6. ONKOSTENVERGOEDINGEN EN

6.
ONKOSTENVERGOEDINGEN EN MAALTIJDCHEQUES
6.1 Forfaitaire onkostenvergoeding
Met een forfaitaire onkostenvergoeding wordt bedoeld dat de vennootschap een vast bedrag per maand
terugbetaalt aan de bedrijfsleider als kosten eigen aan de vennootschap en waarvoor er geen
verantwoordingsstukken 12 moeten voorgelegd worden. De vergoeding dekt bvb. volgende kosten:
parkingkosten, openbaar vervoer, traktaties aan klanten, kleine aankopen bureelmateriaal, een
vergoeding voor maaltijden tijdens dienstreizen, telefoon thuis, internet thuis, car wash, vergoeding
kantoorkosten in de privé-woning, representatievergoedingen,…
De grootte van deze onkostenvergoeding is echter niet voor iedereen dezelfde en moet minstens
redelijk zijn. Deze onkostenvergoeding is dus functiegebonden en er moet kunnen aangetoond worden
dat de bedrijfsleider deze kosten maakt voor de vennootschap. Dit bedrag kan voor bedrijfsleiders
oplopen tot € 300 à € 350 per maand, voor zover voldoende onderbouwd. Met de fiscus kan hierover
eventueel een ruling gesloten worden.
Voorwaarden door de Rulingcommissie vooropgesteld:
- de forfaitaire bedragen worden niet geïndexeerd;
- waar door de fiscus kan aangetoond worden dat het autokosten of representatiekosten betreft,
dient de aftrekbaarheid beperkt te worden;
- wordt aangetoond dat de kosten vergoedingen voor maaltijden betreffen, dan kunnen geen
maaltijdcheques worden uitgereikt.
De vennootschap moet kunnen aantonen dat het beroepsmatige kosten zijn (Art. 49 WIB 1992). Vanaf
dat moment is het een aftrekbare kost voor de vennootschap.
Forfaitaire onkostenvergoedingen zijn niet belastbaar bij de bedrijfsleider als kan bewezen worden dat
de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn, en de vergoeding ook
daadwerkelijk aan dergelijke kosten besteed is.
De administratieve commentaar op het W.I.B. 1992 stelt tevens dat forfaitaire vergoedingen bepaald
dienen te zijn overeenkomstig bepaalde normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en
steekproeven.
Deze onkostenvergoeding dient bovendien verantwoord te worden door individuele fiches en
samenvattende opgaven (“JA-ernstige normen”).
Tevens wordt erop gewezen dat onkostenvergoedingen buiten de BTW vallen.
6.2 Forfaitaire kilometervergoeding
Een bedrijfsleider kan een kilometervergoeding van zijn vennootschap uitbetaald krijgen wanneer deze
zijn eigen wagen gebruikt voor beroepsverplaatsingen. De ontvangen vergoedingen vormen een
terugbetaling van eigen kosten van de werkgever en zijn niet belastbaar.
Als de forfaitaire kostenvergoedingen volgens ernstige normen worden vastgesteld, aanvaardt de
administratie dat het om kosten eigen aan de werkgever gaat. Hiervoor moeten volgende voorwaarden
voldaan zijn:
- de forfaitaire vergoedingen, vastgesteld op basis van de werkelijk afgelegde kilometers,
mogen in principe niet meer bedragen dan deze van de gelijkaardige vergoedingen die de staat
voor dienstverplaatsingen aan zijn personeel toekent;
- het aantal kilometers dat wordt terugbetaald als kosten eigen aan de werkgever mag niet
abnormaal hoog zijn (in principe niet meer dan 24.000 kilometer per jaar).
12
Bonnetjes, facturen, tickets,…
Optimaal geld uit de vennootschap halen: Alternatieve vergoedingen
19
Bepaalde rechtspraak heeft de grens van 24.000 km per jaar echter wel in vraag gesteld. Het hof van
beroep te Gent oordeelde dat het algemene karakter van het vermoeden van niet-belastbaarheid blijft
bestaan, ook wanneer de belastingplichtige wordt vergoed op basis van meer dan 24.000 km. De
administratie moet effectief bewijzen dat de kostenvergoeding die terugbetaling van de werkelijke
kosten schromelijk overschrijdt.
Indien een hogere kilometervergoeding wordt toegekend dan deze toegestaan aan het
overheidspersoneel, zal het verschil als een voordeel van alle aard worden belast. Hier laat de
administratie echter het gebruik van andere tarieven wel toe als deze gebaseerd zijn op ernstige
normen. Daarvoor is wel het bewijs nodig dat de hogere kilometervergoeding overeenstemt met de
reële kosten of gebaseerd is op een andere ernstige norm.
De wettelijke beperking van 75% aftrekbaarheid voor autokosten in de vennootschap is op forfaitaire
kilometervergoedingen ook van toepassing. De brandstofkosten blijven voor 100% aftrekbaar en
worden geraamd op 30% van de totale forfaitaire vergoeding.
6.3 Forfaitaire reisvergoeding binnenland
Een binnenlandse reisvergoeding is in feite een terugbetaling door de vennootschap van uitgaven die
de bedrijfsleider privé heeft moeten doen door het enkele feit “dat hij op de baan was” en die dus in
feite ten laste vallen van de vennootschap. Het gaat dus in het bijzonder om uitgaven die gepaard gaan
met het “buitenshuis” werken. De bedrijfsleider moet daardoor onderweg voorzien in kosten voor eten
en drank, overnachting, enz. Deze “kosten” kunnen dan terugbetaald worden door de vennootschap als
zijnde zgn. kosten eigen aan de werkgever.
In deze context betekent “op de baan zijn” minstens 5 uur. Een forfaitaire binnenlandse reisvergoeding
houdt in dat de vennootschap daarvoor een vast bedrag per dag terugbetaalt als kosten eigen aan de
werkgever, zonder dat de bedrijfsleider daarvoor facturen, ticketjes, enz. moet voorleggen.
Er bestaat geen regel die zegt hoeveel reisvergoeding de bedrijfsleider precies mag opnemen. Als
algemeen principe geldt immers dat een onkostenvergoeding – zoals een reisvergoeding – steeds een
vergoeding moet zijn van werkelijke kosten, en dat geldt in feite ook als die reisvergoeding forfaitair
wordt bepaald.
Het is echter wel van belang dat die vergoeding wordt bepaald volgens ernstige normen, en dat er
m.a.w. niet zomaar een bedrag op gekleefd wordt. In de praktijk geldt wel dat die “ernstige norm”
altijd geacht wordt gerespecteerd te zijn als men als forfaitaire reisvergoeding niet méér opneemt dan
wat de Staat zelf betaalt aan zijn ambtenaren die op binnenlandse zending gaan.
Het bedrag dat aanvaard wordt door de fiscus als een zgn. ernstige norm is dus het bedrag dat de Staat
zelf betaalt aan zijn ambtenaren voor binnenlandse dienstreizen.
De forfaitaire vergoeding kan bijvoorbeeld maandelijks op de privérekening van de bedrijfsleider
gestort worden samen met zijn bezoldiging, maar kan bijvoorbeeld ook op het tegoed van zijn
rekening-courant geboekt worden. De wijze van betaling speelt m.a.w. geen rol.
De forfaitaire vergoeding is aftrekbaar voor de vennootschap gezien het om een terugbetaling gaat van
kosten die eigen zijn aan de vennootschap.
Om de reisvergoeding te kunnen aftrekken als beroepskosten zal de vennootschap wel moeten kunnen
bewijzen dat het gaat om:
- de terugbetaling van kosten die eigen zijn aan de vennootschap;
- een vergoeding van effectief gemaakte kosten en niet om een verdoken bezoldiging.
Optimaal geld uit de vennootschap halen: Alternatieve vergoedingen
20
In de praktijk zal het wat dat betreft vooral van belang zijn te kunnen aantonen dat de bedrijfsleider
effectief zoveel dagen “op de baan” is geweest. Dit kan aangetoond worden met agenda’s,
rittenbladen, kilometervergoedingen die eventueel nog aanvullend betaald worden, gedetailleerde
facturen en/of werkafspraken met de klanten, enz.
Als de fiscus echter toch problemen zou hebben met de aftrek van de reisvergoeding bij de
vennootschap, mag hij die uitbetaalde bedragen niet zomaar bij de bedrijfsleider privé belasten als een
verdoken loon. De bedragen zullen namelijk in eerste instantie moeten opgenomen worden als een
verworpen uitgave bij de vennootschap zelf.
Geen inhoudingen moeten gebeuren op het forfaitaire bedrag. De reisvergoeding is ook niet
onderworpen aan sociale bijdragen, gemeentebelasting, voorafbetalingen,… .Van belang is wel dat op
de loonfiche (de zgn. fiche 281.20) die de vennootschap moet indienen, vermeld wordt dat er “kosten
eigen aan de werkgever” terugbetaald werden. Er moet dan op de betreffende vraag “ja” geantwoord
worden. Het bedrag zelf van de forfaitaire reisvergoeding moet alleen ingevuld worden als het “niet
overeenkomstig ernstige normen” vastgesteld werd. Uiteraard verdient het antwoorden met “ja” de
voorkeur, om geen onnodige discussies met de fiscus uit te lokken.
Wordt er op de loonfiche geen melding gemaakt van het feit dat er “kosten eigen aan de werkgever”
betaald werden (geen antwoord gegeven op de vraag en ook geen bedrag ingevuld), dan riskeert de
vennootschap een zgn. aanslag geheime commissielonen ten belope van 309% van de uitgekeerde
vergoedingen. Dit is uiteraard te vermijden.
Een reisvergoeding is in se een terugbetaling van uitgaven die de bedrijfsleider gedaan heeft voor zijn
vennootschap en bijgevolg gaat het bij de bedrijfsleider niet belast worden in de personenbelasting.
Er kleeft wat dat betreft overigens een vermoeden van niet-belastbaarheid aan een reisvergoeding. Dit
houdt in dat, als de fiscus niet akkoord gaat en deze vergoeding bij de bedrijfsleider privé toch zou
willen belasten, hij zelf zal moeten bewijzen dat het in feite gaat om bvb. een verdoken loon. Het is
een hele geruststelling te weten dat dit voor de fiscus allesbehalve gemakkelijk is.
6.4 Forfaitaire reisvergoeding buitenland
Bedrijfsleiders die buitenlandse dienstreizen doen kunnen een forfaitaire reisvergoeding uitbetaald
krijgen. De forfaitaire dagelijkse reisvergoedingen dekken de uitgaven die tijdens een dienstreis in het
buitenland worden gemaakt voor drank, lokaal vervoer en andere kleine uitgaven.
Deze vergoeding is een kost eigen aan de werkgever, en bijgevolg aftrekbaar voor de vennootschap, en
niet belastbaar bij de ontvanger.
De fiscus aanvaardt als bedrag de toepassing van de barema’s die de Federale Overheidsdienst
Buitenlandse Zaken gebruikt voor de terugbetaling van dergelijke kosten aan haar “personeel
hoofdbestuur”. De fiscus stelt echter dat nog steeds het oude tarief van € 37,1813 mag gebruikt worden
indien dit voordeliger zou uitvallen.
Hotel- en andere reiskosten (uitgezonderd het vervoer ter plaatse) zijn niet begrepen in deze
vergoeding. Daarvoor zijn er bijgevolg bewijsstukken nodig en kunnen geen forfaits gelden.
In het geval bepaalde maaltijdkosten en kleine uitgaven reeds begrepen zijn in de overnachtingskosten
die de vennootschap zelf betaalt, moet het forfait verminderd worden:
- met 15% voor een ontbijt;
- met 35% voor een middagmaal;
- met 45% voor een avondmaal;
- met 5% voor kleine uitgaven.
Deze vermindering moet niet toegepast worden voor de dagen van vertrek en terugkeer.
13
Dit bedrag wordt niet geïndexeerd.
Optimaal geld uit de vennootschap halen: Alternatieve vergoedingen
21
Voor het toegelaten bedrag van de vergoeding, dient er tevens een onderscheid gemaakt te worden
tussen dienstreizen van korte duur en langere buitenlandse dienstreizen. “Korte duur” betekent voor de
fiscus een afwezigheid van maximaal 30 kalenderdagen, en voor deze reizen geldt de toepassing van
de barema’s hierboven vermeld.
Voor langere buitenlandse dienstreizen moeten normaal de reële kosten bewezen worden aan de hand
van bewijsstukken. In een recente ruling14 werd door de rulingcommissie echter gesteld dat ook voor
langere buitenlandse dienstreizen (meer dan 30 dagen) belastingvrije forfaitaire vergoedingen kunnen
betaald worden. In de praktijk is immers gebleken dat het in vele gevallen moeilijk was om in
bepaalde landen voor elke uitgave bewijsstukken te verkrijgen, en onder dergelijke omstandigheden
wordt het aanvaard om met forfaitaire dagvergoedingen te werken.
Het toegelaten bedrag is eveneens terug te vinden in de barema’s die de Federale Overheidsdienst
Buitenlandse Zaken gebruikt voor de terugbetaling van dergelijke kosten. In tegenstelling tot de
kortere dienstreizen dienen hier wel de lagere vergoedingen gebruikt te worden die betaald worden aan
“agenten op post”. Die vergoedingen bedragen 60% van de “normale” dagvergoedingen.
De rulingcommissie stelt daarbij ook volgende voorwaarden:
- de betaling van de forfaitaire vergoedingen moet worden beperkt tot maximaal 24 maanden
voor dezelfde missie;
- de betaling van vergoedingen moet worden stopgezet op het ogenblik van een eventuele
definitieve vestiging in het buitenland.
6.5 Maaltijdcheques
De administratie aanvaardt reeds geruime tijd dat maaltijdcheques die een werkgever aan zijn
werknemers toekent, op fiscaal gebied gekwalificeerd worden als “sociale voordelen”, althans voor
zover de cheques voldoen aan de voorwaarden waaronder zij op sociaal gebied niet worden
aangemerkt als “loon”. Het gevolg daarvan is, enerzijds, dat de cheques in hoofde van de werknemers
zijn vrijgesteld van belasting en, anderzijds, dat de werkgever de kostprijs van de maaltijdcheques (het
verschil tussen de nominale waarde van de cheques en de tussenkomst die de werknemer betaalt) in
principe niet als beroepskost in aftrek kan brengen (Art. 53, 14° WIB).
Uit een Bericht aan de vennootschappen, gepubliceerd in het BS van 11 mei 2007, blijkt dat de
administratie de kwalificatie van vrijgestelde sociale voordelen (in de zin van Art. 38, §1, 1ste lid, 11°
WIB) vanaf 1 januari 2007 ook aanvaardt ten aanzien van de maaltijdcheques die aan zelfstandige
bedrijfsleiders worden toegekend door de onderneming waar zij hun activiteit uitoefenen, op
voorwaarde dat aan de volgende voorwaarden cumulatief is voldaan:15
• De toekenning van maaltijdcheques aan zelfstandige bedrijfsleiders is afhankelijk van de
toekenning van maaltijdcheques aan de werknemers van de onderneming. Deze toekenning
aan de werknemers moet vervat zijn in een collectieve arbeidsovereenkomst op sectoraal vlak
of op ondernemingsvlak. Kan dergelijke overeenkomst niet worden gesloten, dan mag de
toekenning geregeld worden door een individuele overeenkomst. Gaat het om een
onderneming die geen werknemers tewerkstelt, mag de toekenning van de maaltijdcheques
aan de zelfstandige bedrijfsleider worden toegestaan, indien alle andere voorwaarden in acht
worden genomen. In het geval waarin een zelfstandige bedrijfsleider een activiteit uitoefent in
verschillende vennootschappen en deze allemaal maaltijdcheques aan hem uitreiken, kan er
slechts één maaltijdcheque per werkdag met een maximum van 220 maaltijdcheques per jaar
als vrijgesteld sociaal voordeel worden aangemerkt.
14
Voorafgaande beslissing nr. 800.109 d.d. 20.05.2008
Opgemerkt moet worden dat deze voorwaarden, met uitzondering van de eerste, grosso mode en mutatis
mutandis gelijklopen met de voorwaarden waaronder de administratie aanvaardt dat maaltijdcheques in
hoofde van werknemers worden gekwalificeerd als sociale voordelen.
15
Optimaal geld uit de vennootschap halen: Alternatieve vergoedingen
22
•
•
•
•
•
•
De toekenning van maaltijdcheques aan zelfstandige bedrijfsleiders moet geregeld zijn in een
schriftelijke individuele overeenkomst en het bedrag van de maaltijdcheque mag niet hoger
zijn dan dat toegekend bij collectieve arbeidsovereenkomst in dezelfde onderneming, die de
hoogste nominale waarde van de maaltijdcheque bepaalt.
Het aantal toegekende maaltijdcheques moet gelijk zijn aan het aantal dagen waarop de
zelfstandige bedrijfsleider effectief arbeidsprestaties levert. Het maximale aantal gepresteerde
dagen dat voor de toekenning van de maaltijdcheques in rekening wordt genomen, mag niet
hoger zijn dan het maximale aantal dagen dat door een voltijds tewerkgestelde werknemer
tijdens het kwartaal in de onderneming kan worden gepresteerd. De maaltijdcheques die het
maximale aantal effectief gepresteerde dagen overschrijden, worden als bezoldiging
aangemerkt.
De maaltijdcheque moet op naam van de bedrijfsleider worden afgeleverd. Deze voorwaarde
wordt geacht te zijn vervuld als de toekenning ervan en de daarop betrekking hebbende
gegevens 16 voorkomen op een geschreven document dat de volledige identiteit van de
zelfstandige bedrijfsleider alsook van de onderneming waarin hij zijn activiteiten uitoefent,
vermeldt. Voormeld document moet bij de boekhoudkundige stukken worden bewaard en
maakt er integrerend deel van uit. De maaltijdcheques toegekend zonder dat deze voorwaarde
is vervuld, worden als bezoldiging aangemerkt.
De maaltijdcheque vermeldt duidelijk dat zijn geldigheidsduur beperkt is tot drie maanden en
dat hij slechts mag worden gebruikt ter betaling van een eetmaal of voor de aankoop van
verbruiksklare voeding. De maaltijdcheques waarop deze vermelding niet is aangebracht,
worden als bezoldiging aangemerkt.
De tussenkomst van de onderneming in het bedrag van de maaltijdcheque mag ten hoogste
€ 5,91 per maaltijdcheque bedragen. De maaltijdcheques met een ondernemingskost van meer
dan € 5,91 worden als bezoldiging aangemerkt.
De tussenkomst van de zelfstandige bedrijfsleider is minstens gelijk aan € 1,09 per cheque.17
De maaltijdcheques met een tussenkomst van de zelfstandige bedrijfsleider die minder
bedraagt dan voormeld bedrag worden als bezoldiging aangemerkt.
Bedrijfsleiders kunnen bijgevolg sinds 1 januari 2007 ook genieten van maaltijdcheque als vrijgesteld
sociaal voordeel. De vele voorwaarden en fiscaal interessantere alternatieven beperken echter het nut
van de maatregel. Maaltijdcheques mogen dan wel fiscaal interessant zijn voor werknemers, toch zijn
ze dat heel wat minder voor zelfstandige bedrijfsleiders, en tevens minder relevant voor hen,
aangezien het hier meestal over kleine bedragen gaat. Naast de vele voorwaarden, zijn maaltijdcheques
fiscaal ook verworpen uitgaven voor de onderneming die ze toekent. Fiscaal interessantere
alternatieven kunnen o.m. gevonden worden in:
- de onderneming de werkelijke kosten ten laste te laten nemen;
- de toekenning van een forfaitaire dagvergoeding aan de zelfstandige bedrijfsleiders (zie
supra).
16
i.e. aantal maaltijdcheques, brutobedrag van de maaltijdcheques verminderd met het persoonlijk aandeel
van de zelfstandige bedrijfsleider.
17
i.e. het geraamd bedrag van de tweede maaltijd, bedoeld in Art. 36, tweede lid WIB en in Art. 18, §3, punt 8
KB/WIB.
Optimaal geld uit de vennootschap halen: Alternatieve vergoedingen
23