Handleiding

BVBA
Tel: (015) 76 74 10
KMO-zone, Klein Boom 7
Fax: (015) 75 65 76
2580 Putte (Mechelen)
[email protected]
Handleiding
SwingCount Crediteur
Verrichten betalingen Voorbereiden betalingen
DOEL
Voor alle openstaande aankoopfacturen van de leveranciers, is het mogelijk betalingsopdrachten voor te
bereiden. Dit kan u doen aan de hand van de lijst betaalbare facturen, waarop alle vervallen facturen staan op
een zekere datum.
Allereerst dient de bankcode te worden ingegeven van de bank die de betaling zal uitvoeren. Vervolgens heeft u
de keuze tussen een binnenlandse of een buitenlandse overschrijving. Ook de betalingsdatum is een verplichte
ingave vooraleer u de betalingsopdracht kan opslaan.
Het verkregen XML bestand kan worden opgestuurd naar de financiële instelling via Isabel of de eigen
banksoftware.
WERKWIJZE
1.
2.
3.
4.
Je kan eerst een rapport maken van de betaalbare facturen via "Crediteuren - Verrichten betalingen Rapporten - Betaalbare facturen"
Voorbereiden van de betalingen via "Crediteur - Verrichten betalingen - Voorbereiden betalingen"
Aanmaken van de file via "Crediteuren - Verrichten betalingen - Rapporten - file betalingen"
File doorsturen via "Isabel 6 of eigen banksoftware"
INITIALISATIE EN MINIMALE VEREISTEN
Systeem vereisten
Minimaal Isabel 6 is noodzakelijk om dit te kunnen gebruiken
Initialisatie
Grootboekrekeningen voor de bank
Via SwingCount – Algemeen – Grootboekrekeningen – Beheer
Maak een grootboekrekening 55….(bank) aan als deze nog niet bestaat. Op deze rekening moet je zeker de
velden IBAN en SWIFT invullen op de tab “Bankrekening”
Code bank/kas:
code waarmee een link gelegd wordt naar het juiste journaal
Code land:
land code, kies uit de lijst
IBAN:
IBAN nummer voor deze bank
BBAN:
oude rekeningnummernotatie voor deze bank
SWIFT:
code, je kan zoeken naar de gekende codes voor België. Er gebeurd ook
een controle op deze code wanneer je Code land BE neemt
Naam bank/omschrijving:
naam van de bank
Munt bank:
munteenheid waarmee gewerkt wordt
Saldo bank:
huidige saldo van deze rekening (wordt automatisch gevuld)
Default Payment Bank:
wanneer dit aanstaat zal deze bank als default worden voorgesteld
Gekoppelde bankrekeningen:
wanneer je de verrichtingen van verschillende banken wil centraliseren op
deze rekening eerste 3 cijfers van het oude rekeningnummer opgeven
Schuldeisersidentificatie:
dit is voor de domiciliëringen
Leveranciers
Via SwingCount – Leverancier – Beheer
Wanneer je leveranciers wil betalen via dit systeem is het noodzakelijk dat je op de leveranciers fiche de
nodige informatie instelt voor het IBAN nr en SWIFT code
Servico.SwingCount.Creditor.Payment.Maintenance.Prepare.docx
2 van 9
Last saved: 11-10-2012 BY
SWIFT:
code, je kan zoeken naar de gekende codes voor België. Er gebeurd ook een
controle op deze code wanneer je Code land BE neemt
VOORBEREIDING VAN DE BETALING
Betalingsnummer:
automatisch
Datum:
datum van vandaag wordt voorgesteld
Code bank:
Wanneer je bij de initialisatie van de grootboekrekening voor een bank de
parameter “Default Payment Bank” hebt aanstaan zal deze hier default zijn
ingevuld anders kan je de Code Bank zelf kiezen
Eindigen met vervaldatum:
oom te bepalen welke facturen betaalbaar zijn
Gevraagde uitvoeringsdatum:
datum waarop de betaling zal gebeuren
Voor elke leverancier die je wenst te betalen dien je een lijn toe te voegen via de
knop
Servico.SwingCount.Creditor.Payment.Maintenance.Prepare.docx
3 van 9
Last saved: 11-10-2012 BY
Code Leverancier:
leverancier die je wenst te betalen
leverancier zoeken
nieuwe leverancier aanmaken
wanneer je deze geselecteerde leverancier wenst over te
slaan
Munt:
munt waarin betaald wordt
munt zoeken
nieuwe munt aanmaken
Korting contant:
ingave van eventuele kortingen contant
In de lijst onderaan kan je in "Betaald" aangeven welke factuur je wenst te betalen en voor welk bedrag
Druk op
Servico.SwingCount.Creditor.Payment.Maintenance.Prepare.docx
4 van 9
Last saved: 11-10-2012 BY
Geef indien nodig een mededeling in
Met de
knop keer je terug naar het vorige overzicht
Herhaal bovenstaande stappen vanaf de "Insert" voor het betalen van andere leveranciers
Via
krijg je een overzicht van alle leveranciers waarvoor een een betaling zal worden gedaan
brengt je terug naar het algemene scherm
Als alles is ingegeven druk op
Volgende boodschap verschijnt
RAPPORTEN/FILE AANMAKEN
Via SwingCount - Crediteuren - Verrichten betalingen - rapporten
Betaalbare facturen
Servico.SwingCount.Creditor.Payment.Maintenance.Prepare.docx
5 van 9
Last saved: 11-10-2012 BY
Deze geeft een overzicht van facturen die betaalbaar zijn. Kan je ook voor het voorbereiden maken als
controle
Lijst betalingen
Geeft een overzicht van de lijsten van betalingen die zijn klaargemaakt en ook in welke status ze zich
bevinden
Status betaling: geeft per status een lijst
Reeds geboekte betalingen kunnen terug opgeroepen worden
Servico.SwingCount.Creditor.Payment.Maintenance.Prepare.docx
6 van 9
Last saved: 11-10-2012 BY
File betalingen
De file moet geprint, gefiled en goedgekeurd worden
Kies de Code bank en het type overschrijving en druk op
Druk nu op
Servico.SwingCount.Creditor.Payment.Maintenance.Prepare.docx
7 van 9
Last saved: 11-10-2012 BY
Hiermee kan je de XML opslaan
Druk op
, kies een locatie waar de file mag worden weggeschreven en bevestig
Zie wel dat je weet waar je de file hebt bewaard
We raden aan hiervoor een speciale map aan te maken
Dit mag je gewoon sluiten
Druk nu op
om alles te bevestigen. Hiermee zijn de betalingen gebeurd
BEHEER
Via deze optie is het mogelijk om bestaande lijsten aan te passen of te verwijderen als ze al een file hebben
Je kiest het betalingsnummer
Servico.SwingCount.Creditor.Payment.Maintenance.Prepare.docx
8 van 9
Last saved: 11-10-2012 BY
Door op
te drukken zal de lijst geannuleerd worden en komen de betreffende facturen terug open te
staan
Je krijgt een bevestiging al je ok drukt
Via de rapporten kan je deze geannuleerde lijsten bekijken
FILE UPLOADEN NAAR ISABEL OF EIGEN BANKSOFTWARE
De file die je hierboven hebt aangemaakt kan nu worden opgeladen naar de financiële instelling via ISABEL
of de eigen banksoftware
(Voor Isabel min. versie 6 vereist)
Servico.SwingCount.Creditor.Payment.Maintenance.Prepare.docx
9 van 9
Last saved: 11-10-2012 BY