Handleiding `toegangsrechten`

Toegang tot het Mercurius platform
Toegangsbeheer voor functiehouders en wettelijke vertegenwoordigers en de
mogelijkheid om een facturatieverantwoordelijke toegang te geven
Inleiding
• Het Mercurius platform fungeert als het centrale afleverpunt voor efacturen aan Belgische overheden.
• Het Mercurius portaal biedt de mogelijkheid om e-facturen manueel
in te dienen en de verwerking van verstuurde e-facturen op te volgen.
• Het Mercurius portaal is enkel toegankelijk voor Belgische
ondernemingen waarvan de vertegenwoordigers over een Belgische
elektronische identiteitskaart of verblijfsvergunning (eID) beschikken.
Toegang tot het Mercurius platform
Er bestaan twee rollen die een natuurlijk persoon o.b.v. zijn of haar eID
toegang geven tot het Mercurius platform:
Als functiehouder of wettelijke vertegenwoordiger op basis van een publicatie
in het Belgisch Staatsblad. Natuurlijke personen die de onderneming
rechtstreeks vertegenwoordigen als bestuurder en waarvan hun naam
vermeld staat in de Kruispuntbank van Ondernemingen, hebben onmiddellijk
toegang en kunnen meteen aanloggen met behulp van hun eID.
Als facturatieverantwoordelijke nadat deze rol werd toegewezen door een
toegangsbeheerder van de betrokken onderneming die hiervoor over de
nodige rechten beschikt.
Stappenplan om aan de slag te gaan
1.
U bent functiehouder of wettelijke vertegenwoordiger en u staat vermeld als natuurlijke persoon in de Kruispuntbank van
Ondernemingen en u wenst zelf e-facturen in te dienen:
 GA NAAR SCENARIO 1
2.
U bent verantwoordelijk voor het toegangsbeheer in uw onderneming en wenst de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ aan
een medewerker toe te toekennen:
 GA NAAR SCENARIO 2
3.
U bent verantwoordelijk voor de facturatie in uw onderneming en wenst dat aan u de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’
wordt toegekend:
 GA NAAR SCENARIO 3
4.
U bent functiehouder of wettelijke vertegenwoordiger en u staat vermeld als natuurlijke persoon in de Kruispuntbank van
Ondernemingen en u dient nog een ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ aan te stellen:
 GA NAAR SCENARIO 4
5.
U bent hoofdtoegangsbeheerder en wenst het toegangsbeheer voor facturatieverantwoordelijken te delegeren aan een ‘Lokale
beheerder voor Financiën’:
 GA NAAR SCENARIO 5
6.
U slaagt er niet in om een hoofdtoegangsbeheerder aan te stellen via de ‘Standaardprocedure’:
 GA NAAR SCENARIO 6
SCENARIO 1
 U staat vermeld als functiehouder in de Kruispuntbank van Ondernemingen?
of
 U heeft de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ ontvangen van een toegangsbeheerder?
 Via deze link https://digital.belgium.be/e-invoicing kan u inloggen op het Mercurius portaal.
https://digital.belgium.be/e-invoicing
SCENARIO 2
 U bent de ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ of u heeft de rol van ‘Lokale Beheerder voor Financiën’?
en
 U wenst de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ aan een medewerker toe te kennen?
 Via deze link https://iamapps.belgium.be/rma/ kan u een medewerker uitnodigen voor de rol
‘Facturatieverantwoordelijke’.
Iemand uitnodigen en de rol ‘Facturatieverantwoordelijke’ toekennen
• Een toegangsbeheerder met de rol
‘Hoofdtoegangsbeheerder’ of ‘Lokale
beheerder domein financiën’ kan één of
meerdere medewerkers uitnodigen en
de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’
toekennen.
• De functie ‘Nieuwe uitnodiging maken’
laat de toegangsbeheerder zes stappen
doorlopen die resulteren in een e-mail
met een hyperlink die naar de betrokken
medewerker wordt gestuurd.
• De persoon die deze uitnodiging heeft
ontvangen, meldt zich via deze hyperlink
aan op het eGOV-rollenbeheer om deze
uitnodiging te aanvaarden. De status van
de rol staat nu op ‘Aangevraagd’.
• Zodra deze medewerker de uitnodiging
heeft aanvaard, dient de betrokken
toegangsbeheerder in ‘Mijn openstaande
taken’ de aanvraag nog goed te keuren.
De status van de rol wordt nu ‘Actief’.
SCENARIO 3
 U wenst de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ te laten toekennen en aanvaarden?
en
 U heeft een uitnodiging voor de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ ontvangen?
 Via de hyperlink in de e-mail die u heeft ontvangen, kan u de uitnodiging aanvaarden.
De rol ‘Facturatieverantwoordelijke’ laten toekennen
• Er zijn twee type toegangsbeheerders
die de rol ‘Facturatieverantwoordelijke’
kunnen toekennen:
•
•
BTB – Hooftoegangsbeheerder
BTB – Lokale Beheerder voor Financiën
• Indien u de toegangsbeheerders voor
uw onderneming niet kent, kan u deze
opvragen bij de CSAM helpdesk:
•
•
Via e-mail: [email protected]
Via telefoon: +32(0)2 290 28 45
Toegangsbeheerders met de rol:
•
•
‘BTB – Hoofdtoegangsbeheerder’
‘BTB – Lokale Beheerder voor Financiën’
Zij beschikken over de rechten om de
rol ‘Facturatieverantwoordelijke’ aan
iemand toe te kennen en dienen u
hiervoor uit te nodigen zoals
beschreven in scenario 2.
SCENARIO 4
 U staat vermeld als functiehouder in de Kruispuntbank van Ondernemingen?
en
 U wenst een ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ aan te stellen?
 Via deze link https://www.csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders.html kan u een
hoofdtoegangsbeheerder aanstellen.
Een ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ aanstellen via de Standaardprocedure
• Een ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ kan
enkel aangesteld worden door één van
de wettige vertegenwoordigers van de
onderneming
• Indien u hulp nodig heeft bij heeft bij
het aanstellen van toegangsbeheerders
neemt u best contact op met de CSAM
helpdesk:
•
•
Via e-mail: [email protected]
Via telefoon: +32(0)2 290 28 45
Laat een ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ aanstellen
via de standaardprocedure door een wettelijke
vertegenwoordiger van de onderneming.
Deze vertegenwoordiger dient als natuurlijke
persoon vermeld te staan in de Kruispuntbank
van Ondernemingen en zich met een eID aan te
melden.
SCENARIO 5
 U bent de hoofdtoegangsbeheerder van de onderneming?
en
 U wenst het toegangsbeheer voor facturatieverantwoordelijken te delegeren aan een ‘Lokale
beheerder voor Financiën?
 Via deze link www.socialsecurity.be/app016/umoe/entity/home.do kan u een ‘Lokale
Beheerder voor Financiën’ aanstellen.
Een ‘Lokale Beheerder voor Financiën’ aanstellen
• Een ‘Lokale Beheerder voor Financiën’
kan enkel aangesteld worden door de
‘Hoofdtoegangsbeheerder’ van de
onderneming via de volgende link:
www.socialsecurity.be/app016/umoe/entity/home.do
• Indien u hulp nodig heeft bij heeft bij
het aanstellen van toegangsbeheerders
neemt u best contact op met de CSAM
helpdesk:
•
•
Via e-mail: [email protected]
Via telefoon: +32(0)2 290 28 45
De hoofdtoegangsbeheerder kan een ‘Lokale
Beheerder voor Financiën’ aanstellen via het
toegangsbeheer voor Ondernemingen en
Organisaties van de Sociale Zekerheid.
SCENARIO 6
 U slaagt er niet in om een hoofdtoegangsbeheerder aan te stellen via de
‘Standaardprocedure’ en dit om één van de volgende redenen:




De functiehouders van de onderneming zijn buitenlandse bestuurders
De functiehouders van de onderneming zijn enkel rechtspersonen
De functiehouders van de onderneming staan niet vermeld in de KBO
De onderneming is een tijdelijke handelsvereniging
 Bijgevolg kan de onderneming niet gekoppeld worden aan de eID van een
natuurlijke persoon die als wettelijk vertegenwoordiger kan optreden
Een ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ aanstellen via Uitzonderingsprocedure
• ‘Hoofdtoegangsbeheerders’ aanstellen
via de standaardprocedure kan enkel
door een wettelijke vertegenwoordiger
met een Belgische eID of elektronische
vreemdelingenkaart
• In bepaalde situaties beschikt de
wettelijke vertegenwoordiging niet
over een Belgische eID of elektronische
vreemdelingenkaart
• Indien u hulp nodig heeft bij heeft bij
het aanstellen van toegangsbeheerders
neemt u best contact op met de CSAM
helpdesk:
•
•
Via e-mail: [email protected]
Via telefoon: +32(0)2 290 28 45
Laat een wettelijke vertegenwoordiger zonder eID een
‘Hoofdtoegangsbeheerder’ aanstellen die wel over eID
beschikt. Deze uitzonderingsprocedure staat beschreven
op pagina 11 van de Step-by-Step Guide.
Informatie in de Kruispuntbank van Onderneming laten aanpassen
Ondernemingen waarvan de wettelijke vertegenwoordigers of functiehouders niet vermeld staan in de Kruispuntbank van Ondernemingen
(KBO) kunnen dit laten rechtzetten via het contact center van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie. Om uw aanvraag op een
vlotte en efficiënte manier te behandelen is het nodig dat de bevoegde dienst over de noodzakelijke informatie beschikt:
•
•
•
•
•
•
het ondernemingsnummer van de onderneming
de volledige naam van de functionaris
het rijksregisternummer of bisnummer van de functionaris. In het geval u niet over het bisnummer beschikt van de in te schrijven persoon, dient u
een kopie van het paspoort over te maken alsook de huidige adres van de woonplaats.
de uitgeoefende wettelijke functie* binnen de onderneming
voor ondernemingen die publicaties moeten neerleggen bij het Belgisch Staatsblad: al naargelang de vraag, de (her)benoemingsakte of
stopzettingsakte, zoals ze verschijnt in het Belgisch Staatsblad, waarop de stempel van ontvangst door de griffie goed leesbaar is
voor ondernemingen die geen publicaties moeten neerleggen bij het Belgisch Staatsblad: al naargelang de vraag, het bewijs in verband met het
bekleden en de titel van de functie of van de stopzetting van de functie die de functionaris uitoefent in de onderneming.
U kan deze gegevens rechtstreeks overmaken aan het emailadres van de bevoegde dienst: [email protected]
Het staat u eveneens vrij om gebruik te maken van de formulieren om deze wettelijke functies te laten toevoegen. U kan deze terugvinden
op onze website via volgende link: http://economie.fgov.be/nl/modules/publications/kbo/inscription_d_une_fonction_manquante.jsp
Wanneer de dienst functies niet over alle vermelde informatie beschikt, kan uw aanvraag langere tijd in beslag nemen. Deze tijd is nodig
om alle nodige informatie op te vragen bij de verschillende instanties. U wordt door de bevoegde dienst op de hoogte gebracht van zodra de
functie in de Kruispuntbank van Ondernemingen werd ingeschreven, verbeterd of stopgezet.
* De lijst met de wettelijke functies die toegang verlenen tot Private Search vindt u hier : http://economie.fgov.be/nl/modules/publications/kbo/liste_des_fonctions_legal.jsp
CHECK

U bent functiehouder of wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming maar u heeft geen toegang tot het
Mercurius portaal in SCENARIO 1?


Controleer of u als natuurlijke persoon vermeld staat in de Kruispuntbank van Ondernemingen:
http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=nl
U heeft de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ aanvaard maar u heeft geen toegang tot het Mercurius portaal
in SCENARIO 1?

Controleer of de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ effectief is toegekend en deze de status ‘Actief’ heeft:
https://iamapps.belgium.be/rma/
Toegang controleren voor functiehouders
• Natuurlijke personen die over een
Belgische elektronische identiteitskaart
of verblijfsvergunning (eID) beschikken
en vermeld staan als functiehouder in
de Kruispuntbank van Ondernemingen,
hebben onmiddellijk toegang tot het
Mercurius platform voor de betrokken
onderneming.
• Functiehouders die de onderneming
vertegenwoordigen via een andere
rechtspersoon, en niet als natuurlijke
persoon, dienen zichzelf de rol van
‘Facturatieverantwoordelijke’ te laten
toekennen om toegang te krijgen.
Onmiddellijke toegang voor
functiehouders met Belgische eID
http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=nl
Toegang controleren voor facturatieverantwoordelijken
• Natuurlijke personen die over een
Belgische elektronische identiteitskaart
of verblijfsvergunning (eID) beschikken
en zich door een toegangsbeheerder
de rol ‘Facturatieverantwoordelijke’
hebben laten toekennen, hebben op
basis van deze rol toegang tot het
Mercurius platform voor de betrokken
onderneming.
• Meldt u met uw eID aan op de
applicatie ‘Mijn eGOV-rollenbeheer’ en
controleer via ‘Mijn roltoekenningen’
of de rol ‘Facturatieverantwoordelijke’
de status ‘Actief’ heeft.
Toegang voor personen aan wie de rol
‘Facturatieverantwoordelijke’ werd
toegekend en de status ‘Actief’ is
https://iamapps.belgium.be/rma/
LINKS
 Beheer der toegangsbeheerders via de site van CSAM
 Lokale beheerders aanstellen via de site van de Sociale Zekerheid
 Rollen beheren via de site van eGOV-rollenbeheer
www.csam.be/nl
www.csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders.html
www.socialsecurity.be/app016/umoe/entity/home.do
https://iamapps.belgium.be/rma/
www.socialsecurity.be/app016/umoe/home.do
https://iamapps.belgium.be/rma/
https://iamapps.belgium.be/rma/