Vanaf 1 januari 2014 heeft elke ANBI stichting de

Stichting Anfean
Beleidsplan stichting Anfean
2015 - 2020
Stichting Anfean
Secretariaat:
Van Stolberstrjitte 31
9288 BE Kootstertille
http://anfean.webklik.nl/page/anfean
Juli 2015
Stichting Anfean
Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1: Stichting Anfean
1.1.Basis Stichting Anfean
1.2.Basis vrijwilligersbeleid
1.3.Doelgroep Stichting Anfean
1.4.Criteria om in aanmerking te komen voor kleding
1.5.Cliëntenadministratie
Hoofdstuk 2: Organisatie Stichting Anfean
2.1. Kleding inzameling
2.2. Sorteren
2.3. Planning cliënten
2.4. Planning medewerkers
2.5. Uitgifte
2.6. De vrijwilligerscoördinator
Hoofdstuk 3: Huisvesting en facilitaire aangelegenheden
3.1. Huisvesting
3.2. Onderhoud
3.3. Schoonmaak
Hoofdstuk 4: Personeel
4.1. Personeelsbeleid
4.2. Informatie, huisregels en voorschriften
4.3. Vrijwilligersovereenkomsten
4.4. Verplichtingen en rechten
4.5. Informele activiteiten
Hoofdstuk 5: Samenwerken
5.1. Zorginstellingen
5.2. Landelijke ondersteuning bij het opstarten van nieuwe kledingbanken
Hoofdstuk 6: Marketing
6.1. Website
6.2. Pers
Hoofdstuk 7: Financiën
7.1. Beheer en administratie
7.2. ANBI erkenning
7.3. Declaraties en onkosten
7.4. Subsidies
7.5. Giften -Sponsoring
7.6 Jaarrekening per 31 december 2013 (zie bijlage 2)
Hoofdstuk 8: Bestuur
8.1. Secretariaatswerkzaamheden
8.2. Vergaderingen en vergaderfrequentie
8.3. Externe contacten en rol voorzitter
Juli 2015
Stichting Anfean
Hoofdstuk 1 Stichting Anfean, algemeen
Visie en beleid Stichting Anfean
Stichting Anfean is een stichting die het mogelijk maakt van goede bruikbare
middelen zoals Baby – kinder- en volwassen kleding , bed en ledikant linnen, luiers,
aankleedkussens, boxen, kinderledikant, maxi-Cosi ,kindewagens, speelgoed van
grote tot klein kinderen. Ook op aanvraag grote en kleine huishoudelijke artikelen.
Dit alles geven we gratis weg aan die mensen uit bijvoorbeeld de crisis opvang
komen, mensen die van de bijstand moeten leven of in de schuldsanering zitten.
Iedereen die een beetje hulp kan gebruiken en ons nodig heeft, omdat ze het anders
niet krijgen kunnen bij ons terecht.
Stichting Anfean fungeert hierbij als doorgeefstation. Op deze manier worden
goederen een tweede leven gegeven en wordt bijgedragen aan het kringloopproces.
Stichting Anfean is een particulier initiatief en kan bestaan dankzij een team
enthousiaste en gemotiveerde vrijwilligers en ondersteuning van sponsoren.
Met zorg en aandacht worden klanten ontvangen en geholpen bij het uitzoeken van
de kleding. De goederen wordt verkregen middels inzameling door particulieren
Stichting Anfean is op 30 April 2015 officieel gestart. Doelstelling is om zo veel
mogelijk mensen te helpen in moeilijke situaties
Voor de komende jaren is het beleid erop gericht om gecontroleerd te
groeien. Dit willen wij o.a. realiseren door, daar waar nodig, de organisatie verder te
professionaliseren en taken en (deel) verantwoordelijkheden dieper in de organisatie
te integreren.
1.1. Basis Stichting Anfean
Doelstelling is goede bruikbare goederen weg te geven aan mensen die (tijdelijk) de
financiële middelen niet hebben.
Stichting Anfean wil graag werken aan de hand van verwijzingen. Dit wil zeggen dat
organisaties en instanties mensen kunnen doorverwijzen aan de hand van een
verwijsbrief.
Zodra wij een verwijsbrief hebben ontvangen, wordt door de planner een afspraak
ingepland met de cliënt(en) tijdens onze openingstijden.
De primaire taak van Stichting Anfean is haar cliënten te voorzien van goederen.
Overige maatregelen en acties om bestaande situaties van cliënten te verbeteren
laat Stichting Anfean nadrukkelijk over aan de professionele hulpverleners.
1.2. Basis vrijwilligersbeleid
Centraal persoon voor de vrijwilligers is de coördinator vrijwilligersbeleid, tevens
bestuurslid. De coördinator is het aanspreekpunt voor de vrijwilligers en voert het
bestuursbeleid op de werkvloer uit. De coördinator leidt, ondersteunt en motiveert,
waardoor duidelijkheid en effectiviteit wordt gewaarborgd.
Er vindt een kennismakingsgesprek plaats bij de aanstelling van vrijwilligers en de
vrijwilliger zal eerst een dagdeel proefdraaien voordat de vrijwilligersovereenkomst
wordt aangegaan. De vrijwilligers gaan integer en vertrouwelijk om met de bij hen
bekende gegevens van cliënten en de verdere organisatie. Dit is een erg belangrijke
en noodzakelijke eigenschap van elke vrijwilliger.
Juli 2015
Stichting Anfean
Er wordt een overeenkomst opgesteld (indien nodig) voor elke vrijwilliger, waarin
naast de opgenomen basistaken de verdere voorwaarden zijn opgenomen.
Veiligheid en bescherming van de vrijwilligers is van belang
Functie omschrijving vrijwilligers:
Coördinator
* aansturing alle vrijwilligers
* intakegesprekken nieuwe vrijwilligers
* vraagbaak en helpdesk voor vrijwilligers en bestuur
* organisatie sorteren
* bepaling overschotten
Coördinator dagdelen
*1e aanspreekpunt van de vrijwilligers desbetreffende dagdeel
Het sorteren en de uitgifte van de goederen wordt in principe door de vrijwilligers van
de verschillende dagdelen gedaan.
Sorteren
* Ingezamelde goederen beoordelen op bruikbaarheid
* Kleding sorteren op seizoen, maat en op dames, heren of kinderkleding
* Gesorteerde kleding daarna opslaan voor later gebruik
* goederen sorteren
Kledinguitgifte
* De vrijwilligers zorgen dat het uitzoeken van kleding binnen de daarvoor
* geplande tijd plaatsvindt en dat de klant op een goede en klantvriendelijke
wijze van kleding wordt voorzien.
Goederen uitgifte
* goederen sorteren op goedheid en bruikbaarheid
1.3. Doelgroep Stichting Anfean
Iedereen die tijdelijk in de in financiële problemen zijn geraakt en daardoor
gedurende een korte of langere tijd niet zelfstandig in hun eerste levensbehoefte
kunnen voorzien. Wij beschouwen onze goederen als een eerste levensbehoefte.
1.4. Criteria om in aanmerking te komen voor onze goederen
De verwijzende instantie beoordeelt of cliënten in aanmerking komen voor een
doorverwijzing naar Stichting Anfean. De verwijzer kan vervolgens samen met de
klant het verwijsformulier invullen en opsturen naar Stichting Anfean.
1.5. Klantenadministratie
De klantenadministratie wordt door de planner van Stichting Anfean uitgevoerd. Dit is
ook het vaste contactadres voor de verwijzende instantie. In de administratie worden
de gegevens van de klanten bijgehouden. Alle aanvragen worden aangemeld
middels het (digitale) verwijsformulier Hulpvraag
(zie http://anfean.webklik.nl/page/anfean ).
Juli 2015
Stichting Anfean
Hoofdstuk 2: Organisatie Stichting Anfean
2.1. Goederen inzameling
De goederen wordt ingezameld via onze vrijwilligers welke op verschillende locaties
in Friesland gehuisvestigd zijn
Particulieren kunnen de goederen ook brengen bij de inzamel punten die staan
vemeld op http://anfean.webklik.nl/page/anfean ).
Met de Coördinator zijn afspraken gemaakt over de reststroom, te weten de
goederen die niet voldoen aan de gestelde eisen van Stichting Anfean en niet kan
worden uitgegeven .
2.2. Sorteren
Op de dagdelen dat de Stichting Anfean open is wordt de aangeleverde goederen
gesorteerd conform de gestelde eisen (o.a. kwalitatief goed, schoon, draagbaar).
Uitgangspunt is zorg te dragen voor een zo compleet mogelijk aanbod, op basis van
de voorradige goederen, en een zo optimaal voorraadbeheer.
2.3. Planning vrijwilligers
Stichting Anfean wil graag met verwijzers gaan werken, zoals de
gemeente,voedselbanken, hulporganisaties zoals Kien, zorg en welzijn en
zorginstellingen. De verwijzers sturen een mail via de website naar de Stichting
Anfean met daarin de gegevens van de klant. De planner neemt contact op met de
klant per mail of indien er hiertoe geen mogelijkheid bestaat via de telefoon.
De planner zet deze afspraak met alle gegevens van de klant in de digitale agenda
van Stichting Anfean. De planner bekijkt om hoeveel personen het gaat en hoeveel
tijd ervoor nodig is.
2.4. Inzet vrijwilligers
Bij Stichting Anfean wordt gewerkt met teams per dagdeel. Elk team heeft een eigen
coördinator. Per dagdeel zijn circa 2 vrijwilligers beschikbaar. Per dagdeel kunnen er
meerdere afspraken worden ingepland, mede afhankelijk van de hoeveelheid klanten
per afspraak.
2.5. Uitgifte
De vrijwilligers kunnen altijd in de agenda zien welke klanten er die dag komen.
Voorwaarde is dat met deze informatie zeer vertrouwelijk mee wordt omgegaan.
Wanneer een klant binnenkomt op het afgesproken tijdstip kan de geboortedatum en
geboorteplaats van de klant en de eventuele gezinsleden vergeleken met het
identiteitsbewijs.
.
Juli 2015
Stichting Anfean
De standaardregel is:
5 sets per volwassene plus jas en schoenen (5 broeken of rokken, 5 onder shirts, 5
truien en eventueel ondergoed), 5 sets voor kinderen plus jas en schoenen. Voor
baby’s zijn kledingpakketten samengesteld.
Ouders krijgen een pakket met 5 sets van de huidige en een pakket van de
opvolgende maat mee. Voor alle sets kleding geldt: mits voorradig.
Als er tassen en/of accessoires voorradig zijn, wordt dat ook meegegeven.
Uitgangspunt is dat we alleen kunnen weggeven wat we hebben.
Als de uitgiftetijd voorbij is dan wordt de kleding verzameld en in tassen gedaan.
Er worden geen goederen meegegeven voor klanten die niet aanwezig zijn.
2.6. De coördinator vrijwilligers
De coördinator vrijwilligers is tevens een bestuurslid en zorgt voor het coördineren
van de uit te voeren werkzaamheden door de vrijwilligers. Het bestuur draagt de
eindverantwoordelijkheid voor de coördinatie. Deze leidinggevende en motiverende
taak bestaat uit een aantal verschillende aspecten, te weten:
* 1e aanspreekpunt vanuit de vrijwilligers en vanuit het bestuur
* Voorzitter coördinatorenoverleg
* Verdeling van sleutels en het zorgen voor een actueel sleutelplan
Hoofdstuk 3: Huisvesting en facilitaire aangelegenheden
3.1. Huisvesting
De ruimte waarin Stichting Anfean is gehuisvest is onderdeel van( gemeente
Achtkarspelen) en wordt verhuurd aan Stichting Anfean. Voor de
huisvesting wordt per maand een huursom betaald.
3.2 Onderhoud
Het onderhoud van het inventarissen wordt zoveel mogelijk in
eigen hand gehouden, met het oog op kostenbeheersing. Geconstateerde
mankementen worden in principe direct verholpen door de eigen vrijwilligers. Naast
het efficiënt werken met de materialen, is tevens het veilig werken een belangrijk
kenmerk van goed onderhoud. Het onderhoud aan het pand zelf is de
verantwoordelijkheid voor de verhuurder c.q. eigenaar.
3.3. Schoonmaak
Het gebouw en materialen worden door de eigen vrijwilligers schoongehouden. Het
onderhoud is er op gericht dat de huisvesting er verzorgd uitziet, om zodoende een
goed voorbeeld te zijn voor klanten en buitenstaanders.
Juli 2015
Stichting Anfean
Hoofdstuk 4: Personeel
4.1. Personeelsbeleid
Stichting Anfean is een organisatie die in alle geledingen uitsluitend met vrijwilligers
werkt. Dus zowel het bestuur, als iedereen die op enigerlei wijze een steentje
bijdraagt aan het werk van Stichting Anfean, doet dit op vrijwillige basis zonder dat
daar een vergoeding tegenover staat. Wanneer nodig worden de vrijwilligers tijdens
een bijeenkomst geïnformeerd door het bestuur. Dit betreft noodzakelijke feiten voor
de uitvoering van de directe taken en ook nuttige informatie van algemene aard.
Daarnaast worden de vrijwilligers via een terugkoppeling door de coördinatoren van
de dagdelen op de hoogte gehouden worden van de lopende, actuele zaken. De
meer ‘dringende’ zaken worden via de mail gecommuniceerd.
4.2. Informatie, huisregels en voorschriften
Alle nieuwe vrijwilligers ontvangen de mondelinge opgestelde huisregels waarin
praktische informatie over de organisatie en de wijze van werken is opgenomen.
Tevens wordt elke nieuwe vrijwilliger ingewerkt door de coördinator van het dagdeel
waarop de vrijwilliger gaat werken.
Eenmaal per jaar wordt door het bestuur de informatie beoordeeld en waar nodig geactualiseerd.
4.3. Vrijwilligersovereenkomsten
Voor de vrijwilligers van Stichting Anfean is een mondeling overeenkomst
vastgesteld opgesteld
4.4. Verplichtingen en rechten
De regels zoals gesteld binnen de processen en instructies, als ook mondelinge
afspraken, dienen nauwgezet nagekomen te worden. Bij afwijkingen zal door de
coördinator dagdelen, al dan niet bijgestaan door de coördinator vrijwilligers, een
Beleidsplan corrigerend gesprek plaats vinden. Er zijn geen alcohol of drogerende
middelen toegestaan tijdens uitvoering van de werkzaamheden. Het zich niet houden
aan de regels kan uiteindelijk leiden tot het definitief uiteen gaan van betrokken
partijen.
4.5. Informele activiteiten
Tweemaal per wordt in een ontspannen sfeer met de gehele groep vrijwilligers op
ongedwongen wijze gebouwd aan het teamverband. Daarbij wordt tevens de
mogelijkheid benut om alle vrijwilligers bij te praten over het zakelijke deel en het
reilen en zeilen van de stichting.
Juli 2015
Stichting Anfean
Hoofdstuk 5: Samenwerkingen
5.1. Zorginstellingen
Stichting Anfean is benaderd door verschillende zorginstellingen met de vraag of een
mogelijkheid bestaat voor inzet van mensen met een beperking. Hierbij kan worden
gedacht aan inzet bij het sorteren van kleding. Stichting Anfean wil in de komende
periode samen met de zorginstellingen onderzoeken in hoeverre een dergelijke
samenwerking kan worden vormgegeven.
5.2. Landelijke en regionale activiteiten
Stichting Anfean is actief in het ondersteunen van nieuw op te richten kledingbanken
en dient als vraagbaak voor andere kleding en/of goederen banken.
Hoofdstuk 6: Marketing
6.1. Website
Stichting Anfean heeft een actuele website, die regelmatig door belangstellenden
wordt bezocht. Het doel is om informatie over Stichting Anfean te verschaffen, een
goede beeldvorming over Stichting Anfean te verstrekken en om donateurs en
vrijwilligers te werven. De domeinnaam is http://anfean.webklik.nl/page/anfean
6.2. De Pers
Er wordt in principe alleen contact met de pers opgenomen na overleg met de
voorzitter. Dit om misverstanden en ongewenste situaties te voorkomen. De
voorzitter is de aangewezen persoon om naar derden en de pers als woordvoerder
op te treden.
Hoofdstuk 7: Financiën
7.1. Beheer en administratie
De stichting wil graag een betaalrekening bij de lokale Bank. In principe wordt er
geen ‘kas’ gehouden. Betalingen van facturen, maar ook declaraties
van vrijwilligers (na het invullen van een declaratieformulier) zouden dan worden
uitbetaald per bank . De penningmeester maakt voor het bestuur regelmatig een
overzicht van de stand van zaken. Het financiële jaarverslag zou dan binnen zes
maanden na afloop van het boek- en kalenderjaar opgemaakt. De jaarrekening zou
dan door het bestuur vastgesteld en door de penningmeester en de voorzitter
ondertekend, waarmee aan depenningmeester decharge wordt verleend. De
begroting voor een nieuw jaar wordt elk najaar door het bestuur opgesteld.
7.2. ANBI erkenning
Er is voor Stichting Anfean een ANBI-status afgegeven. Dit betekent dat donaties en
giften voor de gever fiscaal aftrekbaar zijn, omdat we een door de Belastingdienst
erkende charitatieve instelling zijn. De penningmeester ziet erop toe dat aansluitend
aan de ontvangst van een donatie of andere bijdrage een dankbriefje naar de gever
gaat. Onverwachte giften van omvang worden per direct aan de voorzitter gemeld.
Juli 2015
Stichting Anfean
7.3. Declaraties en onkosten
Externe kosten die gemaakt zou kunnen worden voor het exploiteren van de stichting
kunnen worden gedeclareerd door het invullen van een declaratieformulier. De
penningmeester beoordeelt de declaratie en zorgt voor uitbetaling. Bijzondere
situaties/declaraties worden eerst in het bestuur besproken, alvorens tot uitbetaling
wordt overgegaan.
7.4. Subsidies
Stichting Anfean is een niet gesubsidieerde vrijwilligersorganisatie. Bij de oprichting
van Stichting Anfean willen we graag een subsidie aanvragen bij het gemeente
achtkarspelen
Indien in de komende jaren de stichting wordt geconfronteerd met grote eenmalige
uitgaven zal worden bekeken of een beroep kan worden gedaan op beschikbare
externe fondsen om dergelijke uitgaven te kunnen dekken.
7.5. Giften -Sponsoring
Om financieel gezond te blijven, dient een actief sponsorbeleid te worden gevoerd.
Diverse acties vanuit het bedrijfsleven, particulieren en verenigingen en scholen
dragen een steentje bij. Op de website wordt extra geaccentueerd dat onze stichting
met de ANBI-status fiscaal aantrekkelijk is voor een donatie.
Graag zouden we zien dat de sponsoring bestaat uit een jaarlijks vast bedrag en een
vergoeding voor de reststroom textiel (zijnde de kleding die niet voldoet aan de
gestelde eisen en niet geschikt is voor uitgifte). Door deze sponsorovereenkomst is
de kledingbank in staat haar jaarlijkse huisvestingskosten te dekken.
Daarnaast zijn de vaste sponsoren voor Stichting Anfean van belang voor de
financiële ondersteuning en waarborg voor continuïteit
Hoofdstuk 8: Bestuur
8.1. Secretariaatswerkzaamheden
Het secretariaat is het centrale adres voor de inkomende en uitgaande post en alle
verdere correspondentie. De secretaris zorgt voor het uitnodigen en notuleren van de
bestuursvergaderingen.
Het bestuur bestaat uit een statutair voorgeschreven aantal leden, van wie in elk
geval de voorzitter, de penningmeester en de secretaris zijn ingeschreven bij de
Kamer van Koophandel.
8.2. Vergaderingen en vergaderfrequentie
Twee maal per jaar wordt een bestuursvergadering gehouden. Daarbij wordt door
middel van een ‘vaste’ agenda aandacht besteed aan alle belangrijke punten binnen
de organisatie. Externe vergaderingen worden doorgaans door de voorzitter met een
of meerdere van de andere bestuursleden bijgewoond.
8.3. Externe contacten en rol voorzitter
De voorzitter is de aangewezen persoon om externe contacten te onderhouden. Zij
functioneert als woordvoerder naar buiten. Desgewenst kan zij andere bestuursleden
of vrijwilligers verzoeken om hem te vergezellen c.q. waar te nemen.
Juli 2015
Stichting Anfean
BIJLAGE 1: Akte van oprichting
Stichting Anfean,
KvK nummer 855141268
Van Stolberstrjitte 31
9288 BE Kootstertille
Mobnr. 0616272539
Email adres: [email protected]
http://anfean.webklik.nl/page/anfean
Vastgesteld in de bestuursvergadering d.d.
Ondertekening bestuurders:
Voorzitter
Erma Bosma
Juli 2015
Stichting Anfean
Secretaris
kristine vd meulen
Penningmeester
Jenny Zwep