmogelijkheden zitten.
Flexibiliteitmaatregelen kunnen betrekking hebben op:
•  de organisatie en processen,
•  het personeel en
•  de markt of netwerken.
18
LaborRedimo
17-11-15
Organiseren van flexibiliteit
19
LaborRedimo
17-11-15
Flexibiliteits
maatregelen
Voorbeelden
20
LaborRedimo
Flexibiliseren
Personeel
Intern
Extern
Numeriek
Collegiale inleen
Tijdelijkevervanging
Afdeling 1 van bank heeft eindejaarspiek met
Verzekeraar heeft contract met
administratief werk. Afdeling 2 heeft weinig
uitzendbureau om bij ziekte,
werk. Aantal medewerkers afdeling 2 worden na
zwangerschapsverlof, etcvervanging te
korte inwerkperiode ingezet bij afdeling 1.
regelen.
Centraleresource pool
Flexibele schil – capaciteit
Groot aannemersbedrijf heeft kosten
Een bank heeft aan het einde van het jaar
deskundigen in dienst bij regionale vestigingen. veel administratief werk (piek). Tijdens deze
Om inzet efficiënter te maken wordt centrale
maand levert een bureau extra personeel
poolmanager aangewezen om in samenspraak
om de werkzaamheden uit te voeren.
te bepalen welke kostendeskundige op welk
project wordt ingezet in Nederland.
Functioneel
Functieverbreding
Flexibele schil – expertise
Bij een technische dienstverlener worden
Gemeente heeft elke 5 jaar EU aanbesteding
werkvoorbereiders ook opgeleid in het
catering. Iedere vijf jaar huurt gemeente
begroten. Zodoende kan de werkgever deze
inkoopexpert in met specifieke kennis van
medewerkers flexibeler op projecten inzetten.
inkoop & organisatie van catering.
Projectenpool
Externe expertisepool
Bij grote non-profit organisatie wordt bezuinigd
Een opleidingsbureau heeft een ZZPop inhuur van externen. Tijdelijk werk wordt
community met trainers en docenten die zij
uitgezet als projectvacatures en ingevuld met
regelmatig voor specifieke opdrachten
eigen experts van andere
inzetten.
organisatieonderdelen.
17-11-15
Flexibiliseren is
maatwerk
•  Vertaling wat best passend is voor organisatie is
maatwerk
•  Vloeit voort uit externe en interne krachten en SPPanalyse.
•  Aard van organisatie en bijbehorende bedrijfscultuur
zijn heel bepalend voor welke keuzes gemaakt worden
in flexibiliteitmaatregelen.
•  En hoe succesvol dit dan kan zijn……
21
LaborRedimo
17-11-15
Culture eats
strategy for
breakfast……
???
22
LaborRedimo
17-11-15
Case 2
23
LaborRedimo
Flexibiliteitmaatregelen en cultuur
•  Twee verschillende bedrijven. Beiden actief in
metaalbewerking, zelfde dynamiek en conjuncturele
schommelingen.
•  Ongeveer dezelfde omvang qua omzet en aantal FTE.
•  Werkzaamheden zijn vrij goed vergelijkbaar, net als
benodigde, veelal technische, competenties
•  Flexibiliteitsbehoefte is in beide bedrijven min of meer
hetzelfde.
•  Toch kozen beide bedrijven voor compleet
verschillende aanpak om deze gewenste flexibiliteit te
realiseren.
17-11-15
Case 2
Organisatie 1, dochter grotere organisatie
•  Zet in op externe numerieke flexibiliteit, en specifiek op
inleen van personeel, met grote flexibele schil.
•  Werkzaamheden zijn in relatief kleine onderdelen
opgesplitst waardoor men eenvoudiger kan op- en af
schakelen met ingeleend personeel.
•  Hierdoor kan men snel inspelen op veranderingen in
hun productie.
24
LaborRedimo
17-11-15
Case 2
Organisatie 2, familiebedrijf
•  Focus op interne functionele flexibiliteit.
•  Zij hebben multifunctionele inzetbaarheid verhoogd.
•  Gecombineerd met zelfroosteren en urenbank zijn zij
in staat om fluctuaties in productie grotendeels op te
vangen.
•  Slechts incidenteel lenen zij personeel in om een
capaciteitsvraag in te vullen.
•  De vraag die voor de hand ligt:
Welke organisatie is nu succesvoller?
25
LaborRedimo
17-11-15
Case 2
Beide zijn succesvol!
Conclusie
•  Er zijn meer wegen die naar Rome leiden, de ene
aanpak is niet per se beter dan de andere.
•  Een belangrijke sleutel tot succes is dat gekozen
aanpak moet passen bij specifieke organisatie, haar
aard en cultuur.
•  Indien men flexibiliseringsaanpak andersom had
toegepast, is het maar de vraag of het succesvol zou
zijn geweest…...
26
LaborRedimo
17-11-15
naar een integrale benadering
27
LaborRedimo
17-11-15
Succes zit niet in vast of flex
Succes zit in de juiste mensen
LaborRedimo
16-11-15
Arbeid in organisaties is complex geworden
LaborRedimo
16-11-15
Verzuiling arbeid in organisaties
LaborRedimo
16-11-15
Geen integrale aansturing in- en uitstroom
LaborRedimo
16-11-15
…medewerkers
zitten vast in
functies
“vaste” arbeid
in organisaties
is rigide
geworden
LaborRedimo
???
16-11-15
…om
organisatie
doelstelling te
halen, vlucht
naar flex
liever kosten dan
“headcount”
LaborRedimo
16-11-15
…resulteert in
administratief
verstoppertje
LaborRedimo
16-11-15
…vicieuze cirkel
interne
regelgeving
LaborRedimo
16-11-15
Tijd om ànders
te gaan denken
over het
integraal
organiseren van
arbeidsrelaties
LaborRedimo
16-11-15
Niet meer denken in …..
LaborRedimo
16-11-15
of in …..
contractvormen
LaborRedimo
16-11-15
Flexibiliteit
≠
Flexschil
LaborRedimo
16-11-15
Arbeids
markt
“vijver”
arbeidsinstroom
niet in loondienst
“externen”
uitzenden
detacheren
Interim / zzp
Advies / sow
etc.
“arbeidsstromen”
©Labor
Redimo
arbeidsinstroom
eigen loondienst
40
LaborRedimo
min-max
oproep
PT / FT
BT / OT
Organisatie
etc.
17-11-15
Tijd voor ander paradigma
LaborRedimo
16-11-15
Betrokkenheid
contract
LaborRedimo
16-11-15
Arbeidsrelaties
juridisch
contract
arbeidsovereenkomst
en/of
inhuurovereenkomst
LaborRedimo
en
psychologisch
contract
binden & boeien
naar Denise Rousseau
16-11-15
LaborRedimo
16-11-15
goed werkgeverschap?
goed opdrachtgeverschap?
goede organisatie om voor te
werken!
LaborRedimo
16-11-15
• 
• 
• 
• 
LaborRedimo
juiste persoon
juiste plaats
juiste moment
juiste kosten
•  met best passende voorwaarden
•  met best passende contractvorm
•  nu en in de toekomst
16-11-15
Succes zit niet in vast of flex
Succes zit in de juiste mensen
LaborRedimo
16-11-15
48
LaborRedimo
Download het boek gratis:
http://laborredimo.nl/wervingvan-personeel/
17-11-15
Bedankt voor uw aandacht!
Bertrand Prinsen
Labor Redimo
Oud-loosdrechtsedijk 50B
1231 NB Loosdrecht
www.laborredimo.com