Tijdschema verkiezingen Ondernemingsraad Stap Zie art. regle

Tijdschema verkiezingen Ondernemingsraad
Stap
Zie art.
reglement
1a
Door de huidige ondernemingsraad te ondernemen actie
Iedere
belanghebbende
kan binnen
1 week
bezwaar
maken
tegen
besluit over
Overleg over plan van aanpak
Aftellen
15 weken
o Tijdschema opstellen
o Overleg over eventuele aanpassing reglement
waaronder eventuele vaststelling minimaal aantal
handtekeningen ‘vrije lijst’.
o Voorlichting aan medewerkers
o Organisatie van de verkiezingen / instellen commissie
1b
4
6
2
6.
3
7.1
4
7
5
7.3
6
8.
Onderzoek geldigheid ingediende kandidatenlijsten
x
3 weken
7
8.3
Bekendmaking kandidatenlijsten
x
2 weken
8
9
10
6.3
6.1
12
13
11
12
Overleg met bestuurder / vaststellen datum verkiezingen
en aanvang en einde van het stemmen + bekendmaken
aan ondernemer, medewerkers en vakbonden
Opstellen lijsten actief/ passief kiesgerechtigden +
bekendmaking van die lijsten in de onderneming
Uitnodigingen vakorganisaties om kandidatenlijst in te
dienen
Bekend maken mogelijkheid indienen van vrije lijsten en
eventueel vereiste aantal handtekeningen voor
kandidaatsstelling
Uiterste week indienen lijsten vakorganisaties + vrije
lijsten
Uitreiken oproepingskaarten
Organisatie stembureau-(s)
Verkiezingen: aanvang - einde stemming
Inrichting stembureaus
Stemmen tellen
o het totaal aantal uitgebrachte stemmen;
o het opkomstpercentage;
o het aantal ongeldig uitgebrachte stemmen;
o het aantal geldige stemmen per kandidatenlijst en per
kandidaat
Verkiezingsuitslag
o Bepalen kiesdeler / toewijzing zetels
o Vaststellen toewijzing reststemmen
o Vaststellen definitieve uitslag
o Bekendmaking uitslag
o Aan ondernemer
o Aan werknemers
13 weken
x
11 weken
x
9 weken
7 weken
3 weken
2 weken
Finale
x
x
x
Nieuwe OR in functie
Tijdschema organisatie verkiezingen ondernemingsraad + toelichting
1
W aa r z it in h et s ch e ma r ui mt e om d e v e r ki ez i ng en sn el l er t e l ate n v er lop en?
Let er goed op dat het schema overeenkomst met het reglement van de ondernemingsraad. Als u
zoekt naar mogelijkheden om de termijnen te bekorten let er dan ook op dat er voor alle betrokkenen
sprake dient te zijn van redelijke termijnen: voor kandidaatstelling, etc.
De grootste tijdwinst valt te behalen door de termijn waarbinnen vakbonden kandidaten kunnen stellen
te bekorten. Deze is in het schema 5 weken. Een termijn van 3 of 4 weken kan ook redelijk zijn. In dit
schema gaan we uit van 4 weken.
Én tegelijkertijd met de uitnodiging aan vakbonden om kandidaten te stellen, kan ook aan andere
medewerkers gevraagd worden om zich kandidaat te stellen. De aloude handtekeningenlijst is
vervallen. (zie toelichting bij stap 4 - 2). Er hoeft dus niet meer gewacht te worden op de
kandidaatstelling van de vakbonden om daarna het aantal benodigde handtekeningen voor de vrije
lijsten vast te stellen.
T oeli cht ing op t i jd sc hem a
Het tijdschema hierboven is onderverdeeld in 11 stappen. Als u zich houdt aan de in de kolom
aangegeven periode voor de uitvoering van de verschillende acties, dan werkt u probleemloos naar de
OR-verkiezingen toe.
De cijfers in de kolom "zie" verwijzen naar de artikelen in de voorbeeldreglementen in de Toolbox.
Natuurlijk kunt altijd bellen met onze telefonische helpdesk, ATIM Paraat 030 2334522
Tijdschema organisatie verkiezingen ondernemingsraad + toelichting
2
St ap 1 a en 1 b
Bez int e e r g e be gin t
Verkiezingen organiseren is geen sinecure. Een goede voorbereiding is dan ook het halve werk. Begin
dan ook met het opstellen van een projectplan. Het schema kan u daarbij goed helpen.
Waar gaat het in deze fase om?
Het reglement
In de afgelopen periode is de organisatie waar u werkt ongetwijfeld veranderd. Méér of minder
mensen, een andere indeling van de organisatie, misschien heeft een overname plaatsgevonden?
Kortom veranderingen die van invloed kunnen zijn op het aantal zetels van de OR of de kiesgroepen.
En u zult een beslissing moeten nemen over de vraag of kandidaten voor de vrije lijsten nog
handtekeningen nodig hebben voor hun kandidaatstelling. Ondertussen is de ondernemingsraad
misschien tot de conclusie gekomen dat het lijstenstelsel vervangen moet worden door het
personenstelsel of net andersom? Kortom genoeg reden om voorafgaand aan de verkiezingen na te
gaan of en hoe het reglement moet worden aangepast.
En vergeet niet dat wijzigingen in het reglement – alvorens deze vast te stellen – voorgelegd dienen te
worden aan de ondernemer (bestuurder). Hij / zij kan bezwaar maken tegen voorgestelde wijzigingen.
Natuurlijk kan de ondernemingsraad naar de bedrijfscommissie of kantonrechter om eventuele
verschillen uit te vechten, maar beter lijkt het te starten met goed overleg.
De organisatie van de verkiezingen
Wie gaat zich belasten met de verkiezingen. Meestal is dit een verkiezingscommissie van de
ondernemingsraad. Heeft de commissie behoefte aan versterking of moeten er nieuwe leden voor
worden gezocht?
Maar ook stemmen per post of stemmen via stembussen of …misschien toch maar eens
elektronische verkiezingen? En… zorg ook voor voldoende faciliteiten.
De publiciteit rond de verkiezingen
Hoe zorgen we er voor dat medewerkers zich kandidaat stellen? Een persoonlijk gesprek werkt het
allerbeste. Maar wie doet dat? Zijn er nog andere middelen? Adviesbureau ATIM biedt u in deze
Toolbox een aantal campagne-middelen aan rond verkiezingen. Maar u bent ongetwijfeld nog veel
creatiever. Zorg dat er rumoer is rond de verkiezingen. Vraag ook de bestuurder of deze zich wil
inzetten voor kandidaatstelling. Uiteindelijk gaat het er om dat de nieuwe ondernemingsraad bestaat
uit vertegenwoordigers die weten wat er leeft en gedragen worden door hun achterbannen.
Tijdschema organisatie verkiezingen ondernemingsraad + toelichting
3
St ap 2
O v er le g met b es t uu r de r en v a sts te ll ing v er k iez ing sd atu m +
aa nv ang en e ind e v a n h et st em men
In deze week heeft u in overleg met uw bestuurder de verkiezingsdatum vastgesteld en deze binnen
de organisatie bekend gemaakt aan alle werknemers. Iedereen begint zich warm te lopen.
St ap 3
O pst el l en li jst en act i ef / p a s si ef ki e s re cht
Wie mag stemmen (=actief kiesrecht)? En wie mag zich kandidaat stellen? (=passief kiesrecht)? Dit
hangt af van het reglement. Kijk eens in artikel 6.1 van de reglementen in de Toolbox. Misschien wijkt
de nummering af bij uw eigen reglement. Op basis van de personeelsgegevens van uw organisatie –
meestal aangeleverd door de afdeling P&O en uw reglement kan de verkiezingscommissie vaststellen
wie mag stemmen en wie zich verkiesbaar mag stellen. Er worden dus uiteindelijk een soort register
vastgesteld waaruit blijkt wat ieders ‘democratische’ rechten zijn. Dit register vormt bij de verdere
organisatie van de verkiezingen een cruciale rol.
St ap 4 .1
Uit n odi gin g aa n v a kb onde n o m k and id ate n te s te ll en
Volgens het schema moet 11 weken voor de datum van de verkiezingen aan de vakbonden die
vertegenwoordigd zijn binnen de organisatie, gemeld worden dat er verkiezingen voor de
ondernemingsraad plaatsvinden. Aan de vakbonden moet een brief geschreven worden waarin
gevraagd wordt óf en zo ja wie , kandidaat gesteld wordt namens de bond. De wet schrijft voor dat de
bond vervolgens dient te overleggen met de bondsleden in de organisatie.
Uiteindelijk dient de vakbond wel of niet kandidatenlijst in. Op deze kandidatenlijst kunnen staan:
-
Leden van de vakbond
-
Niet-leden van de vakbond. Inderdaad een vakbond kan ook niet-leden als kandidaat
voordragen; in dit geval hoeft het betreffende niet-lid geen handtekeningen meer te
verzamelen.
Als de vakbond geen kandidatenlijst indient dan kunnen de betreffende leden van de vakbond zichzelf
kandidaat stellen via de zogenaamde vrije lijst procedure. De vakbonden krijgen in dit schema 4
weken de tijd om kandidaten te stellen
St ap 4 .2
Kan did a at st e ll ing v a n ni et bi j v ak bond aa nge sl ote n w e rk ne me r s /
v rij e l ij st
Tijdschema organisatie verkiezingen ondernemingsraad + toelichting
4
Tegelijkertijd met de uitnodiging aan de vakbond kan aan de medewerkers gevraagd worden om zich
kandidaat te stellen. Sinds 19 juli 2013 kan ‘’iedere in de onderneming werkzame kiesgerechtigde
persoon of groep van personen, niet zijnde lid van een vereniging als bedoeld onder a welke een
kandidatenlijst heeft ingediend’’ zich verkiesbaar stellen. (artikel 9 lid 2b WOR). Dit maakt de toegang
tot de kandidatenlijst wel heel makkelijk. Men kan zich individueel of als groep aanmelden. Het lijkt
verstandig om toch een toets op draagvlak in het reglement op te nemen. Daarom is in de
standaardreglementen de nadere eis gesteld dat een minimaal aantal handtekeningen is vereist voor
de kandidaatstelling. Let wel dit is geen plicht. Dus de OR kan er ook voor kiezen geen
handtekeningen te eisen.
En hoe zit het met vakbondsleden die zich via de vrije lijst procedure verkiesbaar willen stellen.
Hierboven is al aangegeven dat dat kan. In ieder geval als de betreffende vakbond geen kandidaten
heeft gesteld. Maar ook als het vakbondslid daar nadrukkelijk voor kiest. Als er handtekeningen
vereist worden dan mogen de leden van zijn / haar bond de kandidaatstelling echter niet
ondersteunen met hun handtekening.
In de toolbox vindt u een voorbeeldbrief om vakbonden uit te nodigen kandidaten te stellen.
St ap 5
Uit e rst e t e rm ij n v oo r indi en en k an did at en l ij st v ak bon d en
De vakbonden krijgen 4 weken de tijd om een kandidatenlijst in te dienen of te berichten dat ze geen
kandidaten zullen stellen. Als de tijd verstrijkt en de verkiezingscommissie hoort niets, dan kunnen
vakbondsleden zich alleen nog kandidaat stellen via de vrije lijst procedure.
St ap 6
O nde rz o e k k and ida t e nli jst en
In deze stap worden de kandidatenlijsten onderzocht. De verkieizngscommissie moet daarbij toetsen
of de kandidaten voldoen aan de eisen van het reglement:
o
zijn de kandidaten lang genoeg werkzaam binnen de organisatie?
o
als het handtekeningen voor de vrije lijst worden vereist: zijn er dan voldoende
handtekeningen en mogen de ‘’ondersteuners’’ de kandidaatstelling wel ondersteunen?
o
zijn er verklaringen dat de kandidaten hun kandidatuur aanvaarden?
Op basis van de bevindingen beslist de commissie of kandidaten wel of niet voldaan is aan de
vereisten. Indien dat niet het geval is wordt de betreffende kandidaat daarover onmiddellijk
geïnformeerd.
De afgewezen kandidaat heet één week de tijd om bezwaar te maken.
Tijdschema organisatie verkiezingen ondernemingsraad + toelichting
5
St ap 7
Be k endm a ki ng k and i dat enl ij st en
De kandidatenlijsten worden in de organisatie bekend gemaakt. Het verkiezingsgeweld barst nu echt
los.
Echter ……als er niet meer kandidaten zijn dan er zetels zijn voor de OR of de betreffende kiesgroep
vinden er geen echte verkiezingen meer plaats en is het werk van de verkiezingscommissie bijna
klaar. De ondernemingsraad maakt de lijst met de nieuwe ondernemingsraadsleden bekend aan de
ondernemer, de werknemers en de vakbonden. Kortom rechtstreeks door naar de laatste stap.
St ap 8
V er st u r en op ro ep ka a rt a an k ie sg e re cht igd en
Verkiezingen zijn noodzakelijk. Aan alle kiesgerechtigden wordt een oproep voor de verkiezingen
gestuurd inclusief de kandidatenlijsten. Natuurlijk kan dat ook via collectieve media als posters, etc.
Maar een persoonlijke oproep doet het in het algemeen beter.
De organisatie van het stemmen wordt voorbereid: eventueel aanzoeken van kandidaten voor
stembureau (-s) en er voor zorgen dat alle benodigde mateiralen aanwezig zijn.
St ap 9
De o rg ani s at i e v an h et st em me n en het t e ll en
En dan is daar eindelijk de dag van de verkiezingen. Er is een stembureau of meerdere dat bij
voorkeur bestaat uit drie leden: een voorzitter en twee leden. De OR verkiezingscommissie benoemt
en instrueert de leden van de stembureaus.
De stembureaus worden voorzien van een lijst kiesgerechtigden (die voor dat stembureau zijn
opgeroepen, gewaarmerkte stembiljetten en tellijsten. De stembureaus zijn uitgerust met een tafel en
telefoon, een stemhokje (het is een geheime stemming) met schrijfgerei en een afsluitbare stembus.
Bij iedere stemmer wordt gecontroleerd of deze stemgerechtigd is.
St ap 1 0
Het t el len v a n d e st e mm en
Na sluiting van het stembureau worden de stemmen door een lid van het stembureau geteld. Bepaald
moet worden:
o
het totaal aantal uitgebrachte stemmen;
o
het opkomstpercentage;
o
het aantal ongeldig uitgebrachte stemmen;
o
het aantal geldige stemmen per kandidatenlijst en per kandidaat;
Tijdschema organisatie verkiezingen ondernemingsraad + toelichting
6
De uitkomsten worden geregistreerd op de tellijst. Ter voorkoming van fouten wordt een tweede telling
gedaan door een ander lid van het stembureau. Bij verschillende uitkomsten wordt opnieuw geteld.
De lijst kiesgerechtigden, de oproepkaarten, de ingevulde stembiljetten en de tellijsten blijven
minstens drie maanden bewaard. De vastgestelde uitslag moet immers achteraf controleerbaar zijn.
St ap 1 1
De v a st st e ll ing e n b e ke ndm a kin g v a n d e v er k iez ing su its l ag
Na het tellen van de stemmen wordt de verkiezingsuitslag bepaald door de OR-verkiezingscommissie.
Daartoe wordt in de eerste plaats de kiesdeler bepaald (het aantal geldig uitgebrachte stemmen
gedeeld door het aantal OR-zetels).
In het lijstenstelsel worden de zetels primair toegewezen aan de kandidatenlijsten. Aan een lijst wordt
het aantal zetels toegekend, dat overeenkomt met het aantal keer, dat de lijst de kiesdeler gehaald
heeft. Het zou toevallig zijn, als er na deze eerste toedeling geen zetels overblijven. Deze
zogenaamde restzetels worden meestal achtereenvolgens toegekend aan de lijsten met de grootste
stemmenoverschotten.
Vervolgens worden per lijst de zetels toebedeeld aan de kandidaten. Dat gebeurt in beginsel in de
volgorde, waarin zij op de lijst staan. In het OR-reglement kan echter bepaald zijn, dat lager geplaatste
kandidaten op basis van een bepaald aantal persoonlijke voorkeurstemmen bij voorrang in
aanmerking komen voor een zetel.
Tevens wordt per lijst vastgesteld, in welke volgorde per lijst de niet-gekozen kandidaten aan de beurt
komen bij tussentijdse vacatures.
Wanneer een lijst zodanig veel stemmen heeft gekregen dat na het berekenen van de kiesdeler blijkt
dat het aantal toegekende plaatsen het aantal kandidaten overstijgt, dan worden deze plaatsen als
tussentijdse vacatures aangemerkt en moeten hiervoor weer verkiezingen uitgeschreven worden.
Na de vaststelling van de uitslag maakt de OR deze bekend aan de bestuurder, de medewerkers, de
betrokken vakbonden en degenen, die een vrije lijst hebben ingediend. Daarbij moeten in elk geval
vermeld worden:
o
het aantal geldige stemmen per lijst en per kandidaat;
o
de gekozen kandidaten;
o
de reserve-kandidaten in opvolgingsvolgorde per lijst.
St ap 1 2
Ins t a ll at i e v an d e n i e uw e ond e rn em ing s ra ad
De laatste stap – en daar ging het allemaal om – is de installatie van de nieuwe ondernemingsraad.
Wanneer? Soms is daar discussie over omdat de zittende OR nog net iets langer wil blijven zitten om
Tijdschema organisatie verkiezingen ondernemingsraad + toelichting
7
zaken af te maken. In het regelement staat echter een bepaling die aangeeft wanneer het ‘’gedaan’’ is
met de zittende ondernemingsraad.
Artikel 6 lid 2 van de bijgevoegde reglementen luidt: De datum van de verkiezingen ligt niet eerder dan
vier weken en niet later dan twee weken voor de afloop van de zittingsperiode van de aftredende
leden van de ondernemingsraad.
Kortom bij de organisatie van de verkiezingen kan de ondernemingsraad kiezen hoe lang de ‘’oude’’
ondernemingsraad nog kan blijven zitten. In de praktijk vindt er meestal binnen 2 weken na de
verkiezingen een soort installatie / overdrachtsvergadering plaats.
Het is handig als de ‘’oude’’ OR een soort testament nalaat waarin een overzicht gegeven wordt van
afgehandelde en in behandeling zijnde onderwerpen en de rol van de OR daarbij.
Voor de nieuwe OR is wellicht de checklist opstarten OR van belang. Deze kunt u elders op onze
website vinden
Bilthoven, 24 oktober 2013 / jo van saase
Tijdschema organisatie verkiezingen ondernemingsraad + toelichting
8