Presentatie Organisatiebeheersing in het Departement WSE

DEPARTEMENT WERK EN SOCIALE ECONOMIE
Organisatiebeheersing in het Departement WSE
Dirk Vanderpoorten
Secretaris-generaal
1
Presentatie
voorstelling Departement WSE
situering organisatiebeheersing
verwachtingen organisatiebeheersing
Aanpak binnen het Departement WSE
Procesbeschrijvingen
Sterkte-zwakteanalyse
Intern controleplan
Conclusies en uitdagingen
2
Beleidsdomein Werk en Sociale Economie
3
Departement Werk en Sociale Economie
Kleine, wendbare netwerkorganisatie met +/- 100 personeelsleden
Missie
ons deskundig en klantvriendelijk team maakt en ondersteunt beleid en
houdt toezicht op de uitvoering ervan met als passie meer en beter
werk voor iedereen in Vlaanderen
Visie
we zijn een beleidscoördinatiecentrum dat door zijn brede
terreinkennis en netwerken het beleid verheldert en inspireert met
baanbrekende antwoorden op uitdagingen van vandaag en morgen
Kerntaken
beleidsontwikkeling
beleidsevaluatie
handhaving
Organisatie van het Departement
Staf
managementondersteuning, externe relaties, europees beleid,
coördinatie op het niveau van beleidsdomein, en organisatiebeheersing
2 afdelingen
afdeling Inspectie
handhaving
afdeling Werkgelegenheidsbeleid
beleidsontwikkeling, beleidsevaluatie en beleidsondersteuning
Organisatiebeheersing : situering
Kaderdecreet Beter Bestuurlijk Beleid (art.33)
elk departement dient in te staan voor de interne controle van hun
bedrijfsprocessen en activiteiten. De interne controle is in het bijzonder gericht
op :
het effectief en efficiënt beheer van risico’s;
de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering;
de naleving van de regelgeving en de procedures;
de effectieve en efficiënte werking van de diensten;
de bescherming van de activa.
Beslissing Vlaamse regering (01/09/2006) : elke entiteit dient daarbij te
beschikken over een uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van
interne controle
Wat wordt verwacht?
behalen van maturiteitsniveau 3 in het kader van
organisatiebeheersing (einde 2010)
streven naar het behalen van maturiteitsniveau 4
(permanente opvolging en terugkoppeling van de processen en
procedures)
referentiekader: leidraad organisatiebeheersing IAVA
Hoe aangepakt binnen Departement WSE
Continue sinds 2008
inventarisatie processen en risicoanalyse
stap 1
2009
IAVA-sterkte/zwakteanalyse en actieplan
stap 2
2010
intern controle/organisatiebeheersingsplan
stap 3
Stap 1: beschrijving van onze kernprocessen
Identificeren van onze kernprocessen (58 processen)
Opstellen format procesbeschrijving ism met onze MOD
Uitschrijven processen vanuit een participatief managementmodel
Valideren processen vs. gedragenheid management
Directiecomité DWSE
Aansturingscomité MOD (in MOD-processen)
Managementcomité WSE (indien beleidsdomeinrelevant)
Opvolgen en auditen
elk jaar externe audit op 6 kernprocessen in samenwerking met AgO en KPMG > externe validatie
i.s.m permanente interne kerngroep (knowhow ↗)
Inventaris van processen - voorbeelden
Beleidsontwikkeling
opmaak beleidsbrieven, beantwoorden parlementaire vragen, regionale toetsing, opmaak
beheersovereenkomsten….
Beleidsevaluatie
Evaluatie en opvolging beheersovereenkomsten, monitoring maatregelen,
beleidsengamenten
Handhaving
Controle migratie, controle sociale economie, administratieve geldboetes, kantschriften
en verweermiddelen,…
Beleidscoördinatie
secretariaat beleidsraad, beoordelingscommissie N-1, agendering Vlaamse regring,
secretariaat managementcomité
Beleidsuitvoering
diversiteitsplannen, sectorconvenants,…
MOD-processen
Ploeg, Aanwervingen, buitenlandse reizen, bestellen kantoorbenodigdheden,…
2de stap - Sterkte-zwakteanalyse IAVA
positief instrument om sterktes/zwaktes maar ook risico’s en
opportuniteiten in kaart te brengen
in goede samenwerking binnen Departement en met de
auditors van IAVA
heeft geleid tot een gedragen sterkte/zwakteanalyse én een
actieplan om de aanbevelingen van IAVA in de praktijk om te
zetten
Sterkte-zwakteanalyse IAVA
Doelstellingen, proces- en
risicomanagement
5
ICT
Belanghebbendenmanagement
4
3
2
Facilitymanagement
Monitoring
1
0
Financieel management
Organisatiestructuur
Informatie & communicatie
Human Resources Management
Organisatiecultuur
Mediaan
Hoogste inschatting
Laagste inschatting
Inschatting entiteit
Resultaten sterkte-zwakteanalyse
als jonge organisatie goed op weg met gemiddeld een 2+ als
beoordeling.
nog werk aan de winkel om gedragenheid en betrokkenheid te
creëren – communicatie
aanbevelingen lagen vooral op het hebben van een strategisch
lange termijnkader als kapstok voor het
managementrepertorium van het Departement WSE
aanbevelingen : deels vertaald in de jaaractieplannen (jap’s)
3de stap - Intern Controleplan - doel
een instrument om onze processen, procedures en
ondersteunende documenten voortdurend te evalueren en
indien nodig bij te sturen in functie van de strategie van het
Departement
een consistent opvolgingsinstrument om permanent de
kwaliteit, de efficiëntie en effectiviteit van onze organisatie op
te volgen
gebaseerd op de leidraad Organisatiebeheersing en de
beheersdoelstellingen
Voorzien in functie interne controller
Intern Controleplan – work in progress (1)
Stapsgewijs (tegen eind 2010) samenbrengen en koppelen van
alle initiatieven
Proces-portfolio: inventarisatie van de bestaande processen en
doelstellingen (al dan niet geaudit) , samen met de daarbij horende
documenten, formulieren, infobronnen, wetgeving, enz)
update/ wijziging procesbeschrijvingen n.a.v. opmerkingen uit analyse
opmaak nieuwe procesbeschrijvingen
voor elke procesbeschrijving een proceshandleiding
permanente communicatie
Intern Controleplan – work in progress (2)
koppeling aan evaluatierooster IAVA
koppeling proces – procedure - beheersdoelstelling(en) –
aanbeveling(en) IAVA)
koppeling met strategische en operationele doelstellingen (strategisch
plan en managementovereenkomst)
zicht op zwaktes en risico’s > remediëren
communicatie en proactief beheer
basis voor maturiteitsinschatting en opvolgingsaudit in het
najaar van 2010
Conclusies en uitdagingen(1)
getrapt, incrementeel en pragmatisch rond organisatiebeheersing is nuttig
procedures en procesbeschrijvingen bestaan
Nu nog te reactief en te weinig beleefd
teruggrijpen naar procedures en procesbeschrijvingen bij incidenten
acties
Actief
• procedures en procesbeschrijvingen laten “leven” in de organisatie
(vereiste maturiteitsniveau 4)
• constante communicatie, update
Proactief
• streven naar verbetering door voorkomen van incidenten (risicoinschatting)
Conclusies en uitdagingen (2)
Personeelscommunicatie is noodzakelijk
“What’s in it for me?”
draagvlak creëren bij alle personeelsleden
duiden van interne controle
Gedragenheid van het management
de leidraad organisatiebeheersing is zinvol maar…..
aandacht hebben voor kleine organisaties
specifieke risico’s en hoe daarmee omgaan
aandacht hebben voor de specifieke beleidscyclus die binnen departementen
speelt
niet alles in regeltjes en procedures gieten: creativiteit en innovatie niet
ondermijnen,…
Opletten voor papieren organisatiebeheersing