Format Draaiboeken - Veiligheidsregio Rotterdam

Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg
Dit draaiboek is voor het laatst herzien op
Dit draaiboek is geldig tot en met
(Proces)verantwoordelijke
:
:
:
Historisch overzicht
Versie
0.1
1.0
Datum
Medio 2009
17 november 2009
Wijzigingen ten opzichte van voorgaande versie
Conceptversie format Draaiboek Bijzonder Uitvaartzorg voor
commentaar voorgelegd aan alle gemeentelijke
procesverantwoordelijken
Definitieve versie Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg ter
vaststelling aan de Kerngroep voorgelegd.
Inhoudsopgave
Algemeen
Regionaal Deelproces en het Draaiboek --------------------------------------------------------------------------- 4
Handleiding bij het Draaiboek ----------------------------------------------------------------------------------------- 4
I
Voor de crisis
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
Verantwoordelijkheid -----------------------------------------------------------------------------------------Locatie draaiboek ---------------------------------------------------------------------------------------------Beheer (actualiseren) van het draaiboek ----------------------------------------------------------------Invullen van Taakkaarten -----------------------------------------------------------------------------------“Groene Boekje – Bereikbaarheidsgegevens ten behoeve van de crisisbeheersing” --------Samenstelling Team Bijzondere Uitvaartzorg ----------------------------------------------------------Opleiden, Trainen en Oefenen -----------------------------------------------------------------------------Aandachtspunten-----------------------------------------------------------------------------------------------
5
5
5
5
5
5
6
6
II Tijdens de crisis
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.7
2.8
2.9
Doel van Bijzondere Uitvaartzorg -------------------------------------------------------------------------Doelgroep -------------------------------------------------------------------------------------------------------Algemeen -------------------------------------------------------------------------------------------------------Alarmering ------------------------------------------------------------------------------------------------------Monuta en Casemanager -----------------------------------------------------------------------------------Coördinatie -----------------------------------------------------------------------------------------------------Bijeenroepen van het team en het verstrekken van Taakkaarten ---------------------------------Identificatie en registratie van overledenen -------------------------------------------------------------Beëindiging proces Bijzondere Uitvaartzorg ------------------------------------------------------------Aandachtspunten-----------------------------------------------------------------------------------------------
7
7
7
7
7
7
7
7
8
8
III Na de crisis
3.1
3.2
Evaluatie: vorm en procedure ------------------------------------------------------------------------------- 9
Aandachtspunten----------------------------------------------------------------------------------------------- 9
Bijlagen
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10.1
10.2
11.1
11.2
Verantwoordelijken deelprocessen rampenbestrijding ----------------------------------------------- 11
Modelagenda Team Bijzondere Uitvaartzorg ---------------------------------------------------------- 13
Presentielijst Team Bijzondere Uitvaartzorg ------------------------------------------------------------ 14
Formulier Opleiden, Trainen en Oefenen --------------------------------------------------------------- 15
Convenant met Monuta -------------------------------------------------------------------------------------- 16
Checklist Evaluatie: De Inhoud ---------------------------------------------------------------------------- 20
Checklist evaluatie: Het proces ---------------------------------------------------------------------------- 21
Checklist evaluatie: Getalsmatig -------------------------------------------------------------------------- 22
Wijzigingsformulier Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg ---------------------------------------------- 23
Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg ---------------------------------------------------------------------- 24
Casemanager Bijzondere Uitvaartzorg ------------------------------------------------------------------ 26
Checklist Stille Tocht ----------------------------------------------------------------------------------------- 28
Checklist Herdenkingsdienst ------------------------------------------------------------------------------- 29
Algemeen
Regionaal Deelproces en het Draaiboek
Dit is het Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg. Dit Draaiboek is een afgeleide van het Regionaal
Deelproces Bijzondere Uitvaartzorg. Het onderscheid tussen het Regionaal Deelproces en het
Draaiboek laat zich als volgt omschrijven.
Regionaal Deelproces
beschrijft WAT het deelproces precies inhoudt.
De Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond is verantwoordelijk
voor de inhoud van het Regionaal Deelproces Bijzondere
Uitvaartzorg.
Lokaal Draaiboek
beschrijft HOE een gemeente uitvoering geeft aan het deelproces
Bijzondere Uitvaartzorg.
Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de inhoud van het
draaiboek. De VRR levert slechts een format aan dat door de
gemeenten met lokale informatie wordt ingevuld.
Handleiding bij het Draaiboek
Dit draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg bestaat uit drie hoofdstukken:
VOOR de crisis:
In de hoofdstuk wordt beschreven wat de gemeente geregeld moet hebben, wil
zij ten tijde van een crisis actief met het deelproces Bijzondere Uitvaartzorg om
kunnen gaan.
TIJDENS de crisis: Doet zich een crisis voor en het deelproces Bijzondere Uitvaartzorg moet worden
opgestart, dan raadpleegt u hoofdstuk 2 “Tijdens de crisis”. Dit hoofdstuk bevat
alle relevante informatie om het deelproces Bijzondere Uitvaartzorg ten uitvoer te
brengen. Bijzonder nuttig zijn de taakkaarten die als bijlagen bij dit draaiboek zijn
gevoegd. Voor iedere functionaris is een taakkaart gemaakt waarop exact staat
omschreven wat van hem/haar wordt verwacht.
NA de crisis:
De hoofdstuk gaat in op de rol van het deelproces Bijzondere Uitvaartzorg nadat
zich een crisis heeft voorgedaan.
I
Voor de crisis
In dit hoofdstuk worden die zaken beschreven die gemeente <<Naam Gemeente>> heeft geregeld
zodat het proces Bijzondere Uitvaartzorg ten tijde van een crisis kan worden uitgevoerd.
1.1 Verantwoordelijkheid
Binnen de gemeente is Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg verantwoordelijk voor het proces
Bijzondere Uitvaartzorg. Teamleider en Procesverantwoordelijke zijn dus een en dezelfde persoon.
De verantwoordelijkheid komt tot uitdrukking in :
 Het leidinggeven aan het Team Bijzondere Uitvaartzorg en het voorbereiden op de uitvoering van
de activiteiten op het gebied van Bijzondere Uitvaartzorg.
 Het opleiden, trainen en oefenen van het personeel.
 Het beheren (actualiseren) van het draaiboek.
1.2 Locatie draaiboek
Hardcopy:
 <<Naam procesverantwoordelijke>> (Procesverantwoordelijke) in kamer XXXX, in kast XXXX
(wees hierin specifiek).
 <<Naam Clustermanager Publieke Zorg>> (Clustermanager Publieke Zorg) in kamer XXXX, in
kast XXXX.
 <<Naam ARB>>(Ambtenaar rampenbestrijding) in kamer XXXX, in kast XXXX.
 De afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV).
Digitaal:
<<vul in op welke locatie het draaiboek in digitale vorm in uw gemeente te vinden is>>
1.3 Beheer (actualiseren) van het draaiboek
 De Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg zorgt ervoor dat dit draaiboek actueel blijft.
 In ieder geval wordt jaarlijks in de eerste week van oktober dit draaiboek geactualiseerd en
toegestuurd aan de Ambtenaar Rampenbestrijding. Na verzameling zal de Ambtenaar
Rampenbestrijding (jaarlijks) de Veiligheidsregio op de hoogte stellen van de draaiboeken uit de
gemeente.
 De Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg vermeldt op de omslag van het draaiboek: a) zijn naam
(procesverantwoordelijke), b) de datum van herziening en c) de datum van geldigheid.
1.4 Invullen van Taakkaarten
 Voor iedere functionaris binnen het proces Bijzondere Uitvaartzorg heeft de Veiligheidsregio
Rotterdam-Rijnmond een taakkaart ontwikkeld. Deze taakkaarten maken onderdeel uit van dit
draaiboek en zijn als bijlage XXXX in dit draaiboek opgenomen.
 De Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg heeft de taakkaarten voorzien van lokale informatie.
1.5 “Groene Boekje – Bereikbaarheidsgegevens ten behoeve van de crisisbeheersing”
 In het draaiboek (en de taakkaarten) is zo min mogelijk informatie opgenomen die aan
verandering onderhevig is. Telefoonnummers en dergelijke treft u om die reden niet of nauwelijks
in dit draaiboek aan. Deze gegevens zijn opgenomen in het “Groene Boekje –
Bereikbaarheidsgegevens ten behoeve van de crisisbeheersing”. Ditzelfde geldt voor de
locatiegegevens van de actiecentra; ook deze gegevens zijn in het Groene Boekje opgenomen.
 De Ambtenaar Rampenbestrijding is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van het Groene
Boekje. Daartoe wordt jaarlijks het Groene Boekje geactualiseerd. De Ambtenaar
Rampenbestrijding neemt hierin het initiatief.
 De Ambtenaar Rampenbestrijding verstrekt aan de Algemeen Commandant, de hoofden van de
clusters en de teamleiders van de deelprocessen een exemplaar van het Groene Boekje.
1.6 Samenstelling Team Bijzondere Uitvaartzorg
De Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg is verantwoordelijk voor de samenstelling van het Team*. Het
Team Bijzondere Uitvaartzorg bestaat uit de volgende functionarissen*.
 Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg
 Casemanager Bijzondere Uitvaartzorg (één of meerdere)

Vertegenwoordiger van Monuta**
*
**
In bijlage 3 is een overzicht opgenomen van gemeentespecifieke adres- en contactgegevens.
Omdat gemeenten in de praktijk niet/nauwelijks praktijkervaring opdoen met het proces
Bijzondere Uitvaart heeft de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond ook namens de gemeente
<<naam gemeente>> een convenant afgesloten. Dit convenant is als bijlage 2 in dit draaiboek
opgenomen. Bij het opstarten van het proces Bijzondere Uitvaartzorg neemt de Teamleider
Bijzondere Uitvaartzorg eerst contact op met Monuta.
1.7 Opleiden, Trainen en Oefenen
 De Teamleider is ervoor verantwoordelijk dat zijn teamleden opgeleid, getraind en geoefend zijn.
 De Teamleider houdt een overzicht bij waarop staat aangegeven wie opgeleid is, wanneer men
opgeleid is, welke aanvullende cursussen men heeft gevolgd en wanneer men geoefend is. De
Teamleider gebruikt hiervoor het formulier “Opleiden en Oefenen” (bijlage XXXX)
1.8 Aandachtspunten
 Het opstarten van het proces Bijzondere Uitvaartzorg is niet gebonden aan bepaalde aantallen
overledenen. Ook bij het overlijden van een enkel persoon kan het proces Bijzondere Uitvaartzorg
worden opgestart (denk bijvoorbeeld aan het overlijden van Pim Fortuyn).
 Het is aan de familie van de nabestaanden om een keuze te maken voor een
begrafenisondernemer. De gemeente kan hier hooguit in adviseren.
II
Tijdens de crisis
2.1 Doel van Bijzondere Uitvaartzorg
Het op zorgvuldige wijze zorg dragen voor bijzondere uitvaartzorg en/of de rouwverwerking die
daarmee gepaard kan gaan.
2.2 Doelgroep
 Overledenen.
 Nabestaanden.
 Betrokkenen.
 Hulpverleners.
2.3 Algemeen
Bijzondere Uitvaartzorg is een proces dat gemeenten (gelukkig) zelden opstarten. Ervaring op dit
specifieke terrein doen gemeenten feitelijk dus niet op. Om die reden is door de Veiligheidsregio
Rotterdam-Rijnmond namens alle gemeenten een convenant aangegaan met Monuta. Monuta heeft
een speciaal “team bijzondere uitvaarten” dat zich heeft toegelegd op de beleidsmatige en
coördinerende werkzaamheden rondom uitvaarten. In dit draaiboek wordt aan Monuta expliciet een
rol toegekend.
2.4 Alarmering
 De ambtenaar rampenbestrijding geeft opdracht tot het opstarten van het proces Bijzondere
Uitvaartzorg.
 De volgende functionarissen worden door de Communicator (belcomputer) gealarmeerd:
- Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg
- Casemanager Bijzondere Uitvaartzorg
- Teamleider Bijzondere Uitvaarten van Monuta
2.5 Monuta en Casemanager
 De Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg neemt direct contact met het “Team Bijzondere Uitvaarten
van Monuta en laat zich door een vertegenwoordiger van dit team adviseren.
 De Casemanager Bijzondere Uitvaartzorg is een ambtenaar die gedurende de periode dat het
proces Bijzondere Uitvaartzorg actief is, zeer nauw samenwerkt met de vertegenwoordiger van
Monuta. De Casemanager Bijzondere Uitvaartzorg kent ‘de weg’ binnen de gemeente. Samen
met Monuta is hij in staat om het proces Bijzondere Uitvaartzorg tot uitvoering te brengen.
2.6 Coördinatie
 De algehele coördinatie van het proces Bijzondere Uitvaartzorg is in handen van de Teamleider
Bijzondere Uitvaartzorg.
 De coördinatie van de verschillende begrafenisondernemers is in handen van Monuta.
2.7 Bijeenroepen van het team en het verstrekken van Taakkaarten
Direct na alarmering roept de Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg zijn team bijeen.
In de eerste bijeenkomst verstrekt hij de Taakkaart(en) aan zijn team.
De teamleider handelt (voor zover van toepassing) volgens de taakkaarten
2.7 Identificatie en registratie van overledenen
Identificatie en Registratie
 De forensische opsporing en de berging en identificatie van eventuele slachtoffers is geïntegreerd
in het Landelijk Team Forensische Opsporing (LTFO).
 Het Rampen Identificatie Team (RIT) maakt onderdeel uit van het LTFO.
 Indien zich een ramp voordoet, kan het team binnen vijf uur operationeel zijn.
 Het LTFO is een van de partners die zich op het rampterrein kan en mag begeven.
 Forensische opsporing is een van de zwaarwegende belangen die tijdens crises moeten worden
afgestemd met andere belangen, zoals maatschappelijke onrust en het redden van mens en dier
op de plaats van het incident.
2.8 Beëindiging proces Bijzondere Uitvaartzorg
 Voorwaarden beëindiging:
Het proces Bijzondere Uitvaartzorg kan worden beëindigd nadat de gemeente op zorgvuldige
wijze heeft zorg gedragen voor de Bijzondere Uitvaartzorg en/of de rouwverwerking die hiermee
gepaard kan gaan.



Opdracht tot beëindiging:
De Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg beoordeelt of zijn team nog langer operationeel moet
blijven.
Indien de Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg concludeert dat het operationeel houden van zijn
team niet langer noodzakelijk is, dan stelt hij het hoofd Publieke Zorg hiervan in kennis.
De Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg besluit tot beëindiging van het proces Bijzondere
Uitvaartzorg en brengt zijn team van dit besluit op de hoogte.
2.9 Aandachtspunten
III
Na de crisis
3.1 Evaluatie: vorm en procedure
Vorm van evaluatie
De evaluatie omvat drie gebieden, te weten:

de procesevaluatie: is het proces verlopen volgens het draaiboek? Wat week daarvan af en
waarom? (zie checklist XXXXX). Belangrijke gegevensbronnen hierbij zijn de centrale
besluitvormingsdocumenten, het logboek van het Actiecentrum <<naam deelproces>>, de
individuele werkbladen en de situatierapporten.

de inhoudsevaluatie: hoe verliepen de inhoudelijke processen, welke methodieken zijn gebruikt,
wat waren de inhoudelijke rollen en wat was de werkwijze van de hulpverleners en
leidinggevenden? Wat was de kwaliteit van de inzet, de hulpverlening en de leiding (waren er
klachten?) (zie checklist XXXXX)

de getalsmatige evaluatie: inzicht in het aantal ingezette medewerkers, de tijdsduur, aflossing in
shifts, uit welke instelling waren de hulpverleners afkomstig, (zie checklist XXXXX).
Procedure
1.
De Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg organiseert de procesmatige, inhoudelijke en
getalsmatige evaluaties van inzet van het Team Bijzondere Uitvaartzorg De leden van het
Team Bijzondere Uitvaartzorg leveren bijdragen aan de evaluaties.
2.
Evaluatie vindt plaats op basis van de formulieren (logboeken, werkbladen, situatierapportages,
telefoonnotities e.d.) die gebruikt zijn tijdens de inzet en op basis van de ervaringen van de
ingezette medewerkers. Vooraf uitgezette vragenlijsten bevorderen de effectiviteit en efficiëntie
van evalueren.
3.
De evaluatie is binnen zes weken na de opdracht ‘totale afschaling’ gereed.
4.
De Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg stelt het evaluatierapport op. Hij verzendt dit aan de
Ambtenaar Rampenbestrijding. De Ambtenaar Rampenbestrijding bundelt de
evaluatierapporten van de ingezette gemeentelijke processen.
5.
Indien de Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg constateert dat de ramp, oefening of training
aanleiding geeft tot bepaalde wijzigingen in het draaiboek dan rapporteert hij dit aan de
Stafdirectie Risico- en Crisisbeheersing van Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond. Hij gebruikt
hiervoor het wijzigingsformulier XXXXXX.
3.2 Aandachtspunten
 Problemen met betrekking tot de alarmering met de Communicator kunt u melden bij Bart
Schoonbrood (010 – 4468663, [email protected]).
BIJLAGEN
Bijlage 1
: Verantwoordelijken deelprocessen rampenbestrijding
Het Regionaal Crisisplan van de Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond kent een groot aantal
deelprocessen die bij een ramp of calamiteit van toepassing kunnen zijn. Het gaat om de volgende
deelprocessen:
Proces
Pers- en Publieksvoorlichting
Verwanteninformatie
Opvang
Primaire Levensbehoeften
Bijzondere Uitvaartzorg
Milieubeheer
Ruimtebeheer
Bouwbeheer
Back Office Ondersteuning
Registreren van Mens en Dier (CRIB)
Registreren van Schade (CRAS)
Informatiemanagement
Bestuursondersteuning
Nafase
Bron- en Emissiebestrijding
Brandbestrijding
Ongevalbestrijding gevaarlijke stoffen
Decontaminatie
Technische hulpverlening
Redding
Urban Search & Rescue
Ontsmetten van mens en dier
Ontsmetten voertuigen
Ontsmetten infrastructuur
Ondersteuning
Advies Gevaarlijke Stoffen
Waarnemen en Meten
Triage
Behandelen
Vervoeren/verwijzen
Signaleren getroffenen
Bevorderen zelfdredzaamheid
Verwijzen getroffenen
Monitoren Publieke Gezondheid
Onderzoek bij groepen
Onderzoek individueel
Surveillance en registratie
Beschermende maatregelen
Hygiëne maatregelen
Isolatie en quarantaine
Gezondheidskundige Advisering Gevaarlijke Stoffen
Advies Gezondheidsonderzoek na rampen
Advisering op het gebied van hygiëne en infectiepreventie
Begidsen
Verkeer regelen
Afzetten
Afschermen
Handhaven Openbare Orde en Rechtsorde
Afzetten
Ontruimen – Evacueren
Strafrechtelijk onderzoek
Verantwoordelijke
Gemeente
Gemeente
Gemeente
Gemeente
Gemeente
Gemeente
Gemeente
Gemeente
Gemeente
Gemeente
Gemeente
Gemeente
Gemeente
Gemeente
Brandweer
Brandweer
Brandweer
Brandweer
Brandweer
Brandweer
Brandweer
Brandweer
Brandweer
Brandweer
Brandweer
Brandweer
Brandweer
Ambulancezorg & GHOR
Ambulancezorg & GHOR
Ambulancezorg & GHOR
Ambulancezorg & GHOR
Ambulancezorg & GHOR
Ambulancezorg & GHOR
Ambulancezorg & GHOR
Ambulancezorg & GHOR
Ambulancezorg & GHOR
Ambulancezorg & GHOR
Ambulancezorg & GHOR
Ambulancezorg & GHOR
Ambulancezorg & GHOR
Ambulancezorg & GHOR
Ambulancezorg & GHOR
Ambulancezorg & GHOR
Politie
Politie
Politie
Politie
Politie
Politie
Politie
Politie
Berging en identificatie
Afschermen
Handhaven Openbare Orde en Rechtsorde
Informatiemanagement
Waterkeren en waterkwantiteitsbeheer
Waterkwaliteitsbeheer
Nautisch verkeersmanagement
Search and Rescue
Informatiemanagement
Politie
Politie
Politie
Politie
Waterbeheerders (Waterschappen en
Rijkswaterstaat)
Waterbeheerders
Waterbeheerders, (Rijks)Havenmeester
Havenbedrijf, KNRM, Kustwacht
Waterbeheerders, Havenbedrijf
Bijlage 2
: Modelagenda Team Bijzondere Uitvaartzorg
Agenda
1
Opening (eerste vergadering maken van werkafspraken)
2
Beeldvorming
 Situatierapportage > Acute beslispunten > Besluitenlijst
 Knelpunten en onzekerheden
3
Oordeelsvorming
 Te ondernemen acties / besluiten
 In te zetten mensen / middelen / te hanteren methodes
4
Besluitvorming
 Wie doet wat, waar, wanneer en hoe
 Actiepuntenlijst vaststellen
5
Rondvraag
 Vervolgafspraak / tijd
6
Sluiting
Bijlage 3
: Presentielijst Team Bijzondere Uitvaartzorg
Functionaris
Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg
Casemanager Bijzondere Uitvaartzorg
Monuta
Naam, voorletter(s),
tussenvoegsel
Datum
Tijd
IN
Tijd
UIT
Bijlage 4
: Formulier Opleiden, Trainen en Oefenen
Functionaris
Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg
Casemanager Bijzondere Uitvaartzorg 1
Casemanager Bijzondere Uitvaartzorg 2
Casemanager Bijzondere Uitvaartzorg 3
<<zelf aanvullen>>
Naam, voorletter(s),
tussenvoegsel
Datum
Opleiding
Datum
Training
Datum
Oefening
Bijlage 5
: Convenant met Monuta
Verklaren overeengekomen te zijn als volgt:
Artikel 1. Definities
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
Partijen: de opdrachtgever en Monuta;
Derden: onder derden worden niet verstaan, de personen die werkzaam zijn in de organisatie
van de opdrachtgever of Monuta;
Een calamiteit: een crisis binnen het werkgebied van de opdrachtgever;
Actiecentrum Uitvaartverzorging: de plaats van waaruit een dienst of organisatie
(onderdeel) een bijdrage aan de uitvaartverzorging regelt. De locatie van het actiecentrum
zal door de opdrachtgever of zijn/haar vervanger aangewezen worden;
Draaiboek Uitvaartverzorging: het draaiboek, deel uitmakend van het crisisplan van de
opdrachtgever betreffende de uitwerking van het deelplan, waarin het proces
Uitvaartverzorging is beschreven.
Artikel 2. Inhoud van de overeenkomst
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
Het verzorgingsplan van Monuta heeft betrekking op het werkgebied van de
opdrachtgever;
Monuta stelt een telefonische 24-uurs bereikbaarheidsdienst in voor het op ieder
moment van de dag bereikbaar zijn ingeval van calamiteiten;
Monuta draagt zorg voor het op deskundige wijze organiseren en uitvoeren van de
24-uurs bereikbaarheidsdienst;
De werking van de bereikbaarheidsdienst en de daaruit voortvloeiende actie wordt ten
minste eenmaal en maximaal driemaal per jaar geoefend, op initiatief van de opdrachtgever;
Kennisgevingen die partijen op grond van deze overeenkomst aan elkaar zullen doen,
vinden schriftelijk plaats. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken
hebben geen rechtskracht, tenzij deze door daartoe bevoegde personen zijn bevestigd.
Artikel 3. Uitvoering van de overeenkomst
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
Monuta is gehouden er zorg voor te dragen dat Monuta 7 dagen per week en 24 uur per dag
bereikbaar en beschikbaar is voor oproepen van medewerkers van de opdrachtgever dan wel
andere door de opdrachtgever aangewezen personen in geval van calamiteiten;
De opdrachtgever zal Monuta tijdig alle voor een behoorlijke uitvoering van de
overeenkomst en/of oproep nuttige en noodzakelijke gegevens of inlichtingen verschaffen
en alle medewerking verlenen;
Monuta draagt onverwijld zorg dat een oproep binnen 30 minuten operationeel uitgevoerd
wordt en het Actiecentrum Uitvaartverzorging door een kundig medewerker van Monuta
ondersteund wordt;
Monuta draagt zorg voor het afhandelen van eventuele contacten met politie en/of justitie
inzake de identificatie/identiteit van slachtoffers, in overleg met het Hoofd Actiecentrum
Uitvaartverzorging;
Beiden partijen zullen een contactpersoon en een vervangend contactpersoon aanwijzen, die
de contacten over de wijze van uitvoering van de overeenkomst zullen onderhouden;
Partijen treden in overleg met elkaar, indien een van beide partijen dit wenselijk acht, doch
in ieder geval na een oproep;
Oefeningen maken deel uit van de samenwerking.
Artikel 4. Vergoedingen en betalingen
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
Aan besprekingen, voorbereidingen en nazorg zijn geen kosten verbonden;
Aan besprekingen voor het opstellen en onderhouden van de crisisplannen zijn geen kosten
verbonden voor de opdrachtgever;
De opdrachtgever vergoedt de kosten van inzet personeel en hulpmiddelen, die Monuta
maakt tijdens een oefening of bij een echte calamiteit op basis van daadwerkelijke inzet c.q.
verbruik, volgens de dan geldende tarieven van Monuta, na ontvangst van een
gespecificeerde nota;
De opdrachtgever is gehouden de gespecificeerde nota binnen dertig dagen na ontvangst aan
Monuta te betalen;
De opdrachtgever is gerechtigd de betaling op te schorten, indien Monuta in verzuim
verkeert met de nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst;
Betaling van nota’s door de opdrachtgever houdt op geen enkele wijze afstand van een recht
in.
Artikel 5. Vertrouwelijke informatie
Partijen dragen er gedurende de looptijd van deze overeenkomst, evenals na beëindiging van deze
overeenkomst, zorg voor dat informatie, welke een partij in vertrouwen van de wederpartij heeft
ontvangen, onverschillig of deze informatie van schriftelijke of mondelinge aard is, vertrouwelijk
blijft en gebruikt wordt voor het doel waarvoor deze informatie aan de wederpartij is verstrekt en
niet aan derden wordt onthuld;
Artikel 6. Duur van de overeenkomst
6.1
6.2
6.3
6.4
Deze overeenkomst treedt in werking op …… 2009 en geldt voor de duur van vijf jaar;
Deze overeenkomst wordt onder gelijkblijvende voorwaarden steeds stilzwijgend met
dezelfde periode van vijf jaar verlengd, tenzij opzegging heeft plaatsgevonden;
Partijen zijn gerechtigd om deze overeenkomst tussentijds door opzegging te beëindigen
door schriftelijk mede te delen dat zij de overeenkomst niet wensen voort te zetten. Hierbij
dient een opzegtermijn van drie maanden in acht te worden genomen;
Elk jaar vindt er een evaluatie van de overeenkomst en de samenwerking tussen partijen
plaats.
Artikel 7. Aansprakelijkheid en vrijwaring
7.1
7.2
De partij, die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen uit deze
overeenkomst, is jegens de andere partij gehouden tot vergoeding van de door de andere
partij gemaakte extra kosten, de geleden schade of de nog te lijden schade.
In het geval Monuta tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, is Monuta
gehouden alle schade van de opdrachtgever en derden, die tengevolge van de nalatigheid,
onvoorzichtigheid, onzorgvuldigheid of verkeerde handelingen van Monuta is ontstaan, (--waaronder doch --- vervalt) niet uitsluitend de schade die is ontstaan als gevolg van de dood
van personen, het lichamelijk letsel van personen aan de opdrachtgever te vergoeden. Onder
schade moet in dit verband ook worden verstaan: de redelijke kosten die de opdrachtgever
zou moeten maken om de prestatie van Monuta aan de overeenkomst te laten beantwoorden,
verminderd met eventuele besparingen die het gevolg zijn van de vertraagde levering; de
redelijke kosten, gemaakt ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade,
alsmede de redelijke kosten die verband houden met vorderingen van derden, voor zover
deze verband houden met de door Monuta geleverde diensten; de redelijke kosten gemaakt
7.3
7.4
7.5
ter voorkoming of beperking van schade, voor zover de opdrachtgever aantoont dat deze
kosten hebben geleid tot een beperking van de schade.
Monuta is gehouden zich afdoende te verzekeren voor de eventuele schade, die voortvloeit
uit het uitvoeren of het doen uitvoeren van de dienstverlening, waaronder in ieder geval de
wettelijke aansprakelijkheid. Monuta zal niet zonder toestemming van de opdrachtgever de
verzekeringsovereenkomsten als bedoeld in dit artikel beëindigen of de voorwaarden
waaronder de verzekering is aangegaan wijzigen dan wel de verzekerde bedragen ten nadele
van de opdrachtgever wijzigen respectievelijk verlagen.
Voor zover de schade als bedoeld in lid 2 niet veroorzaakt is door opzet of grove schuld van
Monuta, is Monuta slechts gehouden de schade te vergoeden tot het bedrag waarvoor
Monuta verzekerd is.
De opdrachtgever vrijwaart Monuta voor aanspraken van derden, die ondanks de door de
Monuta in acht genomen zorgvuldigheid, zouden voortvloeien uit de door Monuta geleverde
diensten.
Artikel 8. Overmacht, ingebrekestelling en verzuim
8.1
8.2
In het geval een partij (tijdelijk) niet aan haar verplichtingen kan voldoen of zij
redelijkerwijs kan verwachten dat zij niet aan haar verplichtingen kan voldoen, hetzij als
gevolg van overmacht, hetzij als gevolg van andere omstandigheden, is deze partij gehouden
de andere partij daarvan onmiddellijk op de hoogte te stellen. In het geval van overmacht
wordt de nakoming door de betrokken partij geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur
van de overmacht zonder dat partijen over en weer tot enige schadevergoeding gehouden
zijn. De partij, die een beroep op overmacht doet, is gehouden alle inspanningen te
verrichten ten einde de oorzaak van de overmacht zo spoedig mogelijk op te heffen.
Indien een der partijen tekortschiet in de nakoming van een of meer van haar verplichtingen
uit deze overeenkomst, zal de andere partij haar deswege schriftelijk in gebreke stellen,
tenzij nakoming van de betreffende verplichtingen reeds blijvend onmogelijk is, in welk
geval de partij zonder voorafgaande ingebrekestelling onmiddellijk in gebreke is. De
ingebrekestelling zal schriftelijk geschieden, waarbij de andere partij een redelijke termijn
zal worden gegund om alsnog haar verplichtingen uit deze overeenkomst na te komen. De
ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te
bevatten, zodat de wederpartij in staat is adequaat te reageren. In het geval de wederpartij na
het verstrijken van deze termijn in gebreke blijft, zijn de vorderingen van de andere partij,
zonder dat schriftelijk aanmaning is vereist, direct opeisbaar.
Artikel 9. Ontbinding van de overeenkomst
9.1
9.2
Onverminderd hetgeen elders in deze overeenkomst is bepaald, zijn partijen gerechtigd deze
overeenkomst eenzijdig door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte geheel of
gedeeltelijk te ontbinden, indien de andere partij, ook na schriftelijke aanmaning, waarbij
een redelijke termijn is gegund, in gebreke blijft aan zijn verplichtingen uit deze
overeenkomst te voldoen, tenzij de tekortkoming, gezien de bijzondere aard of de geringe
betekenis, de gevolgen van een ontbinding van de overeenkomst niet kan rechtvaardigen.
Onverminderd hetgeen elders in deze overeenkomst is bepaald en zonder dat de
opdrachtgever tot enige schadevergoeding gehouden is, is de opdrachtgever gerechtigd,
zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling is vereist, deze overeenkomst eenzijdig
door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte geheel of gedeeltelijk te ontbinden,
indien: Monuta niet aan haar verplichtingen kan voldoen of de opdrachtgever redelijkerwijs
kan verwachten dat Monuta niet aan haar verplichtingen kan voldoen; Monuta surséance
van betaling aanvraagt of haar surséance van betaling wordt verleend;
9.3
Monuta haar faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard; de
onderneming van Monuta wordt geliquideerd; Monuta haar huidige onderneming staakt; op
een aanmerkelijk deel van het vermogen van Monuta beslag wordt gelegd dan wel Monuta
anderszins niet langer in staat moet worden geacht om de verplichtingen uit deze
overeenkomst na te kunnen komen; er (privé)voordeel is geboden of wordt geboden of
geleverd door Monuta of haar ondergeschikten aan een persoon, behorende tot de
organisatie van de opdrachtgever.
Indien de opdrachtgever op grond van lid 1 of lid 2 tot ontbinding van deze overeenkomst
overgaat, is Monuta jegens de opdrachtgever verplicht tot vergoeding van de schade, die
door de ontbinding van de overeenkomst is of zal ontstaan, tenzij de overeenkomst wordt
ontbonden op grond van een tekortkoming die niet aan Monuta kan worden toegerekend.
Onder schade wordt in dit verband verstaan, het verschil tussen de met Monuta
overeengekomen prijs en de kosten verbonden aan het doen uitvoeren van de
overeenkomsten door een derde.
Artikel 10. Geschillen
10.1
10.2
10.3
Geschillen tussen partijen, daaronder begrepen die welke slechts door één der partijen als
zodanig worden beschouwd, zullen zoveel mogelijk door middel van goed overleg tot een
oplossing worden gebracht.
Indien partijen niet tot een oplossing komen, zullen geschillen ter zake van de
totstandkoming of de uitvoering van deze overeenkomst bij uitsluiting worden voorgelegd
aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement Haarlem, tenzij partijen alsnog
arbitrage of bindend advies zullen overeenkomen.
Er is sprake van een geschil, indien een der partijen zulks in een aangetekende brief aan de
wederpartij kenbaar maakt.
Artikel 11. Contactpersonen
11.1
11.2
Beide partijen dragen er wederzijds zorg voor het bekend zijn van de bereikbaarheidsinformatie en de namen van de contactpersonen voor crisissituaties.
Bij wijziging van contactpersoon en/of diens telefoonnummer wordt de andere partij hiervan
onmiddellijk op de hoogte gesteld.
Aldus overeengekomen en in tweevoud getekend te …… op …………2009.
……………… (org)
Namens deze,
de heer ……………………
……………………………..(functie)
Monuta Uitvaartzorg
Namens deze,
de heer Hans Bleijerveld
Teamleider Bijzondere Uitvaarten
Bijlage 6
: Checklist Evaluatie: De Inhoud
Checklist evaluatie: De inhoud
Welke maatregelen heeft u in het kader van
het deelproces Bijzondere Uitvaartzorg?
Tegen welke problemen liep u bij de
uitvoering van het deelproces Bijzondere
Uitvaartzorg aan
Met welke partijen heeft u te maken gehad
bij de uitvoering van het deelproces
Bijzondere Uitvaartzorg en hoe verliep die
samenwerking?
Wat zijn de noodzakelijke
vervolgwerkzaamheden?
Hadden alle betrokkenen een duidelijk
beeld over hun eigen rol en taak?
Zijn alle betrokkenen tevreden over hun
handelen?
Zijn er suggesties ter verbetering?
Geeft de evaluatie noodzaak tot bijstelling
en/of verandering van
samenwerkingsafspraken?
Andere op- of aanmerkingen
Ingevuld formulier opsturen naar:
Ambtenaar Rampenbestrijding
De heer/mevrouw:
Kamer:
Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg
20
Bijlage 7
: Checklist evaluatie: Het proces
Checklist evaluatie: Het proces
Alarmering door de Communicator


Bereikbaarheid
Snelheid van alarmering




Teamleider – Hoofd Publieke Zorg
Teamleiders onderling
Teamleider – Medewerker(s)
Medewerkers onderling
Direct noodzakelijke aanpassingen van
procedures c.q. draaiboek
Communicatie Intern
Communicatie Extern
Is de afschaling volgens procedure
verlopen?
Suggesties ter verbetering
Geeft de evaluatie noodzaak tot bijstelling
en/of verbetering van
samenwerkingsafspraken
Andere op- of aanmerkingen
Ingevuld formulier opsturen naar:
Ambtenaar Rampenbestrijding
De heer/mevrouw
Kamer:
Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg
21
Bijlage 8: Checklist evaluatie: Getalsmatig
Checklist evaluatie: Getalsmatig
Hoeveel medewerkers zijn ingezet?
Hoe lang was de inzet per medewerker?
Uit welke organisatie/instelling waren de
ingezette medewerkers afkomstig?
Hoeveel medewerkers zijn gealarmeerd en
hoeveel waren daarvan niet bereikbaar?
Hoe lang duurde het (na alarmering)
voordat het opvangcentrum geopend werd?
Hoe waren de shifts samengesteld?
Andere op- of aanmerkingen
Ingevuld formulier opsturen naar:
Ambtenaar Rampenbestrijding
De heer/mevrouw
Kamer:
Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg
22
Bijlage 9: Wijzigingsformulier Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg
Wijzigingsformulier voor Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg
Voorstel tot wijziging ingediend door:
Naam instelling / organisatie
Naam contactpersoon
Adres
Postcode en plaats
Indien van toepassing, uw
functie in het proces
Aanleiding tot wijziging
(Grootschalige) ongeval/ramp
Datum:
Plaats:
Training / Oefening
Datum:
Plaats:
Anders, nl.
Korte beschrijving van het voorstel tot wijziging cq. aanvulling
Ingevuld formulier opsturen naar:
Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond
Stafdirectie Risico- en Crisisbeheersing
Postbus 9154
3007 AD ROTTERDAM
Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg
23
TAAKKAART
Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg
Doel van het proces
Bijzondere Uitvaartzorg
Samenstelling cluster Publieke
zorg
Doelgroep proces
Alarmering door
Neemt plaats in
Geeft leiding aan
Vindplaats draaiboeken
Eerste taak na alarmering
Informeert
Ondersteuning en Aflossing
Algemene aandachtspunten
Op zorgvuldige wijze zorg dragen voor Bijzondere Uitvaartzorg en/of
rouwverwerking die daarmee gepaard kan gaan.
Het deelproces Bijzondere Uitvaartzorg maakt deel uit van het cluster Publieke
Zorg dat – naast Bijzondere Uitvaartzorg – bestaat uit de volgende processen:
 Opvang
 Primaire Levensbehoeften
 Overledenen
 Nabestaanden
 Betrokkenen
 Hulpverleners
De Ambtenaar Rampenbestrijding met behulp van een belcomputer
(Communicator).
 Cluster Management Team – Publieke Zorg
 Actiecentrum Bijzondere Uitvaartzorg
Team Bijzondere Uitvaartzorg
 Hard copy: <<Locatie>> in kamer/zaal <<………>>
 Digitaal: <<website gemeente>
 Neem contact op met:
- Casemanager Bijzondere
- Monuta
- Hoofd Publieke
 Roep de Casemanager Bijzondere Uitvaartzorg en Monuta bijeen in het
actiecentrum Bijzondere Uitvaartzorg
 Verstrek de taakkaart aan de Casemanager
 Casemanager Bijzondere Uitvaartzorg
 Neem voor Personele, Facilitaire, ICT en Catering Ondersteuning contact op
met de Teamleider Ondersteuning
 Schat bij aanvang van het incident in hoe lang het proces Bijzondere
Uitvaartzorg gaat duren en maakt een aflossingsschema. Doe dit in overleg
met de Teamleider Ondersteuning
 Doe nooit mededelingen aan pers en omstanders, maar verwijs naar de
medewerker Pers- en Publieksvoorlichting.
 Bedenk dat de uitspraken die u doet door burgers worden uitgelegd als zijnde
uitspraken van de gemeente!
Hoofd Publieke Zorg
Teamleider
Opvang
Teamleider
Primaire Levensbehoeften
Teamleider
Bijzondere Uitvaartzorg
Casemanager
Bijzondere Uitvaartzorg
Monuta
Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg
24
Taken
Inhoud
Lid van Cluster Managementteam –
Publieke Zorg



Voorzitten van Team Bijzondere
Uitvaartzorg




Tussentijdse briefing


Debriefing

Financiële middelen
Afstemming met actiecentrum
Verwanteninformatie


Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg
Neem deel aan het overleg van het Cluster Managementteam –
Publieke Zorg
Bewaak in het Cluster Managementteam Publieke Zorg de
afstemming van het Actiecentrum Bijzondere Uitvaartzorg met de
overige actiecentra (onder meer Actiecentrum Verwanteninformatie)
Stel het Cluster Managementteam Publieke Zorg direct op de hoogte
van ontwikkelingen die van invloed zijn op de beeld- en besluitvorming
Geef advies aan het Hoofd Publieke Zorg
Zit het team Bijzondere Uitvaartzorg voor
Vertaal de operationele opdrachten van het Managementteam
Publieke Zorg in operationele opdrachten voor het Actiecentrum
Bijzondere Uitvaartzorg
Houd een briefing en legt uit:
- Wat is er gebeurd?
- Wat gaat er gebeuren?
- Wie gaat wat doen?
- Wat zijn de veiligheidsinstructies?
- Wat is het ‘beleid’?
Maak een vergaderklok
Leg uit:
- Wat is er verder gebeurd?
- Wat gaat er verder gebeuren?
- Wie gaat wat verder doen?
- Wat zijn de nieuwe veiligheidsinstructies?
- Wat is het verdere ‘beleid’?
Leg uit:
- Wat is er in totaliteit gebeurd?
- Wie gaat wat als afsluiting doen?
- Wat gaat er als nazorg gebeuren?
Laat financiële uitgaven accorderen door het Hoofd Publieke Zorg
Zorg voor afstemming met de teamleider Verwanteninformatie zodat:
- Monuta samen met de Casemanager Bijzondere
Uitvaartzorg in staat is om de nabestaanden gericht te informeren.
- Het team Verwanteninformatie zich concentreert op het registreren
van de zoekvraag, de verificatie en het verstrekken van informatie
over gewonden.
25
TAAKKAART
Casemanager Bijzondere Uitvaartzorg
Doel van het proces
Bijzondere Uitvaartzorg
Samenstelling cluster Publieke
zorg
Doelgroep proces
Alarmering door
Neemt plaats in
Vindplaats draaiboeken
Eerste taak na alarmering
Algemene aandachtspunten
Op zorgvuldige wijze zorg dragen voor Bijzondere Uitvaartzorg en/of
rouwverwerking die daarmee gepaard kan gaan.
Het deelproces Bijzondere Uitvaartzorg maakt deel uit van het cluster Publieke
Zorg dat – naast Bijzondere Uitvaartzorg – bestaat uit de volgende processen:
 Opvang
 Primaire Levensbehoeften
 Overledenen
 Nabestaanden
 Betrokkenen
 Hulpverleners
De Ambtenaar Rampenbestrijding met behulp van een belcomputer
(Communicator).
 Actiecentrum Bijzondere Uitvaartzorg
Hard copy: <<Locatie>> in kamer/zaal <<………>>
Digitaal: <<website gemeente>>
Neem contact op met de Teamleider Bijzondere Uitvaartzorg
 Doe nooit mededelingen aan pers en omstanders, maar verwijs naar de
medewerker Pers- en Publieksvoorlichting.
 Bedenk dat de uitspraken die u doet door burgers worden uitgelegd als zijnde
uitspraken van de gemeente!
 De casemanager is er in de eerste plaats voor nabestaanden.
 De casamanager werkt indien gewenst samen met Monuta.
Hoofd Publieke Zorg
Teamleider
Opvang
Teamleider
Primaire Levensbehoeften
Teamleider
Bijzondere Uitvaartzorg
Casemanager
Bijzondere Uitvaartzorg
Monuta
Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg
26
Taken
Inhoud
Lid van het Team Bijzondere
Uitvaartzorg

Samenwerking met Monuta
Afstemming Actiecentrum
Verwanteninformatie
Aanspreekpunt
Identificatie van overledenen
“Slecht-nieuws-boodschap”
Vrijgeven van namen
Stille tochten
Herdenkingsbijeenkomsten
Media
Aandachtspunten
Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg
Neem deel aan het overleg van het Team (actiecentrum) Bijzondere
Uitvaartzorg
 Geef advies aan de Teamleider
 Onderhoud vanaf het begin tot aan het einde van het proces
Bijzondere Uitvaartzorg zeer nauwe contacten met Monuta.
 Rolverdeling Monuta en Casemanager
Monuta: is de inhoudelijk deskundige op het gebied van Bijzondere
Uitvaartzorg
Casemanager: is de “gids” voor Monuta binnen de gemeenten
 Onderhoud contacten met de Teamleider Verwanteninformatie. De
Teamleider Verwanteninformatie verstrekt aan de Casemanager:
Actiecentrum informatie over de overledene(n).
 Is samen met Monuta het aanspreekpunt van en naar individuele
betrokken familie van overledene(n)
 Neem contact op met het Landelijk Team Forensische Opsporing
(LFTO) telefoonnummer <<nummer>> om de overledenen te
identificeren.
 Het wordt ten stelligste afgeraden dat de gemeente solistisch opereert
in het brengen van de “slecht-nieuws-boodschap”
 Het brengen van de “slecht-nieuws-boodschap” aan de nabestaanden
gebeurt daarom in samenwerking met Monuta.
Het vrijgeven van de namen gebeurt onder de volgende voorwaarden:
 De nabestaanden zijn eerst door de Casemanager en Monuta van het
overlijden in kennis gesteld.
 Het Landelijk Team Forensische Opsporing heeft de overledene(n)
geïdentificeerd.
 De namen zijn doorgeven aan de Burgemeester die opdracht geeft tot
het vrijgeven van namen.
 Organiseer “stille tochten” in samenwerking met Monuta. De
gemeente voert de regie!
 Politie is verantwoordelijk voor de Orde Handhaving en Handhaving
Mobiliteit
 Organiseer “herdenkingsbijeenkomsten” in samenwerking met
Monuta. De gemeente voert regie.
 Politie is verantwoordelijk voor de Orde Handhaving en Handhaving
Mobiliteit
 Het begeleiden van de media voor, tijdens en na de plechtigheid is
een verantwoordelijkheid van de Teamleider Pers- en
Publieksvoorlichting.
 Breng Monuta in contact met de Teamleider Pers- en
Publieksvoorlichting zodat Monuta kan adviseren.
 Het is aan de familie van de nabestaanden om een
begrafenisondernemer te kiezen. De gemeente of Monuta kan hierin
slechts adviseren.
 Monuta coördineert de verschillende betrokken
begrafenisondernemers.
27
Bijlage 11.1 : Checklist Stille Tocht
Doelstelling

Het realiseren organiseren van een stille tocht, en het eventueel plaatsen
van een gedenkteken.
Eerst verantwoordelijk

Team Bijzondere Uitvaartzorg
Voorbereiding in
samenwerking met








Voorlichting
Wegen & Verkeer
GHOR
GGD
Politie
Vervoersbedrijf
SoZa
Buitendienst
Inschakelen derden





Nabestaanden
Families slachtoffers
Overheid
Politie
Tolkencentrum
Aandachtpunten

Communicatie met:
Nabestaanden (Contactgroep)
Slachtoffers
Bevolking
Overheid
Media
Sprekers
Genodigden (VIPS)
Eigen personeel
Plaatselijke horeca/winkeliers
Vervoer nabestaanden
Parkeergelegenheid
Media
Bewaking
Psychosociale opvang
Opbouw infrastructuur






Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg
28
Bijlage 11.2 : Checklist Herdenkingsdienst
Doelstelling/taak
Eerstverantwoordelijk
Voorbereiding in
samenwerking met:
Inschakelen derden
Aandachtspunten
Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg
Het binnen een termijn van vier tot zeven werkdagen organiseren van een
herdenkingsbijeenkomst.
 Team Bijzondere Uitvaartzorg
 Communicatie
 GHOR
 GGD
 Politie
 Vervoersbedrijf
 SoZa
* Buitendienst
 Nabestaanden (contactpersonen per familie)
 Families slachtoffers
 Vertegenwoordigers lokale bevolking
 Media
 Ministerie VWS
 Ministerie BZK/NCC
 Commissaris van de Koningin/provincie
 RIAGG
 Rode Kruis
 Huisartsen
 Vertegenwoordigers geestelijke stromingen
 Stichting Korrelatie
 Islamitische vereniging / stichting
 Bepalen locatie
 Coördineren en realiseren van de opbouw en de inrichting van de
herdenkingslocatie
 Afzetten locatie
 EHBO-post
 Vaststellen perslocatie/locatie opvang media
 Tijdslimiet
 Podium
 Geluid/muziek
 Beeld
 Aankleding (bloemen, kaarsen)
 Sanitaire voorzieningen
 Stoelen etc
 Parkeergelegenheid
 Bewaking
 Koffie/thee ed.
 Opvang genodigden
 Vervoer nabestaanden (taxi’s)
 Speciaal vervoer voor gewonden
 Vervoer VIP’s
 Openbaar Vervoerplan
 Overnachting nabestaanden
 Opvang/aanspreekpunt op ns/ov-stations, luchthaven
 Overnachting regelen in afgeschermde locatie (hotel Parkeergelegenheid
voor overige genodigden (afgeschermd)
 Toegangscontrole (pasjes/badges)
 Psychosociale opvang
 Afschermen nabestaanden/familieleden voor derden (o.a. voor de media)
29
 Gelegenheid bieden om na te praten/emoties te verwerken (op
loopafstand van de locatie waar de herdenkingsbijeenkomst heeft
plaatsgevonden, te reserveren tijd minimaal 1 á 2 uur)
 Hoogwaardigheidsbekleders (Koningin, burgemeester en
Vertegenwoordigers van geestelijke stromingen) dienen aanwezig te zijn
 Rustig de tijd nemen voor alle aspecten van de bijeenkomst
 Voldoende (ervaren) personeel belast met opvang
 Rekening houden met verschillende culturen
 Inschakelen Tolkencentrum
 Communicatie met betrokkenen (1 contactpersoon per familie)
 Opvang via telefoon (stichting Korrelatie)
 Bepalen opvanglocatie, incl. benodigde voorzieningen
 Voldoende (ervaren) personeel belast met opvang
















Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg
Communicatie met:
Nabestaanden
Slachtoffers
Bevolking
Overheid
Media
Sprekers
Genodigden (VIPS)
Eigen personeel
Plaatselijke horeca/winkeliers
Overigen
Media (regels vaststellen)
Inhoud
Aard bijeenkomst
Sprekers
Duur bijeenkomst
30
Draaiboek Bijzondere Uitvaartzorg
31