format document - GGD Kennemerland

Naam & logo organisatie
Zorgcontinuïteitsplan bij rampen
Voorbereidingsfase
Titel
: Zorgcontinuïteitsplan bij rampen
Auteur
:
Portefeuillehouder
: Nader te bepalen
Beheerder
: Nader te bepalen
Uitgiftedatum
:
Actualisatie uiterlijk op
:
Bekend tot niveau
: Leden managementteam
Aantal pagina’s
: xx / xx
Status
:
INHOUDSOPGAVE
OVERZICHT BIJLAGEN
3
1
4
INLEIDING
1.1
2
LEESWIJZER
4
CALAMITEIT, RAMP EN CRISIS
5
2.1
DEFINITIES
5
2.2
EXTERNE RISICO’S
5
3
VERANTWOORDELIJKHEDEN
5
4
CRISISORGANISATIE
6
4.1
CENTRAAL CRISISTEAM
6
4.2
BEREIKBAARHEID VAN HET CRISISTEAM
7
4.3
HOE EN WANNEER WORDT HET CRISISTEAM GEFORMEERD
7
4.4
TAKEN EN ACTIES VAN HET CRISISTEAM
7
4.5
WIJZE VAN COMMUNICEREN MEDEWERKERS EN CLIËNTEN
7
4.6
FACILITEITEN VOOR CRISISTEAM
8
4.6.1 Digitaal MT-koffertje
4.7
5
8
DECENTRAAL CRISISTEAM
8
NAZORG
9
5.1
TRAUMAVERWERKING VOOR MEDEWERKERS EN VRIJWILLIGERS
9
5.2
TRAUMAVERWERKING VOOR CLIËNTEN
9
5.3
COMMUNICATIE MET FAMILIE VAN CLIËNTEN EN/OF MEDEWERKERS EN NAZORG
9
Zorgcontinuïteitsplan bij rampen
Pagina 2 van 10
Overzicht bijlagen
Bijlage 1: Verantwoordelijkheden overige instanties
Bijlage 2: Taken en acties van de leden van het crisisteam
Bijlage 3: Sluiting (delen) van de locatie
Bijlage 4: Verplaatsen van cliënten bij evacuatie
Bijlage 5: Groot aanbod van cliënten van een andere organisatie in nood
Bijlage 6: Tekort aan personeel
Bijlage 7: Uitval van nutsvoorzieningen, apparatuur en ICT-middelen
Bijlage 8: Logistieke stagnatie
Bijlage 9: Uitbraak infectieziekten
Bijlage 10: Belangrijke telefoonnummers naast 112
Bijlage 11: Communicatie crisisteam
Bijlage 12: Checklist voor crisiscentrum
Zorgcontinuïteitsplan bij rampen
Pagina 3 van 10
1
Inleiding
Elke ramp heeft, ongeacht het type of de omvang van de ramp, bepaalde gevolgen die,
vaak in combinatie met elkaar, optreden. Uit de praktijk is gebleken dat er een zevental
oorzaken is waardoor de zorgcontinuïteit verstoord raakt of dreigt te worden verstoord:
•
Sluiting van (delen van) de locatie
•
Groot aanbod van cliënten
•
Verplaatsen van cliënten
•
Tekort aan medewerkers
•
Uitval nutsvoorzieningen, apparatuur en IT-middelen
•
Logistieke stagnatie
•
Uitbraak infectieziekten
Het Zorgcontinuïteitsplan geeft weer welke acties worden ondernomen om ons voor te bereiden op
een calamiteit of ramp en geeft ook inzicht in de stappen die gezet worden als daadwerkelijk
sprake is van een calamiteit of ramp. Deze voorbereiding is passend (en afgestemd) met de
richtlijnen van de GHOR (Geneeskundige Hulpverlenings Organisatie in de Regio).
Tijdens een ramp of crisis is GHOR Kennemerland onderdeel van een coördinatiestructuur naast de
andere hulpdiensten zoals de politie, brandweer en gemeenten. GHOR Kennemerland coördineert
de zorg van zorginstellingen die een directe rol hebben in de geneeskundige hulpverlening (RAV
Kennemerland, GGD Kennemerland, het traumacentrum en de ziekenhuizen). Wanneer wij tijdens
een crisis ernstige knelpunten ondervinden, bijvoorbeeld bij een evacuatie, is er overleg met GHOR
Kennemerland om snel tot een oplossing te komen. De bereikbaarheidsgegevens van de GHOR
(binnen en buiten kantoortijden) staan in bijlage 10.
Wanneer we in dit plan over de verantwoordelijkheden van bepaalde functies spreken, betekent dit
dat bij afwezigheid van de betreffende functionaris de gedelegeerde de verantwoordelijkheden
overneemt.
Elke situatie is anders, dit plan is een leidraad maar is geen pasklare oplossing. Gebruik vooral je
gezonde verstand!
1.1
Leeswijzer
Het Zorgcontinuïteitsplan bij rampen beschrijft de crisisorganisatie en verantwoordelijkheden van
de verschillende functionarissen. Vervolgens zijn in de bijlagen per soort incident ramp de
actiepunten en werkwijze beschreven. Deze kunnen dus als afzonderlijke delen worden
geraadpleegd, afhankelijk van het incident.
Als voorbereiding op (gevolgen van) incidenten wordt van alle leden van het managementteam
verwacht dat ze kennis hebben genomen van het hele plan. Overige medewerkers worden
jaarlijks, bijvoorbeeld via de BHV-bijscholing, geïnformeerd.
Zorgcontinuïteitsplan bij rampen
Pagina 4 van 10
2
Calamiteit, ramp en crisis
Het is belangrijk voorbereid te zijn op calamiteiten of incidenten die kunnen gebeuren om ‘in geval
van’ de continuïteit van zorg te kunnen waarborgen. Daarbij werken wij tijdens een incident samen
met de hulpdiensten, in de eerste plaats om het incident te bestrijden en in de tweede plaats zo
goed mogelijk om te gaan met de gevolgen ervan.
2.1
Definities
Wat verstaan we onder een calamiteit, een ramp of een crisis en wat zijn de kenmerken van zulke
gebeurtenissen?
Een calamiteit is een gebeurtenis waarbij sprake is van een overlast of schade. Dit kan een brand
in een prullenbak zijn, maar ook een ernstig ongeval dat invloed heeft op de organisatie.
Een ramp is een ernstige gebeurtenis met veel slachtoffers en/of grote schade waarvan de
gevolgen zo groot zijn dat de hulpdiensten (zoals politie, brandweer en ambulance) het niet af
kunnen handelen met de normale middelen en organisatiestructuur. Er moeten dus extra middelen
worden ingezet en een speciale coördinatiestructuur worden opgezet.
Bij een crisis gaat het meestal om een serie gebeurtenissen of rampen. Een crisis treft vaak een
groot gebied en vraagt om een zware bestuurlijke coördinatie, waaronder maatregelen om de
crisis te beheersen en de voorlichting te coördineren.
Kenmerken van een calamiteit, ramp of crisis:
-
er is altijd sprake van schade, zowel materiële als immateriële schade
-
er moet snel worden gehandeld of beslist
-
als er niets gedaan wordt heeft het ernstige gevolgen
-
elke beslissing kan vergaande gevolgen hebben
-
er zijn weinig of geen keuzemogelijkheden
-
een ramp is nieuws voor de media
-
de informatie over de ramp is vaak gebrekkig en diffuus
2.2
Externe risico’s
Gelet op de risico’s die in kaart zijn gebracht door de overheid door middel van Risicokaart.nl heeft
de locaties XXX een verhoogd risico op het vrijkomen van gevaarlijke stoffen bij een
verkeersongeval in de nabije omgeving.
De grootste algemene risico’s in ons werkgebied zijn: ziektegolf (inclusief dierziekten),
overstroming, brand in dichte binnenstad, uitval nutsvoorzieningen en paniek in menigten. NB: dit
hangt af van de werkelijke situatie en omgevingskenmerken!
3
Verantwoordelijkheden
Een goede voorbereiding en een flexibele crisisorganisatie zorgen ervoor dat de organisatie op een
goede manier omgaat met de gevolgen van een calamiteit of een ramp en zorgt voor de veiligheid
van haar medewerkers en cliënten.
Wij hebben te allen tijde de verantwoordelijkheid om te zorgen voor de veiligheid en gezondheid
van onze cliënten. Er zijn verschillende wettelijke regelingen die verwijzen naar voorzieningen die
zorgorganisaties moeten treffen bij calamiteiten en rampen en voorbereidingen hierop.
Zorgcontinuïteitsplan bij rampen
Pagina 5 van 10
Belangrijker dan de wettelijke verplichting is dat de wij in de praktijk calamiteiten en rampen zo
veel mogelijk zien te voorkomen en de effecten verminderen wanneer zich een ramp voordoet.
Naast de verantwoordelijkheid die wij hebben in het leveren van verantwoorde zorg in alle
omstandigheden zijn er wettelijke regelingen die meer in gaan op de technische kant van
veiligheid zoals:
-
veiligheidseisen
-
brandveiligheid
-
ontruimingen
-
vluchtwegen
-
etc.
Voorbeelden van wetten zijn:
-
het Bouwbesluit
-
de Gemeentelijke Bouwverordening
-
de Wet op de Medische hulpmiddelen
-
de arbeidsomstandighedenwet
11.1.1 De Bedrijfshulpverlening (BHV)
Informatie over bedrijfshulpverlening is (bijvoorbeeld) te vinden in het
Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) (of in een apart BHV-plan). [NB: dit is een eigen keuze]
11.1.2 Eindverantwoordelijkheid voor cliënten en medewerkers
Omdat een ramp in of bij een zorgorganisatie effecten buiten de organisatie kan veroorzaken, is de
ramp geen interne kwestie meer en zullen de hulpdiensten en de overheid ondersteuning bieden
bij de afhandeling ervan. Ook in deze situatie blijven wij verantwoordelijk voor het continueren
van de zorg en de veiligheid van cliënten en medewerkers.
De verantwoordelijkheden van overige instanties zijn beschreven in de bijlagen.
4
Crisisorganisatie
Het crisisteam van leidt de crisisorganisatie. Het crisisteam neemt belangrijke besluiten: wel of
niet ontruimen, hoe om te gaan met beperkte middelen, de inzet van extra medewerkers, etc.
4.1
Centraal crisisteam
Leden van het centrale crisisteam zijn:

Raad van Bestuur, voorzitter

Manager Facilitair bedrijf, vervangend voorzitter

Manager Personeel & Organisatie

Manager Behandel Centrum,

Staffunctionaris Algemeen Beleid, secretaris

Divisie manager
Bij afwezigheid van een van bovenstaande functionaris zal vervanging zoveel mogelijk onderling,
binnen het centrale crisisteam, opgelost dienen te worden.
Binnen het crisisteam vindt besluitvorming plaats conform dit continuïteitsplan. Besluitvorming
wordt vervolgens achteraf bekrachtigd door de Raad van Bestuur.
Zorgcontinuïteitsplan bij rampen
Pagina 6 van 10
Het crisisteam kan worden aangevuld met de volgende functionarissen, afhankelijk van soort
calamiteit:

Specialist oudergeneeskunde, met opdracht infectieziekte

Arbo coördinator,

Bedrijfsarts, adviseur

Hoofd BHV

TD/ICT medewerker
Het crisisteam komt op de locatie van de calamiteit bij elkaar. Per locatie bepaalt de voorzitter of
zijn vervanger in welke ruimte het crisisteam bijeen komt; de zogenaamde Crisiscentra op de
locaties. Bij een organisatie-brede calamiteit zal de MT-vergaderkamer van het Centraal Bureau
het crisiscentrum zijn. Het kan ook nodig zijn uit te wijken naar een andere locatie.
4.2
Bereikbaarheid van het Crisisteam
In geval van een calamiteit is het belangrijk de juiste functionarissen te kunnen bereiken, daarom
zijn er twee dienstdoende groepen aangesteld:

de MT-leden die dienst doen voor alle locaties en

de Specialisten Ouderengeneeskunde (SOG) die in een samenwerkingsverband (ook met
locaties die niet bij onze organisatie horen) dienst doen.
Het Servicepunt van locatie XXX ontvangt iedere week een lijst waarop het dienstdoende MT-lid
en de dienstdoende de Specialisten Ouderengeneeskunde zijn opgenomen.
De locaties XXX bellen indien nodig naar het Servicepunt van locatie Y om deze gegevens te
verkrijgen.
Buiten de openingstijden van het Servicepunt van het locatie Y beheert de locatie Z deze
gegevens.
4.3
Hoe en wanneer wordt het crisisteam geformeerd

De dienstdoende BHV-er heeft de eerste acties ondernomen volgens het bedrijfsnoodplan

Het dienstdoende MT-lid wordt door de BHV-er geïnformeerd over de calamiteit. Het MT-lid
overlegt met Raad van Bestuur of het team bij elkaar moet komen. Met als belangrijke vraag:
Wat is de impact van deze calamiteit op cliënten en medewerkers

Het dienstdoende MT-lid bepaalt dat er een calamiteit is of dreigt, bv een griepepidemie of
uitval nutsvoorzieningen
4.4
Taken en acties van het Crisisteam
Afhankelijk van de calamiteit zijn er altijd taken voor de leden van het crisisteam.
De algemene taken en acties voor de leden van het crisisteam zijn opgenomen in de bijlagen. Het
is mogelijk dat er per soort calamiteit specifieke acties benoemd zijn. Deze zijn dan in de
beschrijving per calamiteit terug te vinden.
4.5
Wijze van communiceren medewerkers en cliënten
Wijze van communiceren tussen het centrale crisisteams en medewerkers en cliënten is als volgt:

Managers worden geïnformeerd door het centrale crisisteam

Medewerkers worden geïnformeerd via intranet, mail en lijnfunctionarissen.

Cliënten / familie worden geïnformeerd via brieven en posters of via contactpersoon
Zorgcontinuïteitsplan bij rampen
Pagina 7 van 10

De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de communicatie naar overige groepen, denk
aan: Belangengroepen, Cliëntenraad, andere instellingen, Pers, Omwonenden, Gemeente en
Overheid.
4.6
Faciliteiten voor Crisisteam
In geval van een crisis zal er een crisiscentrum ingericht worden op de betreffende locatie of op
het Centraal Bureau. In de bijlage 12 is een checklist te vinden met alle benodigde faciliteiten. Het
Hoofd BHV is verantwoordelijk dat de faciliteiten voor het crisiscentrum gerealiseerd zijn en
actueel blijven.
4.6.1 Digitaal MT-koffertje
Het dienstdoende MT-lid kan het zogenaamde digitale ‘MT-koffertje’ vinden in map XXX op de
…schijf. De volgende zaken bevinden zich in het ‘koffertje’:

Zorgcontinuïteitsplan

Benodigde alarm- en kluiscodes

Telefoonlijsten

FAQ bereikbaarheidsdienst
De Portefeuillehouder is verantwoordelijk voor het actueel houden van de gegevens en informatie
in het koffertje. Een hard-copy van de gegevens is te vinden in ... [kies hiervoor goed herkenbare
map op een centrale plaats, de receptie bijvoorbeeld]
4.7
Decentraal crisisteam
In bepaalde situaties is het niet noodzakelijk het centrale crisisteam bijeen te roepen maar kan
een kleiner team per locatie voldoende zijn (het decentrale crisisteam). Bijvoorbeeld bij een Norouitbraak. Ook kan een decentraal crisisteam extra ondersteuning bieden aan het centrale
crisisteam bij een ramp van grote omvang.
Het voordeel is dat het decentrale team snel kan schakelen en de uitvoering van de afgesproken
maatregelen direct kan vorm geven. Een decentraal team wordt opgeroepen bij:

Kleine rampen/calamiteiten die tot de locatie beperkt blijven en waarvan de gevolgen te
overzien zijn. In deze situaties hoeft het centrale crisisteam niet samen te komen. Deze
zijn meestal vooraf bekend, zoals een Noro-uitbraak (wordt dan uitbraakteam genoemd).

Hele grote rampen waarbij het centrale crisisteam een beroep zal moeten doen op de
decentrale teams per locatie. Dan zal het centrale crisisteam opdracht geven om het
decentrale team op te roepen.
Het decentrale crisisteam wordt geformeerd na opdracht van het Centrale crisisteam of door de
Divisiemanager. Aan het decentrale crisisteam nemen deel:

Divisiemanager

Teammanager zorg

Arts / infectieziektebestrijding arts

Facilitair Servicecoördinator
Het decentrale team brengt steeds de huidige situatie in kaart en stuurt vervolgens de
operationele processen op de locatie aan. Indien er ook een centraal crisisteam actief is, verzorgt
het decentrale team voor de communicatie vanaf de locatie naar het centrale crisisteam.
Zorgcontinuïteitsplan bij rampen
Pagina 8 van 10
5
5.1
Nazorg
Traumaverwerking voor medewerkers en vrijwilligers
Na een calamiteit is emotionele nazorg aan medewerkers en vrijwilligers beschikbaar. Ook overige
getroffen overige personen komen hiervoor in aanmerking.
Nazorg aan medewerkers is vastgelegd in het document Traumaverwerking, te vinden in …
5.2
Traumaverwerking voor cliënten
Afhankelijk van de beleving van de cliënt kan de geestelijk verzorgende en de teammanager na
het incident een gesprek aan gaan met de bewoners. Indien nodig wordt met het zorgteam een
plan gemaakt voor desbetreffende cliënt.
De psychologe kan in de nazorg een rol spelen.
5.3
Communicatie met familie van cliënten en/of medewerkers en nazorg
De Raad van Bestuur is leidend en verantwoordelijk voor de communicatie naar de familie.
Onderstaande aandachtspunten zijn hierbij van belang:

zodra bekend is dat er een persoonlijk ongeluk gebeurd is, stel dan zo zorgvuldig mogelijk vast
wat de omvang en de aard van de verwondingen is;

als iemand gewond raakt, of komt te overlijden als gevolg van een calamiteit, is de manier
waarop de familie daarvan in kennis wordt gesteld uitermate belangrijk. De snelheid waarmee
de familie op de hoogte wordt gebracht en de wijze waarop, kan meehelpen de pijn te
verzachten en een steun betekenen op het moment dat mensen die het hardst nodig hebben.
De namen van gewonde of overleden personen mogen nooit vrijgegeven worden vóórdat de
familie op de hoogte is gebracht;

als familieleden bellen om te vragen of een bepaalde werknemer of cliënt ongedeerd is,
verbind ze dan direct door met de daarvoor aangewezen persoon, de Raad van Bestuur, maar
niet met anderen. Dit om geruchten en speculaties te voorkomen;

als het gaat om een ernstige verwonding, geef dan de afgevaardigde c.q. een leidinggevende
van het slachtoffer, een voorsprong. Laat iemand anders naar de familie bellen en uitleggen
dat er een ongeluk is gebeurd waarbij de persoon in kwestie gewond is geraakt. Als er vragen
zijn, zeg dan dat u op bericht van de dokter wacht en dat er al iemand onderweg is om op wat
voor manier dan ook steun te bieden;

zodra de afgevaardigde is aangekomen bij het huis, moet hij of zij direct contact opnemen met
het Crisis Team om te vragen of er nieuwe ontwikkelingen zijn. Afhankelijk van de situatie
moet de leidinggevende van het slachtoffer, aanbieden de echtgenoot/ echtgenote c.q. partner
naar het ziekenhuis te brengen, iemand te vinden die op de kinderen kan passen of
telefoontjes te plegen indien dat gewenst is;

in geval van overlijden moet de afgevaardigde, nadat de nabestaanden over het ongeluk zijn
ingelicht, zoveel mogelijk hulp aanbieden. Het kan zijn dat andere familieleden ingelicht of
opgespoord moeten worden, of dat er regelingen voor de uitvaart getroffen moeten worden die
men de familie uit handen kan nemen.

er kan een afgevaardigde bij de echtgenoot/echtgenote blijven tot andere familieleden
arriveren. Het doel is om de familie te beschermen tegen telefoontjes of bezoek van de pers;

laat een afgevaardigde de touwtjes in handen nemen, mocht dit nodig zijn. Bemiddel
eventueel voor het vervoer van naaste familieleden en heb ook oog voor kleine details
waarmee het lot van de nabestaanden verlicht kan worden. Sta klaar om in welke situatie dan
ook te helpen;
Zorgcontinuïteitsplan bij rampen
Pagina 9 van 10

zie er op toe dat de familie door het gebeurde niet in acute financiële nood komt;
laat een afgevaardigde contact houden met een naast familielid of een goede vriend, zodat hij/zij
ook de eerste tijd na de begrafenis op de hoogte wordt gehouden of er nog iets is wat hij/zij kan
doen.
Zorgcontinuïteitsplan bij rampen
Pagina 10 van 10