Proces-architectuur Gemeente Maastricht

PID Sector SAM
Team Informatie en Juridische Zaken
Functionele eisen en wensen
Procesmodelleertool
AUGUSTUS 2008
1
Procesarchitectuur Gemeente Maastricht
2
Procesarchitectuur Gemeente Maastricht
Hoe legt onze organisatie procesbeschrijvingen vast, in welke modellen en hoeveel
niveaus van procesbeschrijving hanteren wij daarbij?
De Gemeente Maastricht bestaat al lange tijd en voert al vele jaren talrijke processen uit. Bij
het beschrijven van processen hanteren we een aantal uitgangspunten:
- We beschrijven processen niet ‘om het beschrijven’ maar koppelen
procesbeschrijving aan een concreet en meetbaar projectdoel.
- Het doel van het project bepaalt vanuit welke view (klant, organisatie, of document)
we processen vastleggen.
- Het project start altijd met het vastleggen van de huidige processen (ist-situatie).
- Afhankelijk van het projectdoel maken we een herontwerp (soll-situatie).
- We modelleren processen altijd van klant tot klant; dat wil zeggen van het moment
van aanvraag tot aflevering van het gevraagde aan de klant, ongeacht de organisatieonderdelen die de klantvraag doorloopt.
- De conventies en richtlijnen voor modellering zijn vastgelegd in het ‘Handboek
Procesmanagement Gemeente Maastricht’, versie 1.8; april 2007.
- We hanteren bij de beschrijving maximaal 4 lagen: de Bedrijfscasus, het
Bedrijfsprocesmodel, het Generieke Procesmodel en het Procesrelatiemodel.
3
Procesarchitectuur Gemeente Maastricht
1.
Bedrijfscasussen
Een Bedrijfscasus visualiseert globaal de afhandeling van een zaak van klant tot klant. Zo’n
zaak kan bijvoorbeeld een verzoek of aanvraag zijn van een burger voor een vergunning. Een
Bedrijfscasus maakt gebruik van subprocessen. Deze subprocessen verwijzen naar een
Bedrijfsproces.
Fig. 1 Voorbeeld van een bedrijfscasus
4
Procesarchitectuur Gemeente Maastricht
2.
Bedrijfsprocesmodellen
Een bedrijfsprocesmodel is altijd een afspiegeling van de werkelijkheid met een beperkt
aantal elementen en relaties. Binnen de gemeente visualiseert een Bedrijfsprocesmodel de
gedetailleerde afhandeling van een deel van de Bedrijfscasus tot op het niveau van
activiteiten (=verzameling taken), beslispunten en informatiestromen. Aan elke activiteit is
desgewenst een werkinstructie gekoppeld.
Fig. 2 Voorbeeld van een bedrijfsproces
5
Procesarchitectuur Gemeente Maastricht
3.
Generieke Procesmodel (of generieke bouwsteen)
In een generiek procesmodel of bouwsteen wordt een binnen een bedrijfsproces gebruikte
logische groep van bij elkaar horende activiteiten gebundeld en daarmee herbruikbaar
gemaakt voor andere bedrijfsprocessen en casussen.
EGEM
Door het realiseren van de EGEM-referentie-architectuur zal het aantal generieke
bouwstenen met ondersteunende functionaliteit (drastisch) toenemen. Te verwachten
(nieuwe) bouwstenen zijn:
-
Uniformeren vraag
Identificeren
Aanvullen klantbeeld
Queue management
Opvragen status zaak
Completeren aanvraag
Vastleggen in klantprofiel
Raadplegen productencatalogus
Zoeken via vraagtrechter
Zoeken via zoekdienst
Inhoudelijk controleren intake
Toekennen voorlopig zaaktype
Creëren zaak
Pro-actieve diensten verlenen
Melden klantstatus
Sturen en bewaken zaak
Opschorten zaak
Bijwerken zaak
Melden interne status
Archiveren zaak
Accepteren zaak
Toekennen definitief zaaktype
Beoordelen ontvankelijkheid
Behandelen zaak
Terugmelding verzorgen
Publiceren besluit.
Afhankelijk van de view van de beschrijving (technisch, klant, manager of medewerker) zullen
deze bouwstenen in de beschrijving worden opgenomen.
6
Procesarchitectuur Gemeente Maastricht
Welke informatie en objecten legt onze organisatie in de procesbeschrijvingen vast?
Bedrijfscasus:
Aan de subprocessen die in een bedrijfscasus worden gemodelleerd, koppelen we de
volgende informatie:
 Actoren
 Documenten / informatielogistiek
 KPI’s
 Mandaten
 Rechtmatigheid
Bedrijfsproces:
Aan de activiteiten die we in een bedrijfsproces modelleren, koppelen we de volgende
informatie:
 Aard activiteit (beslissen, uitvoeren, registreren, controleren, beheren, handmatig,
geautomatiseerd)
 Actoren en hun rol (uitvoerend, verantwoordelijk, controlerend, beschikkend,
bewarend, registrerend) / mandaten
 Documenten / informatielogistiek / bestanden
 (Werk)Instructie
 Toepassing / applicatieservices
 Data / gegevens
 Financiële kosten per activiteit
Per organisatieonderdeel leggen we verder vast:
 Strategie, doelstellingen en KPI’s
 Organigram
 Kwaliteitssysteem
 Auditschema
7
Procesarchitectuur Gemeente Maastricht
Hoe leggen we de verhoudingen tussen onze processen vast?
We kiezen ervoor om de verhoudingen / functionele samenhang tussen de verschillende
processen per organisatie-onderdeel vast te leggen in een procesrelatiemodel.
Fig. 3 Voorbeeld van een proceshiërarchie
Hoe kan de organisatie over de eigen processen beschikken?
Gemodelleerde processen komen, na een toets op de toepassing van vastgestelde
conventies en richtlijnen, voor de organisatie via het intranet ter beschikking.
Onder het menu ‘faciliteiten’ is een link opgenomen naar een portal met
procesbeschrijvingen. Na het aanklikken van de link opent een pagina met het INK-model als
ingang naar de procesbeschrijvingen. De beschrijvingen zijn gegroepeerd rond de categorie
Gemeentebreed en de 3 domeinen.
Fig. 4 INK-procesportal
Via de gebruikelijk navigatie in een intra- / internetomgeving (CMS GX versie 9.x) kan de
medewerker door het procesmodel (zie Fig. 4) lopen en de opgenomen informatie
raadplegen.
De medewerker kan er ook voor kiezen om het proces als teksttabel te bekijken door in de
portal het betreffende tabblad aan te klikken.
8
Procesarchitectuur Gemeente Maastricht
Fig. 5 Voorbeeld tekstweergave proces
Hoe beheren we onze processen?
De verantwoordelijkheid voor het beheer van gemodelleerde processen ligt bij de
proceseigenaar, meestal in de producerende afdeling zelf. Het beheer zelf wordt bij voorkeur
uitgevoerd door de functioneel beheerder of een andere lijnfunctionaris. We leiden de
betreffende medewerker in huis zelf op tot procesbeheerder en kan zelfstandig aanpassingen
doorvoeren en daarmee de beschrijvingen up-to-date houden.
Gebruikers van de modellen kunnen in de portal via het tabblad Terugkoppeling rechtstreeks
reageren naar de procesbeheerder en hun eventuele op- en aanmerkingen doorgeven aan de
procesbeheerder. Hiermee kunnen gebruikers hun bijdrage leveren aan het beheer van
processen.
9
Procesarchitectuur Gemeente Maastricht
Fig. 6 Tabblad terugkoppeling
10
Procesarchitectuur Gemeente Maastricht
Functionele eisen en wensen procesmodelleertool
Eis
Mogelijk ja, deels, nee?
1 Modellen kunnen worden gemaakt via drag- en dropfunctionaliteit
2 Beschrijving van processen in 4 lagen is mogelijk: Bedrijfscasus, Bedrijfsprocesmodel,
Generieke Procesmodel en Procesrelatiemodel.
3 (Deel)-processen zijn eenvoudig in andere processen in te voeren (koppelen, plakken,
knippen)
4 In het model van de bedrijfscasus kan de informatielogistiek worden opgenomen.
5 De volgende extra informatie kan in een bedrijfscasus worden vastgelegd c.q. kan
worden gekoppeld:
 Actoren / Mandaten
 Documenten
 Producten
 Kosten
 KPI’s / risico’s
 Rechtmatigheid
6 In het model van het bedrijfsproces kan de informatielogistiek worden opgenomen.
7 De volgende informatie kan aan een bedrijfsproces worden vastgelegd c.q. kan
worden gekoppeld:
 Beschrijving / gemaakte afwegingen
 Actoren / mandaten
 Documenten
 Financiële kosten
8 De volgende informatie kan bij een processtap worden vastgelegd c.q. kan worden
gekoppeld:
 Aard activiteit (beslissen, uitvoeren, registreren, controleren, beheren,
handmatig, geautomatiseerd)
 Actoren en hun rol (uitvoerend, verantwoordelijk, controlerend, beschikkend,
bewarend, registrerend) / mandaten
 Documenten / bestanden
 (Werk)Instructie
 Te gebruiken toepassing / applicatie
11
Toelichting
Procesarchitectuur Gemeente Maastricht
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
12
 Data / gegevens
 Rechten ten aanzien van data (crud)
 Financiële kosten per activiteit
Mogelijkheid tot het invoeren van user-defined objects in alle modellen
Modelleren van organisatieonderdelen in organogrammen is mogelijk
De volgende informatie kan aan een organisatieonderdeel toegevoegd worden:
 Strategie, doelstellingen en KPI’s
 Organigram
 Kwaliteitssysteem
 Auditschema
Her)ontworpen processen kunnen zowel logistiek als financieel worden doorgerekend
( (simulatiefunctionaliteit).
Gemodelleerde bedrijfscasussen, bedrijfsprocessen, generieke procesmodellen,
procesrelatiemodellen en organogrammen en gekoppelde informatie zijn via intranet
publiceerbaar.
Gemodelleerde bedrijfscasussen, bedrijfsprocessen, generieke procesmodellen,
procesrelatiemodellen en organogrammen en gekoppelde informatie zijn via intranet
publiceerbaar als teksttabel
Het is mogelijk om een tekstversie te genereren van de modellen op een eenvoudige
manier.
Er is duidelijk en eenvoudig versiebeheer van modellen mogelijk.
Alle edities en versies van de modellen worden bewaard en zijn terug te zetten.
Modellen kunnen worden geëxporteerd naar jpeg, tiff, bmp of vergelijkbaar formaat
Het is mogelijk om diverse analyses te maken (zie bijlage).
Gebruikers kunnen op- en aanmerkingen op de modellen via intranetfunctionaliteit
kenbaar maken aan de proceseigenaar en / of de procesbeheerder.
Eenvoudige en probleemloze conversie bwise cubed versie 2.2 modellen is mogelijk
(voor domein SEZ absoluut noodzakelijk).
Autorisatiemogelijkheden op diverse niveaus zijn mogelijk (minimaal administrator,
modeller en viewer)
Applicatie dient te draaien op een windows 2003 server
Database applicatie dient te draaien onder Oracle 10
Procesarchitectuur Gemeente Maastricht
25 Aansluiting op kernregistratie is mogelijk
Wens
26 Processen kunnen vanuit verschillende invalshoeken (logistiek, product, groene weide)
benaderd en (her)ontworpen worden
27 Uitnodigende en duidelijke presentatie
28 Visualisatie van te controleren processtappen is mogelijk
29 Visualisatie van knelpunten is mogelijk
30 Koppeling naar bestaande kantoor automatisering microsoft office (brieven, diagrammen
etc)
31 Consistentie controles
32 Mogelijkheid tot het maken van informatiemodellen.
33 Mogelijkheid tot het maken van gegevensmodellen.
34 Genereren van BPEL code
Mogelijk ja, deels, nee?
Toelichting
Waardering eisen
Voor elke eis waaraan volledig wordt voldaan worden 2 punten toegekend; voor elke eis waaraan deels wordt voldaan wordt 1 punt toegekend en voor elke
eis waaraa niet wordt voldaan worden 0 punten toegekend.
Waardering wensen
Voor elke wens aan volledig wordt voldaan worden 2 punten toegekend; voor elke wens waaraan deels wordt voldaan wordt 1 punt toegekend en voor elke
wens waaraa niet wordt voldaan worden 0 punten toegekend.
Waardering prijs
Aan de inschrijver met de laagste prijs worden 10 punten toegekend; 8 punten aan de inschrijver met de op één na laagste prijs enzovoort.
Waardering onderhoud, beheer en support
Aan de inschrijver met de beste onderhoud, beheer en support worden 10 punten toegekend; 8 punten aan de inschrijver met de op één beste onderhoud,
beheer en support enzovoort.
Totaalscore
Puntentotaal eisen + puntentotaal wensen gedeeld door 2 + punten prijs.+ punten onderhoud, beheer en support
13
Procesarchitectuur Gemeente Maastricht
Bijlage
Voorbeelden van mogelijke analyses
14
Procesarchitectuur Gemeente Maastricht
15