Het onderzoeksmodel - Duurzame Bedrijfsvoering Overheden
advertisement
Een kwestie van doen! Het verankeren van ‘Duurzaam Inkopen’ bij de gemeente ’s-Hertogenbosch. ‘s-Hertogenbosch, juni 2006 ‘Duurzaam Inkopen’, een kwestie van doen! Het verankeren van ‘Duurzaam Inkopen’ bij de gemeente ‘s-Hertogenbosch. Eindrapport ‘s-Hertogenbosch, 8 juni 2006 Afstudeerperiode: februari-juni 2006 Afstudeerder: Claudia Colijn Studentnummer: 1103092 Begeleider: Dhr. Tutelaers Coach 1: Dhr. Adriaansen Coach 2: Dhr. Kazus Conceptrapport Claudia Coijn 1 Voorwoord Als vierdejaars student Management, Economie en Recht aan de Avans Hogeschool te Breda, heb ik in de periode februari tot en met juni 2006 een afstudeeropdracht verricht bij de gemeente ’s-Hertogenbosch. De opdracht is gericht op het onderzoeken naar de mogelijkheden om ‘Duurzaam Inkopen’ te verankeren in het huidige inkoopproces. Hiertoe dient het begrip ‘Duurzaamheid’ gemeentebreed gevisualiseerd te worden. Dit, om draagvlak te kunnen creëren. In dit rapport kunt u het uitgevoerde onderzoek en de daaruit voortvloeiende adviezen terugvinden. Het rapport is in eerste instantie geschreven voor de Concern Milieucoördinator van de gemeente ’s-Hertogenbosch. Vanuit zijn functie wil hij de mogelijkheden met betrekking tot ‘Duurzaam Inkopen’ inzichtelijk hebben. Ook is dit rapport input voor een Collegevoorstel. Verder verschaft dit rapport informatie voor inkopers. Graag wil ik hierbij een aantal mensen bedanken. Allereerst mijn bedrijfsbegeleider dhr. Tutelaers en mijn coaches vanuit de opleiding dhr. Adriaansen en dhr. Kazus. Daarnaast wil ik alle mensen bedanken die ik heb gesproken tijdens interviews en die mij hebben geholpen in de vorm van informatieverschaffing en gediend hebben als vraagbaak. In het bijzonder bedoel ik hier de Inkoopcoördinatoren. Tenslotte wil ik de gehele afdeling Beheer Openbare Ruimte bedanken, hoewel mijn opdracht niet onder deze afdeling thuishoorde, maar betrekking had op de gehele gemeente, heb ik mij op deze afdeling vanaf het begin ‘thuis’ gevoeld. Claudia Colijn ‘s-Hertogenbosch, juni 2006 Conceptrapport Claudia Coijn 2 Inhoudsopgave MANAGEMENT SAMENVATTING ........................................................................................................... 4 1 INLEIDING EN PROBLEEMSTELLING ......................................................................................... 5 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2 ACHTERGROND ‘DUURZAAM INKOPEN’ ................................................................................. 12 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3 EEN DUIDELIJKE BESCHRIJVING VAN ‘DUURZAAM INKOPEN’ ............................................................. 12 GOEDE VOORBEELDEN ‘DUURZAAM INKOPEN’ .................................................................................... 13 DE EUROPESE GEMEENSCHAP ............................................................................................................. 14 DE NATIONALE MINISTERIES ................................................................................................................ 15 DE PROVINCIE....................................................................................................................................... 17 DE EIGEN GEMEENTELIJKE ORGANISATIE............................................................................................ 18 HUIDIGE STAND VAN ZAKEN MET BETREKKING TOT ‘DUURZAAM INKOPEN’ .. 19 3.1 3.2 4 ALGEMENE INFORMATIE ........................................................................................................................ 5 BRANCHE- EN BEDRIJFSONTWIKKELINGEN ........................................................................................... 6 PROBLEEMSTELLING .............................................................................................................................. 7 DE OPDRACHTFORMULERING................................................................................................................. 7 PLAN VAN AANPAK .................................................................................................................................. 8 HET ONDERZOEKSMODEL....................................................................................................................... 9 INVENTARISATIE AAN DE HAND VAN DE ‘MENUKAARTEN’ ................................................................... 19 DUURZAAMHEIDSMETER...................................................................................................................... 22 INKOOPPROCES EN INKOOPBELEID ........................................................................................ 23 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 COMMUNICATIE .................................................................................................................................... 23 PROTOCOL AANBESTEDEN.................................................................................................................... 26 ‘DUURZAAM INKOPEN’ IN HET PROTOCOL AANBESTEDEN .................................................................. 28 ‘DUURZAAM INKOPEN’ IN HET INKOOPPROCES .................................................................................... 29 HANDLEIDING INKOPEN....................................................................................................................... 31 ‘DUURZAAM INKOPEN’ IN DE HANDLEIDING INKOPEN ....................................................................... 32 ALGEMENE VOORWAARDEN VAN DE GEMEENTE ‘S-HERTOGENBOSCH ............................................... 35 ‘DUURZAAM INKOPEN’ IN DE ALGEMENE VOORWAARDEN VAN DE GEMEENTE ’S-HERTOGENBOSCH 35 DE STANDAARD .................................................................................................................................... 36 ‘DUURZAAM INKOPEN’ IN DE STANDAARD ...................................................................................... 36 CONCLUSIES .................................................................................................................................................. 37 AANBEVELINGEN ........................................................................................................................................ 38 5 IMPLEMENTATIEPLAN..................................................................................................................... 40 5.1 5.2 5.3 5.4 MARKETING EN COMMUNICATIE .......................................................................................................... 40 DRAAGVLAK .......................................................................................................................................... 40 COMMUNICATIEPLAN ........................................................................................................................... 42 HET VERANKEREN VAN ‘DUURZAAM INKOPEN’ BIJ DE GEMEENTE ‘S-HERTOGENBOSCH ................... 44 LITERATUURLIJST ..................................................................................................................................... 45 Conceptrapport Claudia Coijn 3 Management samenvatting De gemeente ’s-Hertogenbosch behoort tot een van de grootste gemeenten van de provincie Noord-Brabant. Zij heeft als enige gemeente in Nederland het ISO 14001 certificaat voor de gehele gemeentelijke organisatie ontvangen. Bij de audits voor dit certificaat is naar voren gekomen dat ‘Duurzaamheid’ onvoldoende is geborgd bij de inkoop. Om tot een goed advies te kunnen komen is voor dit onderzoek een onderzoeksmodel opgesteld, het zogenaamde Communicatie, Duurzaamheid & Inkopen (CDI) model. Dit model is aan de hand van drie andere modellen samengesteld en heeft verscheidene onderzoeksvragen opgeleverd. De onderzoeksvragen hebben dit rapport zijn verdere inhoud gegeven. ‘Duurzaam Inkopen’ houdt in; het toepassen van milieu- en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze milieu- en sociale aspecten voldoet. Om duurzaam te kunnen inkopen moet eerst bekendheid ontstaan met het begrip ‘Duurzaamheid’. In dit rapport wordt allereerst bekeken wat de achtergrond van ‘Duurzaam Inkopen’ is en dit zowel internationaal, als op nationaal, provinciaal en gemeentelijk niveau. Vooral de uispraak van staatssecretaris van Geel van het ministerie van VROM dat in 2010 de overheid voor minstens de helft van alle aanbestedingen ‘Duurzaam’ moet inkopen speelt een grote rol. Onderzocht is hoe ‘Duurzaam Inkopen’ bij de gemeente ’s-Hertogenbosch verankerd kan worden in het inkoopproces. Hiertoe is onder andere een inventarisatie verricht over de mate van ‘Duurzaamheid’ van de huidige inkooppakketten. Hiervoor zijn de inkooppakketten met de daarbij opgestelde ‘Menukaarten’ gebruikt, deze zijn samengesteld door het agentschap SenterNovem. Uit de inventarisatie komt voornamelijk naar voren dat de nazorg onvoldoende scoort. Hiertoe dient het contractbeheer van de gemeente ’s-Hertogenbosch verbeterd te worden. Bovendien moet er meer gecommuniceerd worden met de gebruikers. Wat opvalt, is dat bij vele inkooppakketten al duurzaamheidsaspecten zijn meegenomen, dit gebeurd echter enkel op ad hoc basis en is afhankelijk van de desbetreffende inkoper. Ook geeft dit geen zekerheid voor toekomstige aankopen. Vervolgens komt in dit rapport naar voren in welke delen van het inkoopproces en inkoopbeleid ‘Duurzaamheid’ opgenomen kan worden. Voor de gemeente ’s-Hertogenbosch zou dit betekenen, het opnemen van een ‘Duurzaamheidsparagraaf’ in het Protocol Aanbesteden en het aanpassen van de Handleiding Inkopen. Verder zouden de Algemene Voorwaarden en ‘De Standaard’ aangepast kunnen worden. In de verschillende overlegstructuren dient herhaaldelijk aandacht besteed te worden aan ‘Duurzaam Inkopen’. Op deze manier kan ook gemonitord worden wat de voortgang is op het gebied van ‘Duurzaam Inkopen’. De personen uit de verschillende overlegstructuren kunnen tevens dienen als zogenaamde ambassadeurs van ‘Duurzaam Inkopen’. Dit om kennis te verspreiden en draagvlak te creëren. Bij de individuele inkopers is wel degelijk draagvlak voor ‘Duurzaam Inkopen’ er heerst momenteel echter nog veel onduidelijkheid over dit onderwerp. Een beslissing vanuit het Ambtelijk Management Team en het College van Burgemeester en Wethouders zou een extra stimulans tot ‘Duurzaam Inkopen’ zijn. Conceptrapport Claudia Coijn 4 1 Inleiding en probleemstelling In de hedendaagse samenleving zijn ‘Duurzaamheid’ en maatschappelijke verantwoordelijkheid, populaire en veelgebruikte woorden. Fabrikanten adverteren met duurzame en verantwoorde producten, banken brengen duurzaam bankieren en duurzaam beleggen op de markt, organisaties benoemen in hun sociale jaarverslagen hun maatschappelijke verantwoordelijkheden en keurmerken betreffende ‘eerlijke’ productie- en werkmethoden schieten uit de grond. Zelfs de Nederlandse overheid komt met initiatieven als duurzaam bouwen, duurzaam ondernemen en ‘Duurzaam Inkopen’. Daarnaast is merkbaar dat ook steeds meer consumenten kiezen voor koffie met het ‘Max Havelaar’ keurmerk en het liefst een tuinbank aanschaffen die gemaakt is van FSC-Hout. Door middel van het agentschap SenterNovem verzorgt de overheid zelf de communicatie op het gebied van ‘Duurzaam Inkopen’. Dit is echter niet het enige waaruit blijkt dat zij ‘Duurzaam Inkopen’ een belangrijk onderwerp vinden. De uitspraak van Staatssecretaris van Geel van het ministerie van VROM onderstreept dit nog eens: ,,In 2010 moet de overheid minstens de helft van alle aanbestedingen groen inkopen.” Het totale inkoopvolume van de overheid is zeer groot (ruim 30 miljard euro). Door dat bedrag te besteden aan duurzame producten ontstaat een vermindering van de milieubelasting. 1.1 Algemene informatie Afbeelding 1: Stadskantoor, Wolvenhoek 1 te ‘s-Hertogenbosch De gemeente ’s-Hertogenbosch behoort, als lokale overheidsinstelling, tot één van de vijf grootste gemeenten van Noord-Brabant. Dit samen met de gemeenten Tilburg, Breda, Eindhoven en Helmond, zij worden ook wel de ‘B5’ genoemd. De gemeente ’s-Hertogenbosch beschikt over een ambtenarenapparaat van ruim 1400 FTE’s. Deze ambtenaren zijn verdeeld over vijf verschillende sectoren, waarvan de meeste zijn gevestigd in het Stadskantoor (zie afbeelding 1). De verschillende sectoren hebben ieder hun eigen doelstelling en hoofdtaken. De volgende sectoren worden onderscheiden12: Bestuurszaken; Cultuur, Welzijn en Sociale zaken; Financiën, ICT en belastingen; Stadsontwikkeling en; Stadsbedrijven. 1 Bron: www.s-hertogenbosch.nl/verordeningen/file.pdf 2 In de bijlagen is een organogram met beschrijving terug te vinden Conceptrapport Claudia Coijn 5 De sectoren worden aangestuurd door de volgende twee organen: Het Ambtelijk Management Team. Het AMT treedt op als directie van de ambtelijke organisatie en is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van beleid en beheer. Het Sector Management Team. Het SMT treedt op als directie van de sector en is ambtelijk verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van beleid en beheer van de eigen sector. 1.2 Branche- en bedrijfsontwikkelingen Als enige gemeente in Nederland is de gemeente ’s-Hertogenbosch gemeentebreed ISO 14001 gecertificeerd. Sinds 2002 geldt dit certificaat voor de gehele organisatie. Dit certificaat is verkregen door het invoeren van het Gemeentelijke Milieuzorg Systeem (GMS). Op 7 maart zijn er weer gemeenteraadsverkiezingen geweest. Ook voor de gemeente ’sHertogenbosch brengt dit spanningen met zich mee. De vraag is natuurlijk welke weg het nieuwe bestuur de komende vier jaar in gaat slaan en welke koerswijzigingen dit met zich meebrengt. De Wet Dualisering Gemeentebestuur geldt sinds 7 maart 20023. De wet wijzigt de Gemeentewet. Een belangrijke verandering ten opzichte van de oude Gemeentewet is de scheiding van bevoegdheden en posities van raad en college. Hierdoor ontstaat een 'dualistisch stelsel' of 'dualisme'. Raad en college vervullen ieder een eigen functie, wat de kwaliteit, doeltreffendheid en efficiëntie van gemeenten ten goede komt: het college houdt zich bezig met bestuur; de raad stelt hiervoor de kaders, controleert het bestuur en vertegenwoordigt de burgers. De gemeente ’s-Hertogenbosch geeft zijn eigen invulling aan de Wet Dualisering Gemeentebestuur. Zij wil zich een meer extern gerichte bestuursstijl eigen maken4. Daarnaast wil de gemeente ’s-Hertogenbosch zich klantgerichter opstellen. Dit komt naar voren in de digitalisering. Een voorbeeld hiervan is de ‘DigiD’ waar op het moment veel publiciteitsuitingen over plaatsvinden, onder andere door een reclamecampagne. Vanuit de Rijksoverheid komt naar voren dat Duurzaamheid een belangrijk speerpunt is. Staatssecretaris van Geel van het ministerie van VROM, heeft uitgesproken dat lokale overheden per 2010 minimaal 50% duurzaam moeten inkopen. Voor de Rijksoverheid is zelfs uitgesproken, op aandringen van de Tweede Kamer, dat dit 100% moet zijn. Binnen de sectoren en afdelingen van de gemeente ’s-Hertogenbosch zijn ook ontwikkelingen gaande, deze zijn als volgt5: Activiteiten in het kader van het Wijkgericht Werken. Het wijkgericht werken (WGW) is belangrijk voor de gemeente ’s-Hertogenbosch. De sector Stadsbedrijven heeft hierin een coördinerende functie. Afdelingen worden gevraagd hun acties aan te geven in het kader van het wijkgericht werken. 3 Bron: www.vernieuwingsimpuls.nl 4 Bron: Intranet van de gemeente ’s-Hertogenbosch 5 Bron: Intranet van de gemeente ‘s-Hertogenbosch Conceptrapport Claudia Coijn 6 Revitalisering van het kwaliteitssysteem. Het belang van het kwaliteitssysteem voor de sector Stadsbedrijven is duidelijk (ISOcertificering en INK). Het draagvlak binnen de afdelingen dient te worden vergroot. Afdelingen geven aan hoe zij dit denken te bereiken. De focus moet zijn gericht op meer resultaatgerichte afspraken en minder tekst. Front office organisatie. De gebruikers van de gemeentelijke voorzieningen geven aan dat het moeilijk is onderscheid te maken tussen de verantwoordelijkheden van Beheer Openbare Ruimte, Afvalstoffendienst en Stadstoezicht. Dit gegeven en de generieke insteek van meer externe gerichtheid, resulteren in een onderzoek hoe de samenwerking “aan de poort” kan worden afgestemd. Op die manier kan voor gebruikers een heldere situatie ontstaan. Er is besloten om milieumanagement volledig te integreren in de binnen de gemeente operationele Planning & Control Cyclus. Hierdoor kan maximaal worden aangesloten bij de gebruikelijke werkwijze binnen het organisatieonderdeel. 1.3 Probleemstelling Het probleem dat de gemeente ’s-Hertogenbosch heeft is dat ‘Duurzaam Inkopen’ momenteel niet in het standaard inkoopproces geborgd is. Ook in het Protocol Aanbesteden is geen onderwerp met betrekking tot ‘Duurzaam Inkopen’ opgenomen. Aangezien de gemeente wel gemeentebreed ISO 14001 gecertificeerd is, zouden zij graag zien dat ook ‘Duurzaam Inkopen’ als onderdeel wordt opgenomen. Er wordt momenteel wel duurzaam ingekocht maar dit is geen vereiste, op dit moment ligt het in de handen van de desbetreffende inkoper. Verder leeft het begrip ‘Duurzaamheid’ nog niet voldoende binnen de organisatie. Bovendien is er gebrek aan kennis over zowel ‘Duurzaam Inkopen’ als het begrip ‘Duurzaamheid’. Ook ontbreken er gegevens met betrekking tot deze onderwerpen of deze zijn wel aanwezig maar niet geordend. Als laatste is ook het ontbreken van draagvlak een belangrijk probleem. 1.4 De opdrachtformulering De gemeente ’s-Hertogenbosch een handreiking bieden, zodat ‘Duurzaam Inkopen’ verankerd kan worden in het huidige inkoopproces en het begrip ‘Duurzaamheid’ gemeentebreed gevisualiseerd wordt. 1.4.1 Invloed branche en bedrijfsontwikkelingen op de opdracht Zowel branche- als bedrijfsontwikkelingen hebben invloed op de opdracht. De ISO 14001 certificering brengt verplichtingen met zich mee op het gebied van milieu en duurzaamheid. Ook de uitspraak van staatssecretaris van Geel heeft invloed op de gemeente ’sHertogenbosch als lokale overheid en ook op mijn opdracht. Het zijn de verplichtingen, die door de staatssecretaris worden uitgesproken, die direct invloed hebben op mijn opdracht. ‘Duurzaam Inkopen’ zal niet langer alleen een goed voornemen kunnen blijven, maar wordt ook van bovenaf gestimuleerd en opgelegd. Conceptrapport Claudia Coijn 7 1.5 Plan van aanpak De opdracht bij de gemeente ’s-Hertogenbosch betreft een onderzoek. Voor dit onderzoek dient allereerst een onderzoeksmodel samengesteld te worden. Vervolgens worden uit dit model onderzoeksvragen geformuleerd. Om deze vragen te kunnen beantwoorden dient daarna verder onderzoek plaats te vinden. Onderzocht gaat worden hoe de huidige situatie op het gebied van inkoop is en hoe ‘Duurzaam Inkopen’ in deze huidige situatie verankerd kan worden. Ook wordt er bekeken vanuit welke achtergrond ‘Duurzaam Inkopen’ gestimuleerd wordt. Verder wordt een duidelijke omschrijving van het begrip ‘Duurzaam Inkopen’ gegeven, met voorbeelden, zodat het onderwerp gevisualiseerd wordt. Vervolgens wordt ‘Duurzaamheid’ gecommuniceerd binnen de gehele organisatie. Het onderzoek behelst verder een inventarisatie van de huidige situatie. Dit aan de hand van de menukaarten van SenterNovem. Een methode die afgestemd is op gemeenten en andere overheidsinstellingen. Bovendien moet gekeken worden hoe deze methode gebruikt kan worden om in de toekomst ‘Duurzaam Inkopen’ te kunnen verankeren in het inkoopproces. Een laatste onderdeel van de opdracht, het visualiseren van ‘Duurzaamheid’, is vooral noodzakelijk bij de implementatie. Dit om een beeld te geven van ‘Duurzaamheid’ waardoor het onderwerp in zijn geheel meer gaat leven binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch. Hiertoe zal de milieubelasting geïnventariseerd worden aan de hand van de ‘Milieubarometer’. Dit houdt een inventarisatie in van de volgende gebieden; energie, water, afval, emissies, transport en papierverbruik. Dit minimaal over de jaren 2004 en 2005. Hierbij zal 2004 als referentiejaar fungeren. De uitkomsten die gepresenteerd worden door middel van de ‘Milieubarometer’ geven een beeld van het begrip ‘Duurzaamheid’ bij de gemeente ’sHertogenbosch. Bij de implementatie kan deze barometer gebruikt worden. Verder staat de ‘Milieubarometer’ los van ‘Duurzaam Inkopen’ en zal dus ook pas in de implementatie terug te vinden zijn. 1.5.1 Resultaten De beoogde resultaten van de opdracht zijn concrete producten waardoor ‘Duurzaam Inkopen’ verankerd kan worden in het inkoopproces. Verder dient de ‘Milieubarometer’ ingevuld te zijn, zoals ook hierboven is vermeld. Ook moet er een implementatieplan zijn waardoor ook in de toekomst ‘Duurzaam Inkopen’ geborgd blijft in het inkoopproces en waarin ook het gebruik van de ‘Milieubarometer’ wordt verwerkt. 1.5.2 Opdrachteisen De belangrijkste eis waar de opdracht aan dient te voldoen is dat deze gedragen moet worden binnen de organisatie. Simpelweg een clausule ‘Duurzaam Inkopen’ opnemen in het inkoopproces is niet voldoende. Het onderwerp moet leven. Hiertoe moet het begrip ‘Duurzaamheid’ gaan leven binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch. Verder moet de oplossing passen binnen de visie en doelstellingen van de gemeente ’s-Hertogenbosch. Conceptrapport Claudia Coijn 8 1.6 Het onderzoeksmodel Aan de hand van de definitieve opdrachtformulering is een model samengesteld, in het plan van aanpak is reeds aangegeven dat dit model gebruikt is om onderzoeksvragen af te leiden. De opdracht wordt hieronder nog eens gemeld: De gemeente ‘s-Hertogenbosch een handreiking bieden, zodat ‘Duurzaam Inkopen’* verankerd kan worden in het huidige inkoopproces** en het begrip ‘Duurzaamheid’ gemeentebreed gevisualiseerd*** wordt. In bovenstaande opdracht zijn drie onderdelen vet gemaakt, dit omdat deze drie onderdelen verantwoordelijk zijn voor de keuze van de drie modellen. Met behulp van deze drie modellen is een nieuw model samengesteld van waaruit het onderzoek gehouden kan worden. *Duurzaam Inkopen Hiertoe is gekozen voor de groeistrategie van SenterNovem. SenterNovem is een organisatie die zich op gebied van ‘Duurzaam Inkopen’ goed heeft ontwikkeld. Zij stimuleren ‘Duurzaam Inkopen’ bij overheidsinstellingen, ondermeer door de Handreiking Duurzaam Inkopen en Aanbesteden. Aangezien onderzocht wordt op welke wijze ‘Duurzaam Inkopen’ bij de gemeente ’s-Hertogenbosch geïmplementeerd dient te worden, wordt ‘Duurzaam Inkopen’ gestimuleerd. De door hen ontwikkelde groeistrategie sluit dus goed aan bij de opdracht. **Inkoopproces Hiertoe is gekozen voor het racewagenmodel. Het racewagenmodel beschrijft het inkoopproces van de klant tot aan de leverancier. Binnen de verschillende fases (specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg) moet gekeken worden hoe ‘Duurzaamheid’ hier een onderdeel van kan worden. En in welke fase(s) ‘Duurzaamheid’ meegenomen dient te worden. ***Gemeentebreed gevisualiseerd Het visualiseren van ‘Duurzaamheid’ is een bewustwordingsproces. Mensen moeten gemotiveerd worden, bovendien speelt hierbij een juiste communicatie een grote rol. De kennis, vaardigheden en houding met betrekking tot ‘Duurzaamheid’ en ‘Duurzaam Inkopen’, moeten bij de medewerkers ontwikkeld worden. Dit kan door communicatie, training en motivatie. Hiertoe is gekozen voor de drie wegen tot verandering en ontwikkeling6. 6 In de bijlagen worden de drie modellen verder toegelicht. Conceptrapport Claudia Coijn 9 Inkoop Organisatiebeleid Inkoopbeleid Organisatie Methoden & Personeel & Procedures (interne) Klanten CDI-model (Communicatie, Duurzaamheid & Inkopen) Speci Selec Contrac Bestel Bewaken Nazorg ficeren teren teren len Leveranciers Informatievoorziening Prestatie indicatoren Duurzaamheid Organisatiebeleid Communicatie Ondersteunende processen Training Motivatie Communicatie Vaardigheden Houding Kennis Goede voorbeelden van DI Kabinetsbesluit Schriftelijke informatie over DI Deelnameverklaring Europese aanbestedingsrichtlijnen DI vastgelegd in beleid Monitoring Evaluatie van beleid Conceptrapport Marketing en communicatie Claudia Coijn 10 1.6.1 Toelichting op het CDI-model De groeistrategie van SenterNovem is gebruikt als basis voor dit model. Echter zijn maar twee van de drie dimensies van deze strategie overgenomen, namelijk ‘Organisatiebeleid’ en ‘Ondersteunende processen’. ‘Productgroepen’ is bewust weggelaten omdat er niet iedere vier maanden een andere productgroep aandacht gaat krijgen. Bij de gemeente ’sHertogenbosch wordt met betrekking tot de productgroep ‘op de trein gesprongen die langs rijdt’. Dit wil zeggen dat de productgroep die op een bepaald moment wordt aanbesteed de aandacht krijgt en dat dit niet onderverdeeld wordt per vier maanden. Het organisatiebeleid dat voor de opdracht van belang is, is het inkoopbeleid. Boven de dimensie ‘Organisatiebeleid’ is dan ook het gehele racewagenmodel terug te vinden. Op deze wijze kan ‘Duurzaamheid’ verwerkt worden in de verschillende fases van het inkoopproces (specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg). Als laatste is naast de dimensie ‘Ondersteunende processen’ (waarvan marketing en communicatie er één is) het onderdeel communicatie nog extra weergegeven. Communicatie is immers de kern van motivatie en ontwikkeling van medewerkers. 1.6.2 Onderzoeksvragen en opbouw van het rapport Uit het onderzoeksmodel kunnen de volgende onderzoeksvragen afgeleid worden: Onderzoek Wat is de achtergrond met betrekking tot ‘Duurzaam Inkopen’? Hoe verlopen het huidige inkoopproces en inkoopbeleid? In hoeverre worden in het huidige inkoopproces en inkoopbeleid ‘Duurzaamheid’ meegenomen? Op welke wijze kan ‘Duurzaam Inkopen’ in het inkoopproces en inkoopbeleid verankerd worden? Hoe dienen de ondersteunende processen ingevuld te worden? Implementatieplan Hoe dienen de ondersteunende processen ingevuld te worden? Op welke wijze kan er draagvlak gecreëerd worden voor ‘Duurzaam Inkopen’? Op welke wijze dient ‘Duurzaamheid’ binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch gecommuniceerd te worden? In dit hoofdstuk is beschreven hoe de gemeente ’s-Hertogenbosch in elkaar zit en wat de definitieve opdrachtformulering voor het onderzoek is geworden. Aan de hand hiervan zijn onderzoeksvragen geformuleerd, deze zijn afgeleid van het CDI-model. In de volgende hoofdstukken zullen de verschillende onderzoeksvragen aan bod komen. De eerste vijf vragen worden behandeld in het eerste gedeelte van het rapport. Allereerst volgt in hoofdstuk 2 een beschrijving van het begrip ‘Duurzaam Inkopen’ (onderdeel van de ondersteunende processen) gevolgd door de achtergrond met betrekking tot ‘Duurzaam Inkopen’. In hoofdstuk 3 is de inventarisatie van de huidige situatie terug te vinden. In hoofdstuk 4 worden het huidige Inkoopbeleid en Inkoopproces nader toegelicht om vervolgens te beschrijven hoe ‘Duurzaamheid’ hierin opgenomen kan worden. Voordat in het implementatieplan een uitwerking van de overige vragen terug te vinden is, zijn eerst nog de conclusies en aanbevelingen opgenomen. In het implementatieplan is met betrekking tot de ondersteunende processen een overlap te zien. Verder wordt hierin beschreven hoe de borging van ‘Duurzaam Inkopen’ wordt vorm gegeven. Eindrapport Claudia Colijn 11 2 Achtergrond ‘Duurzaam Inkopen’ In dit hoofdstuk wordt allereerst een beschrijving gegeven wat ‘Duurzaam Inkopen’ precies inhoudt. Op deze manier bestaat hierover bij het lezen van het rapport geen onduidelijkheid meer. Vervolgens wordt op verschillende niveaus de achtergrond tot ‘Duurzaam Inkopen’ beschreven, wat aangeeft waardoor dit onderwerp zo actueel is en vanuit welke hoeken het gestimuleerd wordt. 2.1 Een duidelijke beschrijving van ‘Duurzaam Inkopen’ Binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch moeten ‘de neuzen’ dezelfde kant op wijzen. Hiertoe is het van groot belang dat iedereen die betrokken is bij het inkoopproces hetzelfde voor ogen heeft op het gebied van ‘Duurzaam Inkopen’. Een eenduidige omschrijving van dit begrip is hierbij van groot belang. De definitie voor ‘Duurzaam Inkopen’ luidt als volgt: “Het toepassen van milieu- en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze milieu- en sociale aspecten voldoet.” 7 Onder ‘Duurzaam Inkopen’ wordt verstaan het inkopen van werken, diensten of leveringen op een manier die voorziet in de behoefte zonder dat de behoeften van volgende generaties daarbij in gevaar komen. Bij ‘Duurzaamheid’ moet dus niet alleen gedacht worden aan producten die enkel op een wijze ontwikkeld zijn zodat ze langer meegaan (Profit). Ook de manier waarop de producten zijn vervaardigd speelt hierbij mee. Hier valt te denken aan arbeidsomstandigheden en kinderarbeid (People). Ook illegale houtkap kan op deze manier tegengegaan worden (Planet). Een ideale balans tussen deze drie P’s dient gevonden te worden. People Profit Planet De laatste jaren is de kwaliteit van minder milieubelastende producten sterk verbeterd. Voor bijna alle producten en diensten is tegenwoordig een milieuvriendelijke en kwaliteitsrijke variant beschikbaar. Er moet natuurlijk objectieve, maar vooral ook betrouwbare informatie beschikbaar zijn om de milieuaspecten van producten en diensten te kunnen beoordelen. Hiertoe kan gebruik gemaakt worden van: Het programma ‘Duurzaam Inkopen’; het Milieukeur en; het Europese Ecolabel. 7 Handreiking Duurzaam Inkopen en Aanbesteden opgesteld door SenterNovem Eindrapport Claudia Colijn 12 Maar ook andere internationaal erkende labels kunnen hierbij helpen: ‘Nordic-Swan’; ‘der Blaue-Engel’; ‘EKO keurmerk’ en het ‘FSC keurmerk’. Op het gebied van de sociale aspecten kan gekeken worden of leveranciers voldoen aan de International Labour Organisation (ILO) basisnormen. 2.2 Goede voorbeelden ‘Duurzaam Inkopen’ Door het geven van goede voorbeelden op het gebied van ‘Duurzaam Inkopen’, kan er draagvlak gecreëerd worden. Niet alleen bij het management maar bij alle medewerkers, voornamelijk diegene die binnen hun functie met inkoop te maken hebben. Op de website van SenterNovem (www.senternovem.nl/duurzaaminkopen) zijn veel van deze praktijkvoorbeelden terug te vinden. Tussen deze praktijkvoorbeelden is de gemeente ’sHertogenbosch zelf ook terug te vinden. Er zijn tal van deze voorbeelden te noemen van soortgelijke initiatieven die als voorbeeld kunnen dienen om de gemeente ’s-Hertogenbosch te stimuleren ‘Duurzaamheid’ mee te nemen bij de inkoop. Andere gemeenten zouden een presentatie kunnen houden over hun prestaties op het gebied van hun invulling van ‘Duurzaam Inkopen’. Ook kunnen deze voorbeelden gebruikt worden bij de veelgestelde vragen in de Handleiding Inkopen. Het belangrijkste is hier de communicatie van de voorbeelden. Hierdoor krijgen de medewerkers een beeld bij de prestaties op het gebied van ‘Duurzaamheid’ en ‘Duurzaam Inkopen’. Eindrapport Claudia Colijn 13 Als overheidsinstelling heeft de gemeente ’s-Hertogenbosch een maatschappelijke rol, die zij graag naar buiten toe uit wil dragen. Maar uiteraard is dit niet de enige beweegreden van de gemeente ’s-Hertogenbosch om te onderzoeken hoe ‘Duurzaam Inkopen’ verankerd kan worden in het inkoopproces. Op vier verschillende niveaus wordt gestimuleerd tot ‘Duurzaam Inkopen’. Van hoog naar laag worden deze verder toegelicht. 2.3 2.3.1 De Europese Gemeenschap Europees aanbesteden Europees aanbesteden gaat uit van drie beginselen. Deze beginselen zijn via raamwetten ook verankerd in de Nederlandse wetgeving. Transparantie; het transparantiebeginsel stelt dat het aanbestedingsproces doorzichtig dient te zijn. Met andere woorden , dat duidelijk dient te zijn welke stappen wanneer zijn gezet en in voorkomende gevallen op welke grond(en) is besloten een bepaalde stap te zetten. Objectiviteit; bij het streven naar gelijke kansen voor alle potentiële inschrijvers behoort gelijke behandeling van alle inschrijvers die deelnemen aan de aanbesteding. Non-discriminatie; het non-discriminatie beginsel stelt dat het niet is toegestaan het bestek zodanig te formuleren dat de opdracht slechts door één of enkele leveranciers uitgevoerd zou kunnen worden, ook al is er sprake van een sterk specialistische of exclusieve opdracht. 2.3.2 Commissie van Europese Gemeenschappen In 2001 heeft de Commissie van de Europese Gemeenschappen twee mededelingen gepubliceerd waarin een overzicht gegeven wordt van de mogelijkheden om in het bestaande communautaire rechtskader milieuoverwegingen en sociale overwegingen in overheidsopdrachten te integreren. De documenten geven aan waar de juridische ruimte is voor het opnemen van milieu- en sociale aspecten in de aanbesteding van overheidsopdrachten. 2.3.3 Onderzoek status van ‘Duurzaam Inkopen’ Namens de Europese Commissie voert Virage Milieu & Management samen met vier partners een onderzoek uit naar de status van ‘Duurzaam Inkopen’ in de 25 landen van de Europese Unie. ‘Duurzaam Inkopen’ is een belangrijk onderwerp in het milieubeleid van zowel de Europese Unie als de lidstaten8. 8 www.senternovem.nl/duurzaaminkopen Eindrapport Claudia Colijn 14 2.4 De nationale ministeries 2.4.1 Verruimde reikwijdte De Wet Milieubeheer (1993) heeft ten opzichte van de oude Hinderwet een zogenaamde "verruimde reikwijdte". Dit betekent dat duurzaamheidaspecten een rol zijn gaan spelen bij de vergunningverlening en wetshandhaving. De thema's uit de verruimde reikwijdte zijn: Energiebesparing; waterbesparing; afvalpreventie; afvalscheiding en; vervoermanagement. 2.4.2 Nota Milieu & Economie In de nota Milieu & Economie (1997) is als kansrijk perspectief het milieugericht overheidsaanschaffingenbeleid geformuleerd. In de nota zijn drie doelstellingen neergelegd: Stellen van een voorbeeld voor anderen. Bereiken van directe milieuwinst. Beïnvloeden van de markt door: o het scheppen / vergroten van de vraag naar producten die minder belastend zijn voor het milieu, o het stimuleren van productgerichte milieu-innovatie. De overheid heeft een voorbeeldfunctie en kan daarmee de ontwikkeling van een meer duurzame samenleving te weeg brengen. De overheid kan met het gezamenlijke inkoopvolume van circa 30 miljard euro een directe invloed uitoefenen op de markt, vooral door het delen van kennis op het gebied van milieugericht inkopen. 2.4.3 BestuursAkkoord Nieuwe Stijl In het BANS zijn 123 voornemens en afspraken opgenomen over brede, complexe beleidsthema’s waarbij de medewerking van verschillende ministeries en bestuurslagen onontbeerlijk is, zoals: sociale infrastructuur en veiligheid, ruimtelijk-economische infrastructuur en de kwaliteit van het openbaar bestuur. Om de beïnvloeding van het klimaat een halt toe te roepen zijn er vele initiatieven ontwikkeld. Een ervan is de subsidieregeling BANS klimaatconvenant. Lokale overheden konden op basis hiervan subsidie aanvragen om hun klimaatbeleid te intensiveren. Zij konden op grond van de regeling geld aanvragen voor activiteiten die de uitstoot van broeikasgassen reduceren. In het BANS klimaatconvenant hebben overheden afgesproken zich meer in te zetten voor de reductie van broeikasgassen. De subsidieregeling BANS klimaatconvenant vloeide voort uit dit convenant. Eindrapport Claudia Colijn 15 2.4.4 Professioneel Inkopen en Aanbesteden De Rijksoverheid heeft aangegeven dat, naast het stellen van duurzaamheidcriteria, ook de professionaliteit en de kwaliteit van haar inkoop- en aanbestedingsactiviteiten verhoogd moet worden. Hiervoor is op 3 december 1999 het actieplan Professioneel Inkopen en Aanbesteden (PIA) door de minister van Economische Zaken (EZ) aangeboden aan de Tweede Kamer (kamerstukken 1999-2000, 26966, nr.1). Dit actieplan wordt uitgevoerd te midden van allerlei gerelateerde initiatieven en ontwikkelingen zoals ‘Duurzaam Inkopen’, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en professionalisering van de aanbestedingsrichtlijnen. 2.4.5 Met Preventie naar Duurzaam Ondernemen Het landelijke programma ‘Met Preventie naar Duurzaam Ondernemen’ (PreDO) is eind 2005 afgerond. Onderwerpen zoals het stimuleren van duurzaam ondernemen bij bedrijven, milieumanagementsystemen voor de eigen organisatie (zoals het Gemeentelijk Milieuzorg Systeem van de gemeente ’s-Hertogenbosch) en ‘Duurzaam Inkopen’ stonden in dit programma centraal. Momenteel wordt gewerkt aan de opzet van een nieuw programma ‘Duurzame Bedrijfsvoering Overheden’. Dit nieuwe programma zal zich, in tegenstelling tot het PreDOprogramma, uitdrukkelijk gaan richten op een duurzame bedrijfsvoering bij overheden in plaats van duurzaam ondernemen bij bedrijven. Het accent ligt hierbij op ‘Duurzaam Inkopen’. 2.4.6 Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten Via het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) is op 1 december 2005 in Nederland de nieuwe Europese richtlijn 2004/18/EG (Algemene Richtlijn) door de Raamwet EEG voorschriften aanbestedingen geïmplementeerd. Op grond van het Bao zijn Nederlandse aanbestedende diensten sinds die datum verplicht hun aanbestedingsprocedure in te richten conform dit Besluit (en daarmee conform de nieuwe richtlijn). Van 1 december 2005 tot en met 30 januari 2006 was nog sprake van een ‘overgangsregime’, waarbij aanbestedingen onder de ‘oude’ procedure opgezet, ook onder dit regime konden worden afgerond (artikel 81 Bao). Met ingang van 31 januari 2006 geldt alleen ‘het nieuwe regime’. 2.4.7 Uitspraak vanuit de Rijksoverheid Vanuit de Rijksoverheid komt momenteel naar voren dat ‘Duurzaamheid’ een belangrijk speerpunt is. Staatssecretaris van Geel van het ministerie van VROM, heeft uitgesproken dat lokale overheden per 2010 minimaal 50% duurzaam moeten inkopen. Voor de Rijksoverheid is zelfs uitgesproken, op aandringen van de Tweede Kamer, dat dit 100% moet zijn. Eindrapport Claudia Colijn 16 2.5 2.5.1 De provincie Notitie provincie Noord-Brabant De provincie Noord-Brabant besteedt ook aandacht aan ‘Duurzaam Inkopen’. Hieronder zijn passages van een notitie van de provincie terug te vinden die aangeven hoe zij met ‘Duurzaam Inkopen’ omgaan en hoe zij dit willen stimuleren bij Brabantse gemeenten. ,,Wij gaan duurzaam inkopen! Doet u mee? In het provinciehuis wordt momenteel gewerkt aan het professionaliseren van het gehele inkoop- en aanbestedingenbeleid. Daarin wordt ook een paragraaf duurzaamheid opgenomen, zodat in de toekomst structureel aandacht zal zijn voor duurzame inkopen en aanbestedingen. Op dit moment wordt er al duurzaam ingekocht: denk hierbij aan energie, kantoorartikelen, de catering, maar het kan altijd beter en meer! Ook Brabantse gemeenten zijn al aan de slag gegaan. Er zijn negen gemeenten en één milieudienst9 die de afgelopen jaren de deelnameverklaring Duurzaam Inkopen hebben ondertekend. Maar ook binnen andere gemeenten lopen initiatieven. Duurzaam inkopen staat niet op zichzelf, maar heeft de meeste kans van slagen, indien hieraan een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid ten grondslag ligt. Duurzaam inkopen maakt vast onderdeel uit van professioneel inkopen en aanbesteden. Vanuit de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) start dit jaar het traject ‘Goed besteed’ waarin deze thema’s centraal staan.” 9 Gemeenten: Boxtel, Breda, Eindhoven, Etten-Leur, Nuenen, Oss, Sint-Anthonis, Tilburg en Veldhoven. Milieudienst Regio Eindhoven Eindrapport Claudia Colijn 17 2.6 2.6.1 De eigen gemeentelijke organisatie Gemeentelijk Milieuzorg Systeem Als enige gemeente in Nederland is de gemeente ’s-Hertogenbosch gemeentebreed ISO 14001 gecertificeerd. Sinds 2002 geldt dit certificaat voor de gehele organisatie. Dit certificaat is verkregen door het invoeren van het Gemeentelijke Milieuzorg Systeem (GMS). Ieder jaar vinden er in het kader van het GMS interne en externe audits plaats. Naar aanleiding van de hercertificeringsaudit in oktober 2005 zijn een aantal constateringen gedaan die betrekking hebben op ‘Duurzaamheid’ en ‘Duurzaam Inkopen’: Inkoop: Duurzaamheid als criteria bij inkoop is onvoldoende geborgd. Monitoring: AMT krijgt (en vraagt) onvoldoende informatie t.a.v. de milieueffecten (voornamelijk in de verbruiksfeer: kentallen over energie, afval etc.) We meten decentraal heel veel maar maken geen totaaloverzichten. Energie: Zie monitoring. Verder bestaat er twijfel of op iedere locatie voldaan wordt aan de verplichtingen ten aanzien van energiebesparingplannen. Gratis tip: kijk eens naar de haalbaarheid van roetfilters voor de bedrijfswagens Ter ondersteuning van het GMS heeft de gemeente ’s-Hertogenbosch ook een milieubeleidsverklaring10 ondertekend. Met deze verklaring geeft de gemeente ’sHertogenbosch aan op het gebied van milieu een stap verder te willen gaan dan de wettelijke eisen. Deze verklaring is op 27 juni 2001 ondertekend. Aan de ondertekening en het ISO 14001 certificaat zijn een aantal zaken vooraf gegaan. 2.6.2 Prijs ‘Duurzaam Inkopen’ ,,De aanmoedigingsprijs ging dit jaar naar de gemeente ’s-Hertogenbosch, waar inkoop en milieu in het takenpakket van één medewerker zijn bijeengebracht. Edwin Tutelaers is milieucoördinator en tevens inkoopadviseur. Hij bekleedt dus twee functies die bij elkaar toch een aangenaam en eigenlijk onverbrekelijk geheel vormen. ‘Als adviseur leg ik ook een stukje duurzaamheid in het werk’, sprak de trotse winnaar van de aanmoedigingsprijs. Staatssecretaris Van Geel vond de combinatie heel aantrekkelijk, maar waarschuwde Tutelaers er wel voor in het weekend vooral niet te voetballen, want twee functies in één persoon verenigt maakt wel kwetsbaar. Gelukkig laat de gemeente ’s-Hertogenbosch ook op andere fronten zien dat duurzaamheid deel uitmaakt van het beleid en de dagelijkse werkpraktijk. Het Stadskantoor heeft een koude/warmteopslag, de toiletten spoelen met grijs water door en straatmeubilair wordt heel nauwkeurig gerecycled11.” Door middel van een duidelijke omschrijving van ‘Duurzaam Inkopen’ hebben betrokkenen een duidelijke idee wat dit onderwerp precies inhoudt. Verder is ‘Duurzaam Inkopen’ voor de gemeente ’s-Hertogenbosch een belangrijk onderwerp doordat het vanuit verschillende overheidsinstellingen wordt gestimuleerd. Om duidelijk naar voren te brengen wat de huidige stand van zaken is op het gebied van ‘Duurzaam Inkopen’ bij de gemeente ’sHertogenbosch, is in het volgende hoofdstuk een inventarisatie terug te vinden. 10 In de bijlagen is de milieubeleidsverklaring opgenomen 11 Bron: www.senternovem.nl/duurzaaminkopen Eindrapport Claudia Colijn 18 3 Huidige stand van zaken met betrekking tot ‘Duurzaam Inkopen’ In het vorige hoofdstuk is duidelijk belicht wat ‘Duurzaam Inkopen’ precies inhoudt en vanuit welke hoeken hiertoe wordt gestimuleerd. Aan de hand van een inventarisatie is de huidige stand van zaken op het gebied van ‘Duurzaam Inkopen’ in beeld gebracht. Ook is door middel van de ‘Duurzaamheidsmeter’ weergegeven hoe de gemeente ’s-Hertogenbosch er op het moment voor staat. Hoe de inventarisatie is verricht wordt in dit hoofdstuk duidelijk verwoord en toegelicht. 3.1 Inventarisatie aan de hand van de ‘Menukaarten’ Door het agentschap SenterNovem is, in samenwerking met verschillende gemeenten en andere overheidsinstellingen, per inkooppakket een zogenaamde ‘Menukaart’ opgesteld. Deze menukaarten zijn onderverdeeld in drie niveaus: actief, voorlopend en innovatief. De verschillende niveaus zijn oplopend en kennen ieder hun eigen eisenpakket waaraan voldaan moet worden om aan een bepaald niveau te kunnen voldoen. De verschillenden eisen zijn opgesteld voor: de inkoopstrategie (voortraject van de aanbesteding); het specificeren (van het product, werk of dienst); het selecteren (van de leverancier) en; de nazorg (contractbeheer, evaluatie en beoordeling van leverancier en communicatie met de gebruikers). SenterNovem heeft menukaarten opgesteld voor dertien inkooppakketten, elf hiervan zijn van toepassing op de gemeente ’s-Hertogenbosch. Op basis van deze elf inkooppakketten is gesproken met diegenen die betrokken zijn bij een specifiek inkooppakket. Er zijn twee inkooppakketten uitgesloten, dit zijn Hydraulische oliën, omdat de hoeveelheden hiervan zodanig zijn dat dit niet relevant is en voor het OV-busvervoer geldt dat dit voortaan een zaak van de provincie Noord-Brabant is en dus niet langer valt onder de gemeente ‘sHertogenbosch. Vanuit de gemeente zijn er wel adviseurs actief. Zij ondersteunen de provincie bij de aanbesteding. Eindrapport Claudia Colijn 19 Aangezien per inkooppakket grote verschillen te zien zijn tussen het niveau van bijvoorbeeld het specificeren en de nazorg is hier per onderdeel (inkoopstrategie, specificeren, selecteren en nazorg) een score aan gekoppeld. Deze score is als volgt ingedeeld: Onvoldoende: score -1. Actief: score 1. Voorlopend: score 2. Innovatief: score 3. Op deze manier is in totaal maximaal (3x4) 12 punten te behalen. De minimale score is op deze manier (-1x4) -4. In de bijlagen zijn de verschillende ‘Menukaarten’ terug te vinden. Bij iedere ‘Menukaart’ is duidelijk aangegeven op welk niveau er nu wordt ingekocht, wat aangeeft in hoeverre ‘Duurzaamheid’ momenteel wordt meegenomen in het huidige inkoopproces. Op de volgende pagina’s volgt per inkooppakket een korte toelichting. Voor een uitgebreide toelichting wordt verwezen naar bovengenoemde bijlage. 3.1.1 Dienstauto’s Momenteel is de gemeente ’s-Hertogenbosch aan het inventariseren hoe het huidige wagenpark is samengesteld en waar verbeteringen mogelijk zijn. Er is een convenant gesloten tussen de B5-gemeenten, transporteurs/verladers en het ministerie van VROM om te komen tot afspraken over hoe een schonere binnenstad te realiseren is. Het zwaardere verkeer wat de binnenstad betreedt, is namelijk voor het grootste gedeelte te relateren aan de laad- en losactiviteiten voor winkelvoorzieningen. Per 1 april 2007 moeten de voertuigen die de binnenstad betreden tenminste voldoen aan de EURO-2 norm en roetfilter. De vervoerders/verladers zijn in principe akkoord, mits de subsidie van VROM verhoogd wordt. In 2010 moeten de voertuigen die de binnenstad betreden tenminste voldoen aan de EURO-4 norm en roetfilter. De vervoerders/verladers willen dit in principe pas in 2013 gaan regelen. De vervoerders/verladers willen best investeren in de luchtkwaliteit als de gemeente daarvoor in haar plaats de doorstroming kan bevorderen. Op dit moment is het niveau van de dienstauto’s vaak nog onder het niveau actief. Als de inventarisatie is afgerond en een nieuwe weg wordt ingeslagen om de luchtkwaliteit te verbeteren, zal het niveau waarschijnlijk op minimaal actief uit komen. 3.1.2 ICT-hardware Het niveau van de ICT-hardware ligt vrij hoog. Bij het betrekken van het nieuwe stadskantoor is goed overwogen welke producten nodig waren en aan welke eisen deze moesten voldoen. Bovendien zijn er door de invoering van ‘de flexplek’ minder apparaten nodig. De nazorg zou nog beter kunnen, dit houdt een betere controle op zowel de leverancier, als het gebruik door de medewerkers in. Wat verder naar voren komt is dat het bestaande niveau momenteel niet geborgd is als bestekseis. Eindrapport Claudia Colijn 20 3.1.3 Papier Het papier heeft het ‘Nordic Swan’ keurmerk, bovendien voldoet de leverancier aan alle in de menukaart gestelde eisen. Punten van verbetering zijn hier dan ook te vinden bij de nazorg. Hiertoe dient beter gecommuniceerd te worden met de leverancier. Ook is het van belang om de medewerkers bewuster met papier om te laten gaan. Dubbelzijdig printen zou makkelijker gemaakt moeten worden. Papier wordt momenteel opnieuw aanbesteed met als norm: NEN 2728. Er wordt gegund op basis van prijs, hiermee is er geen garantie dat er in de toekomst nog steeds een ‘Nordic Swan’ keurmerk aanwezig is. 3.1.4 Drukwerk Bij het programma van eisen wordt wel gevraagd om een milieubewuste bedrijfsvoering van de leverancier. Echter wordt hier bij de nazorg nooit op gecontroleerd. Ook laat de huisstijl van de gemeente ’s-Hertogenbosch niet veel ruimte over voor alternatieven aangezien het ‘kroontje’ de kleur goud bevat. De kleur goud biedt geen opties tot het zelf uitprinten van de huisstijl. 3.1.5 Energie Met het betrekken van het nieuwe stadskantoor is op het gebied van energie duidelijk een slag gemaakt. Bovendien heeft de afdeling Milieu een duidelijke invloed op het inkooppakket Energie. Hierdoor bevindt Energie zich minimaal op het niveau actief. Aan de nazorg zou ook hier nog wel wat meer aandacht geschonken kunnen worden. Hierbij valt te denken aan zowel controle van de leveranciers als een actievere communicatie over energiebesparing. 3.1.6 Openbare verlichting Op het gebied van de openbare verlichting zit de gemeente ’s-Hertogenbosch op een actief tot voorlopend niveau. Op het gebied van LED-technologie oriënteert de gemeente zich ook goed. Met leveranciers wordt overlegd wat de mogelijkheden zijn. De gemeente ’sHertogenbosch is zich bewust van het recyclen van de masten en de armaturen en het terugdringen van energieverbruik. Het is echter onbekend aan welke eisen de leverancier voldoet, deze eisen worden dan ook niet vooraf gesteld. Waarschijnlijk voldoen de leveranciers wel aan een aantal eisen maar hier wordt nooit uitdrukkelijk om gevraagd. Ook wordt de leverancier niet gecontroleerd. 3.1.7 Schoonmaak De schoonmaak vindt bewust overdag plaats. Het bedrijf dat de schoonmaak verzorgt is bovendien gecertificeerd en maakt enkel gebruik van microvezeldoekjes en water. Voornoemde is waarschijnlijk de reden van een mindere nazorg, het niveau is immers als zeer hoog. De kans dat de gemeente ’s-Hertogenbosch terugvalt naar een lager niveau op het gebied van schoonmaak is zeer klein. Echter is het niveau ook hier niet geborgd. 3.1.8 Bedrijfskleding Bij de selectie van de leverancier wordt niet gekeken of zij over enige vorm van milieubeleid beschikken. Hierdoor vindt ook achteraf geen controle plaats. Ook wordt met de medewerkers niet overlegd hoe zij duurzaam met de kleding om kunnen gaan. Bij de Eindrapport Claudia Colijn 21 specificatie van de bedrijfskleding ontbreekt het al aan het meenemen van het aspect duurzaamheid. 3.1.9 Catering De vraag van de medewerkers en het aanbod van de cateraar worden zo goed mogelijk op elkaar afgestemd. In het Eet en Werk Cafe (EWC) wordt gebruik gemaakt van een servies. Bovendien is er een verbod op monoverpakkingen. Het afval wordt gescheiden maar dit wordt niet geregistreerd. Er zou meer overleg over duurzame producten moeten zijn met de cateraar. De cateraar beschikt over de kennis met betrekking tot duurzame catering maar vanuit de gemeente ’s-Hertogenbosch is hier niet voldoende vraag naar. In het verleden vonden de medewerkers het te duur. In 2007 wordt de catering opnieuw aanbesteed. 3.1.10 Groen en verharding Op de Barometer Duurzaam Terreinbeheer scoort de gemeente ’s-Hertogenbosch het niveau zilver (er zijn drie niveaus; brons, zilver en goud). Aan de registratie moet dan nog wel gewerkt worden omdat deze onvoldoende scoort. Hetzelfde geldt voor de nazorg, ook deze is onvoldoende geborgd. 3.1.11 Betonproducten Bij het inkooppakket betonproducten wordt in geen enkele fase van het inkoopproces duurzaamheid meegenomen. Hier zijn dus zeker een aantal verbeterpunten te vinden. Een beter contact met de leverancier is hier een voorbeeld van. Een duurzamer betonproduct brengt vaak meerkosten met zich mee, in de keuze speelt dit een grote rol. 3.2 Duurzaamheidsmeter Jaarlijks wordt door het COS een ‘Duurzaamheidsmeter’ onder Nederlandse gemeenten gehouden. COS is een regionaal kennis- en expertisecentrum op het gebied van ontwikkelingsvraagstukken en internationale samenwerking. De ‘Duurzaamheidsmeter’ bestaat uit een vragenlijst die op verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering van de gemeente ingaat. Tevens wordt de rol van de gemeente als stimulator van duurzame initiatieven naar de buitenwereld gemeten. De vragenlijst wordt ingevuld door ambtenaren van de desbetreffende gemeente. Het jaar 2006 staat voor het COS in het teken van ‘Duurzaam Inkopen’. Gezamenlijk met SenterNovem is een meetlat ontwikkeld met als doel ‘Duurzaam Inkopen’ in kaart brengen bij meer dan 400 gemeenten in Nederland De gemeente ’s-Hertogenbosch scoort in deze ‘Duurzaamheidsmeter’ 51 van de 100 punten. Dit is geen hoge score, wat aangeeft dat er nog veel verbeterpunten zijn. 10 5,1 0 Uit de inventarisatie komt duidelijk naar voren dat er voor de gemeente ’s-Hertogenbosch nog veel verbeterpunten zijn. Vooral op het gebied van nazorg wordt per inkooppakket slecht gescoord. Ook ontbreekt het aan een inkoopstrategie waarbij bewust ‘Duurzaamheid’ wordt meegenomen. Hoe ‘Duurzaam Inkopen’ verder georganiseerd dient te worden is te lezen in het volgende hoofdstuk. Eindrapport Claudia Colijn 22 4 Inkoopproces en Inkoopbeleid 4.1 Communicatie De huidige stand van zaken zal gecommuniceerd moeten worden. Deels om aan te geven hoe de gemeente ’s-Hertogenbosch momenteel bezig is op het gebied van ‘Duurzaam Inkopen’ en deels om een verandering in de toekomst aan te kunnen sturen. De communicatie rondom ‘Duurzaam Inkopen’ en hoe deze verankerd dient te worden in het inkoopproces en inkoopbeleid zal dus goed georganiseerd moeten worden. 4.1.1 Inkoopcoördinatie-overleg De gemeente ’s-Hertogenbosch heeft een decentraal gestuurde inkoopstructuur. Hierdoor zijn er binnen de organisatie ruim 300 medewerkers die binnen hun functie te maken hebben met inkoop. Dit heeft als voordeel dat de medewerker op zijn inkoopgebied zeer gespecialiseerd is. Een nadeel is echter dat er bij een verandering in het inkoopproces veel aanspreekpunten zijn waarmee gecommuniceerd dient te worden. Om het inkoopproces in goede banen te leiden en een professionele inkooporganisatie te waarborgen, is er een Inkoopcoördinatie-overleg. De leden van het Inkoopcoördinatieoverleg komen maandelijks bijeen en bespreken wat er op dat moment in de organisatie speelt op het gebied van inkoop. Door iedere sector worden één of twee deskundigen afgevaardigd. Op deze manier heeft het overleg een zogenaamde ‘spinnenweb’ functie. Alle aanbestedingen dienen door de aanbestedende afdeling via hun afgevaardigde aan het Inkoopcoördinatie-overleg te worden gemeld. In het Inkoopcoördinatie-overleg worden de aanbestedingen getoetst aan Europese- en interne regelgeving. Deze afstemming borgt een correct uitgevoerde aanbestedingsprocedure. Bovendien voorkomt deze overschrijding van Europese drempels (dit zijn de drempelbedragen die zijn vastgesteld). Het advies van het overleg over de te volgen procedure is bindend. Alle meldingen van Europese aanbestedingen worden door de Inkoopcoördinator Bestuurszaken gecontroleerd op juistheid van de te volgen procedure en geparafeerd. Het Inkoopcoördinatie-overleg is geautoriseerd de documenten van gemelde aanbestedingen in te zien en te toetsen aan het advies. Het Inkoopcoördinatie-overleg als geheel is verantwoordelijk voor het vastleggen van contractgegevens in een centrale database, zodat termijnbewaking, leveranciersbeoordelingen en contractevaluaties kunnen plaatsvinden. Het Inkoopcoördinatie-overleg staat onder leiding van de Inkoopcoördinator Bestuurszaken. Eindrapport Claudia Colijn 23 4.1.2 Duurzaam Inkopen en Inkoopcoördinatie-overleg Het begrip ‘Duurzaamheid’ en hoe dit meegenomen dient te worden bij de inkoop moet in eerste instantie bij de Inkoopcoördinatoren bekend zijn. Hiertoe zouden zij ‘Duurzaam Inkopen’ standaard op de agenda moeten zetten. Op deze manier wordt dit onderwerp geborgd en kan met elkaar overlegd worden hoe ‘Duurzaamheid’ bij een aanbesteding meegenomen kan worden. Ook kan achteraf besproken worden hoe de duurzame aanbesteding is verlopen, tegen welke problemen is aangelopen en hoe dit in de toekomst beter kan. 4.1.3 Inkoopcoördinator Het Inkoopcoördinatie-overleg wordt geleid door de Inkoopcoördinator, hierdoor is voor hem een belangrijke taak weggelegd. Hij moet erop toezien dat ‘Duurzaamheid’ ook daadwerkelijk op de agenda komt te staan en hier herhaaldelijk aandacht aan wordt besteed. Hij geeft dus duidelijk aan dat ‘Duurzaamheid’ meegenomen moet worden bij de inkoop en kan doorverwijzen naar een persoon of afdeling die inhoudelijk kan ondersteunen. 4.1.4 De relatie met het Gemeentelijk Milieuzorg Systeem ‘Duurzaam Inkopen’ kan gezien worden als een onderdeel van het GMS. Bij de audits is immers ook naar dit aspect gekeken. ‘Duurzaam Inkopen’ kan geborgd worden in het milieuzorgsysteem door: de integratie van doelstellingen betreffende ‘Duurzaam Inkopen’ met andere milieudoelstellingen; het vastleggen van verantwoordelijkheden en afspraken binnen de verschillende niveaus van de organisatie; rapportages over ‘Duurzaam Inkopen’ integreren in het milieubeleidsplan; auditeren van afspraken over ‘Duurzaam Inkopen’ op verschillende niveaus in de organisatie. 4.1.5 Duurzaam Inkopen en GMS-overleg Zoals reeds vermeld is ‘Duurzaam Inkopen’ een van de onderdelen van het Gemeentelijke Milieuzorg Systeem. De GMS-coördinatoren zijn verspreid door de gehele organisatie. Bij interne audits zouden zij ‘Duurzaam Inkopen’ moeten meenemen ter controle. Op deze manier kan gerapporteerd worden over de voortgang met betrekking tot ‘Duurzaam Inkopen’. Om dit goed te organiseren moet er een duidelijke link komen tussen het GMSoverleg en het Inkoopcoördinatie-overleg. Deze link kan verzorgd worden door de Concern Milieucoördinator, deze is namelijk aanwezig bij beide overlegorganen. Mocht uit de interne audits blijken dat ‘Duurzaam Inkopen’ voldoende wordt geborgd dan kunnen ook de mogelijkheden op het gebied van de externe audits bekeken worden. Eindrapport Claudia Colijn 24 4.1.6 Concern Milieucoördinator Inhoudelijk heeft de Concern Milieucoördinator de meeste kennis dus in het inkoopoverleg zal hij deze moeten delen met de andere leden. Bovendien is hij aanwezig bij zowel het Inkoopcoördinatie- als het GMS-overleg. Hierdoor kan hij de communicatie tussen deze twee overlegorganen verzorgen. Ook kan de Concern Milieucoördinator doorverwijzen naar de juiste persoon of afdeling voor meer inhoudelijke ondersteuning. De Concern Milieucoördinator heeft hierin dan ook een voortrekkersrol. 4.1.7 Samenwerking Samenwerking is zowel tussen de overlegorganen, als tussen de Inkoopcoördinator en de Concern Milieucoördinator van essentieel belang. Op deze manier blijft het onderwerp ‘Duurzaam Inkopen’ een belangrijk onderdeel van zowel het Inkoopcoördinatie-overleg als het GMS-overleg. Herhaling van de boodschap is immers van groot belang. De Inkoopcoördinatoren en de GMS-coördinatoren (ook wel de milieucoördinatoren genaamd) zijn allen Ambassadeurs van ‘Duurzaam Inkopen’. Het is belangrijk dat zij goed samenwerken en communiceren met de Beslissers. In onderstaand schema zijn de verschillende rollen nader toegelicht. Milieu coördinator Ambassadeur Beslissers* Focus: gehele gemeente Focus: eigen afdeling Focus: project • Uitzetten beleid • Budget creëren • Kennisbank • Ondersteuning / advisering • Communicatie • Rapportage • Promotie binnen eigen afdeling • Signalering projecten • Toezien op meenemen DI in projecten • Input voor rapportage • Meenemen duurzaamheid bij inkoopspecificatie • Meewegen duurzaamheid bij gunning • Monitoren duurzaamheid na opdrachtverstrekking * Inkopers, ontwerpers, beheerders, projectleiders Eindrapport Claudia Colijn 25 Op het Intranet van de gemeente ’s-Hertogenbosch is een ‘Handleiding Inkopen’ terug te vinden. Dit is een procedure die ondersteunt bij het inkopen van leveringen, werken en diensten. Deze handleiding is afgeleid van- en wordt ondersteund door het Protocol Aanbesteden. 4.2 Protocol Aanbesteden Doel van het protocol aanbesteden: Bewerkstelligen dat met gekwalificeerde toeleveranciers12 gewerkt wordt, na het uitvoeren van een aanbesteding conform de richtlijnen opgenomen in dit protocol. Opdrachtverlening in de vorm van een overeenkomst of schriftelijke opdracht waarbij: o verantwoordelijkheden duidelijk zijn; o bindende afspraken gemaakt worden over: de uitvoering van de dienst, levering of het werk het eindresultaat en de daaruit voortvloeiende betalingsverplichtingen de rolverdeling tussen opdrachtgever en leverancier evaluatie- en beoordelingsmomenten o gemaakte afspraken bewaakt worden; o toeleveranciers systematisch beoordeeld worden. Bewaken dat bij het plaatsen van overheidsopdrachten de terzake geldende Europese regels in acht worden genomen. Bevorderen van marktwerking en concurrerende prijs/kwaliteit vorming. Voeren van een transparant aanbestedingsbeleid. Inperken van risico’s op belangenverstrengeling. Selectiecriteria Bij het doen van aanbestedingen kan de koper kwalitatieve eisen stellen aan de aanbiedende organisatie door middel van objectieve selectiecriteria. De selectiecriteria moeten voor alle geïnteresseerde aanbieders gelijk zijn en ook op gelijke wijze worden toegepast. De selectiecriteria moeten tevens vooraf bekend worden gemaakt. De richtlijnen staan het hanteren van vier soorten selectiecriteria toe: 12 Uitsluitingscriteria: onder andere ten aanzien van aanbieders die in staat van faillissement of surcéance van betaling verkeren, geen belastingen en premies hebben afgedragen of ernstige beroepsfouten hebben gemaakt. Criteria ten aanzien van beroepsbekwaamheid. Financieel-economische criteria, bijvoorbeeld financiële draagkracht van de aanbiedende organisatie. Technische criteria, bijvoorbeeld ten aanzien van ervaring met soortgelijke opdrachten, voldoende gekwalificeerd personeel en beschikking over een systeem van kwaliteitszorg. Leveranciers die voldoen aan de EU-richtlijnen op het gebied van financiële gezondheid, juridische betrouwbaarheid, registratie in beroepen- of handelsregister, financiële en economische draagkracht en technische bekwaamheid (certificaten en referenties). Eindrapport Claudia Colijn 26 De inkoper kan van de aanbieder vooraf omschreven documenten verlangen die aantonen dat hij voldoet aan de selectiecriteria. Voorbeelden van dergelijke documenten zijn: uittreksel uit het Handelsregister, bankverklaringen, een overzicht van soortgelijke opdrachten die de aanbieder heeft verricht, CV.’s of een ISO certificaat. Aanvullende eisen mogen niet in strijd zijn met de beginselen van transparantie, objectiviteit en nondiscriminatie. Gunningscriteria De gunningscriteria hebben betrekking op de selectie van de offerte, in tegenstelling tot de selectiecriteria die betrekking hebben op de aanbiedende organisatie. De gunningscriteria worden toegepast nadat er een eerste selectie van aanbieders heeft plaatsgevonden indien selectiecriteria zijn gehanteerd. De koper moet van tevoren één van de volgende gunningscriteria kiezen: de laagste prijs, of de economisch voordeligste aanbieding. Is het gunningcriterium de economisch voordeligste aanbieding, dan kunnen naast prijs ook andere criteria gesteld worden die variëren al naar gelang de aard van de opdracht. Voorbeeld van dergelijke criteria zijn: kwaliteit levertijd esthetische en functionele kenmerken after sales-service plan van aanpak Wil de koper het criterium van de economisch voordeligste aanbieding gebruiken, dan moet of in de aankondiging van de opdracht of in het bestek worden vermeld welke criteria men wil hanteren, met een aanduiding van de rangorde van die criteria of het relatieve belang dat eraan wordt gehecht. Aanbevolen wordt de criteria in termen van prestaties en resultaat te formuleren. Kiest de koper voor het gunningcriterium van laagste prijs, dan is de prijs van de offerte allesbepalend. Bij het toekennen van de opdracht mag de koper in dat geval geen andere criteria meer mee laten spelen bij het gunnen van de opdracht. Indien er geen gunningcriterium is aangegeven, dan is automatisch het criterium van de laagste prijs van toepassing. Op grond van de Gemeentewet is het college van Burgemeester & Wethouders bevoegd te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen. Bij Mandaatbesluit 2003 heeft het college gemandateerd, met in acht name van specifieke bepalingen. Ten aanzien van bevoegdheden conformeert het protocol aanbesteden zich aan het Mandaatbesluit volgnummers. Eindrapport Claudia Colijn 27 4.3 ‘Duurzaam Inkopen’ in het Protocol Aanbesteden Door een ‘Duurzaamheidparagraaf’ in het ‘Protocol Aanbesteden’ op te nemen, kan de gemeente ’s-Hertogenbosch ‘Duurzaamheid’ in het inkoopbeleid verankeren. Een dergelijke paragraaf zou er uit kunnen zien als hieronder weergegeven.13 De paragraaf kan samen met een duidelijke omschrijving en voorbeelden opgenomen worden in de Handleiding Inkopen. "De gemeente ‘s-Hertogenbosch wil graag inkopen met een optimale verhouding tussen economische, ecologische en sociaal-culturele doelen. De gemeente staat voor duurzame ontwikkeling en vindt dat zij daarin vanzelfsprekend het goede voorbeeld moet geven. Zij onderschrijft dan ook de landelijke doelstelling van het ministerie van VROM om als gezamenlijke overheden te streven naar 50% duurzaam inkopen in 2010. Om dit streven te realiseren zal de gemeente ’s-Hertogenbosch in alle gevallen bekijken of ‘duurzaamheidaspecten’ in de bestekken opgenomen kunnen worden. Daar waar ‘Duurzaam Inkopen’ budgetneutraal en zonder concessies aan de functionaliteit mogelijk is, wordt dit te allen tijde gerealiseerd. Indien het budget daartoe ruimte geeft mag deze ruimte worden aangewend voor extra ‘Duurzaamheid’. Bij iedere inkoop zal de afweging, of ‘Duurzaam Inkopen’ realiseerbaar is, worden meegenomen en zal deze afweging worden gedocumenteerd. Ondersteuning bij de ‘Duurzaamheidstoets’ kan worden verkregen via het Inkoopcoördinatie-overleg, de Concern Milieucoördinator en de afdeling Milieu." Voorbeeld afspraken en acties die bovenstaande ondersteunen: Afspraken Duurzaamheid in Beleid 1. In het inkoopbeleid dat wordt opgesteld wordt een algemene paragraaf (zoals hierboven weergegeven) over duurzaamheid opgenomen. 2. Duurzaamheid wordt in de inkoopstrategieën van de inkooppakketten opgenomen. Inhoud: “wat is de nulsituatie? wat is de ambitie? en hoe gaan we dit bereiken?; met voorbeelden en milieu- en sociale specificaties”. Duurzaamheid wordt minimaal meegenomen in die inkooppakketten waarvoor een landelijke menukaart is opgesteld. De inbreng van duurzaamheid in de overige inkooppakketten is afhankelijk van de milieu- en sociale relevantie. Hier moet ook gekeken worden waar dit budgetneutraal kan of juist een budget voor gecreëerd moet worden. 3. In het nieuwe strategische milieubeleid wordt Duurzaam Inkopen en de voorbeeldrol van de gemeente opgenomen. 13 Actie door Inkoopcoördinator en Concern Milieucoördinator Inkoopcoördinator en Concern Milieucoördinator En afstudeerder Beleidsmedewerkers Milieu Gebaseerd op de duurzaamheidparagraaf van de provincie Noord-Brabant Eindrapport Claudia Colijn 28 4.4 ‘Duurzaam Inkopen’ in het inkoopproces Binnen het inkoopproces worden fasen onderscheiden die nauw met elkaar samenhangen. De kwaliteit van de output van een fase bepaalt de kwaliteit van de input van de daaropvolgende fase. De output van elke fase moet duidelijk benoemd zijn. Dit maakt de genomen fase controleerbaar zodat men kan besluiten de volgende stap te nemen. Deze paragraaf beschrijft de algemene situatie die geldt voor ieder inkoopproces. In de volgende paragraaf zal deze theorie specifiek worden toegepast op de Handleiding Inkopen van de gemeente ’s-Hertogenbosch. Specificeren 4.4.1 Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg Tactische inkoopfunctie Specificeren Programma van Eisen In het Programma van Eisen wordt het gevraagde product, werk of dienst omschreven. Dit wordt uitgedrukt in eisen en wensen. Het Programma van Eisen moet zo ruim mogelijk opgesteld worden. Op deze manier kunnen leveranciers gestimuleerd worden om met innovatieve oplossingen te komen. Ook kan in het Programma van Eisen aangesloten worden bij onafhankelijke milieukeurmerken en certificaten. Dit kan door de onderliggende milieu- en sociale criteria te verwerken in het Programma van Eisen. Selectiecriteria Dit zijn de beoordelingscriteria aan de leverancier. Informatie die opgevraagd kan worden bij de leverancier is: - ISO 14001 certificaat - EMAS registratie - Beleidsdocument duurzaamheid - Referenties met betrekking tot ervaringen met ‘Duurzaamheid’ Gunningscriteria Dit zijn de beoordelingscriteria aan het in te kopen product, werk of dienst. De duurzame aspecten kunnen vertaald worden naar minimale eisen, deze dienen concreet omschreven te worden. Hierbij moet echter wel gelet worden op het feit dat de minimale eisen niet hoger kunnen worden gesteld dan dat de leveranciersmarkt kan bieden. Ook kunnen de duurzame aspecten vertaald worden naar beoordelingscriteria. Dit betekent dat leveranciers punten kunnen scoren op duurzame aspecten. Op deze manier komt de wens tot een duurzaam product, werk of dienst duidelijk naar voren. Selecteren Titel van de aanbesteding Als een leverancier een aankondiging of offerteaanvraag ontvangt is het verstandig deze al een ‘Duurzame titel’ te geven. Als er een juiste titel gekozen wordt, komt het aspect ‘Duurzaamheid’ duidelijk naar voren en kan de gemeente ’s-Hertogenbosch hierop de aandacht vestigen. Eindrapport Claudia Colijn 29 Contactmomenten In de selectiefase kunnen contactmomenten met de leveranciers plaatsvinden. Dit kan zijn voor inlichtingen, vragenrondes of een zogenaamde schouw (het bezichtigen van een locatie waar werkzaamheden moeten plaatsvinden). Tijdens deze contactmomenten kan op het aspect ‘Duurzaamheid’ de aandacht gevestigd worden. Contracteren In deze fase kan geen invloed uitgeoefend worden op duurzame aspecten. 4.4.2 Operationele inkoopfunctie Bestellen Duurzaam bestellen In deze fase moet erop gelet worden dat de medewerker die besteld kiest voor het duurzame product wat de leverancier aanbiedt. Een leverancier heeft vaak ook minder duurzame producten in zijn assortiment opgenomen. Het is dus van belang dat er bij het bestellen van bijvoorbeeld pennen niet gekozen wordt voor de minder duurzame soort die de leverancier biedt. Bewaken In deze fase kan geen invloed uitgeoefend worden op duurzame aspecten. Nazorg 14 Monitoren Door prestatie indicatoren in het contract op te nemen kan na levering van een product, werk of dienst, de leverancier gecontroleerd worden of zij de afspraken op het gebied van duurzaamheid is nagekomen. Ervaringen delen Binnen de organisatie dienen ervaringen gedeeld te worden, bijvoorbeeld in het Inkoopcoördinatie-overleg. Ook kunnen ervaringen uitgewisseld worden met andere overheden, op deze manier kan ook van elkaar geleerd worden14. Handreiking ‘Duurzaam Inkopen’ van SenterNovem. Eindrapport Claudia Colijn 30 4.5 Handleiding Inkopen Voor het bepalen van de juiste procedure is een zo nauwkeurig mogelijke kostenraming nodig. Ten behoeve van de beslissing tot Europees aanbesteden of niet is het noodzakelijk een kostenraming te maken van de totale aanbesteding. Bij vaststelling van het programma van eisen is de hoogte hiervan al bij benadering bekend. De opdrachtgever c.q. budgethouder heeft een budget voor de aankoop vastgesteld. Het is mogelijk dat in het verleden een vergelijkbare aanschaf heeft plaatsgevonden. Via meerdere media kan informatie worden ingewonnen over de prijs van de hele aanbesteding of onderdelen ervan. Tevens kan bij andere instanties nadere informatie worden ingewonnen. Er zijn vijf verschillende aanbestedingsvormen. De drempelbedragen kunnen verschillend zijn voor leveringen, diensten en werken. Aanbestedingsvormen Leveringen/Diensten Werken Enkelvoudige offerteaanvraag << € 0 - € 12.500 € 0 - € 12.500 Onderhandse aanbesteding << € 12.500 - € 50.000 € 12.500 - € 50.000 Openbare aanbesteding * << € 50.000 - € 125.000 € 50.000 - € 125.000 Openbare aanbesteding ** << € 125.000 - € 211.000 € 125.000 - € 5.278.000 Europese aanbesteding << > € 211.000 > € 5.278.000 *Onder de drempel van € 125.000 mag onder akkoord van de sectordirecteur van een procedure openbare aanbesteding worden afgeweken op één of meerdere van onderstaande gronden: Tijdgebrek Situatie op de markt Gewenste kwaliteit Specialistisch werk Qua omvang en aard kleine en/of eenvoudige werken **Afwijking van de openbare aanbestedingsvorm boven € 125.000 moet worden voorgelegd aan het College van Burgemeester & Wethouders, waarbij eveneens één of meerdere van onder * genoemde redenen van toepassing moet zijn. De vijf aanbestedingsvormen zijn terug te leiden tot drie procedures: Offerteaanvraag De procedure offerteaanvraag kent dezelfde stappen als de overige procedures, echter ze kunnen minder uitvoerig worden uitgevoerd. Onderhandse of openbare aanbesteding Met uitzondering van de verplichting tot publicatie en een aantal beperkingen met betrekking tot onderhandelen is de procedure voor een onderhandse of openbare aanbesteding identiek aan de Europese procedure. Eindrapport Claudia Colijn 31 Europese aanbesteding De Europese aanbestedingsprocedure is een inkoopprocedure die met name voor overheden aan een aantal wettelijk vastgestelde regels is gebonden. Dit begint met een drempelbedrag (€ 211.000,- voor Diensten en Leveringen en voor Werken € 5.278.000) waarboven verplicht Europees moet worden aanbesteed. Verder mag er bij een Europese procedure slechts in een beperkt aantal gevallen worden onderhandeld. Ieder van bovenstaande procedures, is onderverdeeld in stappen. De stappen per procedure zijn terug te vinden in de bijlage. In dit rapport zijn alleen die stappen opgenomen, waarin ‘Duurzaamheid’ verwerkt kan worden. Hoe ‘Duurzaamheid’ in een inkoopproces verwerkt kan worden is reeds beschreven. Hieronder volgt hoe dit in het inkoopproces van de gemeente ’s-Hertogenbosch verwerkt kan worden. 4.6 ‘Duurzaam Inkopen’ in de Handleiding Inkopen De gemeente ’s-Hertogenbosch heeft het inkoopproces zelf invulling gegeven door middel van de Handleiding Inkopen. Deze handleiding kent vijf aanbestedingsvormen, deze zijn reeds vermeld. In voornoemde procedures kan ‘Duurzaamheid’ worden meegenomen en wel in de stappen zoals ze hieronder vermeld zijn. 4.6.1 Gebruikersoverleg Het gebruikersoverleg moet er voor zorgen dat alle wensen van de betrokken partijen worden meegenomen en dat hier zoveel mogelijk in tegemoet gekomen dient te worden. Aan ieder gebruikersoverleg zal een GMS-coördinator deel moeten nemen. Momenteel is dit al opgenomen in deze paragraaf maar in de praktijk wordt dit niet tot nauwelijks ten uitvoer gebracht. Door ook in andere onderdelen van de Handleiding Inkopen ‘Duurzaamheid’ op te nemen moet gestimuleerd worden tot een gebruikersoverleg waarin over ‘Duurzaamheid’ gesproken wordt. 4.6.2 Programma van Eisen/Eisenpakket Programma van Eisen In het Programma van Eisen wordt het gevraagde product, werk of dienst omschreven. Dit wordt uitgedrukt in eisen en wensen. Het Programma van Eisen moet zo ruim mogelijk opgesteld worden. Op deze manier kunnen leveranciers gestimuleerd worden om met innovatieve oplossingen te komen. Ook kan in het Programma van Eisen aangesloten worden bij onafhankelijke milieukeurmerken en certificaten. Dit kan door de onderliggende milieu- en sociale criteria te verwerken in het Programma van Eisen. Hierbij moet goed opgelet worden dat er niet in strijd gehandeld wordt met de beginselen van Europees aanbesteden. MSCW-model In het zogenoemde MSCW-model (Must, Should, Could en Would) kunnen wensen en eisen met betrekking tot ‘Duurzaamheid’ opgenomen worden. Functioneel specificeren Bij het omschrijven van het gebruiksdoel, het toepassingsgebied en de gevraagde functies, moet bekeken worden hoe ‘Duurzaamheid’ hierin meegenomen kan worden. Eindrapport Claudia Colijn 32 4.6.3 4.6.4 Technisch specificeren Bij de materiaalkeuze kan gekozen worden voor duurzame materialen. In het inkoopbeleid van de gemeente ’s-Hertogenbosch is echter expliciet de keuze gemaakt voor functioneel specificeren. (Pre) selectie- en gunningscriteria Knock-out criteria De knock-out criteria vormen een eerste selectieronde, offertes worden niet in behandeling genomen als zij niet aan deze criteria voldoen. Selectiecriteria Dit zijn de beoordelingscriteria aan de leverancier. Informatie die opgevraagd kan worden bij de leverancier is: - ISO 14001 certificaat, of andere relevante certificaten. - EMAS registratie. - Beleidsdocument ‘Duurzaamheid’. - Referenties met betrekking tot ervaringen met ‘Duurzaamheid’. Gunningscriteria Dit zijn de beoordelingscriteria aan het in te kopen product, werk of dienst. De duurzame aspecten kunnen vertaald worden naar minimale eisen, deze dienen concreet omschreven te worden. Hierbij moet echter wel gelet worden op het feit dat de minimale eisen niet hoger kunnen worden gesteld dan dat de leveranciersmarkt kan bieden. Ook kunnen de duurzame aspecten vertaald worden naar beoordelingscriteria. Dit betekend dat leveranciers punten kunnen scoren op duurzame aspecten. Op deze manier komt de wens tot een duurzaam product, werk of dienst duidelijk naar voren. Een mogelijkheid is hier dus om weinig eisen te stellen en veel wensen. Leveranciers(pre)selectie Selectiecriteria Dit zijn de beoordelingscriteria aan de leverancier. Informatie die opgevraagd kan worden bij de leverancier is wederom: - ISO 14001 certificaat, of andere relevante certificaten. - EMAS registratie. - Beleidsdocument duurzaamheid. - Referenties met betrekking tot ervaringen met ‘Duurzaamheid’. Deze selectie dient om de selectiecriteria extra te controleren op de beginselen; transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Eindrapport Claudia Colijn 33 4.6.5 Controle en Evaluatie Monitoren Door prestatie indicatoren in het contract op te nemen kan na levering van een product, werk of dienst, de leverancier gecontroleerd worden of zij de afspraken op het gebied van duurzaamheid zijn nagekomen. Deze fase is erg belangrijk, omdat uit de inventarisatie op basis van de ‘Menukaarten’ naar voren komt dat de nazorg onvoldoende geborgd is. Controle van de leverancier zal moeten plaatsvinden door contact met de gebruiker. Ervaringen delen Binnen de organisatie dienen ervaringen gedeeld te worden, bijvoorbeeld in het Inkoopcoördinatoren overleg. Is eenmaal een inkooppakket ‘Duurzaam’ aanbesteed dan kunnen deze ervaringen gebruikt worden voor een volgende aanbesteding. Ook kan geëvalueerd worden tegen welke zaken is aangelopen en hoe het in de toekomst beter kan. Tevens kunnen ervaringen uitgewisseld worden met andere overheden, op deze manier kan ook van elkaar geleerd worden. Hiertoe zijn verschillende netwerkgroepen actief. Voorbeeld afspraken en acties die bovenstaande ondersteunen: Afspraken Duurzaamheid in Inkoopproces Duurzaamheid wordt vanaf het begin van het inkoopproces (definitiefase/specificeren) meegenomen. Inkoop betrekt, een GMScoördinator in het inkoopteam. Actie door Inkopers en GMScoördinatoren De Concern Milieucoördinator en Inkoopcoördinatie-overleg controleert of milieu- en sociale aspecten goed in het contract zijn opgenomen. Concern Milieucoördinator en Inkoopcoördinatoren Bij (jaarlijkse) evaluatie van contracten waarin duurzaamheid is Contracteigenaar en meegenomen, wordt ook duurzaamheid geëvalueerd. (bijvoorbeeld check milieucoördinator of leverancier nog keurmerk heeft, lid is van fair trade, etc.) (ook in Inkoopcoördinatieoverleg) Duurzaamheid wordt in het standaard opdrachtformulier opgenomen. Inkopers Formulering: “heeft u aan milieu- en sociale aspecten gedacht? Geef een toelichting waaruit dit blijkt”. Eindrapport Claudia Colijn 34 4.7 Algemene Voorwaarden van de gemeente ‘s-Hertogenbosch In de Algemene Voorwaarden van de gemeente ’s-Hertogenbosch is momenteel het volgende opgenomen: Algemene Voorwaarden voor de uitvoering van diensten voor de gemeente ’s Hertogenbosch. Artikel 9 Kwaliteitsborging, veiligheid en milieu 1. De kwaliteit van de dienstverlening wordt periodiek gemeten en geëvalueerd. Om vast te stellen of de Leverancier heeft voldaan aan zijn verplichtingen wordt het volgende gedaan: a. het meten en beoordelen van klachten; b. het houden van een tevredenheidonderzoek; 2. Leverancier en zijn werknemers, evenals door hem ingeschakelde derden zijn gehouden wettelijke veiligheids-, gezondheids- en milieuvoorschriften in acht te nemen. Algemene Voorwaarden voor de levering van goederen aan de gemeente ’s -Hertogenbosch. Artikel 10 Kwaliteitsborging, veiligheid en milieu 1. De door de Leverancier te leveren Goederen dienen aan de handelsgebruikelijke kwaliteitseisen te voldoen. Dit houdt in dat de te leveren Goederen minimaal aan de volgende eisen voldoen: a. gebruikersvriendelijk; b. geen beschadigingen of defecten; c. niet of zo min mogelijk belastend voor het milieu; d. niet gevaarlijk in het gebruik; e. voorzien van gebruiksaanwijzing waar noodzakelijk; f. indien van toepassing dient op de verpakking te worden aangegeven voor welke apparatuur de Goederen bestemd zijn. 2. Leverancier en zijn werknemers, evenals door hem ingeschakelde derden zijn gehouden wettelijke veiligheids-, gezondheids- en milieuvoorschriften in acht te nemen. 4.8 ‘Duurzaam Inkopen’ in de Algemene Voorwaarden van de gemeente ’s-Hertogenbosch Mocht het mogelijk en wenselijk zijn dat ook de algemene voorwaarden aangepast worden naar een ‘Duurzamere’ variant, dan zou dit door het opnemen van een volgende tekst kunnen. Duurzaam inkopen 1. De leverancier dient te voldoen aan de landelijke en Europese wet- en regelgeving op het gebied van milieu voor wat betreft energie, verpakkingen, afval en emissies. Ook eventuele bedrijfsvoorschriften en reglementen op het gebied van milieu van opdrachtgever dienen te worden opgevolgd. 2. De leverancier dient op verzoek van opdrachtgever aan te kunnen geven wat de milieubelasting is van de geleverde producten en diensten. 3. De leverancier dient op verzoek van opdrachtgever aan te geven wat de inspanningen zijn om de milieubelasting van de producten en diensten te verminderen. 4. Opdrachtgever tolereert geen zaken als discriminatie, kinderarbeid en ontoereikende arbeidsomstandigheden binnen de bedrijfsvoering van de leverancier, noch bij diens toeleveranciers. Op eerste verzoek van opdrachtgever dient de leverancier hiertoe een schriftelijke verklaring af te geven. Eindrapport Claudia Colijn 35 4.9 De Standaard ‘De Standaard’ dient ervoor de kwaliteit van het ontwerpproces en de inrichting van de openbare ruimte te vergroten en een bijdrage te leveren aan een efficiënter ontwerpproces. Indien er door de ontwerper dus geen specifieke materialen worden gevraagd, wordt er teruggevallen op ‘De Standaard’. In ‘De Standaard’ is momenteel het volgende opgenomen met betrekking tot de randvoorwaarden te stellen aan materialen: Goed onderhoudbaar (onkruidwerend, vegen, etc.) zijn Vandalismebestendig zijn ARBO-eisen: veilig; gezondheid gewicht geen gevaarlijke stoffen bevatten voldoen aan ARBO-normen gemakkelijk verwerkbaar Duurzaam: recyclebaar herbruikbaar lange levensduur toepassen van secundaire materialen Voldoen aan NEN-, KOMO-, enz. normen. kleurechtheid sterkte Milieueisen: niet uitlogen Leverbaarheid: vooraf na aanbrengen Voor toetsing wordt als hulpmiddel de materiaalvoorkeurslijst gebruikt die is opgesteld voor het plan De Groote Wielen, d.d. januari 1998. Materialen zijn in deze lijst geklasseerd naar milieuklasse, beheersaspecten (duurzaamheid, levensduur, onderhoudskosten, enz.) en acceptatie bewoners. 4.10 ‘Duurzaam Inkopen’ in De Standaard ‘De Standaard’ wordt voordurend besproken en vernieuwd. Nieuwe kennis wordt door middel van een werkgroep in ‘De Standaard’ verwerkt. Er worden momenteel al verschillende relevante eisen meegenomen in ‘De Standaard’. Dit zijn Duurzaamheidseisen, Milieueisen en Kwaliteitseisen. Met behulp van deze eisen kan ‘Duurzaamheid’ optimaal worden opgenomen in ‘De Standaard’. Hierdoor worden de inkooppakketten Groen en Verharding en Betonproducten grotendeels gedekt. ‘De Standaard’ wordt in ongeveer 80% van de bestekken gebruikt. Als er wordt afgeweken van ‘De Standaard’ is dit in de ontwerpfase al vastgelegd. Door de afdeling Openbare Ruimte en Verkeer worden de ontwerpen gemaakt. Vervolgens maakt het IngenieursBureau de bestekken en voert deze uit. Door de afdeling Beheer Openbare Ruimte worden de werken onderhouden. Een beter overleg tussen deze drie afdelingen helpt dus mee aan een ‘Duurzamer’ werk. Het project ‘De Groote Wielen’ is een ‘Duurzaam’ project. De kennis is dus al aanwezig en kan ook in de toekomst bij andere projecten gebruikt worden Eindrapport Claudia Colijn 36 Conclusies Het onderzoek naar de mogelijkheden tot het verankeren van ‘Duurzaam Inkopen’ wordt vooral gestimuleerd door de uitspraak van Staatssecretaris van Geel van het ministerie van VROM. Hiermee wordt onderstreept dat met ‘Duurzaam Inkopen’ ook een verandering van de markt in gang gezet kan worden. Het aanbod volgt op deze manier vanzelf de vraag. Momenteel heerst er bij de medewerkers onbekendheid met de onderwerpen ‘Duurzaamheid’ en ‘Duurzaam Inkopen’. Bovendien worden beide begrippen, grotendeels onnodig, geassocieerd met extra kosten. Verder wordt ‘Duurzaam Inkopen’ ook tegengewerkt doordat verantwoordelijkheden worden afgeschoven en doordat mensen te weinig tijd hebben en nemen om zich te verdiepen in de mogelijkheden met betrekking tot ‘Duurzaam Inkopen’. Wat opvalt, is dat er wel degelijk draagvlak is voor ‘Duurzaam Inkopen’ als medewerkers eenmaal weten wat dit specifiek voor hen betekent. Echter, wat zij momenteel missen is een besluit vanuit het AMT en het College van B&W. Het hebben van beleid en het aanleveren van gegevens is op zich niet voldoende voor het realiseren van de gewenste gedragsverandering. Wanneer mensen keer op keer worden geconfronteerd met het onderwerp is het mogelijk dat zij (pro-)actief met het onderwerp aan de slag gaan. Nu komt bovendien duidelijk naar voren dat individuele ondersteuning ten aanzien van de duurzaamheidscriteria veel medewerkers zou bewegen tot ‘Duurzaam Inkopen’. Op dit moment heeft het huidige Inkoopcoördinatie-overleg geen directe lijn tot de 300 budgethouders/ inkopers. Uit de inventarisatie aan de hand van de ‘Menukaarten’ van SenterNovem komt naar voren dat de nazorg slecht scoort. Leveranciers worden onvoldoende beoordeeld en ook wordt er onvoldoende gecommuniceerd met de gebruikers van de geleverde producten, werken en diensten. Dit geldt niet alleen op het gebied van ‘Duurzaam Inkopen’. Bij de gemeente ’sHertogenbosch is het contractbeheer in zijn geheel niet op orde. Uit de inventarisatie komt verder naar voren dat in veel gevallen ‘Duurzaamheid’ al wordt meegenomen bij de inkoop. Dit gebeurt nu echter enkel op ad hoc basis. Ook blijkt vaak pas na een aanbesteding dat een leverancier toch aan de eisen van de ‘Menukaart’ blijkt te voldoen, maar deze eisen zijn van te voren niet meegenomen. Op deze manier is dus ook niet geborgd dat een nieuwe aanbesteding dezelfde ‘Duurzaamheid’ oplevert. Wat verder opvalt, is dat momenteel vaak enkel naar de aanschafprijs gekeken wordt maar er zal ook naar de totale kosten gekeken moeten worden. De inkooppakketten schoonmaak, papier en ICT-hardware scoren hoog. Dit is echter geen garantie voor het niveau van deze inkooppakketten voor de toekomst, aangezien ‘Duurzaamheid’ niet verankerd is in het bestek. De inkooppakketten beton, bedrijfskleding, drukwerk en dienstauto’s scoren daarentegen laag. Voor beton zou het ook een forse investering betekenen om het niveau omhoog te krijgen. Bovendien zou dit afbreuk doen aan de kwaliteit. Aan het inkooppakket dienstauto’s wordt reeds gewerkt. Bedrijfskleding en drukwerk zouden gemakkelijk naar een hoger niveau verplaatst kunnen worden. Eindrapport Claudia Colijn 37 Aanbevelingen Voor veel mensen in de organisatie is ‘Duurzaam Inkopen’ bijzaak. Indien specificaties en informatie zo worden aangeleverd dat het weinig moeite kost om het in te passen wordt de drempel verlaagd om ‘Duurzaam’ in te kopen. Hiertoe kunnen in de Handleiding Inkopen per stap documenten en teksten worden opgenomen die ‘Duurzaamheid’ bevatten. Om deze informatie bij de juiste personen te krijgen dient de communicatie over ‘Duurzaam Inkopen’ goed georganiseerd te worden. ‘Duurzaam Inkopen’ is geen onderdeel van de dagelijkse praktijk en vergt dus een gedragsverandering. Gedragsveranderingen komen alleen tot stand indien de boodschap frequent wordt herhaald. Een onderdeel van de communicatie is de educatie. Educatie over ‘Duurzaam Inkopen’ helpt bij het uitdragen van het belang, de inhoud, en de aanpak van ‘Duurzaam Inkopen’. In de workshops Inkopen kan het onderdeel ‘Duurzaam Inkopen’ opgenomen worden. Deze starten in september 2006. Verder is een combinatie van een ‘top-down’, en een ‘bottom-up’ benadering noodzakelijk. Enerzijds door vastlegging in het Inkoopbeleid en Inkoopproces (het Protocol Aanbesteden en de Handleiding Inkopen) maar ook in de Algemene Voorwaarden. Anderzijds door het geven van presentaties, aanleveren van gegevens en benadrukken van het belang van ‘Duurzaam Inkopen’. Als er enkel ‘bottum-up’ gewerkt wordt dan is er geen druk van bovenaf. Ook is een van de conclusies dat de medewerkers momenteel een managementbesluit missen. Door de twee benaderingen te combineren wordt de individuele inkoper duidelijk gemaakt hoe ‘Duurzaamheid’ meegenomen kan worden bij de inkoop. De stimulans om dit ook daadwerkelijk te doen komt op deze manier van bovenaf. Deze wordt nog extra ondersteund als ook de ‘Deelnameverklaring Programma Duurzaam Inkopen’ ondertekend wordt. De controle of ook daadwerkelijk ‘Duurzaam’ wordt ingekocht, kan plaats vinden door middel van de interne audits door de GMS-coördinatoren. De nazorg is ook een punt wat om verbetering vraagt. Aan de ene kant dienen leveranciersbeoordelingen deskundig uitgevoerd te worden. Hiertoe dient een beter contractbeheer opgesteld te worden. ‘Duurzaamheid’ kan hier gemakkelijk ingepast worden en bij de evaluatie worden meegenomen. Aan de andere kant moet er ook beter gecommuniceerd worden met de gebruikers, hierdoor kan beter op hun wensen en eisen worden ingegaan. Ook op het gebied van omgaan met de producten, diensten of werken. Hierdoor kan er meer energiebesparing ontstaan of zelfs in samenspraak gekomen worden tot een ‘Duurzamer’ product, ook in het gebruik. Het principe van Total Cost of Ownership dient hier toegepast te worden. Bij een decentraal georganiseerde inkooporganisatie helpt het om een overlegstructuur te hebben waarin één vertegenwoordiger van elke inkopende afdeling is vertegenwoordigd, om zo zicht te houden op alle inkoopprojecten, blijvende aandacht voor ‘Duurzaam Inkopen’ te waarborgen en te kunnen monitoren wat de voortgang is op het gebied van ‘Duurzaam Inkopen’. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van een reeds bestaande overlegstructuur; het Inkoopcoördinatie-overleg. Zij kunnen adviseren op het gebied van ‘Duurzaam Inkopen’ hun advies zou dan in principe meegenomen moeten worden door de betreffende inkoper. Hierbij is het van belang dat er in de organisatie een voortrekker is van het onderwerp, die aan de ene kant aan kennisuitwisseling doet zodat anderen zelfstandig met het onderwerp door kunnen, maar aan de andere kant het de organisatie gemakkelijk maakt door het aanleveren van direct te gebruiken informatie (specificaties, inzicht in de milieubelasting van productgroepen). Deze voortrekkersrol zal de Concern Milieucoördinator op zich kunnen nemen. Hij is tevens lid van het Inkoopcoördinatie-overleg en het GMS-overleg, en kan langs deze weg een onderdeel van de kennisuitwisseling verzorgen. Eindrapport Claudia Colijn 38 Door middel van het onderzoek en de conclusies die daaruit zijn gekomen, zijn een aantal aanbevelingen geformuleerd. Uiteindelijk is gekomen tot drie varianten om ‘Duurzaam Inkopen’ te kunnen verankeren in het huidige inkoopproces van de gemeente ‘sHertogenbosch. Eén variant geniet, op basis van de reeds geformuleerde aanbevelingen, de voorkeur. Deze variant is gebaseerd op de aanbevelingen. Ook is uit een presentatie onder betrokkenen gebleken dat deze variant het meeste draagvlak heeft. Over de voorkeursoplossing kan gezegd worden dat voor de ‘gulden middenweg’ gekozen is. Dit houdt in dat variant 1 een stuk milder is dan de voorkeursoplossing en dat variant 3 ook op budgettair gebied gevolgen met zich meebrengt. Op deze manier is variant 3 dus een stuk zwaarder dan de voorkeursoplossing15. Voorkeursoplossing (variant 1+2): Het advies vanuit het Inkoopcoördinatie-overleg is niet alleen adviserend maar zwaarwegend. Ook kan deze variant niet meer zonder ondertekening van de zogenaamde ‘Deelnameverklaring Programma Duurzaam Inkopen’16. Om deze te kunnen ondertekenen is een Collegebesluit nodig. Met deze verklaring geeft de gemeente ’s-Hertogenbosch, zowel intern als extern aan, de intentie te hebben om over te gaan tot ‘Duurzaam Inkopen’. Als zij hebben besloten over te gaan tot ‘Duurzaam Inkopen’, kan in het Protocol Aanbesteden een duurzaamheidsparagraaf opgenomen worden. Op deze manier gaat de gemeente ’sHertogenbosch voor ‘Duurzaam Inkopen’, mits dit budgetneutraal mogelijk is. In het contractbeheer, wat een onderdeel is van de nazorg, dient ‘Duurzaam Inkopen’ ook ingevoerd te worden. Op deze manier ontstaat er meer controle op de leverancier en een actievere communicatie met de gebruikers. Verder dienen bij deze variant ook de Algemene Voorwaarden van de gemeente ’s-Hertogenbosch aangepast te worden. Dit om ook naar de leveranciers toe aan te geven dat overgegaan is tot ‘Duurzaam Inkopen’. Variant 1: De verantwoording om ‘Duurzaam’ in te kopen ligt bij deze variant in handen van de individuele ‘inkoper’. Bij een aanbesteding moeten zij zorgdragen dat ‘Duurzaamheid’ hierin wordt meegenomen. Om de kennis rondom ‘Duurzaam Inkopen’ bij de individuele ‘inkoper’ aan de orde te brengen dient de Handleiding Inkopen aangepast te worden. Ook kan in de Inkoopworkshops informatie rondom ‘Duurzaam Inkopen’ opgenomen worden. Verder heeft het Inkoopcoördinatie-overleg een adviserende functie ten opzichte van de inkopers. De interne audits, die gehouden worden door de GMS-coördinatoren, kunnen hier als controlemiddel dienen. Verder dient door middel van een actieve communicatie met de gebruikers, gekomen te worden tot een ‘Duurzaam’ product, levering of dienst. Variant 1+2+3: Bij deze variant is enkel een duurzaamheidsparagraaf in het Protocol Aanbesteden niet voldoende. In ieder bestek dient verplicht een duurzaamheidsparagraaf te worden opgenomen. De gemeente ’s-Hertogenbosch gaat bij deze variant ook niet langer enkel voor ‘Duurzaam Inkopen’ mits dit budgetneutraal kan, maar gaat actief streven naar méér dan 50% ‘Duurzaam Inkopen’. Dit in naleving van de eerder genoemde uitspraak van staatssecretaris van Geel. 15 Op 27 juni a.s. zal het College van B&W een besluit nemen over het geformuleerde voorstel (de voorkeursoplossing). Dit College-voorstel is in de bijlagen opgenomen. 16 In de bijlagen is deze verklaring terug te vinden. Eindrapport Claudia Colijn 39 5 5.1 Implementatieplan Marketing en communicatie Marketing en communicatie zijn de belangrijkste onderwerpen van de ondersteunende processen genoemd in het onderzoeksmodel. Het gaat immers om een verandering als ‘Duurzaam Inkopen’ opgenomen gaat worden in het inkoopproces. Hiertoe dient een goed communicatieplan opgesteld te worden. Hierbij moet gekeken worden naar de volgende onderwerpen: - Wat moet gecommuniceerd worden? - Hoe moet gecommuniceerd worden? - Naar wie moet gecommuniceerd worden? - Wanneer moet gecommuniceerd worden? Bovendien kan er gedacht worden aan trainingen en workshops (de reeds bestaande Inkoopworkshops) om ‘Duurzaam Inkopen’ te communiceren naar de werknemers. Een slogan, die een hoofddoelstelling bevat, kan een bijdrage leveren aan het communiceren van ‘Duurzaam Inkopen’. Ook het ondertekenen van de ‘Deelnameverklaring Programma Duurzaam Inkopen’ kan bijdragen aan de communicatie rondom ‘Duurzaam Inkopen’. Werknemers moeten getraind en gemotiveerd worden tot ‘Duurzaam Inkopen’. Hierdoor verandert hun houding, neemt hun kennis toe en kunnen vaardigheden beïnvloed worden. Een gedetailleerde uitwerking van de communicatie is terug te vinden in het communicatieplan. 5.2 Draagvlak Het belang van ‘Duurzaam Inkopen’ dient aangetoond te worden. Aan het bestuur en het management moet duidelijk gemaakt worden wat de risico's zijn als er niet voldoende aandacht wordt besteed aan de zorg voor milieu- en sociale aspecten. Hierbij valt te denken aan: Overtreding van de wet. Aansprakelijkheid bij calamiteiten. Niet voldoen aan nationaal beleid. Afnemende geloofwaardigheid (voor bedrijven). Met milieu samenhangende Arbo- en veiligheidsrisico's. Het tonen van de voordelen van ‘Duurzaam Inkopen’ is een belangrijk onderdeel van het creëren van draagvlak. Deze voordelen kunnen zijn: Efficiencywinst. Kostenbesparingen. Positieve reclame. Een voorbeeld zijn voor bedrijven en particulieren. Bij de meeste inkopers bestaat de gedachte dat ‘Duurzaam Inkopen’ geld kost, terwijl het in de meeste gevallen juist geld kan opleveren of in ieder geval kostenneutraal is. Het is dus raadzaam om per inkooppakket te onderzoeken en aan te geven waar voordelen behaald kunnen worden. Koppel resultaten terug Laten weten wat de resultaten van een inspanning zijn, vergroot de motivatie. De afdeling communicatie kan bij de uitvoering hiervan ondersteunen. Ook helpt een degelijk Eindrapport Claudia Colijn 40 communicatieplan hierbij. De registratie van de milieubelasting kan een beeld geven van de gemeente ’s-Hertogenbosch. Deze registratie zal gebeuren aan de hand van de ‘Milieubarometer’. Deze levert een overzichtelijke grafiek van de milieubelasting per jaar en per onderwerp. Een registratie en een milieujaarverslag of de verwerking van de registratie in het jaarverslag, vormen een goede basis voor de terugkoppeling van resultaten, naar zowel medewerkers als het managementteam en het bestuur. In dit rapport zal verder niet inhoudelijk op deze barometer ingegaan worden. Deze zal alleen gebruikt worden om de milieubelasting weer te geven teneinde een beeld te creëren bij ‘Duurzaamheid’. Verder zal op het gebied van ‘Duurzaam Inkopen’ ook een terugkoppeling van de behaalde resultaten moeten plaatsvinden. Dit kan door middel van de interne audits. Zoek synergie Uitgaande van bestaande structuren, kost ‘Duurzaamheid’ minder inspanning en wordt het onderdeel van de algemene gang van zaken, in dit geval het inkoopproces. Hierbij valt te denken aan: Bestaande overlegstructuren en communicatiemiddelen. Bestaande inkooprichtlijnen, waar milieu- en sociale aspecten in opgenomen kunnen worden. De decentrale inkoopstructuur blijft zoals deze is. Onder andere door het combineren van de functie inkoper en Concern Milieucoördinator, kan het aspect ‘Duurzaamheid’ op een natuurlijke manier onderdeel worden van het inkoopproces. Verder zal, zoals ook in de aanbevelingen terug te vinden is, het Inkoopcoördinatie-overleg over ‘Duurzaam Inkopen’ gaan adviseren. Zorg dat mensen tijd hebben voor hun taak Tijd en geld zijn vaak twee zaken die niet voldoende in de organisatie aanwezig zijn. Zo ook bij de gemeente ’s-Hertogenbosch. Deels wordt dit opgevangen door het aantrekken van een afstudeerder. Motivatie en enthousiasme worden vaak in de weg gezeten door een gebrek aan tijd. Men wil wel, maar de tijd is er niet voor. Hier hangt het benoemen van taken mee samen. Als taken niet benoemd zijn en er geen tijd voor is gereserveerd, wordt ook de indruk gewekt dat het niet belangrijk is. Dit kan opgelost worden door rekening te houden met de volgende zaken: Zorg dat acties acceptabel zijn voor de medewerkers en de doelen realistisch en haalbaar zijn. Sluit aan bij de activiteiten en ervaringen van de medewerkers. Belast medewerkers niet met zaken die ze niet nodig hebben. Een werkgroep met leden uit de hele organisatie zorgt voor contact met de wensen en problemen in de verschillende gemeenteonderdelen. Bovendien is er daarna een goede ingang voor het uitvoeren van initiatieven. Voorkom verlies van draagvlak door klachten serieus te behandelen en samen met de betreffende persoon te komen tot voorstellen voor verbetering. Eindrapport Claudia Colijn 41 5.3 Communicatieplan De organisatie De gemeente ’s-Hertogenbosch wil vanuit het Gemeentelijk Milieuzorg Systeem en de uitspraak van Staatssecretaris van Geel, ‘Duurzaam Inkopen’ verankeren binnen de organisatie. De aanleiding Bij de hercertificeringaudit van oktober 2005 is naar voren gekomen dat ‘Duurzaam Inkopen’ nog niet voldoende geborgd is bij de inkoop. Bovendien is de gemeente ’s-Hertogenbosch zich bewust van de maatschappelijke verantwoordelijkheid die zij tegenover bedrijven en burgers binnen de gemeente heeft. Ook is de professionaliseringslag reeds gemaakt en is ‘Duurzaam Inkopen’ een logische stap. De probleemanalyse Het probleem wat de gemeente ’s-Hertogenbosch heeft, is dat ‘Duurzaam Inkopen’ momenteel niet standaard in het inkoopproces geborgd is. Ook in het Protocol Aanbesteden is geen onderwerp met betrekking tot ‘Duurzaam Inkopen’ opgenomen. Aangezien de gemeente wel gemeentebreed ISO 14001 gecertificeerd is, zou zij graag zien dat ook ‘Duurzaam Inkopen’ als onderdeel wordt opgenomen. Er wordt momenteel wel duurzaam ingekocht, maar dit is geen vereiste. Op dit moment ligt het in handen van de desbetreffende inkoper. Het begrip ‘Duurzaamheid’ leeft nog niet voldoende binnen de organisatie. Bovendien is er gebrek aan kennis over zowel ‘Duurzaam Inkopen’ als het begrip ‘Duurzaamheid’. Ook ontbreken er gegevens met betrekking tot deze onderwerpen of deze zijn wel aanwezig maar niet geordend. Als laatste is ook het ontbreken van draagvlak een belangrijk probleem. Doelstellingen De hoofddoelstelling van dit communicatieplan is het verankeren van ‘Duurzaam Inkopen’ in het huidige inkoopproces. Dit communicatieplan dient ervoor de kennis van de medewerkers te vergroten, zodat zij hun vaardigheden kunnen uitbreiden. Op deze manier kunnen zij leren hoe zij ‘Duurzaam Inkopen’ kunnen meenemen bij aanbestedingen. Ook dient hun houding ten opzichte van ‘Duurzaam Inkopen’ positief beïnvloed te worden. Als medewerkers enthousiast zijn over een onderwerp staan ze ook achter de verandering die hiermee gepaard gaat. Hiertoe dient als eerste informatie over ‘Duurzaamheid’ verspreid te worden. Doelgroepen De leden van het Inkoopcoördinatie-overleg. De leden van het GMS-overleg. De leden van het Ambtelijk Management Team. Het College van Burgemeester & Wethouders. De inkopers (circa 300). Afdeling Milieu. Eindrapport Claudia Colijn 42 Strategie en middelen Media Intranet; Reflex; website van de gemeente ’s-Hertogenbosch; interne memo’s; presentaties en; workshops. Boodschap Waar kan ik informatie vinden over Duurzaam Inkopen? Wat houdt Duurzaam Inkopen in? Hoe neem je Duurzaam Inkopen mee bij een aanbesteding? Wie zijn de aanspreekpunten met betrekking tot Duurzaam Inkopen? Draaiboek Het draaiboek dient niet alleen om antwoord te geven op de vragen: Wat? Wanneer? en Wie? Maar ook om ervoor te zorgen dat ‘Duurzaam Inkopen’ in de toekomst geborgd blijft. Wat? Wanneer? Wie? Afgevaardigde: Hoofd 21 juni afdeling Milieu Concern Milieucoördinator en juni afstudeerder Ondertekenen Intentieverklaring Aanpassen Handleiding Inkopen Aanpassen Inkoopworkshops voor september Inkoopcoördinator AMT besluit juni AMT leden College besluit Duurzaamheidsparagraaf in het Protocol Aanbesteden 27 juni College van B&W na AMT en College besluit Inkoopcoördinator na AMT en College besluit Inkoopcoördinator Aanpassen Algemene Voorwaarden Adviseren rondom 'Duurzaam Inkopen' continu Inkoopcoördinatoren tijdens de interne audits GMS-coördinatoren Controle door middel van interne audits Communicatie met gebruikers 'Duurzaam Inkopen' invoeren in het contractbeheer continu De 'inkopers' Frequent informatie over 'Duurzaam Inkopen' op intranet plaatsen vanaf juni Inkoopcoördinator Concern Milieu Coördinator en vanaf heden afstudeerder Evaluatie Hoe moet er geëvalueerd worden? De evaluatie kan gebaseerd worden op de uitkomsten van de interne audits. Wanneer moet er geëvalueerd worden? Jaarlijks na de interne audits. Eindrapport Claudia Colijn 43 5.4 Het verankeren van ‘Duurzaam Inkopen’ bij de gemeente ‘s-Hertogenbosch De implementatie eindigt met de ondertitel van dit rapport: Het verankeren van ‘Duurzaam Inkopen’ bij de gemeente ‘s-Hertogenbosch. Deze kan kortweg beantwoord worden door de titel van het rapport: ‘Duurzaam Inkopen’ een kwestie van doen! In dit rapport zijn vele zaken naar voren gekomen teneinde ‘Duurzaam Inkopen’ te ‘doen’. Om te zorgen dat dit ‘doen’ ook in de toekomst geborgd is, is een aantal zaken van groot belang. Velen zijn al benoemd, maar omdat dit een belangrijk onderdeel is worden ze in deze afsluitende paragraaf nog eens onder elkaar gezet. 5.4.1 ‘Top-down’ Een besluit van bovenaf draagt bij aan het stimuleren van Duurzaam Inkopen. Ook het ondertekenen van de ‘Deelnameverklaring Programma Duurzaam Inkopen’ geeft aan welke weg de gemeente ’s-Hertogenbosch wil inslaan. Een besluit van het College van Burgemeester & Wethouders is de ‘top-down’ beslissing die hier een belangrijke rol speelt. 5.4.2 ‘Bottom-up’ Bewustwording van de inkopers door middel van informatieverspreiding, is een eerste vereiste om ‘Duurzaam Inkopen’ onder de aandacht te brengen. Deze informatieverspreiding kan onder anderen door middel van de: Handleiding Inkopen en de; Inkoopworkshops. 5.4.3 Overlegstructuren Om de informatieverspreiding niet een eenmalig karakter te laten krijgen, dient ook in de bestaande overlegstructuren ‘Duurzaam Inkopen’ en de mogelijkheden op dit gebied voor de toekomst besproken te worden. Deze overlegstructuren zijn, zoals reeds genoemd, de volgende: Inkoopcoördinatie-overleg en het; GMS-overleg. 5.4.4 Documenten De informatieverspreiding gaat verder dan alleen de Handleiding Inkopen en de Inkoopworkshops. Ook het Protocol Aanbesteden (waar de Handleiding Inkopen als het ware onder hangt) moet aangepast worden. Hetzelfde geldt voor de Algemene Voorwaarden. De Standaard wordt continu verbeterd en aangepast. Door middel van informatieverspreiding wordt ‘Duurzaamheid’ ook hier een steeds belangrijker onderwerp. 5.4.5 Communicatie De communicatie dient zowel intern als extern goed geregeld te worden. Intern door onder andere de overlegstructuren en de informatieverspreiding. Extern kan ze zich richten op de inwoners van ’s-Hertogenbosch maar ook op andere gemeenten. Op deze manier kunnen kennis en ervaringen worden uitgewisseld. 5.4.6 Controle en evaluatie Een beter contractbeheer met daarin een invulling van ‘Duurzaam Inkopen’ en betere communicatie met de gebruikers zijn beide noodzakelijk en momenteel nog onvoldoende geborgd. Door de GMS-coördinatoren dient hierop gecontroleerd te worden tijdens de interne audits. Eindrapport Claudia Colijn 44 Literatuurlijst Literatuur SenterNovem 2005 SenterNovem, Handreiking Duurzaam Inkopen en Aanbesteden, in opdracht van het ministerie van VROM 2005. Stimular 2005 Stichting Stimular, Gebruikshandleiding MKB-Milieubarometer, Rotterdam 2005. Engelen 1998 John van Engelen, Cheklist ISO 14001. De wegwijzer voor goed milieumanagement, Deventer: Kluwer Bedrijfsinformatie 1998. Dietz 2003 Frank J. Dietz, Duurzaam milieugebruik. Een inspiratiebron, Utrecht: Uitgeverij Jan van Arkel 2003. Oldenkamp 2001 Johan Oldenkamp, Succesvol overdragen van kennis. Over het doorbreken van belemmeringen voor kennismanagement, Utrecht: Uitgeverij LEMMA b.v. 2001. InfoMil 2003 InfoMil, Handleiding Energiebesparingsonderzoeken, Den Haag 2003. Vos 2004 Gert-Jan Vos, Duurzaam Inkopen. Integratie in het departementale inkoopbeleid, Den Haag 2004. Websites www.senternovem.nl/duurzaaminkopen www.s-hertogenbosch.nl www.competentafstuderenenstagelopen.wolters.nl www.vernieuwingsimpuls.nl www.milieubarometer.nl www.stimular.nl www.nevi.nl www.ovia.nl www.gimnet.nl www.milieukeur.nl Eindrapport Claudia Colijn 45
